Manual de Las ONG

Cómo entender y usar
información financiera:
Un manual básico para entidades sin fines de lucro
Lianabel Oliver Bigas
Fundación Ángel Ramos, Inc.

y
Colegio de Contadores Públicos Autorizados de Puerto Rico
San Juan, Puerto Rico
Nota de la autora
Este manual presenta los conceptos básicos de contabilidad para entidades sin fines de lucro
basado en la información más actualizada disponible al momento de publicación. La autora, el
Colegio de Contadores Públicos Autorizados de Puerto Rico y la Fundación Ángel Ramos no se
hacen responsables por los cambios en las leyes y los pronunciamientos de contabilidad emitidos
luego de la fecha de publicación de este manual.
Publicado por:
Fundación Ángel Ramos
P.O. Box 362408
San Juan, Puerto Rico 00936-2408
(787) 763-3530
El Colegio de Contadores Públicos Autorizados de Puerto Rico

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Derecho de Propiedad © 1997, 2001, 2005 por Lianabel Oliver Bigas
TODOS LOS DERECHOS RESERVADOS
El texto de esta obra, o parte del mismo, no puede reproducirse o transmitirse por método o forma alguna,
sea electrónico o mecánico, incluyendo copias fotostáticas, cintas magnetofónicas, acumulación en un
sistema de información con memoria o sistemas computadorizados o de ninguna otra forma sin
autorización por escrito de la autora.
Agradecimientos
Muchas personas han laborado en la preparación y revisión de este manual a través de los
años. La autora quisiera reconocer las contribuciones y la valiosa ayuda las siguientes
personas que ayudaron en la preparación y revisión de esta tercera edición del manual.
• Mi ayudante, Karelsa Rivera, quién redactó la sección sobre la Ley Sarbanes-Oxley y

sus implicaciones para las entidades sin fines de lucro y actualizó el Capítulo 5 sobre
aspectos legales y reglamentarios. Karelsa también trabajó arduamente en la revisión
de todo el contenido del manual y le estoy sumamente agradecida por su trabajo y
dedicación a este proyecto.
• El CPA Rafael Rosario, Asesor Técnico del Colegio de CPA por su revisión del
contenido técnico de la contabilidad para entidades sin fines de lucro.
• El Licenciado Rafael Carazo, Asesor Contributivo del Colegio por su revisión del
Capítulo 5 sobre los aspectos legales y reglamentarios.
• Los siguientes servidores públicos por sus excelentes aportaciones a las secciones de
los aspectos reglamentarios que competen a sus respectivas agencias: Sr. Marcelino
Hernández, de la División de Exención Contributiva del Departamento de Hacienda,
la Sra. Lourdes Contreras de la División de Regulación de la Práctica del
Departamento de Hacienda y la Sra. Vivian Nieves Cruz, del Negociado de Seguridad
de Empleo del Departamento del Trabajo y Recursos Humanos.
• Mi hija, Anyuli González Oliver, por el diseño gráfico de la portada.
También quisiera agradecer el apoyo brindado por la CPA Edna Jiménez, Directora
Ejecutiva del Colegio de Contadores Públicos Autorizados de Puerto Rico, quién puso a
mi disposición los recursos y el peritaje del Colegio.
Por último, quisiera reconocer la labor del Dr. Francisco J. Carreras, Director Ejecutivo
de la Fundación Ángel Ramos, quien fue el agente catalítico para este proyecto
originalmente y ha propulsado la revisión continua del manual a través de los años.
También quisiera agradecer el auspicio de la Fundación Ángel Ramos sin el cuál esta
publicación no hubiera sido posible.
Gracias a todos por sus esfuerzos y apoyo.
Lianabel Oliver Bigas

Tabla de contenido
Introducción .............................................................................................................3
La contabilidad como sistema de información......................................................4

¿Qué es la contabilidad? ........................................................................................4
La contabilidad y la teneduría de libros .................................................................5
Los usuarios de información financiera .................................................................6
La contabilidad financiera y la contabilidad gerencial...........................................6
El ciclo de la contabilidad ......................................................................................7
El sistema de cuentas..............................................................................................8
Las responsabilidades de los usuarios ....................................................................9
Las responsabilidades de los contadores ..............................................................10
Organizaciones que influyen en las prácticas de la contabilidad .........................11
La contabilidad para entidades sin fines de lucro.................................................12
Los estados financieros básicos.............................................................................13

Los estados financieros principales ......................................................................14
El estado de situación ...........................................................................................15
El estado de actividades y cambios en activos netos ...........................................17
El estado de flujos de efectivo..............................................................................21
La relación entre los estados financieros..............................................................21
Tipos de informes sobre estados financieros........................................................22
Conceptos básicos de contabilidad .......................................................................24

1. Medida monetaria ............................................................................................25
2. Entidad de negocio ..........................................................................................25
3. Negocio en marcha ..........................................................................................26
4. Periodo de contabilidad ...................................................................................27
5. Costo histórico.................................................................................................27
6. Conservadurismo .............................................................................................28
7. Realización de ingresos ...................................................................................28
8. Pareo de ingresos y gastos...............................................................................29
9. Consistencia.....................................................................................................30
10. Divulgación adecuada ...................................................................................30
11. Sustancialidad................................................................................................31
Tabla de Contenido Página 2
Información financiera para uso interno.............................................................32

Cómo evaluar sus necesidades de información....................................................33
El presupuesto como herramienta gerencial.........................................................36
La importancia de la planificación .......................................................................37
Planificación y presupuesto..................................................................................37
Informes de ejecución por área o actividad..........................................................38
Causas de variaciones...........................................................................................39
Aspectos legales y reglamentarios ........................................................................41

Certificado de incorporación y el informe anual..................................................42
La exención contributiva ......................................................................................43
Contribución sobre ingresos..............................................................................43
Arbitrios ............................................................................................................45
Contribución sobre la propiedad .......................................................................47
Patentes municipales .........................................................................................48
La responsabilidad patronal..................................................................................48
Seguro Social, Medicare, Desempleo e Incapacidad ........................................48
Corporación del Fondo del Seguro del Estado .................................................49
Retención de ingresos .......................................................................................50
Retención en el origen del 7% ..........................................................................51
Actualización de documentos y auditorías...........................................................52
Donativos legislativos...........................................................................................53
La Ley Sarbanes-Oxley ........................................................................................56
Comité de Auditoría competente e independiente ............................................56
Responsabilidad de los auditores ......................................................................57
Estados financieros certificados........................................................................58
Transacciones entre entes relacionados y conflictos de interés........................58
Divulgación .......................................................................................................59
Protección para delatores y confidentes............................................................59
Destrucción de documentos ..............................................................................59
Resumen ..................................................................................................................61
Glosario ...................................................................................................................62
Bibliografía .............................................................................................................69
Introducción
La información financiera es una herramienta clave para los encargados de
una entidad sin fines de lucro. Provee un mecanismo para entender la condición
financiera de la entidad y evaluar la utilización de sus recursos. Puede ayudar a
identificar problemas operacionales o financieros y a reflejar tendencias que
afecten el futuro de la organización.
La información financiera está relacionada directamente con las actividades

de la entidad y su medio ambiente. Cada decisión que toma la gerencia tiene
implicaciones financieras para la organización. Los encargados deben entender
cómo sus acciones se reflejan en los informes financieros y cómo éstos se pueden
usar para administrar los recursos de una manera más eficaz.
Este manual explica los conceptos básicos de contabilidad para el uso de

entidades sin fines de lucro. Detalla los propósitos de los informes financieros y
sus elementos principales. También explica brevemente los aspectos
reglamentarios que deben aplicarse a dichas entidades. Al terminar este manual, el
lector podrá:
• Discutir los conceptos básicos de contabilidad y explicar la responsabilidad

de los usuarios y los contadores en la preparación de la información
financiera.
• Explicar los estados financieros básicos de una entidad sin fines de lucro, sus
usos y elementos principales.
• Discutir los informes financieros para uso interno y cómo éstos se pueden
usar para manejar los recursos más efectivamente.
• Discutir los aspectos legales y reglamentarios que aplican a las entidades sin
fines de lucro.
Capítulo 1
La contabilidad como sistema de información
Los gerentes y empleados a diario toman decisiones que afectan la condición

financiera de su empresa. La profesión contable desempeña un papel importante
en este proceso. Provee la información financiera necesaria para que estas
personas puedan tomar decisiones sobre las actividades de su organización.
Esta sección discutirá la contabilidad como un sistema de información

gerencial y su función en el proceso de toma de decisiones. También discutirá los
diferentes usuarios de información financiera y como los sistemas de contabilidad
satisfacen sus necesidades de información.
¿Qué es la contabilidad?
A través del sistema de contabilidad, se mide, procesa y comunica
información financiera sobre una organización. Permite a los usuarios escoger
La contabilidad como sistema de información Página 5
entre diferentes alternativas para el uso de recursos limitados y así sienta unas
bases para la toma de decisiones dentro y fuera de la organización.
El proceso de contabilidad consiste de tres pasos principales: la medición,

el procesamiento de datos y la comunicación. La medición resulta en el registro
de las transacciones económicas de la organización. El procesamiento de datos
consta de la preparación y el almacenamiento de datos. La comunicación se logra
a través de los informes financieros. La Ilustración 1-1 muestra la relación del
sistema de contabilidad con las actividades de la organización.
•Decisiones gerenciales
•Planes de acción
Actividades de la Usuarios
empresa
Informes
Transacciones financieros
económicas
CONTABILIDAD Necesidades
de
•Medición información
•Procesamiento de datos
•Comunicación
Ilustración 1-1. La contabilidad como sistema de información.

Adaptado y usado con permiso del libro, Principles of Accounting, 4ta edición, Belverd E. Needles, Jr., Henry R. Anderson, and James C.
Caldwell (Boston, Massachussets: Houghton Mifflin Company, 1990).
La contabilidad y la teneduría de libros

Muchas personas no entienden la diferencia entre la contabilidad y la
teneduría de libros. La teneduría de libros es un proceso mecánico y repetitivo.
Conlleva registrar transacciones económicas y llevar récords financieros. Gran
parte de la teneduría de libros ha sido automatizada a través de las computadoras.
La función de contabilidad conlleva el análisis, la interpretación y el uso

de información financiera. Abarca muchas áreas como el diseño de sistemas de
información, la preparación de estados financieros, el análisis de costos, la
coordinación y preparación del presupuesto, la auditoría, las contribuciones, la

planificación y la evaluación.
Los contadores van mas allá de registrar y procesar datos. Analizan e

interpretan la información financiera para ayudar a la gerencia en la planificación y
la toma de decisiones.
Los usuarios de información financiera

La información que genera el sistema de contabilidad se usa extensamente
dentro y fuera de la organización. Los usuarios de la información financiera se
pueden clasificar en tres grupos principales:
La gerencia es el grupo de personas con la responsabilidad

primordial de manejar los recursos de la organización. El sistema
de contabilidad provee informes periódicos a este grupo de personas
para medir la ejecución de la entidad en términos financieros. Esta
información puede influenciar el comportamiento de la gerencia en
la planificación y el control de las operaciones.
Hay usuarios que tienen un interés

$
$ $
económico directo. Estos individuos u organizaciones $ $
albergan algún tipo de interés económico en la empresa.

Muchas organizaciones publican estados financieros generales
que informan a estos usuarios sobre la estabilidad económica de la empresa.
Empleados, acreedores e instituciones bancarias son ejemplos de este tipo de
usuarios.
Otros usuarios tienen un interés económico indirecto. Este grupo se ha

convertido en uno de los usuarios principales de la información de contabilidad.
Necesitan la información financiera para tomar decisiones de interés público o
asesorar a inversionistas, acreedores u otros grupos interesados. Este tipo de
usuarios incluye los donantes a las entidades sin fines de lucro, las agencias
gubernamentales y las organizaciones sindicales.
La contabilidad financiera y la contabilidad gerencial

La contabilidad financiera se concentra en el usuario externo. Estos
usuarios están interesados en las actividades financieras de la entidad, pero no se
involucran directamente en sus operaciones. Obtienen la información que desean
a través de los estados financieros. La contabilidad financiera se rige por unas
normas que se establecen para llenar unas necesidades en un momento dado.

Estos principios de contabilidad se revisan o reemplazan según cambian las
necesidades de los usuarios o el ambiente empresarial.
La contabilidad gerencial se concentra en el usuario interno. Se refiere a

todo tipo de información económica que ayude a los encargados de una empresa a
cumplir con los objetivos de la misma. La contabilidad gerencial abarca las
funciones de planificación y presupuesto, el análisis de costos, los estimados de
costos y otras. La Ilustración 1-2 muestra una comparación entre la contabilidad
financiera y la contabilidad gerencial.
CATEGORIA FINANCIERA GERENCIAL

Uso Uso externo. Uso interno.
Requisito Es requerida por agencias Es opcional.
reguladoras.
Normas Establecidas por la Junta de Práctica varía según la
Normas de Contabilidad compañía y la industria.
Financiera.
Datos Basada en datos históricos, Basada en datos históricos,
estimados y valor en el mercado. estimados, valor en el mercado
y datos estadísticos.
Medición Se mide en términos monetarios. Se mide en términos
monetarios y no monetarios.
Ilustración 1-2. Comparación entre contabilidad financiera y contabilidad

gerencial
El ciclo de la contabilidad
El ciclo de la contabilidad comienza con una transacción económica. Como
resultado de esta transacción se genera un documento físico o electrónico que
provee evidencia del intercambio de bienes o servicios. Este documento puede ser
una factura, un contrato, una carta, una notificación de recibo de material u otros
documentos similares.
La transacción se codifica de acuerdo al sistema de cuentas y se registra en

el mayor general. El mayor general es un libro, archivo o base de datos que
contiene todas las cuentas de la compañía. La información registrada en el mayor
general se resume en los estados financieros que se utilizan para medir la ejecución
de la entidad. La Ilustración 1-3 muestra el ciclo de contabilidad en una

organización.
El sistema de cuentas
El proceso de contabilidad, a través del sistema de cuentas, agrupa
transacciones en categorías que describen la naturaleza de la transacción. Estas
categorías se establecen para cumplir con requisitos legales y llenar las
necesidades de información de la gerencia. Las transacciones comerciales de la
entidad se registran, se resumen y se reportan en el mayor general de acuerdo a
estas categorías.
Ilustración 1-3. El ciclo de contabilidad
El sistema de cuentas sigue una secuencia lógica que identifica la

clasificación general de una transacción. Esta secuencia facilita el registro de
transacciones y minimiza errores de codificación.
Núm. de Cuenta Descripción

1XXX Activos
2XXX Pasivos
3XXX Activos Netos
4XXX Ingresos
5XXX Gastos
Ilustración 1-4
Ejemplo de la secuencia de un sistema de cuentas
Con frecuencia, los usuarios de la información financiera anotan el número

de cuenta en la orden de compra o la factura de servicio. Estas cuentas sirven
para registrar la transacción en el mayor general. El uso de la cuenta correcta
determina la precisión y la confiabilidad de los estados financieros.
Supongamos que usted compra unos materiales de oficina para su

organización. Cuando llena la orden de compra, anota el número de cuenta de los
materiales de mantenimiento. Si el personal de contabilidad no detecta el error a
tiempo, esta compra se registrará como material de mantenimiento. Por tanto, en
los estados financieros, el gasto de materiales de oficina estará subestimado y el de
materiales de mantenimiento, sobrestimado. Si el gasto es significativo, la
información financiera estará distorsionada y puede llevar a tomar decisiones
gerenciales equivocadas.
Las responsabilidades de los usuarios

Los usuarios de la información de
contabilidad dependen mucho de su personal de
contabilidad para asegurar la precisión y la
confiabilidad de su información financiera. Sin
embargo, como hemos visto en esta discusión
del ciclo de contabilidad, los usuarios
desempeñan un papel clave en este proceso.
¿Qué pueden hacer los usuarios para mejorar la
precisión y calidad de los informes financieros?
He aquí algunas sugerencias:
1. Entienda el sistema de cuentas de su organización. ¿Qué transacciones se

registran regularmente en su área? ¿Bajo qué cuentas se codifican? ¿Cómo se
resumen las cuentas en los informes financieros? ¿Necesita un desglose más
detallado (es decir, con más cuentas) o menos detallado? Un sistema de cuentas
sencillo y fácil de entender minimiza los errores de codificación en el mayor
general y por lo tanto, ayuda a mejorar la calidad de la información financiera.
2. Asegúrese de que las transacciones estén codificadas correctamente.

Pídale a los contadores que adiestren a su personal en el uso apropiado del
sistema de cuentas y el ciclo de contabilidad de su organización.
3. Revise la información financiera semanal o mensualmente. Esta revisión le

permitirá detectar y corregir errores oportunamente. Además, le permitirá
entender mejor sus costos y como estos reflejan las operaciones de su
organización.
4. Consulte a sus contadores. Cuando usted o sus empleados tengan duda,

pregúntenle a los contadores. No espere a fin de año o la llegada de los
auditores para investigar una situación fuera de lo común. Debe asegurarse
también de que sus contadores preparen informes financieros adecuados y
comprensibles para usted y su equipo de trabajo.
Las responsabilidades de los contadores

El personal de contabilidad tiene la responsabilidad de preparar información
financiera precisa y confiable. He aquí algunos pasos que sus contadores pueden
tomar para facilitar este proceso:
1. Revisar el sistema de cuentas periódicamente. El propósito de la revisión es

mantener esta lista lo más sencilla posible. ¿Qué cuentas se están usando?
¿Cuáles se pueden eliminar?
2. Adiestrar personal no financiero en el ciclo de contabilidad incluyendo el

uso del sistema de cuentas. Como parte de este adiestramiento, se debería
educar a los usuarios sobre como se refleja un error de codificación en los
informes financieros.
3. Adiestrar personal clave a leer y usar los informes financieros. Los

contadores deben asegurarse de que el contenido y formato de sus informes
financieros satisfacen las necesidades de información de sus usuarios internos y
externos.
4. Preparar informes financieros a tiempo. Los informes financieros pierden

su importancia si no se proveen a tiempo para influir en las decisiones de la
organización.
5. Tomar la iniciativa de ayudar a los usuarios. Los contadores deben

comunicarse constantemente con los usuarios para ayudarlos en el análisis y la
interpretación de sus informes financieros.
Organizaciones que influyen en las prácticas de la

contabilidad
• La Junta de Normas de Contabilidad Financiera (Financial Accounting
Standards Board - FASB) es una organización independiente que tiene la
responsabilidad de establecer normas para la contabilidad y la preparación de
informes financieros. La profesión reconoce que estas normas representan los
principios de contabilidad generalmente aceptados y que los mismos se deben
seguir a menos que exista una razón justificada para hacer una excepción.
• El Instituto Americano de Contadores Públicos Autorizados (American

Institute of Certified Public Accountants-AICPA) es una organización
profesional que agrupa a los contadores públicos autorizados que practican la
profesión en los Estados Unidos y sus territorios. Esta organización administra
y califica el examen de reválida de Contador Público Autorizado. Además ha
puesto en vigor un reglamento de ética profesional y representa a la profesión
ante el gobierno, la empresa privada y las entidades sin fines de lucro.
• El Colegio de Contadores Públicos Autorizados de Puerto Rico es una

entidad jurídica creada por la Ley 75 del 31 de mayo de 1973, según
enmendada. Es requisito ser miembro del Colegio para practicar la
contabilidad pública en Puerto Rico. Dicha organización provee diversos
servicios a los colegiados e influye en la política pública del país.
• El Departamento de Hacienda es la agencia gubernamental local que se

responsabiliza por el cobro de contribuciones individuales y corporativas. El
Servicio de Rentas Internas (Internal Revenue Service - IRS) realiza esta
función a nivel federal.
• La Junta de Supervisión de Contabilidad Pública (Public Accounting

Oversight Board -PCAOB) fue establecida en el 2002 por la Ley Sarbanes-
Oxley y tiene la responsabilidad de supervisar la profesión de la contabilidad
pública en los Estados Unidos. Revisa las auditorías de los estados financieros
de las corporaciones de financiamiento público mediante un proceso de registro,
inspecciones periódicas y el establecimiento de estándares y programas
disciplinarios. Esta organización asegura a los reguladores, inversionistas y el
público en general que los estados financieros auditados de las corporaciones de
financiamiento público proveen una información certera y confiable sobre el
bienestar económico de la compañía. Esta organización, por el momento, no

tiene ingerencia en las entidades sin fines de lucro ni corporaciones privadas.
La contabilidad para entidades sin fines de lucro

Las entidades que realizan negocios pueden clasificarse en dos grupos
principales: con fines de lucro o sin fines de lucro. Las organizaciones con fines
de lucro ofrecen productos y servicios en el mercado para generar ganancia
económica. El sistema de contabilidad de estas entidades está diseñado para
medir el beneficio neto que generan estas compañías y su solidez económica.
Las entidades sin fines de lucro se distinguen por tres características

principales:
(1) No existe un móvil económico en la realización de sus negocios.

(2) No hay interés propietario como en las empresas comerciales.
(3) Una porción significativa de los recursos de la entidad proviene de
donativos.
Muchas organizaciones sin fines de lucro son entidades benéficas. Estas

entidades generalmente proveen servicios a la comunidad sin cobrarle un cargo al
usuario.
El sistema de contabilidad para estas

organizaciones debe proveer información a la gerencia
para planificar y controlar las operaciones; y a las
partes externas tales como donantes, para evaluar la
utilización de los recursos y la estabilidad económica
de la entidad. Los contadores para este tipo de entidad deben velar que la gerencia
cumpla con las leyes o reglamentos pertinentes.
Además, deben implantar mecanismos para que los donativos recibidos para
usos específicos se utilicen para estos propósitos.
Capítulo 2
Los estados financieros básicos
Los estados financieros son el instrumento principal para informar sobre la

utilización de los recursos económicos de la entidad y su condición financiera.
La preparación y el análisis de información financiera, con regularidad, ayudan a
los encargados de una entidad a detectar problemas, oportunidades o tendencias y a
revisar las estrategias de la organización.
Los estados financieros no presentan un cuadro completo de las operaciones

de la entidad. No miden los niveles de servicio al cliente, la preparación de su
fuerza laboral, ni la efectividad de su estructura administrativa. Los estados
financieros son el mejor esfuerzo de los contadores por representar la entidad en
términos monetarios y por tanto, están limitados a la información que se pueda
cuantificar en dólares y centavos.
Para entidades sin fines de lucro hay unas normas de contabilidad

específicas. Estas rigen el formato y el contenido de los estados financieros que
son preparados para uso externo. En este capítulo se discutirán los estados
financieros principales de una entidad sin fines de lucro basado en dichas normas
de contabilidad.
Los estados financieros básicos Página 14
Los estados financieros principales

Una entidad sin fines de lucro usualmente prepara tres estados financieros
principales. Éstos resumen la posición financiera de la organización por un
período definido de tiempo.
El estado de situación (Statement of Financial Position) muestra la

posición financiera de la entidad a una fecha específica (por ejemplo, el 31 de
diciembre de 2XXX). Este estado presenta todos los recursos económicos de la
entidad y todos los reclamos contra esos recursos.
Permite a los usuarios determinar la habilidad de la Estado de Situación Financiera
organización para continuar ofreciendo servicios y para
cumplir con sus obligaciones de pago.
El estado de actividades y cambios en los activos

netos (Statement of Activities) es un resumen de todos
los ingresos y gastos de la entidad durante un período de
tiempo (por ejemplo, el año que termina el 31 de
diciembre de 2XXX). Permite a los donantes,
acreedores y otros usuarios evaluar la ejecución de la
organización, su habilidad para continuar ofreciendo servicios y la ejecución de su
gerencia. Muchas personas lo consideran el estado financiero más importante
pues su propósito principal es mostrar si la entidad ha generado suficientes
ingresos para cubrir sus gastos del período.
El estado de flujos de efectivo (Statement of Cash Flows) muestra todo el

efectivo producido por las operaciones de la entidad como también las actividades
de inversión y financiamiento llevadas a cabo durante el período. El estado de
flujos de efectivo compensa la deficiencia principal del estado de actividades y
cambios en activos netos, que no reconcilia los cambios en el balance de efectivo
de un período a otro.
Además de los tres estados principales, las normas de contabilidad requieren

que algunas organizaciones preparen un estado de gastos por función que detalla
los gastos de la entidad por programas (por ejemplo: Programa A, B y C) y tipo de
gastos como sueldos, beneficios, renta y otros.
Los estados financieros principales se preparan generalmente una vez al año para
propósitos externos. Entidades sin fines de lucro grandes como la Universidad
de Stanford en California o Fondos Benéficos Unidos, publican un informe anual
que, además de los estados financieros, detalla información suplementaria que

puede ser de interés general.
Los estados financieros se acompañan de unas notas que proveen

información adicional sobre los elementos incluidos en los estados financieros y
sobre otra información de interés. Estas notas son una parte integral de los
estados financieros y se deben revisar minuciosamente para entender la condición
financiera de la entidad.
Las organizaciones pequeñas por lo regular preparan, periódicamente y para

uso interno, un estado de actividades y cambios en activos netos y usan dicho
informe para medir su ejecución financiera. El formato de este estado puede variar
significativamente de los estados financieros publicados para propósitos externos.
En el Capítulo 4, discutiremos los estados financieros para uso interno con más
detalle.
El estado de situación
El estado de situación es como tomar
una foto; presenta la condición financiera de
la entidad en un momento dado del tiempo.
El mismo consiste de tres elementos
principales: los activos, los pasivos y los
activos netos.
Los activos son los recursos económicos de la organización. Cualquier

objeto de valor que le pertenezca o que se le adeude legalmente a la entidad se
clasifica como un activo. Hay varios tipos de activos.
• Activos disponibles son dinero en efectivo u otros recursos que se pueden usar
para cualquier fin de la organización. Ejemplos de estos activos incluyen
efectivo, donativos y cuentas por cobrar, inversiones a corto plazo e inventario.
• Activos con restricciones son los que están sujetos a unas restricciones
impuestas por el donante. Un ejemplo de este tipo de activo es los fondos dotales
(“endowment funds”). Los fondos dotales se establecen con unas sumas de
dinero que se invierten en diferentes valores, bonos o acciones de capital que
pagan intereses y dividendos. La entidad sólo puede gastar los intereses y
dividendos recibidos; no puede tocar la cantidad principal de la inversión. Las
restricciones pueden ser permanentes o temporales.
• Los activos fijos son recursos tangibles y de una naturaleza relativamente

permanente que se usan en las operaciones diarias de la entidad. Los activos
fijos generalmente se registran al costo, independientemente de su valor en el
mercado. Su costo se reduce periódicamente mediante una provisión de
depreciación acumulada que se resta al costo del activo. La única excepción es
el terreno. Para propósitos de contabilidad, el terreno no deprecia ni aprecia
con el paso del tiempo.
La depreciación es un método de distribuir el costo de un activo sobre el
tiempo estimado en que se espera que éste genere beneficios para la entidad. La
depreciación acumulada refleja la cantidad total del costo del activo que ha
sido cargada contra los ingresos. En el estado de situación la depreciación
acumulada se resta del costo original del activo para calcular el valor neto en
los libros.
• Los activos intangibles no tienen sustancia física pero sí un valor basado en
los derechos o privilegios de los dueños. Por ejemplo, las patentes y los derechos
de autor.
• Otros activos es una categoría que se usa para describir activos misceláneos.
Cualquier tipo de activo puede estar disponible (no restricto) o restricto

permanente o temporalmente. Con frecuencia se donan obras de arte y otros
objetos de valor a museos, iglesias, bibliotecas y otras entidades sin fines de lucro.
La decisión de incluir el valor de estos objetos en el estado de situación dependerá
de las circunstancias particulares de la donación.
Los pasivos son las obligaciones de pago o servicio que tiene la entidad. Se
presentan en el estado de situación de acuerdo a su fecha de vencimiento y su uso
de efectivo. Ejemplos de estas obligaciones son cuentas a pagar, pagarés por
pagar, sueldos por pagar, bonos por pagar, préstamos hipotecarios y préstamos a
largo plazo. Los pasivos también pueden incluir ingresos diferidos. Éstos son
los que se cobran antes de brindarse los servicios o recibirse la mercancía.
Los activos netos representan la diferencia entre los activos y pasivos de la

entidad. Los activos netos se clasifican de la siguiente manera: sin restricciones,
con restricciones temporeras y con restricciones permanentes.
Los activos netos sin restricciones son la parte de activos netos que
resultan de donativos que no están sujetas a restricciones en cuanto a su uso. Los
activos netos con restricciones temporeras son la parte de activos netos que
resultan de donativos cuyo uso está sujeto a condiciones temporeras impuestas por
los donantes. Estas condiciones se pueden cumplir mediante acciones específicas
de la entidad o a veces se eliminan con el tiempo. Los activos netos con
restricciones permanentes son la parte de activos netos que resultan de
donaciones cuyo uso está sujeto a condiciones permanentes impuestas por los
donantes. Estas condiciones no expiran con el tiempo ni se pueden eliminar
mediante acciones de la entidad.
El estado de situación debe estar siempre balanceado. Los activos deben

ser iguales a los pasivos más los activos netos. La ecuación básica de contabilidad
es como sigue:
ACTIVOS = PASIVOS + ACTIVOS NETOS
Los activos, pasivos y los activos netos están presentados según lo establecen las
normas de contabilidad. Los activos netos se clasifican sin restricciones, con
restricciones temporeras y con restricciones permanentes. La Ilustración 2-1
muestra un estado de situación
El estado de actividades y cambios en activos netos

El estado de actividades y cambios en activos netos muestra la actividad
financiera de la entidad por un período de tiempo, ya sea un mes, un trimestre o un
año. Detalla los ingresos y los gastos en sus operaciones y
cómo se utilizaron los recursos para proveer los servicios y
programas que ofrece la entidad.
A diferencia del estado de situación, el estado de actividades

y cambios en activos netos es como tomar una película de
vídeo. Captura toda la acción que ocurrió durante un
período específico de tiempo. En el encabezamiento de este
estado se muestra el período de tiempo que cubre el informe,
por ejemplo, por el mes que termina el 31 de diciembre de
2XXX.
Los estados de actividades se preparan a base de

efectivo o a base de acumulación. La contabilidad a base de efectivo reconoce
ingresos y gastos en los libros cuando se recibe o se paga efectivo.
Hogar Puerto Rico, Inc.

Estado de situación
Al 31 de diciembre de 2XX1 y 2XX0
2XX1 2XX0
ACTIVOS
Efectivo $110,000 $100,000
Cuentas por cobrar 5,000 7,000
Terrenos y planta física menos
depreciación acumulada de
$200,000 500,000 510,000
Otros activos 1,000 1,000
TOTAL ACTIVOS $616,000 $618,000
PASIVOS
Cuentas por pagar $ 15,000 $20,000
Pagarés por pagar 5,000
Préstamo a largo plazo 150,000 175,000
Total Pasivos 170,000 195,000
ACTIVOS NETOS
Sin restricciones 351,000 273,000
Con restricciones temporeras 45,000 100,000
Con restricciones permanentes 50,000 50,000
Total Activos Netos 446,000 423,000
TOTAL PASIVOS Y ACTIVOS NETOS $616,000 $618,000
Ilustración 2-1. Ejemplo de un estado de situación
Este tipo de contabilidad se usa en entidades o negocios pequeños que no tienen

operaciones complejas. La contabilidad a base de efectivo sólo reconoce las
transacciones que afectan al efectivo. No refleja los cobros pendientes ni las
obligaciones de pago que pueda tener la entidad. Este método no provee un
cuadro completo de la realidad económica de la entidad y por tanto, no es un
método aceptado por las normas de contabilidad establecidas.
La contabilidad a base de acumulación reconoce el impacto financiero de

una transacción económica cuando ésta ocurre. No depende del recibo o
desembolso de efectivo para reconocer la transacción en los libros. Bajo este
método se reconoce el ingreso cuando se devenga, no cuando se recibe el efectivo.
De igual manera se reconocen los gastos en el período en que se incurren, no
cuando se hace el desembolso de efectivo.
Supongamos que usted rindió servicios profesionales a un cliente. Usted

puede reconocer estas horas como ingresos aunque no las haya facturado, ya que
existe una obligación legal del cliente a pagarle por estos servicios. En términos
contables, este dinero se considera devengado aunque no esté facturado o cobrado.
Partidas acumuladas son gastos que han sido incurridos pero no pagados o
ingresos que han sido devengados pero no facturados o cobrados. Las empresas
medianas y grandes usan la contabilidad a base de acumulación para la preparación
de sus estados financieros.
El estado de actividades y cambios en activos netos tiene tres elementos

principales: ingresos, gastos y cambio en los activos netos. La ecuación básica
es:
INGRESOS - GASTOS = CAMBIO EN ACTIVOS NETOS
Los ingresos se definen como los beneficios monetarios que recibe la

entidad. En entidades sin fines de lucro se clasifican los ingresos en las siguientes
categorías principales:
• Donativos
• Ingresos por concepto de cuotas o
servicios
• Venta de publicaciones u otra mercancía
• Ingreso de inversiones
• Reembolso de gastos por otras
entidades o agencias
Los gastos son los costos incurridos

en el proceso de brindar los servicios de la entidad. Algunos ejemplos son:
Por tipo de gasto Por actividad

•Sueldos •Educación continuada
•Luz, agua y teléfono •Relaciones con la
•Seguros comunidad
•Viajes •Recaudación de fondos
El estado de actividades y cambios en activos netos presenta el cambio en

los activos netos durante el período. Presenta una reconciliación entre los activos
netos a principio y al final del período. El cambio en activos netos representa el
incremento neto en los recursos económicos de la entidad como resultado de las
operaciones del período. Es la diferencia entre el ingreso que se devengó y los

recursos que se usaron para cumplir con las actividades operacionales de la
organización.
En el estado de actividades y cambios en activos netos los gastos de una

entidad sin fines de lucro se resumen por programa o actividad. Si es una entidad
benéfica, deberá proveer un estado financiero suplementario que detalla los gastos
incurridos por programa clasificado por tipo de gasto (sueldos, electricidad, renta y
otros). A continuación se presenta un ejemplo de un estado de actividades y
cambios en activos netos para una entidad sin fines de lucro.

Estado de actividades y cambios en activos netos
Para el año que termina el 31 de diciembre de 2XXX
Sin Con Con Total

restricciones restricciones restricciones
___________ temporeras permanentes ________
INGRESOS
Fondos Federales $422,000 $0 $0 $422,000
Donativos 110,000 110,000
Intereses devengados 10,000 10,000
Activos netos liberados de
restricciones:
Cumplimiento de restricciones de 10,000 (10,000)
uso en programas
Cumplimiento de restricciones en 45,000 (45,000) _______ ______
la adquisición de equipo
Total Ingresos 597,000 (55,000) _______ 542,000
GASTOS
Programa A 159,000 159,000
Programa B 110,000 110,000
Programa C 162,000 162,000
Gastos administrativos 38,000 38,000
Recaudación de fondos 50,000 _______ _______ 50,000
Total Gastos 519,000 _______ _______ 519,000
Cambio en activos netos 78,000 (55,000) 23,000
Activos netos al principio 273,000 100,000 50,000 423,000
del período
Activos netos al final $351,000 $45,000 $50,000 $446,000
del período
El estado de flujos de efectivo

El estado de flujos de efectivo provee información sobre los recibos y los
desembolsos de efectivo de la entidad durante el período reportado. El estado de
flujos de efectivo clasifica los recibos y los desembolsos en actividades
operacionales, actividades de inversión y actividades de financiamiento. Este
manual no cubrirá en detalle este estado ya que típicamente tiene una utilidad
limitada para el usuario interno. A continuación se muestra un ejemplo de dicho
estado.
Estado de flujos de efectivo
Para el año que termina el 31 de diciembre de 2XXX
Año 2XXX
Flujos de efectivo de actividades operacionales
Efectivo recibido de fondos federales $ 422,000
Efectivo de donativos 105,000
Cobros de cuentas por cobrar 7,000
Intereses recibidos 10,000
Pagos a suplidores y empleados (514,000)
Efectivo neto de actividades operacionales 30,000
Flujos de efectivo de actividades de inversión -
Flujos de efectivo de actividades de financiamiento

Efectivo recibido de pagaré por pagar 5,000
Pago de préstamo (25,000)
Efectivo neto de actividades de financiamiento (20,000)
Aumento neto en efectivo y equivalentes de efectivo 10,000

Efectivo al principio del año 100,000
Efectivo al final del año $110,000
Reconciliación de cambio en activos netos provisto en actividades operacionales

Cambios en activos netos $23,000
Ajustes para reconciliar el cambio en activos netos al efectivo neto provisto en las
actividades operacionales:
Depreciación 10,000
Disminución en cuentas por cobrar 2,000
Disminución en cuentas por pagar (5,000)
Efectivo neto provisto en actividades operacionales $30,000
La relación entre los estados financieros

Los tres estados financieros principales resumen el historial financiero de la
entidad. El estado de situación muestra la posición financiera de la compañía en
un momento dado mientras que el estado de actividades y cambios en activos

netos y el estado de flujos de efectivo muestran las actividades de la entidad por
un período dado. Los cambios en activos netos que se reflejan en el estado de
actividades y cambios en activos netos se transfieren al balance de activos en el
estado de situación al finalizar el período. La siguiente ilustración muestra
gráficamente la relación entre el estado de situación y el estado de actividades y
cambios en activos netos. Además, el balance de efectivo reportado en el estado
de situación debe ser igual al balance de efectivo al finalizar el periodo reportado
en el estado de flujos de efectivo.
Estado de Situación
Activos = Pasivos + Activos Netos
Estado de Actividades
Cambio en
Ingresos - Gastos = Activos Netos
+ Activos Netos
Activos netos al
principio del período
Tipos de informes sobre estados financieros

Hay tres tipos de informes sobre estados financieros: auditados, revisados y
compilados.
En los estados financieros auditados el CPA ha hecho una verificación

independiente de la información presentada. Esta verificación puede incluir una
confirmación de los balances de cuentas a cobrar y cuentas a pagar con personas
fuera de la empresa, una inspección física, una observación de los procesos y los
procedimientos y el rastreo de las transacciones registradas en los libros a los
documentos físicos o electrónicos que evidencian la naturaleza de la transacción.
Los estados financieros revisados son aquellos en que el CPA ha hecho un

análisis de tendencias de la información contenida en los estados. El CPA no
verifica las transacciones detalladas que sustenta la información financiera

presentada en dichos estados
Los estados financieros compilados contienen la información financiera de

la compañía presentada en el formato requerido para estados financieros por las
normas de contabilidad. Estos estados pueden ser preparados por un contador
público autorizado (CPA) o por el cliente, pero no hay una verificación
independiente o un análisis de la información contenida en los estados.
Capítulo 3
Conceptos básicos de contabilidad
Las normas de contabilidad están fundamentadas en unos conceptos

básicos que guían el registro de las transacciones y la preparación de los
estados financieros. Los 11 conceptos básicos son:
1. Medida monetaria 7. Realización de Ingreso

2. Entidad de negocio 8. Pareo de Ingresos y Gastos
3. Negocio en marcha 9. Consistencia
4. Período de contabilidad 10. Divulgación Adecuada
5. Costo Histórico 11. Sustancialidad
6. Conservadurismo
Este capítulo explicará estos conceptos y su impacto en la recopilación y la

preparación de información financiera en una organización.
Conceptos básicos de contabilidad Página 25
1. Medida monetaria
Una entidad tiene diferentes tipos de
transacciones comerciales. Por esta razón, se
necesita una medida estándar para combinar estas
transacciones en una forma útil y pertinente. Si
no, los contadores estuviesen obligados a reportar
transacciones en términos como cinco carros, diez
mil libras de materia prima o cien mil pies
cuadrados de espacio.
El dinero es la unidad de medida más apropiada para registrar y resumir

transacciones financieras. Esta medida monetaria le permite a los contadores
comparar chinas con botellas, siempre y cuando estén expresados en términos
monetarios. La entidad determina la medida monetaria más apropiada para el
registro de transacciones financieras. Generalmente se utiliza la moneda corriente
del país en que se opera.
El principio de medida monetaria impone una limitación en el alcance de la

información financiera. Esta enfoca únicamente aquellos eventos que se pueden
medir en términos monetarios. Por lo tanto, el usuario de información financiera
no encontrará toda la información pertinente sobre las operaciones de la entidad en
sus estados financieros.
2. Entidad de negocio
El concepto de entidad reconoce a la entidad
económica como separada y distinta de sus dueños u
otras entidades comerciales. Una entidad es cualquier
organización o actividad para la que se mantienen
archivos de contabilidad y se preparan informes
financieros.
Al registrar los eventos económicos, el contador se pregunta cómo estos

eventos afectarán a la entidad. Su impacto en los dueños, los encargados u otras
personas que estén asociadas a la entidad no es pertinente para efectos de registrar
las transacciones en los libros. En pequeños negocios es difícil distinguir a veces
entre la entidad y el dueño. En el caso de un negocio no incorporado, la ley no
hace una distinción entre los activos de la empresa y los activos personales de los
dueños. En la contabilidad, sin embargo, se mantienen las cuentas del negocio
separadas de los dueños y sólo las transacciones que afectan al negocio se registran
en estas cuentas.
Para una corporación la distinción es mucho más fácil. Una corporación es

una entidad legal, separada y distinta de sus dueños o fundadores. Las cuentas de
la corporación corresponden a la definición de la entidad legal. Una entidad puede
ser parte de otra entidad, como es el caso de una corporación que tiene subsidiarias
en diferentes partes del mundo.
3. Negocio en marcha
La contabilidad supone que la entidad es un
negocio en marcha y que continuará operando por
un período indefinido.
La importancia de esta suposición se entiende

mejor si se examina la suposición alterna--que la
entidad será liquidada. Bajo esta suposición la
contabilidad trataría de medir en todo momento el
valor de liquidación de los recursos de la
organización, basado en su valor en el mercado al
momento de la liquidación.
Si presumimos que la entidad es un negocio en marcha no tenemos

necesidad de hacer esta suposición. Simplemente entendemos que los recursos de
la organización se continuarán usando en las operaciones futuras.
El concepto de negocio en marcha es la base de muchos números

presentados en los estados financieros. Los inventarios se llevan al costo, no a su
valor de liquidación. Facilidades y equipo se presentan al costo y se deprecian
con el paso del tiempo. El costo de los seguros pagados por adelantado se
reconoce por la vida de la póliza. Sin el concepto de negocio en marcha sólo sería
pertinente su valor de cancelación.
Si los auditores expresan una opinión en los estados financieros en que

cuestionan la viabilidad de la entidad como un negocio en marcha, el usuario de
esta información debe entender que la entidad está en una situación económica
precaria.
4. Periodo de contabilidad
Una entidad es una operación continua. Para medir sus
resultados financieros con precisión tendríamos que acumular
todas las transacciones desde sus comienzos y esperar hasta que
la entidad se liquide o cierre. Pocos gerentes o dueños están
dispuestos a esperar tanto tiempo. Ellos necesitan saber en base
periódica los resultados financieros de su organización.
El concepto de período de contabilidad dice que las actividades de una

empresa se medirán por un período específico. Este período es generalmente un
año para la preparación de informes externos. Este año puede ser año calendario
(de enero a diciembre) o año fiscal. Un año fiscal es un período de doce meses
que define la entidad. Para la preparación de informes internos el período de
contabilidad es usualmente un mes o un trimestre.
5. Costo histórico
Los contadores registran las transacciones financieras primordialmente al
costo. Para un activo éste es el precio de adquisición y los gastos relacionados
como flete, arbitrios, seguros e instalación. Para pasivos el costo es el valor de la
obligación en el momento en que se contrae.
Muchas transacciones contables se registran al costo porque es objetivo y

fácil de cuantificar. Aunque el valor real de un activo puede cambiar al pasar el
tiempo, la contabilidad normalmente no reconoce su valor corriente o valor en el
mercado. Sin embargo, los pronunciamientos de contabilidad más recientes
evidencian una tendencia clara hacia adoptar políticas de valorización que toman
en consideración el valor corriente de un activo o pasivo al registrar una
transacción. Por ejemplo, para las entidades sin fines de lucro, las inversiones
generalmente se contabilizan a su valor corriente y cualquier ganancia o pérdida
durante el periodo se reconocen en el estado de actividades y cambios en activos
netos. Otro ejemplo es en el área de activos fijos. El costo histórico del activo se
debe comparar periódicamente con su valor en el mercado para determinar si ha
ocurrido un deterioro en el valor del activo por debajo de su costo que requiera un
ajuste en los libros de contabilidad.
6. Conservadurismo
Todo encargado de una empresa
desearía reportar información financiera
favorable para su organización. El principio
del conservadurismo provee unas guías para
salvaguardar la información contable de esta
tendencia natural en el ser humano para ser
optimista.
En la contabilidad hay muchas áreas en donde el contador puede ejercer su

juicio sobre cómo registrar o reportar una transacción. El principio del
conservadurismo establece que dada dos alternativas igualmente aceptadas por la
profesión debe escogerse aquel método que produzca el ingreso neto o el valor del
activo más bajo.
Supongamos por ejemplo, que una empresa tiene inventario de materiales

registrados en sus libros al costo original, según el principio de costo histórico. Si
el valor en el mercado de este inventario es mayor que el costo histórico, se utiliza
la figura más baja, o sea el costo histórico para registrar y reportar transacciones de
inventario. Sin embargo, si el valor en el mercado es menor que el costo, el
principio del conservadurismo requiere que se reconozca esta baja en el valor del
inventario.
7. Realización de ingresos
El concepto de la realización de ingresos es
uno de los más difíciles para personas que no tienen
un trasfondo financiero. Muchos individuos
asocian una venta o ingreso con el recibo de dinero
en efectivo. Sin embargo, en muchas ocasiones, el
dinero se recibe antes (el pago por adelantado de
una póliza de seguro) o después (el pago de la luz y
el agua) del período en que realmente se devengó
este ingreso. La pregunta que se plantea entonces
es ¿Cuándo se debe reconocer el ingreso?
Los contadores generalmente reconocen una venta en el período en que se

entregan los bienes al cliente. De igual manera el ingreso por concepto de
servicios se reconoce cuando se rinde el servicio. Este método de reconocimiento
de ingreso se conoce como punto de la venta. Este es el momento en que se ha

completado una transacción de buena fe entre partes no relacionadas. Este método
requiere que el cobro de la cantidad que se reconoce como ventas o ingreso esté
razonablemente asegurado.
Para entidades sin fines de lucro, las normas de contabilidad requieren que
todos los donativos incondicionales ya sean activos, servicios o reducciones de
deuda se reconozcan como ingreso en el momento en que se reciben a su valor
justo en el mercado. Además, permiten reconocer las promesas de donativos como
ingresos en los estados financieros siempre y cuando exista suficiente evidencia
para constar que una promesa fue hecha. Dichas promesas deberán ser
incondicionales. Las promesas condicionales se reconocen cuando se cumplen
con las condiciones a la que está sujeta el donativo.
Los servicios de empleados voluntarios que son rutinarios y que no

requieren un conocimiento especializado no se deben reportar como ingreso. Para
que servicios voluntarios se puedan incluir como ingresos deben ser de una
naturaleza especializada y rendidos por individuos capacitados en la materia.
Además, deben ser servicios que normalmente serían subcontratados a personas o
entidades externas.
8. Pareo de ingresos y gastos

El principio de realización de ingresos provee unas guías para reconocer el
ingreso. También se necesitan unas guías efectivas para reconocer los gastos
asociados con los ingresos realizados. Este concepto se llama el pareo de
ingresos y gastos. El concepto de pareo de ingresos y gastos establece que
cuando un evento de la empresa afecta tanto a los ingresos como a los gastos, su
impacto se deberá reconocer en el mismo periodo de contabilidad. El objetivo es
reconocer el ingreso primero y luego parear los costos correspondientes contra este
ingreso.
Algunos costos se amoldan perfectamente a este concepto. Por ejemplo,

cuando se vende inventario, se reconoce una venta y el valor del inventario
vendido se registra como un costo de venta. Otros costos como gastos de
administración, mercadeo y servicios profesionales no se pueden relacionar
directamente con una transacción específica de ingreso. Estos costos están
relacionados con las actividades del período y se conocen como costos del
período. Estos costos se registran en el período contable cuando incurren.
9. Consistencia
El principio de consistencia dice que una vez una
entidad escoge un método de contabilidad para registrar una
transacción, debe usar el mismo método para registrar
transacciones similares a menos que tenga razones de peso
para cambiar la metodología. Este concepto hace los
resultados financieros comparables de un periodo a otro y
permite el análisis de tendencias.
Los auditores externos consideran los cambios en métodos contables como

un planteamiento muy serio para la entidad. Cuando se hace un cambio
significativo en el método de contabilizar una transacción se tiene que divulgar la
razón y explicar su impacto en las notas que acompañan a los estados financieros.
10. Divulgación adecuada

El concepto de divulgación adecuada requiere que los informes preparados
para usuarios externos contengan toda la información significativa sobre las
actividades y la condición financiera de la entidad. Hay varios métodos para
divulgar información como explicaciones en paréntesis, anejos, referencias y notas
en los estados financieros. Las notas que acompañan a
los estados financieros son la forma más común para
divulgar la información suplementaria o requerida por las
normas de contabilidad.
Muchos pronunciamientos de contabilidad tienen

unos requisitos detallados para la divulgación de
información en ciertas áreas por ejemplo: activos fijos,
inventarios, deudas a largo plazo, contratos de
arrendamiento y planes de pensión. Además, las normas
de contabilidad requieren que se divulguen las políticas de
contabilidad significativas en la primera nota de los
estados financieros.
La divulgación adecuada es un concepto difícil para aplicar en la práctica.

¿Cuánta información se debe divulgar y cuánto es suficiente? Muchas veces
requiere una decisión de juicio de parte del contador y de parte de la gerencia de la
entidad.
11. Sustancialidad
El uso correcto de las normas contables puede ser costoso para la entidad en
términos de tiempo y dinero. El concepto de sustancialidad añade una dimensión
de costo-beneficio al proceso contable. La sustancialidad considera la
importancia de un artículo y su tamaño relativo en términos monetarios para
determinar su tratamiento contable. Los contadores no consideran aquellos
eventos insignificantes cuyo impacto en los estados financieros de la entidad es
mínimo.
Una transacción que no es sustancial para una empresa puede ser muy
sustancial para otra. Por ejemplo, un ajuste de inventario de $25,000 puede ser
muy significativo para una subsidiaria de la Cruz Roja de Puerto Rico, pero
considerarse insignificante para los resultados financieros consolidados de la Cruz
Roja Americana. Toda transacción que se considera sustancial debe registrarse y
reportarse de la manera más apropiada. Transacciones que son insignificantes se
manejan de la forma más simple y económica. La sustancialidad enfoca la
atención del contador en aquellos eventos que pueden tener un impacto
significativo en la entidad.
Sueldos
40
Depreciación
35
Materiales
30
Viajes
25
20 Cuotas
15
10
5
0
1st Qtr 2nd Qtr
Capítulo 4
Información financiera para uso interno
Los informes financieros preparados para uso interno generalmente

siguen las mismas normas de contabilidad que los estados financieros
preparados para uso externo. Sin embargo, la gerencia tiene más flexibilidad
en cuanto a la presentación del contenido, el formato y frecuencia de
preparación. La gerencia de la entidad decide qué información necesita y con
qué frecuencia se prepararán los informes.
La información financiera para uso interno no se limita a los estados

financieros. Se usan diferentes tipos de información financiera en la toma de
decisiones. El tipo de información requerida dependerá de la naturaleza de la
decisión.
En esta sección se discutirán los informes financieros internos más

comunes. Se explicará la importancia de definir claramente las necesidades de
información de la entidad y estructurar el sistema de contabilidad de acuerdo a
éstas. También se discutirá la importancia de la planificación, el presupuesto
y los informes de la ejecución por área o actividad.
Información financiera para uso interno Página 33
Cómo evaluar sus necesidades de información

El estado de actividades y cambios en activos netos se
usa internamente para medir el bienestar económico de la
entidad. Este estado financiero es muy similar (y a veces
igual) al que se prepara para los usuarios externos. Ambos se
basan en las mismas normas de contabilidad discutidas en la
sección anterior; los dos usan terminología común para
describir las diferentes transacciones económicas (ingreso por
concepto de servicios, ventas, costo de ventas, salarios, entre
otros).
El formato del estado de actividades y cambios en activos netos varía

dependiendo del tipo de entidad y las necesidades de información de sus gerentes.
La información requerida por una escuela es muy diferente a la información
requerida por un museo o una funeraria. Cada entidad debe definir qué
información necesita para administrar los recursos de su organización. Los
factores a considerar son los siguientes:
• Base de preparación. En el Capítulo 2 se discutió que los estados de

actividades se pueden preparar a base de efectivo o a base de acumulación.
En muchas organizaciones pequeñas la gerencia opta por preparar sus
informes financieros internos a base de efectivo. Estos informes son más
comprensibles para el personal no financiero, ya que los ingresos y gastos de
la organización reflejan directamente los recibos y los desembolsos de la
cuenta bancaria.
• Segmentación de programas o actividades. Algunas organizaciones

interesan saber la rentabilidad de los diversos servicios que proveen. Para
esto es necesario identificar los ingresos y gastos relacionados con dichos
servicios. Por ejemplo, si una escuela provee servicios de cuido y tutoría
podría segregar los ingresos y gastos de este servicio de los gastos rutinarios
de la escuela. Así se podría preparar un estado de actividades y cambios en
activos netos del servicio de cuido solamente, para determinar si el programa
le rinde beneficios económicos a la escuela.
• Detalle de ingresos y gastos. La gerencia debe definir cómo quiere

reportar los ingresos y los gastos de la organización. ¿Cuáles son sus
fuentes principales de ingresos? ¿Desea resumir los ingresos bajo una sola
categoría — por ejemplo, ingresos por concepto de servicios — o desea
identificar los diferentes tipos de ingreso que recibe la organización — por

ejemplo, donativos de la comunidad, asignaciones legislativas, ventas de
productos —? ¿Se exige algún desglose específico por una agencia
reguladora?
La gerencia también debe definir cómo quiere informar los gastos de la

entidad. ¿Quiere resumir los gastos por cuenta, por área de servicio, por
departamento o por tipo de gasto? ¿Necesita información más detallada o
más resumida? Algunas organizaciones presentan un listado detallado por
cuenta en su estado de actividades y cambios en activos netos. Otras
resumen el balance de varias cuentas de gasto bajo una sola categoría. Por
ejemplo los impuestos de Seguro Social, seguro de desempleo y seguro por
incapacidad se podrían incluir bajo una categoría denominada impuestos
sobre la nómina.
También se debería preguntar si existe algún requisito externo para

identificar los gastos por una asignación específica de fondos. Si los gastos
se pagarán de fondos restringidos es importante identificar claramente los
gastos que se están cargando contra estos fondos.
• Indicadores de ejecución. Indicadores de ejecución son mediciones

internas o externas que proveen información sobre las áreas claves de la
organización. Los indicadores de ejecución varían de acuerdo al tipo de
entidad. Algunos ejemplos son: número de clientes servidos, costo por
cliente, ingreso promedio por cliente, número de cuotas cobradas, costo por
empleado, dólares en cuentas por cobrar, entre otros. Los indicadores de
ejecución ayudan a enmarcar la información financiera dentro del contexto
de las operaciones de la entidad. A veces combinan información financiera
y no financiera para proveer a la gerencia un cuadro más completo de los
resultados de sus operaciones.
Los indicadores se pueden incluir en los informes financieros como

información suplementaria. Se debe definir cuáles son los indicadores
pertinentes para la entidad o el área. Se recomienda no más de 5 a 10
mediciones claves por área. La Ilustración 4-1 presenta un estado de
actividades y cambios en activos netos que incorpora medidas de ejecución
como parte integral del estado financiero.
• Comparación con otros períodos o el presupuesto. Un estado de

actividades y cambios en activos netos presentado por sí solo, da muy poca
información sobre la posición económica de la entidad. Por tanto,

usualmente se compara con información de otros períodos o con el
presupuesto de la entidad para detectar tendencias, oportunidades o
problemas en la organización. La gerencia deberá decidir cuál es la vara de
medición más adecuada: el presupuesto anual, los estados de ingresos y
gastos actuales de períodos anteriores (mes, trimestre o año) o quizás,
ambos.
Proyecto Paz, Inc.

Estado de actividades y cambios en activos netos
Para el año que finaliza el 31 de diciembre de 2XXX
INDICADORES CLAVES: ACTUAL PRESUPUESTO DIF.

Número de casos referidos 200 190 +10
Por ciento de casos atendidos 80% 100% (20%)
Casos referidos a otros centros 5 0 +5
Número de donativos recibidos 30 25 +5
Donativo promedio (en dólares) $1,283 $1,640 ($357)
RESUMEN FINANCIERO:
Ingresos
Donativos $38,500 $41,000 ($2,500)
Actividades especiales 2,000 0 2,000
Total ingresos 40,500 41,000 (500)
Gastos
Gastos de nómina 30,000 32,000 (2,000)
Seguro de responsabilidad pública 1,500 1,550 (50)
Renta 2,500 3,000 (500)
Servicios profesionales 1,000 350 650
Gastos de luz, agua y teléfono 1,500 1,000 500
Material educativo 1,200 750 450
Materiales de oficina 500 500 -
Gastos misceláneos 200 250 (50)
Total gastos 38,400 39,400 (1,000)
Exceso de ingresos sobre gastos $ 2,100 $ 1,600 $ 500
Ilustración 4-1. Ejemplo de estado de actividades y cambios en activos netos

para uso interno
En resumen, los usuarios de información financiera deben definir sus necesidades

de información y comunicarlas claramente a los contadores de la entidad. El
sistema de contabilidad deberá ser estructurado para que pueda recopilar y reportar
la información financiera y la no financiera, según las necesidades establecidas por
el equipo gerencial.
El formato del estado de actividades y cambios en activos netos para uso

interno lo decide la gerencia. La gerencia puede optar por presentar la
información por programa, según lo exigen las normas de contabilidad, o por tipo
de gasto (Ver Ilustración 4-1 en la página anterior), según le sea más útil. La
gerencia también decide con qué frecuencia se prepararán dichos estados (mensual,
trimestral, o anual). El formato del estado de actividades y cambios en activos
netos para uso interno puede ser diferente al formato utilizado para uso externo.
El presupuesto como herramienta gerencial

El presupuesto refleja los planes futuros de la organización en términos
monetarios. Se basa en unos supuestos sobre la organización y su medio ambiente
para un período determinado. Generalmente el presupuesto consta de un estado
de actividades y cambios en activos netos preparado mensual, trimestral o
anualmente. Algunas organizaciones también preparan un estado de situación y
un estado de flujos de efectivo “pro forma” por el período comprendido en el
presupuesto.
El presupuesto es mucho más que un conjunto de números. El presupuesto

es la expresión cuantitativa de unos planes de acción a corto plazo que buscan
maximizar la utilización de los recursos de la empresa para lograr los objetivos
deseados. Estos planes de acción están basados en un proceso de planificación
continuo en que se definen las estrategias a largo plazo y la misión general de la
organización.
La misión general explica la razón de ser de una entidad y sus valores

corporativos. Las estrategias a largo plazo definen su dirección general y los
planes y acciones a tomar para llegar a las metas trazadas. El proceso de
planificación precede a la preparación de un presupuesto.
En resumen, el presupuesto es una herramienta para enfocar la organización

hacia unos objetivos comunes y planificar el manejo de los recursos en forma más
eficaz y eficiente.
La importancia de la planificación
La planificación abarca la identificación de unos
objetivos determinados a largo plazo y el desarrollo de unas
estrategias y un plan de acción para el logro de estos objetivos.
El proceso de planificación y presupuesto conlleva una gran
inversión de tiempo y dinero. ¿Por qué invertir tanto tiempo y
esfuerzo en este proceso? He aquí algunas de las razones:
1. Evaluación. El proceso de planificación provee un método

sistemático para evaluar los planes de la organización
tomando en cuenta las condiciones cambiantes del negocio. También establece
los indicadores claves para medir la ejecución contra el plan establecido.
2. Distribución de recursos. El proceso de planificación obliga a los gerentes y

empleados de una organización a examinar la distribución y el manejo de los
recursos de la entidad. Estos recursos se identifican con el logro de unos
objetivos específicos que se definen durante el proceso.
3. Coordinación y comunicación. El proceso debe fomentar una comunicación

continua entre las diferentes áreas de la organización y promover un mejor
entendimiento de la interdependencia entre sus partes. En un ambiente de
mejora continua, se busca coordinar los esfuerzos entre los diferentes grupos
para minimizar la duplicidad de las funciones y los recursos.
4. Exigencias externas. Analistas financieros, inversionistas y bancos, entre

otros, exigen que las compañías provean información sobre su dirección futura.
La confiabilidad de dicha información tiene repercusiones para el prestigio de la
firma en los mercados financieros.
5. Simulaciones. La planificación permite a los gerentes de una organización

simular situaciones y entender sus ramificaciones financieras. Así pueden
prever situaciones difíciles y desarrollar planes de contingencia antes de que
surja una crisis.
Planificación y presupuesto
La planificación es un proceso continuo. La planificación precede al
presupuesto, pues identifica las estrategias y planes de acción requeridos para
lograr las metas de la compañía. Estos planes se cuantifican en un presupuesto.
El presupuesto se convierte en una herramienta para coordinar e implantar

este plan de acción. El presupuesto establece una vara de medición para comparar
la ejecución real contra la planificada. Además, el proceso de presupuesto provee
una oportunidad para cuestionar las suposiciones fundamentales que sustentan los
procesos existentes.
El presupuesto se debería revisar periódicamente, por lo menos una vez al

año. A medida de que se establecen los planes de acción y cambia el medio
ambiente, se hace evidente la necesidad de revisar el presupuesto a tono con las
nuevas realidades. Esta revisión lleva a la reevaluación de las estrategias a largo
plazo y los planes de acción; así comienza nuevamente el ciclo de planificación. La
Ilustración 4-2 muestra la naturaleza continua del proceso de planificación.
Planificación Presupuesto
Revisión Implantación
Ilustración 4-2. Ciclo de Planificación
Informes de ejecución por área o actividad

Los informes de ejecución por área o actividad se preparan generalmente al
finalizar un mes, un trimestre o un año. Se usan para informar y medir la
utilización de los recursos económicos de un área o una actividad específica de la
organización. Pueden mostrar la siguiente información (a) los ingresos y los gastos
reales del período, (b) los indicadores claves para el área, y (c) una comparación de
los ingresos y gastos del período con el presupuesto o un período de contabilidad
anterior.
El formato y la información contenida en este informe varían de acuerdo a

las necesidades y preferencias de la gerencia. El período reportado también varía
según las necesidades de la organización. Algunas organizaciones presentan los
totales del mes solamente. Otras muestran el total mensual y el total acumulado
para el año fiscal en curso.
Los gerentes de un área deben revisar

cuidadosamente sus gastos por el período para asegurarse
de que todas las transacciones se registraron
correctamente en los libros y entender los costos y las
causas de cualquier variación significativa del
presupuesto. Una variación al presupuesto es la
diferencia entre los ingresos y gastos reales y los
estimados establecidos en el presupuesto. Los resultados
financieros rara vez son exactamente igual a los números
estimados en el presupuesto. El presupuesto es una expresión cuantitativa de los
planes de la entidad basada en unos supuestos sobre el ambiente económico y
social en un momento dado. Si las condiciones del negocio cambian (y casi
siempre es así), se crea una variación al presupuesto.
Las variaciones al presupuesto, favorables o desfavorables, se deben

investigar. La gerencia de la entidad generalmente define qué cantidad o por
ciento constituye una variación significativa al presupuesto. Es importante que el
gerente entienda las condiciones internas o externas que generaron la variación y
sus implicaciones para los gastos futuros de su área y de la organización total. La
Ilustración 4-3 muestra un ejemplo de un informe de ejecución del programa de
educación a la comunidad.
Causas de variaciones
¿Qué causa una variación al presupuesto? Una variación puede suceder por
cualesquiera de los siguientes sucesos:
• Se registra una transacción en la cuenta o la actividad equivocada.

• Se registra una transacción en un período de contabilidad que no
corresponde al período en que ocurrió la transacción.
• Se cancela un programa, proyecto o servicio.
• Los gastos relacionados con un programa, proyecto o servicio no sucederán

según planificados en el presupuesto.
• Aumenta o disminuye el volumen de clientes, servicios o transacciones.
• Hay un cambio en el medio ambiente que afecta la organización (nuevas
leyes, cambio en la tasa de interés, cambios en los reglamentos de las
agencias gubernamentales, entre otros).
Museo del Caribe, Inc.

Informe de ejecución – Programa de Educación a la Comunidad
Para el año que termina 31 de diciembre de 2XXX
Actual Presupuesto Variación
Indicadores Claves
Número de empleados 7 6 1
Número de visitantes atendidos 9,000 7,200 1,800
Visitantes por empleados 1,286 1,200 85
Costo por visitante $39.84 $48.49 -$8.65
Gastos operacionales
Sueldos exentos $ 40,000 $ 45,000 $(5,000)
Sueldos no exentos 115,750 104,750 11,000
Tiempo adicional 21,000 5,000 16,000
Beneficios marginales 77,875 74,875 3,000
Total gastos de sueldos 254,625 229,625 25,000
Viajes 1,000 4,000 (3,000)

Seminarios 500 6,000 (5,500)
Depreciación 2,000 2,000 0
Suministros 12,500 11,500 1,000
Total gastos operacionales 16,000 23,500 (7,500)
Costos indirectos:
Facilidades 20,000 23,000 (3,000)
Sistemas 65,000 70,000 (5,000)
Recursos humanos 3,000 3,000 0
Total costos indirectos 88,000 96,000 (8,000)
TOTAL DEPARTAMENTO $358,625 $349,125 $ 9,500
Ilustración 4-3. Informe de ejecución
Las variaciones al presupuesto proveen un mecanismo para ayudar a la gerencia a

mejorar la administración de los recursos. Pueden ayudar a identificar problemas
u oportunidades si se analizan adecuadamente. También es una herramienta
eficaz para controlar los gastos de la empresa, según los fondos disponibles.
Capítulo 5
Aspectos legales y reglamentarios
Toda entidad legal está sujeta a las leyes estatales y federales que requieren
el establecimiento de unos procesos administrativos para cumplir con sus
disposiciones. En este capítulo se discutirán las disposiciones de ley principales
para una entidad sin fines de lucro. Se cubrirán los temas del certificado de
incorporación, el informe anual de corporaciones, la exención contributiva, la
responsabilidad patronal, la actualización de documentos y las auditorías.
También se discutirán las leyes y los reglamentos del Estado Libre Asociado
de Puerto Rico que rigen el uso y desembolso de los donativos legislativos. Por
último se proveerá un resumen sobre la Ley Sarbanes-Oxley y sus implicaciones
para las entidades sin fines de lucro.
Aspectos legales y reglamentarios Página 42
Certificado de incorporación y el informe anual

Toda corporación sin fines de lucro deberá estar registrada con el
Departamento de Estado que tiene la responsabilidad primordial de mantener el
registro público de las corporaciones privadas en Puerto Rico. Para establecer este
tipo de corporación, se deberá radicar un certificado de incorporación que
indique la naturaleza de la corporación como una entidad sin fines de lucro y
describa claramente los propósitos de la organización. Una vez aprobado, el
Departamento de Estado emitirá un certificado de incorporación con el número de
registro de la corporación.
Toda corporación, doméstica o foránea y con o sin fines de lucro deberá

radicar en o antes del 15 de abril de cada año ante el Departamento de Estado, un
informe anual que contenga la siguiente información:
• Estado de situación. Para organizaciones sin fines de lucro, dicho estado

deberá estar juramentado ante un Notario Publico si es una corporación
doméstica o certificado por un CPA en el caso de las corporaciones
foráneas.
• Nombre y direcciones de los directores y oficiales de la corporación y el
término de sus puestos.
• Cualquier otra información que sea requerida por el Secretario de Estado
de Puerto Rico.
El informe anual deberá acompañarse con un comprobante de diez dólares

($10). La radicación tardía de este informe conlleva la imposición de una
penalidad de quinientos dólares ($500) por cada año que no se radicó a tiempo.
También puede llevar a la cancelación de la entidad corporativa. La radicación
del informe anual es necesaria para obtener el Certificado de Radicación de
Informes Anuales en el Departamento de Estado (“Good Standing”) que indica que
la corporación cumplió con enviar sus informes corporativos anuales al
Departamento de Estado y está al día en sus asuntos con dicho Departamento.
La exención contributiva
Contribución sobre ingresos
Toda organización dedicada a la
industria o negocio en Puerto Rico está sujeta
al pago de contribución sobre ingresos, ya sea
una corporación, sociedad o fideicomiso. Sin
embargo, la ley provee para que las entidades
sin fines de lucro puedan cualificar para
exención contributiva mediante una petición
formal al Secretario de Hacienda.
Para que una entidad pueda gozar de exención contributiva, primero sus
actividades tiene que estar enmarcadas dentro de las disposiciones de la Sección
1101 del Código de Rentas Internas de Puerto Rico de 1994, según enmendado y
deberá demostrar que cumple con los requisitos que se establecen en el
Reglamento Número 5830 del 15 de julio de 1998. Algunos ejemplos de entidades
sin fines de lucro que cualifican para esta exención son:
• Instituciones educativas
• Instituciones religiosas
• Instituciones caritativas
• Ligas cívicas
• Logias
Para obtener la exención contributiva, la entidad sin fines de lucro deberá

someter los siguientes documentos al Departamento de Hacienda:
1. Solicitud de Exención Contributiva Bajo la Sección 1101 del Código de

Rentas Internas de Puerto Rico de 1994, según enmendado (Formularios
SC2645, SC2647 o SC2648).
2. Certificado de Incorporación.
3. Artículo de Incorporación.
4. Copia del reglamento interno.
5. Copia de los estados financieros.
6. Copia del Certificado de Radicación de Informes Anuales en el
Departamento de Estado (“Good Standing”) si la entidad lleva
incorporada más de dos años.
7. Licencias y permisos emitidos por las agencias del gobierno tales como
Departamento de Educación, Departamento de Salud, Cuerpo de
Bomberos, etc.
8. Un cheque o giro postal pagadero al Secretario de Hacienda por $300.00
ó $400.00 según sea aplicable. Las organizaciones religiosas y las
cooperativas según se define en la Sección 1104 del Código de Rentas
Internas de Puerto Rico están eximidas de dicho cargo.
Los artículos de incorporación y el reglamento interno de la corporación

deben definir claramente las actividades de la organización. Las organizaciones
que enmarcan bajo el párrafo cuatro (4) de la Sección 1101 del Código de Rentas
Internas de Puerto Rico de 1994, según enmendado, tienen que enmendar sus
artículos de incorporación para establecer la disposición de activos en caso de
disolución de la corporación.
La organización deberá asegurarse de que toda información requerida para

solicitar la exención contributiva está completa antes de radicar dicha solicitud.
Las solicitudes que estén incompletas estarán sujetas a un cargo adicional de ciento
cincuenta dólares ($150) que deberá ser satisfecho al momento de radicarse la
información solicitada.
La entidad sin fines de lucro recibirá una opinión administrativa emitida por
el Secretario de Hacienda concediéndole la exención contributiva. De no cualificar
para la misma se le enviará una comunicación indicándole las razones por las
cuales no se le puede conceder la exención. Una organización exenta puede estar
sujeta al pago de contribuciones sobre ingresos si en algún momento genera
ingresos de actividades no relacionadas con el fin para el cual fue creada (ingreso
comercial no relacionado).
Además, el Código define ciertas “transacciones prohibidas” que de llevarla

a cabo la organización exenta podrían resultar en la pérdida de la exención. Las
transacciones prohibidas son:
• El prestar cualquier parte de sus ingresos o caudal sin el recibo de una

garantía adecuada y una tasa de interés razonable;
• El pago de cualquier compensación, en exceso de una cantidad razonable
por salarios u otra compensación por servicios personales realmente
prestados;
• El ofrecimiento de servicios sobre una base preferente;
• La compra sustancial de valores u otra propiedad por más de un precio

adecuado en dinero o su equivalente;
• La venta de una parte sustancial de sus valores u otra propiedad por
menos de un precio adecuado en dinero o su equivalente; y
• Cualquier transacción que resulte en una desviación sustancial de su
ingreso o caudal.
Las entidades sin fines de lucro que gocen de exención contributiva deberán
radicar anualmente una planilla informativa Forma 480.7(OE), Planilla
Informativa de Organización Exenta de Contribución Sobre Ingresos. Se exime de
esta radicación las organizaciones religiosas cubiertas bajo la Sección 1101(4) o a
las organizaciones exentas bajo la Sección 1101(11), o si dicha organización es una
corporación poseída totalmente por el Estado Libre Asociado o cualquier agencia o
instrumentalidad del mismo, o por una subsidiaria poseída totalmente por tal
corporación. Esta planilla vence el día 15 del cuarto mes siguiente al cierre del año
contributivo. En dicha planilla se requiere detallar lo siguiente:
• Las partidas de ingreso bruto

• Los desembolsos
• Los activos y pasivos
Si una organización sin fines de lucro no radica la planilla a tiempo, estará

sujeta a una penalidad de quinientos dólares ($500) por cada planilla dejada de
radicar, según se establece en la Sección 6071 del Código de Rentas Internas de
Puerto Rico de 1994, según enmendado.
Además, de la planilla informativa, la organización sin fines de lucro deberá
someter directamente al Negociado de Asistencia Contributiva y Legislación,
División de Exención Contributiva, una copia de los estados financieros del año
contributivo por el cual se rindió la planilla informativa.
Arbitrios
Las entidades sin fines de lucro también
podrán solicitar exención del pago de arbitrios,
según la Sección 2038 del Código de Rentas
Internas de Puerto Rico de 1994, según
enmendado. Dicha exención deberán solicitarla
por escrito a la División de Imposición,
Negociado de Arbitrios Generales, PO Box
9024140, San Juan, Puerto Rico 00902-4140. La exención se otorga mediante una
carta firmada por el Director del Negociado de Control de Puertos.
Cuando la entidad sin fines de lucro interese comprar o introducir en Puerto

Rico cualquier equipo o materiales, inclusive vehículos de motor para uso
exclusivo de la institución, deberá cumplir con los siguientes requisitos:
1. Presentar evidencia de la orden de compraventa o conocimiento de

embarque, tasación y título.
2. Presentar carta de exención firmada por el Director del Negociado de
Control de Puertos. Esta carta se expide previa solicitud por escrito del
interesado e investigación para determinar si cualifica bajo la disposición
legal antes mencionada.
3. Presentar certificación de deuda de la Colecturía y del CRIM.
4. Solicitar la exención por escrito al Director de Negociado de Control de
Puertos indicando el uso que se le dará al vehículo de motor, materiales o
equipo, las razones que justifiquen la adquisición de los mismos y el
personal u oficina que hará uso de éstos.
5. En la adquisición de vehículos de motor, indicar las unidades que poseen
exentas donde incluya la marca, el modelo, el año y el número de serie y
la tablilla. En estos casos estarán exentos del pago de arbitrios los
primeros $5,000 sobre cualquier automóvil, que no sea de lujo, y la
totalidad de los arbitrios sobre los camiones y los autobuses. La
institución beneficia deberá retener el vehículo en su posesión al menos
por cuatro (4) años.
Todos los documentos antes mencionados deberán ser presentados en original y

copia.
Según la Sección 2038 del Código de Rentas Internas de Puerto Rico, Ley
120 del 31 de octubre de 1994 “las exenciones concedidas al pago de arbitrios no
aplicarán a combustibles, edificaciones prefabricadas, materiales de construcción,
ni las piezas de repuesto o accesorios para artículos que adquieren libre del pago de
arbitrios.”
Los vehículos exentos total o parcialmente del pago de arbitrios se rotularán

en ambos lados con el nombre y la dirección de la entidad. Estos vehículos
permanecerán en los predios de la institución cuando no se estén utilizando para
los fines que establece la Ley. Esta condición no aplica al más alto oficial de la
entidad. Para obtener una exoneración de este requisito deberá solicitarlo por
escrito.
En el caso de traspaso o venta de cualquier equipo o materiales, incluyendo

vehículos de motor, se le responsabilizará a la entidad sin fines de lucro exigir
constancia del pago de los arbitrios antes de hacer entrega al comprador y deberá
someter dicha evidencia de pago al Negociado de Control de Puertos.
Contribución sobre la propiedad

La Ley de Contribución Municipal sobre la
Propiedad de 1991 concede una exención
contributiva sobre la propiedad mueble e inmueble a
la propiedad de cualquier entidad sin fines de lucro
organizada bajo las leyes de Puerto Rico. Para
tener derecho a la exención, la propiedad en cuestión
debe estar a nombre de la organización sin fines de
lucro. Sin embargo, dicha propiedad podría estar
sujeta al pago total o parcial de la contribución si la
organización exenta usara alguna parte de su propiedad para otros fines no
relacionados con aquellos para los cuales se organizó.
Los procedimientos del Centro de Recaudaciones de Ingresos Municipales

(CRIM) requieren que la solicitud de exención se haga a través de un formulario
que deberá estar acompañado de la siguiente información:
1. Certificado de Incorporación expedido por el Departamento de Estado.

2. Carta solicitando el beneficio contributivo pertinente. La misma deberá
estar suscrita por el peticionario o su representante.
3. Copia de escritura de compraventa.
4. Número de seguro patronal.
5. Declaración Jurada del Presidente indicando el uso de la propiedad.
6. Fotografía de frente de la propiedad.
7. En caso de construcciones será necesario el Permiso de Uso expedido por
la Administración de Reglamentos y Permiso (ARPE).
Una vez se obtiene la exención, la organización exenta no está obligada a

rendir una Planilla de Contribución sobre la Propiedad Mueble. Sin embargo, se
recomienda radicar la planilla con una copia de los artículos de incorporación. Al
rendir la planilla, se facilita el proceso de certificación de deuda ya que la
información se encontrará en sistema de información de la agencia y se puede
generar la certificación de forma automatizada. De no ser así, la certificación de

deuda se prepara manualmente y toma más tiempo.
Patentes municipales
La Ley de Patentes Municipales establece que las entidades sin fines de
lucro estarán exentas del pago de patentes municipales y que los ingresos de la
corporación obtenidos para sufragar los fines para los cuales fue organizada no
estarán sujetos al pago de patentes. La Ley no establece procedimiento alguno
para solicitar la exención y puede variar de municipio en municipio. Se debe
consultar con el personal del municipio en donde radica la corporación para
obtener los procedimientos específicos para solicitar la exención en ese municipio.
La responsabilidad patronal
Si la entidad sin fines de lucro tiene
empleados, también tiene unas obligaciones legales
y fiscales como patrono. Un empleado se define
como cualquier individuo que preste servicios
sujetos a la voluntad y dirección del patrono, tanto
en sus deberes como en la forma de desempeñar sus
labores. No importa cuánta facultad y libertad de
acción le permita el patrono a su empleado. Si la
entidad tiene el derecho legal de determinar el
resultado de los servicios prestados y la manera en que se prestan, el individuo es
un empleado.
Las planillas contributivas y algunas formas gubernamentales requieren el

uso de un número de cuenta patronal. El número de identificación patronal es
un número expedido por el Servicio Federal de Rentas Internas que se usa para
identificar las cuentas contributivas de los patronos. Cualquier entidad que aún
no haya solicitado un número de identificación, deberá hacerlo llenando la Forma
SS-4PR.
Seguro Social, Medicare, Desempleo e Incapacidad

La entidad sin fines de lucro como patrono está obligado por ley a retener y
pagar contribuciones al Seguro Social y al seguro Medicare. Generalmente, las
contribuciones al Seguro Social y al seguro Medicare ascendentes a $2,500 o más,
se pagan haciendo un depósito en un banco u otra institución autorizada o en un
Banco de la Reserva Federal - mensual o bisemanal - dependiendo del monto total
del pago. Se utiliza el formulario 8109, Cupón para Depósitos de Impuestos
Federales, para hacer estos pagos. Las entidades que tengan contribuciones
retenidas ascendentes a $2,500 o menos en un trimestre pueden remitir la totalidad
de la retención junto con su planilla trimestral, Forma 941-PR.
La entidad también está obligada a pagar trimestralmente el seguro de

desempleo al Departamento del Trabajo, Negociado de Seguridad de Empleo.
Para efectuar este pago se requiere un número de cuenta patronal estatal que se
solicita a través del Departamento del Trabajo.
Las organizaciones sin fines de lucro pueden seleccionar el método de

financiamiento para el pago de sus contribuciones de seguro por desempleo. Bajo
el Método de Sistema de Experiencia, la organización deberá pagar 2.9% sobre los
salarios pagados a sus empleados durante cada trimestre hasta el límite de $7,000
al año por empleado. También deberá pagar el 1.0% de contribución especial que
será usado por el Fondo para el Fomento de Oportunidades de Trabajo. Bajo el
Método de Reembolso, la organización reembolsará la cantidad total de los
beneficios pagados a ex-empleados de la institución y radicará una fianza que
corresponda al reembolso. La cantidad de la fianza es determinada multiplicando
el 0.005 por el estimado de los salarios que se pagarán durante el año
inmediatamente posterior a la fecha de efectividad. Las iglesias, las parroquias y
los colegios están exentos de pagar desempleo.
Las organizaciones sin fines de lucro están exentas del pago del seguro por
incapacidad (SINOT). Pueden acogerse a dicho seguro en cubierta voluntaria
completando los formularios PRSI-165 y 165-A.
Corporación del Fondo del Seguro del Estado

La Ley Núm. 45, conocida como la Ley de Compensaciones por
Accidentes del Trabajo, establece un sistema de seguro obrero compulsorio bajo
un fondo estatal exclusivo llamado la Corporación del Fondo del Seguro del
Estado. Un patrono está obligado a asegurar a sus obreros y empleados cuando
emplea una o más personas.
Hay dos tipos de póliza. La póliza regular o permanente es aquella

póliza formalizada por un patrono con la Corporación del Fondo del Seguro del
Estado para realizar actividades en locales o sitios con carácter recurrente y por un
período indefinido de tiempo. Aquellos jefes de familia que emplean personal de
servicio doméstico y para darle conservación y
mantenimiento a la vivienda y sus alrededores, están
obligados por ley a obtener una póliza permanente. La
póliza eventual o temporera es aquella póliza formalizada por un patrono con la

Corporación del Fondo del Seguro del Estado para llevar a cabo actividades en
locales o sitios con carácter ocasional o temporero.
Para ser patrono asegurado deberá cumplirse con todos los requisitos
detallados a continuación:
1. Someter la Declaración de Nómina anualmente en o antes del 20 de julio.

2. Pagar la póliza dentro de las fechas establecidas en las notificaciones de
cobro el primer semestre y pagar al 20 de enero del próximo año natural
el balance pendiente del segundo semestre.
3. Detallar todas las actividades operacionales que realiza su empresa en la
póliza.
4. Detallar en la póliza las distintas localidades donde se efectúan las
actividades del negocio y notificar cualquier cambio o ampliación en las
mismas.
Si surgiera alguna imposición adicional, ésta deberá pagarse dentro del

tiempo estipulado en la notificación de cobro. El seguro de cada patrono es
efectivo inmediatamente después que la declaración de nóminas es radicada en las
oficinas del Administrador (no se considera el matasellos del correo federal).
El patrono que no asegura a sus empleados pierde la inmunidad que ofrece la

ley al patrono asegurado y está sujeto a demandas civiles por el empleado o sus
beneficiarios. Sin embargo, si el patrono está asegurado de acuerdo con la ley de
compensaciones por accidentes del trabajo, el único remedio en contra del patrono
será el derecho para obtener compensación aún en aquellos casos en que se haya
otorgado el máximo de las compensaciones o beneficios de acuerdo con la ley.
Retención de ingresos
La entidad sin fines de lucro también está obligada a retener una porción de
los salarios de sus empleados para el pago de contribuciones. La retención de
ingresos es una forma por la que el individuo paga a plazos por adelantado su
contribución sobre ingresos. La entidad deberá descontar una porción de los
sueldos o jornales pagados a sus empleados usando las tablas de retención vigentes
publicadas por el Departamento de Hacienda. “Salarios” significan todo pago
por servicios prestados por un empleado para su patrono, incluyendo el valor en
dinero de toda la compensación pagada por otro medio que no sea el dinero, por
ejemplo, propiedad mueble o inmuebles, acciones, bonos, entre otros.
La contribución a retener se puede determinar mediante el método de

porcentaje o el método de renglones de salarios. Se usan las tablas preparadas por
el Departamento de Hacienda para determinar el monto de la retención. La
entidad deberá depositar la retención de salarios en la institución financiera
correspondiente, usando la Forma 499R-1A y rendir las planillas trimestrales
usando la Forma 499R-1B. Al finalizar el año contributivo natural, el patrono
deberá entregar a cada empleado el comprobante de retención (Forma 499-2/W-
2PR) y rendir un estado de reconciliación anual (Forma 499R-3).
Retención en el origen del 7%

La retención en el origen del 7% aplica a todos los pagos efectuados por una
persona, corporación o sociedad que esté dedicada a una actividad de industria o
negocio por servicios prestados en Puerto Rico. Las entidades sin fines de lucro
se ven obligadas a efectuar la retención sobre pagos que le hagan a las personas
que le presten servicios bajo un contrato, aún cuando estas entidades estén exentas
de la retención con respecto a los servicios que presten.
La ley exime los primeros $1,500 pagados

durante el año natural a la persona que prestó el
servicio. También detalla otros pagos que no se
consideran servicios y por lo tanto, quedan excluidos
de la retención. Estos pagos no están sujetos a
retención y se informarán utilizando el Formulario
480.6A. Por otro lado, la entidad sin fines de lucro
retendrá la cantidad requerida de todo pago en exceso
de los primeros $1,500 y será responsable del depósito
de las cantidades retenidas al Secretario de Hacienda.
Un individuo, corporación o sociedad puede presentar un Certificado de

Relevo. Este es un documento otorgado por el Departamento de Hacienda donde se
concede un trato contributivo especial sobre la retención en el origen del 7%. El
trato contributivo especial no exime al contribuyente de incluir los ingresos
recibidos en su planilla y de pagar la contribución requerida sobre los mismos. El
contribuyente deberá proveer copia de su Certificado de Relevo a la entidad sin
fines de lucro para que le reconozca su derecho al relevo. Hay dos tipos de relevos
principales: el parcial 3% de retención sobre el origen para corporaciones y
sociedades y el total para individuos, corporaciones y sociedades durante sus
primeros tres años de servicio. La Ley Núm. 81 de 10 de junio de 2002 que
enmendó la Sección 1143(b) del Código de Rentas Internas, específica un sin
número de situaciones donde se permite otros tipos de relevo como por ejemplo
los primeros $1,500 pagados durante un año natural a la persona que prestó
servicios. Se recomienda a las entidades sin fines de lucro referirse a la Carta
Circular de Rentas Internas Núm. 02-09 para entender los diferentes tipos de relevo
que son aplicables a su organización.
Las cantidades retenidas deberán depositarse a más tardar el día 10 del mes
siguiente a la retención en cualesquiera de las Colecturías de Rentas Internas. El
depósito deberá estar acompañado del Formulario 480.9A, Comprobante de Pago
de Contribución Retenida. Este formulario está disponible en la División de
Formas y Publicaciones del Negociado de Asistencia Contributiva y Legislación,
Oficina 603, del Departamento de Hacienda y en todas las Colecturías de Rentas
Internas.
Las entidades sin fines de lucro que mantengan retenciones deberán rendir,
no más tarde del 28 de febrero del año corriente, una declaración informativa
anual que cubra los pagos y las retenciones del año natural anterior. La declaración
informativa deberá estar acompañada de un Formulario 480.6B por cada proveedor
de servicios y del Formulario 480.5 que contiene el resumen del número de las
declaraciones informativas rendidas. Además, dicha declaración deberá contener el
nombre, dirección, número de cuenta patronal de la entidad, número del Seguro
Social del suplidor del servicio, las cantidades pagadas y retenidas durante el año.
Copias del Formulario 480.6A y 480.6B deberán ser enviadas a cada persona
que recibió el pago no más tarde del 28 de febrero del año siguiente. Además
deberá rendir el Estado de Reconciliación Anual sobre la Retención del 7% (Forma
480.6.B.1) para la misma fecha. La entidad deberá mantener copias de los
certificados de relevo, de haber alguno.
La entidad incurrirá en penalidades, intereses y recargos si no hace la

retención o no la deposita a tiempo. Se cobrará una penalidad de 25% y un cargo
de interés al 10% anual por cualquier insuficiencia determinada. Además, se
pueden cobrar recargos hasta un máximo de 10% de dicha insuficiencia.
Actualización de documentos y auditorías

La organización debe informar al
Departamento de Hacienda los siguientes cambios:
• Cualquier enmienda a los artículos de

incorporación y al reglamento interno;
• Cualquier cambio en el carácter, los propósitos o la forma de

operación;
• Cualquier cambio en el nombre o la dirección (física o postal).
El Departamento de Hacienda audita periódicamente a las entidades sin fines

de lucro para asegurar su cumplimiento con las disposiciones de ley.
Generalmente verifica lo siguiente: (a) si cumple con las actividades para las
cuales se le concedió la exención; (b) si radica la planilla informativa de la
corporación, el modelo 480.7OE; (c) si radica las planillas informativas de pagos y
retenciones requeridas por ley; (d) si cumple con la retención de salarios a los
empleados; y (e) si cumple con la retención en el origen del siete por ciento (7%) a
suplidores de servicio.
El Departamento de Hacienda provee a través de su página en Internet,

http://www.hacienda.gobierno.pr/, el listado de las organizaciones sin fines de
lucro a las cuales se le ha otorgado exención contributiva. Este método sustituye el
anteriormente utilizado que consistía en una Certificación de Vigencia anual que
indicaba que la organización estaba exenta, que la exención era vigente y que dicha
exención no había sido enmendada ni revocada. Actualmente, en la lista se
encuentran las entidades con exención aprobada al 30 de junio del 2001 o las que
se les emitió una Certificación de Vigencia dos años antes de dicha fecha.
Donativos legislativos
Las entidades sin fines de lucro que realicen una actividad pública pueden
solicitar donativos legislativos para sufragar los costos de un proyecto o una
actividad. La entidad deberá cumplir con los siguientes requisitos:
• Estar organizada y constituida bajo las leyes del Estado Libre Asociado.
• Estar inscrita y organizada como una corporación sin fines de lucro en el
Departamento de Estado.
• Llevar a cabo la actividad o función pública para la cual se solicita el
donativo en forma gratuita, a menos que sea necesario añadir un cargo
que represente el costo de llevar a cabo la actividad o función pública.
• Cumplir con todas las leyes y reglamentos del Estado Libre Asociado que
exijan la adopción de ciertas medidas, por ejemplo: permisos de uso,
medidas de seguridad y acceso.
• Mantener vigente una póliza de la Administración del Fondo del Seguro
del Estado.
• Cumplir con todas las leyes y reglamentos que aplican a las entidades
como patronos, por ejemplo: la Ley de Contribución sobre Ingresos y
otras leyes y reglamentos sobre horas y salarios.
• Utilizar solo hasta el 50% del donativo recibido para cubrir gastos
administrativos, excepto en aquellos casos que se obtenga una
autorización especial para utilizar un porcentaje mayor.
• Establecer el derecho a exención contributiva ante el Secretario de
Hacienda.
Para poder someter su solicitud la entidad deberá:

• Radicar la propuesta original y la copia en la Comisión Especial cada año
fiscal. La copia será sellada como prueba de su radicación.
• Incluir copia del certificado de incorporación y registro en el
Departamento de Estado.
• Incluir todos los documentos necesarios que certifiquen que la entidad
cumple con los requisitos a las entidades sin fines de lucro.
• Contar con fondos para el pareo del donativo legislativo por una cantidad
mínima igual al veinticinco por ciento (25%) del costo total de la
actividad o la función.
• Haber sometido el Informe Anual y los Estados Financieros al
Departamento de Estado y Departamento de Hacienda, respectivamente.
• Someter una certificación de la agencia que ejecute la política pública a
la que está relacionada la actividad de la entidad describiendo como ésta
última contribuye al cumplimiento de tal política.
• Presentar certificación de No Deuda con el Gobierno de Puerto Rico. El
Secretario de Hacienda tiene la facultad de deducir del donativo cualquier
cantidad necesaria que cubra el pago de una deuda con el gobierno.
• Presentar cartas de endoso de por lo menos tres (3) personas naturales o
entidades cívicas de la comunidad.
• Incluir algún otro documento que la Comisión le
solicite.
La Comisión Especial Conjunta sobre Donativos Legislativos,

creada mediante la Ley Núm. 113 del 11 de agosto de 1996,
examina cada solicitud y otorga la asignación de fondos. Dicha
Comisión está representada por diez legisladores, cinco del
Senado y cinco de la Cámara. Las prioridades para otorgar donativos legislativos
son: la conservación de la salud pública, la protección y seguridad de las personas,
los programas de instrucción pública, el bienestar social y otros programas que

ayuden a disminuir o solucionar los problemas más apremiantes de la comunidad.
La Ley Núm. 258 del 29 de diciembre de 1995 establece los requisitos,

procedimientos y normas para el otorgamiento de los donativos legislativos. El
propósito de dicha ley es garantizar el trato igual a todas las peticiones recibidas,
asegurar que sólo se otorguen donativos legislativos a entidades cualificadas,
establecer las normas específicas para el uso y control del donativo y lograr que las
agencias custodios elaboren y ejecuten un sistema efectivo de fiscalización para los
donativos bajo su supervisión.
Cada entidad receptora de donativos legislativos tendrá asignada una agencia

custodio quién establecerá las reglas y normas relativas a la entrega, uso y
fiscalización de dicho donativo. En general, la entidad deberá administrar por los
donativos legislativos por las siguientes reglas:
1. Mantener un sistema de contabilidad de los dineros recibidos,

desembolsados y cualquier sobrante.
2. Depositar el donativo en una cuenta bancaria especial, separada de
cualquier otra.
3. Requerir al menos dos firmas para los cheques que se giren en la cuenta y
notificar a la agencia designada la información personal de las personas
que firmaran los cheques.
4. Designar un Agente Fiscal y hacer desembolsos mediante cheques
solamente. No se deberán girar cheques al portador, ni se efectuarán
pagos en efectivo con cargo al Donativo Legislativo. El puesto de
Agente Fiscal no podrá ser ocupado por el director de la entidad.
5. Ser responsable de cualquier reclamación de salario u otro beneficio
adeudado a las personas contratadas para rendir servicios.
6. Radicar en la Secretaria de cada Cámara de la Asamblea Legislativa un
Informe Trimestral sobre los gastos incurridos que se han cargado al
Donativo Legislativo. Se entregará este informe en original y dos copias
y también se entregará copia en la agencia designada.
7. Mantener un libro de minutas de las reuniones de la Junta o del Cuerpo
Directivo.
8. Mantener los cheques, facturas, órdenes de compra y otros documentos
relacionados al donativo actualizados y archivados en un lugar seguro.
Si el donativo es asignado para una actividad pública que se llevará a cabo en

una fecha específica, se entregarán a la agencia custodio todos los documentos
relacionados al donativo incluyendo los comprobantes de pago, para su

conservación. La entrega se deberá hacer dentro de los 30 días después de
realizada la actividad.
Se considerará una violación a la Ley Núm. 258 como un

delito menos grave o grave y será sancionado con una multa no
mayor de $500 o castigado con pena de reclusión por un
término de tres años el que una persona:
• Incurra en violaciones a los reglamentos establecidos.
• Se niegue injustificadamente a entregar los
documentos requeridos.
• Deje de rendir los informes requeridos.
Además a la persona que se le encuentre culpable de violar la
Ley Núm. 258 no se le permitirá participar del donativo
legislativo.
La Ley Sarbanes-Oxley
La Ley Sarbanes-Oxley fue aprobada a nivel federal durante el año 2002 en
respuesta a escándalos ocurridos con diversas corporaciones internacionales. La
ley requiere que las compañías de financiamiento público (“publicly held
corporations”) implementen estándares de administración efectiva para
salvaguardar los activos de las empresas y proteger los intereses de sus accionistas
y de la comunidad en general.
Aunque la ley está específicamente dirigida a las corporaciones de

financiamiento público, las entidades sin fines de lucro deben examinar los
aspectos de esta ley que les podrían ser aplicables y determinar qué prácticas
adoptar de forma voluntaria. De ésta manera, las entidades sin fines de lucro, se
aseguran una administración efectiva y evitan que el Congreso de los Estados
Unidos regule este sector de forma directa. Además los directores de las entidades
sin fines de lucro, al implantar algunas de las provisiones de esta ley en forma
voluntaria, le demuestran a sus constituyentes que están comprometidos con los
principios de sana administración y que trabajan con el debido cuidado para
proteger sus intereses.
Comité de Auditoría competente e independiente

La Ley Sarbanes-Oxley requiere que cada miembro del Comité de Auditoría
sea independiente y forme parte de la Junta de Directores. Según la ley un director
independiente no puede formar parte de la administración y no puede ser
compensado por servicios profesionales, aunque sí puede formar parte de la Junta

de Directores. Además las organizaciones deben contar con al menos un experto
financiero dentro del comité. Se entiende por experto financiero aquella persona
que tiene educación y experiencia como contador público autorizado (CPA),
auditor u Principal Oficial de Contabilidad (Chief Accounting Officer o CAO, por
sus siglas en inglés).
Las organizaciones sin fines de lucro que realizan auditorías externas,

particularmente aquellas grandes y medianas, deben tener un Comité de Auditoría
separado del Comité de Finanzas. Para cumplir con los requisitos de
independencia, los integrantes del comité, deben ser miembros de la Junta que no
sean compensados por sus servicios y que no tengan un interés económico o
ningún otro conflicto de interés con alguna entidad que tenga negocios con la
organización. Además, la organización se debe asegurar de que los miembros de la
Junta que formen parte del comité tengan algún conocimiento financiero, que
comprendan los estados financieros y que puedan tomar decisiones informadas
como parte de sus responsabilidades fiduciarias. Las organizaciones sin fines de
lucro que tienen un presupuesto de $500,000 o más, deben llevar a cabo una
auditoría al año. Las organizaciones más pequeñas deben al menos tener estados
financieros compilados por un contador público autorizado.
Responsabilidad de los auditores

La Ley Sarbanes-Oxley requiere que los socios principales de la firma de
auditoría sean rotados cada cinco años. La ley prohíbe que las firmas de auditoría
provean otros tipos de servicios profesionales a la organización si le provee
servicios de auditoría. Entre los servicios específicamente prohibidos se encuentran
la teneduría de libros, servicios actuariales, servicios legales, diseño e implantación
de sistemas de información y servicios administrativos o de recursos humanos. La
ley también requiere que los auditores de las firmas de contabilidad le reporten al
Comité de Auditoría todas las prácticas y políticas de contabilidad que se utilizan
en la organización, que éstas se discutan con la gerencia y que sean representativas
de cómo la gerencia quiere utilizarlas.
Las entidades sin fines de lucro deben asegurarse de que los auditores, la
firma de contabilidad o el socio principal de la firma sean rotados cada cinco años.
Para evitar conflictos de interés, las entidades sin fines de lucro deben tener
cuidado con los servicios adicionales que reciben de las firmas de contabilidad con
excepción de la preparación de planillas de contribución sobre ingresos que debe
ser aprobada con antelación por el Comité de Auditoría. Además, el comité debe
requerirle a la firma de contabilidad que le provea información sobre las políticas y
las prácticas de contabilidad que se utilizan en la organización y que le provea

información de las discusiones con los administradores de la entidad sobre dichas
políticas y prácticas. Algunas de estas prácticas son la segregación de tareas, el uso
de fondos restringidos y los procedimientos para monitorear fluctuaciones en
inventario. Todas estas prácticas permitirán que el Comité de Auditoría tome
decisiones mejores informadas y que haya una mayor transparencia en los
procedimientos contables de la entidad. También permitirá una supervisión más
efectiva de la administración por parte la Junta de Directores.
Estados financieros certificados

La Ley Sarbanes-Oxley requiere que el Principal Oficial Ejecutivo (Chief
Executive Officer o CEO, por sus siglas en inglés) y el Principal Oficial Financiero
(Chief Financial Officer o CFO, por sus siglas en inglés) certifiquen que la
información presentada en los estados financieros refleja en forma razonable y
apropiada la condición financiera y las operaciones de la organización. Mediante
su firma, el Principal Oficial Ejecutivo y el Principal Oficial Financiero indican
que comprenden a cabalidad la condición financiera de su entidad y aceptan la
responsabilidad de salvaguardar sus activos. Si dichos ejecutivos no firman los
estados financieros, estos deben asegurarse de que entienden dichos reportes y que
la información allí contenida es certera y completa.
Además, la Ley exige que el Principal Oficial Ejecutivo y el Principal

Oficial Financiero no hayan trabajado para la firma de contabilidad que realiza la
auditoría durante el año previo a la misma.
Transacciones entre entes relacionados y conflictos de interés

La Ley Sarbanes-Oxley prohíbe de forma general préstamos a directores y
ejecutivos de las compañías.
Se le recomienda a las entidades sin fines de lucro que no provean préstamos

personales a los directores y ejecutivos de la organización. En el caso en que éstos
se provean deben ser aprobados por la Junta de Directores, se debe documentar
todo el proceso de aprobación y se deben incluir los términos y el valor del
préstamo en la documentación. El objetivo es que todo el proceso sea uno de total
transparencia.
Además, la organización debe mantener una política sobre conflictos de

interés la cuál debe ser divulgada y estar vigente en todo momento. Dicha política
debe proveer unas guías claras sobre el manejo de dichos conflictos para que Junta
de Directores y el personal administrativo puedan tomar decisiones de forma

independiente y objetiva.
Divulgación
La Ley Sarbanes-Oxley requiere un gran número de divulgaciones públicas
que incluyen información sobre los controles internos y correcciones a estados
financieros de años anteriores entre otros. La ley también requiere información
sobre cambios significativos en las operaciones o en la situación financiera de la
empresa.
Para cumplir con los requerimientos de divulgación adecuada, las entidades

sin fines de lucro deben mejorar el envío de sus formas al gobierno para que éstas
lleguen de forma puntual y completa. Una manera de lograr este objetivo es
utilizando los medios electrónicos para someter dichas formas. Además deben
mejorar la certeza de la información que esas formas contienen.
Protección para delatores y confidentes

La Ley Sarbanes-Oxley provee protección a aquellas personas que revelen o
denuncien mediante una confidencia o de manera pública información sobre la
posible comisión de un delito, acciones impropias o fraude a agencias
gubernamentales o reguladoras. También impone sanciones criminales por tomar
represalias contra personas que provean dicha confidencias. Esta sección de la ley
aplica a todas las organizaciones, ya sean con fines o sin fines de lucro.
Las entidades sin fines de lucro deben desarrollar, adoptar y divulgar un

procedimiento formal sobre el manejo de reclamaciones de sus empleados y
prevenir represalias hacia aquellos que divulguen alguna información. Los
administradores de la organización deben atender las querellas de sus empleados
con seriedad, investigar situaciones inusuales y resolver cualquier problema que se
le traiga a su atención. Si la administración opta por no tomar acción, debe
justificar y documentar dicha decisión. La entidad debe desarrollar un sistema de
confidencialidad que motive a los empleados a reportar acciones impropias en la
administración financiera de la entidad. Sin embargo, aún cuando las
reclamaciones de un empleado no tengan fundamento, la entidad no puede tomar
medidas punitivas contra dicha persona.
Destrucción de documentos
La ley convierte en un crimen la alteración, falsificación o destrucción de
documentos para prevenir su uso en un procedimiento oficial como una
investigación federal o una quiebra. El proceso de destrucción de documentos
debe ser monitoreado, justificado y administrado cuidadosamente. Esta sección de

la ley aplica por igual a las organizaciones con fines de lucro y sin fines de lucro.
Las entidades sin fines de lucro deben establecer una política escrita sobre la
retención y destrucción periódica de documentos para evitar la destrucción
accidental de los mismos. La política debe contener guías específicas para el
manejo de archivos electrónicos y correos de voz ya que estos tipos de documentos
tienen la misma importancia que un documento físico en un procedimiento legal.
La política también debe incluir información sobre el archivo de documentos y la
verificación periódica al sistema de manejo de documentos para analizar su
confiabilidad. En caso de que se sepa o se sospeche que pronto ocurrirá una
investigación a la entidad se debe detener todo tipo de destrucción de documentos
para evitar que le sean radicados cargos criminales y le apliquen penalidades
criminales a los administradores o directores de la entidad por obstrucción de una
investigación o de la justicia.
Resumen
• La contabilidad es un sistema de información que provee información clave a
los encargados de una entidad sin fines de lucro para la toma de decisiones.
• Los usuarios internos desempeñan un papel importante en asegurar la

confiabilidad y precisión de la información generada por el sistema de
contabilidad.
• Los estados financieros principales: el Estado de situación, el Estado de

actividades y cambios en activos netos y el Estado de Flujos de Efectivo son los
mecanismos principales para comunicar información financiera a los usuarios.
• La información de contabilidad se basa en unas normas generalmente aceptadas

por la profesión.
• Los informes financieros preparados para uso interno generalmente siguen las
mismas normas de contabilidad que los estados financieros preparados para uso
externo. Sin embargo la gerencia tiene más flexibilidad en cuanto a la
presentación del contenido, el formato y frecuencia de preparación.
• La información financiera puede complementarse con indicadores

operacionales y otra información no financiera para obtener un cuadro más
completo de la organización.
• El presupuesto es una herramienta importante para medir la ejecución de la

entidad contra los planes establecidos.
• Toda entidad sin fines de lucro está sujeta a las leyes estatales y las federales
que rigen el pago de contribuciones, Seguro Social, Medicare, seguro por
incapacidad, seguro por desempleo y otros. La falta de cumplimiento con estas
disposiciones de ley podría tener unas consecuencias serias para la
organización.
• Las entidades sin fines de lucro deben examinar la Ley Sarbanes-Oxley para
determinar que aspectos de la ley le podrían ser aplicables y que prácticas
adoptar de forma voluntaria.
Glosario
Activos Los recursos económicos de la organización. Cualquier
objeto de valor que le pertenezca o que se le adeude
legalmente a la entidad se clasifica como un activo.
Activos con Activos que están sujetos a unas restricciones impuestas
restricciones por el donante. Un ejemplo de este tipo de activo es los
fondos dotales (“endowment funds”).
Activos disponibles Dinero en efectivo u otros recursos que se pueden usar
para cualquier fin de la organización. Ejemplos de estos
activos incluyen efectivo, donativos y cuentas por cobrar,
inversiones a corto plazo e inventario.
Activos fijos Recursos tangibles y de una naturaleza relativamente
permanente que se usan en las operaciones diarias de la
entidad.
Activos intangibles Activos que no tienen sustancia física pero sí un valor
basado en los derechos o privilegios de los dueños.
Algunos ejemplos son: las patentes y los derechos de
autor.
Activos netos Representan la diferencia entre los activos y pasivos de la
entidad. Los activos netos se clasifican de la siguiente
manera: sin restricciones, con restricciones temporeras y
con restricciones permanentes.
Activos netos con La parte de activos netos que resultan de donaciones cuyo
restricciones uso está sujeto a condiciones permanentes impuestas por
permanentes los donantes.
Activos netos con La parte de activos netos que resultan de donativos cuyo
restricciones uso está sujeto a condiciones temporeras impuestas por
temporeras los donantes. Estas condiciones se pueden cumplir
mediante acciones específicas de la entidad o a veces se
eliminan con el tiempo.
Activos netos sin La parte de activos netos que resultan de donativos que no
restricciones están sujetas a restricciones en cuanto a su uso.
Año fiscal Un período de doce meses que define la entidad.
Glosario Página 63
Cambio en activos Representa el incremento neto en los recursos económicos

netos de la entidad como resultado de las operaciones del
período. Es la diferencia entre el ingreso que se devengó
y los recursos que se usaron para cumplir con las
actividades de la organización.
Certificado de Indica la naturaleza de la corporación como una entidad
incorporación sin fines de lucro y describe claramente los propósitos de
la organización. Una vez aprobado, el Departamento de
Estado lo emitirá con el número de registro de la
corporación.
Colegio de Contadores Es una entidad jurídica creada por la Ley 75 del 31 de
Públicos mayo de 1973, según enmendada. Es requisito ser
Autorizados de miembro del Colegio para practicar la contabilidad
Puerto Rico pública en Puerto Rico.
Conservadurismo Principio básico de contabilidad. Establece que dada dos
alternativas igualmente aceptadas por la profesión debe
escogerse aquel método que produzca el ingreso neto o
valor del activo más bajo.
Consistencia Principio básico de contabilidad. Establece que una vez
una entidad escoge un método para registrar una
transacción debe usar el mismo método para registrar
transacciones similares a menos que tenga razones de peso
para cambiar la metodología.
Contabilidad Sistema que mide, procesa y comunica la información
financiera sobre una organización.
Contabilidad a base Sistema de contabilidad que reconoce ingresos y gastos en
de efectivo los libros cuando se recibe o se paga efectivo. Este tipo
de contabilidad se usa en entidades o negocios pequeños
que no tienen operaciones complejas.
Contabilidad a base Sistema de contabilidad que reconoce el impacto
de acumulación financiero de una transacción económica cuando ésta
ocurre. No depende del recibo o desembolso de efectivo
para reconocer la transacción en los libros.
Contabilidad Información de contabilidad preparada para los usuarios
financiera externos; se rige por las normas de contabilidad
establecidas por la profesión.
Glosario Página 64
Contabilidad Se refiere a todo tipo de información económica que

gerencial ayude a los encargados de una empresa a cumplir con los
objetivos de la misma.
Costo histórico Principio básico de contabilidad. Provee un método para
valorizar las transacciones comerciales. Para un activo,
éste es el precio de adquisición y gastos relacionados
como el flete, los arbitrios, los seguros y la instalación.
Para pasivos es el valor de la obligación en el momento
que se contrae.
Costos del período Gastos que no se pueden relacionar directamente con una
transacción específica de ingreso y por tanto se reconocen
en el período en que se incurren.
Departamento de Agencia gubernamental local que se responsabiliza por el
Hacienda cobro de contribuciones individuales y corporativas.
Depreciación Un método de distribuir el costo de un activo sobre el
tiempo estimado en que se espera que éste genere
beneficios para la entidad.
Depreciación Refleja la cantidad total del costo del activo que ha sido
acumulada cargada contra los ingresos.
Divulgación adecuada Principio básico de contabilidad. Requiere que toda
información significativa sobre las actividades y la
condición financiera de la entidad sea divulgada en los
informes preparados para los usuarios externos.
Entidad Cualquier organización o actividad para la que se
mantienen archivos de contabilidad y se preparan los
informes financieros. Principio básico de contabilidad
que considera la entidad económica como separada y
distinta de sus dueños u otras entidades comerciales.
Entidades benéficas Organizaciones sin fines de lucro que proveen servicios a
la comunidad sin cobrar un cargo al usuario.
Estado de actividades Uno de los tres estados financieros principales que provee
y cambios en activos un resumen de todos los ingresos y gastos de la entidad
netos (Statement of durante un período de tiempo (por ejemplo, el año que
Activities) termina el 31 de diciembre de 2XXX).
Estado de flujos de Uno de los tres estados financieros principales que
efectivo (Statement muestra todo el efectivo producido por las operaciones de
of Cash Flows) la entidad como también las actividades de inversión y
financiamiento llevadas a cabo durante el período.
Glosario Página 65
Estado de gastos por Un estado financiero suplementario que detalla los gastos
función de la entidad por programas (por ejemplo: Programa A, B
y C) y tipo de gastos como sueldos, beneficios, renta y
otros.
Estado de situación Uno de los tres estados financieros principales que
(Statement of muestra la posición financiera de la entidad a una fecha
Financial Position) específica (por ejemplo, el 31 de diciembre de 2XXX).
Estados financieros El CPA ha hecho una verificación independiente de la
auditados información presentada.
Estados financieros Pueden ser preparados por un contador público autorizado
compilados (CPA) o por el cliente, pero no hay una verificación
independiente o un análisis de la información contenida en
los estados.
Estados financieros El CPA ha hecho un análisis de tendencias de la
revisados información contenida en los estados, pero no verifica las
transacciones detalladas que sustenta la información
financiera presentada en dichos estados.
Estrategias a largo Definen la dirección general de la entidad y los planes y
plazo acciones a tomar para llegar a las metas trazadas.
Fondos dotales Se establecen con unas sumas de dinero que se invierten
en diferentes valores, bonos o acciones de capital que
pagan intereses y dividendos. La entidad sólo puede
gastar los intereses y dividendos recibidos; no puede tocar
la cantidad principal de la inversión.
Gastos Los costos incurridos en el proceso de brindar los
servicios de la entidad.
Gerencia El grupo de personas con la responsabilidad primordial de
manejar los recursos de la organización.
Indicadores de Mediciones internas o externas que proveen información
ejecución sobre las áreas claves de la organización.
Ingresos Los beneficios monetarios que recibe la entidad.
Ingresos diferidos Estos son los que se cobran antes de brindarse los
servicios o recibirse la mercancía.
Glosario Página 66
Instituto Americano Organización profesional que agrupa los contadores

de Contadores públicos autorizados que practican la profesión en los
Públicos Estados Unidos y sus territorios. Esta organización
Autorizados administra y califica el examen de reválida de Contador
Público Autorizado. (American Institute of Certified
Public Accountants - AICPA)
Junta de Normas de Organización independiente que tiene la responsabilidad
Contabilidad de establecer normas para la contabilidad y la preparación
Financiera de informes financieros. (Financial Accounting Standards
Board - FASB)
Junta de Supervisión Establecida en el 2002 por la Ley Sarbanes-Oxley y tiene
de Contabilidad la responsabilidad de supervisar la profesión de la
Pública (Public contabilidad en los Estados Unidos. Asegura a los
Accounting reguladores, inversionistas y el público en general que los
Oversight Board- estados financieros auditados proveen una información
PCAOB) certera y confiable sobre el bienestar económico de la
compañía.
Ley de Establece un sistema de seguro obrero compulsorio bajo
Compensaciones por un fondo estatal exclusivo llamado la Corporación del
Accidentes del Fondo del Seguro del Estado.
Trabajo
Ley de Contribución Concede una exención contributiva sobre la propiedad
Municipal sobre la mueble e inmueble a la propiedad de cualquier entidad sin
Propiedad de 1991 fines de lucro organizada bajo las leyes de Puerto Rico.
La Ley de Patentes Establece que las entidades sin fines de lucro estarán
Municipales exentas del pago de patentes municipales y que los
ingresos de la corporación obtenidos para sufragar los
fines para los cuales fue organizada no estarán sujetos al
pago de patentes.
Ley Sarbanes-Oxley Requiere que las compañías de financiamiento público
(“publicly held corporations”) implementen estándares de
administración efectiva para salvaguardar los activos de
las empresas y proteger los intereses de sus accionistas y
de la comunidad en general.
Mayor general Libro, archivo o base de datos que contiene todas las
cuentas de una entidad.
Glosario Página 67
Medida monetaria Principio básico de contabilidad. Establece que el dinero

es la unidad de medida más apropiada para registrar y
resumir transacciones.
Misión general Explica la razón de ser de una entidad y sus valores
corporativos.
Negocio en marcha Principio básico de contabilidad. Supone que la entidad
continuará operando por un tiempo indefinido.
Notas a los estados Proveen información adicional sobre los elementos
financieros incluidos en los estados financieros y sobre otra
información de interés.
Número de Número de identificación expedido por el Servicio
identificación Federal de Rentas Internas que se usa para identificar las
patronal cuentas contributivas de los patronos.
Organizaciones con Organizaciones que ofrecen productos y servicios en el
fines de lucro mercado para generar una ganancia monetaria.
Organizaciones sin Organizaciones que se distinguen principalmente porque
fines de lucro no existe un móvil económico en la realización de sus
ingresos.
Otros activos Una categoría que se usa para describir activos
misceláneos como los gastos de organización.
Pareo de ingresos y Principio básico de contabilidad. Establece que cuando un
gastos evento de la empresa afecta tanto a los ingresos como a
los gastos su impacto se deberá reconocer en el mismo
período de contabilidad.
Partidas acumuladas Gastos que han sido incurridos pero no pagados o ingresos
que han sido devengados pero no facturados o cobrados.
Pasivos Las obligaciones de pago o servicio que tiene la entidad.
Período de Define el período de tiempo por el que se medirán las
contabilidad actividades de la entidad en términos financieros.
Póliza regular o Formalizada por un patrono con la Corporación del Fondo
permanente del Seguro del Estado para realizar actividades en locales
o sitios con carácter recurrente y por un período
indefinido de tiempo.
Póliza eventual o Formalizada por un patrono con la Corporación del Fondo
temporera del Seguro del Estado para llevar a cabo actividades en
locales o sitios con carácter ocasional o temporero.
Glosario Página 68
Presupuesto Es una herramienta para enfocar la organización hacia

unos objetivos comunes y planificar el manejo de los
recursos en forma más eficaz y eficiente.
Proceso de Proceso en que se definen las estrategias a largo plazo y la
planificación misión general de la organización.
Punto de la venta Método de reconocimiento de ingreso que reconoce una
venta en el período en que se entregan los bienes al
cliente. De igual manera el ingreso por concepto de
servicios se reconoce cuando se rinde el servicio.
Realización de Principio básico de contabilidad. Define cuándo se
ingresos reconoce un ingreso en los estados financieros.
Retención en el origen Representa una retención en el origen sobre todos los
del 7% pagos efectuados por una persona, corporación o sociedad
que esté dedicada a una actividad de industria o negocio
por servicios prestados en Puerto Rico.
Segmentación de Factor a considerar para definir que información se
programas o necesita para administrar los recursos de una
actividades organización. Consiste en identificar los ingresos y gastos
relacionados a los diversos servicios que se proveen.
Servicio de Rentas Agencia gubernamental federal que se responsabiliza por
Internas (Internal el cobro de contribuciones individuales y corporativas.
Revenue Service)
Sistema de Cuentas Agrupación de transacciones por categorías que describen
la naturaleza de la transacción.
Sustancialidad Principio básico de contabilidad. Considera la importancia
de un artículo y su tamaño relativo en términos
monetarios para determinar su tratamiento contable.
Teneduría de libros Proceso de contabilidad mecánico y repetitivo que
conlleva registrar transacciones económicas y llevar
récords financieros.
Valor en el mercado El valor corriente o actual de un activo.
Valor neto en los La resta del costo original del activo a la depreciación
libros acumulada en el estado de situación.
Variación Es la diferencia entre los ingresos y gastos reales y los
estimados establecidos en el presupuesto.
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1986.
Lianabel Oliver Bigas es una experta reconocida en el campo de la contabilidad gerencial y manejo de costos. Cuenta con
una vasta experiencia en las áreas de contabilidad y gerencia. Fue contralor senior de Apple Computer, Inc. en Cupertino, California
en las áreas de manufactura, distribución y servicio. También se desempeñó como gerente de contabilidad de varias divisiones de
Hewlett Packard Company y formó parte del equipo que comenzó el Centro de Distribución en San José, California y la planta
manufacturera en Aguadilla, Puerto Rico. Fungió como profesora de contabilidad a nivel subgraduado y graduado en la Universidad
de Puerto Rico, Recinto de Río Piedras.
Actualmente, la Sra. Oliver es Presidenta de Pathways PR, Inc., una empresa que provee servicios de adiestramiento y
consultoría en las áreas de gerencia, contabilidad y procesos de negocio en general. Entre sus clientes figuran empresas
multinacionales y locales tales como Popular Inc., GlaxoSmithKline, Pfizer Inc., ICN Pharmaceuticals, Medtronics, Bacardi
Corporation, IPR Pharmaceuticals, la Asociación de Industriales de Puerto Rico, Indulac, Los Cidrines e Industrias Vassallo. Ha
adiestrado a sobre 2,000 profesionales y ejecutivos en diferentes campos a través de sus seminarios públicos y privados.
La Sra. Oliver es la autora de los libros Designing Strategic Cost Systems: How to Unleash the Power of Cost Information (
John Wiley & Sons, 2004), The Cost Management Tool Box: A Manager’s Guide for Controlling Costs and Boosting Profits,
(AMACOM, 2000), y Como entender y usar información financiera: un manual básico para entidades sin fines de lucro, una
publicación conjunta del Colegio de Contadores Públicos Autorizados de Puerto Rico y la Fundación Ángel Ramos. También
contribuyó con un artículo en el libro titulado The AMA Trainers' Activity Book (AMACOM, 2004), una recopilación de las mejores
ejercicios y rompehielos usados por facilitadores del American Management Association (AMA por sus siglas en ingles). Es la autora
del Curso Número 2259 del AMA titulado "The Essentials of Budgeting: From Creation to Application."
La Sra. Oliver ha sido participado en diversas conferencias a nivel nacional e internacional incluyendo la Primera Cumbre de
Manufactura de la Asociación de Industriales celebrada en marzo 2004, la Semana del CPA en el Colegio de Contadores Públicos de
Puerto Rico y en la Convención Anual del Instituto de Contadores Gerenciales celebrada en Chicago, Illinois en junio 2004.
También participó en el Convención Anual de la asociación que comprende los profesionales de recursos humanos, SHRM por sus
siglas en inglés, celebrada en octubre 2004. En el 2004, recibió en premio de la CPA Distinguida del Año en Educación otorgado por
el Colegio de Contadores Públicos Autorizados de Puerto Rico. En mayo 2002, recibió el premio Fundación Ángel Ramos en la
Asamblea Anual de Fondos Unidos en reconocimiento por sus servicios a la comunidad.
La Sra. Oliver tiene una maestría en Administración Comercial de la Universidad de Stanford en California, y un bachillerato
en Artes Liberales con concentración en Psicología y Gerencia de la Universidad de Yale, en Connecticut, de donde se graduó cum
laude con honores en psicología. Es Contador Público Autorizado (CPA) en el Estado Libre Asociado de Puerto Rico y Contador
Gerencial Autorizado (CMA, por sus siglas en inglés). Pertenece a la Junta de Directores de la Fundación Ángel Ramos, una entidad
sin fines de lucro que contribuye a al mejoramiento educativo, cultural, cívico y de salud de la sociedad puertorriqueña. Para más
información, visite http://www.pathwayspr.com

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Cómo entender y usar

Lianabel Oliver Bigas

Fundación Ángel Ramos, Inc.

El Colegio de Contadores Públicos Autorizados de Puerto Rico

Derecho de Propiedad © 1997, 2001, 2005 por Lianabel Oliver Bigas

TODOS LOS DERECHOS RESERVADOS

• Mi ayudante, Karelsa Rivera, quién redactó la sección sobre la Ley Sarbanes-Oxley y

Gracias a todos por sus esfuerzos y apoyo.

Lianabel Oliver Bigas

La contabilidad como sistema de información......................................................4

Los estados financieros básicos.............................................................................13

Conceptos básicos de contabilidad .......................................................................24

Información financiera para uso interno.............................................................32

Aspectos legales y reglamentarios ........................................................................41

La información financiera está relacionada directamente con las actividades

Este manual explica los conceptos básicos de contabilidad para el uso de

• Discutir los conceptos básicos de contabilidad y explicar la responsabilidad

La contabilidad como sistema de información

Los gerentes y empleados a diario toman decisiones que afectan la condición

Esta sección discutirá la contabilidad como un sistema de información

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Ilustración 1-1. La contabilidad como sistema de información.

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Hay usuarios que tienen un interés

económico directo. Estos individuos u organizaciones $ $

albergan algún tipo de interés económico en la empresa.

Otros usuarios tienen un interés económico indirecto. Este grupo se ha

La contabilidad financiera y la contabilidad gerencial

normas que se establecen para llenar unas necesidades en un momento dado.

La contabilidad gerencial se concentra en el usuario interno. Se refiere a

CATEGORIA FINANCIERA GERENCIAL

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Ilustración 1-3. El ciclo de contabilidad

El sistema de cuentas sigue una secuencia lógica que identifica la

Núm. de Cuenta Descripción

Con frecuencia, los usuarios de la información financiera anotan el número

Supongamos que usted compra unos materiales de oficina para su

Las responsabilidades de los usuarios

He aquí algunas sugerencias:

1. Entienda el sistema de cuentas de su organización. ¿Qué transacciones se

2. Asegúrese de que las transacciones estén codificadas correctamente.

3. Revise la información financiera semanal o mensualmente. Esta revisión le

4. Consulte a sus contadores. Cuando usted o sus empleados tengan duda,

Las responsabilidades de los contadores

1. Revisar el sistema de cuentas periódicamente. El propósito de la revisión es

2. Adiestrar personal no financiero en el ciclo de contabilidad incluyendo el

3. Adiestrar personal clave a leer y usar los informes financieros. Los

4. Preparar informes financieros a tiempo. Los informes financieros pierden

5. Tomar la iniciativa de ayudar a los usuarios. Los contadores deben

Organizaciones que influyen en las prácticas de la

• El Instituto Americano de Contadores Públicos Autorizados (American

• El Colegio de Contadores Públicos Autorizados de Puerto Rico es una

• El Departamento de Hacienda es la agencia gubernamental local que se

• La Junta de Supervisión de Contabilidad Pública (Public Accounting

bienestar económico de la compañía. Esta organización, por el momento, no

La contabilidad para entidades sin fines de lucro