¿QUÉ ES LA GESTIÓN DEL TIEMPO?

¿Qué es gestión?

 Del latín gestĭo, el concepto de gestión hace referencia a la acción y a la

consecuencia de administrar o gestionar algo. Al respecto, hay que decir que

gestionar es llevar a cabo diligencias que hacen posible la realización de una

operación comercial o de un anhelo cualquiera. Administrar, por otra parte, abarca

las ideas de gobernar, disponer dirigir, ordenar u organizar una determinada cosa o

situación. La noción de gestión, por lo tanto, se extiende hacia el conjunto de

trámites que se llevan a cabo para resolver un asunto o concretar un proyecto. La

gestión es también la dirección o administración de una compañía o de un negocio.

Autores: Julián Pérez Porto y María Merino. Publicado: 2008. Actualizado: 2012. Definicion.de:
Concepto de gestión (https://definicion.de/gestion/)

Mal citado, no es ni ICONTEC ni APA

 Es la acción de gestionar y administrar una actividad profesional destinado a

establecer los objetivos y medios para su realización, a precisar la organización de

sistemas, con el fin de elaborar la estrategia del desarrollo y a ejecutar la gestión del

personal. Asimismo, en la gestión es muy importante la acción, porque es la

expresión de interés capaz de influir en una situación dada.

(REAL ACADEMIA ESPAÑOLA s.f.) http://www.eumed.net/librosgratis/2013a/1321/gestion.html

Mal citado, no es ni ICONTEC ni APA

¿Qué es tiempo?

 Del latín tempus, la palabra tiempo se utiliza para nombrar a una magnitud de

carácter físico que se emplea para realizar la medición de lo que dura algo que es

susceptible de cambio. Cuando una cosa pasa de un estado a otro, y dicho cambio es
 advertido por un observador, ese periodo puede cuantificarse y medirse como

tiempo.

Autores: Julián Pérez Porto y María Merino. Publicado: 2008. Actualizado: 2012. Definicion.de:
Definición de tiempo (https://definicion.de/tiempo/)

Mal citado, no es ni ICONTEC ni APA

 El tiempo es también conocido como el período de duración en el que se desarrolla

una acción o suceso, sea largo o corto. Nuestra historia esta descrita a través del

tiempo por medio de períodos, etapas, épocas o eras. Por ejemplo: la época del

renacimiento.

Definición de Tiempo. General T – Definista. https://conceptodefinicion.de/tiempo/

Mal citado, no es ni ICONTEC ni APA

¿Qué es la gestión del tiempo?

 La gestión del tiempo es uno de los principales pilares de la productividad en los

negocios. Es una habilidad directiva consistente en el adecuado reparto de este

recurso para desarrollar tareas y proyectos. Optimizar y utilizar bien tu tiempo es

fundamental porque el tiempo es limitado: 24 horas por día y una vida con los días

contados. No se puede comprar el tiempo, incluso si podemos subcontratar algunas

actividades, nunca tendremos tiempo de hacer todo. Al final, no hay nada más

importante para el autónomo que gestionar bien sus horas. En este artículo te

ofrecemos una serie de consejos de productividad y desarrollamos una serie de

métodos y reglas que te ayudarán a administrar mejor tu tiempo:

 Priorizar tres proyectos y definir objetivos
 Pasos a dar y reglas aplicables para gestionar el tiempo en tu negocio
Artículo actualizado el 17/7/2017 y escrito por Infoautónomos.
https://infoautonomos.eleconomista.es/habilidades-directivas/gestion-del-tiempo/
Mal citado, no es ni ICONTEC ni APA

EL TIEMPO EN OTRAS CULTURAS EN LA ACTUALIDAD

El valor del tiempo y su gestión es diferente en cada cultura y en cada persona.

 En muchas lenguas africanas, la palabra futuro no existe, es una dimensión

extremadamente corta y no ofrece ningún interés para ellos. En África se vive en el

presente y en la repetición cíclica de los acontecimientos. La eternidad es algo que

sólo existe en el pasado. ¿En qué se basan para esa afirmación? Si la toman de

alguien hay que dejarlo claro al comienzo. Por ejemplo: para Pepito Pérez

(historiador y antropólogo) el tiempo para algunas tribus africanas toma otra

connotación…
 En EE.UU., el tiempo es dinero. Para la población estadounidense, el tiempo pasa

volando y se debe actuar con rapidez. Los estadounidenses a menudo emplean

términos como ‘perder’ o ‘ahorrar’ junto a la palabra ‘tiempo’ porque para ellos, se

trata de un bien preciado. Mismo comentario. Recuerden que, aunque es un

seminario no se debe perder el carácter investigativo. Si lo quieren hacer de esta

manera (sin tanta profundidad epistémica) me avisan. Pero, si quieren un estudio

con mayor acogida académica debe propender por siempre justificar todo, con base

en otros. No es prudente afirmar todo el tiempo.

 En Australia, Alemania, Países Bajos, Austria y los países escandinavos, el tiempo

que se consume trabajando coma es tiempo bien aprovechado.

 La población del sur de Europa es multiactiva: cuantas más cosas puedan hacer al

mismo tiempo, más felices y satisfechas se sienten. En estas sociedades el tiempo

puede ser manipulado independientemente de la hora que marque el reloj. Las

reuniones pueden alargarse o durar menos dependiendo del tema que se debata o la

gente que asista.

 Para los españoles, los italianos y los árabes, la mejor manera en que uno puede

invertir su tiempo es simplemente estando en compañía de otras personas.

 Un antiguo proverbio español dice que «el tiempo es oro», para expresar que el

tiempo es muy valioso en nuestra cultura; en inglés este mismo proverbio es algo

más definido y punto y coma cambia la palabra oro por la palabra dinero: «time is

money».
 En cuanto a un buen uso del tiempo, en Alemania, Japón, Suiza y Finlandia la

puntualidad es la base intrínseca de su cultura coma y no llegar a la cita se considera

una falta de respeto.

 En general coma los países que forman parte de la cultura occidental están

obsesionados con la puntualidad. La vida social y profesional de estas personas gira

en torno a un reloj. Se «ahorra tiempo», se «gasta tiempo», se «invierte el tiempo de

forma inteligente» o «se desperdicia el tiempo». Los relojes «corren» y el tiempo

«vuela».
 Para la población francesa, terminar la reunión a la hora exacta prevista es lo

normal, aunque no se hayan terminado de ver todos los puntos del orden del día. La

explicación es sencilla: un respeto absoluto por los interlocutores y su tiempo, con

más razón si hay otra reunión prevista a continuación.

 En el mundo musulmán se siguen dos calendarios: por un lado, el musulmán basado

en el ciclo lunar, y, por otro lado, el comúnmente aceptado del gregoriano difundido

por las culturas europeas.

  En Japón, las personas trabajadoras no se sienten cómodas de salir del empleo antes

que lo haga quien supervisa. Esto deriva en que el día laboral rebase los horarios

establecidos y los espacios del centro de trabajo. Los empleados japoneses a

menudo cenan, hablan de negocios y socializan con sus colegas ya bien entrada la

noche. En efecto, la jornada laboral japonesa suele ocupar más de ocho horas.
 En Japón, Taiwán, China, Hong Kong y Singapur, es común salir, cenar y cantar en

un karaoke con los compañeros de trabajo. Se dice que estas horas de esparcimiento

ayudan a mantener el ritmo y contribuyen a eliminar el estrés laboral.

Zapata, Auxiliadora; Rodríguez, Gloria; Zapata, Alejandra. Alcobendas.Org. Guía de la gestión del tiempo.

[en línea]. Disponible en: < https://www.alcobendas.org/recursos/doc/Mujer/1975317228_27520168351.pdf>

Cada que incluyan una cita se debe hacer una reflexión crítica sobre ella, no se trata solo de copiar y pegar.

Ustedes están tomando como cierto muchas afirmaciones que hizo una sola persona que desconocemos, tanto

personalmente como en el mundo académico. Pilas con eso.

¿Qué es la eficiencia?
La eficiencia se refiere a la relación existente entre esfuerzo y resultado. Se entiende que un

resultado obtenido es producto del esfuerzo desarrollado. Si se obtienen más resultados de

un esfuerzo determinado, se habrá logrado una eficiencia. Ahora bien, si se puede obtener

el mismo resultado con menos esfuerzo, se habrá incrementado la eficiencia. En otras

palabras, la eficiencia consiste en realizar un trabajo o una actividad al menor costo posible

y en el menor tiempo, sin desperdiciar recursos económicos, materiales y humanos; pero a

la vez debe implicar calidad al hacer bien lo que se hace.

¿Qué es la eficacia?

la Eficacia es la habilidad para alcanzar los objetivos que se establecen con la menor

inversión posible, a la vez que el uso inteligente de recursos. Entonces, la Eficacia está
relacionada con los resultados en relación al cumplimiento de metas y objetivos. Por ello,

para ser eficaz se deben priorizar tareas en orden de prioridad, que contribuyan al logro de

objetivos y metas previstas, asegurando que valga la pena lo que se haga y que conduzca a

un fin determinado.

Hay que introducir esto como una tabla o figura, dependiendo de la norma que vayan a usar. A
mí aún no me queda claro cuál es, porque están utilizando las dos, y, a veces, una que no
corresponde ni siquiera a esas dos-

¿Qué es efectividad?
Efectividad, hace referencia al nivel de satisfacción logrado para la realización y/o

resultados de actividades realizadas, más aún cuando llega al ámbito social. La Efectividad

tiene su relación con la eficiencia y la eficacia, cuando de forma austera y objetiva se

logran resultados de utilidad para la entidad y la sociedad.

Dicho de otra forma, la efectividad se alcanza en todas las áreas de la vida cuando

aplicamos en ellas el equilibrio entre los resultados (Grado de eficacia) y la forma en que

utilizamos los recursos para obtenerlos (Grado de eficiencia).

Pérez Ortuño, Pablo. Gestión eficaz del tiempo. Región de Murcia. [en línea]. Disponible en: <
http://www.carm.es/web/integra.servlets.Blob?ARCHIVO=0-2794_Gesti%F3n%20del
%20tiempo.pdf&TABLA=ARCHIVOS&CAMPOCLAVE=IDARCHIVO&VALORCLAVE=33423&CAMP
OIMAGEN=ARCHIVO&IDTIPO=60&RASTRO=c%24m2809 > (Citado en 2013).

LADRONES DEL TIEMPO

Deben definir, primero, a qué se refieren con “ladrones del tiempo” y, si tomaron esa

teoría de alguien se debe hacer la respectiva mención

Externos

 Interrupciones: Las interrupciones son, probablemente coma el ladrón del tiempo

más importante. Estas interrupciones suponen un doble perjuicio, por un lado,

absorben un tiempo importante. Una media optimista, de un par de minutos por

interrupción, supone ya más de dos horas diarias dedicadas a responder a estas

 interrupciones, que a veces “sólo a veces” entre comas, no entre comillas, son parte

del propio trabajo.

 Teléfono: El teléfono puede ser tu mejor aliado, pero mal aprovechado tu peor

enemigo. ¿En qué se basan para afirmar? Toda afirmación se debe justificar
 Impuntualidad: El valor de la puntualidad es necesario para dotar a nuestra

personalidad de carácter, orden y eficacia, pues al vivir este valor en plenitud los

valores son un constructo social, por lo que no “viven en plenitud”, busquen otra

manera de redactar eso estamos en condiciones de realizar más actividades,

desempeñar mejor tu trabajo, ser merecedores de confianza. La falta de puntualidad

habla por sí misma, de ahí se deduce con facilidad la escasa o nula organización de

nuestro tiempo, de planeación en nuestras actividades y coma por supuesto coma de

una agenda.
 E-mail: Es quizás la herramienta tecnológica de trabajo más productiva y relevante

aportada por las nuevas tecnologías (TICs), pero también la que arrastra una pérdida

de tiempo importante. Al ser una puerta de libre acceso, se cuelan los no invitados y

los indeseados. La pérdida de tiempo aumente con la tendencia “necesidad

psicológica o deferencia de atender inmediatamente a los mensajes”. Provoca

interrupciones constantes, debido a la práctica de mantenerlo abierto; incluso

algunas personas activan alarmas que avisan cuando llega un nuevo mensaje.

Existen abusos al enviar correos a todo el mundo sobre asuntos que conciernen sólo

a una parte.
 Reuniones: Suelen ser uno de los factores que acarrean más pérdida de tiempo

porque no son necesarias, por lo que la pérdida de tiempo se multiplica por el

número de asistentes y predispone negativamente hacia las mismas, punto en

muchas ocasiones resultan bastante improductivas y en muchas ocasiones no están

planificadas y no tienen un tiempo limitado.

 Pérez Ortuño, Pablo. Gestión eficaz del tiempo. Región de Murcia. [en línea]. Disponible en: <
http://www.carm.es/web/integra.servlets.Blob?ARCHIVO=0-2794_Gesti%F3n%20del
%20tiempo.pdf&TABLA=ARCHIVOS&CAMPOCLAVE=IDARCHIVO&VALORCLAVE=33423&CA
MPOIMAGEN=ARCHIVO&IDTIPO=60&RASTRO=c%24m2809 > (Citado en 2013).

Ustedes me dirán bajo qué grado de exigencia trabajamos.

LOS LADRONES DEL TIEMPO

Los ladrones del tiempo son los diferentes factores negativos que nos impiden aprovechar

con efectividad el tiempo con el que contamos. Algunos ladrones de tiempo son inevitables

y necesarios, otros, sin embargo, deben tratar de reducirse parcial o totalmente. El uso

óptimo del tiempo es una habilidad que, con práctica y método, puede aprenderse. Esto
debería ir arriba, donde les hice el comentario sobre ello. No me pueden hablar de una cosa

y mucho después definirla para saber a qué se van a referir cuando hablan de ello.

 Algunas personas de nuestro alrededor.

 Interrupciones: nos impiden trabajar de forma continuada, obligándonos a trabajar y

parar, a trabajar y parar, a trabajar y parar. En lugar de tener «jornada de trabajo»

sólo logramos tener «momentos de trabajo». Ratos puntuales de cinco, diez o quince

minutos hasta que llega la próxima interrupción. Cada vez que se produce una

interrupción puedes llegar a tardar hasta 10 minutos en recobrar completamente la

concentración.
 Improvisación: planificar es anticipar y prepararse para tu día a día. Si planificas

bien tus tareas sabrás identificar mejor la importancia –no la urgencia – de las tareas

y estarás más preparado para hacer frente a los imprevistos, las crisis, los problemas

y los encargos de última hora.

 Reuniones: la mayoría de las reuniones en las que participamos no son del todo

productivas. Es frecuente salir con la sensación de pérdida de tiempo.

 Email: nadie nos ha enseñado a trabajar con el correo electrónico. Un día nos

pusimos delante del ordenador y empezamos a comunicarnos con todo el mundo de

una forma intuitiva, sin reglas aprendidas. Ensayo y error, con la pérdida de tiempo

que esto implica y los posibles malos hábitos que hayamos adquirido en el camino

del aprendizaje.
 Teléfono: demasiadas pocas veces nos ayuda a conseguir nuestro objetivo, a mejorar

la productividad… Nos enrolamos en conversaciones largas, intrascendentes, sin un

sentido claro… a veces incluso contestamos instintivamente a cualquier llamada,

aunque estemos en plena conversación con otra persona. Somos incapaces de

ignorar y apagar el móvil cuando estamos centrados en otros asuntos. Son malos
 hábitos que nos hacen desconcentrarnos, perder energía e ilusión por nuestro

verdadero objetivo e incluso destruye nuestro descanso.

¿A qué se debe esa enumeración caótica? Me están haciendo una lista sin haberla

introducido. Definieron “ladrones del tiempo” y luego, sin conexión ni conector

explicativo alguno, me presentan una lista. Recuerden que todo texto es una unidad,

bajo esa premisa, todo debe estar concatenado.

Los ladrones del tiempo nos hacen peores: provocan desorganización, ineficacia,

desconcentración, lentitud, distracción y estrés. Nos alejan de nuestro objetivo, de

conseguir las cosas que queremos, las tareas, los proyectos profesionales o personales que

realmente nos importan. Así que es fundamental reconocerlos, combatirlos y vencerlos si de

verdad que deseamos gestionar mejor nuestro tiempo. No hay desarrollo crítico, propio de

una investigación. Solo afirmaciones, que pueden ser refutadas fácilmente. Primero deben

hacer una argumentación sólida y luego sí ya lleguen a afirmaciones (ligeras, no tajantes,

pues la verdad absoluta obedece a los intereses ideológicos de cada persona)

Zapata, Auxiliadora; Rodríguez, Gloria; Zapata, Alejandra. Alcobendas.Org. Guía de la gestión del tiempo.
[en línea]. Disponible en: < https://www.alcobendas.org/recursos/doc/Mujer/1975317228_27520168351.pdf>
LADRONES DE TIEMPO Por qué tres títulos iguales, metan todo en una sola sección
Los ladrones del tiempo presentan un doble impacto negativo: son derrochadores y

fragmentadores de tiempo, puesto que hacen pasar de lo productivo a lo improductivo,

desequilibrando la asignación de prioridades.

 Visitas:

Las visitas coma tanto internas como externas, suelen ser una fuente común de

interrupciones.

¿Cómo librarse de las visitas o hacer que duren lo menos posible?:

 Interceptación por la secretaria o equivalente: algunos filtros como un/a secretario/a

o un recepcionista, pueden ser muy útiles a la hora de desalentar al visitador

inoportuno. ¿¿¿???
 Trabajar en otro lugar: siempre que se pueda, puede ser muy práctico p.ej. escriban

completo, esa abreviatura no es permitida… reservar una sala de reuniones en la que

poder estar tranquilos, concentrados y sin interrupciones.

 Agrupar visitas: siempre que se pueda tratar un mismo tema de forma conjunta, se

puede ahorrar tiempo y facilitar la comunicación entre los participantes.

 Interceptar a la visita fuera del sitio de trabajo
 Delimitar claramente la duración de la visita
 Permanecer de pie
 Lenguaje no verbal: haciendo uso de la comunicación no verbal, se puede transmitir

prisa, nerviosismo, ansias por acabar la visita…

 Visitar antes de que visiten: se podrá controlar mejor el tiempo de la reunión.

 Llamadas telefónicas
Tanto las llamadas recibidas, como las emitidas, son unos de los principales ladrones de

tiempo. Sin olvidar que es un instrumento necesario, se puede intentar ganar tiempo y

mejorar la calidad de las prestaciones telefónicas tratando de:

Llamadas recibidas:
 Establecer filtros adecuados (secretario/a, recepcionista.)
 Establecer períodos preferentes de recepción de llamadas

Llamadas emitidas:
 Agrupar las llamadas
 Preparar las llamadas
 Tomar notas: ayudará a preparar las llamadas si son periódicas y a no perder tiempo

pensando lo que se dijo o a lo que se acordó en conversaciones anteriores.

 Elegir el momento oportuno tanto para el que realiza la llamada, como para el que la

recibe.
 Reuniones
Una reunión mal preparada y controlada puede hacer perder una gran cantidad de tiempo,

especialmente cuando se tienen varias al día o a la semana. Respecto a la mejora de la

gestión de las reuniones, es interesante tener en cuenta los siguientes puntos:

 Convocar / asistir sólo a las imprescindibles

 El objetivo de la reunión ha de estar muy claro y en términos de resultados.
 Preparar la reunión con antelación: enviar convocatoria + agenda a los participantes

adecuados.
 Límites de tiempo: ¡¡Puntualidad!!
 Control de la reunión: Centrarse en el tema
 Participar positivamente.
 Hacer Acta con: Acciones/decisiones, responsables y método de seguimiento.

 E-mails, Redes sociales

El gran abanico de posibilidades de comunicación actual, tanto interna como externa a la

empresa, aporta grandes ventajas a la hora de facilitar la comunicación con compañeros,

clientes, proveedores, etc, pero también supone un ladrón de tiempo cada vez más patente,

latente, supongo, una patente es otra cosa que realmente llega a “enganchar”.
Mengual, Ana; Juárez, David; Sempere, Francisca; Rodríguez Alejandro. La gestión del
tiempo como habilidad directiva. Revista de investigación. (octubre, 2012). 25p.

MATRIZ DE EISENHOWER
El orden de prioridad en una tarea vendrá determinado por el grado de contribución de esa

tarea a la consecución de los objetivos. Todas las tareas que desarrolla una persona tienen

un diferente grado de importancia y de urgencia, normalmente en diferente proporción.

Para saber si estamos realizando nuestras tareas de una manera eficiente, vamos a acudir a

la llamada “MATRIZ DEL TIEMPO”. Esta matriz, a través de variables de doble entrada

coma nos va a facilitar no sólo desde el 2010 ya no se tilda la comprensión, sino que

además nos brindará una herramienta útil para luego “practicar el modelo propuesto”.
Introducir bien la tabla o figura

Estas premisas también se adecuan a las organizaciones, más allá del tipo de organización

que se trate: Primero, el que identifica a un grupo de personas que voluntariamente se

agrupan para desarrollar tareas a través de las cuales esperan transformar la realidad.

Segundo, la propia distribución y coordinación de esas tareas y actividades.

Lo Urgente está dado por las tareas y actividades que exigen de nosotros una atención

inmediata. Podemos definir a la atención de lo Urgente como toda tarea o actividad en la

que ejercitamos nuestra capacidad de respuesta actual a los desafíos que se nos presentan.

El otro aspecto a integrar es la atención de lo Importante. Definimos así a las actividades

que se ocupan de atender lo que da le da sentido a la existencia a largo plazo a una

organización: Lo que constituye la razón de ser o Misión. Al igual de lo que pasaría en

nuestro plano personal, la definición de lo que resulta Importante para una organización, es

lo que nos permite trascender nuestra realidad actual proyectándonos hacia el futuro.

Cuadrante 1: Urgente y más importante.

Son actividades que, de no ser atendidas, veríamos amenazada nuestra existencia hoy:

proyectos con fechas de cierre y con tiempo límite, vencimientos, resolución de problemas

inmediatos, etc. Toda actividad que presiona sobre nosotros y signifique una gestión
orientada a resolver problemas, enfrentar crisis, etc. coma caracteriza a este cuadrante. Este

cuadrante es al que coloquialmente llamamos “CRISIS”.

Introducir tabla o figura

Cuadrante 2: Más Importante y No Urgente.

Este cuadrante se refiere a aquellas cuestiones que, si bien están más lejanas en cuanto a

plazos de tiempo para su resolución, son las que permiten nuestro aprendizaje, organización

y mejora.

En alguna medida, aprender significa sacrificar parcialmente nuestro bienestar actual en pos

de una mejora futura. Ejemplos son: Planificar mejoras, construir relaciones, priorizar,

organizar, capacitar, prevenir riesgos, anticiparse a tendencias, resolver conflictos antes de

que se transformen en crisis, descanso y recuperación de energías personales, etc. Lo Más

Importante y No urgente representa el desarrollo de las capacidades para mejorar la

respuesta a desafíos futuros.

Pero además coma este cuadrante y lo que coloquemos en él, determina a todos los demás:

Sin Importante, no puede haber Urgente. Poner primero, lo primero (es decir lo

Importante), será nuestra consigna. Como estas cuestiones están más lejanas en el tiempo
para su resolución, no presionan sobre nosotros. Coma Sino, que coma nosotros debemos

presionar sobre ellas.

Ya saben qué hacer

Cuadrante 3: Urgente y menos Importante: dos cosas, después de dos puntos siempre

va minúscula, a no ser que empiecen con nombres propios, y, por otro lado, no usen

mayúsculas en las palabras que consideran importantes.

Compone este cuadrante todas las interrupciones, cuestiones inmediatas, imprevistos,

reuniones no planificadas, etc. En general, representan deseos y necesidades de las demás

personas que se transforman en solicitudes explícitas hacia nosotros y nos distraen de las

tareas de los Cuadrantes 1 y 2.

Ceder a estas solicitudes es una tentación constante coma ya que de ellas deriva muchas

veces nuestra popularidad y aceptación personal frente a las demás personas.

Aunque podemos comprobar que el costo de ceder, significa postergar nuestros deseos y

aspiraciones. Recuerda en la academia no se tutea, le quita formalidad al texto el apartado

de esta unidad sobre “No saber decir NO”.

Introducir tabla

Cuadrante 4: No Urgente y Menos Importante:

Actividades de evasión, algunas llamadas de teléfono, trivialidades, ocio no planificado,

pérdidas de tiempo, etc. Muchas veces, el pasar demasiado tiempo en este cuadrante puede

acarrear una crisis por falta de previsión y preparación adecuada para enfrentar nuestros

problemas. La indiferencia o la culpa son subproductos emocionales resultantes de este

cuadrante.

Pérez Ortuño, Pablo. Gestión eficaz del tiempo. Región de Murcia. [en línea]. Disponible en: <
http://www.carm.es/web/integra.servlets.Blob?ARCHIVO=0-2794_Gesti%F3n%20del
%20tiempo.pdf&TABLA=ARCHIVOS&CAMPOCLAVE=IDARCHIVO&VALORCLAVE=33423&CAMP
OIMAGEN=ARCHIVO&IDTIPO=60&RASTRO=c%24m2809 > (Citado en 2013).
MATRIZ DE ADMINISTRACIÓN DE TIEMPO. PRIORIZACIÓN minúscula
La utilización eficiente del tiempo se basa en la orientación de las tareas a la consecución

de los objetivos. Por lo tanto, el establecimiento de prioridades es primordial a la hora de

gestionar el tiempo.

Priorizando, es decir, estableciendo eviten gerundios, es preferible el infinitivo un orden en

las tareas diarias, se puede evitar la tiranía de lo urgente y ayuda a centrarse en lo

importante.

Para poder establecer una clara prioridad de las actividades planificadas, se deben de

clasificar estas como:

 Tareas urgentes e importantes: se trata de tareas prioritarias en cuanto a que están

contempladas dentro de los objetivos, pero que, por falta de planificación o

imprevistos de última hora, son urgentes y no se pueden demorar más.

 Tareas urgentes y no importantes: son tareas que han de ser realizadas ya, pero que

no son importantes puesto que su realización no aporta valor en el cumplimiento de

los objetivos.
 Tareas no urgentes e importantes: son tareas contempladas como parte de los

objetivos, las cuales se han sabido o podido planificar correctamente, con lo cual se

pueden realizar con perspectiva.

 Tareas no urgentes y no importantes: son tareas que ni son importantes para el

cumplimento de los objetivos, ni son apremiantes.

¿Y la “tabla 1” dónde está? Nunca enumeraron ni introdujeron las tablas. Por cierto, eviten

eso de “elaboración propia”. Si la hicieron ustedes no se pone la fuente.

Si el gestor se centra en trabajar siempre en actividades importantes, pero con carácter

urgente, se deja atrapar por el día a día, con lo cual pierde la perspectiva, no le da tiempo de

planificar, prever, pensar. Y acaba apagando fuegos, con el consecuente cansancio y estrés.

Si se acostumbra a trabajar en el cuadrante III, acaba comportándose igual que con el

cuadrante I, en cuanto al carácter de urgencia, pero peor aún, pues se está centrando en

tareas que no le ayudan a conseguir sus objetivos, con lo cual pierde el control, centrándose

solo en el corto plazo.

Si trabaja en el cuadrante IV, nunca podrá llegar a realizar tareas de responsabilidad, ni

tareas que le permitan cumplir objetivos y progresar y aportar en su trabajo. Usen

conectores, si no los usan los párrafos parecen textos independientes. Es un problema

recurrente en todo el texto.

Por lo tanto, así, ahora replíquenlo en los demás párrafos debe de procurar trabajar siempre

en el cuadrante II: puesto que trabajará con visión, de manera equilibrada, con tiempo para

planificar, controlar, pensar y de centrarse en el cumplimiento de sus objetivos y en crecer

con la empresa (según se aprecia en la Tabla 4).

La anterior tabla a esta es la “2”, pero esta es la “4”. ¿Y la tres?

Mengual, Ana; Juárez, David; Sempere, Francisca; Rodríguez Alejandro. La gestión del
tiempo como habilidad directiva. Revista de investigación. (octubre, 2012). 25p.
Este «Principio de Eisenhower» usen comillas inglesas si van a trabajar APA se dice que

resume su forma de trabajar y fue la clave de su gran éxito político y personal.

Analizaremos las claves de este principio para que nos ayude a mejorar la gestión de

nuestro tiempo, diferenciando entro lo urgente y lo importante. Son cosas que ya sabemos,

pero conviene releerlas para poder empezar a aplicarlas y así conseguir el cambio deseado.

Las tareas urgentes

• Están en la lista y requieren atención inmediata.

• Nos llevan a estar a la defensiva.
• Exigen prisa y normalmente un enfoque alto para ser realizadas.
• Se realizan en «modo estrés».
• No hacerlas a tiempo tiene consecuencias inmediatas.
• Suelen estar relacionadas con las prioridades de otras personas.

Las tareas importantes

• Contribuyen a nuestra visión a largo plazo, a nuestros valores y a nuestros objetivos

personales y profesionales.
• Pocas veces son también tareas urgentes.
• Nos hacen trabajar en «modo relajado».
• Hacerlas nos da tranquilidad y nos ayuda a pensar más y mejor en nuevas
oportunidades.
 ¿Y ese gráfico qué o qué? De dónde viene y qué representa. Introduzcan y enumeren.

Cuadrante 1 lo urgente e importante

Entran todas las tareas que son urgentes e importantes. Redacción Una parte de ellas las

podrías haber planificado, otras sin embargo ocurren de forma inesperada e imprevista. El

objetivo es planificar las tareas de este cuadrante y evitar dejarlas para el último minuto. A

parte están las que se clasifican como «problemas» o «crisis». En tal caso, lo mejor es

planificar tiempo libre para dedicarnos a estas tareas no previstas y al mismo tiempo

urgentes e importantes. Cuando llegue el momento de crisis, será necesario volver a

planificar el resto de tareas alrededor. Todas estas tareas exigen atención inmediata y

contribuyen a aportar a nuestras metas a largo plazo, nuestro propósito y valores vitales.

Resolver las tareas urgentes e importantes nos motiva y nos da energía porque nos deja la

sensación de control de la situación.

Algunos ejemplos:

• Entregar un proyecto de trabajo en una fecha límite.

• Presentar la declaración de la renta antes de la fecha máxima.
• Visitar en el hospital a alguien que ha tenido un accidente.
• Llevar el coche al taller porque no arranca.
 • Preparar el informe de resultados semanal para mi jefa.
• Reparar la fuga de agua en la cocina.
• Contestar a una oferta de trabajo interesante.

Por lo que estamos viendo, las tareas de este primer cuadrante tienen una prioridad total y

requieren todo nuestro tiempo y atención.

Cuadrante 2 lo no urgente e importante

Aquí están todas las tareas que no tienen una fecha límite definida, no se pueden considerar

como urgentes. Sin embargo, son importantes en la medida que contribuyen a

desarrollarnos personalmente, a conseguir metas en el trabajo o el proyecto de vida

planteado.

Algunos ejemplos de tareas importantes, pero no urgentes:

• Contratar un plan de pensiones.

• Reservar las vacaciones de verano.
• Practicar deporte.
• Estar con la familia.
• Meditar.
• Planear una escapada de fin de semana.
• Llevar el coche a revisión.
• Llamar a la abogada para hacer seguimiento del expediente.

Cuadrante 3 lo urgente pero no importante

Las tareas de este cuadrante requieren nuestra atención porque son urgentes, pero no nos

ayudan en nada a cumplir nuestras metas importantes. Casi siempre tienen que ver con las

prioridades de otras personas. Suelen ser interrupciones de otras personas en nuestro

trabajo, o en nuestra vida y nos impiden enfocarnos en lo importante.

Algunos ejemplos de tareas urgentes, pero no importantes:

• Llamadas telefónicas (la mayoría no son importantes).

• Notificaciones o avisos en la pantalla del ordenador o del móvil: WhatsApp,
Facebook, Twitter, Instagram, Pinterest, ten valor y ponlas en silencio y entra
sólo cuando quieras.
• Emails (sólo el 0.5% son urgentes e importantes).
• La compañera de trabajo que está pasando por una mala época en su vida en
pareja y se sienta en tu mesa casi llorando. Sí, es verdad, está sufriendo y
necesita consuelo, pero el trabajo no es el sitio adecuado.
• Ver la nueva temporada de «Juego de Tronos».

Cuadrante 4 lo no urgente y no importante

Estas tareas no nos estresan, no contribuyen a alcanzar nuestros objetivos, suelen ser meras

distracciones.

Algunos ejemplos:

• Navegar en internet viendo webs que nos aportan nada.

• Revisar las redes sociales constantemente.
• Mirar las noticias del corazón en la tele.
• Comer durante más de una hora.
• Quedarse en la puerta del cole criticando a profesores u otras familias.

Zapata, Auxiliadora; Rodríguez, Gloria; Zapata, Alejandra. Alcobendas.Org. Guía de la gestión del tiempo.
[en línea]. Disponible en: < https://www.alcobendas.org/recursos/doc/Mujer/1975317228_27520168351.pdf>

LEYES DE LA GESTION DEL TIEMPO

 1. LEY DE PARKINSON
Pero no debemos olvidar que:

“El esfuerzo sólo se justifica en los resultados finales que produce”.

Cuando no nos imponen o autoimponemos fechas límite tendemos a ocupar todo el tiempo

del que disponemos para realizar una tarea y no utilizamos el tiempo que realmente

requiere la realización de la tarea. Según esta ley existe una relación entre el tiempo

dedicado a una tarea y los resultados obtenidos, relación que se representa en la siguiente

gráfica:

Con el tiempo T´ se obtiene un resultado R´. El rendimiento máximo es R´/T´. Cada punto de

inflexión define una zona de utilización del tiempo.

Ya saben qué hacer con lo de los gráficos

2. LEY DE PARETO

El 20% de las acciones provoca el 80% de los resultados, y a la inversa

Es decir, lo esencial suele absorber poco tiempo, mientras que lo accesorio ocupa mucho

tiempo. Siempre es necesario preguntarse ¿Por qué hacemos esto? Si no somos capaces de

respondernos es porque no es importante que lo hagamos.

 3. EL CRITERIO ABC

El criterio ABC recuerda que una pequeña parte del tiempo de trabajo produce la mayor

parte de los resultados:

• El 15% de las actividades origina el 65% de los resultados. A este grupo lo

llamamos A.
• El 20% de las actividades origina el 20% de los resultados. A este grupo lo

llamamos B.
• El 65% restante de las actividades tan sólo aporta el 15% de los resultados que falta.

A este grupo lo llamamos C.

¡Ya saben!

Obviamente, es esta parte A de las actividades la que debe recibir prioridad absoluta y

bastantes de las C merecerán una delegación, una ejecución rápida (con el menor

consumo posible de tiempo), o incluso el olvido.

4. LEY DE MURPHY

1. Nada es tan sencillo como parece.

2. Todo lleva más tiempo de lo que debería.

3. Si algo puede fallar acabará por fallar y seguro que en el peor momento.

¿Y esa lista? Deben introducirla

La primera nos recuerda que no debemos fiarnos de nuestras impresiones y debemos medir

de manera objetiva, con un cronometraje preciso, los tiempos que nos lleva la realización

de diferentes tareas, teniendo en cuenta su complejidad objetiva.

La segunda nos sugiere que nos pongamos plazos para completar las tareas, lo que exige

una labor de planificación y programación importante.

La tercera, nos hace reflexionar sobre la importancia de hacer las cosas cuanto antes, no

dejarlo para el último memento y dejar espacios de tiempo para imprevistos.

ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA. Gestión eficaz del tiempo. [en línea]. <
http://www.carm.es/web/integra.servlets.Blob?ARCHIVO=02794_Gesti%F3n%20del
%20tiempo.pdf&TABLA=ARCHIVOS&CAMPOCLAVE=IDARCHIVO&VALORCLAVE=33423&CAMP
OIMAGEN=ARCHIVO&IDTIPO=60&RASTRO=c%24m2809 > [citado en 2013].
 1. EL PRINCIPIO DE PARETO

También llamada ley 20/80

“El 20% del tiempo de trabajo de una persona, contribuye al 80% de los resultados y

viceversa”.

El nombre de Pareto fue dado por el Dr. Joseph Juran en honor al economista italiano

Vilfredo Pareto (1848 – 1923), quien realizó un estudio sobre la distribución de la riqueza

en el cual descubrió que la minoría de la población poseía la mayor parte de la riqueza y la

mayoría de la población poseía la menor parte de la riqueza. Con esto estableció la llamada

“Ley de Pareto”, según la cual la desigualdad económica es inevitable en cualquier

sociedad. Eso es lo que deben hacer con las “leyes” anteriores. Bien :D

Este principio de Pareto, puede ser aplicado a la gestión del tiempo, de forma que, el 20%

de nuestro tiempo lo dedicamos a las cuestiones verdaderamente productivas e importantes,

y el 80% de nuestro tiempo restante lo dedicamos a cuestiones con menos productividad.

El 80% de lo que hacemos tiene muy poco impacto y el 20% restante un impacto brutal. La

clave está en concentrarse en ese 20%.

El 20% de algo decide el 80% de sus resultados. Los párrafos deber ser mínimo de cuatro

líneas, si no pueden escribir más, unifiquen. Este es otro problema que se repite en el texto.

2. CRITERIO ABC
Una pequeña parte del tiempo de trabajo produce la mayor parte de los resultados. Tareas

A. Una forma ampliada y muy utilizada del principio anterior, es la que conocemos como

“Criterio ABC”. Supone utilizar 3 conjuntos en lugar de dos.

En su aplicación a la gestión del tiempo, el criterio ABC recuerda que una pequeña parte

del tiempo de trabajo produce la mayor parte de los resultados: el 15% de las actividades

origina el 65% de los resultados. A este grupo lo llamamos A.

El 20% de las actividades origina el 20% de los resultados. A este grupo lo llamamos B.

El 65% de las actividades tan sólo aporta el 15% de los resultados que falta. A este grupo lo

llamamos C.

Un ANÁLISIS DEL VALOR DE LA UTILIZACIÓN DEL TIEMPO muestra que el tiempo

dedicado a la realización de las tareas MUY IMPORTANTES (A), IMPORTANTES (B) y

MENOS IMPORTANTES(C) no se corresponde necesariamente con el valor que dichas

tareas representan para el cumplimiento de una determinada función.

A menudo se pasa uno la mayor parte del tiempo ocupado con problemas secundarios (C)

quedándonos poco, generalmente demasiado poco, para las tareas de importancia vital (A).

La clave para una exitosa DISTRIBUCIÓN DEL TIEMPO radica únicamente en establecer

una clara PRIORIDAD de las actividades planificadas CLASIFICÁNDOLAS en A-B-C

según su importancia: Prioridades ABC:

• Las TAREAS A son los MAS IMPORTANTES. Únicamente pueden ser llevadas a

cabo por la persona en cuestión, bien ella sola o en colaboración con un equipo

responsable (NO DELEGABLES), y son del máximo valor para el cumplimiento de

la función encomendada.
 • Las TAREAS B son, por lo general, tareas importantes y también delegables.
• Las TAREAS C son las de menor valor para el cumplimiento de una función, si bien

son las que consumen la mayor parte del tiempo que dedicamos a nuestro trabajo

(trabajos rutinarios, papeleo, lecturas, teléfono, actas, correspondencia, otros

trabajos administrativos, etc.).

3. LEY DE PARKINSON ¿ya no la había expuesto arriba? ¿Por qué la vuelve a

enumerar acá otra vez? Todo en una misma sección, ordenen según temas.

“Todo trabajo se dilata indefinidamente hasta llegar a ocupar la totalidad del tiempo

disponible para su completa realización”

La Ley de Parkinson, explica por qué las cosas llevan más tiempo del que deberían, trabajar

sin plazos, sin tener en cuenta la existencia de otras tareas que también deben ser realizadas

supone un elevado riesgo. Si se asigna una hora a una tarea, es casi seguro que llevará una

hora para hacerla, pero si se asigna sólo media hora, posiblemente ocupará poco más de esa

media hora.

“El reto es asignar tiempo suficiente, pero no excesivo.”

“El tiempo invertido en un trabajo varía en función del tiempo disponible” A veces esas

frases inconexas hacen pensar que esto es un texto recopilatorio de frases motivacionales.

No pierdan el rumbo, es una investigación.

Una programación corta, sin que se alcance el tiempo de máximo rendimiento, conduce a la

improvisación y, previsiblemente, a la chapuza. Una programación demasiado larga dará

lugar a perfeccionismos estériles.

Por eso, es importante saber ajustar a las tareas el tiempo necesario. Si se tiende al

perfeccionismo, hay que exigir las tareas dentro del plazo previsto sin aceptar dilaciones y
si, por el contrario, se tiende al exceso de confianza, conviene dividir las tareas en etapas

intermedias y hacer un seguimiento cerrado de los inicios, ritmos y entregas.

4. LEYES DE MURPHY mismo comentario de antes si estamos hablando de

pavos, hablemos todo lo que tengamos que hablar de pavos, luego pasamos a

las gallinas. No hablemos de pavos, luego de gallinas, luego de águilas y luego

otra vez de pavos. Perdonen la ingenuidad del ejemplo, pero es ilustrativo.

La primera Ley de Murphy, nos advierte

• “Nada es tan sencillo como parece al principio”. Citen

En consecuencia, lo que acaba ocurriendo, como nos señala la segunda ley, que dice:

• “Todo lleva más tiempo de lo que se pensaba al principio”

Asignar a una tarea un tiempo escaso resulta, por tanto, claramente inconveniente, tanto a la

hora de programar una tarea como a la hora de ejecutar esa tarea.

Esta ley complementa a la ley de Parkinson, en cuanto a asignar un tiempo que no sea ni

excesivo ni insuficiente, pero ha sido la tercera ley la que ha hecho famoso a Murphy y ha

conseguido más amplia difusión:

• “Si algo puede ir mal, irá mal”

La única solución es adoptar medidas que sirvan como prevención a las posibles

circunstancias adversas que puedan suceder. Es decir, debemos anticiparnos a los posibles

fallos, previendo un plan B para lo que nos resulte importante, y si es preciso un plan C.

Pérez Ortuño, Pablo. Gestión eficaz del tiempo. Región de Murcia. [en línea]. Disponible en: <
http://www.carm.es/web/integra.servlets.Blob?ARCHIVO=0-2794_Gesti%F3n%20del
%20tiempo.pdf&TABLA=ARCHIVOS&CAMPOCLAVE=IDARCHIVO&VALORCLAVE=33423&CAMP
OIMAGEN=ARCHIVO&IDTIPO=60&RASTRO=c%24m2809 > (Citado en 2013).