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Prof./Fac
Prof./Fac.:.: Catarina F. Silveira
Análise Administrativa
n Conceito – Processo de trabalho, dinâmico e permanente
que tem como objetivo efetuar diagnó
diagnósticos situacionais das
causas e estudar soluç
soluções integradas.
Metodologia de Cená
Cenários de atuaç
atuação Principais indicadores organizacionais
trabalho
A n Áreas de polí
políticas & estraté
estratégias;
N n Elementos-
Elementos-chave que determinam
Á n Instituicional respostas aos impactos ambientais;
L
n Forç
Forças-
as-chave dos ambientes interno e
I
S externo.
E n Processo decisó
decisório
n Centralizaç
Centralização e descentralizaç
descentralização
A n Relaç
Relações gerenciais
D n Processos
M n Cultura organizacional
Organizacionais
I n Burocracia x adhocracia
N n Introduç
Introdução de novas tecnologias;
I n Estrutura organizacional
S
T n Estudo de tempos & movimentos;
R n Aná
Análise e racionalizaç
racionalização do trabalho
A n Processos & n Fluxogramas;
T métodos de trabalho n Projetos de layout;
I
n Formulá
Formulários: aná
análise e delineamento;
V
A n Comunicaç
Comunicações administrativas.
Deve-
Deve-se:
n Dar informaç
informações sobre as razões da intervenç
intervenção e possí
possíveis mudanç
mudanças
n Emitir relató
relatórios perió
periódicos noticiando o andamento dos trabalhos
Influência da Cultura
Organizacional
Normas Formais
(Explícito)
Normas Informais
(implícito)
FASE 4
Delineamento e
estruturação do
novo sistema
1. Seleção e Reconhecimento do
Sistema
O analista deve:
n Identificar o sistema ser analisado e suas unidades
n Revisão da literatura (instrumentos escritos, manuais, regulamentos,
regulamentos, relató
relatórios...)
Fontes de Idé
Idéias possí
possíveis para o estabelecimento do projeto:
n Aquelas apresentadas no plano diretor
n As solicitaç
solicitações perió
periódicas pelas diversas unidades organizacionais
2. Estudo de viabilidade e de
alternativas
n Elaboraç
Elaboração de um relató
relatório indicador dos possí
possíveis meios de
desenvolver o sistema
n Principais atividades
n Definiç
Definição das caracterí
características principais do sistema
n Aná
Análise do organograma da empresa, distribuiç
distribuição geográ
geográfica etc. dos
departamentos envolvidos
n Tipos de dados e informaç
informações
n Exame de outros sistemas que atendam a necessidade semelhantes – visão
holí
holística
n Aná
Análise custo/ benefí
benefício
2. Estudo de viabilidade e de
alternativas
B - Aná
Análise de benefí
benefícios
n Economias diretas, representadas pelos custos que são
eliminados ou reduzidos, como conseqü
conseqüência do novo
sistema (reduç
(redução do pessoal, eliminaç
eliminação de algumas
despesas, como impressos e materiais de escritó
escritório
n Benefí
Benefícios mensurá
mensuráveis (capital de giro conseguido pela
reduç
redução dos ní
níveis de estoque ou da maior eficiência do
processo de cobranç
cobrança)
C – Aná
Análise do retorno do investimento
n Combinaç
Combinação de custos e benefí
benefícios
n Cálculo do valor atual lílíquido
3. Levantamento e análise da
situação atual
A) Observaç
Observação Pessoal
n Observaç
Observação geral meio de comparar as informaç
informações das
entrevistas e questioná
questionários com a realidade
n Vantagem
n Permite a coleta de dados sobre um conjunto
n Depende menos da introspecç
introspecção ou da reflexão
n Permite a evidência de dados não constantes do roteiro de
entrevistas ou de questioná
questionários
n Limitaç
Limitações
n O observado tende a criar impressões favorá
favoráveis ou desfavorá
desfavoráveis do
observador
n Vários aspectos da vida cotidiana, particular, podem não ser acessí
acessíveis ao
pesquisador
O antropólogo é que mais utiliza esta técnica.
3. Levantamento e análise da
situação atual
n Desvantagens
n Emissão de falsas informações (principalmente quando não se garante anonimato)
n Interpretação variada de uma mesma pergunta – tabulação
n Lentidão no processo de tomada de informação – tempo para preparação, redação,
teste, distribuição teste, preenchimento e tabulação
C) Entrevistas
n Técnica mais utilizada e recomendá
recomendável para o levantamento de
informaç
informações passí
passíveis de reflexão.
Contato inicial – desde o 1º momento utilizar uma conversa
amigável e amistosa explicando a finalidade da pesquisa,
ressaltando a importância de sua contribuição. Confiança com
entrevistado, garantindo confidencialidade – pedir autorização
para o uso de gravador
n Desvantagem da entrevista
• Consome mais tempo e recursos com a realizaç
realização e tabulaç
tabulação de dados,
desmotivando o entrevistado
• Tendência a ocorrer avaliaç
avaliações subjetivas, decorrentes do contato entre o
entrevistador e o entrevistado
• Envolvimento emocional
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7. Acompanhamento, avaliação e
atualização
n O analista deve comparar os resultados alcanç
alcançados com os
anteriormente previstos, e as varianç
varianções significativas
devem ser investigadas, visando determinar as causas.
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Desse contato mantido inicialmente com a diretoria e depois com os gerentes dos departamentos, sua
equipe identificou:
n Empresa de atividade complexa, altamente diferenciada, com estrautura tradicional;
n Falta de conhecimento da cú cúpula quanto às modernas té
técnicas gerenciais;
n Áreas de atrito entre os divesos gerentes departamentais, antevendo-
antevendo-se um poss’
poss’viel clima de trabalho
não muito saudá
saudável;
n Polí
Política de pessoal indefinida, sem recursos para motivaç
motivaç ão do pessoal
Um possí
possível modelo: Cury (2000:295-
(2000:295-302)
1. Seminá
Seminário de abertura com a cú cúpula da organizaç
organização com a exposiç
exposição panorâmica do processo
de aná
análise administrativa, a fim de obter o apoio indispensá
indispensável ao desenvolvimento do projeto
(10 dias)
2. Desenvolvimento de reuniões de confrontaç
confrontação entre os gerentes departamentais a fim de
identificar as causas de conflito. Difusão do processo de interven
intervençção a ser efetivado e a
conscientizaç
conscientização quanto a importância do apoio gerencial para a implantaç
implantação do projeto.(10
dias)
3. Programas treinamento gerencial
4. Divulgaç
Divulgação para as áreas operacionais, das razões, objetivos visados e demonstraç
demonstração da
importância do pessoal no sucesso do projeto.
5. Estrutura do Anteprojeto
a) Levantamento (270 dias)
b) Planejamento (210 dias)
c) Implantaç
Implantação e Controle de Resultados (210 dias)
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B. Planejamento
a) Estabelecer novos mémétodos e processos, sistemas, formulá
formulários, fluxogramas, layouts...
layouts...
b) Aná
Análise cuidadosa e individualizada de cada sistema interno com o objetivo
objetivo de verificar os
problemas manipulados e resolvidos na soluçsolução .
c) Estabelecer um relató
relatório com os pontos mais importantes
n Aná
Análise Crí
Crítica dos dados obtidos no levantamento – identificaç
identificação dos principais
problemas da empresa, seja da tecnologia, ambiente, estrutura, de de mé
métodos e processos...,
dificuldades, pontos crí
críticos e soluç
soluções
d) Conscientizaç
Conscientização e aprovaç
aprovação cú
cúpula da organizaç
organização (custos, benefí
benefícios prová
prováveis, tanto para a
organizaç
organização como para a forç
força de trabalho)
e) Crí
Crítica do projeto baseada na submissão para aná análise de especialistas externos ou internos
C. Implantaç
Implantação
a) Prever implantaç
implantações-
ões-pioloto ou gradativas
b) Estabelecimento de controles, nos postos de trabalho envolvidos
c) Manutenç
Manutenção de um clima psicoló
psicológico propí
propício
d) Redaç
Redação de relató
relatório descrevendo aspectos ocorridos
D. Controle de Resultados
a) Estabelecimento de prazo para avaliaç
avaliação perió
periódica do sistema
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