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1. INTRODUCCIÓN
Se quiere realizar una división de trabajo, de las diferentes actividades que se tienen
que llevar a cabo dentro de la empresa para así conseguir los fines propuestos por
la organización. Concretándose así la coordinación de esas mismas actividades.
Este con el fin de asegurar que se cumplen las expectativas de sus clientes, siendo
este el proceso que garantiza el vínculo entre lo que esperan los clientes y usuarios
con los procesos a realizar para la correcta funcionalidad interna de la empresa, ya
que es necesario precisar las funciones que un colaborador o la misma organización
se centran.
Se creará para delegar el control administrativo sobre los recursos, tanto humanos,
como materiales y financieros de Medicabos, adaptándose a ella, hacia sus
necesidades.
5. JUSTIFICACIÓN
6. MEDICABOS S.A
6.1 Antecedentes
Hace 30 años la empresa MEDICABOS S.A fue fundada por el señor Alberto Medina con
tan solo una edad de 19 años en la ciudad de Guadalajara, en un inicio solo se dedicaba a la
venta de medicamentos sin receta a pequeñas farmacias deforma minorista, no se
encontrataba sumerguido en el negocio puesto que no contaba con gandes conocimientos
sobre farmaceuticos.
Después de la de una larga estancia dentro del mercado lograron establecer estrechas
relaciones con las instituciones gubernamentales los cuales en la actualidad son su principal
cliente.
En la actualidad solo cuenta con una sucursal la cual se encuentra ubicada en Cabo San
Lucas B.C.S en la plaza tres vírgenes.
Pero físicamente para su exposición no cuentan con un catálogo que pueda ser enviada
a sus clientes o posibles clientes.
7. Proceso administrativo
7.1 Planeación
7.3.1 Misión
Misión según Harold Koontz es “la función o las tareas basicas de una empresa o
depencencia, o de cualquiera de sus partes” (Harold Koontz, Heinz Weihrich, Mark
Cannice, 2008) toda la operación y actividades de las empresas deben de llevar una
congruencia con su mision puesto que esta es el sentido de la organización, algunas
de las preguntas que debenran de ser contestadas con el simple hecho de leer y
comprender la mision de una espresa son: ¿Quiénes son?, ¿Qué se hacen?, ¿Por
qué lo hacen? y ¿Para quienes lo hacen?.
7.3.2 Visón
Se puede definir como la situación futura en la que se quiere ver la empresa y que
básicamente deberá de contestar las preguntas ¿Cómo contribuye la empresa al
desarrollo de la sociedad?, ¿Cómo se quiere ver a la empresa en el futuro? y ¿Cuál
es la situación futura de nuestros clientes?
Los objetivos son “los fines hacia donde se dirigen las actividades” (Harold Koontz,
Heinz Weihrich, Mark Cannice, 2008), esto se interpreta como el lugar a donde se
quiere llegar, estos deben de ser congruentes con la visión porque este es “nuestro
objetivo principal”.
Los objetivos deberán de fijarse por lo general por los dueños o encargados de las
organizaciones, ya que ellos son los responsables de establecer que se debe de
hacer y supervisar que se haga.
Siempre que sea posible, los objetivos deben ser cuantitativos, formularse en
términos numéricos y estar asociados a indicadores específicos de desempeño,
como cantidades, datos, nivel de calidad o magnitud de los recursos empleados.
Cuando se enuncian en esa forma, a los objetivos también se les llama metas.
7.3.5 Estrategias
7.3.6 Tácticas
La planeación y en control son dos etapas del proceso administrativo que se llevan
de la mano, puesto que uno no pude llevarse a su mayor gloria sin el apoyo del otro,
ya que sin planeación no hay que controlar y sin control no se sabe si las cosas
están yendo bien.
El control se puede encontrar en distintas áreas de la empresa y de distintas formas,
pero sin duda el control más importante es el control preventivo, que mejor manera
de controlar sino que evitando lo mayor posibles los problemas.
Los reglamentos tienen como fin el control preventivo dentro de las empresas, al
igual que facilitar la toma de decisiones, el reglamento se puede definir como el
conjunto de normas de actuación que al violentarlas pueden conllevar algún tipo de
sanción, este deberá de ser establecido siguiendo la congruencia entre la misión,
visión y valores de la institución.
“Las políticas definen los criterios que deben orientar la toma de decisiones para
resolver determinados problemas” (Amaru, 2009), las políticas dentro de una
empresa tiene como fin facilitar la toma de decisiones dando un criterio de
comparación, no necesaria mente se puede considerar reglas o que estas no
pueden ser desobedecidas porque esto es completamente erróneo.
“Las políticas son objetivos en acción” (Ponce, 1981) así es considerado puesta las
políticas están orientas al cumplimiento de los objetivos de la empresa, la empresa
tiene uno más objetivos que dese alcanzar y para esto cuneta con una serie de
herramientas tales como: las políticas, estrategias y tácticas.
Dentro de las instituciones se pueden encontrar un amplio tipo de políticas tales
como:
• Políticas de calidad
• Políticas de crecimientos
• Políticas de compra
• Etc…
• Extremadamente impuestas
• Políticas de apelación
• Políticas extremadamente formuladas
• Políticas implícitas
“Los programas son aquellos planes en los que no sólo se fijan los objetivos y la
secuencia de operación, sino principalmente el tiempo requerido para realizar cada
una de sus partes.” (Ponce, 1981) Estos son el establecimiento de actividades
sistematizadas con un tiempo marguen de ejecución.
Los programas pueden varar en su clasificación tales como:
• Por su generalidad o particularidad
• Por el tiempo, corto o largo plazo
7.3.11 Presupuestos
3. Construye el punto de enlace entre los aspectos teóricos, que Urwick llama
mecánica administrativa, y los aspectos prácticos, que el mismo autor
conoce bajo la denominación de dinámica: entre lo que debe de ser y lo que
es.
7.4.2 Jerarquización
En algunas organizaciones, los gerentes de alto nivel toman todas las decisiones
y los gerentes de niveles inferiores y empleados simplemente ejecutan las
órdenes. En el otro extremo están las organizaciones en las que la toma de
decisiones se desplaza a los gerentes que están más cerca de la acción. Las
primeras organizaciones son centralizadas y las últimas son descentralizadas.
Más centralización
1. El ambiente es estable
2. Los gerentes de niveles inferiores no son tan capaces en la toma de
decisiones como los gerentes de niveles superiores.
3. Los gerentes de niveles inferiores no desean tener voz ni voto en las
decisiones
4. Las decisiones son importantes.
5. La organización enfrenta una crisis o el riesgo de quiebra empresarial.
6. La empresa es grande
7. La implementación eficaz de las estrategias de la empresa depende de
que los gerentes eviten opinar sobre lo que sucede
Mas descentralización
1. El ambiente es complejo e incierto
2. Los gerentes de niveles inferiores son capaces y experimentados en la
toma de decisiones.
3. Los gerentes de niveles inferiores desean tener voz y voto en las
decisiones.
4. Las decisiones son relativamente menos importantes
5. La cultura corporativa está abierta para permitir a los gerentes opinar
sobre lo que sucede.
6. La empresa está dispersa geográficamente
7. La implementación eficaz de las estrategias de la empresa depende de
que los gerentes tengan participación y flexibilidad para tomar decisiones.
7.4.4 Departamentalización
a) Secuencia de la departamentalización.
Al departamentalizar es conveniente seguir la siguiente secuencia:
Organigrama:
Los organigramas son representaciones gráficas de los diferentes niveles de
autoridad, que van de mayor a menor jerarquía. Cada puesto se representa por
medio de un rectángulo que encierra el nombre del puesto y en ocasiones el
nombre de quien lo ocupa: la unión de los cuadros mediante líneas representa
los canales de autorización y responsabilidad.
Ventajas de su uso:
El uso de los organigramas ofrece varias ventajas precisas, entre las que
sobresalen las siguientes:
1. Obliga a sus autores a aclarar sus ideas.
2. Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones
de trabajo en la compañía, mejor de lo que podría hacerse por medio
de una larga descripción.
3. Muestra quién depende de quién.
4. Indica algunas de las peculiaridades importantes de la estructura de una
compañía, sus puntos fuertes y débiles.
5. Sirve como historia de los cambios, instrumento de enseñanza y medio
de información al público acerca de las relaciones de trabajo de la
compañía.
6. Se utiliza como guía para planear una expansión, al estudiar los
cambios que se propongan en la reorganización, al hacer planes a corto
y largo plazo, y al formular.el plan ideal.
7. Conviene a toda clase de empresas: a las grandes y a las pequeñas, a
los negocios en desarrollo o en declinación, y a los que inician. Aun en
las pequeñas compañías es necesario dibujar y exponerlos
organigramas para que todos los empleados puedan conocer la forma
en que se han asignado los diferentes deberes y actividades, y puedan
ver en dónde encajan en la organización, ya que si bien no están
incluidos porque el organigrama se realiza a partir de los puestos
superiores, cuando menos sabrán a la orden de qué inspector o capataz
trabajan y por consiguiente podrán observarla relación que guardan sus
grupos con el resto de la compañía.
8. Es indispensable conocer la organización de una empresa por parte de
los ejecutivos, pues a veces éstos tienen una vaga noción de sus
relaciones interiores y saben muy poco de cómo está dividida su
organización.
Desventajas de su uso:
Contenido.
Manuales:
MANUALES
Manuales departamentales
Contienen:
Objetivos generales de la empresa, los del departamento de que se trate
y, los de sus secciones básicas.
Políticas y normas generales de la empresa y del departamento
correspondiente.
Carta de organización general y departamental.
Reglamentación de los aspectos de coordinación interdepartamental.
Análisis de puestos.
Graficas de proceso y de flujo.
Manuales ínterdepartamentales:
Organigrama
:
Permitiendo descubrir y eliminar defectos o fallas de organización, facilitar la
comunicación la estructura organizativa y reflejar los cambios organizativos a
todo el personal y áreas funcionales.
Cuadro de distribución de actividades:
Permite la optimización de recursos, al reducir desplazamientos y tiempos
innecesarios, así como mejorar el funcionamiento organizacional, a través de
métodos tales como la redistribución de funciones, la eliminación, reducción y
combinación de fases de una actividad o labor y la nivelación o tabulación del
trabajo.
7.4.7 Manual de bienvenida
DEFINICIÓN:
Alcance.
Debe enfocarse a una explicación breve sobre la que abarca el manual de
políticas.
Revisiones y actualizaciones.
Indica con quien debe hacerse contacto para señalar cambios o correcciones, o
hacer recomendaciones respecto al manual de políticas.
Organigrama
En este apartado se representara gráficamente la estructura orgánica.
Declaraciones de Políticas.
En este apartado se deberán presentar por escrito, de manera narrativa las
políticas por cada una de las unidades administrativas de que se trate.
Todo procedimiento implica, además de las actividades y las tareas del personal,
la determinación del tiempo, de realización, el uso de recursos materiales,
tecnológicos y financieros, la aplicación de métodos de trabajo y de control para
lograr un eficiente y eficaz desarrollo en las diferentes operaciones de una
empresa.
Elaboración:
Para elaborar un manual de procedimientos hay que seguir los siguientes pasos:
Definir el contenido:
• Introducción.
• Objetivos.
• Áreas de aplicación.
• Responsables.
• Políticas.
• Descripción de las operaciones.
• Formatos.
• Diagramas de flujo.
• Terminología.
• Recopilación de información.
• Estudio preliminar de las áreas.
• Elaboración de inventario de procedimientos.
• Integración de la información.
• Análisis de la información.
• Graficar los procedimientos.
• Revisión de objetivos, ámbito de acción, políticas y áreas responsables.
• Implantación y recomendaciones para la simplificación de los
procedimientos.
7.7.1.1 Reclutamiento
7.7.1.2 Selección
Tiene por objeto escoger entre los distintos candidatos, aquellos que para cada
puesto sean los más aptos. Se toman de los candidatos a los buenos candidatos
solamente.
Aunque los medios usados y el orden en que se emplean suelen variar mucho,
para acomodarse a las necesidades y condiciones de cada empresa, los más
usados, y el orden generalmente seguido es:
La hoja de solicitud: suele servir como base, no solo para realizar toda la
selección, también para encabezar todo el expediente del personal. De
ordinario comprende: generales del solicitante, datos sobre los trabajos
anteriores, datos sobre conocimientos adquiridos y datos generales.
La entrevista: Suele ser un instrumento muy valioso para seleccionar al
personal, porque completa y calara los datos de la hoja de solicitud,
permite obtener más vivamente informes sobre motivación del solicitante,
y hacer observaciones, muchos consideran la entrevista como uno de los
medios más útiles para seleccionar al personal.
Las pruebas psicotécnicas y/o prácticas: son verdaderos “experimentos”,
ya que tiene por objeto tratar de estandarizar o igualar las condiciones en
que han de desarrollarlas los solicitantes, para que los resultados que
obtengan se deban solo a la existencia y grado en que posean la cualidad
que se trata de investigar.
Las encuestas: Tienen por objeto comprobar los antecedentes de trabajo,
escolares, paneles y aun sociales que pudieren haberse obtenido con
motivo de las etapas anteriores de la selección.
El examen médico: suele dejarse hasta el final del proceso, porque bien
realizado, es costoso, por lo que solo debe aplicarse a quienes en todas
las demás etapas del proceso han resultado idóneos para el trabajo que
se pretende llenar. Suele comprender el examen físico, la historia clínica
del solicitante, las pruebas de laboratorio, etc.
7.7.1.3 Contratación
La relación de trabajo se debe formalizar con apego a la ley para garantizar los
intereses, derechos y deberes del trabajador como de la empresa.
La falta de contrato escrito es sumamente riesgosa, no solo para el trabajador,
sino más todavía para la empresa, pues en todos los casos es imputable la falta
de esta formalidad al patrón.
Dentro de la elaboración y firma del contrato se deberá hacer mediante el respeto
de la ley federal del trabajo, constitución política de los estados unidos
mexicanos, y demás dependencias gubernamentales encargadas de la
regulación de trabajadores.
Los contratos se podrán realizar de distintas maneras tales como:
Por comisiones.
Tiempo indefinido.
Tiempo definido.
7.7.1.4 Introducción
A pesar de que esta es la última etapa del proceso de selección, es una parte
vital de este y de la administración de los recursos humanos, una vez que se ha
reclutado con éxito y seleccionado a los empleados para ocupar un puesto de
trabajo, el siguiente paso es inducirlos a la empresa. Es en este punto en el que
se les proporciona la información que requieren para tener éxito en sus nuevas
posiciones.
Consiste en acompañar al individuo al puesto de que va a ocupar, presentarlo
con sus superiores y demás compañeros con objeto de lograr una adaptación de
grupo que evite una baja general de rendimiento y que obtenga una visión de lo
que es la empresa donde va a laborar, se le mostraran las instalaciones y donde
se encuentran sus herramientas de trabajo.
7.7.1.5 Desarrollo
Busca desenvolver las cualidades innatas que cada persona tiene, para obtener
su máxima realización posible.
Todo elemento que ingresa a una empresa, necesita recibir un desarrollo de las
aptitudes y capacidades que posea, para adaptarlo exactamente a lo que el
puesto va a requerir de él.
El desarrollo de quienes ingresan a una empresa, suele dividirse en:
Adiestramiento y capacitación de empelados
Capacitación de supervisores
Necesita conocer más a fondo que cualquier trabajador o empleado, las políticas
que va a aplicar y a la organización de la empresa.
Desarrollo de ejecutivos
d. De la delegación y control
1. Catálogo de proveedores
2. Mercadeo
3. Concursos
4. Tabla comparativa
1. Técnicas de instalación
a. Ubicación de la planta
b. Selección de maquinaria y equipo
c. Distribución de la planta
d. Análisis de impacto ecológico
2. Técnicas de operación
a. Almacenes
3. Técnicas de conservación
a) Mantenimiento preventivo
b) Seguridad industrial.
c) Seguros diversos, etc.
4. Técnicas de compras
a. Sistemas de información sobre abastecimientos, y su requisición.
b. Investigación de calidad, precios, condiciones, etc. de los diversos
proveedores.
c. Procedimientos de compra.
d. Control de la rapidez y seguridad de la entrega.
e. Problemas del tráfico
f. Tramites de importación.
g. Inspección de lo comprado.
h. Especificaciones técnicas y control de calidad.
i. Sistemas de almacenamiento
j. Control de inventarios.
7.3 Dirección
“El logro del fin común se hará más fácil cuanto, mejor se logren coordinar los
intereses de grupo y aun los individuales de quienes participan en la búsqueda
de aquél”
2. Principio de la impersonalidad de mando
“La autoridad en una empresa debe ejercerse más como producto de una
necesidad de todo organismo social de como resultado exclusivo de a voluntad
del que manda”
3. Principio de la vía jerárquica
Debe procurarse que los conflictos que aparezcan se resuelvan lo más pronto
que sea posible y de modo que, sin lesionar la disciplina, produzcan el menor
disgusto a las partes.
5. Principio del aprovechamiento del conflicto
7.3.3.3 C. Comunicación
Elementos
1. Fuente de la comunicación: Aquella persona o aquel grupo emisor en el
que se origina la comunicación y quien dirige todo su proceso; por ello
tiene la responsabilidad de preparar todos los elementos de dicho proceso
y de controlarlos de modo que se realice eficazmente el propósito de la
misma comunicación
2. Receptor de la comunicación: Persona o grupo a quien va dirigida dicha
comunicación. Todo el proceso de la comunicación debe adaptarse a nivel
del receptor y no al de la fuente.
3. Canal de la comunicación: Toda comunicación necesita de un medio o
canal por el cual pasar: la palabra hablada, la palabra escrita,
determinados gestos, conductas o actitudes, ciertos signos y aun algunas
omisiones. Cuanto más largos sean los canales, suele debilitarse o
distorsionarse dicha comunicación
4. Contenido de la comunicación: Aquello que queremos comunicar, el
mensaje que se quiere transmitir. Es propósito de la comunicación es un
elemento íntimamente asociado, pero no equivalente a su contenido.
5. Respuesta: Es la retroalimentación o “Feedback” del proceso. Toda la
comunicación implica forzosamente una reacción o respuesta: por ello se
dice que la comunicación es esencialmente bilateral: quien era fuente se
convierte en receptor, y viceversa.
6. Ambiente de la comunicación: En gran parte, la claridad, la fidelidad y la
reacción dependen del estado en que se encuentren las relaciones entre
la fuente y el receptor. Todos los elementos que influyen en el proceso de
la comunicación constituyen su ambiente.
Especies de la comunicación
1. Por la razón de los canales que sigue y de su contenido; La comunicación
se divide en formal que consiste en llevar un contenido deseado y
ordenado por la empresa (reporte de trabajo, órdenes, o la queja
presentada dentro de la empresa). Y la informal: suele ir cargada de
aspectos sentimentales o emocionales (buena o mala voluntad hacia los
jefes, empleados, etc.).
2. Por razón del receptor puede ser individual o genérica; según vaya dirigida
a una persona concreta, o a n grupo en general, sin precisar nombres de
personas.
3. Por razón de la obligatoriedad que se espera en la respuesta; puede ser
imperativa esta exige una respuesta precisa: una acción, omisión,
exhortativa esta sugiere alguna acción sin imponerla obligatoriamente, o
informativa que simplemente comunica algo, sin señalar en concreto nada
que se espere, al menos en un plazo inmediato.
4. Por razón de su forma: puede ser oral, escrita o gráfica.
5. Por su sentido: puede ser vertical u horizontal, la vertical se divide en
descendente (manuales de organización, gráficas, avisos en tableros,
folletos, cartas de la gerencia) y ascendente.
La comunicación horizontal:
Juntas
Comités
Consejos
Mesas redondas
Asambleas, paneles, seminarios etc.
Principios de la comunicación
1. Principio de la responsabilidad
“La comunicación debe usar aquel canal que sea más efectivo para realizarla”
4. Principio de la bilateralidad
“La comunicación es tanto más perfecta cuanto más sea posible retener una
respuesta completa por parte del receptor”
5. Principio de la integridad
Nunca debe olvidarse que dependerá del fin buscado usar medios más o menos
costosos, difíciles, etc.
Manejo de conflictos
7.3.3.4 Motivación
Estilos de liderazgo
White y Lippitt señalas tres estilos principales:
a) Autoritario
1. Toda la determinación de políticas es realizada por el líder
2. Las reglas y actividades son dictadas por la autoridad, de forma que los
pasos posteriores queden ciertos en cuanto sea posible
3. El líder señala usualmente a cada miembro la tarea concreta que debe
realizar y los compañeros con quien debe llevarla a cabo
4. El líder tiene a ser personal en sus juicios y críticas sobre el trabajo de
cada miembro, al que procura mantener apartado de la participación
activa
b) Estilo democrático
1. El líder procura que todas las políticas sean resultado de las discusiones
y decisiones de grupos, amabas estimadas y auxiliadas por el líder
2. El líder procura obtener una perspectiva de la actividad que se va a
realizar durante el periodo de discusión. Realizando esto, establece las
bases fundamentales que deben usarse para alcanzar el objetivo, y
cuando es necesario un asesoramiento técnico, sugiere dos o más
procedimientos alternativos entre los que el grupo puede escoger
3. Los miembros del grupo son libres para trabajar con aquellos compañeros
que escojan. La división de tarea se deja también al grupo, aunque sea
parcialmente
4. El líder busca ser completamente objetivo en sus alabanzas y críticas, y
se esfuerza por solamente otro miembro del grupo como los demás, sin
realizar la mayor parte del trabajo