Sistema Librería “La Universal”

Descripción general del Negocio

La librería “La Universal” ofrece al público en general venta de artículos de

escritorio y oficina al por mayor y menor.
Esta desea ofrecer a sus clientes una mejor atención, para lo cual ha solicitado
los servicios de personas profesionales que puedan solucionar sus necesidades.

Situación Actual

Actualmente la librería “La Universal”, no cuenta con un sistema automatizado,

más bien lleva un sistema de control manual donde los clientes, los proveedores,
las ventas, el stock, el artículo, etc., es la información que anotan en un
cuaderno.

Levantamiento de información

Modelo de Cuestionarios

RELACIÓN DE PREGUNTAS PARA LA ENTREVISTA

AL GERENTE GENERAL

Objetivo: Esta entrevista ha sido diseñada para obtener información que

permita mejorar la calidad del sistema a fin de alcanzar eficiencia y eficacia en el
servicio.

Instrucciones: Formule las preguntas de forma que no sea un interrogatorio

sino mas bien una conversación.

Material:
Cuaderno de apuntes

Preguntas:
1. ¿Qué le parece el sistema actual de ventas?
2. ¿Cual es su tarea dentro de la empresa?
3. ¿Como realiza el control de ventas?
4. ¿Que documentos son los que necesita constantemente?
5. ¿Algunos problemas con los clientes en cuanto a las ventas?
6. ¿Cómo controla que los vendedores no realizan actos indebidos?
7. ¿Los pedidos de productos son resueltos rápidamente?
8. ¿Se tiene un Procedimiento o documento que diga los pasos que se deben
seguir?
9. ¿Cuando usted pide un informe, cuanto tiempo demora en llegar?
10. ¿Cuál de estas consultas demanda mayor tiempo en realizarse?
11. ¿Que informes realiza y/o necesita usted?
12. ¿Como quisiera que sea, que propone como solución?
13. Alguna situación no considerada que quiera agregar o algún comentario
 ENTREVISTAS A VENDEDORES, CAJERO Y ALMACENERO
DE LA LIBRERIA “LA UNIVERSAL”

Objetivo: Esta entrevista ha sido diseñada para obtener información que

permita mejorar la calidad de las ventas a fin de alcanzar un mejor servicio.

Instrucciones: Formule las preguntas de forma que no sea un interrogatorio

sino mas bien una conversación.

Materiales:
Cuaderno de apuntes

Preguntas:
1. ¿Los datos de la Boleta son llenados por usted de forma completa?
2. ¿Usted realiza inspecciones del inventario?
3. ¿Que tipo de consultas tiene frecuentemente con el “Sistema Actual”?
4. ¿Cuál de estas consultas le demanda mayor tiempo?
5. ¿Que informes realiza, cuales son los formatos?
6. ¿A quien envía los informes?
7. ¿Los informes le demanda tiempo elaborarlos?
8. ¿Que cálculos, operaciones realiza para realizar dichas consultas o informes?
9. ¿De este sistema actual, cuales son los problemas mas frecuentes?
10. Alguna situación no considerada que quiera agregar o procedimiento informal
que realiza.

Conclusiones de las Entrevistas

Gerente General

El entrevistado, que gentilmente accedió a nuestras preguntas, nos contó, que la

librería no tiene un sistema automatizado, que desearía tener uno para mejorar y
agilizar las ventas. El encuentra dificultad en las consultas que pide a su
personal, y reconoce que no hay procedimientos estandarizados en la librería. En
cuanto al sistema actual, necesita un software que de soporte a las ventas
diarias, para él es lo más importante junto con los inventarios e informes, donde
en forma inmediata pueda saber:

¿Cuál es el monto de las ventas del día?

¿Qué producto se vendió más en el mes?
¿Cuál es el stock de mi Almacén?

Reconoce que es necesario tener ese software para tener registrado y

automatizado todos los procesos del área de ventas y almacén entre otros,
puesto que llevar un control de estos es la tarea mas difícil.

Vendedores, cajero y almacenero

Los entrevistados:
Comentaron que es necesario usar una herramienta como la computadora con un
software de ventas y almacén para el uso del negocio que les facilite mejorar sus
operaciones, debido a que en la actualidad como por ejemplo la operación de
generación de boleta y ticket es muy tediosa, es decir, que tiene que llenar todos
los datos en forma manual, e ir a verificar a su almacén si sus productos están en
stock.

De igual manera emitir los informes se tiene que revisar todas las facturas y otros
documentos, por eso y otros motivos consideran necesario que se implante
cuanto antes un software a medida.

Identificación y descripción del Problema

Identificación del Problema

Todos los procesos son manuales, como la librería se dedica a la atención al
público, el proceso de venta es lento ya que la generación de ticket es manual, al
recibir un pedido se tiene que revisar el stock al momento.
Llegando a un colapso (concurrencia masiva de la gente) y perdiendo así
clientela.

Descripción del Problema

Control de ventas y Almacén en forma manual:

- El sistema de ventas se realiza en forma manual, con el uso de ticket y boletas

que son guardados por el administrador en ficheros.
- Al cierre de caja la comparación de ticket con la cantidad en dinero es manual.
Si se detecto alguna diferencia positiva (total de dinero mayor a la cantidad total
en los ticket) se realiza una supervisión manual de stock en almacén y se cuadra
la caja (se expide los ticket faltantes).
- Si se detecta una diferencia negativa (el total de ticket es mayor a la cantidad
en dinero) se realiza un descuento a la cajera que se guarda en el fichero de
descuentos.
- Al finalizar el cierre se realiza una boleta de las ventas del día.
- Control de inventarios en forma manual.
- No hay un control efectivo diario de las rutinas de trabajo (ventas) que ocurren
cotidianamente en la Empresa.

- No se puede responder con rapidez a preguntas tales como:

· ¿Cual es el monto de las ventas del Día?
· ¿Que producto se vendió mas?
· ¿Que vendedor vendió mas productos?
· ¿Cual es el stock en Inventario?

Actualmente para responder estas preguntas en promedio se toma de 1 a 2 días,

ocasionando problemas para consultas, reportes y sobre todo para la toma de
decisiones.

Objetivos del Sistema

Luego de un análisis se ha llegado a la conclusión de que la librería “La
Universal” no cuenta con procesos automatizados, los cuales optimizaremos,
desarrollando un nuevo software que brinden un mejor servicio para su mejor
desempeño.

Los objetivos específicos de nuestro sistema serían los siguientes:

a) Automatizar, simplificar y controlar el registro de ventas, el cierre de caja

diario, el control de stock.
b) Registrar los clientes, proveedores y artículos.
c) Obtener reportes varios: Clientes, Proveedores, existencia de artículos, etc.
d) Generar Ticket, Generar Boletas, Generar consolidado de cierre de caja.
e) Evitar la redundancia de información.

MODELO DEL NEGOCIO

Identificando Actores de Negocio (AN)

AN_CLIENTE AN_PROVEEDOR

Identificando Casos de Uso de Negocio (CUN)

CUN_SOLICITAR_PEDIDO CUN_PAGAR_PEDIDO CUN_ENTREGAR_PEDIDO

CUN_ATENDER_PEDIDO_ALMACEN CUN_ABASTECER_ALMACEN

Identificando Trabajadores de Negocio (TN)

TN_PERSONAL_ADMINISTRADOR TN_PERSONAL_VENDEDOR

TN_PERSONAL_CAJERO TN_PERSONAL_DESPACHADOR

TN_PERSONAL_ALMACENERO
 DIAGRAMA DEL MODELO DE CASOS DE USO DEL NEGOCIO

CUN_SOLICITAR_PEDIDO
TN_PERSONAL_VENDEDOR

CUN_PAGAR_PEDIDO
AN_CLIENTE
TN_PERSONAL_CAJERO

TN_PERSONAL_ADMINISTRADOR

CUN_ENTREGAR_PEDIDO
TN_PERSONAL_DESPACHADOR

CUN_ATENDER_PEDIDO_ALMACEN

TN_PERSONAL_ALMACENERO

CUN_ABASTECER_ALMACEN
AN_PROVEEDOR
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES DEL NEGOCIO

SOLICITAR PEDIDO

PAGAR PEDIDO
ATENDER PEDIDO ALMACÉN

ENTREGAR PEDIDO
 CONTROLAR LABORES

INFORMAR STOCK FALTANTE

SOLICITAR PRODUCTOS
ABASTECER ALMACÉN

ACTUALIZAR STOK
Sistema de Librería “La Universal” Versión 1.0
Especificación de Caso de Uso de Negocio: Fecha: 11/05/2010
CUN_SOLICITAR_PEDIDO
ID LIB-0100

Especificación de Caso de Uso de Negocio

Solicitar Pedido

1. Objetivo:
Atender el(los) pedido(s) solicitado(s) por el CLIENTE.

2. Actores:
CLIENTE, VENDEDOR, ALMACENERO.

3. Precondición:
El VENDEDOR debe tener un talonario de formatos de nota de pedido en
TRIPLICADO con Nº de Serie para anotar los pedidos.

4. Post-condición:
Acción realizada con éxito.

5. Flujo Normal:
1. El CLIENTE realiza su pedido al VENDEDOR.
2. El VENDEDOR verifica la existencia del producto solicitado y le hace
conocer si tiene stock, indicándole el precio del producto al CLIENTE.
3. El CLIENTE confirma su deseo de adquirir el producto y le indica la cantidad
que desea.
4. El VENDEDOR tomará nota del nombre del CLIENTE, cantidad, descripción y
precio del producto en un formato de nota de pedido (TRIPLICADO), así
mismo, preguntará al CLIENTE si desea algún producto adicional.
5. Si el CLIENTE desea más productos se efectuarán los pasos del 1 al 4 hasta
que termine este proceso de pedido.
6. El VENDEDOR al concluir anotará el monto total a pagar y entregará al
CLIENTE la nota de pedido en TRIPLICADO para dirigirse a realizar el pago
en Caja.

6. Flujos Alternos:
En el paso 2 del flujo normal:
El VENDEDOR consulta al ALMACENERO si existe stock del producto solicitado.

7. Excepciones:
En el paso 5 del flujo normal:
El CLIENTE al no estar su pedido conforme por cualquier motivo, puede
ANULAR el pedido y abortar el proceso de pedido.
Sistema de Librería “La Universal” Versión 1.0
Especificación de Caso de Uso de Negocio: Fecha: 11/05/2010
CUN_PAGAR_PEDIDO
ID LIB-0200

Especificación de Caso de Uso de Negocio

Pagar Pedido

1. Objetivo:
Realizar la cobranza del pedido del CLIENTE.

2. Actores:
CLIENTE, CAJERO, ALMACENERO, DESPACHADOR.

3. Precondición:
El CLIENTE debe tener la nota de pedido en TRIPLICADO con el monto total a
pagar por su pedido.

4. Post-condición:
Acción realizada con éxito.

5. Flujo Normal:
1. El CLIENTE entrega la nota de pedido en TRIPLICADO y el dinero al CAJERO.
2. El CAJERO verifica el dinero y da vuelto si es que hubiese. Además, la nota
de pedido en TRIPLICADO deben ser sellados con “Cancelado”, fecha y
firma cada uno (ORIGINAL, 1ra y 2da. COPIA).
3. El CAJERO distribuye las notas de pedido.
4. El CLIENTE se dirige y espera la entrega de su pedido en ventanilla del
DESPACHADOR.

6. Flujos Alternos:
En el paso 3 del flujo normal:
El CAJERO archiva la nota de pedido ORIGINAL, entrega la 1ra. Copia al
ALMACENERO y entrega la 2da. COPIA al CLIENTE.

7. Excepciones:
En el paso 2 del flujo normal:
El CAJERO al no encontrar conforme la verificación del dinero, comunica la
observación al CLIENTE. De continuar con el problema se da por anulado la
orden de la nota de pedido.
Sistema de Librería “La Universal” Versión 1.0
Especificación de Caso de Uso de Negocio: Fecha: 11/05/2010
CUN_ATENDER_PEDIDO_ALMACEN
ID LIB-0300

Especificación de Caso de Uso de Negocio

Atender Pedido Almacén

1. Objetivo:
Realizar la atención de los productos de la nota de pedido del CLIENTE.

2. Actores:
ALMACENERO, DESPACHADOR.

3. Precondición:
La nota de pedido debe estar con sello de “Cancelado”, fecha y firma del
CAJERO.

4. Post-condición:
Acción realizada con éxito.

5. Flujo Normal:
1. El ALMACENERO busca y atiende los productos de la nota de pedido.
2. El ALMACENERO actualiza la tarjeta Kárdex (Stock) de los productos.
3. El ALMACENERO entrega la nota de pedido y los productos al
DESPACHADOR para que su verificación.

6. Flujos Alternos:
En el paso 3 del flujo normal:
El DESPACHADOR verifica los productos con la nota de pedido, si es conforme
firmará RECIBI CONFORME y devuelve la nota de pedido al ALMACENERO.

7. Excepciones:
En el paso 3 del flujo normal:
El DESPACHADOR al no encontrar conforme la verificación de los productos
con la nota de pedido, comunica la observación al ALMACENERO para su
inmediata solución.
Sistema de Librería “La Universal” Versión 1.0
Especificación de Caso de Uso de Negocio: Fecha: 11/05/2010
CUN_ENTREGAR_PEDIDO
ID LIB-0400

Especificación de Caso de Uso de Negocio

Entregar Pedido

1. Objetivo:
Realizar la recepción, verificación y despacho de los productos según la nota
de pedido del CLIENTE.

2. Actores:
ALMACENERO, DESPACHADOR, CLIENTE.

3. Precondición:
La nota de pedido debe coincidir con los productos entregados por el
ALMACENERO.

4. Post-condición:
Acción realizada con éxito.

5. Flujo Normal:
1. El DESPACHADOR recibe y verifica los productos con la nota de pedido del
ALMACENERO.
2. El DESPACHADOR firma RECIBI CONFORME en la nota de pedido y la
devuelve al ALMACENERO.
3. El DESPACHADOR hace entrega al CLIENTE de su pedido.

6. Flujos Alternos:
En el paso 2 del flujo normal:
El DESPACHADOR sólo procederá a firmar RECIBI CONFORME luego de verificar
y no encuentre ninguna observación en el pedido.

7. Excepciones:
NINGUNA.
Sistema de Librería “La Universal” Versión 1.0
Especificación de Caso de Uso de Negocio: Fecha: 11/05/2010
CUN_CONTROLAR_LABORES
ID LIB-0500

Especificación de Caso de Uso de Negocio

Controlar Labores

1. Objetivo:
Administrar, coordinar, controlar, dirigir al personal que trabaja en la librería,
asimismo los recursos y bienes de la librería.

2. Actores:
ADMINISTRADOR, VENDEDOR, CAJERO, ALMACENERO, DESPACHADOR.

3. Precondición:
El ADMINISTRADOR debe coordinar diariamente las necesidades e inquietudes
que se dan en la empresa con los trabajadores.

4. Post-condición:
Acción realizada con éxito.

5. Flujo Normal:
1. El ADMINISTRADOR coordina con el VENDEDOR sobre pedidos requeridos
por los CLIENTES, pero no existen en almacén.
2. El ADMINISTRADOR coordina y realiza con el CAJERO la apertura y cierre de
Caja diariamente.
3. El ADMINISTRADOR coordina con el DESPACHADOR las observaciones que
encuentre.
4. El ADMINISTRADOR coordina con el ALMACENERO las necesidades de
productos escasos y/o faltantes en el almacén.
5. El ADMINISTRADOR solicita y aprueba cotización de productos necesarios
para el almacén con el PROVEEDOR.

6. Flujos Alternos:
NINGUNA.

7. Excepciones:
NINGUNA.
Sistema de Librería “La Universal” Versión 1.0
Especificación de Caso de Uso de Negocio: Fecha: 11/05/2010
CUN_INFORMAR_STOCK_FALTANTE
ID LIB-0600

Especificación de Caso de Uso de Negocio

Informar Stock Faltante

1. Objetivo:
Revisar e informar los productos faltantes en el almacén.

2. Actores:
ADMINISTRADOR, ALMACENERO.

3. Precondición:
El ALMACENERO debe tener actualizado las tarjetas Kárdex de los productos.

4. Post-condición:
Acción realizada con éxito.

5. Flujo Normal:
1. El ALMACENERO revisa las tarjetas kárdex quincenalmente.
2. El ALMACENERO si encuentra escasez de productos informará al
ADMINISTRADOR.

6. Flujos Alternos:
NINGUNA.

7. Excepciones:
NINGUNA.
Sistema de Librería “La Universal” Versión 1.0
Especificación de Caso de Uso de Negocio: Fecha: 11/05/2010
CUN_SOLICITAR_PRODUCTOS
ID LIB-0700

Especificación de Caso de Uso de Negocio

Solicitar Productos

1. Objetivo:
Coordinar y solicitar productos faltantes del almacén.

2. Actores:
ADMINISTRADOR, PROVEEDOR.

3. Precondición:
El ADMINISTRADOR debe tener una relación detallada de los productos
faltantes en almacén.

4. Post-condición:
Acción realizada con éxito.

5. Flujo Normal:
1. El ADMINISTRADOR solicita una cotización de la relación de productos
faltantes a PROVEEDORES que tiene registrados o no.
2. El ADMINISTRADOR realiza la solicitud de requerimiento de productos al
PROVEEDOR de la cotización que elija.
3. El PROVEEDOR confecciona la cotización y envía al ADMINISTRADOR.
4. El ADMINISTRADOR debe tomar decisión sobre que cotización elige.

6. Flujos Alternos:
NINGUNA.

7. Excepciones:
NINGUNA.
Sistema de Librería “La Universal” Versión 1.0
Especificación de Caso de Uso de Negocio: Fecha: 11/05/2010
CUN_ABASTECER_ALMACEN
ID LIB-0800

Especificación de Caso de Uso de Negocio

Abastecer Almacén

1. Objetivo:
Estar abastecido el almacén con los productos requeridos.

2. Actores:
PROVEEDOR, ALMACENERO.

3. Precondición:
El PROVEEDOR debe tener la guía de Orden de internamiento de productos
solicitados.

4. Post-condición:
Acción realizada con éxito.

5. Flujo Normal:
1. El PROVEEDOR interna los productos requeridos al almacén.
2. El ALMACENERO debe dar la conformidad en la guía de internamiento de
los productos ingresados.
3. El ALMACENERO debe actualizar las tarjetas kárdex de los productos.
4. El PROVEEDOR deberá entregar una copia de la orden de internamiento de
los productos debidamente sellada y firmada de “Conformidad” por el
ALMACENERO al ADMINISTRADOR.
5. El ADMINISTRADOR le hará entrega la orden de pago.
6. El PROVEEDOR le hará entrega de la orden de pago a Caja.
7. El CAJERO le efectuará el pago respectivo.

6. Flujos Alternos:
En el paso 2 del flujo normal:
El PROVEEDOR deberá entregar una copia de la orden de internamiento de los
productos debidamente sellada y firmada de “Conformidad” por el
ALMACENERO al ADMINISTRADOR.

7. Excepciones:
NINGUNA.
Sistema de Librería “La Universal” Versión 1.0
Especificación de Caso de Uso de Negocio: Fecha: 11/05/2010
CUN_ACTUALIZAR_STOCK
ID LIB-0900

Especificación de Caso de Uso de Negocio

Actualizar Stock

1. Objetivo:
Llevar actualizado el control de existencias de los productos en almacén.

2. Actores:
ALMACENERO.

3. Precondición:
El ALMACENERO debe tener actualizado las tarjetas kárdex de los productos.

4. Post-condición:
Acción realizada con éxito.

5. Flujo Normal:
8. El ALMACENERO al realizar el Caso de Uso
CUN_ATENDER_PEDIDO_ALMACEN actualiza las tarjetas kárdex diariamente.
9. El ALMACENERO al realizar el Caso de Uso CUN_ACTUALIZAR_STOCK
actualiza las tarjetas kárdex diariamente.

6. Flujos Alternos:
NINGUNA.

7. Excepciones:
NINGUNA.
 Modelo Lógico

Cliente Empleado
IdCliente IdEmpleado
IdTipoDcto IdTipoDcto
NroDcto NroDcto Proveedor
RazonSocial IdTipoAreaLaboral TipoAreaLaboral Producto IdProveedor
Domicilio IdTipoCargo
Telefono IdTipoAreaLaboral IdProducto
IdTipoCondicion IdTipoDcto
ApPaterno Descripcion Descripcion NroDcto
ApMaterno IdTipoMarca RazonSocial
Nombres StockActual Domicilio
FechaNacimiento PrecioCosto Telefono
FechaIngreso PrecioPromedio
FechaRetiro TipoCargo PrecioVenta
Domicilio IdTipoCargo
Telefono
Descripcion

TipoMarca
TipoCondicion IdTipoMarca
IdTipoCondicion
Descripcion
Descripcion
TipoDcto
IdTipoDcto
Descrpcion

PedidoCompra ControlStock
PedidoVenta IdPedidoCompra IdControlStock
IdPedidoVenta IdProveedor IdTipoMovimiento
IdCliente Fecha IdProducto
Fecha NroPedido Fecha
NroPedido IdSituacion Cantidad
IdEmpleado NroLote
IdSituacion IdProveedor

TipoMovimiento
PedidoCompraDetalle IdTipoMovimiento
Situacion
IdPedidoCompraDetalle
IdSituacion Descripcion
PedidoVentaDetalle IdPedidoCompra
IdPedidoVentaDetalle Descripcion IdProducto
IdPedidoVenta Cantidad
IdProducto PrecioUnitario
Cantidad Subtotal
PrecioUnitario IdSituacion
Subtotal
IdSituacion

IdPedidoVenta = IdOperacion NumeroOperacion IdPedidoCompra = IdOperacion

Fecha
Venta
IdOperacion
Compra

Caja TipoOperacion
IdCaja IdTipoOperacion
IdTipoOperacion Descripcion
IdOperacion
Fecha
Monto
 Modelo Físico
Cliente Empleado
IdCliente: int IdEmpleado: int
IdTipoDcto: int (FK) IdTipoDcto: int (FK)
NroDcto: char(15) NroDcto: char(15) Proveedor
RazonSocial: varchar(80) IdTipoAreaLaboral: int (FK) TipoAreaLaboral Producto IdProveedor: int
Domicilio: varchar(80) IdTipoCargo: int (FK)
Telefono: char(15) IdTipoAreaLaboral: int IdProducto: int
IdTipoCondicion: int (FK) IdTipoDcto: int (FK)
ApPaterno: varchar(30) Descripcion: varchar(20) Descripcion: varchar(50) NroDcto: char(15)
ApMaterno: varchar(30) IdTipoMarca: int (FK) RazonSocial: varchar(80)
Nombres: varchar(30) StockActual: decimal(7,3) Domicilio: varchar(80)
FechaNacimiento: datetime PrecioCosto: money Telefono: char(15)
FechaIngreso: datetime PrecioPromedio: money
FechaRetiro: datetime TipoCargo PrecioVenta: money
Domicilio: varchar(80) IdTipoCargo: int
Telefono: char(18)
Descripcion: varchar(20)

TipoMarca
TipoCondicion IdTipoMarca: int
IdTipoCondicion: int
Descripcion: varchar(20)
Descripcion: varchar(20)
TipoDcto
IdTipoDcto: int
Descrpcion: varchar(20)

PedidoCompra ControlStock
PedidoVenta IdPedidoCompra: int IdControlStock: int
IdPedidoVenta: int IdProveedor: int (FK) IdTipoMovimiento: int (FK)
IdCliente: int (FK) Fecha: datetime IdProducto: int (FK)
Fecha: datetime NroPedido: char(18) Fecha: datetime
NroPedido: char(18) IdSituacion: int (FK) Cantidad: decimal(7,3)
IdEmpleado: int (FK) NroLote: numeric(6)
IdSituacion: int (FK) IdProveedor: int (FK)

TipoMovimiento
PedidoCompraDetalle IdTipoMovimiento: int
Situacion
IdPedidoCompraDetalle: int
IdSituacion: int Descripcion: char(18)
PedidoVentaDetalle IdPedidoCompra: int (FK)
IdPedidoVentaDetalle: int Descripcion: char(18) IdProducto: int (FK)
IdPedidoVenta: int (FK) Cantidad: decimal(7,3)
IdProducto: int (FK) PrecioUnitario: money
Cantidad: decimal(7,3) Subtotal: money
PrecioUnitario: money IdSituacion: int (FK)
Subtotal: money
IdSituacion: int (FK)

IdPedidoVenta = IdOperacion NumeroOperacion IdPedidoCompra = IdOperacion

Fecha: datetime
Venta
IdOperacion: int
Compra

Caja TipoOperacion
IdCaja: int IdTipoOperacion: int
IdTipoOperacion: int (FK) Descripcion: char(18)
IdOperacion: int
FechaHora: smalldatetime
Monto: money