Administrador de proyectos de ambientes virtuales de

aprendizaje
Introducción
El administrador de proyectos de AVA es un especialista encargado de diseñar una
estrategia para la puesta en operación de un ambiente virtual de aprendizaje. Utiliza las
tecnologías de la información y comunicación para plasmar el contenido de manera que los
usuarios lo puedan aprovechar al máximo. Puede convertir el ambiente virtual en un
fenómeno mundial.

Nivel 01
Lección 01
Trascendencia del aprendizaje digital

Áreas de los portales de aprendizaje

 Diseño instruccional
 Diseño gráfico
 Desarrollo

AVA

Características AVA

 Interactividad
 Flexibilidad
 Escalabilidad
 Estandarización

Dimensiones AVA

 Dimensión tecnológica
 Dimensión Pedagógica

Nivel 03
Lección 01
Cronograma de actividades
 Elabora un control de las tareas creando un cronograma de actividades.

Contiene los objetivos de manera resumida.

Presupuesto del proyecto AVA

El presupuesto es un plan financiero que estima los fondos necesarios para desarrollar
un proyecto AVA en un tiempo determinado. Para calcularlo, se les agrega el costo de los
recursos necesarios por cada actividad y al final se suma el total de cada categoría para
conocer el costo total.

Cálculo de costos

Obtén los costos de cada una de las actividades que integran las siguientes categorías:

 Operacionales. Corresponden a los insumos para el desarrollo de las actividades,

tipo de material necesario, cantidades, precio unitario y subtotal.
 Recursos Humanos. Se generan por la participación de diferentes personas en
el proyecto, despliega los salarios de manera detallada por cada tipo de puesto.
 Infraestructura. Cubren la adquisición de cada tipo de equipo requerido para
desarrollar el proyecto.
 Administrativos. Son los que se generan de forma cotidiana para el logro del
proyecto, como el pago de servicios públicos, seguros y mantenimiento.

Si el proyecto tiene gran cantidad de actividades, sepáralas en conjuntos y presenta por

hoja el presupuesto necesario para cada uno. Al final del cálculo de costos de las
actividades, suma el total de cada categoría, ese resultado, será el costo total. Al determinar
los costos considera: la duración del proyecto AVA, ya que deberás actualizar los precios
cada año, si se modifican tendrás que incluir los nuevos costos generados, todos los precios
deben ser comprobables.

Cálculo de ingresos

Es importante que registres los recursos económicos que tendrás para desarrollar el
AVA, estos pueden provenir de una misma fuente o de varias y te los pueden otorgar en
una sola exhibición o en varias, para su registro escribe en una tabla, la fuente, cantidad
recibida, fecha en que se recibirá el ingreso. Con base en esta información, planea la
realización de las actividades, cuáles se podrán hacer de forma simultánea y cuáles deben
esperar a contar con mayor presupuesto.
 Realiza el seguimiento de las cantidades que ingresan y las cantidades que egresan,
para tener un control de gastos. Examina periódicamente tu presupuesto para determinar
si requieres ajustarlo o reasignarlo a otras actividades, considera que si la inversión que
necesitas rebasa la cantidad de ingresos que tienes, deberás buscar fuentes de
financiamiento para lograr el desarrollo de un proyecto exitoso.

Cálculo del VAN y de la TIR

Define el beneficio generado con el cálculo del VAN y de la TIR.

Antes de presentar el proyecto, debes realizar cálculos estimados de la proyección del

futuro del AVA, para obtener un punto de equilibrio entre la inversión y el beneficio
generado.

Indicadores de desempeño. Cuantifican el logro de cada beneficio y los resultados

alcanzados, miden la capacidad de transformar los resultados iniciales, el porcentaje del
logro alcanzado por los objetivos, los efectos positivos y negativos generados en el usuario,
la mejora significativa que resulte de la estrategia diseñada a partir de la necesidad, la
capacidad de seguir generando beneficios cuando los recursos económicos dejen de
proporcionarse, el alcance que logró la intervención y la facilidad de acceso de los usuarios
al entorno virtual, la capacidad de generar aprendizajes para aprovecharlos en el futuro, la
apreciación que se tiene de la intervención, la participación por parte de los usuarios.

Evaluación costo-beneficio. Realiza este análisis con los resultados propuestos del
proyecto para determinar si los logros representan mayor valor que la intervención inicial,
para hacerlo conoce la inversión inicial y desglosa cuánto se destinó a cada beneficio,
calcula el costo de cada uno, en términos monetarios, comparándolo con servicios similares
en el mercado, determina si la solución tiene un costo menor a la necesidad.

Para ello analiza este ejemplo:

Intervención: Diseño de una plataforma de aprendizaje

Beneficio 1.

Se cree que el AVA logrará llegar a 50,000 jóvenes en toda América Latina durante el
primer año de operación, considerando solo un curso de los veinte que se planean para el
primer año, el curso es de ciencias básicas.

Para calcular la inversión del beneficio, analiza el costo total del proyecto, aquí se invirtió
en gastos de operación, como hosting y base de datos, recursos humanos, infraestructura,
como licencias, equipos y administrativos para desarrollar veinte cursos diferentes.
Identifica los costos necesarios para desarrollar los cursos y súmalos, después divídelos
entre el número de cursos, en este ejemplo, será entre veinte, suma el resultado con la
inversión de cada curso, tomando en cuenta la parte gráfica e instruccional, esto arroja el
costo total del desarrollo.
 Para calcular el costo del beneficio, averigua a cuántas personas llegó el curso, en este
ejemplo, llegó a 50,000 jóvenes el primer año, investiga el costo de un curso similar al de
ciencias básicas presencial y en línea y calcula el promedio que en este ejemplo es de
2,000 pesos, calcula el costo del beneficio multiplicando el promedio que investigaste por
la cantidad de usuarios que acreditaron el curso, en este caso el costo del beneficio es de
40 millones, el costo del beneficio resulta mayor que la inversión ya que es más conveniente
realizar el curso en línea con acceso gratuito a que cada persona de forma individual busque
un curso y lo solvente con sus propios recursos.

Cálculo del valor presente neto VAN. Ya que obtuviste el costo de la inversión y el
beneficio, calcula el valor presente neto o VAN, este se utiliza para estimar si los beneficios
que se obtendrán son superiores a los que se podría recibir en un banco, para calcular el
VAN:

Determina la inversión inicial que en el ejemplo es de 7,040,000, establece un periodo

de tiempo a evaluar por lo general se utilizan periodos de 5 a 8 años, en el ejemplo el
periodo será de 3 años, ya que después de ello requerirá una actualización, estima la
cantidad de personas que acreditarán el curso en los siguientes años, en el ejemplo para
el año 2, se estiman que serán 15,000 jóvenes y para el tercer año unos 10,000, considera
que el costo promedio del curso se mantiene cada año, al costo del beneficio que se obtiene
cada año por los jóvenes que tomarán el curso se le conoce como flujo de efectivo, en el
periodo cero coloca la inversión inicial con signo negativo, calcula el número de jóvenes
que se beneficiarán cada año e investiga la tasa de interés de alguna cuenta de inversión
que tenga el mismo nivel de riesgo que la inversión que realizarás, esta tasa debe
expresarse en porcentaje, para el ejemplo usaremos una tasa de 5%, para calcular el valor
neto aplica la siguiente fórmula con los datos de cada periodo:

Primer Periodo = Flujo de efectivo / (1 + Tasa de interés)1

Segundo periodo = Flujo de efectivo / (1 + Tasa de interés)2, etc.

*El número de potencia corresponde al número de periodo

Para obtener el valor presente neto suma el resultado de los periodos y resta la inversión
inicial, el resultado te ayudará a determinar si fue conveniente hacer o no la inversión,
considera:

Si VAN es mayor que cero, la inversión producirá ganancias

Si VAN es menor que cero, producirá pérdidas

Si VAN es igual a cero, no producirá ganancias ni pérdidas

Cálculo de la tasa interna de retorno o rendimiento TIR

Para comprobar que la inversión fue favorable, calcula la tasa interna de retorno o
rendimiento TIR, ésta representa el interés que genera el proyecto AVA en un tiempo
determinado, a esto se le conoce como rentabilidad, para obtener la TIR debes identificar
la tasa de interés que de cero como resultado, al aplicarla en la fórmula para calcular el
VAN, para calcular la TIR ayúdate de una hoja de Excel y haz lo siguiente:

En el ejemplo coloca la tasa de interés de diez en diez hasta el 100 por ciento, la tasa
debe colocarse en decimales (0.05, 0.10, 0.20, etc) calcula el VAN para esas tasas analiza
los resultados entre la tasa de interés de 0.70 y 0.80, las cantidades de VAN cambian de
signo por lo que la TIR se encuentra entre esos valores, haz una tabla que contenga los
periodos y los flujos de efectivo, para calcularla selecciona una celda vacía, escribe el signo
igual, teclea la palabra TIR y elige la función, ahora selecciona los flujos de efectivo de los
periodos incluyendo el de cero y presiona la tecla ENTER, el valor de la TIR en el ejemplo
es de 72%, si obtienes el VAN con esta tasa de interés podrás verificar que el resultado
está cercano a cero, si quieres más precisión haz prueba y error hasta encontrar el resultado
correcto en el ejemplo es de 72.2932%.

La TIR debe ser superior a otras tasas de interés para que sea conveniente, aquí la
rentabilidad resultó del 72%, por lo que conviene más invertir en el proyecto AVA que en
una cuenta con una tasa de interés del 5%.

Esta evaluación se puede realizar antes de iniciar el proyecto para determinar su

viabilidad y se realiza al final para determinar qué tan rentable fue. Toma en cuenta que en
el ejemplo, se analizó un beneficio, al evaluar tu proyecto considera todos los demás.

Ficha de presentación del proyecto AVA

Plasma los objetivos de la plataforma generando una ficha de presentación del proyecto
AVA.

La presentación final del proyecto AVA, debe tener la siguiente estructura:

Primero coloca los datos de identificación del cliente que propone la creación del
ambiente virtual, nombre legal de la institución o persona, misión, tipo y nivel al que
pertenece, ubicación y datos de identificación, nombre y cargo de la autoridad responsable.

Después estructura la ficha de la siguiente forma: escribe el nombre del proyecto AVA,
define el alcance, el eje temático, el área de aplicación y las instituciones involucradas,
describe la necesidad, los requerimientos del cliente y las actividades del proyecto,
argumenta porqué debe implementarse el proyecto mostrando sus ventajas e información
cuantitativa y cualitativa de los beneficios, redacta los objetivos que se quieran alcanzar,
expresa en las metas y resultados, el cuánto, cuándo y cómo de cada objetivo propuesto
incluyendo los indicadores que permiten medir el grado de avance, señala los indicadores
que medirán el logro de los objetivos de forma cuantitativa, los recursos y los costos deben
ser descritos para cada de las acciones desglosando cada rubro además señala los
recursos financieros totales y si se requerirán otras fuentes de financiamiento, muestra en
un diagrama de Gant, la calendarización de las actividades y la asignación de recursos para
cada una de las acciones, así como el día de inicio y fin de cada acción, por último en la
sección de información complementaria, incluye los datos que apoyen al proyecto, como
imágenes o videos, considera que la información debe ser clara y concisa para que
cualquier persona pueda comprenderla.

Lección 02
Identificación de riesgos

Aplica mecanismos para la identificación de riesgos.

De los aspectos más importantes para controlar un proyecto AVA, es la identificación y

gestión de los riesgos, esto te hará prever aquellas situaciones que pueden comprometer
al proyecto y definir planes de acción contra ellos. El riesgo es una situación que puede
darse o no, si sucede afectará la capacidad para cumplir los objetivos del proyecto, es
importante remarcar que si no puedes definir la situación, no la puedes considerar, de tal
forma que la gestión de un riesgo, estará afectada por la probabilidad de que suceda,
gestionar un riesgo significa implementar un controlador que minimice la probabilidad y el
impacto que puede tener, este sistema de control debe estar basado en las debilidades y
amenazas de cada una de las áreas del proyecto AVA, por lo que es conveniente utilizar:

Mecanismos para la identificación de riesgos. La identificación de riesgos debe ser

sistemática y siempre estar basada en los objetivos del proyecto, ya que estos deben
cumplirse a toda costa, para identificar riesgos existen los siguientes mecanismos:

 Análisis FODA. Permite identificar fortalezas, oportunidades, debilidades y

amenazas del proyecto en curso.
 Análisis de procesos. Facilita la identificación de riesgos operativos al ir probando
todos los procesos paso a paso.
 Brainstorming. Permite exponer ideas o sensaciones de riesgo, si una idea es
recurrente, significa un riesgo latente para el proyecto.
 Entrevistas. Se realizan a diferentes responsables de la empresa para extraer
sus preocupaciones.
 Workshops. Son reuniones de grupos de empleados para identificar y evaluar el
posible impacto de los riesgos.
 Benchmarking. Permite la evaluación de los competidores.

Análisis FODA

Es una metodología para la situación del proyecto AVA, analizando sus condiciones
internas como las debilidades y fortalezas, y sus condiciones externas como las amenazas
y oportunidades.

 Oportunidades. Son aquellos factores positivos que se generan fuera del

proyecto, por ejemplo, las redes sociales aumentan la difusión de cualquier
proyecto.
  Amenazas. Son aquellos factores negativos que se generan fuera del proyecto,
por ejemplo la inflación hace que los profesionistas coticen más caro.
 Fortalezas. Son aquellos factores positivos que se generan dentro del proyecto,
ejemplo, el AVA tiene un diseño llamativo.
 Debilidades. Son aquellos factores negativos que se generan dentro del proyecto,
ejemplo, el AVA tiene una navegación poco intuitiva.

Estos elementos se organizan en una matriz cuadrada donde se observan:

 Riesgos. Combinación de debilidades y amenazas.

 Desafíos. Combinación de fortalezas y oportunidades.

De esta forma puedes identificar de manera estructurada los riesgos potenciales en tu

proyecto AVA.

Análisis de riesgos
Aplica modelos matemáticos para el análisis de riesgos.

Después de conocer los riesgos que pueden afectar al proyecto se debe realizar un
análisis de los mismos para determinar la probabilidad de que ocurran y el posible impacto
de cada uno para otorgarle un nivel de riesgo al proyecto AVA.

Métodos de análisis de riesgos

Existen dos métodos para determinar el nivel de riesgo de cualquier proyecto:

 Método cualitativo. En este la toma de decisiones se basa completamente en el

juicio, la experiencia o la intuición, generalmente se utiliza cuando el riesgo es
bajo y no se justifica un análisis completo. Las metodologías cualitativas son las
siguientes: Brainstorming, Cuestionario o entrevistas, reuniones de grupo o focus
groups, juicio de especialistas.
 Método cuantitativo. Permite asignar valores de ocurrencia a los diferentes
riesgos identificados, mediante un modelo matemático de registros, todo método
cuantitativo realiza un análisis de probabilidad. El método a utilizar depende del
presupuesto del proyecto, ya que para el método cuantitativo generalmente utiliza
software de paga para realizar el procesamiento matemático con el fin de obtener
un modelo de riesgos.

Modelo de riesgos. Es una representación de la realidad a través de una estructura de

cálculos matemáticos, en la cual se detectan variables significativas de riesgos que se
miden con base en las variables económicas. Para desarrollar este modelo se deben seguir
estos pasos:

 Selección de funciones de probabilidad. Cada uno de los riesgos identificados

anteriormente tienen una función que definen su probabilidad de ocurrencia,
 estas funciones son graficadas donde el eje X es el tiempo del proyecto y el eje
Y la probabilidad en porcentaje de que ocurra el riesgo. Existen estas funciones:
 Triangular. Se conocen valores máximos y mínimos de la probabilidad,
esta función considera, por ejemplo, la probabilidad de que las ventas
bajen.
 Uniforme. Se conoce el valor máximo de la probabilidad, riesgos como la
probabilidad de renuncia de profesionales son considerados por esta
función.
 Discreta. Se conocen diferentes valores posibles de probabilidad.

Después de elegir la función se debe elegir una variable que resultará

afectada por la ocurrencia de este riesgo, esa variable generalmente es
económica, cuando se habla de proyectos web, por lo que se elige el valor
actual neto o VAN del proyecto, se trata de calcular el grado de variación de
la VAN con respecto a la probabilidad de ocurrencia de este riesgo, este
cálculo es dado por computadora y debe realizarse para cada riesgo que se
haya considerado, cada riesgo genera una variación diferente por lo que se
le otorga un nivel diferente a ese riesgo.

 Identificación de variables económicas

Software de análisis de riesgos

Muchas empresas tienen software de análisis de riesgos muy precisos mismos que se
alimentan de la información que se captura en ellos, la consideración de este software debe
estar dentro del presupuesto de requerirse un análisis de riesgo más profundo, para que
los objetivos del proyecto AVA no se vean afectados, entre más nivel tenga un riesgo, más
observación y medidas preventivas deben realizarse.

Nivel 04
Lección 01
Estrategias de financiamiento

Consigue capital para el proyecto por medio de estrategias de financiamiento.

Para conseguir recursos económicos que te permitan implementar el proyecto AVA,

puedes recurrir a diversas acciones de financiamiento, los tipos de financiamiento pueden
ser:

Estrategias físicas

 Privado. A través de inversionistas, empresas nacionales, extranjeras y

transnacionales, e instituciones financieras.
  Público. A través de secretarías de estado, empresas gubernamentales,
programas productivos y apoyos para el emprendedor.

Para obtener apoyo financiero:

 Manda cartas de invitación a diferentes instituciones.

 Explica la estrategia educativa.
 Especifica los recursos necesarios, el margen de riesgo y beneficios.

Estrategias virtuales

Lineamientos de la página web

 Resumen ejecutivo
 Cantidad para el desarrollo
 Resultado y beneficios que tendrán los usuarios que hagan aportaciones.

Para buscar inversiones a tu proyecto AVA, lo primero que necesitas es un reporte de

proyecto, por lo que tienes que hacer lo siguiente:

 En la primera hoja pon un resumen sobre el objetivo, alcance y fines del proyecto
AVA.
 Organiza tus ideas de lo general a lo particular.
 Los recursos que necesitas para implementarlo de manera detallada.
 Una conclusión con los resultado que esperas obtener, a corto, mediano y largo
plazo.

Esto servirá para presentarles tus ideas a los inversionistas. NO más de 20 minutos de
presentación.

Evaluación de la satisfacción del usuario

Mide el impacto de la plataforma mediante una evaluación sobre el grado de satisfacción

del usuario.

La evaluación es esencial para conocer su opinión sobre la calidad y funcionalidad de la

estrategia, para conocer de forma cuantitativa la satisfacción se realiza un estudio que se
divide, en las siguientes etapas:

Primero define que herramienta utilizarás para medir la satisfacción, si te enfocas en

evaluar una parte, detalla las preguntas para que su opinión refleje su satisfacción, pero si
se trata de la evaluación completa de la estrategia, desarrolla preguntas relacionadas desde
el inicio de la experiencia hasta que finaliza, la información que obtengas te brindará detalles
sobre las debilidades y oportunidades para mejorarla.
 Construye la herramienta mediante la cual obtendrás la información, debe ser sencilla,
clara y útil, para ello tendrás que tener claro que es lo que quieres preguntar y formular
preguntas claras y sencillas que te den la información que buscas, evita que tu herramienta
tenga más de quince preguntas, para que su aplicación no exceda los 15 minutos, tu
herramienta debe estructurarse de la siguiente forma:

 Introducción o presentación
 Preguntas de satisfacción
 Identificación del tipo de usuario
 Espacio en blanco para que pueda ampliar sus inquietudes
 Agradecimiento

Selecciona la muestra de usuarios a los que solicitarás la evaluación, realiza una prueba
piloto del cuestionario con un grupo reducido de personas para comprobar que sea
comprensible y define por qué medios lo difundirás (cuestionarios impresos, electrónicos,
encuestas telefónicas, encuestas personales).

Analiza la información, una vez aplicadas las herramientas, obtendremos las preguntas
cerradas datos cuantitativos, y de las preguntas abiertas, datos cualitativos. Para analizar
los datos cuantitativos utiliza una hoja de cálculo, puedes diseñar plantillas que te sirvan,
para automatizar el análisis, revisa cuántos usuarios han coincidido en su opinión, en qué
porcentaje han coincidido, calcula la media de cada respuesta. Para analizar los datos
cualitativos, deberás leer todas las respuestas abiertas para poder determinar categorías,
después agruparlas e integrarlas a los datos cuantitativos. Al interpretar los resultados
considera lo siguiente:

 Las debilidades las podrás identificar al detectar los porcentajes de insatisfacción

de las preguntas cerradas.
 Las fortalezas son los porcentajes que corresponden a las respuestas de
satisfacción.

Para conocer el nivel de satisfacción general, interpreta los resultados obtenidos en la

pregunta abierta de satisfacción, obtén los porcentajes y valora la información, al finalizar
el análisis de la información, define cuáles son las estrategias para mejorar el servicio, hasta
que las integres al proyecto y se realicen, se considerará que el análisis fue de utilidad.

Difusión del AVA

Utiliza marketing digital para una extensa difusión del AVA y obtener métricas sobre la
efectividad de las acciones que implementas, ya que los datos te permiten analizar el
comportamiento y la reacción de los usuarios.

Marketing digital. Se vale de tres herramientas clave, para la difusión de un sitio web o
AVA:
  Redes sociales
 Email
 Analítica web. El análisis de datos abre grandes oportunidades para los proyectos
AVA al poder medir factores de difusión y así implementar acciones de
restablecimiento.

Con la analítica web se pueden medir los indicadores clave de rendimiento o KPI de
cada estrategia de difusión y así implementar más y mejores acciones, por ejemplo:

 KPI en redes sociales, número de seguidores, comentarios e interacciones.

 KPI en emails. Suscriptores obtenidos y perdidos, ubicación geográfica,
porcentaje de clics en los enlaces y usuarios dados de baja.
 KPI en el AVA. Sesiones abiertas, número de visitantes y tiempos de visitas.

Para cada KPI medio siempre debe de haber una estrategia para aumentarlo o
disminuirlo, por ejemplo, para aumentar el número de usuarios en el AVA se puede
aumentar la inversión publicitaria en redes sociales, por el contrario, para disminuir el
número de suscriptores que se dan de baja vía email, se puede realizar una encuesta, para
saber por qué están cancelando las suscripciones.

El marketing digital basado en el análisis de datos y los KPI, ha demostrado ser la

herramienta ideal para comprender los gustos y necesidades del usuario de una
plataforma.