ARLENE ARRATIA MATUS

GESTIÓN ADMINISTRATIVA
ESP. SECRETARIADO

LA EMPRESA Y SU ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Para que una empresa pueda lograr sus objetivos, debe contar con una estructura organizativa que
facilite la realización de las diferentes actividades al interior de la entidad.
La importancia de una estructura para la empresa radica en que ésta aclara las expectativas de qué es lo
que hay que hacer, divide el trabajo para evitar la duplicidad de labores y el esfuerzo innecesario,
proporciona un flujo lógico de actividades de trabajo, establece canales de comunicación y enfoca el
esfuerzo del trabajo en el cumplimiento de objetivos. Es por esto que al organizar una empresa se
decide establecer las funciones que cada departamento o sección debe desarrollar. Estas funciones son
la agrupación de tareas en distintos departamentos destinados a lograr un objetivo específico con el fin
de contribuir al buen funcionamiento de la entidad y a la consecución de todos los objetivos de la
institución.
Si bien es cierto, cada empresa crea sus unidades de trabajo o departamentos sobre la base de la
estructura organizacional que ésta le quiera dar, tomando en cuenta, también, el tamaño de la empresa;
sin embargo, a continuación, se presentan las funciones básicas que debiera considerar una entidad para
organizarse.

1. Función del gerente:

Un gerente es aquel individuo que, dentro de una entidad, dirige las actividades de otros. Es el
encargado de tomar decisiones, de establecer normas y estrategias que afectan a todos los aspectos de
la empresa.
Existen cuatro funciones básicas que debe realizar un gerente:
a) Planificación: Definir las metas, establecer una estrategia general para alcanzar dichas metas y
elaborar una estructura de planes para integrar y coordinar actividades.
b) Organización: Determinar las tareas a realizar y decidir quiénes las harán.
c) Dirección: Motivar a los subordinados, dirigir a otros, seleccionar los medios de comunicación más
efectivos y resolver conflictos.
d) Control: Observar las actividades para asegurarse de que se cumplan cómo se planificaron y corregir
cualquier desviación significativa.

Toma de decisiones:
Los gerentes, por definición, son tomadores de decisiones.
Tomar la decisión correcta requiere contar con un profundo conocimiento, y una amplia experiencia en
el tema.
 Una decisión es un juicio o selección entre dos o más alternativas, que ocurre en numerosas y
diversas situaciones de la vida.
 En líneas generales, tomar una decisión implica:
 Definir el propósito: qué es exactamente lo que se debe decidir.
 Listar las opciones disponibles: cuáles son las posibles alternativas.
 Evaluar las opciones: cuáles son las ventajas y desventajas de cada una.
 Escoger entre las opciones disponibles: cuál de las opciones es la mejor.
 Convertir la opción seleccionada en acción.

Tipos de decisiones en Gerencia:

 De rutina: las mismas circunstancias recurrentes llevan a seleccionar un curso de acción ya
conocido.
 De emergencia: ante situaciones sin precedentes, se toman decisiones en el momento, a medida
que transcurren los eventos. Pueden tomar la mayor parte del tiempo de un gerente.
 Estratégicas: decidir sobre metas y objetivos, y convertirlos en planes específicos. Es el tipo de
decisión más exigente, y son las tareas más importantes de un gerente.
 Operativas: son necesarias para la operación de la organización, e incluye resolver situaciones de
“gente” (como contratar y despedir), por lo que requiere de un manejo muy sensible.

2. Función básica del Departamento Finanzas:

a) Obtención de financiamiento:
El financiamiento es vital para la empresa, ya que permite suministrar de capital a ésta, asegurando el
buen funcionamiento de la entidad y con esto se procura disponer de los medios económicos necesarios
para cada uno de los departamentos.
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Existen variadas formas de obtener financiamiento, sin embargo, las más comunes se clasifican en
internas y externas.
El financiamiento interno es aquél que se genera al interior de la empresa, entre éstos tenemos:
aportaciones de los socios, venta de activos, utilidades reinvertidas.
El financiamiento externo es aquél obtenido por medio de terceras personas, tales como: créditos
otorgados por proveedores, créditos bancarios, créditos hipotecarios, etc.
b) Inversión y distribución de los recursos obtenidos:
Una vez obtenidos los recursos, éstos deben ser invertidos y distribuidos. Toda inversión que se realice,
debe provocar flujos, los cuales deben ser analizados por algún método de evaluación de proyectos, lo
que permite obtener un análisis objetivo.

3. Función básica del Dpto. de Producción:

El Depto. de Producción es el encargado de diseñar, operar y controlar los procesos de transformación
que convierten los recursos, como mano de obra y materias primas, en servicios y productos terminados.
Las decisiones más usuales que se toman en este departamento y que a su vez permite agrupar las
diversas tareas a realizar son:
a) Proceso: Se debe determinar las instalaciones y el proceso físico en la producción del bien o servicio.
Las decisiones incluyen el tipo de equipo y tecnología, el flujo del proceso, la distribución de la planta.
Así como todos los demás aspectos de las instalaciones físicas para el desarrollo del producto o del
servicio.
b) Capacidad: Las decisiones se dirigen al suministro de la cantidad correcta de capacidad en el lugar
apropiado y en el momento exacto. La capacidad a corto plazo puede ser modificada por medio de
subcontrataciones o a través de turnos adicionales. En el largo plazo, la capacidad está determinada
por el tamaño de las instalaciones físicas.
c) Inventario: Las decisiones sobre inventarios determinan lo que se debe ordenar (solicitar) y cuándo
hacerlo. Deben diseñarse sistemas de control de inventario, materia prima, productos en proceso y
productos terminados.
d) Fuerza de trabajo: La administración de los trabajadores es una de las decisiones más importantes en
el departamento de producción, debido a que nada se hace sin los trabajadores que elaboran el
producto o proporcionan el servicio. Aquí se debe planificar los turnos y la distribución de tareas.
e) Calidad: El Depto. de Producción casi siempre es responsable de la calidad de los bienes y servicios
producidos. La calidad es una importante responsabilidad de producción que requiere de apoyo de
toda la organización. Las decisiones acerca de la calidad deben asegurar que ésta se mantenga en el
producto en todas las etapas de la elaboración.

4. Función básica del Dpto. de Recursos Humanos:

La función básica de este departamento es velar por la obtención y posterior administración de los
recursos humanos, de manera de lograr un normal funcionamiento en la entidad. Este departamento
debe ser capaz de conseguir que los cargos existentes dentro de la empresa sean ocupados por personal
idóneo y dispuesto a realizar las funciones que le asignen. Además, debe procurar bienestar en el
desempeño de las tareas de un trabajador considerando una remuneración acorde al trabajo que se
realice. La administración de recursos humanos consta de 7 actividades o pasos que, si se realizan de
manera adecuada, dotarán a la organización de personal competente, con buen rendimiento y que sea
capaz de mantener su nivel de desempeño en el tiempo. Estas actividades se detallan a continuación:
a) Reclutamiento: consiste en localizar, identificar y atraer a los solicitantes adecuados para un puesto
específico.
b) Desreclutamiento: se refiere a reducir la disponibilidad de mano de obra o el exceso de personal para
asegurar que los candidatos sean los más apropiados.
c) Selección: se debe examinar a los solicitantes de empleo para asegurar que los candidatos sean
aquellos que reúnen las condiciones que el cargo requiere.
d) Orientación: consiste en facilitar a los empleados el proceso de adaptación requerido en el ingreso a
la empresa. Es decir, la orientación o inducción de personal es el proceso que se debe de llevar a
cabo para integrar al personal nuevo a la organización, proporcionándole las herramientas necesarias
para conocer la Empresa, su puesto, derechos y obligaciones y le facilite y agilice el proceso de
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incorporación al empleo. Para ello, es necesario dar a conocer al empleado: Historia de la empresa;
Misión, Visión y Filosofía de la empresa; Código de Ética y Reglamento Interior de Trabajo; Políticas;
Productos y Servicios; Estructura Organizacional; Oficinas; Prestaciones del Personal; Programas
Especiales: culturales, deportivos, de Integración; Resultados; Servicios Informativos y de Apoyo.
Entrenamiento: consiste en asegurar que los conocimientos se mantengan actualizados, generando
actividades de desarrollo profesional.
e) Beneficios: se refiere a proporcionar un sistema de recompensas eficiente y eficaz.
f) Evaluación del desempeño: consiste en evaluar a los distintos empleados con el fin de controlar el
comportamiento de éstos.

5. Función básica del Depto. de Marketing:

La función básica de este departamento es la de unir los factores y hechos que influyen en el mercado
para producir lo que el consumidor quiere, desea y necesita, distribuyéndolo de tal forma que esté a su
disposición en el momento oportuno, en el lugar propicio y al precio más adecuado.
Las decisiones de este departamento son:
a) Investigación de mercados: se debe investigar qué productos o servicios desean los consumidores y
las características de éstos. Además, se descubren los cambios en los gustos y las necesidades de los
consumidores. Para cumplir con esta decisión, generalmente, se aplican encuestas para conocer la
preferencia de los posibles consumidores con relación a cierto producto, como por ejemplo una
prenda de ropa, un nuevo vino o un perfume.
b) Desarrollo de productos: se debe planificar qué productos se desarrollarán y qué atributos tangibles
o intangibles debe tener el producto, buscando la satisfacción de las necesidades de los
consumidores.
c) Precio: se debe diseñar las estrategias de precios del producto, los descuentos por volumen,
descuentos comerciales, descuentos por pronto pago, etc.
d) Promoción: se debe informar, persuadir y recordar a los clientes actuales y potenciales acerca de los
productos que la empresa tiene en el mercado.
e) Distribución: se debe diseñar los arreglos necesarios para transferir la propiedad de un producto y
transportarlo de donde se elabora, al lugar en que finalmente se pondrá a la venta.

Diferencia entre marketing y ventas

Se suele pensar que venta y marketing son lo mismo. Por el contrario, existen diferencias profundas
entre ambos. Cuando una empresa fabrica un producto y luego, intenta convencer a los consumidores
para que lo compren, estamos hablando de venta. En cambio, cuando se averigua primero lo que
necesita el consumidor y luego, se desarrolla un producto que satisfaga una necesidad, estamos
hablando de marketing.
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ACTIVIDAD Nº 1
TRABAJO EN EQUIPO

Realicen un proyecto de empresa, cuyas primeras tareas consisten en:

a) Descripción de la empresa: Nombre, giro, dirección, bienes a ofrecer, potenciales clientes, logo de la
institución, afiche publicitario de la empresa; nombres del gerente, jefe de finanzas, jefe de
producción, jefe de recursos humanos y jefe de marketing.
b) Elaboración del organigrama.
c) Señalar la obtención del financiamiento: indiquen porcentajes y montos.
- Interno
- Externo
d) Inversión y distribución de los recursos obtenidos: indiquen porcentajes y montos.
e) Desarrollar cada una de las decisiones del Depto. de Producción, como:
- Identificar las instalaciones de la empresa: descripción y costo;
- Cómo se lleva a cabo el proceso de producción, indicando cada una de sus etapas;
- Dibujo con la distribución de la planta: oficinas, fábrica, transporte, etc.
- Capacidad, es decir, número de trabajadores, tareas y turnos de los operarios y horarios de
administrativos (oficina). Si existe o no subcontratación.
f) Elaborar inventarios de:
- Materia prima y productos terminados (20 mínimo) con código, precio de costo unitario, precio de
costo total, precio de venta unitario, precio de venta total.
- Las diferentes áreas administrativas.
g) Indicar la calidad de los productos y cómo se garantiza ésta.

ACTIVIDAD Nº 2
INDIVIDUAL
A partir del inventario de mercaderías, simule la venta de 5 productos. Debe elaborar los documentos
mercantiles en Excel: cotización, guía de despacho, factura, nota de crédito o nota de débito. La
cancelación debe ser realizada a través de un cheque nominativo cruzado, con un plazo de 30 días a
partir de la fecha de la transacción.

ACTIVIDAD Nº 3
TRABAJO EN EQUIPO
Junto a su equipo de trabajo, desarrolle cada una de las actividades correspondientes al Depto. de
Recursos Humanos:
a) Elabore 3 avisos de empleo, indicando los requisitos exigidos. Uno para secretario, otro para Jefe de
Producción y otro a su elección. Se sugiere visitar la página www.emol.cl, empleos.
b) Señale cómo desreclutará a los postulantes. ¿Qué criterios utilizará?
c) En cuanto a la selección, que tests aplicará. Nombre y detalle, a lo menos, 2. Pueden ser sicológicos,
conocimientos técnicos del área, cultura general, entrevista personal.
d) Elabore las fichas personales de 20 trabajadores, incluidos el personal administrativo de la empresa.
e) Confeccione los 20 contratos correspondientes.
f) Elabore 20 liquidaciones en Excel, aplicando las fórmulas básicas. Considere el mes de Marzo.
g) Finiquite a 3 trabajadores, por 3 causales diferentes
h) Dé vacaciones a 3 de sus empleados.
i) Para orientar a los nuevos empleados, debe asignar una persona que lo guíe, ¿quién será? ¿por qué?
Además, deberá entregarle el reglamento de la empresa.
j) ¿Qué mecanismos de entrenamiento utilizará la empresa para mantener actualizado al personal?
Elabore un plan de capacitación anual.
k) ¿Cuál será el sistema de recompensas de la entidad? Descríbalo. Piense en bonos de producción,
puntualidad, responsabilidad, años de servicio, empleado del mes, etc.
l) ¿Cómo evaluará el desempeño de los empleados? ¿Qué mecanismo utilizará? ¿Aplicará algún test de
conocimientos y habilidades, contratará un organismo externo…?
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A continuación se presenta una sencilla encuesta orientada a las amas de casa para conseguir
información de primera mano sobre el lanzamiento de un nuevo producto al mercado: un jabón.

EJEMPLO DE ENCUESTA NUEVO PRODUCTO

1) ¿Cuál es su aroma favorito para los jabones líquidos?

Rosa
Limón
Lavanda
Otro

2) ¿Qué color de jabón le agrada más?

Verde
Rojo
Amarillo
Azul
Otro

3) ¿Le agrada el color verde?

Sí
No

4) ¿Cuántas veces al día utiliza el jabón de lavar?

0
Entre 1 y 5
Entre 5 y 10
Más de 10

5) ¿Cuántas barras de jabón consume en el mes?

0
Entre 1 y 3
Entre 3 y 5
Más de 5

6) ¿Compra jabones nacionales o prefiere los importados?

7) ¿Siempre compra la misma marca de jabón?

Sí
No