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Fiche conseil n°8

COMMUNICATION

1. Ce qu’exigent les référentiels

− Environnement
ISO 14001 4.4.3 : Communication
EMAS Annexe II.-A.4.3 : Communication
Annexe II.-B.4 : Participation du personnel
Annexe II.-B.5 : Communication

Annexe IV : Communication d’informations concernant les

performances environnementales

− SST
OHSAS 18001 4.4.3 : Communication, participation et consultation

Correspondance avec ILO OSH 2001 3.2 : Participation des travailleurs

3.6 : Communication

2. Introduction et points particuliers

Le partage de l’information constitue un élément fondamental pour garantir la maîtrise des risques SSE en général, tant en termes
de retour d’expérience que d’implication du personnel, sources d’amélioration continue. Au même titre que la communication
descendante, de la hiérarchie vers l’ensemble du personnel, il convient d’organiser la communication ascendante et transversale.
La communication, pour être efficace, peut faire l’objet d’une analyse alimentée notamment par l’écoute des parties intéressées
internes et externes en particulier le personnel, l’administration, les assurances, les fournisseurs, les entreprises extérieures qui
interviennent sur le site, ou encore les clients et les utilisateurs des produits, services ou activités de l’organisme, les actionnaires...
Cette analyse permettra de définir la stratégie de communication.
Le référentiel OHSAS 18001 impose un processus de consultation du personnel dont les exigences font écho à celles du code du
travail. Le règlement EMAS comporte également un paragraphe spécifique à la participation du personnel.
Par ailleurs, les référentiels environnementaux demandent de prendre en compte systématiquement les demandes externes jugées
pertinentes et d’y répondre. Il peut s’agir de réclamations ou de plaintes qui doivent être analysées, le plus souvent dans le cadre de
la procédure relative au traitement des écarts. Ce peut être également des sollicitations diverses émanant par exemple des médias,
des écoles et de clients ou usagers... Pour les entreprises cotées en bourse, ce peut être des demandes des actionnaires ou des
agences de notation.
A noter, l’existence de la norme ISO 14063 relative à la communication environnementale.

Différence entre sensibilisation et communication
Renvoi Fiche n°7.

Communication vers les fournisseurs et sous-traitants.

Les § 4.4.6 des référentiels, relatifs à la maîtrise opérationnelle, imposent une communication, vers les fournisseurs et sous-
traitants, des procédures et exigences pertinentes concernant les AES identifiables et les risques pour la SST des biens,
équipements et services utilisés. Cette communication est abordée dans le cadre de la maîtrise opérationnelle [Renvoi Fiche n°11].

Différence entre ISO 14001 et EMAS

L’une des différences importantes entre l’ISO 14001 et l’EMAS concerne la communication externe. En effet, l’EMAS va plus loin
que l’ISO 14001 sur ce plan en exigeant une déclaration environnementale dont le contenu est détaillé au sein de l’annexe IV du
règlement (cf. § 4). En particulier, le règlement dans sa version en date de 2009, impose à l’organisme de rendre compte de ses
performances environnementales à l'aide d’indicateurs de performance prédéfinis.
La commission européenne tient à disposition du public une base de données contenant l’ensemble des déclarations
environnementales des sites enregistrés, en application de l’article 42 du règlement.
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Fiche conseil n°8 - Communication

3. Vue synthétique des actions à réaliser

 Attentes des parties intéressées  Risques SST et aspects

internes environnementaux
 Attentes des parties intéressées  Politique
externes  Objectifs, Indicateurs
 Exigences réglementaires en P : Procédure exigée
 Résultats
matière de communication
 …

 Définir la stratégie de communication :

 Plan de communication

P P P P
 Organiser la  Organiser la  Organiser la  Répondre aux
communication vers communication communication demandes, consulter
le personnel ascendante, consulter et vers l'externe en externe
impliquer en interne

 Réunions
 CHSCT, correspondants SSE  Déclaration  Registre des
 Affichage
 Registres environnement (EMAS) demandes externes
 Journaux internes
 Boîtes à idées  Rapport annuel  Forum Internet
 Intranet
 Fiches d'écart, d'amélioration  Site Internet  Réunions de
 Notes
 Sondages, enquêtes  Salons, journée portes concertation
 … ouvertes...
 …  Sondages
 Articles, plaquettes …
 Politique à disposition
 Décision/AES
 ....

 Evaluer l'efficacité de la communication et exploiter les résultats

 Indicateurs de performance de la communication

 Opportunités d'amélioration de la communication

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Fiche conseil n°8 - Communication

4. Actions à mettre en œuvre

➊ DEFINIR LA STRATEGIE DE COMMUNICATION

La communication est un exercice difficile. Son efficacité dépend de la bonne identification des cibles (parties intéressées), de leurs
attentes, des messages à faire passer et des media les plus adaptés pour le faire. C’est pourquoi il est pertinent (mais non exigé comme
tel) d’élaborer une stratégie, en concertation avec le personnel, avant d’engager des actions de communication tous azimuts.
La communication en matière d’environnement et/ou de SST doit tenir compte des orientations de l’entreprise dans ces domaines et doit
s’inscrire dans sa stratégie globale de communication. Celle-ci est elle-même fonction de nombreux facteurs tels que taille de
l'organisme, activité, culture d'entreprise, environnement culturel local et/ou national, législation applicable, situation géographique, etc.

Quelles données d'entrée pour la stratégie ?

Pour définir sa stratégie en matière de communication environnement et SST, l’organisme se base essentiellement sur une analyse des
demandes, attentes et besoins des diverses parties intéressées internes et externe et de l’importance de ces différentes parties
intéressées vues de l’organisme. Il doit notamment tenir compte des exigences réglementaires dans ce domaine (DRIRE/DREAL,
inspection du travail), et autres exigences éventuelles auxquelles il aurait souscrit (assurances, contrats particuliers...).
Les risques SST, AES, retour d’expérience, accidents et presqu’accidents alimenteront également la réflexion sur les éventuels
besoins en communication.
Il est extrêmement important, pour les unités appartenant à de grands groupes, de rester en cohérence avec les directives définies par le
groupe notamment concernant la politique ainsi qu'en matière de procédures de communication externe (en particulier en cas de crise).
Quel contenu pour la stratégie?
Objectifs de la communication
La communication, en interne ou en externe pourra, par exemple, avoir pour objectif de :
- Faciliter la compréhension de la politique et des objectifs,
- Minimiser les conflits interne ou externe,
- Améliorer la confiance des clients, actionnaires…
- Renforcer les valeurs environnementales ou SST au sein de l'organisme et favoriser l’implication des personnes,
- Réduire la crainte, en interne ou en externe, d'être exposé à un risque sans qu'il soit prévu et maîtrisé…
- Informer le personnel et les autres parties intéressées des objectifs de l'organisme et de ses résultats environnement et/ou SST,
- ...

Identification des parties intéressées

Le personnel, leurs représentants légaux et les autorités administratives seront nécessairement visés. En environnement, les
demandes des parties intéressées externes (riverains, associations, public, élus, autorités…) doivent être prises en compte. Au-delà, les
clients, actionnaires, fournisseurs, concurrents, media, assureurs, banques, associations diverses de protection de l’environnement,
entreprises extérieures intervenant sur le site pourront également être des cibles de la communication environnementale ou SST.
C’est à l’organisme de juger l’intérêt pour lui de communiquer vers ses différentes parties intéressées. Pour cela, il est intéressant
d’identifier l’importance de chaque partie intéressée en ce qu’elle peut aider ou remettre en cause l’organisme. Naturellement, il est
probable que la stratégie de communication visera à s’intéresser aux attentes des parties intéressées les plus importantes.
La médecine du travail et la CRAM ne doivent pas être oubliées dans le cas de la SST.

Définition des moyens et calendrier

Comme pour toute planification, il est pertinent de définir les moyens humains et financiers, ainsi que les échéances nécessaires à
l'atteinte des objectifs fixés dans le cadre de la stratégie de communication de l'organisme.
Quelle formalisation ?
Le plan de communication de l’entreprise, s’il existe, pourra intégrer les objectifs fixés pour la communication environnementale et SST. Si
l'organisme n'établit pas de plan de communication, il peut être intéressant d’en élaborer un spécifique à l'environnement et/ou la SST (qui
fait quoi, quand et comment), ou d’intégrer ces objectifs dans le programme environnemental.

PLAN DE COMMUNICATION

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Fiche conseil n°8 - Communication

➋ ORGANISER LA COMMUNICATION VERS LE PERSONNEL

Sur quels sujets ?
La mise à disposition d’informations appropriées auprès du personnel est un levier important de la motivation. Elle peut éviter les
incompréhensions et aider à mieux comprendre les efforts demandés en matière de performance SSE.

Informations obligatoires
Le Code du Travail impose que le personnel reçoive une information sur les risques pour la SST et leur maîtrise. Ces éléments sont
traités dans le cadre de la Fiche n°7 Sensibilisation.
Pour faciliter l’identification des interlocuteurs en matière de SST, les coordonnées de l’inspecteur du travail doivent être affichées ainsi
que, par exemple, les coordonnées du médecin du travail (Code du Travail, art. D. 4711-1), les membres du CHSCT (art. R. 4613-8). A
noter que certaines consignes de sécurité doivent être obligatoirement affichées (incendie : art. R. 4227-37).
Pour les installations classées soumises à autorisation, un extrait de l’arrêté préfectoral d’autorisation d'exploiter doit être affiché en
permanence dans l’établissement (Article R. 512-39 du Code de l’Environnement).
Par ailleurs, un certain nombre de documents tels que le document unique d'identification des risques ou bien le rapport du bilan annuel
HSCT doivent être tenu à disposition ou transmis aux représentants du personnel. Une liste plus complète des obligations d'informations
issues du Code du Travail est donnée au chapitre 5.Compléments.

Informations sur le système

Exemples d'informations à communiquer :
- avancement des objectifs et des programmes d’actions,
- indicateurs de performances,
- retour d’expérience sur les incidents, accidents, presqu’accidents, situations d’urgence,
- suivi et bilan des écarts et actions correctives/préventives,
- liste des personnes relais en terme de communication (correspondants environnement ou SST…),
- résultats d'audits,
- conclusions de la revue de direction…
Les référentiels imposent que la politique Environnement et/ou SST soit communiquée au personnel [Renvoi Fiche n°1].
Les objectifs d’amélioration assignés à chaque personne, service ou direction et les résultats obtenus par rapport à ces objectifs
méritent également d’être périodiquement diffusés pour que le personnel concerné soit informé des résultats de ses efforts.
Comment ?
L’information à communiquer vers le personnel peut l’être via différents types de media (réunion, affichage…). Il peut être intéressant
d’utiliser plusieurs media pour diffuser une même information afin de garantir de meilleurs résultats, chaque individu étant plus ou moins
réceptif au mode de communication utilisé (conversation, image, texte…).
Les réunions d’équipe intégrant un temps consacré à la SSE sont un moyen qui peut s’avérer très efficace.
Il est nécessaire de prendre garde à bien associer à chaque media, un objectif de communication. Il convient par exemple de s’interroger
périodiquement sur l’utilité de certaines réunions ou affichages.
De plus, il est important de s'attacher à la lisibilité des informations diffusées en fonction des cibles, quitte à en réduire la quantité. Il est
nécessaire d'adapter la communication au public visé en utilisant un langage approprié, éventuellement en faisant usage d'exemples et de
supports visuels et attractifs permettant une meilleure compréhension des informations complexes.
L’affichage de la nature des risques SST au poste de travail et les moyens de s’en préserver est souhaitable.
✄ REUNIONS (ENCADREMENT, COMITE DE DIRECTION, QUART D’HEURE SECURITE / ENVIRONNEMENT, COMITE DE PILOTAGE…)
✄ AFFICHAGE
✄ JOURNAL INTERNE
✄ MESSAGERIE ELECTRONIQUE INTERNE
✄ NOTE INTERNE
✄ ....

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Fiche conseil n°8 - Communication

➌ ORGANISER LA COMMUNICATION ASCENDANTE, CONSULTER ET IMPLIQUER EN INTERNE

➨ Identifier les représentants du personnel

L'OHSAS 18001 impose que les employés soient représentés pour les questions SST et informés de l'identité de ces représentants.
La réglementation du travail comporte des exigences équivalentes. Ainsi, l'organe essentiel de représentation des travailleurs concernant
la SST est le CHSCT, s'il existe (obligatoire pour les entreprises de plus de 50 salariés) ou, à défaut, les délégués du personnel.
Le CHSCT est un acteur fondamental et incontournable pour la communication interne, en particulier en termes de remontée
d'information, de consultation et d'implication du personnel en matière de SST.
✄ CHSCT, DELEGUES DU PERSONNEL

➨ Organiser la communication ascendante interne

Dans quel but ?

Dans le cadre d’une démarche volontaire, la prise en compte des préoccupations, constatations et propositions du personnel
concernant les AE et la SST contribuera à sa réelle participation. Le règlement EMAS précise que l’organisation devrait reconnaitre que la
participation active du personnel est un élément moteur et une condition préalable à l’amélioration des performances ; elle constitue le
moyen approprié pour bien ancrer le SM dans l’organisation. Les exigences relatives à la participation du personnel font partie des
dispositions supplémentaires de l’EMAS (Annexe II-.B.4) par rapport à l’ISO 14001.
Cette communication peut notamment participer à la détection des petits dysfonctionnements (signaux faibles) qui pris en considération
limiteront le risque de survenue d’un incident.
Par ailleurs, le Code de Travail demande à l'employeur de prendre des dispositions pour que, dans certaines situations, le travailleur fasse
remonter des informations importantes pour la prise en compte des risques ; par exemple :
- les travailleurs doivent signaler immédiatement tout accident ou incident mettant en cause un agent biologique pathogène (art. R. 4425-
3),
- les femmes doivent déclarer le plus précocement possible leur état de grossesse en cas d'exposition à l'action d'agents cancérogène,
mutagène ou toxique pour la reproduction (art. R. 4412-89).
Comment ?
La remontée d’informations se fait généralement oralement, par le biais des responsables hiérarchiques, en particulier à l’occasion de
réunions. Ces derniers jouent ici un rôle majeur pour le bon fonctionnement du système.
Cependant, il peut être intéressant de mettre en place des « relais » tels que les correspondants environnement et/ou sécurité [Renvoi
Fiche n°5] vers qui l’ensemble du personnel pourra plus facilement se tourner (sans pour autant négliger le CHSCT) et qui auront un rôle
d’animation local plus marqué.
✄ CHSCT, CORRESPONDANTS SSE
Les informations peuvent également être remontées par écrit, via des enregistrements (dont certains sont réglementaires) :
✄ CAHIERS DE RONDE, DE QUART, REGISTRES (SECURITE, ACCIDENTS BENINS, ETC.), FICHES D'ECART, DE SUGGESTION…
Il est également possible de mettre en place des outils, tels que :
✄ BOITE A IDEES
✄ REUNIONS, GROUPES D’EXPRESSION (METHODE 5S, PAR EXEMPLE)
La mise en œuvre de ces outils nécessite une animation importante pour réussir.
Il est important, sous peine de décrédibiliser toute démarche visant à impliquer le personnel et afin de bien montrer au personnel que ces
suggestions ne sont pas restées lettre morte, de donner une suite aux demandes ou informations recueillies quelles qu’elles soient, et ce
dans un délai acceptable (l’acceptabilité dépendant bien sûr de la difficulté du problème posé).

➨ Organiser la consultation du personnel

Au-delà des outils de remontée d'informations, l'OHSAS 18001 demande que les employés, en direct ou à travers leurs représentants,
soient :
- consultés (= émettent un avis) lors de la mise en place de tout changement affectant la SST : par exemple, la méthodologie et les
résultats concernant l'évaluation des risques sont présentés au CHSCT, il émet un avis qui sera ou non intégré dans la prise de
décision finale,
- impliqués (= prennent part) dans le développement et la revue des politiques et des procédures de gestion des risques : par exemple,
des représentants du personnel prennent part au choix de la méthode pour l’analyse des risques au poste de travail et participent à
l'évaluation des risques en allant interroger les employés à leur poste de travail.

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Fiche conseil n°8 - Communication

L'EMAS exige également la participation du personnel et notamment qu'il soit "associé au processus d'amélioration continue des
résultats obtenus par l'organisation en matière d'environnement", éventuellement à travers des "comités environnement" ou des
représentants du personnel.
Sur quels sujets ?
Initialement, il est essentiel (pour la réussite de la démarche mais aussi la pertinence des résultats) d’associer le personnel pour :
- la réalisation de l'évaluation des risques SST au poste de travail. Il faut noter que l'analyse des risques professionnels auxquels
peuvent être exposés les salariés de l'établissement fait partie des missions légales du CHSCT (art. L. 4612-2 du code du Travail),
- la phase de collecte des informations concernant l'identification des aspects environnementaux.
Ponctuellement, les employés peuvent être consultés ou impliqués à l’occasion des :
- transformations importantes des postes de travail : modification d'équipements, de produit ou de l'organisation du travail, en
particulier des cadences (art. L. 4612-8 du code du Travail : consultation obligatoire du CHSCT),
- accidents, incidents,
- sujets concernant l'amériation des performances environnement/SST (élaboration des objectifs, actions suite à problème…),
- choix des EPI (Equipements de Protection Individuelle)…
 PROCEDURE DE GESTION DES MODIFICATIONS [Renvoi Fiche n°18]

FICHES D'ECART, D'AMELIORATION, DE PRESQUE ACCIDENT
Les articles L. 4612-8 et suivants du Code du Travail précisent toutes les circonstances dans lesquelles le CHSCT doit être consulté.
Comment impliquer et consulter ?
Le personnel sera consulté soit directement via la hiérarchie, soit indirectement via le CHSCT ou d'éventuels correspondants SSE.
✄ CHSCT, DELEGUES DU PERSONNEL, CORRESPONDANTS SSE, COMITES SSE
Les modes de consultation ou d'implication du personnel, ainsi que la propension de la direction à plus ou moins impliquer les employés,
et en particulier le CHSCT, dans le processus décisionnel de l'entreprise sont variables selon les organismes et leur culture.
La mise en place d’objectifs SSE individuels est un très bon moyen pour impliquer plus avant le personnel à tous les niveaux dans la
démarche et pour l’atteinte des résultats SSE.
Concernant des problématiques collectives, on peut citer les modes de consultation et d’implication du personnel suivants :
✄ QUESTIONNAIRE DE CONSULTATION
✄ GROUPES D’EXPRESSION (METHODE 5S, PAR EXEMPLE)
✄ PRIMES COLLECTIVES SUR OBJECTIFS
✄ SONDAGES, ENQUETES, CONCOURS, JEUX...
Sur des problématiques plus spécifiques et ponctuelles, telles que modification d’un poste de travail, d’une activité, d’un produit, etc.,
la ou les personne(s) concernée(s) peut(vent) être consulté(es) ou impliqué(es) à des degrés divers en fonction de la complexité des
situations et de leurs enjeux.
✄ GROUPES DE TRAVAIL SUR L’ANALYSE DES RISQUES AU POSTE DE TRAVAIL, SUR LE RETOUR D’EXPERIENCE APRES ACCIDENT OU
INCIDENT, SUR DES THEMATIQUES SPECIFIQUES
✄ VISITES MEDICALES
Dans tous les cas, il est essentiel que la direction témoigne de son implication au travers de son exemplarité à respecter les règles en
place.

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Fiche conseil n°8 - Communication

➍ ORGANISER LA COMMUNICATION VERS L'EXTERNE

➨ Communiquer les informations réglementaires
L'identification des exigences applicables [Renvoi Fiche n°3] permet de déterminer l'ensemble des éléments sur lesquels il est
réglementairement obligatoire de communiquer.
Vers qui ?
Selon le domaine, les informations seront communiquées à l'organisme compétent :
- Préfecture, Inspection des Installations Classées, Mairie,
- Inspection du Travail, Agents de prévention des organismes de sécurité sociale, Caisse Primaire d'Assurance Maladie, Inspection
générale de la médecine du travail, services de secours (pompiers), gendarmerie...
Sur quels sujets ?
Communications périodiques (exemples) :
⋅ Informations à fournir définies par l'Arrêté Préfectoral d'Autorisation d'Exploiter (quantités de déchets, rejets…) pour les
installations soumises à autorisation au titre des IC,
⋅ Déclaration annuelle des émissions polluantes et des déchets, définie par l'arrêté du 31/01/20081,
⋅ Déclaration annuelle à l'Agence de l'Eau,
⋅ Bilan de fonctionnement décennal pour certaines IC autorisées2.
⋅ Informations SST et environnement au sein du Rapport annuel pour les entreprises cotées en bourses au premier marché
(Articles L. 225-102-1 et R. 225-105 du Code du Commerce),
⋅ Déclaration annuelle des émissions de gaz à effet de serre pour les installations autorisées dans le cadre du système
d’échange de quotas de gaz à effet de serre (Articles L. 229-5 et suivants, R. 229-20 et suivants du Code de l’environnement),
⋅ Bilan des émissions de gaz à effet de serre pour les entreprises de plus de 500 employés (Articles L. 229-25 et R. 229-45 et
suivants du Code de l’Environnement),
⋅ Programme annuel de prévention des risques professionnels et d'amélioration des conditions de travail (art L. 4612-16 du Code
du Travail),
⋅ Ordre du jour et procès verbal de la réunion du CHSCT (art. L. 4613-1 du Code du Travail),
⋅ Informations éventuellement définies par l'Inspection du Travail (rapports de contrôle),
⋅ Taux de fréquence et de gravité des accidents pour le calcul des cotisations sociales,
⋅ .
Communications ponctuelles (exemples) :
⋅ Echanges ponctuels avec par exemple l'Inspection des Installations Classées ou l’Inspection du Travail, suite à une inspection,
⋅ Communication en cas d’accident ou de pollution accidentelle, au minimum déclaration à l’inspection des installations classées
ou selon ce qui est défini dans les éventuels POI ou PPI [Renvoi Fiche n°12],
⋅ Déclaration en cas d'accident du travail ou de trajet,
⋅ Plan de démolition, de retrait ou de confinement pour les travaux concernant l'amiante préalablement au démarrage du chantier
(Article R. 4412-123 du Code du Travail)…
Une liste plus complète des obligations d'informations issues du Code du Travail est donnée au chapitre 5.Compléments.

➨ Communiquer sur les aspects environnementaux ou les risques SST

Sur quels sujets?

La stratégie de communication de l'organisme définit les thématiques sur lesquelles sera menée la communication externe :
- l'information peut porter sur une problématique particulière, par exemple :
⋅ objectif de réduire les conflits avec les riverains : communication sur un type de rejet atmosphérique, le bruit…
⋅ objectif de restaurer la confiance des élus et riverains : communication sur la prévention du risque incendie ou légionellose…
- ou sur la politique globale en matière d'environnement / SST, au travers des objectifs d'amélioration, des indicateurs, des
résultats obtenus :
⋅ objectif d'améliorer la perception des clients, des actionnaires : communication des taux de gravité, taux de fréquence,
communication sur la maîtrise des entreprises extérieures intervenantes, sur la formation SST…

1 Arrêté du 31/01/08 relatif au registre et à la déclaration annuelle des émissions polluantes et des déchets
2 Arrêté du 29 juin 2004 relatif au bilan de fonctionnement prévu par l’article R. 512-45 du code de l’environnement
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Fiche conseil n°8 - Communication

Cas de l'EMAS
L'EMAS est le seul référentiel à imposer des exigences dans ce domaine. L'organisme souhaitant adhérer à l'EMAS se doit de produire
une Déclaration Environnementale destinée à fournir au public et autres parties intéressées, des informations relatives à ses impacts
et résultats environnementaux. Le document est tenu à disposition du public et mis en ligne sur le site de la Commission Européenne.
La Déclaration Environnementale et validée par le vérificateur lors de l'audit d'enregistrement EMAS.
L’annexe IV de l’EMAS définit précisément le contenu de la déclaration environnementale. La Recommandation "2001/680/CE-Annexe I-
Orientations pour la Déclaration Environnementale" donne des compléments pouvant aider à la rédaction.

DECLARATION ENVIRONNEMENTALE

Cas de l'ISO 14001 : décision concernant la communication sur les AES

L'ISO 14001 exige simplement que l’organisme décide s’il souhaite ou non communiquer vers l’extérieur à propos de ses AES. La
direction doit être en mesure d’expliciter cette position qui doit rester cohérente, lorsque l’organisme appartient à un groupe industriel,
avec la politique de ce groupe dans ce domaine.
Cette décision doit être consignée par écrit, par exemple, dans le compte rendu de revue de direction. La communication dont il est
question ici porte sur les AES, c’est à dire sur les thèmes vis à vis desquels les performances environnementales de l’organisme sont les
moins bonnes. Les AES étant une des données d’entrée du programme, la communication sur les AES est donc souvent directement liée
à la volonté ou non de communiquer en externe sur les engagements d’amélioration pris à travers les objectifs.

Cas des produits et/ou services.

A noter que les normes ISO 14020 et suivantes définissent les principes de développement et d'utilisation de l’étiquetage et des
déclarations environnementales. Il s'agit là des informations, affichées sous forme textuelle ou graphique, concernant un produit ou un
service, par rapport à son profil environnemental global, ou un, voire plusieurs, aspects environnementaux.
Vers qui ?
Là encore, la stratégie de communication définira les cibles : actionnaires, riverains, clients, public en fonction de l’analyse d’une part, de
leurs attentes et d’autre part de leur pouvoir d’influence vis-à-vis de l’organisme.
Comment communiquer ?
Dans le cas ou l'organisme décide de communiquer en externe sur ses AES, les référentiels environnementaux imposent de définir et
mettre en œuvre une méthode pour cette communication.
Au-delà des AES, si l'organisme a choisi de mettre en œuvre une communication volontariste vers l'externe sur l'environnement et/ou la
SST, il est libre quant au contenu et à la forme.
Exemples de moyens de communication externes :
✄ RAPPORT, BROCHURE D'INFORMATION, PUBLICITE, VIDEOS, SITE INTERNET
✄ ARTICLES DE JOURNAUX, INTERVIEW RADIO OU TELEVISEES, LETTRE D'INFORMATION
✄ JOURNEES PORTES OUVERTES, PARTICIPATION A DES CONFERENCES, A UNE ASSOCIATION D’INDUSTRIELS, A DES INITIATIVES DES
COLLECTIVITES LOCALES

➨ Communiquer en cas de crise

Au-delà de la communication strictement réglementaire en cas d'accident (défini par l'arrêté préfectoral, le POI, le PPI…), la
communication en cas de crise est un exercice d’autant plus délicat et périlleux qu’elle n'a pas été sérieusement préparée. Ainsi il est
fortement conseillé de définir qui est autorisé à diffuser les informations et qui ne l'est pas, quelles informations seront communiquées et à
quel public (riverains, autorités, médias…). Il est recommandé d'intégrer ce type de consignes au sein des plans d'urgence éventuels qui
existent dans l'organisme.

PLAN D'URGENCE, PLAN D'OPERATION INTERNE, CONSIGNES EN CAS D'ACCIDENT

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Fiche conseil n°8 - Communication

➎ REPONDRE AUX DEMANDES, CONSULTER EN EXTERNE

➨ Recevoir et documenter les demandes des parties intéressées externes
Les référentiels environnementaux demandent aux organismes de ne pas se limiter à la simple diffusion d’informations auprès des parties
externes mais imposent de répondre à leurs préoccupations et demandes jugées pertinentes.
Les demandes externes peuvent contribuer à l’identification des attentes des parties intéressées et constituer ainsi une donnée d'entrée
pour la définition d’une stratégie proactive en matière de communication. L’analyse de ces demandes est importante car elle peut bien
souvent permettre de désamorcer une future crise ou plainte ; elle peut également contribuer à l’évaluation de la performance de
l’organisme en matière de communication externe.
Le référentiel OHSAS 18001 ne détaille pas particulièrement ce point, cependant il semble logique d’appliquer la même démarche qu’en
environnement.
Quelles demandes ?
L'organisme doit prendre en compte les demandes pertinentes. Aucun élément du référentiel ne spécifie les critères qu’il convient de
prendre en compte pour juger de la pertinence d’une demande. La sélection peut s’appuyer sur le jugement du responsable désigné dans
la mesure ou celui-ci a la compétence nécessaire [Renvoi Fiche n°6]. Il peut être envisagé cependant de définir la notion de pertinence
bien que l’exercice soit délicat. Il est conseillé de répondre à toutes les demandes, même non fondées, ne serait-ce que par politesse.
Certains organismes ne considèrent pertinentes que les demandes écrites (mais ne perd-on pas déjà de l’information et du temps à ne
pas s’intéresser aux demandes orales ?).
Les demandes peuvent être des réclamations, plaintes, suggestions, questions, demandes d'information…
A noter que les demandes de l'autorité compétente sont forcément pertinentes. La politique du SM [Renvoi Fiche n°1] est le seul
document pour lequel il existe, au niveau des référentiels, une obligation de communication vers l’extérieur. En l'occurrence, il s'agit de la
mettre à disposition des parties intéressées.
Comment ?
Toutes les demandes sont réceptionnées par les personnes concernées (poste d’accueil, standard, service courrier…) et communiquées à
un responsable désigné (Responsable communication, environnement, sécurité…). La demande est ensuite transmise à la personne
compétente pour y répondre [Renvoi Fiche n°6]. Toute demande pertinente doit être documentée, c'est à dire enregistrée sur support
papier ou informatique.
La réponse prendra éventuellement en compte les critères de confidentialité établis par l’organisme (sur les AES par exemple).

FORMULAIRE D’ENREGISTREMENT DES DEMANDES EXTERNES / REGISTRE DES DEMANDES EXTERNES / BASE CHRONO

➨ Consulter les parties intéressées externes

L'EMAS impose à l'organisme de démontrer qu'il est engagé "dans un dialogue ouvert avec le public et les autres parties intéressées,
notamment les collectivités locales et leurs clients, et ce afin de déterminer les préoccupations du public et des autres parties intéressées"
(Annexe II.-B.5).
Les autres référentiels sont moins contraignants. L'organisme peut cependant, bien évidemment, décider d'aller plus loin que la simple
diffusion d'informations, en consultant et impliquant les parties intéressées externes sur certaines problématiques.
Il est possible, par exemple, de consulter les riverains du site pour établir un objectif d’amélioration "concerté" concernant un aspect sur
lequel ils sont particulièrement attentifs et d'améliorer ainsi le dialogue.Ou bien, dans le cas où l’organisme fait appel à des sociétés de
travail intérimaire, il est intéressant de faire en sorte que ces sociétés s’impliquent ou tout du moins s’intéressent à la politique HSE de
l’organisme.
Comment ?
✄ NUMERO DE TELEPHONE VERT
✄ FORUM INTERNET
✄ REUNIONS DE CONCERTATION
✄ QUESTIONNAIRES D'OPINION
Au delà du processus de concertation de l’enquête publique, imposée dans le cadre de projets particuliers, le Livre 1er, titre II du Code de
l’Environnement encadre également un certain nombre de modes d’information et de participation des citoyens. En particulier, certains
types d'installations ont l’obligation de mettre en œuvre des commissions d'information incluant les riverains et les autorités locales :
⋅ CLIS (Commission Locale d'Information et de Surveillance) pour les installations de traitement de déchets (Articles R. 125-5 et
suivants du Code de l’Environnement),
⋅ CLIC (Commission Locale d'Information et de Concertation) pour les installations SEVESO seuil haut, remplacée par la CSS
(Commission de Suivi de Site) (Article L. 515-22 du Code de l’Environnement).

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Fiche conseil n°8 - Communication

➏ EVALUER L'EFFICACITE DE LA COMMUNICATION ET EXPLOITER LES RESULTATS
Dans la mesure où une stratégie de communication a été définie, il est pertinent d'évaluer si les objectifs fixés dans ce cadre ont été
atteints (à condition que ces derniers aient été fixés et qu’ils soient mesurables).
Différents types d'indicateurs peuvent être mis en place :
- d'une part pour voir si la communication a effectivement touché les cibles visées (nombre de questionnaires remplis, nombre de
visites sur un site internet, nombre de suggestions…),
- d'autre part pour évaluer l'atteinte des objectifs (meilleure compréhension de la politique, réduction des conflits…). Cette évaluation
repose bien souvent sur des critères qualitatifs mais quantifiables au travers de sondages, enquêtes, entretiens individuels... (par
exemple le nombre de personnes satisfaites du contenu de la communication interne, de sa fréquence, des supports utilisés, de la
lisibilité de l’information...).
Les résultats obtenus sont examinés, notamment à l'occasion de la revue de direction, et ce afin de statuer sur la performance de ce
processus et définir d'éventuels axes d'amélioration.

 DEFINIR LES MODALITES DE COMMUNICATION

Une ou des procédure(s) est (sont) exigée(s) par les référentiels. Ces procédures sont plus ou moins formalisées selon la complexité de
l’organisation.
Elles doivent décrire l’ensemble des dispositions prises en matière de communication : quel type d’information est diffusé à qui, par qui et
par quel moyen, selon quelle périodicité. Un tableau récapitulatif peut être intéressant (et bien souvent suffisant).
Il est possible d'avoir une ou plusieurs procédures pour la communication interne et externe.
 PROCEDURE DE GESTION DES DEMANDES EXTERNES
 PROCEDURE DE COMMUNICATION INTERNE / DE CONSULTATION

5. Compléments

Documents utiles

 Recommandation "2001/680/CE-Annexe I-Orientations pour la Déclaration Environnementale"

Parties intéressées

La définition dans le cadre des référentiels est la suivante : « individu ou groupe concerné ou affecté par la performance
environnementale ou les performances en matière de santé et de sécurité au travail d’un organisme ».
Il va donc s’agir :
- en environnement : riverains, communes, associations, autorités compétentes (Préfet, Inspection des Installations Classées),
clients, personnel, actionnaires, assureurs…
- en SST : CHSCT, personnel, entreprises extérieures intervenant sur le site, personnes entrant sur le site (visiteur, prestataire…),
autorités compétentes (Inspection du Travail), médecin du travail, actionnaires, assureurs…
Par ailleurs, un certain nombre d’organismes d’état peuvent être des interlocuteurs de l’entreprise dans la mesure où ils apportent du
conseil, voire des subventions :
- en environnement : Agence de l’Eau, DREAL (Direction Régionale de l’Environnement, de l’Aménagement et du Logement),
ADEME (Agence de l’Environnement et de la Maîtrise de l’Energie)…
- en SST : CRAM (Caisse Régionale d’Assurance Maladie), ANACT (Agence Nationale de l'Amélioration des Conditions de Travail),
ARACT (Agence Régionale de l'Amélioration des Conditions de Travail), DIRECCTE (Direction Régionale des entreprises, de la
concurrence, de la consommation, du travail et de l'emploi)…

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Fiche conseil n°8 - Communication

Communications réglementaires en SST
Exemples d’informations à transmettre ou à tenir à disposition.
Source Quelle information
réglementaire
CT L. 2143-7, Désignation du délégué syndical
D. 2143-4
CT L. 4154-2 La liste des postes de travail
présentant des risques particuliers
affectés à des salariés sous contrat
de travail à durée déterminée ou
temporaire
CT L. 4612-16 Rapport du bilan HSCT
Programme annuel de prévention
des risques professionnels et
d'amélioration de CT
CT L. 4612-17 Avis du CHSCT concernant le
Rapport du bilan HSCT et le
programme
CT L. 4612-17 PV de la réunion de discussion du
rapport
CT L. 4614-8 Ordre du jour des réunions du
CHSCT
CT L. 4711-3 Observations et mises en demeure
et L. 4711-4 formulées par l'inspecteur du travail
CT R. 4121-4 Document unique des résultats de
R. 4412-9 l'évaluation des risques
CT D. 4132-2 Registre des avis du CHSCT sur les
dangers graves et imminents
CT R. 4211-5 Dossier de maintenance des lieux
de travail
CT R. 4227-40 Consigne incendie
CT R. 4322-3 Notice d'instructions des
équipements de travail et moyens
de protection
CT R. 4412-30 Résultats des mesurages de
l'exposition des travailleurs aux
agents chimiques dangereux et
rapports de contrôle technique
CT R. 4412-37 Informations sur les mesures
d'urgence se rapportant à des
agents chimiques dangereux
CT R. 4412-38 Informations sur les agents
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CT : Code du Travail
CSS : Code de la Sécurité Sociale
Par qui Transmis Tenu à A qui / Pour qui
disposition
Syndicats X Chef d'établissement, Inspecteur du
travail
Chef d'établissement X Inspection du travail
Chef d'établissement X CHSCT
CE
X Inspection du travail,
Médecin inspecteur du travail
Agents des services de prévention
des organismes de sécurité sociale
Chef d'établissement X CE
Chef d'établissement X joint à toute demande pour obtenir des
marchés publics, des participations
publiques, des subventions, des primes
ou des avantages sociaux ou fiscaux
Chef d'établissement X Inspection du travail
Chef d'établissement X Inspection du travail,
Agents du service de prévention des
organismes de sécurité sociale
X CHSCT,
Délégués du personnel,
Médecin du travail,
Organismes professionnels de
santé, de sécurité et des conditions
de travail
Chef d'établissement X Travailleurs
CHSCT, Délégués du personnel
Médecin du travail,
Inspection du travail, CRAM
Chef d'établissement X CHSCT
Chef d'établissement X Inspection du travail
Chef d'établissement X Inspection du travail
Chef d'établissement X Inspection du travail
Service de prévention des
organismes de sécurité sociale
Chef d'établissement X Médecin du travail
CHSCT, Délégués du personnel
Chef d'établissement X Services d'intervention, internes ou
externes
Chef d'établissement X Travailleur
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Fiche conseil n°8 - Communication
Source Quelle information
réglementaire
chimiques dangereux,
Fiches de données de sécurité
Informations sur les précautions à
prendre, consignes relatives aux
mesures d'hygiène à respecter et à
l'utilisation des EPI
CT R. 4412-42 Fiche d'exposition des travailleurs
exposés aux agents chimiques
CT R. 4412-43
CT R. 4412-46 Résultats et interprétation des
examens médicaux généraux et
complémentaires
CT R. 4412-50 Absences, pour cause de maladie
d'une durée supérieure à dix jours,
des travailleurs exposés à ces
agents chimiques.
CT R. 4412-51 Résultats et interprétation des Médecin du travail
examens médicaux nécessaires à la
surveillance biologique
Interprétation anonyme et globale
des résultats
CT R. 4412-51-1 Résultats sous forme anonyme, en
cas de dépassement des valeurs
limites biologiques résultant de
l'exposition professionnelle,
CT R. 4412-56 Dossier médical individuel
CT R. 4412-58 Attestation d'exposition aux agents
chimiques dangereux
CT R. 4512-12 Plan de prévention (intervention
d'entreprises extérieures)
CT R. 4512-12 Courrier signalant l'ouverture des
travaux pour les interventions
soumises à un plan de prévention
CT R. 4532-44 Plan général de coordination en
matière de sécurité et de protection
de la santé.
CT R. 4532-49 Plan général de coordination en
matière de sécurité et de protection
de la santé.
CT R. 4532-50 Plan général de coordination en
matière de sécurité et de protection
de la santé.
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Par qui Transmis Tenu à A qui / Pour qui
disposition
Chef d'établissement X Travailleur
Chef d'établissement X Travailleur
Chef d'établissement X Médecin du travail
X CHSCT, Délégués du personnel
Médecin du travail X
Chef d'établissement X Médecin du travail
X Travailleur
Médecin du travail X Chef d'établissement
Médecin du travail X Chef d'établissement
Médecin du travail X Sur sa demande : médecin
inspecteur du travail
avec l'accord du travailleur :
médecin de son choix
Médecin du travail X Travailleur, à son départ de
l'établissement
Chef d'établissement X Inspection du travail, agents de
prévention des organismes de
sécurité sociale
Chef d'établissement X Inspection du travail
Maître d’ouvrage X Entreprises sous-traitantes
Maître d’ouvrage X sur leur demande :
Inspection du travail,
Organisme professionnel de
prévention du bâtiment et des
travaux publics
Service de prévention des
organismes de sécurité sociale.
Maître d’ouvrage X Médecin du travail
CHSCT, Délégués du personnel
Membres du collège interentreprises
de sécurité, de santé et des
conditions de travail
Inspection du travail,
Organisme professionnel de
prévention du bâtiment et des
travaux publics
Service de prévention des
organismes de sécurité sociale.
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Fiche conseil n°8 - Communication

Source Quelle information Par qui Transmis Tenu à A qui / Pour qui
disposition
réglementaire
CT R. 4532-58 Plan particulier de sécurité: Coordonnateur SST X sur leur demande :
opérations de bâtiment ou de génie Entrepreneurs génie civil
civil
CT R. 4532-59 Plan particulier de sécurité Entrepreneur X Sous-traitants
CT R. 4532-69 Plan particulier de sécurité Entrepreneur X Médecin du travail
CHSCT, Délégués du personnel
CT R. 4532-70 Plan particulier de sécurité Entrepreneur X Inspection du travail,
Organisme professionnel de
prévention du bâtiment et des
travaux publics
Service de prévention des
organismes de sécurité sociale.
CT R. 4614-4 PV des réunions du CHSCT Chef d'établissement X Inspection du travail
Médecin inspecteur du travail
Agents des services de prévention
des organismes de sécurité sociale
CT R. 4614-5 Attestations, consignes, résultats et X CHSCT
rapports relatifs aux vérifications et
contrôles mis à la charge de
l'employeur au titre de la SST
CT R. 4624-4 Fiches de données de sécurité Chef d'établissement X Médecin du travail
CT D. 4624-42 Rapport annuel du médecin du Médecin du Travail X CE
travail
Chef d'établissement X Inspection du travail
CT D. 4624-39 Fiche d'entreprise Médecin du Travail X Chef d'établissement
CHSCT
CT D. 4624-40 X Inspection du travail
Médecin inspecteur du travail
CT D. 4624-43 Rapport annuel d'activité Médecin du Travail X CE
CA paritaire
commission de contrôle du service
de santé au travail interentreprises
comité interentreprises
CT D. 4624-44 Rapport annuel d'activité Chef d'établissement X Inspection du travail
CT D. 4624-46 Dossier médical par salarié Médecin du Travail X Médecin inspecteur du travail
Médecin, à la demande de
l'intéressé
CT D. 4624-47 Fiche d'aptitude par salarié Médecin du Travail X Salarié concerné
Chef d'établissement
X Inspection du travail
Médecin inspecteur régional du
travail et de la main-d'œuvre.
CSS L. 441-2 Déclaration d'accident Chef d'établissement X CPAM
CSS L. 441-4 Registre des accidents bénins Chef d'établissement X Agents de contrôle des caisses
Autorité compétente de l'Etat
CHSCT
CSS L. 461-4 Déclaration concernant l'utilisation Chef d'établissement X CPAM et Inspection du travail
de procédés de travail susceptibles
de provoquer les maladies
professionnelles

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