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Fiche conseil n°14

CCOONNFFOORRMMIITTEE RREEGGLLEEMMEENNTTAAIIRREE

1. Ce qu’exigent les référentiels

Environnement

SST

ISO 14001 4.5.2 : Evaluation de la conformité EMAS Annexe II.-A.5.2 Evaluation de la conformité
ISO 14001
4.5.2 :
Evaluation de la conformité
EMAS
Annexe II.-A.5.2
Evaluation de la conformité
OHSAS 18001 4.5.2 : Evaluation de la conformité
OHSAS 18001
4.5.2 :
Evaluation de la conformité

Correspondance avec

ILO OSH 2001 3.8 : Planification, élaboration et mise en œuvre du système, §1.a
ILO OSH 2001
3.8 :
Planification, élaboration et mise en œuvre du système, §1.a

2. Introduction et points particuliers

Cette étape est la suite logique de la veille réglementaire [Renvoi Fiche n°3]. Les révisions des référentiels ont permis de faire apparaître un paragraphe spécifique pour ces exigences, qui figuraient auparavant au sein des dispositions relatives à la surveillance. La difficulté essentielle résulte de la nécessité de vérifier sur le terrain un grand nombre d'exigences techniques et organisationnelles. Les informations requises sont peu faciles à obtenir car souvent incomplètes ou détenues par des acteurs pas toujours identifiés.

Notion de conformité réglementaire

Les référentiels traitent de réglementation au sein de trois chapitres :

4.2

Politique :

La politique de l’organisme doit comporter un engagement de conformité à la réglementation [Renvoi Fiche n°1],

4.3.2

Exigences réglementaires et autres exigences :

L’organisme doit identifier et accéder aux exigences applicables [Renvoi Fiche n°3],

4.5.2

Evaluation de la conformité

L’organisme doit évaluer périodiquement (ou surveiller) la conformité à la réglementation.

Cela implique-t-il que l’organisme soit totalement en conformité avec la réglementation le jour de la certification ?

Le Guide IAF (International Accreditation Forum) utilisé par le COFRAC pour l'accréditation des organismes de certification précise que l'organisation dont le système de management environnemental est certifié devrait arriver à être continuellement en conformité avec les prescriptions réglementaires […].

Les organismes de certification traduisent, en général, comme suit :

- La non conformité doit avoir été détectée par l'entité ayant mis en place le système de management,

- La mise en conformité doit faire l’objet d’un plan d’actions avec des moyens et des délais raisonnables.

Les organismes de certification ne peuvent se substituer aux Services de l'Etat en charge des divers contrôles (exemple : Inspection des Installations Classées, Inspection du Travail). De ce fait, selon l'importance de la non conformité identifiée, l'organisme ayant mis en place le système de management doit porter son plan d'action à la connaissance des Services de l'Etat concernés, garantissant ainsi l'acceptabilité des délais retenus. Un exemple de non-conformité critique est un défaut d'autorisation d'exploiter au titre des IC. Pour certains organismes certificateurs, il n'y a pas de non-conformité si les dossiers de déclaration ou de demande d'autorisation d'exploiter au titre des IC ont été déposés en Préfecture (un récépissé est exigé).

Un autre point délicat à gérer est l'existence d'un Procès Verbal ou d'un arrêté de mise en demeure au titre des IC.

Le règlement EMAS va plus loin car il impose le respect préalable de l’ensemble des exigences applicables (Annexe II .B.2).

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Fiche conseil n°14 – Conformité réglementaire

3. Vue synthétique des actions à réaliser.

Recueil Exigences légales et autres

Programme de surveillance

Exigences légales et autres Programme de surveillance Vérifier la conformité Effectuer les vérifications

Vérifier la conformité

et autres Programme de surveillance Vérifier la conformité Effectuer les vérifications périodiques réglementaires

Effectuer les vérifications

périodiques réglementaires

P
P
P
P
les vérifications périodiques réglementaires P P Non-conformités identifiées Prendre en compte les

Non-conformités identifiées

réglementaires P P Non-conformités identifiées Prendre en compte les non-conformités P Programme de mise

Prendre en compte les non-conformités

P
P
identifiées Prendre en compte les non-conformités P Programme de mise en conformité Fiches de

Programme de mise en conformité Fiches de non-conformité

P
P

: Procédure exigée

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4. Actions à mettre en œuvre

   

VERIFIER LA CONFORMITE

Pour chaque exigence identifiée, la conformité de l’installation, des équipements ou des dispositions prises par l’organisme doit être vérifiée.

Comment réaliser la vérification ?

Il est pratique d’établir des supports permettant d'effectuer cette évaluation, notamment pour les textes contenant de nombreuses exigences [Renvoi Fiche n°3].

Ces supports pourront faire apparaître, pour chaque exigence, des cases à cocher "conforme", "non conforme", "ne sait pas" (permettant ainsi d'identifier les points pour lesquels un complément d'information est nécessaire).

RREECCUUEEIILL DD''EEXXIIGGEENNCCEESS

Comment organiser la vérification ?

 

- Initialement l’ensemble des exigences doit avoir été vérifié avant le premier audit de certification.

- Périodiquement :

La périodicité de vérification devra tenir compte des non-conformités relevées lors des évaluations précédentes et pourra être adaptée en fonction de la nature de l’exigence (certaines exigences constructives seront vérifiées moins régulièrement que les exigences opérationnelles de type "rétentions adaptées", "port des Equipements de Protection Individuelle" par exemple). La définition d'un programme de vérification peut aider à la bonne réalisation de cette tâche.

Afin de permettre un suivi général de la vérification de la conformité, il est judicieux de compléter la liste des textes applicables en statuant pour chaque texte sur la conformité globale et en faisant apparaître la date de dernière vérification et, éventuellement, la date de prochaine vérification.

LLIISSTTEE DDEESS TTEEXXTTEESS EENNVVIIRROONNNNEEMMEENNTT EETT SSSSTT

 

-

Ponctuellement :

 

lors de l'évolution d'un texte,

lors de l’implantation, de la modification ou de l'arrêt d’une activité ou d’une installation (changement de procédé, modification de la quantité d’une matière stockée, modification d'un poste de travail) impliquant une évolution des exigences applicables,

 

PPRROOCCEEDDUURREE DDEE GGEESSTTIIOONN DDEESS MMOODDIIFFIICCAATTIIOONNSS [[RREENNVVOOII FFIICCHHEE NN°°1188]] PPRROOCCEEDDUURREE AACCHHAATT DD''EEQQUUIIPPEEMMEENNTT,, DDEE PPRROODDUUIITT CCHHIIMMIIQQUUEE OOUU DDEE PPRREESSTTAATTIIOONN [[RREENNVVOOII FFIICCHHEE NN°°1111]]

lors d'un changement de prestataire ou sous-traitant nécessitant un agrément (exemple : transporteur ou éliminateur de déchets) ou une habilitation (exemple : permis de feu, habilitation électrique),

PPRROOCCEEDDUURREE AACCHHAATT DD''EEQQUUIIPPEEMMEENNTT,, DDEE PPRROODDUUIITT CCHHIIMMIIQQUUEE OOUU DDEE PPRREESSTTAATTIIOONN

suite à un accident ou incident (vérification de l'intégrité des équipements de protection intrinsèque suite à un arrêt accidentel par exemple).

 

Par qui ?

Selon les ressources dont l'organisme dispose, l’évaluation pourra être réalisée soit par les personnes chargées de l'environnement ou de la SST, soit individuellement dans chaque unité ou atelier, par un responsable désigné auquel on aura dispensé une formation suffisante [Renvoi Fiche n°6]. Il est important qu'une ou des personne(s) ayant la connaissances technique des activités, procédés ou équipements audités participe à cette évaluation.

On constate fréquemment qu'une non conformité n'a pas été détectée par l'organisme parce que les personnes désignées, persuadées de la conformité d'une installation, ne sont pas allées vérifier sur le terrain.

La vérification peut également être sous-traitée à un consultant externe spécialisé.

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Fiche conseil n°14 – Conformité réglementaire

 

EFFECTUER LES VERIFICATIONS PERIODIQUES REGLEMENTAIRES

 

La réglementation impose d’effectuer de façon périodique certaines vérifications.

Il est conseillé de traiter cette vérification périodique dans le cadre des actions de surveillance [Renvoi fiche n°13].

Il sera cependant nécessaire dans le cadre de l'action "Vérifier la conformité" de s'assurer que ces vérifications périodiques ont bien été effectuées dans les conditions requises par la réglementation. Les supports de vérifications pourront renvoyer aux registres des contrôles techniques et rapports de vérification.

Par exemple, pour l'exigence concernant la requalification périodique des équipements sous-pression (arrêté du 15

Par exemple, pour l'exigence concernant la requalification périodique des équipements sous-pression (arrêté du 15 mars 2000 modifié) :

 

les responsabilités internes et fréquence concernant la réalisation de la vérification par un organisme compétent seront définies dans le cadre de la surveillance,

 

le recueil de vérification de la conformité au texte concerné fera référence aux derniers PV et comptes-rendus de contrôle attestant de la réalisation effective de la vérification dans les temps impartis.

L'ensemble de ces vérifications concerne :

 
- les vérifications techniques périodiques (chaudières, installations de production de froid, cuves de liquides

- les vérifications techniques périodiques (chaudières, installations de production de froid, cuves de liquides inflammables…),

-

le suivi de la conformité des rejets (rejets atmosphériques, aqueux, etc., dont les seuils sont en général fixés par arrêté préfectoral),

 
  - les vérifications techniques périodiques et essais fonctionnels (monte-charges, équipements sous pression…)

- les vérifications techniques périodiques et essais fonctionnels (monte-charges, équipements sous pression…) (Voir brochure INRS

 
 

ED828).

 

PRENDRE EN COMPTE LES NON-CONFORMITES

 
 

Comment ?

Les non-conformités réglementaires sont en général traitées dans le cadre global de la prise en compte des non-conformités.

 

PPRROOCCEEDDUURREE DDEE TTRRAAIITTEEMMEENNTT DDEESS NNOONN--CCOONNFFOORRMMIITTEESS [Renvoi Fiche n°15]

Cas particulier de la phase initiale :

 

Lors de la mise en place du SM, il peut être plus simple, en termes de suivi, d'établir un plan d'actions pour lever les non-conformités identifiées.

Ce plan d'actions peut faire partie du programme de management [Renvoi Fiche n°4] puisqu'il peut mobiliser une large part des moyens humains et financiers disponibles. Il convient cependant de distinguer clairement les actions de mise en conformité des actions d’amélioration issues d’objectifs (regroupées dans une partie spécifique par exemple). De plus, le lien entre la non-conformité réglementaire et l'action mise en place pour la réduire doit être très clair.

Il est possible d'établir un système de codification entre les supports de vérification de la conformité et le programme.

PPRROOGGRRAAMMMMEE DDEE MMIISSEE EENN CCOONNFFOORRMMIITTEE

DEFINIR LES MODALITES DE GESTION

PPRROOCCEEDDUURREE DDEE VVEERRIIFFIICCAATTIIOONN DDEE LLAA CCOONNFFOORRMMIITTEE RREEGGLLEEMMEENNTTAAIIRREE

Cette procédure est exigée. Une seule procédure pourra être créée pour l'identification, l'accès aux textes [Renvoi Fiche n°3] et la vérification de la conformité.

5.

Compléments

 

Exigences générales du code du travail en matière de vérifications périodiques

- Voir brochure INRS ED828 – Principales vérifications périodiques