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Documentation et bibliothèques Documentation et bibliothèques

ROBERGE, Michel. La gestion de l’information


administrative. Québec : Documentor, 1992. 298 p.
Claude Fournier

Volume 41, numéro 3, Juillet–Septembre 1995

21
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Éditeur(s)

Association pour l'avancement des sciences et des techniques de


la documentation (ASTED)

ISSN 0315-2340 (imprimé)


2291-8949 (numérique)

21
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Claude Fournier "ROBERGE, Michel. La gestion de l’information


administrative. Québec : Documentor, 1992. 298 p.."
Documentation et bibliothèques 413 (1995): 186–187.

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perte de sa bibliothèque lors de sa faillite. publié en 1983, et qui a été largement que des règlements et des politiques qui
D'autres pages portent aussi sur son utilisé avec Les archives au XXe siècle de s'y rattachent. La section suivante pré-
intérêt pour la bibliothèque du Parlement, Couture et Rousseau, pour l'enseigne- sente la gestion de l'information adminis-
comme membre du comité et comme ment de la gestion des documents admi- trative comme un système composé
grand utilisateur des ressources de celle- nistratifs au Québec. d'intrants traités à l'aide de ressources
ci. selon une séquence, dans un environne-
Dans cette nouvelle édition, qui adop- ment donné, et qui produit des extrants.
Gallichan a produit un volume inté- te une perspective différente, Michel On expose les conditions à respecter pour
ressant et destiné à un large public sur un Roberge propose une «application glo- que cette systématisation fonctionne:
bale, systémique et systématique» de la implication de la direction, réponse aux
homme politique qui se distinguait «par
gestion de l'information administrative, besoins réels, simplicité et dynamisme
son énergie, sa ferveur et sa dignité»
ainsi qu'il le rappelle en sous-titre. L'ouvra- du système, formation du personnel, dis-
ge compte seize sections regroupées en ponibilité d'outils, de normes et de procé-
quatre parties, dans l'ordre naturel des dures. Un exemple de politique de ges-
Marcel Lajeunesse
étapes que doivent franchir les spécialis- tion de l'information administrative pour
Université de Montréal
tes lorsqu'ils implantent un système de un organisme public québécois vient ali-
gestion de l'information administrative. menter l'exposé, complété par des no-
tions d'automatisation du système. Enfin,
La première partie s'intitule «une le contrôle de la création et de la réception
ROBERGE, Michel. La gestion de l'infor-
ressource à gérer: les documents admi- des documents administratifs fait l'objet
mation administrative. Québec:
nistratifs». On y définit d'abord les con- de la dernière section de la deuxième
Documentor, 1992. 298 p.
cepts de base, comme l'information, le partie.
document, le document administratif et
les archives. On examine ensuite la valeur La troisième partie de l'ouvrage dé-
Au cours des dernières années, la
qui peut être accordée aux documents crit «la conception et le développement
gestion des documents administratifs a
administratifs et l'on se penche sur les d'un système corporatif de gestion de l'in-
pris une place importante dans les activi-
modes de création de ces documents, formation administrative». L'auteur pré-
tés liées à la gestion de l'information. Par
puis sur leur forme: papier, microforme, sente d'abord l'étape fondamentale de la
suite de l'adoption de la Loi sur l'accès
support magnétique, disque optique nu- classification des documents. La structu-
aux documents des organismes publics mérique. Les caractéristiques de chaque re de classification, à l'origine du regrou-
et sur la protection des renseignements type de documents, ainsi que leurs avan- pement physique et du regroupement in-
personnels (L.R.Q., c. A-2.1), en 1982, tages et leurs inconvénients, sont énu- tellectuel de l'information, est illustrée par
puis de la Loi sur les archives (L.R.Q., c. mérés. La dernière section de cette partie, un exemple qui concrétise les énoncés
A-21.1), en 1983, ainsi que des règle- qui avait pour titre «L'évaluation du coût théoriques. On propose ensuite une mé-
ments et des politiques administratives d'un système de gestion de documents» thodologie pour l'établissement d'une
qui en découlent, les organismes publics dans l'édition précédente, s'intitule plus structure de classification. La section
québécois ont dû mettre en oeuvre les justement «L'évaluation du coût des do- suivante traite du «système corporatif de
moyens assurant l'exercice du droit d'ac- cuments administratifs». Les budgets re- conservation et d'élimination des docu-
cès aux documents qu'ils détenaient. Il a quis pour la consultation et la conserva- ments administratifs», qui permet de di-
donc fallu classer ces documents et tenir tion des documents administratifs sont minuer la masse documentaire, de rédui-
à jour une liste de classement, produire considérés, en tenant compte de l'équi- re les coûts de conservation et d'accroître
un calendrier de conservation et adopter pement, de la main-d'oeuvre, du matériel l'efficacité administrative. Au coeur de ce
une politique de gestion des documents et de l'espace physique. processus se trouve le calendrier de con-
actifs et semi-actifs, toutes choses qui ont servation, dont rétablissement requiert la
appelé l'intervention de spécialistes ver- La seconde partie expose «l'origine collaboration des unités administratives.
sés dans les techniques de gestion de et la raison d'être de la fonction gestion de Enfin, la dernière section présente le sys-
documents. Et la formation de ces spécia- l'information administrative». Quelques tème de description et de repérage des
listes a nécessité la création d'outils de phrases seulement constituent la pre- documents administratifs, avec ses ré-
référence, car le domaine était relative- mière section et expédient la question de pertoires manuels ou automatisés.
ment neuf. l'origine de l'information administrative.
La seconde section est une nouveauté La quatrième partie de l'ouvrage est
Michel Roberge, auteur de La ges- par rapport à l'édition précédente. On y capitale puisqu'elle décrit «la mise en
tion de l'information administrative, a joué traite du contexte législatif québécois à oeuvre d'un système corporatif de gestion
un rôle majeur dans cette discipline com- l'aide d'une présentation et d'extraits de la de l'information administrative». Quicon-
me ses travaux et ses réalisations - cou- Loi sur l'accès aux documents des orga- que possède un peu d'expérience dans la
ronnés de prix - le démontrent éloquem- nismes publics et sur la protection des gestion des documents administratifs sait
ment. L'ouvrage dont il est question ici est renseignements personnels, de la Loi que le succès de cette activité repose en
une édition modifiée et augmentée de La sur les archives et de la Loi sur la preuve bonne partie sur son mode d'implanta-
gestion des documents administratifs photographique des documents, ainsi tion. On explique ensuite la classification,

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le classement et le contrôle de la circula- davantage à la valeur du processus con- en raison de sa nécessité, mais aussi de
tion des documents actifs. Enfin, une der- cret qu'à la qualité du modèle théorique. sa difficulté. Quefaut-il évaluer? Que peut-
nière section aborde la gestion des docu- Rien n'est acquis au départ et tout repose on évaluer? En fonction de quels critères?
ments semi-actifs et la disposition des sur la compréhension de la culture orga- Et comment doit-on apprécier la «valeur»,
documents inactifs. nisationnelle de l'administration qui fait qui constitue le terme de l'évaluation? Un
l'objet de l'implantation. Michel Roberge a nouvel ouvrage, intitulé Bibliothèques et
Dans la conclusion qui suit les qua- bien compris cet aspect, qui a structuré évaluation, et publié sous la direction de
tre parties principales de son exposé, son ouvrage en fonction de cette réalité. Anne Kupiec, traite de cette vaste question
Michel Roberge insiste sur la nécessité en faisant appel à neuf collaborateurs
de maîtriser l'ensemble des techniques La gestion de l'information adminis- issus des milieux des bibliothèques, de
propres à la profession afin d'offrir une trative se consulte aisément. Chacune l'enseignement et des services gouver-
grande qualité de service à la clientèle. des grandes étapes du processus est nementaux.
L'ouvrage comprend aussi un vocabulai- clairement identifiée et insérée à sa place
re regroupant les définitions des termes dans la chaîne des opérations. Il suffit Dans son introduction, Anne Kupiec
importants du texte, une liste des figures, alors de s'y référer pour prendre connais- reconnaît d'abord l'intérêt et les limites
un choix de lectures complémentaires et sance des tâches à effectuer. L'index livre des statistiques dans l'évaluation d'un
un index alphabétique des sujets. un accès direct et permet de balayer service d'information. Des données chif-
l'ouvrage en fonction d'une notion préci- frées témoignent difficilement de la perti-
La gestion de l'information adminis- se. Tous les lecteurs, et particulièrement nence des documents offerts à la consul-
trative constitue, à n'en pas douter, un les néophytes, apprécieront particulière- tation ou de la qualité des réponses li-
ouvrage fondamental dans le domaine, et ment ces portes d'entrée. vrées. Il faut dès lors affronter les problè-
qui remplace avantageusement La ges- mes des définitions qualitatives de l'éva-
tion des documents administratifs. Si on Il existe bien sûr de nombreuses luation. Trois étapes s'imposent: déter-
n'y retrouve pas de chapitre traitant de études ainsi que des articles divers qui miner les objectifs de l'évaluation; re-
l'inventaire des documents administra- traitent de la gestion des documents ad- cueillir et analyser les résultats; apprécier
tifs, ce n'est pas sans raison, et l'auteur ministratifs et des tâches qui s'y ratta- ces résultats et mesurer l'écart éventuel
s'en explique dans son introduction. La chent. Mais, comme le signale Jean-Pier- entre ce qui était recherché et ce qui est
section qui présente le contexte législatif re Wallot, archiviste national du Canada, atteint.
québécois s'avère un ajout très important dans sa préface, cet ouvrage «rassemble
parce qu'elle livre aux spécialistes une masse de renseignements trop sou- Mais que faut-il mesurer et selon
oeuvrant dans le domaine québécois les vent dispersés ou spécialisés en un tout quels critères? Comment recueillir certai-
balises nécessaires à la mise en place organique...». La gestion de l'information nes données? Anne Kupiec rappelle ces
de tous les éléments utiles. Et il ne s'agit administrative aborde vraiment cette acti- questions sans oublier de souligner les
pas que de références, mais bien des vité dans son ensemble et décrit chacun écueils constitués par les objectifs, sou-
textes qui doivent guider les responsa- des aspects et chacune des étapes dans vent différents et parfois contradictoires,
bles. L'ouvrage possède ainsi les quali- l'esprit d'un système, où tous les élé- des bibliothèques et des ensembles plus
tés d'un manuel permettant la mise en ments sont liés entre eux. La compréhen- larges dont elles font partie. Enfin, le temps
oeuvre d'un système de gestion des do- sion du lecteur s'en trouve largement modifie parfois les paramètres en cause
cuments administratifs, sans omettre augmentée. et soulève de nouvelles difficultés. Malgré
d'aspects utiles. tout, on s'accorde à reconnaître la néces-
Avec ses plans détaillés qui précè- sité de l'évaluation dans les bibliothè-
Dans son introduction, l'auteur ex- dent chaque partie, avec son vocabulaire ques, surtout parce que celles-ci relèvent
plique qu'il a révisé son premier ouvrage et son index, l'ouvrage de Michel Roberge du service public et sont tenues de rendre
à la lumière des préceptes tirés d'un texte constitue donc un excellent instrument de des comptes, mais aussi parce que la
traitant de la qualité totale et publié par travail et de référence qui s'adresse autant satisfaction de l'usager appelle une telle
l'Office des ressources humaines du aux spécialistes sur le terrain qu'aux étu- mesure.
gouvernement du Québec. Ces précep- diants et aux néophytes.
tes, au nombre de six, sont les suivants: Dans le premier chapitre, qui traite
déclencher le choc initial, engager les Claude Fournier de l'évaluation des politiques publiques,
gestionnaires, satisfaire les clients du Bibliothèque nationale du Québec l'auteur rappelle que selon les références
système, mobiliser le personnel, adopter fondamentales de la langue, une évalua-
un mode de gestion participative, former tion peut être «approximative, correcte,
le personnel actuel et futur. L'organisa- Bibliothèques et évaluation, sous la di- empirique, exacte, expresse, générale,
tion de La gestion de l'information admi- rection de Anne Kupiec. Paris: Cercle de globale, illusoire, implicite, latente, objec-
nistrative est donc le résultat de l'intégra- la Librairie, 1994. 197 p. tive, rigoureuse», et qu'il existe des éva-
tion de ces principes et, sans nul doute, de luations «mathématique, numérique,
l'expérience de l'auteur au cours des an- quantitative, scientifique, et enfin, bour-
nées. Le succès de l'implantation d'un La question de l'évaluation a tou- sière, morale et sociale». Un survol sé-
système de gestion des documents tient jours hanté le monde des bibliothèques, mantique démontre ensuite que

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