Pt6.sa Protocolo de Prevencion y Primeros Auxilios Biodeterioro v1 PDF

PROCESO SERVICIOS ADMINISTRATIVOS PT6.
SA 11/02/2019
PROTOCOLO DE PREVENCION Y PRIMEROS AUXILIOS A

DOCUMENTOS PARA EVITAR BIODETERIORO Versión 1 Página 1 de 15
PROTOCOLO DE PREVENCIÓN Y PRIMEROS AUXILIOS A

DOCUMENTOS PARA EVITAR EL BIODETERIORO
INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR

ICBF
SECRETARIA GENERAL
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
Grupo de Gestión Documental
Bogotá., diciembre de 2018
Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.
PROCESO SERVICIOS ADMINISTRATIVOS PT6.SA 11/02/2019

Tabla de contenido
1. OBJETIVOS .................................................................................................................................................... 3
2. ALCANCE ....................................................................................................................................................... 3
3. DEFINICIONES ............................................................................................................................................... 4
4. DESARROLLO................................................................................................................................................ 5
4.1. CAUSAS DE DETERIORO ................................................................................................................. 5
4.1.1. Factores Internos de alteración: ............................................................................................... 5
4.1.2. Factores Externos de alteración: .............................................................................................. 5
4.1.3. Factores Químicos: .................................................................................................................... 6
4.1.4. Factores Biológicos: .................................................................................................................. 6
4.1.5. Factores Mecánicos: .................................................................................................................. 7
4.2. PREVENCIÓN Y CONTROL ............................................................................................................... 7
4.3. SEGURIDAD INDUSTRIAL PARA LA LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN DE ARCHIVOS ...................... 8
4.4. PRIMEROS AUXILIOS A DOCUMENTOS CON MINIMO BIODETERIORO (Factores internos de
alteración) .................................................................................................................................................... 9
4.4.1. Limpieza superficial: .................................................................................................................. 9
4.4.2. Eliminación de cintas, etiquetas y adhesivos: ......................................................................... 9
4.4.3. Eliminación de pliegues y dobleces: ...................................................................................... 10
4.4.4. Unión de roturas y rasgaduras: .............................................................................................. 10
4.4.5. Limpieza documental y realmacenamiento ............................................................................ 10
4.5. INTERVENCIÓN EN LA DOCUMENTACIÓN CON ALTO GRADO DE BIODETERIORO (Factores
externos de alteración) .............................................................................................................................. 12
4.6. RECOMENDACIONES FINALES ..................................................................................................... 13
5. ANEXOS ......................................................................................................................................................................14
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:........................................................................................................................14
7. CONTROL DE CAMBIOS: ........................................................................................................................................15


INTRODUCCION
Este documento pretende ser de utilidad para los colaboradores del ICBF que, dentro de sus
actividades de organización de archivos, detecten pérdida de información en los archivos, por ataque
de hongos, humedad excesiva o mal manejo de la documentación, etc.
La Entidad se ve comprometida, por la falta de políticas eficientes y de personal capacitado para la

realización de dichas actividades, viéndose abocada a elaborar planes y programas para preservar la
documentación.
1. OBJETIVOS
- Documentar las acciones principales para la conservación documental, indicando los

cuidados y los primeros auxilios aplicables para garantizar la conservación y preservación
del fondo documental.
- Establecer y regular las actividades a seguir para la intervención de los documentos que
presentan afectación biológica y/o biodeterioro por factores físicos, químicos, ambientales,
entre otros, y que requieren la aplicación de los procesos técnicos para ser recuperados.
- Garantizar la conservación de los documentos que se encuentran resguardados en los
archivos del ICBF.
- Establecer técnicas de limpieza de los depósitos de archivo, el mobiliario y las unidades de
almacenamiento, con el fin de garantizar la conservación del documento a largo plazo.
2. ALCANCE
Inicia con la identificación de posibles riesgos de deterioro a los que está expuesta la
documentación de archivo realizando acciones directas o indirectas en conservación preventiva,
para controlar y erradicar los factores de tipo medio ambiental y la inadecuada manipulación de
los documentos que pueden convertirse en fuente de deterioro que atentan contra la integridad
física, testimonial o funcional de los bienes de archivo, sin limitarse exclusivamente a los
procesos de primeros auxilios, finaliza con la aplicación de buenas prácticas en el manejo y
conservación de la documentación.
Aplica a todas las dependencias y colaboradores del Instituto (Dirección General, Regionales y
Centros Zonales) que tienen la responsabilidad de producir, tramitar y administrar algún tipo de
información institucional en cualquier medio o formato, incluyendo los operadores.


3. DEFINICIONES
Biodeterioro: es la acción de degrado causada por patógenos externos a un medio soporte papel
deterioro de la documentación causada por hongos y bacterias.
Conservación documental: conjunto de medidas tendientes a la preservación, conservación y

restauración, adoptadas para asegurar la integridad física y fundamental de los documentos de
archivo.
Conservación Preventiva de Documentos: conjunto de estrategias y medidas de orden técnico,

político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de
archivo, preservando su integridad y estabilidad.
Desratización: es el procedimiento de eliminar los roedores (ratas y ratones) que afectan un lugar
determinado.
Desinfección: eliminación de hongos y bacterias a través de un procedimiento de nebulización

(proceso realizado con una nebulizadora que segrega el líquido en gotas de 5 – 20 micras de
diámetro por lo que se produce una neblina que permanece suspendida en el aire más tiempo,
cubriendo una superficie mayor al depositarse, asegurando un mejor recubrimiento, un reparto más
uniforme del biosida y un mayor poder de penetración)1.
Desinsectación: es la acción de eliminar determinados artrópodos dañinos, principalmente

insectos, a través de un conjunto de técnicas y métodos físicos, químicos y mecánicos o con la
aplicación de medidas de saneamiento básico dirigidos a prevenir y controlar la presencia de ciertas
especies de artrópodos nocivos y molestos en un hábitat determinado2.
Deterioro: alteración o degradación de las propiedades físicas, químicas y/o mecánicas de un

material, causada por envejecimiento natural u otros factores.
Disposición final de documentos: decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa

del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración
documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción.
Documentos de archivo: registro de información producida o recibida por una persona o entidad
debido a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, científico,
1
https://www.aisol.es/empresa-de-inserci%C3%B3n-sociolaboral-ei-002-2011/servicios/desinsectaci%C3%B3n-
desratizaci%C3%B3n-y-desinfecci%C3%B3n/
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https://www.aisol.es/empresa-de-inserci%C3%B3n-sociolaboral-ei-002-2011/servicios/desinsectaci%C3%B3n-
desratizaci%C3%B3n-y-desinfecci%C3%B3n/


económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.
4. DESARROLLO
4.1. CAUSAS DE DETERIORO
4.1.1. Factores Internos de alteración:

Originados por los componentes inestables en el papel, las tintas y demás materiales
sustentados; algunas fibras utilizadas en la producción del papel, pueden ser la causa
de dicha alteración, de las cuales se pueden presentar:
- Oxidación. Esta tiene que ver con la influencia de elementos metálicos en las
tintas ferrogálicas y su combinación con el ácido sulfúrico que hay en el medio. La tinta
es un elemento sustentado al soporte, por lo que cualquier reacción química que se dé
en ella lo afectará irremediablemente. La evidencia de este factor se nota cuando la tinta
hasta taladra el papel, provocando el desprendimiento de líneas y páginas enteras de
texto, las cuales aparecerán como quemadas o carbonizadas. El efecto puede
transferirse a las páginas cercanas3.
- Acidez (pH). Se refiere a la pérdida gradual de la reserva de agua (alcalinidad) que

tiene el papel, ocasionado principalmente por la presencia de lignina, aditivos y aprestos
en el proceso de fabricación. El impacto de la luz natural o artificial acelera la acidez, la
cual se mide en términos de pH, es decir la concentración del ión hidrógeno. Cuando el
fenómeno se produce, es fácil detectarlo por el amarillamiento del papel, al punto de
volverse quebradizo4.
4.1.2. Factores Externos de alteración:

Estos factores tienen que ver con el medio físico y/o geográfico donde se encuentran
almacenados, estos factores se dividen en 4 grandes grupos los cuales son:
- El medio ambiente o físicos. Son los relacionados con el microclima imperante en las
áreas donde se conservan los documentos. Son tres las variables que inciden en el
microclima: la luz, la humedad relativa y la temperatura.
- La luz: Su emanación directa provoca reacciones químicas que alteran la composición
del documento. El proceso de decoloración de las tintas tiene un efecto directo sobre la
celulosa que la debilita y si actúa en combinación con el papel que tiene elementos
3
Tomado de : https://sites.google.com/site/restauracionsoportepapel/home/causas-de-deterioro-en-el-papel
4
Tomado de : https://sites.google.com/site/restauracionsoportepapel/home/causas-de-deterioro-en-el-papel


como la lignina, acelera su proceso de amarillamiento hasta oscurecerlo.
- La humedad: Cuando el papel absorbe humedad las fibras de celulosa se hinchan o

expanden y bajo condiciones secas el papel pierde humedad y las fibras se encogen.
El exceso de humedad crea hongos y atrae la proliferación de insectos. La falta de
humedad, a su vez, puede producir el resquebrajamiento y fragilidad de las hojas de los
documentos.
- La temperatura: El exceso de la misma, provoca la descomposición de la celulosa y

favorece la aparición de microorganismos (hongos y bacterias), insectos y roedores. Por
el contrario, una atmósfera seca suprime humedad al papel, tornándolo frágil y friable.
4.1.3. Factores Químicos:

Son los que tienen que ver con elementos químicos (oxígeno, nitrógeno, ozono,
carbono, etc.) que permiten la combustión, fermentación, hidrólisis y oxidación de los
documentos. A esto se añade la polución y contaminación ambiental propios de zonas
industriales. De todos, el más dañino es el ácido sulfúrico que, siendo transportado por
el aire, ingresa a la superficie para alojarse en donde hayan fisuras, tanto en paredes
como en las unidades de conservación, atacando los documentos. También
encontramos aerosoles, polvo, materiales inestables como grapas, clips, alfileres,
prensas, adhesivos, sudor, saliva, grasa, etc.
4.1.4. Factores Biológicos:

Se refiere a la presencia de agentes que producen alteraciones en los documentos,
comenzando por el hombre mismo, hasta los roedores, insectos, hongos y bacterias.
Los hay de dos tipos:
- Polilla de los libros (Bibliófagos) (los que gustan consumir papel y madera), entre
ellos las cucarachas, escarabajos, gusanos, termitas, piojos, comején, hormigas, que
se reproducen en ambientes húmedos y oscuros.
- Microorganismos, formados por dos grandes grupos: los hongos y bacterias. Su
presencia trae consigo la infección de los documentos. Estos agentes provocan
reblandecimiento del papel en las zonas afectadas, adquiriendo un aspecto
algodonoso, al extremo de llegar a desintegrarse. La señal de advertencia es la
presencia de pigmentaciones que van desde el negro intenso hasta el blanco, pasando
por variaciones de tono rojizo, violeta y marrón. Esto depende del tipo de
microorganismo que esté afectando el papel.


4.1.5. Factores Mecánicos:

Son las relacionadas con las condiciones de almacenamiento, protección y
manipulación de los documentos. El manejo inadecuado de la colección podría
ocasionar rotura de las hojas, aparición de manchas de grasa, sudor, saliva,
desprendimiento de sus bordes, rasgados y perforaciones del papel. Todo esto
disminuye de la capacidad de resistencia del documento, exponiéndolo con más
facilidad a otros factores y mecanismos de alteración. (Tomado de :
https://sites.google.com/site/restauracionsoportepapel/home/causas-de-deterioro-en-
el-papel)
Antes de iniciar la intervención en la documentación, se debe realizar un diagnóstico

integral, donde se determine el estado de la afectación de la documentación, para que
así se establezca si el procedimiento a realizar debe ser de primeros auxilios, o una
limpieza y desinfección de archivos.
4.2. PREVENCIÓN Y CONTROL
Con el fin de prevenir que los diferentes factores de alteración deterioren la documentación,
es necesario tener en cuenta las siguientes recomendaciones:
- Revise con frecuencia el ambiente del Archivo, constantemente realice mantenimiento

que contemple:
 Reparación de fugas de cañería y fuentes de humedad.

 Taponamientos de grietas y agujeros en paredes y techos donde se anidan insectos y
roedores.
 Remoción de polvo e insectos muertos.
 Remoción de nidos de roedores y pájaros.
 Manejo adecuado de basuras y desperdicios dentro del archivo.
 Saneamiento ambiental de instalaciones, que comprenda actividades de fumigación y
desratización de los espacios del Archivo. (esta labor debe ser realizada por un equipo
especializado en el tema).
 Trasladar los materiales de lugares inestables a lugares con ambientes estables.
- Manipular los documentos con precaución, así se evita el deterioro de los mismos como:
(roturas, rasgaduras, deformaciones, dobleces, entre otros)
- Realizar transferencias anualmente y en el momento correspondiente, así se evita que la

documentación se afecte biológicamente.

- Impermeabilizar los muros de los archivos con el fin de evitar que la humedad se filtre.
- Evitar tener plantas o cualquier material vegetal dentro o cerca de los archivos.
- No se debe consumir alimentos, fumar ni maquillarse dentro de los archivos.
- Evitar halar o ejercer fuerza al tomar las carpetas de las estanterías y/o cajas, ya que
esto causa deterioros estructurales a la unidad.
- Las cajas y carpetas que se encuentran almacenadas en los archivos y presenten algún
deterioro (rasgaduras, humedad o suciedad) deberán cambiarse de forma inmediata
respetando siempre la organización archivística que tenga el expediente, así se puede
evitar pérdida de información.
- En caso de que se requiera borrar información que se encuentra a lápiz, se debe utilizar
un borrador de nata, para realizar el proceso, se debe ubicar la mano abierta entrecerrando
el sitio a borrar, realizando el borrado desde el interior de la mano hacia afuera, la presión
ejercida debe ser leve, evitando que se rasgue el papel, carpeta o caja.
- Cuando los documentos se perforen para archivar, se recomienda realizar una sola
perforación (tamaño oficio) de los documentos para evitar el deterioro.
- Evitar el uso de elementos metálicos como: clips, ganchos mariposa, ganchos de

cosedora, estos elementos bajo condiciones inestables de humedad relativa y temperatura
pueden generar con el tiempo oxidaciones que producen manchas irreversibles sobre los
documentos, según P1 S.A Procedimiento de organización de archivos.
- Si el número de cajas y/o carpetas transportadas sobrepasa el número que se puede

manipular, utilice un carro transportador, en caso de no contar con ese tipo de medios,
transportar sólo las unidades que se puedan manipular con ambas manos.
4.3. SEGURIDAD INDUSTRIAL PARA LA LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN DE ARCHIVOS
Para realizar el proceso de limpieza y desinfección tanto en la documentación, como en

los depósitos o espacios establecidos, estantería y muebles de los archivos, es necesario
que los colaboradores tengan en cuenta lo siguiente:
Se debe tener los elementos necesarios para la ejecución del proceso de limpieza y
desinfección, tanto personales (overol y/o batas, guantes, gorros, máscaras desechables,

gafas protectoras, cofia etc.) como elementos de aseo (jabón desinfectante, suero
fisiológico, gel antibacterial, etc.); teniendo en cuenta lo estipulado en el eje de Seguridad
y Salud en Trabajo dentro del Programa de Seguridad Industrial del ICBF:
- De encontrar material contaminado (hongos y/o bacterias) o alta concentración de

polvo, es necesario que se extremen las medidas de seguridad, atendiendo el apartado
anterior ya que se debe garantizar la integridad de los documentos y del personal que
realiza dicha limpieza y desinfección.
- Lavar los elementos personales con productos que los desinfecten.
- Los elementos como guantes y tapabocas desechables se deben botar después de ser
usados, en caso de que se utilicen guantes de nitrilo, estos se pueden lavar con un
jabón neutro y reutilizar.
- Las personas que tienen el cabello largo, se recomienda mantenerlo recogido.
- Es importante que mientras se esté realizando el proceso de limpieza y desinfección,

los colaboradores eviten el contacto directo de las manos con el resto del cuerpo.
- El proceso de limpieza y desinfección deberá realizarse en periodos de trabajo de

máximo hora y media seguidos de diez o quince minutos de descanso.
4.4. PRIMEROS AUXILIOS A DOCUMENTOS CON MINIMO BIODETERIORO (Factores

internos de alteración)
Los primeros auxilios son entendidos como las acciones de emergencia que se le da a los
documentos, con el fin de reducir los efectos de deterioro en los documentos.
4.4.1. Limpieza superficial:

Retirar elementos metálicos, eliminar el polvo y suciedad superficial con cepillos o
brochas de cerda suave que no maltrate los documentos.
Para limpiar las carpetas, deberá utilizarse una bayetilla blanca seca, el proceso se debe
realizar por la parte exterior de cada carpeta, adicionalmente se recomienda tomarla del
lomo y sacudirla suavemente.
4.4.2. Eliminación de cintas, etiquetas y adhesivos:

Realizar primero un análisis a los documentos, con el fin de determinar si estos
elementos se pueden retirar sin deteriorar el documento, en caso de que la cinta,

DOCUMENTOS PARA EVITAR BIODETERIORO Versión 1 Página 10 de
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etiqueta o adhesivo se encuentre demasiado adheridos al documento solo se pueden

retirar mediante el empleo de solventes químicos.
4.4.3. Eliminación de pliegues y dobleces:

Esta práctica se debe realizar en documentos que presenten dobleces leves y no muy
marcados. Es importante tener en cuenta:
 Desdoblar levemente (nunca lleve en sentido opuesto al doblez, ya que, si está muy
marcado, podría causar una rotura).
 Se debe revisar que la fricción no esté alterando la apariencia o la estructura del papel.
 Se debe llegar solo hasta donde el papel lo permita, no debe insistir ya que se puede
deteriorar más el documento.
4.4.4. Unión de roturas y rasgaduras:

Cuando se presente rasgadura por manipulación inadecuada de la documentación es
recomendable:
 Para unir rasgaduras se sugiere utilizar cinta mágica o cinta de lino blanca
autoadhesiva, ya que las cintas pegantes comunes deterioran los documentos, lo que
puede ocasionar un color amarillo, cristalización o también puede desprenderse
ocasionando finalmente pérdida de información.
4.4.5. Limpieza documental y realmacenamiento
El proceso de la limpieza documental constituye una de las estrategias de conservación

más simples y eficaces, con ella se disminuye en grandes proporciones la posibilidad
de ataques biológicos y la incidencia de la contaminación atmosférica sobre los
documentos.
Materiales
 Aspiradora con cepillo redondo de cerda suave o boquilla recubierta en bayetilla o

liencillo blanco
 Brocha ancha comercial de cerda suave
 Alcohol antiséptico al 70%
 Clips plásticos
 Carpetas de cartulina de material neutro (cartulina desacidificada o cartulina blanca)
 Cinta de faya de poliéster-algodón
 Caja de archivo (para archivo central o histórico según el caso).


15
Consideraciones y Procedimiento
- La limpieza y desinfección debe de efectuarse como mínimo una vez al mes,

dependiendo del volumen de trabajo y del desprendimiento de polvo de la
documentación sometida a limpieza. Si el flujo de unidades a limpiar es bajo o
está relativamente limpio, haga esta actividad cada 60 o 90 días. Aspire toda el
área de trabajo. Este proceso debe realizarse iniciando por las partes altas para
el caso de estantes y muebles terminando en las partes bajas. Desinfecte los
mesones y muebles con alcohol antiséptico al 70%.
- Limpie la infraestructura del espacio: paredes, pisos, zócalos, ventanas y si puede

techos con sustancias desinfectantes de bajo nivel (fenoles, alcoholes, amonio
cuaternario) realizando una primera aplicación dejando secar para luego hacer una
segunda, al utilizar cualquiera de estas sustancias no olvide utilizar respirador,
overol y guantes. Aplíquelo preferiblemente un viernes por la tarde para lograr una
amplia ventilación.
- Limpieza de las unidades de conservación: se deberá ejecutar en un sitio diferente

al lugar de trabajo de oficina o del depósito de archivo en un área aislada y ventilada
que, dependiendo de la cantidad de trabajo y del grado de deterioro del material a
tratar, deberá a su vez limpiarse y desinfectarse periódicamente.
- El proceso de limpieza documental SIEMPRE se debe hacer en SECO. NUNCA

aplicar ningún tipo de producto sobre los documentos.
- Dentro del desarrollo del proceso, la documentación se debe ubicar en un sitio

alejado de la caída de polvo. Sería preferible dejarla fuera del área de limpieza e ir
ingresándola y retirándola a medida que hace el trabajo, así no solo se evita que se
acumule más polvo sobre ésta, sino, además que se mezcle la documentación
limpia con la sucia.
- Hacer la limpieza exterior de cada unidad con la aspiradora y luego manualmente
con bayetilla blanca. Si se trata de un expediente que viene amarrado conservarlo
así mientras procede con la limpieza externa.
- Limpiar puntualmente cada folio o grupo de folios dependiendo del grado de

suciedad, deslizando la brocha del centro hacia los extremos, arrastrando el polvo
hacia el exterior de la unidad.


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- En los archivos de gestión, eliminar material metálico como clips y grapas presentes
en la unidad. De ser necesario, sustituir el material eliminado por clips con
recubrimiento plástico.
- Tenga cuidado al colocar la documentación que va a trabajar en el mismo sitio donde

vaya a hacer la limpieza. Colóquela en un sitio alejado de la caída del polvo, entre
cajas cerradas. Es preferible que la deje fuera del área y la vaya ingresando y
sacando al sitio a medida que hace el trabajo.
- Una vez terminada esta labor limpieza proceda a hacer el almacenamiento de la

documentación. Limpie la mesa de trabajo con alcohol y agua. Coloque los folios
limpios dentro de una carpeta de material neutro tipo sobre cuatro aletas o dos tapas.
- Ubique las carpetas entre cajas de archivo, ingresándolas de izquierda a derecha de

1 a n, respetando el orden establecido, la integridad física y testimonial del
documento.
4.5. INTERVENCIÓN EN LA DOCUMENTACIÓN CON ALTO GRADO DE BIODETERIORO

(Factores externos de alteración)
Muchos de los organismos a los que está expuesta la documentación (bacterias, hongos,
insectos, roedores y aves, entre otros), causan gran deterioro en los documentos
(manchas y mutilaciones), por lo que se hace necesario seguir el procedimiento
Intervención Documentos con Alto Grado de Biodeterioro del Archivo General de la Nación.
Es importante recordar que este proceso se realiza con empresas especializadas en

limpieza y desinfección de archivos, bajo la vigilancia y monitoreo del encargado; sin
embargo, es importante conocer, que los procesos a realizar por los profesionales
especializados son: desinfección (controlar microorganismos), desinsectación (acabar con
las termitas, gorgojos, etc.) y desratización (control de roedores).
DESINFECCIÓN
Este tratamiento está encaminado a reducir la carga microbiana y de ácaros del aire y
reforzar el procedimiento en mobiliarios, tanto de los depósitos de documentos como de
cualquier otra área anexa al archivo, por ello previo al tratamiento deberá realizarse una
rutina completa de limpieza, además de la desinfección manual de estanterías y demás
mobiliario, lo que garantizará un mejor resultado. Este tratamiento se realiza en las áreas
de depósito sin retirar los documentos.
DESINSECTACIÓN


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Este proceso está encaminado a erradicar cualquier tipo de insectos no deseados, pues
éstos son responsables de grandes daños en los archivos.
La fumigación se llevará a cabo en toda la infraestructura física del archivo, teniendo

cuidado de que en los depósitos de material documental solo se aplicará una vez retirados
los documentos, siempre y cuando haya un lugar disponible a donde trasladarlos
temporalmente, si no, no se puede realizar en su totalidad y el tratamiento parcial será
aplicado solamente por los bordes de pisos, techos y paredes sin que tenga contacto con
materiales de almacenamiento (cajas, carpetas) o documentos.
DESRATIZACIÓN
Con este proceso se busca erradicar ratas y ratones, por lo que se hace necesario aplicar el
tratamiento tanto en interiores como en exteriores, de las áreas de depósito de archivo como
de la totalidad de la infraestructura de la entidad. Para esto se empleará un agente
rodenticida que sea eficaz, de fácil aplicación, que no emita olores, ni genere
descomposición en los animales que lo consuman. Los productos y dosis deben ser
certificados en el mercado por la secretaría de salud y los procedimientos de aplicación
realizados por personal capacitado para ello.
4.6. RECOMENDACIONES FINALES
- La manipulación ejercida por los usuarios durante los procesos de consulta representa el factor
de alteración más alto a considerar. Su factor deteriorante obedece principalmente a la falta de
conciencia sobre el valor documental, al desconocimiento sobre la naturaleza y comportamiento
de los diferentes materiales que componen los soportes documentales y la deficiente y poca
información sobre los cuidados que deben contemplarse durante los procesos de consulta.
- Evalúe el estado físico y de integralidad de la unidad documental y determine el tipo de

encuadernación y su relevancia a nivel histórico. Si se encuentran encuadernaciones muy
valiosas en estado avanzado de deterioro o que presente debilitamientos estructurales, deberán
realizarse procesos o intervenciones de primeros auxilios (refuerzos estructurales de lomos,
nervios, esquinas y hojas de guarda, unión de rasgaduras entre otros) solicite asesoría al Grupo
de Gestión Documental.
- Los documentos afectados por deterioro de tipo físico y que presenten actividad de agentes
biológicos, deberán ser aislados para su tratamiento. Cuando suceda esto aísle la
documentación y solicite la asesoría al Grupo de Gestión Documental.
- Los documentos que presentan alto grado de biodeterioro, no deben ser objeto de transferencia
documental hasta que se evalúe su estado de contaminación.


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- Los documentos con encuadernaciones comerciales, sin valor histórico o documental que
presente un alto grado de deterioro, y que hayan cumplido su tiempo de retención podrán ser
sometidos al Procedimiento de eliminación por aplicación de TRD.
- Para transportar documentos que presentan alto grado de deterioro y debilidad estructural se
recomienda el uso de un soporte auxiliar que facilite su manipulación (soporte rígido; lámina
acrílica, cartón o cartulina gruesa, preferiblemente de naturaleza neutra).
- En el caso de las Regionales donde se presente deterioro documental por algunos de los temas
expuestos en este protocolo, se sugiere presentar la situación de manera documentada al
Grupo de Gestión Documental e iniciar labores que conlleven a superar la situación.
5. ANEXOS
N/A
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
 P.1 S.A Procedimiento de organización de archivos

 Ley 594 de 2000. Por la cual se dicta la Ley General de Archivo y se dictan otras disposiciones.
Títulos VI y X, Artículos 29 y 45.
 Acuerdo 037 de 2002. Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos
para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y
conservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus Parágrafos
1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.
 Acuerdo 047 de 2000. Por el cual se desarrolla el artículo 43 del capítulo V "Acceso a los
documentos de archivo". Archivo General de la Nación. Reglamento General de Archivos
sobre "Restricciones por razones de conservación. Artículo 8. Factores de Deterioro.
 Acuerdo 050 de 2000. Por el cual se desarrolla el artículo 64 del título VII "conservación de
documentos”. Reglamento General de Archivos, sobre "Prevención de deterioro de los
documentos de archivo y situaciones de riesgo.
 Acuerdo No. 049 de 2000. Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 “Conservación
de Documentos” del Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales
destinados a archivos”
 Norma Técnica Colombiana NTC 5921:2012. Requisitos para el almacenamiento de material
documental. Adopción con modificaciones de la Norma ISO 11799: 2003. Información y
documentación. Requisitos para el almacenamiento de archivos y bibliotecas.
 Norma Técnica Colombiana ISO 15489-2:2001. Información y documentación. Gestión de
documentos.


15
7. CONTROL DE CAMBIOS:
Fecha Versión Descripción del Cambio

16/05/2017 PT5.SA V.1 Creación del documento
Este protocolo es producto de la unificación de P24.SA
Procedimiento Intervención Documentos con Alto Grado de
Biodeterioro y PT5.SA Protocolo de Primeros Auxilios e
Intervención a Documentos con Alto Grado de Biodeterioro.
De acuerdo con el modelo para protocolos se incluyó el contenido,

la introducción, se amplió los objetivos, se incluyó más
definiciones, se amplió el desarrollo y se incluyó documentos de
referencia.


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Bogotá., diciembre de 2018

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La Entidad se ve comprometida, por la falta de políticas eficientes y de personal capacitado para la

- Documentar las acciones principales para la conservación documental, indicando los

Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

PROTOCOLO DE PREVENCION Y PRIMEROS AUXILIOS A

Conservación documental: conjunto de medidas tendientes a la preservación, conservación y

Conservación Preventiva de Documentos: conjunto de estrategias y medidas de orden técnico,

Desinfección: eliminación de hongos y bacterias a través de un procedimiento de nebulización

Desinsectación: es la acción de eliminar determinados artrópodos dañinos, principalmente

Deterioro: alteración o degradación de las propiedades físicas, químicas y/o mecánicas de un

Disposición final de documentos: decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa

Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

PROTOCOLO DE PREVENCION Y PRIMEROS AUXILIOS A

económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.

4.1. CAUSAS DE DETERIORO

4.1.1. Factores Internos de alteración:

- Acidez (pH). Se refiere a la pérdida gradual de la reserva de agua (alcalinidad) que

4.1.2. Factores Externos de alteración:

Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

PROTOCOLO DE PREVENCION Y PRIMEROS AUXILIOS A

como la lignina, acelera su proceso de amarillamiento hasta oscurecerlo.

- La humedad: Cuando el papel absorbe humedad las fibras de celulosa se hinchan o

- La temperatura: El exceso de la misma, provoca la descomposición de la celulosa y

4.1.3. Factores Químicos:

4.1.4. Factores Biológicos:

Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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4.1.5. Factores Mecánicos:

Antes de iniciar la intervención en la documentación, se debe realizar un diagnóstico

4.2. PREVENCIÓN Y CONTROL

- Revise con frecuencia el ambiente del Archivo, constantemente realice mantenimiento

 Reparación de fugas de cañería y fuentes de humedad.

- Realizar transferencias anualmente y en el momento correspondiente, así se evita que la

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- No se debe consumir alimentos, fumar ni maquillarse dentro de los archivos.

- Evitar el uso de elementos metálicos como: clips, ganchos mariposa, ganchos de

- Si el número de cajas y/o carpetas transportadas sobrepasa el número que se puede

4.3. SEGURIDAD INDUSTRIAL PARA LA LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN DE ARCHIVOS

Para realizar el proceso de limpieza y desinfección tanto en la documentación, como en

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- De encontrar material contaminado (hongos y/o bacterias) o alta concentración de

- Lavar los elementos personales con productos que los desinfecten.

- Las personas que tienen el cabello largo, se recomienda mantenerlo recogido.

- Es importante que mientras se esté realizando el proceso de limpieza y desinfección,

- El proceso de limpieza y desinfección deberá realizarse en periodos de trabajo de

4.4. PRIMEROS AUXILIOS A DOCUMENTOS CON MINIMO BIODETERIORO (Factores

4.4.1. Limpieza superficial:

4.4.2. Eliminación de cintas, etiquetas y adhesivos:

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etiqueta o adhesivo se encuentre demasiado adheridos al documento solo se pueden

4.4.3. Eliminación de pliegues y dobleces:

4.4.4. Unión de roturas y rasgaduras:

4.4.5. Limpieza documental y realmacenamiento

El proceso de la limpieza documental constituye una de las estrategias de conservación

 Aspiradora con cepillo redondo de cerda suave o boquilla recubierta en bayetilla o