DOCUMENTATION

PEMBAHASAN

A. The Necessity for Workpaper Documentation

Internal Auditor terkadang merasa stres atas banyaknya jumlah waktu yang harus
dihabiskan untuk mendokumentasikan pekerjaan mereka. Meski demikian,
dokumentasi kertas kerja merupakan kegiatan yang sangat penting dan harus dilakukan
oleh Internal Auditor. Berikut merupakan beberapa hal yang menjadi alasan mengapa
dokumentasi itu penting:
1. Pekerjaan internal audit merupakan pekerjaan yang dapat ditantang
Pihak manajemen sering kali tidak mempercayai hasil pekerjaan Internal Auditor.
Hal ini dapat diatasi dengan cara melakukan dokumentasi atas semua proses yang
telah dilakukan oleh Internal Auditor dalam melaksanakan pemeriksaan internal
control yang berjalan dalam perusahaan dan kepatuhan perusahaan terhadap
aturan/kebijakan yang berlaku.
2. Review workpaper merupakan pengendalian penting yang kritis bagi internal
auditing
Dokumentasi juga dapat digunakan pihak manajemen sebagai bahan evaluasi atas
kinerja Internal Auditor.Pihak manajemen perlu untuk mengetahui aktivitas apa
saja yang telah dilakukan oleh Internal Auditor dan apakah penjelasan atas hasil
dokumentasi tersebut sudah detail, selain itu pihak manajemen dapat memberikan
masukan atau saran kepada Internal Auditor guna meningkatkan kualitas
kinerjanya.
3. Workpaper dapat menjadi panduan untuk auditor di masa mendatang
Workpaper yang telah dibuat oleh Internal Auditor di masa sekarang dapat
digunakan sebagai pedoman bagi Internal Auditor di masa mendatang agar dapat
bekerja dengan lebih efektif dan efisien.

UNIVERSITAS KATOLIK PARAHYANGAN

FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM STUDI AKUNTANSI
SEMESTER GANJIL
2017/2018
 Dalam hal ini Internal Auditor harus bijak dalam melakukan dokumentasi, padahal
dokumentasi harus dilakukan secara efektif dan efisien. Sering ditemukan Internal
Auditor yang membuang-buang waktu untuk mendokumentasikan hal-hal yang tidak
penting. Berikut adalah 7 hal yang mendukung ketelitian dalam proses dokumentasi:
a. Jika pekerjaan audit yang dilakukan atau hasil dari audit akan digunakan oleh
auditor eksternal, regulator, atau manajemen maka dokumentasi yang diperlukan
ialah dokumentasi yang teliti dan menyeluruh sehingga memudahkan pihak lain
memahami isi dari dokumentasi tersebut.
b. Jika pekerjaan audit yang dilakukan berhubungan dengan hal-hal yang mungkin
terlibat dalam sebuah litigasi, maka isi dan penyampaian dari workpapers harus
dipilih secara hati-hati. Pengkajian dari penasihat hukum sebaiknya
dipertimbangkan.
c. Perjanjian atau kontrak audit yang kompleks lebih banyak memakan waktu yang
biasanya membutuhkan dokumentasi yang lebih teliti dibandingkan dengan
perjanjian audit yang sederhana.
d. Kegiatan audit internal yang kecil membutuhkan dokumentasi dalam jumlah yang
sedikit karena CAE (Chief Audit Executive) dapat melakukan pegawasan secara
langsung.
e. Auditor yang kurang berpengalaman seharusnya mendokumentasikan
pekerjaannya secara lebih teliti sehingga supervisor dapat menilai kualitas
pekerjaannya. Berbeda dengan auditor senior yang lebih berpengalaman hanya
mendokumentasikan pekerjaannya secara umum tetapi masih lengkap.
f. Penyedia jasa auditor dari pihak eskternal harus mendokumentasikan pekerjaannya
lebih mendetail dan teliti dengan alasan yang sama seperti auditor yang kurang
berpengalaman yaitu agar supervisor dapat menilai kualitas pekerjaannya.
g. Jika pekerjaan tidak dilakukan dimasa yang akan datang, maka dokumentasi tidak
memiliki tujuan untuk menjadi panduan bagi auditor-auditor dimasa yang akan
datang.

B. Guidelines for Preparing Workpapers

Kertas kerja yang baik adalah kertas kerja yang memiliki ciri-ciri sebagai berikut:
- Understandable
Workpapers yang dihasilkan harus memberikan kemudahan bagi pembaca untuk
mengetahui apa yang dilakukan, apa yang ditemukan, apa yang disimpulkan dan
2
 apa yang diputuskan oleh Internal Auditor. Meskipun hal ini memerlukan waktu
yang lama, Internal Auditor tetap harus mengutamakan kejelasan dari workpapers
yang dihasilkan. Auditor harus meminta konfirmasi dari client atas apa yang telah
diinterpretasikan oleh auditor. Hal ini bertujuan untuk menghindari
kesalahpahaman yang mungkin terjadi di antara auditor dan client.
- Relevant
Segala informasi yang tercatat dalam workpapers harus berhubungan dengan apa
yang dikerjakan oleh auditor. Dengan adanya pernyataan yang jelas mengenai
tujuan dari setiap workpaper akan membantu terciptanya relevansi workpapers
yang telah disusun.
- Economical
Efisiensi dapat dicapai dengan menetapkan standar pada workpapers seperti dalam
bentuk kuesioner dan audit program untuk perjanjian rutin yang akan digunakan
untuk pengujian audit. Workpapers yang permanen dan berkelanjutan dapat
membantu pekerjaan yang akan dilakukan lagi terutama untuk informasi yang
penting. Workpapers dari pekerjaan yang baru dapat berguna untuk risk/control
matrices, flowchart, sistem deskripsi dan data lainnya yang valid. Workpapers
terbaru tersebut harus diperbaharui sesuai dengan informasi terbaru, penomoran
ulang, dan referensi ulang oleh auditor.
- Reasonably complete
Workpapers yang dibuat oleh auditor harus lengkap. Bila muncul pertanyaan atas
workpapers tersebut, auditor harus bisa menjawab pertanyaan tersebut. Jika ada
pertanyaan yang tidak bisa dijawab harus disertakan alasannya. Auditor juga harus
membuat daftar prioritasyang menentukan apa saja yang harus dilaksanakan,
pemikiran baru yang layak untuk ditelusuri lebih lanjut dan hal-hal yang tidak
dijelaskan dalam program audit secara spesifik, namun menjadi penjamin dari apa
yang auditor lakukan.
- Simple
Workpapersyang baik adalah workpapers yang mudah dipahami oleh pembacanya.
Oleh sebab itu,workpapers harus dibuat secara sederhana. Pembaca tidak hanya
dari kalangan yang memiliki pengetahuan lebih mengenai laporan audit melainkan
juga dari mereka yang merupakan orang awam. Istilah teknis juga sebaiknya
dihindari, namun jika memang sangat diperlukan untuk menggunakan istilah teknis,
auditor wajib menjabarkan istilah yang dimaksud, agar pembaca yang merupakan
3
 orang awam dapat mengerti isi dari workpapers tanpa harus melakukan usaha yang
lebih.
- Logically arranged
Workpapers harus diatur berdasarkan aturan yang berlaku sesuai program audit.
Setiap subjek yang berbeda harus dipisahkan ke dalam segmen yang berbeda agar
hubungan antara workpapers dan program audit dapat mereferensi baik selama
pemeriksaan maupun seteleh pemeriksaan.Di bagian awal papers, auditor harus
menyertakan narasi yang berisi informasi secara umum yang mencakup tujuan dari
operasi yang diaudit dan latar belakang. Pada setiap segmen audit, auditor harus
menjabarkan secara rinci tujuan tersebut. Selain itu, auditor juga harus menjelaskan
ruang lingkup pekerjaan, sampel yang digunakan serta metode yang digunakan.

Setiap workpaper umumnya terdiri dari:

a. A descriptive heading
Judul harus mengidentifikasi aktivitas yang diaudit, menunjukkan sifat data yang
terdapat dalam workpapers, dan menunjukkan tanggal atau periode audit.
b. A reference to the audit and engagement
Hal ini mengidentifikasi nomor referensi engagement.
c. Tick marks and other symbols
Tick marks dan simbol lain harus kecil dan ditempatkan dengan rapi, berguna tapi
tidak mengganggu. Hal tersebut harus dijelaskan dalam workpapers.
d. The date of preparation and signature of initial the auditor and reviewer
Tanggal harus mengindikasikan ketika workpapers sudah selesai. Tanda tangan
atau inisial (manual atau elektronik) akan muncul pada setiap workpapers.
e. The reference number of the workpapers
Workpapers harus ditunjukkan ketika sudah siap dan harus disimpan dalam
pengelompokkan yang logis.
f. Sources of data
Sumber informasi dalam workpapers harus diidentifikasi secara jelas.

Workpapers harus dapat dilacak informasinya dari satu workpaper ke workpaper yang
lainnya dengan mudah oleh Independent Reviewer. Untuk itu, workpapers harus
memberi referensi ke workpapers yang lain dan audit program. Cross-referencing yang
efektif dapat mengurangi kebutuhan untuk menduplikasi data. Setiap file workpapers
4
 harus memuat daftar isi. File pertama juga harus berisi ringkasan daftar isi dan dapat
mengidentifikasi semua file yang ada.

C. Types of Workpapers
Untuk macam-macamengagement dapat didokumentasikan dalam berbagai jenis
workpapers. Berikut ini merupakan beberapa jenisworkpapers yang umum digunakan:
a. Planning document dan audit program.
Pada umumnya ada program terpisah untuk setiap tahap engagement (planning,
evaluation of design, testing, reporting). Audit program harus disetujui sebelum
pekerjaan dimulai dan penyesuaian harus disetujui segera. Tes yang tidak
dilakukan harus dijelaskan.
b. Narasi mengenai hal yang dikatakan dalam wawancara atau pertemuan.
Hal ini termasuk salinan email atau memo yang berisi konfimasi atas apa yang
dikatakan dengan client.
c. Struktur organisasi, kebijakan dan prosedur, dan deskripsi pekerjaan.
d. Risk/control matrices, flowchart, procedural narratives, checklists, control
questionnaires, atau deskripsi lain dari proses dan kontrol.
e. Salinan kontrak penting dan perjanjian.
f. Salinan source documents seperti purchase orders dan invoices.
g. Salinan catatan klien seperti trial balances dan exception reports.
h. Surat konfirmasi dan pernyataan.
i. Foto, diagram, dan grafis lainnya.
j. Test and analyses of transactions.
k. Results of analytical review procedures.
l. Ringkasan kesimpulan di akhir setiap segmen workpapers.
m. Audit observation workpapers.
n. Audit reports dan management replies.
o. Relevant audit correspondence.
p. Job administration documents seperti time budgets dan worksheets alokasi sumber
daya.
q. Permanent or carry-forward files yang berisi informasi penting.

D. Sample Workpapers

5
Exhibit 12-1 sampai dengan Exhibit 12-10 menggambarkan sampel segmen yang
berasal dari audit aktual dari fungsi teknis. Workpapers yang digunakan sangat rinci,
tetapi teknik yang digunakan sangat umum. Segmen workpapers pertama yang
diilustrasikan dalam Exhibit 12-1 memuat tujuan dari kegiatan, informasi latar belakang,
dan diskusi tentang sistem pengendalian. Tujuan dari aktivitas akan mengarahkan
pendekatan yang dilakukan auditor dalam melakukan review. Informasi latar belakang
memuat cukup banyak detail untuk menyediakan tes yang dipahami. Penjelasan tentang
sistem pengendalian didukung oleh flowchart yang sederhana.
Pernyataan tujuan berkaitan dengan tujuan dari kegiatan audit. Ruang lingkup
pernyataan tersebut menunjukan sumber informasi atau catatan yang digunakan dalam
tes dan teknik pemilihan sampel yang digunakan.
Observasi ini menjawab setiap item yang ada dalam pernyataan tujuan. Mereka
menyediakan informasi yang sebenarnya, karena hal itu penting untuk review
selanjutnya untuk membedakan antara fakta yang dapat dibuktikan dan hal-hal yang
berkaitan dengan penilaian audit. Opini ini mencakup seluruh observasi dan
menyediakan penilaian auditor tentang observasi tersebut. Rekomendasi yang diberikan
mencakup semua kekurangan pada perjanjian yang signifikan dan mengindikasikan
tindakan yang diambil oleh klien untuk meningkatkan kondisi yang membutuhkan
perbaikan.
Contoh daftar pendukung:
 The area’s organization chart (Exhibit 12-2)
 A flowchart of the process (Exhibit 12-3)
 A summary of the tests performed and results obtained (Exhibit 12-4)
 A detailed list of the exceptions found (Exhibit 12-5)
 The tests performed (Exhibit 12-6 through Exhibit 12-8)
 The corrective actions taken by management during the engagement (Exhibit
12-9 and Exhibit 12-10)

6
Exhibit 12-1

7
8
`

Exhibit 12-2

9
Exhibit 12-3

Exhibit 12-4

10
Exhibit 12-5

Exhibit 12-6

11
Exhibit 12-7

Exhibit 12-8

12
Exhibit 12-9

Exhibit 12-10

13
E. Audit Observation Workpapers
Workpapers perlu mendapatkan perhatian khusus, karena proses pemikiran
yangdigunakan dalam mengembangkanworkpapers merupakan hal yang penting dalam
profesiinternal audit. Nilai lebih dari hasil audit sangat dipengaruhi oleh proses
pemikiran yang dilakukan.
Workpapers dalam observasi audit sebaiknya ditulis dalam format yang dapat
memastikan bahwa semua informasi penting telah tertulis dan semiripmungkin dengan
final report.
Kebanyakan pengamatan audit adalah mengenai kekurangan. Format yangdigunakan
untuk mendokumentasikan kekurangan tersebut berbeda antara satu aktivitasinternal
auditdengan yang lain, tapi hal yang penting adalah format tersebut dikembangkan
dengan menggunakan five-attribute approach, dan kelima atribut harusada dalam
workpapers. Kelima atribut tersebut adalah:
1. Condition
Condition menjawab pertanyaan “What is?” Condition menggambarkan
situasiyang sebenarnya yang dialami selama proses observasi. Ketika
mengidentifikasikondisi yang ada, auditor harus yakin bahwa semua fakta relevan
sudahdipertimbangkan dan kondisi tersebut didukung dengan bukti yang kuat. Hal
terpenting dalammendokumentasikan sebuah kondisi adalah data harus akurat,
lengkap, dan digambarkan secara jelas dan setepat mungkin.
2. Criteria
Criteria menjawab pertanyaan “What ought to be?” Criteria merupakan
standar,pengukuran atau ekspektasi yang digunakan dalam mengevaluasi. Dalam
banyakkasus, kriteria dapat berupa penerapan internal control, seperti separation
of duties, atau dual controlpada aset. Pada kasus lainnya, kriteria menggunakan
praktik bisnis sebagai ukuran dimana definisi mengenai kriteria tersebut harus
berdasarkan pengetahuan dan pengalaman auditor yang profesional. Pada kasus
lainnya, kriteria yang digunakan harus masuk akal (common sense). Semakin jauh
auditor dari kriteria objektif, semakin kontroversial pengamatannya oleh karena itu,
auditor harusyakin pada pemikirannya mengenai praktik bisnis yang baik
dibandingkan sekedar mengandalkan personal preference atau apa yang mereka
lihat.Auditor harus bersiap untuk dapat meyakinkan manajemen akanvaliditas dan
pemikiran dibalik sudut pandang yang digunakan.

14
3. Effect
Effect menjawab pertanyaan “So what?” atau “Why does this observation
matter?”.Effect merupakan salah satu dari dua atribut penting. Internal Auditor
akan mendapatkan masalah ketika mereka melihat kondisi yang tidak seharusnya
dan langsung menarik kesimpulan bahwa hal ini merupakan masalah yang serius,
untuk itu auditor harus mempertimbangkan apa dampak dari masalah tersebut.
Mereka harus dapat membedakan bahaya yang berpotensi dapat terjadi dan bahaya
yang sesungguhnya. Jika memungkinkan, effect sebaiknyadiekspresikan secara
kuantitatif. Namun jika tidak dapat diungkapkan secarakuantitatif, maka auditor
harus selalu bertanya “So what?” sampai semua ancamandapat diungkapkan
secara jelas. Klarifikasi effect dapat menyelamatkan auditor darihilangnya
kredibilitas ketika effect yang ditemukan tidak signifikan. Sebaliknya, jikaeffect
yang ditemukan signifikan maka pihak manajemen akan meresponnya
denganserius.
4. Cause
Cause adalah atribut yang terpenting.Cause menjawab pertanyaan “Why does this
condition exists?”. Tetapi, auditor harus mengingat dampak darimasalah tersebut.
Bila dampaknya lebih kecil dari biaya yang diperlukan untukmenyelesaikan
masalah teresebut, bisa jadi manajemen memutuskan bahwa lebihbaik masalah ini
tidak terlalu diutamakan, sehingga auditor hanya perlumemberitahu masalah ini
saja. Bila dampaknya signifikan, maka auditor harusmendalami attribute ini hingga
menemukan akar permasalahannya.Jika cause teridentifikasi, maka manajemen
dapat mengambil tindakan untukmencegah terjadinya condition serupa dimasa
depan.
5. Recommendation
Recommendation menjawab pertanyaan “What is to be done?”.Recommendation
harus merujuk pada cause, bukan hanya condition. Walaupun rekomendasi
merupakan istilah yang sering digunakan. Dalam recommendation, pendekatan
yang terbaik bukan auditor yangmembuat rekomendasi lalu manajemen merespon,
tetapi sebisa mungkin auditor danmanajer bekerja sama untuk merencanakan
tindakan yang akan diambil.

Hal penting bagi auditor dalam mengembangkan observasi harus menggunakan five-
attribute approach dan harus berurutan, dengan urutan sebagaiberikut:
15
 a. Auditor melihat condition tidak sesuai dengan criteria;
b. Auditor mengidentifikasi effect dari permasalahan dengan menanyakan “So what?”,
bila effectnya tidak signifikan,auditor cukup melaporkan temuannya saja dan
mencantumkannya di workpapers;
c. Jika effectnya signifikan, auditor harus menanyakan “Why?” untuk mencari
causenya;
d. Membuat recommendation yang merujuk pada cause.

F. Electronic Workpapers
Sebagian besar kegiatan internal audit dibuat dalam workpapers dalam bentuk
elektronik, dokumen hard copy dan dalam bentuk scan document diikutsertakan ketika
dibutuhkan. Sebagian juga, digunakan dalam bentuk common word processing,
spreadsheet, dan database software, dan juga menggunakan software yang didesain
khusus untuk melakukan audit internal.
Sebagian kegiatan internal audit juga menggunakan kertas dan pensil dalam
workpapers. Prinsip, panduan, dan contoh yang dijelaskan pada bab ini diterapkan pada
workpapers yang sudah disiapkan pada format tersebut baik elektronik maupun manual.
Format apapun yang dipakai, setiap workpapers harus dicek ulang oleh CAE atau pihak
yang bertanggung jawab dalam mendesain workpapers tersebut.

16
 DAFTAR PUSTAKA

Sawyer, Lawrence, Mortimer, A. Dittenhofer, dan James H. Scheiner. 2012.Sawyer’s

Guide for Internal Auditors. Florida:Instutute of Internal Auditors Research Foundation

17