DIRECTIVA N° 001-2018-ALTO COLMENA

Normas y Procedimiento para el Uso del Fondo para Pagos en Efectivo de la

Entidad Ejecutora Asociación Agrícola Ganadera El Trébol Alta Colmena.
SubProyecto “MEJORAMIENTO DE LA PRODUCTIVIDAD Y DEL PROCESO
DE MANEJO Y ENGORDE DE TRUCHA ARCOÍRIS (ONCHORYNCHUS
MYKISS) MEDIANTE ASISTENCIA TÉCNICA ESPECIALIZADA PARA LA
ASOCIACIÓN AGRÍCOLA GANADERA EL TRÉBOL ALTO COLMENA-
LLAMA- CAJAMARCA”.
Contrato N° 121-2018- PNIPA

I.- OBJETIVO

Normar los procedimientos a seguir para el trámite, registro y utilización del Fondo para
Pagos en Efectivo de la Entidad Ejecutora Asociación Agrícola Ganadera El Trébol Alta
Colmena, con cargo a la fuente de financiamiento Programa Nacional de Innovación en
Pesca y Acuicultura -PNIPA, destinada a solventar gastos por necesidades urgentes.

Garantizar la aplicación adecuada del Fondo para Pagos en Efectivo, que permita el
cumplimiento de las metas y objetivos del SubProyecto “Mejoramiento de la
productividad y del proceso de manejo y engorde de trucha arcoíris” ejecutado por la
Entidad Asociación Agrícola Ganadera El Trébol Alta Colmena

II.- FINALIDAD

- Uniformizar criterios en la Entidad Ejecutora Asociación Agrícola Ganadera El

Trébol Alta Colmena, para el otorgamiento de dinero en efectivo, a fin de atender
gastos de menores y urgentes.
- Establecer las normas para el manejo del Fondo para Pagos en Efectivo a asignarse;
así como las responsabilidades de los encargados de su manejo.
- Establecer pautas precisas para el procesamiento, registro y trámite de las solicitudes
para el Fondo para Pagos en Efectivo, y su correspondiente rendición de cuentas.
- Fijar los plazos para que los funcionarios y servidores rindan cuenta documentada de
los montos recibidos del Fondo para Pagos en Efectivo.
- Facilitar las labores de supervisión, control y fiscalización del manejo del Fondo para
Pagos en Efectivo.

III.- ALCANCE

La presente Directiva se aplicará en el ámbito de competencia de la Entidad Ejecutora

Asociación Agrícola Ganadera El Trébol Alta Colmena

IV.- BASE LEGAL

1.- Normas Generales de Tesorería que resulten aplicables, aprobadas por Resolución
Directoral Nº 026/80- EF/77.15.
2.- Ley Nº 28112, Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público, y
modificatorias.

3. Ley Nº 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto, y modificatorias.

4. Ley N° 30372, Ley de Presupuesto del Sector Publico para el Ejercicio Fiscal 2016.

5. Ley Nº 28693, Ley General del Sistema Nacional de Tesorería, y modificatorias.

6. Resolución Directoral N° 002-2007-EF/77.15, que aprueba la Directiva Nº 001-

2007-EF/77.15, “Directiva de Tesorería”.
 7. Decreto Ley Nº 25632, Ley Marco de Comprobantes de Pago.

8. Resolución de Superintendencia Nº 007-99-SUNAT, Reglamento de Comprobantes

de Pago, de fecha 21 de enero de 1999.

V. MECÁNICA OPERATIVA

V.I De la Apertura del Fondo y su Administración.

V.1.1. La apertura del Fondo de Caja Chica se sustenta en el Acta del Comité de
Adquisiciones, en la que se señala la dependencia a la que se asigna el fondo, los
responsables de su administración, el monto total del fondo, entre otros aspectos.

V.1.2. El monto del Fondo de Caja Chica del proyecto queda fijado en la suma de
Seiscientos y 00/100 Soles (S/.600.00) y podrá ser modificado mediante acta,
teniendo en cuenta el flujo operacional de gastos menudos.

La responsabilidad del manejo de las partes del Fondo de Caja Chica que se destine al
subproyecto contrato N° 121-2018-PNIPA, estará a cargo del Coordinador General del
subproyecto.

VI.- NORMAS GENERALES

5.1 El Fondo para Pagos en Efectivo, se utilizará para atender gastos urgentes y de
menor cuantía en determinados bienes y/o servicios referidos al clasificador del
gasto aprobado. Siempre y cuando se refieran a gastos menudos de rápida
cancelación o cuya adquisición no es programable para efectos de su pago mediante
cheque. Para el Subproyecto “Mejoramiento de la productividad y del proceso de
manejo y engorde de trucha arcoíris” se podrán efectuar pagos para materiales de
oficina, combustible, trasporte para gestión por un importe que no debe superar
mensualmente de los S/300, en ningún caso debe excederse del importe máximo
establecido.
5.2 El Coordinador General es el encargado de autorizar las solicitudes de
requerimientos de efectivo, y la aprobación de los gastos efectuados.
5.3 El gasto por movilidad local deberá ser detallado en la declaración jurada, siendo el
monto máximo a reconocer por este concepto la suma de S/ 30.00 (treinta y 00/100
Nuevos Soles) teniendo en cuenta los precios y distancias que prevalecen en el
mercado.
5.4 El personal a quienes se les hayan entregado dinero del Fondo para Pagos en
Efectivo, deberán efectuar su rendición dentro de las 72 horas de efectuado el gasto;
la rendición de cuentas deberá contar con el visto bueno del encargado del del
Coordinador General.
5.5 El Fondo para Pagos de la Entidad Ejecutora no podrá ser utilizado para atender la
adquisición de bienes de capital.
5.6 La rendición documentada por gastos con cargo al Fondo para Pagos en efectivo
de la Unidad Ejecutora, se efectúa con Factura o Boleta de Ventas (como indica
SUNAT), al RUC Nº 20600521919 o Declaración Jurada a la orden: Asociación
Agrícola Ganadera El Trébol Alto Colmena con dirección Cal.America Nro. 700
Cpm Garces Lambayeque- Chiclayo. En el reverso de los documentos deberá
detallar el sustento y/o tipificación de los gastos efectuados.
5.7 La liquidez del Fondo para Pagos en Efectivo no debe ser menor al 50% del monto
máximo asignado, es decir, que el responsable de su manejo y custodia deberá
solicitar el reembolso de gastos mediante el giro del cheque, en cuanto tenga un 50%
del fondo gastado. El responsable del manejo y custodia del Fondo para Pagos en
Efectivo podrá solicitar el reembolso de los gastos en el mes por el indicado
concepto, sólo hasta una vez el monto constituido para el Fondo para Pagos en
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 Efectivo, indistintamente del número de rendiciones documentadas que pudieran
efectuarse en dicho período.
5.8 Para facilitar el proceso de revisión y consolidación de las rendiciones de cuenta, el
encargado del manejo y custodia del Fondo para Pagos en efectivo, codificara los
recibos, facturas, boletas de venta, tarjetas telefónicas etc.; y efectuará el control
previo respectivo.

VI. PROCEDIMIENTOS

6.1 Mediante Acta se apertura el Fondo para Pagos en Efectivo, la cual designa el
monto para el subproyecto Contrato N° 121-2018- PNIPA. Así como designa al
responsable del manejo y custodia de los fondos, quien cumplirá con los registros y
controles.
6.2 Sobre la base del Acta y /o Resolución Directoral, el Coordinador General solicitará
su habilitación al Coordinador General haciendo uso de la “Solicitud de Fondos para
Pagos en Efectivo”.
6.3 La solicitud de Fondos para pagos en Efectivo, debe ser derivada al Comité de
Adquisiciones, para sus respectivas afectaciones, controles y habilitación
correspondiente.
6.4 La sustentación documentada del movimiento del Fondo para Pagos en Efectivo será
presentada al Coordinador General en el Formato de “Rendición del Fondo para
Pagos en Efectivo”, quien la derivará al Comité de Adquisiciones para su revisión y
conformidad correspondiente.
6.5 Revisada y con la correspondiente conformidad -la Rendición del Fondo para Pagos
en Efectivo- se derivará para la afectación presupuestal, contable y giro
correspondiente.

VII. RESPONSABILIDAD

7.1 Es responsabilidad del Coordinador General, velar por el cabal cumplimiento de las
disposiciones contenidas en la presente Directiva, implementando los registros y
controles necesarios para la adecuada administración del Fondo para Pagos en
Efectivo; así como de adoptar las acciones correctivas en caso de incumplimiento.
7.2 Es responsabilidad del encargado del manejo y custodia del Fondo para Pagos en
Efectivo cumplir y hacer cumplir la presente Directiva.

VIII. VIGENCIA

La presente Directiva entrará en vigencia a partir de la fecha de su aprobación por

el Comité de Adquisiciones.

IX. FORMATOS

- Anexo 01: Solicitud de Pago

- Anexo 02: Rendición del Fondo para Pagos en Efectivo.
- Anexo 03: Declaración Jurada de Movilidad