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CASO: FUNDACIÓN VALLE DE LILI

(Sobreviviendo a la implementación del SAP en un hospital)

INTRODUCCIÓN:
El 1 de enero del 2011 la Fundación Valle del Lili (FVL), un hospital universitario situado
en Cali, Colombia, pasó de manejar en papel la historia clínica a implementar todo un
sistema y tener procesos clínicos establecidos y administrativos asociados a un nuevo
sistema, un registro electrónico de los mismos. Es poco usual que un hospital decida
implementar de manera simultánea la sistematización de la historia clínica, órdenes
médicas y procesos de apoyo administrativo, es práctica generalizada que estos se
implementen de manera independiente, si es que se llegan a ejecutar todos. Los
hospitales que asumen el desafío de recurrir al uso tecnologías de información enfrentan
una alta probabilidad de fracasar en el intento. [Recuperado de evalorix 2018]

ANTECEDENTES
El hospital FVL antes de implementar su sistema SAP tenía un proceso complicado por
la forma como tenía varios sistemas dentro de su organización, con problemas de
cuellos de botellas en sus procesos del hospital, si bien los procedimientos estaban
establecidos, estos tomaban incluso horas para poder ser efectuados, la cual dificultaba
la atención y servicio a los pacientes que lo solicitaban.
DISCUSIÓN DEL CASO/ PREGUNTAS:
1. ¿qué características de implementación del sistema SAP ERP son únicas a un
hospital? ¿Específicamente en un hospital de un país emergente como Colombia?
En países emergentes como Colombia y de acuerdo al caso podemos mencionar
algunas:
- Resistencia de adaptación al cambio por parte del personal médico y otros.
- Cuellos de botella en sus procesos por no estar sistematizada, y si lo están no
tiene una integración para compartir información.
- Los procesos que interactúan en un hospital tienen dependencia entre las
mismas, haciendo que se refleje en un proceso complicado.
- Los trabajos administrativos y entre otros no están estandarizados.
- Burocracia en la dirección del hospital para realizar coordinaciones.
- Falta de visión estratégica a largo plazo de la organización
- La capacidad de las personas para poder adaptarse a una nueva tecnología.
- Control ineficiente

2. ¿cuáles fueron los factores impulsores e inhibidores de los esfuerzos de


cambio en el manejo de la información del hospital fvl? identifique las principales
manifestaciones de resistencia al cambio que aparecieron durante la
implementación del sistema SAP ERP.
Impulsores:
- La alta dirección de FVL (Junta de Médicos) para una satisfacción de los
usuarios por los cuellos de botella que existía en los procesos.
- Gestor del Proyecto y equipo de apoyo de FVL, puesto que está bajo su dirección
la implementación del SAP.
- Compunet, esta empresa por ser partícipe del proyecto como proveedor
impulsaba de forma indirecta para que el proyecto sea un éxito.
Inhibidores:
- Los principales inhibidores fueron el personal de mando bajo como: asistente de
médicos, personal administrativos, entre otras, aquellos que tenían una
caracteriza que sus tareas se ejecuten de forma monótona y podían ser
automatizados. La principal razón por perder el empleo.
- También se puede ver en el personal médico porque ya no tendría personal
asistente y tendrían ahora tareas adicionales que realizar.
Entre las principales manifestaciones tenemos:

- Desaprender las rutinas que ya se tenían en los procesos porque el método sería
diferente con el SAP.
- Una de las razones principales fue el temor de perder su empleo, sobre todo al
personal administrativo de la FVL en el área de admisiones y registro (la rutina
el modo de trabajo al que se venían acostumbrados también iba a cambiar).
3. Escriba las principales fortalezas de la implementación del sistema SAP ERP
en el hospital FVL. Si usted hubiese estado a cargo del proyecto, ¿qué hubiese
hecho diferente?
Entre las principales fortalezas del Hospital FVL podemos nombrar algunas:

 LA CULTURA DE FVL: FVL siempre se ha caracterizado por una cultura en la


búsqueda de la mejora continua y calidad, incluso antes de la sistematización.
 COMPROMISO de la alta dirección de la organización y Predisposición del
personal para el proceso de implementar el SAP.
 Compromiso del personal con la empresa durante el uso inicial del SAP para
asegurar la estabilidad financiera de FVL.
 Participación del personal que conoce los procesos para una buena gestión de
los módulos correspondientes de cada área.

Solución Diferente Propuesta:


Nuestra solución diferente como grupo es “Implementar en forma escalonada, haciendo
una identificación previa de las áreas donde se veía menos riesgo en el proceso,
personas que podían responder frente a este cambio en la tecnología, y posterior a ello
recoger las lecciones aprendidas de la experiencia de estas áreas y aplicas las acciones
preventivas para el resto de la organización que estarían por implementar. Con esto
también no se requiere una gran cantidad de personal para el soporte en comparación
de un lanzamiento tipo Big Bang.

4. ¿Cuán exitoso cree que fue el sistema SAP ERP del hospital vfl? Justifique su
respuesta.
Consideramos que ha sido un éxito en varios aspectos:
- Se mejoró la eficiencia en varios procesos (se tiene información disponible para
todos).
- Satisfacción de los usuarios por la reducción de tiempos en los procesos.
- Inclusión a este nuevo sistema de las personas que desconocían del sistema (se
capacito al personal que desconocía el sistema y reubicación de puestos).
- integración completa del sistema de información (procesos de atención médica,
asistencias y administrativos).
Y algunas negativas por mencionar tenemos:
- El proceso de adaptación para algunas áreas tomo más tiempo de lo debido,
esto a veces por la infraestructura que se afino a medida del tiempo.
LECCIONES APRENDIDAS:
- Para implementar el SAP cuando una empresa está en funcionamiento u
operación los riesgos del fracaso pueden ser mayores, por lo que se requiere
una planificación con más detalle para tener los controles adecuados.
- En el proceso de implementar el SAP se puede aprovechar para hacer un
rediseño de tus procesos como lo ha logrado FVL.
- La decisión de hacer el cambio de forma Escalonada o Big Bam va depender de
los recursos que tengas a la mano (soporte técnico, personal capacitado) y
considerar los planes de contingencia en el proceso de adaptación.

REFERENCIAS:
Cajiao, J y Ramírez, E. (2016).Sobreviviendo a la implementación de SAP en un
hospital.Recuperado de la base de datos de Internacional Journal of Case Studies in
Management /HEC147) (0667010)
Laudon, K., Laudon, J. (2016). Obtención de la excelencia operacional e intimidad con
el cliente: aplicaciones empresariales. En Sistemas de información gerencial (pp.346-
379)(604p.)(14a ed). México, DF: Pearson Educación.
Sobreviviendo a la implantación de SAP en un hospital, (informe) Cali,
https://evalorix.com/boutique/outils-pedagogiques/sobreviviendo-implementacion-sap-
hospital-2/
http://valledellili.org/