Diseño de Procesos

¿Qué es un Proceso?
La palabra «Proceso» proviene del latín processus que significa avance o
progreso; es un conjunto de actividades que utiliza recursos humanos,
materiales y procedimientos para transformar lo que entra al proceso en un
producto de salida.

Pueden ser: Pueden ser:

• Elementos • Productos
materiales materiales
• Recursos • Información
humanos • Recursos
• Documentos humanos
• Información • Servicios
Un proceso puede estar integrado por otros
procesos.

Sistemas Críticos
Puede haber más de una entrada y más de una
salida. Una de las salidas puede entrar al mismo
proceso, esto se llama retroalimentación.
 ¿Para qué describir Procesos?
La gestión basada en los procesos se orienta a desarrollar la
misión de la organización, mediante la satisfacción de las
expectativas de los clientes, empleados y proveedores; en lugar
de centrarse en aspectos estructurales como cual es su cadena
de mando o la función de sus departamentos.
 ¿Cómo describir un Proceso?
El diseño de procesos no es exclusivo del personal que se
encuentra en las áreas de calidad, dirección o departamentos
administrativos; es una actividad mucho más amplia que
requiere un análisis multidisciplinario de personal competente
que tiene la experiencia o participa en las actividades
relacionadas con el proceso a diseñar.
 Formato del Proceso
La Subdirección de Procesos y Organización de la Secretaría de
Salud de Nuevo León, proporciona el instrumento con la
metodología para la elaboración y autorización de los procesos
de la unidades médicas de primer nivel de atención y de las
jurisdicciones sanitarias, al cual deberán sujetarse para su
descripción.
 Encabezado Si se acaba de realizar el proceso
será 00. Si se está actualizando
Indicar el nombre del se pondrá el número consecutivo
proceso. siguiente al último vigente;
Fecha en que se autorice seguido de la fecha en que se
el procedimiento para realizó la revisión.
entrar en vigor.

Identificación
del
procedimiento.
Será
proporcionado
por la
Subdirección de
Organización y
Procesos.

Marcar con X cuando Marcar con X cuando el Marcar X cuando el documento

es un procedimiento procedimiento se ya se encuentre actualizado y
de nueva creación. encuentra en revisión. autorizado para su publicación.
 Control de Cambios
Consecutivo del Mencionar como Explicar brevemente Fecha en que se
número de cambio aparecía el texto dentro la justificación del realizó el cambio.
efectuado. del procedimiento. cambio.

Mencionar el Mencionar como quedo Nombre y firmas de la persona

número de el texto dentro del que realizó la solicitud del cambio
página donde se procedimiento después y de quien autorizó la aplicación
realizó el cambio. de la modificación. del mismo.
 Firmas
Nombre, puesto y Nombre, puesto y firma Nombre, puesto y firma
firma del quién del jefe inmediato del del jefe inmediato del
describe el puesto que elaboró el puesto que revisó el
procedimiento, el procedimiento; el procedimiento; el
nombre del puesto nombre del puesto debe nombre del puesto debe
debe ser el mismo que ser el mismo que ser el mismo que
aparece en el aparece en el aparece en el
organigrama. organigrama. organigrama.
Explicar en forma clara el resultado que se busca obtener al
realizar las actividades del proceso, este objetivo debe ser
alcanzable, iniciar con un verbo en infinitivo y responder a las
preguntas ¿Qué?, ¿Cómo? y ¿Para qué se va a hacer?

Definir concretamente los límites entre los cuales es aplicable el

documento, pueden ser áreas, departamentos, secciones,
puestos, documentos, etc.

Explicar la terminología técnica utilizada en el documento, se

debe incluir aquellos cuyo significado se aparte de lo común por
tratarse de un concepto de uso local o específico. Las
definiciones deben ser presentadas en orden alfabético, la
palabra a definir será en negritas y la definición en texto normal.

Mencionar todas aquellas reglas o guías de acción que deben de

cumplirse para poder realizar el procedimiento. Deben iniciar
con sujeto, verbo en infinitivo y redactarse en afirmativo. Evitar
el uso de palabras que puedan entenderse en dos o más
sentidos.

Delimitación de las acciones de los puestos que intervienen en

el procedimiento. Describir la función clave, iniciando con un
verbo conjugado en tercera persona del singular en tiempo
presente (entrega, recibe, revisa, etc.)
 Debe coincidir con la descripción del proceso en el flujograma, actividad
inicial y qué puesto la ejecuta y actividad final y qué puesto la ejecuta.

Nombre del puesto o participante Nombre del puesto o participante

con el que se inicia el en el procedimiento al que se
procedimiento (tal y como aparece entrega el producto de salida al
en el diagrama de flujo). final del mismo.

Producto de entrada Producto de salida (generalmente

(generalmente un documento) con un documento) con el que se
el que inicia el procedimiento. concluye el procedimiento.

Mencionar todos los procesos que se relacionan con el procedimiento documentado. Estos
procedimientos deben de existir y se debe escribir el nombre oficial de cada uno de ellos.

Actor 3
Acomodar los puestos como
van apareciendo en la
secuencia de actividades del
procedimiento, no importa la
jerarquía.
Para los nombres de puestos se
usarán únicamente los existentes
en el organigrama, podrán
utilizarse usuarios o entidades
externas que participan en el
proceso. Cada actor (puesto o
usuario en el procedimiento)
tendrá una columna.
Describir cada uno de los pasos
en la columna correspondiente
al puesto que realiza la actividad.
Los usuarios o entidades
externas deben sombrearse en el
nombre del puesto.
La actividad debe empezar con el
verbo en infinitivo (terminar en
ar, er, ir).
 Simbología del Diagrama de Flujo
Símbolo Nombre del Símbolo Descripción
Es el nombre del puesto que realiza la operación,
Nombre del puesto función o actividad dentro del procedimiento de acuerdo
al Manual de Organización.
Es la entrada (insumos) que detona cierta operación.
Inicio o final
Y final (salida) de la operación.
Es la secuencia de pasos, funciones o actividades de
Operación
cierta etapa del procedimiento.
Este símbolo se utiliza cuando la operación tiene dos o
más caminos a seguir.
Diamante de decisión Siempre que existan alternativas de decisión debe
formularse la pregunta que dará respuesta a las
decisiones.
Oficio, memorándum, solicitud, factura, etc.
Cuando en la descripción narrativa se mencione el
nombre de un formato, la primera letra del nombre
deberá ir en mayúscula y en caso de que tenga clave,
Documento
ésta se colocará entre paréntesis, asimismo deberá
remarcarse en letras “negritas” el nombre del
documento, se hará referencia a la trayectoria de su
trámite y al número de copias.
Documentos o datos Toda información que se archiva física y/o
almacenados electrónicamente.
Se usa cuando el flujo grama es extenso y se continúa
Conector de una página a otra; cada conector se numera
secuencialmente.

Terminación Otra opción para inicio y finalizar.

 Se describe lo que se tiene que hacer para lograr el objetivo. Se delimita dónde inicia y
dónde termina el procedimiento, posteriormente las actividades a realizar entre estas
dos acciones, presentadas de acuerdo al orden del diagrama de flujo, utilizando la
siguiente metodología:
Es la explicación escrita, en forma lógica y secuencial, de cada una de
las actividades a realizar dentro del proceso, expresa el orden en que
se desempeña el trabajo . Escribir el título de la actividad con verbo
en infinitivo.

Nombre del puesto responsable de la actividad.

Se describe el modo en que se debe realizar la actividad,

iniciando con un verbo conjugado en tercera persona del
singular en tiempo presente (entrega, recibe, etc.).

En que momento tiene aplicación la actividad, debe

ser secuencial a la actividad anterior.

En qué lugar, área, espacio, documento, etc., se realiza o

queda registrada la actividad.
 En este apartado se debe enlistar o incluir los formatos, anexos y referencias a
leyes o códigos usados o descritos en el procedimiento.

Nombre del formato o Puesto que custodia el

anexo al que se hizo documento y responsable
referencia en los de proporcionarlo bajo
documentos asociados. previa solicitud.

Área o lugar específico Tiempo que deberá de

donde se guarda el resguardarse el
documento. documento.
 «La calidad tiene que
ser construida en cada
diseño y cada proceso.
No puede ser creada por
medio de la inspección.»