Valoración documental y disposición final de los documentos
Creado por Claudia Patricia Castro Caro
La valoración documental es la fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencia, acceso y conservación o eliminación parcial o total de un documento
En todas las empresas, instituciones, organizaciones hay producción de documentos en las
labores diarias de las personas que realizan distintos tipos de actividades, por lo cual crean documentos con características propias en variados formatos: soportes de papel, ópticos, magnéticos y electrónicos. Y para valorar una serie documental hay que tomar en cuenta todos los detalles internos y externos del documento. Para llegar a esto hay que proceder al siguiente paso que se denomina identificación.
La identificación consiste en el conocimiento exhaustivo de la institución que ha producido
la documentación en el ejercicio de sus funciones, su evolución orgánica, competencias administrativas y tipos documentales. El resultado de esta fase será la organización del archivo, con el establecimiento del cuadro de clasificación y la ordenación de sus series documentales.
En el siguiente tabla podemos visualizar algunos ejemplos:
VALORACION Y DISPOSICION FINAL DE DOCUMENTOS
Tipo Documental Valoración Documental Disposición final
Letra de Cambio Es un documento de tipo Este documento es
mercantil que contiene una conservarla por el tiempo promesa u obligación de que dure el compromiso pagar una determinada suma adquirido por el tomador. de dinero a una fecha Después de este tiempo se convenida entre las partes. puede eliminar.
Acta de Junta Directiva Documento que refleja Documento de conservación
decisiones de carácter total. Al cumplir su tiempo administrativo, legal y fiscal de retención se microfilma para consulta y conservación del original. Informe a Entes de Control Documento que refleja el Por su valor histórico se seguimiento y la evaluación conserva como parte de la de la gestión de una entidad memoria institucional. por parte de una ente de control. Se considera de carácter misional. Historia Clínica Documento de carácter La historia clínica se debe privado donde se registran retener y conservar por un los datos clínicos del período de 15 años según la paciente adquiridos durante resolución 839 de 2017, la atención médica, contados a partir de la fecha procedimientos realizados, de la última atención. diagnósticos, tratamientos y conceptos médicos. Inventario de vehículos Vehículos que posee una Se conservaran por cinco entidad. Tienen valor años, después se eliminan contable Investigación Administrativa Documento de carácter Tiene una vigencia de cinco administrativo y legal que da años según el artículo 30 de testimonios de las la Ley 734 de 2002. Pasado investigaciones de tipo este tiempo se puede administrativo efectuadas eliminar por una entidad contra sus funcionarios