Excel

es un programa informático desarrollado y distribuido por Microsoft Corp. Se trata de un software que permite realizar
tareas contables y financieras gracias a sus funciones, desarrolladas específicamente para ayudar a crear y trabajar con
hojas de cálculo.
Las fórmulas
en Excel son expresiones que se utilizan para realizar cálculos o procesamiento de valores, produciendo un nuevo valor
que será asignado a la celda en la cual se introduce dicha fórmula. En una fórmula, por lo general, intervienen valores que
se encuentran en una o más celdas de un libro de trabajo.
Una función
es una fórmula predefinida por Excel que opera sobre uno o más valores (argumentos) en un orden determinado
(estructura). El resultado se mostrará en la celda donde se introdujo la formula.
El tipo de argumento que utiliza una función es específico de esa función. Así, los argumentos pueden ser números, texto,
valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. Un
argumento puede ser una constante, una fórmula o incluso otra función.
Excel cuenta con una gran variedad de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Estas
funciones pueden ser matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base
de datos, de búsqueda y referencia y de información.
Estructura de una función
La sintaxis de cualquier función es:
=nombre_funcion ( argumento1; argumento2; … ; argumentoN )
Esto es:
Signo igual (=).
Nombre de la función.
Paréntesis de apertura.
Argumentos de la función separados por puntos y comas.
Paréntesis de cierre.
La principal diferencia entre función y fórmula
Excel, es que una fórmula es una ecuación que el usuario escribe para obtener un resultado, mientras que una función es
una fórmula predefinida para realizar operaciones mas complejas.
Un rango en Excel:
es un conjunto de celdas adyacentes. Un ejemplo de rango es "C3:E6" y se refiere a las celdas en el rectángulo formado
por las celdas C3 y E6 en sus ángulos opuestos. Es decir, se incluyen dentro del rango las siguientes celdas: C3, C4, C5,
C6, D3, D4, D5, D6, E3, E4, E5, E6.
Tipos de funciones
Funciones de Base de Datos Las funciones de base de datos en Excel permiten trabajar con una base de datos,
propiamente dicho, es decir, que sirven para manipular gran número de registros de datos. Se pueden realizar operaciones
básicas como suma, promedio, recuento, etc, pero incluyen criterios de argumentos, que permiten incluir algunos de los
registros de su base de datos en el cálculo.
Funciones de Búsqueda y Referencia Estas funciones te ayudarán a trabajar con matrices de datos, incluyen funciones
que buscan y devuelven la ubicación valor dado.
Funciones de Complementos y Automatización Permiten manejar datos de tablas dinámicas o vínculos dinámicos.
Funciones de Cubo Utilizadas para el análisis avanzado en cubos de información.
Funciones de Fecha y Hora Estas funciones sirven para trabajar con fechas y horas de Excel.
Funciones de Información Estas funciones proporcionan principalmente información sobre el contenido de celdas, tales
como el tipo y las propiedades de los datos. También hay funciones que proporcionan información sobre el formato o
ubicación de una celda y el entorno operativo actual.
Las funciones de información se incorporaron desde Excel 2013, por lo tanto no están disponibles en versiones anteriores
de Excel.
Funciones de Texto Las funciones de texto permiten manipular cadenas de caracteres como nombres de clientes,
direcciones de calles y descripciones de productos. La funcion LARGO() devuelve el número de caracteres en un
fragmento de texto. La función MAYUS() devuelve el texto en mayúsculas. CONCATENAR () combina múltiples
cadenas de texto como una sola cadena.
Funciones Estadísticas tiene una variedad de funciones que pueden utilizarse para obtener estadísticas de un rango de
valores. Una función común es PROMEDIO(), que calcula el valor medio de varios valores. Las funciones MAX() y
MIN() se utilizan para obtener los valores máximo y mínimo dentro de un rango. Funciones avanzadas permiten obtener
medias armónicas y geométricos, varianza, etc.
Funciones Financieras Las funciones financieras en Excel permiten obtener cálculos complejos como anualidad, bonos,
hipotecas, etc. La función PAGO (), por ejemplo, calcula un pago de préstamo, dado el número de pagos, la tasa de interés
y la cantidad principal.
Funciones de Ingeniería Llamadas también funciones científicas son utilizadas por los ingenieros y científicos en el
campo de la trigonometría y logaritmos. Excel tiene una gama completa de funciones trigonométricas, como SIN(), COS()
y TAN(), así como sus inversos, ASIN (), ACOS () y ATAN. Funciones logarítmicas incluyen logaritmos naturales y
comunes como LN(), LOG10 () y LOG
Funciones Lógicas Permiten realizar cálculos sofisticados poniendo a prueba el valor de una celda para poder realizar
operaciones dependiendo del resultado. La función SI() devuelve un valor verdadero o falso dependiendo si se cumple o
no una condición.
Funciones Matemáticas y Trigonométricas Son las funciones más útiles y utilizadas en Excel. Las Funciones
Matemáticas y Trigonométricas permiten sumar un rango de valores con la función SUM(), contar valores con COUNT(),
etc.
Ventajas de utilizar Excel para la contabilidad empresarial
Repasamos las principales ventajas que tiene Excel para emplearlo como una herramienta de contabilidad en las pequeñas
y medianas empresas.
El cálculo a través de fórmulas
Las fórmulas y funciones de Excel son uno de los rasgos de identidad de las hojas de cálculo de Excel. A través de las
fórmulas podemos hacer fácil y rápidamente operaciones aritméticas sobre cientos de miles de datos. Al hacerlas sobre
una hoja de cálculo, las operaciones se recalculan cada vez que modificamos un dato o introducimos una nueva variable
sin tener que editar las fórmulas. La posibilidad de realizar todas estas operaciones mediante es una de las principales
razones que explican el uso de Excel entre los contables.
Podemos convertir los datos a gráficos
Otra de las características de Excel es la opción de transformar cualquier tabla de datos en un gráfico que nos ofrecerá un
análisis mucho más visual del estado de las finanzas de nuestra empresa, de su evolución, etc. No es lo mismo tener los
datos en usa sucesión de números celda a celda que en un gráfico lineal o en uno de columnas, que nos ofrecen mucho
más valor. Además, podemos hacer todo tipo de gráficos.
Permite identificar tendencias
Precisamente gracias al uso de tablas y gráficos en Excel es más fácil identificar las tendencias que acompañan a la
contabilidad de nuestra empresa. De esta forma es más fácil identificar los puntos clave, dónde hay un problema y
hacernos una idea de lo que nos espera en un futuro, ya que de cada tendencias podemos extraer una serie de conclusiones
que nos permiten predecir el porvenir. Contar con estas tendencias y predicciones puede ser decisivo a la hora de abordar
inversiones o ahorrar para hacer frente a contingencias inesperadas.
El formato condicional
Igual que pasa con el resto programas del paquete de Office, Excel nos permite destacar los datos con negritas, cursivas,
colores, etc. Por una parte, esto nos permite resaltar los datos que más nos interesan de la contabilidad de nuestra empresa,
y por otra parte nos permite utilizar el formato condicional. Precisamente el formato condicional nos facilita filtrar los
datos según esas características que les hemos dado, lo que nos permite obtener datos tan relevantes como el beneficio
antes de impuestos, el saldo que queda para la empresa, etc.
Es una gran base de datos
Otro de los motivos que pueden llevarnos a utilizar Excel como programa contable es su función como base de datos.
Podemos separar los datos por tablas y columnas, y a partir de esa base de datos que hemos elaborado en Excel filtarlos,
crear listas o utilizar el editor de visual basic para editar nuestra propia macro y aplicarla para que los cálculos se hagan
por sí solos, entre otras muchas cosas. Además, su capacidad de almacenamiento parece no tener fin.
A todas estas razones que hemos visto para utilizar Excel como un programa contable en nuestra empresa hay que sumar
otras ventajas del programa de cálculo de Office, como el acceso en línea a través de Office 365, la posibilidad de
compartir los datos con nuestros compañeros, la facilidad con la que podemos utilizarlo... Una vez pruebas Excel como
programa contable seguro que no quieres utilizar otro programa ni otra herramienta para ello, y gracias a él gestionar los
números de tu empresa será mucho más cómodo.
En Excel, una columna es
una agrupación de celdas que se agrupan verticalmente desde arriba hacia abajo del libro de trabajo. Las columnas se
identifican mediante una letra que se encuentra en la parte superior de la columna. Esta letra se conoce como cabecera de
columna y va desde A, B, C, … Z. AA, AB, … ZZ….En total hay 256 columnas en versiones previas de Excel (97-2003).
Excel 2007 tienen 16384 columnas.Las columnas indican que tan lejos se encuentra un objeto desde arriba hacia hasta la
posición actual.La columna activa es aquella donde se encuentra la celda activa.
En Excel, una fila es
un grupo de celdas que se agrupan horizontalmente de izquierda a derecha del libro de trabajo. Las filas se identifican
mediante un número que se encuentra en la parte izquierda del documento. ... En total hay 65.536 filas en cada hoja de
cálculo Excel.
Una celda en Excel
es la intersección de una fila y una columna. Una celda puede contener texto, números, fecha, instrucciones, funciones u
otros datos. También se puede combinar el cálculo con datos o instrucciones dispuestas en otras hojas del libro.