1.

IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

MACRO-PROCESO PROCESO SUBPROCESO

ADMINISTRACIÓN Y
SERVICIOS GESTIÓN
CONTROL DE BIENES Y
INSTITUCIONALES ADMINISTRATIVA
EXISTENCIAS

PROCEDIMIENTO PARA LA BAJA DE BIENES POR DESUSO, OBSOLETOS,

DESTRUIDOS, HURTO O ROBO.

RESPONSABLE DEL
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
PROCEDIMIENTO
VERSIÓN DEL
1.0
DOCUMENTO
CÓDIGO PRO-DAD-009

2. OBJETIVO
Establecer las actividades para realizar la baja de los bienes que se encuentran en desuso
por obsoletos o inservibles, que hayan sufrido hurto o robo, destrucción o pérdida por
caso fortuito, con el fin de mantener actualizado el inventario de activos, efectuando el
respectivo descargo físico y su registro contable, en cumplimiento a la normativa vigente
para cada uno de los casos.

3. ALCANCE
Este procedimiento normativo inicia desde la notificación o devolución de los bienes, por
parte de los custodios finales como responsables de su custodia, al área Administrativa, la
baja en el sistema de activos, su contabilización y disposición final, para mantener
actualizado el inventario de bienes.

4. BASE LEGAL

a) Constitución de la República del Ecuador

Art. 233.- Ninguna servidora ni servidor público estará exento de responsabilidades por los
actos realizados en el ejercicio de sus funciones, o por sus omisiones, y serán responsables
administrativa, civil y penalmente por el manejo y administración de fondos, bienes o
recursos públicos.
b) Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado

Art. 68.- Liquidación de daños y perjuicios.- Ejecutoriada la sentencia que declare la

responsabilidad penal del o de los encausados, el juez o el Tribunal procederá de igual
manera que en los casos en los cuales se hubiere deducido acusación particular, a pesar de
que ésta no se hubiere presentado.

Además, observará lo previsto en el artículo 57 de esta ley.

Procedimiento para la baja de bienes por desuso, obsoletos, destruidos,

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 c) Ley 106 en beneficio de las Instituciones Educativas Fiscales del país (R.O. No. 852
del 29 de diciembre de 1995).

Artículo 1.- Las entidades del sector público, a las que se refiera el artículo 383 de la Ley
Orgánica de Administración Financiera y Control, remitirán anualmente al Ministerio de
Educación,. Cultuta, Deportes y Recreación la lista de los bienes muebles que, conforme a
las disposiciones el Reglamento general de Bienes del Sector Público, hubieren sido
declarados como obsoletos o hayan dejado de utilizarse.
d) Normas de control interno

406 Administración financiera - ADMINISTRACIÓN DE BIENES

406-01 Unidad de Administración de bienes.
Toda entidad u organismo del sector público, cuando el caso lo amerite, estructurará
una unidad encargada de la administración de bienes.
La máxima autoridad a través de la unidad de administración de bienes, instrumentará
los procesos a seguir en la planificación, provisión, custodia, utilización, traspaso,
préstamo, enajenación, baja, conservación y mantenimiento, medidas de protección y
seguridad, así como el control de los diferentes bienes, muebles e inmuebles, propiedad de
cada entidad u organismo del sector público y de implantar un adecuado sistema de
control interno para su correcta administración.

406-11 Baja de bienes por obsolescencia, pérdida, robo o hurto.

Los bienes que por diversas causas han perdido utilidad para la entidad o hayan sido
motivo de pérdida, robo o hurto, serán dados de baja de manera oportuna.

Esta actividad se efectuará una vez cumplidas las diligencias y procesos administrativos
que señalen las disposiciones legales vigentes, dejando evidencia clara de las
justificaciones, autorizaciones y su destino final. Para proceder a la baja de bienes por su
mal estado de conservación, obsolescencia, pérdida, robo o hurto, se observarán las
disposiciones del Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de
Bienes del Sector Público, del Manual General de Administración y Control de los Activos
Fijos del Sector Público, la normativa de contabilidad emitida por el Ministerio de Finanzas
y demás reglamentación interna emitida por la entidad Si la pérdida de un bien, que fue
debidamente denunciada, es declarada por el Juez competente como hurto o robo en
sentencia ejecutoriada se levantará el acta de baja correspondiente y se procederá a la
exclusión de los registros contables disminuyendo del inventario respectivo Para la baja de
bienes que no estén contabilizados como activos, por no reunir las condiciones para
considerarse como tales, bastará que se cuente con la autorización del responsable de la
unidad de administración financiera. Si la baja procediere de una pérdida o destrucción
injustificada, al servidor responsable se le aplicará la sanción administrativa que
corresponda y cuando el caso lo amerite, se le exigirá además la restitución del bien con
otro de igual naturaleza o la reposición de su valor a precio de mercado.

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 e) Principios y Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental

3.1.3.6 Disminución y Baja de inventarios

El costo de los inventarios no será recuperable y como tal serán reconocidos como gastos,
entre otros, en los siguientes casos:
· Por encontrarse dañados;
· Por haberse convertido parcial o totalmente en obsoletos;
· Porque los precios de mercado han caído; y
·Si los costos estimados para su terminación o su venta, intercambio o distribución han
aumentado

3.1.5 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO

3.1.5.1 Definición

Son bienes destinados a las actividades de administración, producción suministro de

bienes, servicios y arrendamiento.
Esta norma establece los criterios para el reconocimiento de la Propiedad, Planta y Equipo,
revaluación, compra, venta, fabricación, remate, erogaciones capitalizabas, baja,
enajenación, traspasos internos, permuta, así como, para el mantenimiento, entrega-
recepción, constataciones físicas y control de los mismos, excepto la pérdida de los
mismos.
3.1.5.7 Disminución y Baja
La baja de bienes por obsolescencia o por ser inservibles, deberá registrarse eliminando el
valor contable del bien y la depreciación acumulada; la diferencia con el valor en libros
disminuirá directamente a la cuenta Actualización del Patrimonio.

3.1.16.6 Medición en el Reconocimiento

En caso de que el reintegro se lo hiciere en efectivo, previa la recuperación del crédito se

registrará el derecho monetario debitando la Cuenta por Cobrar Recuperación de
Inversiones y acreditando la cuenta correspondiente del subgrupo de Inversiones en
Préstamos y Anticipos que hubiere sido utilizada.
SÍ el responsable entregare un bien de similares características en reposición, se registrará
el Activo recibido con un movimiento de ajuste por los mismos valores en libros que tenía
el bien y se liquidará directamente la cuenta de Inversiones en Préstamos y Anticipos.
En el evento de que se entregare un bien nuevo o de mayor valor, se lo registrará al valor
de mercado, cancelando directamente la cuenta de Inversiones en Préstamos y Anticipos y
aplicando la diferencia a la cuenta Actualización de Activos.

3.1.16.7 Indemnización por Pérdida de Recursos Protegidos

En aquellos casos que los recursos sustraídos de la entidad pública, hubieren estado
protegidos mediante un contrato de seguros, el valor deducible que se entregará a la
compañía aseguradora y lo que se necesitare para cubrir el costo de reposición respectivo,
se cargará al presupuesto vigente de la entidad.

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 El bien entregado por la aseguradora se lo registrará como activo institucional según
corresponda.

f) Codificación y Reforma al Reglamento General para la Administración, Utilización,

Manejo y Control de los Bienes y existencias del Sector Público. (Acuerdo No. 041-
CG-2016)

CAPÍTULO IV

DEL EGRESO Y BAJA DE BIENES

Artículo 22.- Inspección técnica.- Sobre la base de los resultados de la constatación física
efectuada, en cuyas conclusiones se determine la existencia de bienes inservibles,
obsoletos o bienes que hubieren dejado de usarse, se informará al titular de la entidad u
organismo o su delegado para que autorice el correspondiente proceso de egreso o baja.
Cuando se trate de equipos informáticos, eléctricos, electrónicos, maquinarias y/o
vehículos, se adjuntará el respectivo informe técnico, elaborado por la unidad
correspondiente considerando la naturaleza del bien.
SECCIÓN I
ENAJENACIÓN MEDIANTE REMATE
Artículo 23.- Procedencia del remate.- Si del informe a que se refiere el artículo anterior
se desprende que los bienes son inservibles u obsoletos, o si se hubieren dejado de usar
pero son susceptibles de venta, se procederá a su remate, previa resolución de la máxima
autoridad de la entidad u organismo o su delegado.
Las entidades y empresas del sector público que tengan personería jurídica, patrimonio
propio y administración autónoma podrán vender directamente, sin necesidad de remate,
sus aeronaves, naves, buques, aparejos y otros bienes de similares características o que
estén sujetos, por su naturaleza, a condiciones particulares de comercialización, para lo
cual la máxima autoridad de la entidad u organismo solicitará previamente un informe
técnico en el que se determine si los bienes son obsoletos, inservibles o fuera de uso, que
su operación y mantenimiento resultan antieconómicos para la entidad u organismo, y se
justifique técnica y económicamente que el proceso de remate resultaría inconveniente.
SECCIÓN II
DE LA VENTA DE BIENES MUEBLES
Artículo 55.- Procedencia.- Podrá efectuarse la venta directa de bienes muebles cuando se
hubiere llamado por dos veces a remate y no hubiere interesados o las ofertas
presentadas no fueren admitidas por contravenir las disposiciones de este reglamento o
los bienes fueren de tan poco valor que el remate no satisfaga los gastos del mismo.
La venta directa será dispuesta por la máxima autoridad o su delegado, a base del informe
motivado del titular de la unidad encargad del control de bienes o quien haga sus veces en
el cual se indique haber ocurrido el supuesto señalado en el inciso anterior.

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 SECCIÓN III
DE LA PERMUTA
Art. 61.- Procedencia.-Para la celebración de contratos de permuta se estará a lo
dispuesto en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, en la
Codificación del Código Civil, en el Código de Comercio, y en las resoluciones de las
entidades u organismos competentes de que se trate.
SECCIÓN IV
DE LAS TRANSFERENCIAS GRATUITAS
Artículo 63.- Procedencia.- Cuando no fuere posible o conveniente la venta de los bienes
muebles con arreglo a las disposiciones de este reglamento, la máxima autoridad señalará
la entidad u organismo, institución de educación, de asistencia social o de beneficencia, a
la que transferirá gratuitamente dichos bienes, priorizándose lo dispuesto en la Lay 106 en
beneficio de las Instituciones Educativas Fiscales del país, publicada en el Segundo
Suplemento del Registro Oficial No.852 del 29 de diciembre de 1995…
SECCIÓN V
DE LA CHATARRIZACIÓN
Artículo 67.- Procedencia.- Si los bienes fueren declarados inservibles u obsoletos o fuera
de uso, mediante el informe técnico que justifique que la operación o mantenimiento
resulte oneroso para a entidad y cuya venta o donación no fuere posible o conveniente de
conformidad a las disposiciones del presente reglamento, se recomienda someter a
proceso de chatarrización.
SECCIÓN VI
DEL RECICLAJE DE DESECHOS
Artículo 73.- Disposición Final.- La disposición final de los desechos declarados inservibles
se entregará a los gestores ambientales autorizados por el Ministerio de Ambiente o por
los Gobiernos Autónomos Descentralizados, o por el Ministerio de Industrias y
productividad con la finalidad de preservar nuestro planeta de la contaminación
ambiental.
SECCIÓN VIII
DE LA BAJA
Artículo 76.- Procedencia.- Los bienes que no existen físicamente por alguna de las
siguientes causas: robo, hurto, abigeato, caso fortuito o fuerza mayor, se podrán excluir
del inventario institucional; además se podrán excluir los bienes intangibles como las
licencias de uso de los sistemas informáticos.
Artículo 77.- Reposición de bienes, restitución de su valor o reemplazo del bien.- Los
bienes de propiedad de las entidades u organismos comprendidos en el artículo 1 del
presente reglamento, que hubieren desaparecido, por robo, hurto, abigeato o semejantes;
o, hubieren sufrido daños parciales o totales, y quedaren inutilizados; o, no hubieren sido
presentados por el Usuario Final al momento de la constatación física o, en el momento de
entrega recepción por cambio de Usuario Final o cesación de funciones; o, en caso de
pérdida por negligencia o mal uso, deberán ser restituidos, o reemplazados por otros de
acuerdo con las necesidades institucionales, por parte de los Usuarios Finales de los
bienes.

Procedimiento para la baja de bienes por desuso, obsoletos, destruidos,

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 La reposición del bien se podrá llevar a cabo, en dinero, al precio actual de mercado, o con
un bien, de iguales características, al bien desaparecido, destruido o inutilizado, previa
autorización de la máxima autoridad o su delegado.
Párrafo Segundo
De la Baja por Hurto, Robo o Abigeato
Artículo 79.- Denuncia.- Cuando alguno de los bienes hubieren desaparecido, por hurto,
robo, abigeato o por cualquier causa semejante, presunta, el Usuario Final o Custodio
Administrativo encargado de su custodia, comunicará inmediatamente después de
conocido el hecho por escrito al Guardalmacén o a quien haga sus veces, al jefe inmediato
y a la máxima autoridad de la entidad u organismo o sus delegado, con todos los
pormenores que fueren del caso.
Artículo 82.- Fuerza mayor o caso fortuito.- Para la baja a bienes muebles desaparecidos
o destruidos por fuerza mayor o caso fortuito, deberá emitirse una orden escrita de la
máxima autoridad de la entidad u organismo de que se trate.
CAPÍTULO V
DEL COMODATO Y DE LOS TRASPASOS DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES.
Articulo 88.- Contrato entre entidades públicas.- Cuando exista la necesidad de especies,
bienes muebles o inmuebles, entre dos personas jurídicas distintas pertenecientes al sector
público, podrán celebrar un contrato de comodato o préstamo de uso, sujetándose a las
normas especiales propias de esta clase de contrato.
Artículo 89.- Contrato con entidades privadas.- También se podrá celebrar contrato de
comodato entre entidades y organismos del sector público y personas jurídicas del sector
privado que, por delegación realizada de acuerdo con la ley, presenten servicios públicos,
siempre que dicho contrato se relacione con una mejor prestación de un servicio público,
se favorezca el interés social, se establezcan las correspondientes garantías y esté
debidamente autorizado por la máxima autoridad de la entidad u organismo, de acuerdo
con la ley y este reglamento.
Artículo 90.- Traspaso.-Traspaso es el cambio de asignación de un bien mueble, inmueble,
existencia que se hubiere vuelto innecesario u obsoleto para una entidad u organismo en
favor de otro, dependiente de la misma persona jurídica, que requiera para el
cumplimiento de sus fines…

5. REGLAS INTERNAS
a) Este documento normativo es de aplicación obligatoria para todos los servidores del
GAD Portoviejo responsables de la ejecución y control del mismo. La falta de
cumplimiento por parte de dichos funcionarios será causal para la determinación de
sanciones y responsabilidades en conformidad con las leyes y normas vigentes.
b) Este procedimiento se encuentra sujeto a actualización permanente, con el propósito
de incluir los cambios que se produzcan, como efecto de la actualización de las leyes,
normas y políticas que se emitan o las necesidades administrativas que surjan en el
GAD Portoviejo.
c) Por efecto de actualizaciones o modificaciones que se realicen a la estructura
organizacional del GAD, las denominaciones de cargos citadas en este documento, se
entenderá también “o por quien haga sus veces”.

Procedimiento para la baja de bienes por desuso, obsoletos, destruidos,

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 d) Todo cuanto no estuviere previsto en este procedimiento, se sujetará a lo dispuesto
en la Codificación y Reforma al Reglamento General para la Administración,
Utilización, Manejo y Control de los Bienes y Existencias del Sector Público (Acuerdo
041-CG-2016-R.O.888) y demás normas legales y reglamentarias vigentes que sean
aplicables para el efecto.

6. POLÍTICAS
a) La constatación física de los bienes se efectuará por lo menos, una vez al año en el
último trimestre, pudiendo realizarse tomas físicas parciales o cuando se produzca el
cambio de custodio de bienes.
b) Previo a la entrega recepción de los bienes muebles que se transfieran a cualquier
título, deberán ser borrados los logotipos, insignias y más distintivos del GAD, así
como retiradas las placas y canceladas las matrículas oficiales.
c) Si resultado del informe técnico se desprende que los bienes son inservibles u
obsoletos, o si se hubieren dejado de usar pero son susceptibles de venta se ejecutará
el “Procedimiento para la enajenación de bienes muebles mediante remate, venta o
transferencia gratuita (donación)”.
d) El GAD podrá celebrar contratos de permuta de acuerdo a lo establecido en el artículo
61 y 62 de la Codificación y Reforma al Reglamento General para la Administración,
Utilización, Manejo y Control de los bienes y existencias del sector público.
e) Los bienes que fueren declarados inservibles u obsoletos o fuera de uso, mediante el
informe técnico que justifique que la operación o mantenimiento resulte oneroso
para el GAD y cuya venta o donación no fuere posible o conveniente serán sometidos
al proceso de chatarrización, siempre y cuando los bienes sean vehículos, equipo
caminero de transporte, aeronaves, naves, buques, aparejos, equipos, tuberías,
fierros, equipos informáticos y todos los demás bienes de similares características de
tal manera que el bien quede convertido irreversiblemente en materia prima, y
puedan ser sometidos al proceso técnico de desintegración o desmantelamiento
total.
f) Los bienes sujetos a chatarrización se entregarán a la empresa de chatarrización
calificada para el efecto por la Subsecretaría de Industrias, Productividad e Innovación
Tecnológica, debiendo emitir el certificado de haber recibido los bienes, el mismo que
deberá estar suscrito por el representante legal de la empresa, el Guardalmacén y la
Directora Administrativa.
g) Los bienes que no existan físicamente por alguna de las siguientes causas: robo,
hurto, caso fortuito o fuerza mayor, se podrán excluir del inventario de bienes del
GAD siempre y cuando se cuente con la correspondiente resolución del juez de
garantías penales que declare el archivo de la investigación previa, auto de
sobreseimiento, sentencia condenatoria ejecutoriada, declaración juramentada;
además se podrán excluir los bienes intangibles como las licencias de uso de los
sistemas informáticos, con el debido proceso.
En el caso de pérdida o desaparición de bienes por presunto hurto o robo, las
responsabilidades serán establecidas por los órganos judiciales correspondientes y en
caso de sentencia condenatoria, se estará a lo señalado en el artículo 68 de la Ley
orgánica de la Contraloría General del Estado.

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 h) Los bienes podrán darse de baja por las siguientes circunstancias:
 Cuando mediante informe se consideren obsoletos, desactualizados o deteriorados
 Cuando su mantenimiento o reparación resulte más costosa que su reemplazo.
 Cuando los bienes fueran extraviados, robados, intercambiados, o en casos de
reembolso o reposición.
i) Todos los bienes que deban egresarse o darse de baja, ingresarán previamente a las
instalaciones de las bodegas municipales, excepto en el caso de las maquinarias y
vehículos que se mantendrán en los patios de taller mecánico bajo la responsabilidad
del supervisor de procesos de mantenimiento, y la Compañía a cargo de la Seguridad
física del predio.
j) Dado de baja un bien, no se podrá volver a utilizar el mismo código de inventario
asignado automáticamente en el sistema informático de control de activos SAFT.
k) La Dirección Administrativa en coordinación con la Dirección Financiera efectuarán las
actualizaciones de inventarios y cuentas contables respectivamente.
l) El Guardalmacén será el responsable de iniciar los procesos de egresos o baja de
bienes muebles, sustentada con los informes presentados por el inventariador y/o
informe técnico de la unidad especializada. El Guardalmacén municipal será
responsable de receptar y/o entregar los bienes o egresar o dar de baja, realizando el
egreso de los mismos en el sistema informático contable SAFT.
m) La Dirección Administrativa a través de la Jefatura Técnica de Servicios generales
reportará los siniestros al bróker y/o Compañía de Seguros para el trámite pertinente
de indemnización.
n) Los bienes para darse de baja pueden presentar la siguiente condición :
SERVIBLES PARA DAR DE BAJA: Son aquellos bienes muebles que se encuentran en
buenas condiciones, pero que el GAD no lo requiere para el normal desarrollo de
sus actividades o aquellos bienes muebles que han cumplido su objetivo y
pueden ser utilizados en otras áreas o dependencias u otros.

INSERVIBLES PARA DAR DE BAJA: Son aquellos bienes muebles que por su estado
de desgaste total, deterioro u obsolescencia física o tecnológica, no son útiles
para el servicio que fueron adquiridos.

El destino final de los bienes a darse de baja puede ser:

 Remate
 Venta directa
 Permuta
 Transferencia gratuita (donación)
 Destrucción, Chatarrización o Reciclaje

o) Cuando se trate de egreso o baja de bienes pertenecientes al Patrimonio Cultural del

Estado, se observará lo preceptuado en la Codificación de la Ley de Patrimonio
Cultural y su reglamento, con intervención de la Dirección de Cultura y Patrimonio del
GAD.
p) En aquellos casos que los bienes sustraídos de las dependencias del GAD hubieren
estado protegidos por un contrato de seguro, el valor del deducible que se entregará
a la compañía aseguradora y lo que se necesitare para cumplir el costo de reposición
respectivo, será imputado al usuario final del bien; dicho monto le será restituido, si el
dictamen judicial declare el evento suscitado, como robo público.

Procedimiento para la baja de bienes por desuso, obsoletos, destruidos,

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 q) La baja del bien se realizará inmediatamente una vez que se haya demostrado el
hecho económico de desaparición, de conformidad con la Normativa de Contabilidad
Gubernamental.
r) El costo de la declaración juramentada, ante Notario Público del lugar, en que hubiere
ocurrido la pérdida por destrucción deberá ser asumido por el custodio/responsable.

6. DEFINICIONES

ACTA DE ENTREGA RECEPCIÓN: Documento que evidencia la entrega y recepción de

bienes muebles con la definición del responsable del bien recibido.

BIENES DE LARGA DURACIÓN: (LD) Son bienes tangibles que cumplen las siguientes
condiciones:
a) Son de propiedad del GAD;
b) Están destinados a actividades administrativas y/o productivas;
c) Generan beneficios económicos futuros;
d) Su vida útil estimada es mayor a un año; y,
e) Tienen el costo definido por el órgano Rector de las Finanzas Públicas para este tipo
de bienes (actualmente mayor a $100,00).

BIENES DE CONTROL ADMINISTRATIVO: (CA) Son bienes tangibles que cumplen las
siguientes condiciones:
a) Son de propiedad del GAD;
b) Su vida útil es superior a un año;
c) Son utilizados en las actividades del GAD;
d) El costo individual de adquisición, fabricación, donación o avalúo de estos bienes es
inferior al que para tal efecto establezca el órgano rector de las Finanzas Públicas
para los bienes de larga duración (actualmente hasta $100,00 o más).
Los bienes de control administrativo no están sujetos a depreciación ni revalorización

BIENES INTANGIBLES: Son aquellos bienes que no pueden apreciarse por los sentidos, no
se pueden tocar, ver ni probar si no que solo se pueden distinguir por la inteligencia, ya
que se trata de cosas inmateriales.
BAJA: Es el proceso administrativo mediante el cual el GAD retira definitivamente un bien
de sus activos, descargándolo del inventario, actualizando el registro contable así como su
retiro físico, previo al cumplimiento de los requisitos establecidos para cada caso, puede
existir:
 BAJA DE BIENES POR PÉRDIDA: Es el retiro definitivo del inventario de activos de
un bien mueble que estando en servicio o que encontrándose en una
dependencia del GAD ha desaparecido por hurto, incendio, terremoto o cualquier
otro evento generado por fuerza mayor y/o caso fortuito, o aquellos que
habiéndose exonerado de responsabilidad al custodio a través del proceso
administrativo correspondiente o por el contrario estableciéndose su
responsabilidad, se haya realizado su pago o reposición.
 BAJA DE BIENES POR OBSOLESCENCIA: Es el retiro definitivo del inventario de
activos del GAD de aquellos bienes muebles que estando en condiciones de
funcionamiento presentan una tecnología u operación inadecuada a las
circunstancias actuales o requeridas, generando altos costos de mantenimiento o
que estos no se justifiquen en relación con la utilidad que prestan.

Procedimiento para la baja de bienes por desuso, obsoletos, destruidos,

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  BAJA DE BIENES POR FALTANTES: Es el retiro de los inventarios del GAD de
aquellos bienes muebles, que estando en servicio, han desaparecido físicamente y
el custodio solo detecta su inexistencia en el momento de realizar una
constatación física y no es posible determinar el momento real de su
desaparición.

BODEGA: Espacio destinado al almacenamiento de distintos bienes o existencias.

CASO FORTUITO: Un caso fortuito o fuerza mayor es un acontecimiento que no puede

imputarse al sujeto, aunque el desarrollo del acontecimiento en cuestión impida que se
cumpla la obligación o la ley. Este hecho se considera que no ha podido ser previsto y que
de haberlo sido, podría haberse evitado.

CONSTATACIÓN FÍSICA: Actividad mediante la cual se realiza el control de los inventarios

físicos, confrontándolos con el inventario teórico. Es la toma física de la cantidad de
bienes que se reconocen mediante la asignación de un código registrado en el sistema de
inventarios, aplicando la normativa vigente.

CODIFICACIÓN MUNICIPAL: Símbolo en forma numérica que identifica el bien, registrado

en un código de barras y una etiqueta, de acuerdo a la siguiente estructura:

Tipo Subtipo Clase Código de activo Ordinal

003 003 002 03482 001
DISPENSADOR DE AGUA

DEPENDENCIAS MUNICIPALES: Todas las áreas del Gobierno Autónomo Descentralizado

municipal del cantón Portoviejo.

DESMANTELAMIENTO: Es la operación de desarmar un bien mueble con el fin de que las

partes que se encuentren en buen estado puedan ser reutilizadas.

DISPOSICIÓN FINAL: Acción de depositar o confinar permanentemente residuos en sitios

e instalaciones cuyas características permitan prevenir su liberación al ambiente y las
consecuentes afectaciones a la salud de la población y a los ecosistemas y sus elementos.
DONACION: Bienes que son entregados mediante transferencia gratuita debidamente
autorizados por la máxima autoridad, dejando constancia en el acta de entrega recepción,
acto suscrito por los encargados de su custodia y administración o quien haga sus veces y
los titulares de las unidades Administrativas y Financiera de ambas entidades.
INFORME FINAL DE INVENTARIO: Documento que contiene los resultados obtenidos
producto de la constatación física de bienes.
OBSOLETO: Son aquellos bienes que son poco usados o no usados, porque han quedado
desactualizados, están en mal estado o son anticuados. Cabe mencionar, que un bien
pasa a ser obsoleto no solo por su mal funcionamiento, sino porque su funcionamiento se
volvió ineficiente ante los avances tecnológicos de los nuevos bienes de similares
características.

Procedimiento para la baja de bienes por desuso, obsoletos, destruidos,

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 PERMUTA: Intercambio de una cosa por otra sin mediación de dinero, salvo excepciones.
REMATE: Es una licitación, subasta o puja, donde un determinado bien es ofrecido en
venta con un precio base (mínimo) y las partes interesadas deben realizar sus ofertas.
Aquel que ofrezca una mayor cantidad de dinero por el producto, será quien gane el
remate y pueda quedarse con lo ofrecido.

REPOSICIÓN: Reemplazar o sustituir un bien, por otro de iguales o similares

características y condiciones de uso.
VENTA: Es la acción y efecto de vender (traspasar la propiedad de algo a otra persona tras
el pago de un precio convenido). El término se usa tanto para nombrar a la operación en
sí misma como a la cantidad de cosas que se venden.

VIDA ÚTIL: Período durante el cual se utiliza el bien depreciable.

7. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

a) Responsables de la ejecución: Custodio, Guardalmacén, Unidad Técnica especializada

o comisión, Procurador Síndico o su delegado, Coordinador contable, Jefe Técnico del
proceso de servicios generales, Asistente Administrativo.

b) Responsables del Control: Directora Administrativa, Director Financiero.

c) Distribución y Difusión: La Dirección Cantonal de Desarrollo Institucional informará la

aprobación del documento normativo a todos los servidores de la Institución mediante
correo electrónico y dispondrá su aplicación a los servidores involucrados. El
Coordinador de Procesos realizará la publicación en el repositorio de documentos del
Sistema de Gestión de Calidad del GAD Portoviejo asignando los accesos a los
servidores autorizados (responsables de la ejecución y control).

8. PROCEDIMIENTOS
8.1 PROCEDIMIENTO PARA LA BAJA DE BIENES EN DESUSO, OBSOLETOS,
DESTRUIDOS.

No. Actividad Documentos Responsable Tiempo

de Referencia en Días
1 ¿Custodio tiene asignado bienes obsoletos, PRO-DAD-004- Custodio del 1
destruidos o en desuso? 01 bien (servidor
SI: municipal)
¿Es posible devolver el bien físicamente?
SI: Llena el formulario “Devolución de
bienes muebles a bodega y descargo de
inventario”, adjunta el bien y envía al
Guardalmacén. Paso 5

Procedimiento para la baja de bienes por desuso, obsoletos, destruidos,

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 NO: Notifica vía correo electrónico al
Guardalmacén, la destrucción del bien, el
motivo, detalle de bienes según acta de
entrega recepción, de tenerla, y adjunta
registro fotográfico. Paso 2.
NO: FIN
2 Realiza la constatación in situ y suscribe un Guardalmacén 1
acta de constatación conjuntamente con el
custodio responsable y solicita la Declaración
juramentada de la pérdida del bien al
custodio.
3  Rinde declaración juramentada ante Custodio 1
Notario Público del lugar en que hubiere
ocurrido la pérdida por destrucción,
junto con dos testigos, que pueden ser
el Guardalmacén o Inventariador,
adjunta las pruebas pertinentes que
existan sobre tales hechos
 Remite la declaración al Director
Administrativo.
NOTA: El costo de la declaración
juramentada deberá ser asumido por el
custodio/responsable.

¿Son bienes destruidos o en desuso/ PRO-DAD-009- Director 1

obsoletos? 01 Administrativo
DESUSO/OBSOLETOS: Instruye al
Guardalmacén solicitar al área especializada
respectiva el “Informe técnico unidad
especializada para egreso o baja de bienes”.
Paso 5
4 DESTRUIDOS: Instruye al Guardalmacén
elaborar “Informe técnico unidad
especializada para egreso o baja de bienes”,
adjuntando la documentación de respaldo
que motive la solicitud. Paso 7

Solicita vía correo electrónico el “Informe PRO-DAD-009- Guardalmacén 1

técnico a la unidad especializada” o a la 01
5 comisión respectiva, adjunta el “Listado” de PRO-DAD-009-
bienes sujetos a egreso o baja. 04

Elabora “Informe técnico unidad PRO-DAD-009- Unidad Técnica 3

especializada para egreso o baja de bienes”, 01 especializada o
el que incluye, de ser el caso, la Comisión
6
recomendación de utilización o reparación
del bien y lo remite a Guardalmacén.

Procedimiento para la baja de bienes por desuso, obsoletos, destruidos,

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PRO-DAD-009
 Elabora “Informe de baja de bienes”. PRO-DAD-009- Guardalmacén 2
¿Son bienes para baja o para reparación? 02
BAJA: Envía el “Informe de baja de bienes” al
Director Administrativo, para la disposición
final de los bienes. En el caso de
chatarrización solicita proformas a gestores
ambientales autorizados.
7
REPARACIÓN: Solicita al inventariador, vía
correo electrónico, efectuar el cambio de
custodio del bien, del guardalmacén a
responsable del área especializada hasta su
reparación. Una vez reparados se asignará al
custodio final. FIN

Revisa Informe. Directora 1

¿Está de acuerdo? Administrativa
SI: Solicita a Procurador Síndico emitir el
proyecto de la “Resolución de Baja de
8
bienes”, según corresponda, adjunta al
expediente.
NO: Devuelve al Guardalmacén con las
observaciones. Paso 7
Emite el proyecto de Resolución de Baja de Procurador 2
9 bienes y lo remite al Alcalde para su Síndico
autorización y firma.
¿Está de Acuerdo? PRO-DAD-009- Alcalde su 3
SI: Autoriza y firma “Resolución de Baja de 05 delegado
bienes”.
10
NO: Envía la negativa y finaliza el trámite o
emite su observación y envía a la Directora
Administrativa, paso 8.
Con la Resolución de Baja de bienes Directora 1
11 autorizada, dispone al Guardalmacén Administrativa
continuar con la baja del bien.
 Coordina con gestor ambiental o con la PRO-DAD-009- Guardalmacén De
Dirección de Medio Ambiente y Riesgo 03 acuerdo
del GAD la entrega de los bienes para su al gestor
disposición final, suscribiendo el “Acta ambiental
de Finiquito” respectivas con los
intervinientes en dos ejemplares.
12
 Realiza el egreso de los bienes en el
sistema para actualizar el inventario.
 Remite a contabilidad la documentación
respectiva para que se realice el proceso
contable de la baja.

Recibe documentación de procesos de baja y Coordinador 1

13 asigna a analista financiero para proceder a Contable
la contabilización y conciliación respectiva.
TOTAL DIAS 18

Procedimiento para la baja de bienes por desuso, obsoletos, destruidos,

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PRO-DAD-009
 8.2 PROCEDIMIENTO PARA LA BAJA DE BIENES POR HURTO O ROBO.

Documentos de Responsable Tiempo

No. Actividad Referencia en Días
Denuncia Custodio 1
Una vez detectado un bien desaparecido (servidor
por hurto o robo, o por cualquier causa municipal)
semejante, presunta, comunica de
1 inmediato por escrito, el hecho sucedido,
a su Jefe inmediato superior, al Director
Administrativo, y al Alcalde o su delegado,
con todos los pormenores del caso.

Alcalde o su 3
Una vez que conoce el hecho dispone al delegado
 Procurador Síndico:
Formular de inmediato la denuncia
correspondiente ante la Fiscalía General
2 del Estado o Policía Nacional de ser el
caso.
 Director Administrativo:
Reportar a la aseguradora el siniestro
del bien asegurado.

Procurador 3
Por las circunstancias del hecho o tipo de Síndico o su
bien requiere intervención de la fiscalía o delegado
policía nacional:
 Solicita al Guardalmacén los
documentos que acrediten la
propiedad de los bienes
presuntamente sustraídos.
3
 Formula y presenta en conjunto con el
custodio responsable del bien,
presuntamente sustraído, la denuncia
formal ante la Fiscalía General del
Estado o Policía Nacional.
 Impulsa la causa hasta la conclusión
del proceso.

Declara : Fiscalía – Juez De

 Hurto o Robo en sentencia competente acuerdo
condenatoria ejecutoriada al
 Archivo de la Investigación mediante proceso
Resolución
4  Auto de sobreseimiento mediante
Resolución.

Procedimiento para la baja de bienes por desuso, obsoletos, destruidos,

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PRO-DAD-009
 Una vez recibida la Sentencia o PRO-DAD-009-05 Procurado De
Resolución elabora el “Informe Legal” con Sindico o su acuerdo
datos de Resolución o Sentencia, el delegado al
5
proyecto de “Resolución de baja”, adjunta procedimi
la documentación pertinente y remite al ento
Alcalde.
¿Está de Acuerdo? PRO-DAD-009-05 Alcalde o su 3
SI: Autoriza la “Resolución de Baja de delegado
bienes” e “Informe Legal” y envía al
6
Director Administrativo. Paso 7.
NO: Devuelve con observaciones al
Procurador Síndico. Paso 5.
¿Bien se encuentra asegurado? Director 1
SI: Instruye al Jefe Técnico de Servicios Administrativo
Generales inicie el “Procedimiento de
7
Indemnización de Siniestros” ante la
compañía de seguros. Paso 8
NO: Paso 9
Notifica el Siniestro a la aseguradora, Trámite de Jefe técnico de 1
remitiendo la documentación habilitante indemnización Servicios
para el caso respectivo y aplica el Generales
8
Procedimiento para el trámite de
indemnización de siniestros” PRO-DAD-
020. FIN
 Envía al Guardalmacén la “Resolución PRO-DAD-009-05 Director 1
de Baja de bienes” y/o el “Informe Administrativo
Legal” debidamente autorizado que
contiene la determinación del
responsable de la reposición bien, de
ser el caso.
 Gestiona con el custodio responsable
del bien desaparecido, la reposición,
9 con dinero efectivo, del valor del bien
al precio actual de mercado, que se
ingresará por tesorería, o con un
nuevo bien de iguales características
al original, que será avalado por la
Unidad Técnica especializada,
mediante un informe, y enviado al
Guardalmacén para su ingreso.

Procede a dar de baja al bien en el sistema Guardalmacén 1

de inventarios de activos y remite la
documentación al área financiera.
¿Se repone con otro bien o con dinero en
10 efectivo?
OTRO BIEN: Asigna e instruye al asistente
administrativo para ingresar el nuevo bien
recibido por reposición en el sistema SAFT.
DINERO EN EFECTIVO: Paso 13.

Procedimiento para la baja de bienes por desuso, obsoletos, destruidos,

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PRO-DAD-009
 Realiza el Procedimiento para el ingreso Asistente 1
11
de bienes y existencias PRO-DAD-008. Administrativo
Recibe documentación de procesos de Contabilización Coordinador 1
baja o ingreso de bienes y asigna a analista de baja. Contable
12 financiero para proceder a la
contabilización y conciliación respectiva.
FIN.
Autoriza a Talento Humano para que le Custodio 1
13 sea descontado el valor del bien, de
acuerdo a lo resuelto.
TOTAL DÍAS 17

Procedimiento para la baja de bienes por desuso, obsoletos, destruidos,

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PRO-DAD-009
9. DIAGRAMA DEL FLUJO

9.1 PROCEDIMIENTO PARA LA BAJA DE BIENES EN DESUSO, OBSOLETOS, DESTRUIDOS.

Procedimiento para la baja de bienes por desuso, obsoletos, destruidos,

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 9.2 PROCEDIMIENTO PARA LA BAJA DE BIENES POR HURTO O ROBO

Procedimiento para la baja de bienes por desuso, obsoletos, destruidos,

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PRO-DAD-009
10. FORMATOS

FORMATO PRO-DAD-009-01: INFORME TÉCNICO UNIDAD ESPECIALIZADA PARA EGRESO

O BAJA DE BIENES

INFORME TÉCNICO UNIDAD ESPECIALIZADA

PARA EGRESO O BAJA DE BIENES

PRO-DAD-009-01

1. DATOS GENERALES:
Fecha:
Para:
De: Nro. XXXXXXXX

1. ANTECEDENTES:

2. BASE LEGAL:

3. DESCRIPCIÓN DE LOS BIENES

(anexos)
4. ANÁLISIS Y EVALUACIÓN :

5. OBSERVACIONES Y COMENTARIOS:

6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES:

7. DOCUMENTACIÓN QUE SE ADJUNTA:

Marca "X"
a) Copia de memorando de Coordinador de Bienes municipales X
b) Listado de bienes a egresar X
c) Listado de bienes propuestos con disposición final X
d) Fotografías X
e) otros (especifique)

SOLICITUD DE BIENES SUCEPTIBLES DE UTILIZACIÓN O REPARACIÓN

1. JUSTIFICACIÓN DEL REQUERIMIENTO :
(ESPECIFICAR LAS NECESIDADES DE REUTILIZACIÓN O REPARACIÓN DE LOS BIENES DE LARGA DURACIÓN O DE CONTROL ADMINISTRATIVO RESPECTO DEL INFORME TÉCNICO)

2. DETALLE DEL REQUERIMIENTO :

(ESPECIFICAR EL LISTADO DE BIENES SOLICITADOS PARA REASIGNAR A UNIDAD ESPECIALIZADA PARA REUTILIZACIÓN O PARA REPARACIÓN)

__________________________________
TECNICO RESPONSABLE DIRECTOR DE INFORMÁTICA

Procedimiento para la baja de bienes por desuso, obsoletos, destruidos,

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PRO-DAD-009
FORMATO PRO-DAD-009-02: INFORME DE BAJA DE BIENES

INFORME DE BAJA DE BIENES

NÚMERO DEL INFORME:

TIPO:
FECHA:

OBJETO: (Descripción del bien y ubicación)

BASE LEGAL Y NORMATIVA :

ANTECEDENTES:

ANÁLISIS PREVIO A LA BAJA:

RECOMENDACIONES:

(F) Guardalmacen (F) Director Administrativo

ELABORADO APROBADO
PROD-DAD-009-02

Procedimiento para la baja de bienes por desuso, obsoletos, destruidos,

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FORMATO PRO-DAD-009-03: ACTA DE FINIQUITO
(PARA ENTREGA RECEPCIÓN DE BIENES OBSOLETOS OBJETOS DE CHATARRIZACION)

ACTA DE FINIQUITO

COMPARECIENTES:
En la ciudad de Portoviejo, …………….

ENTIDAD EMISORA:

ENTIDAD ADQUIRIENTE:

ANTECEDENTES:

LIQUIDACIÓN :
(Detalle de costos , pesos, bienes según anexos )

ANEXOS :
Para constancia de lo actuado, las partes firman ……………………….

GUARDALMACÉN GESTOR AMBIENTAL DELEGADO

PROD-DAD-009-03

Procedimiento para la baja de bienes por desuso, obsoletos, destruidos,

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PRO-DAD-009
FORMATO- PRO-DAD-009-04: LISTADO DE BIENES DE LARGA DURACIÓN Y DE CONTROL
ADMINISTRATIVO SUJETOS A EGRESO O BAJA

LISTADO DE BIENES SUJETOS A EGRESO O BAJA

PRO-DAD-009-04

DETALLE DEL BIEN VALOR DISPOSICIÓN

N° DE ESTADO DE FECHA DE CUENTA % DE VALOR EN VALOR CAUSAL
CODIGO DEL BIEN CLASE DESCRIPCIÓN COSTO FINAL OBSERVACIONES
ORDEN CONSERVACIÓN ADQUISICIÓN CONTABLE DEPRECIACIÓN LIBROS DEPRECIACIÓN EGRESO
HISTÓRICO PROPUESTA
MARCA MODELO SERIE COLOR OTROS

TOTALES
RESUMEN POR CUENTA CONTABLE
CANTIDAD DE BIENES CUENTA CONTABLE VALOR EN LIBROS

______________________________
GUARDALMACEN

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FORMATO- PRO-DAD-009-05: RESOLUCION DE BAJA DE BIENES

Procedimiento para la baja de bienes por desuso, obsoletos, destruidos,

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Procedimiento para la baja de bienes por desuso, obsoletos, destruidos,
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PRO-DAD-009
FORMATO- PRO-DAD-004-01: DEVOLUCIÓN DE BIENES MUEBLES A BODEGA Y
DESCARGO DE INVENTARIO

DEVOLUCIÓN DE BIENES MUEBLES A BODEGA Y

DESCARGO DE INVENTARIO

PRO-DAD-004-01
FECHA:
DIRECCIÓN A LA QUE PERTENECE EL
BIEN:

CUSTODIO RESPONSABLE:

Marca "X"
LARGA DURACIÓN
IDENTIFICACIÓN DEL BIEN : CONTROL ADMINISTRATIVO
EXCEDENCIA

CÓDIGO DEL BIEN (*)

BIENES ARTÍSTICOS Y CULTURALES

EQUIPOS, SISTEMAS Y PAQUETES INFORMÁTICOS
HERRAMIENTAS
LIBROS Y COLECCIONES
TIPO DEL BIEN :
MAQUINARIAS Y EQUIPOS
MOBILIARIO
PARTES Y REPUESTOS
VEHICULOS

CLASE DEL BIEN :

DESCRIPCIÓN DEL BIEN :

MOTIVO DEL DESCARGO:

OBSERVACIÓN :

* En caso de bienes de iguales o diferentes tipo indicar el código municipal de cada bien

……………………………………… …………………………………………….. ……………………………………

INVENTARIADOR CUSTODIO RESPONSABLE GUARDALMACEN
RECIBE ENTREGA VISTO BUENO

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