“Paralelo Clases de Documentos”

De acuerdo con los conocimientos adquiridos en la presente actividad de

aprendizaje, el aprendiz debe entregar un paralelo, colocando las clases de
documentos, su diferencia con respecto al otro, y explicar el uso de cada documento

Los documentos constituyen instrumentos, escrituras o escritos con que se prueba,

confirma o justifica alguna cosa, al menos, que se aduce con Tal propósito, los
mismos, por su naturaleza se pueden clasificar en públicos o privados.

El documento público, que el otorgado o autorizado, con las solemnidades

requeridas por la ley, por un registrador, notario, secretario judicial u otro público
competente para acreditar algún hecho, la manifestación de una o varias voluntades
y la fecha en que se producen. En cuanto al documento privado; redactado por las
partes interesadas, son testigo o sin ellos, pero sin ser intervenidos de registrador,
notario u otro funcionario público que le de fe o autoridad.

En la actividad administrativa se distingue por su carácter documental, es decir, por

reflejarse en documentos que constituyen el testimonio de la mencionada actividad.
Los documentos son el soporte en el que se materializan los distintos actos de
Administración y la forma externa de dichos actos.

El documento asegura la continuidad de las actuaciones administrativas, al

constituirse en su soporte material. Se garantiza así la conservación de los actos y
la posibilidad de demostrar su existencia, sus efectos y sus posibles errores o vicios,
así Como el derecho de los ciudadanos a acceder a los mismos.

CLASE DE DOCUMENTOS

Se considera que el documento por su estructuración, es a la vez medio y

comunicación de información y conocimiento, de manera que su principal
caracterización lo configura en las siguientes dimensiones: su soporte físico o
material, el mensaje e información que conlleva y la facultad intrínseca de transmitir
y difundir ese conocimiento; de manera que, a grandes rasgos se pueden identificar
y resumir dos clases de documentos. Documento de Archivo: determinado por el
lugar donde se encuentra toda la información producida o recibida por una entidad
pública o privada, en razón de sus actividades o funciones.

 DOCUMENTO DE ARCHIVO

Determinado por el lugar donde se encuentra toda la información producida o

recibida por una entidad pública o privada en razón a sus actividades o funciones

 DOCUMENTO ELECTRONICO

Toda la información generada, enviada, recibida, almacenada o acumulada por

medio electrónico, también se encuentran documentos electrónicos de archivo que
cumplen su acción durante todo el ciclo vital documental, como son los archivos de
gestión, central e histórico.

 SIMILITUD

Similitud en la organización de los documentos.

Tiene el mismo objetivo el cual es mantener la información organizada y protegida,

a fin de que sea fácil su localización en el momento de que sea requerida la
información.

Se debe disponer de los elementos necesarios de equipo espacio y personal para

el desarrollo de la función archivística.

Igualmente se deben crear archivos para clasificar la información, tanto la que se

produce como la que se recepciona.

Se realiza la misma clasificación documental.

  DIFERENCIA

En el documento de archivo:

El registro se encuentra en un medio cuya información es accesible a través de la

escritura manual y se mantiene en papel.

El contenido no se puede separar de su soporte, por lo cual se garantiza la

integridad de la información en el documento.

El valor documental se puede determinar por su autenticidad, entre ellas por la firma.

Los documentos se mantienen en carpetas tangibles, que se archivan en

archivadores.

En el documento electrónico:

La información se recibe en un medio cuyos símbolos solo puede ser leído por
medio de la computadora.

Su contenido puede ser desglosado de su texto original, para llevarse a otro

documento, siendo así más fáciles de vulnerar su contenido alterándolos o
perdiendo la información.

Los documentos se archivan en carpetas electrónicas o virtuales y se conservan en

formatos digitales.

La autenticidad del documento depende del programa en el cual se haya creado.