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TEXTOS ADMINISTRATIVOS Y DE USO PRÁCTICO

Los textos administrativos son los documentos a través de los cuales se realiza la comunicación entre la Administración y los
ciudadanos. El lenguaje administrativo-jurídico se emplea para regular las relaciones entre los ciudadanos y realizar tareas de
servicio público que afectan al funcionamiento de la sociedad en general. Algunos de estos textos (el contrato, la instancia,
etcétera.) son de uso habitual y conviene conocer sus características.
Clases de textos administrativos
Emisor Destinatario Textos
Informativos: circular, saluda, carta, correo
electrónico.Resolutivos (incluidos los jurídicos de carácter procesal):
convocatoria o citación, notificación (de acuerdo, resolución, multa,
La
El ciudadano autorización, etc.), requerimiento, emplazamiento, diligencia, suplicatorio,
Administración
demanda, sentencia, recurso, mandamiento,
edicto.Normativos o prescriptivos(escritos jurídicos legales): ley, decreto,
reglamento, orden.Fedatarios: acta, memoria, certificación.
La
El ciudadano Solicitud, denuncia, declaración, renuncia, recurso, reclamación.
Administración
La La
Informe, oficio.
Administración Administración
El ciudadano El ciudadano Contrato.
Aspectos verbales
 Rasgos léxicos:
 Uso de arcaísmos (otrosí).
 Abusiva creación de eufemismos innecesarios por medio de los cuales se trata de ocultar una realidad molesta
(modificación de las tarifas, comarcas deprimidas).
 Sustitución de verbos simples por perífrasis léxicas del tipo ?verbo + sustantivo? (tomar parte por participar).
 Rasgos morfológicos:
Son representativos el uso del futuro de indicativo con significado imperativo y normativo (Se sancionará a...) y el del
futuro de subjuntivo en lugar del presente o pretérito perfecto del mismo (sucediere y hubiere sucedido en lugar
de sucede y haya sucedido).
 Rasgos sintácticos:
Se tiende a usar párrafos de una extensión desmesurada, que contienen además incisos, paréntesis y rodeos. Esto dificulta
muchas veces la comprensión del contenido.

Informes
Un informe es una exposición de hechos o datos comprobables sobre una persona o sobre asuntos de la vida diaria. El informe
se caracteriza por su lenguaje claro, conciso y objetivo. En el caso de que el autor incluya valoraciones u opiniones personales,
debe distinguirlas claramente de los hechos objetivos.
Los informes contienen los siguientes elementos:
 Un título extenso y suficientemente informativo.
 Una introducción, en la que se especifica el objeto de estudio, así como los objetivos y características de la investigación
que se ha llevado a cabo.
 El cuerpo del informe, en el que se detallan ordenada y rigurosamente los resultados de la investigación.
 La conclusiones o recomendaciones del autor.
Actas
Un acta es un documento en el que se registra lo sucedido y tratado en una reunión.
Los elementos que aparecen en las actas son los siguientes:
 Un título extenso, en el que se precisa la reunión de que se trata y la fecha.
 Una introducción, en la que se hacen constar los datos de la reunión.
 El orden del día, que es un breve guión del contenido de la reunión.
 El desarrollo del orden del día, en el que se expone lo tratado en cada uno de los apartados del orden del día, con mención
de las personas que participan en cada caso.
 El cierre.
Instancias
La instancia es un documento por medio del cual se solicita algo de un organismo público o de una autoridad.
En su formato aparecen siempre:
 Introducción, con los datos personales del solicitante.
 Comunicación, que consta de la exposición de los motivos por los que se hace la petición y de la petición en sí.
 Cierre, que consta del lugar, de fecha, la firma y el pie, donde se indica el destinatario de la instancia.

TIPOS DE TEXTOS ADMINISTRATIVOS


1- Boletines informativos
Los boletines informativos son publicaciones distribuidas de manera periódica con información concerniente al
órgano administrativo en cuestión.
Estos boletines pueden incluir detalles sobre el pago de los trabajadores, sobre los beneficios que estos reciben o
sobre la gerencia de la empresa, entre otros.

2- Memorandos
Los memorandos, también llamados memorándum o memos, son notas breves que permiten establecer un sistema de
mensajería entre los distintos departamentos de una empresa.
El término “memorando” proviene del latín memorandum, que quiere decir “que debe ser recordado”. En este
sentido, la información contenida en un memorando se escribe “para ser recordada”.
Puede contener instrucciones que se deben ejecutar, recordatorios de reuniones que se van a llevar a cabo, resúmenes
de los puntos más importantes de una conferencia, entre otros.

3- Cartas de pago
A diferencia de los boletines y de los memos, las cartas de pago son documentos con peso legal, por lo que la
redacción de esta debe efectuarse de manera cuidadosa, prestando atención a detalles como las cifras a ser
transferidas, los nombres de los involucrados, las fechas. En las cartas de este tipo, las cifras se deben escribir en
números y en letras (para evitar que estos documentos sean forjados de algún modo). Además, se prefiere que las
cantidades se escriban en negrita, en rojo o con una tipografía resaltante, para que estas sean legibles de manera
fácil.

4- Cartas de cobro
Las cartas de cobro también son documentos legales y tienen como objeto informar que se procederá a efectuar un
cobro, que ya se cobró una cantidad o para instar a un cliente a que haga un pago. Las cartas de cobro que tienen
como objeto informar que una cantidad ya ha sido cobrada son semejantes a las facturas. Ejemplos de estas son las
facturas de electricidad y gas o los comprobantes de transferencias bancarias, entre otros. Por otra parte, las cartas de
cobro para instar al cliente a que pague se emiten cuando una empresa ya ha efectuado un aviso verbal (por lo
general, a través de llamadas telefónicas) y, sin embargo, no ha recibido respuesta alguna por parte del cliente. Así,
se procede a enviar un aviso por escrito.
5- Circulares informativas
Las circulares informativas contienen información suministrada por la autoridad de una empresa.
Estas circulares pueden contener instrucciones de carácter oficial que deben ser cumplidas por los trabajadores de la
organización, normativa en cuanto al uso del mobiliario y las instalaciones de la empresa, cambio de personal, entre
otros. En el título de la circular se debe incluir cuál es el agente emisor de la misma. Las circulares pueden estar
dirigidas sólo a una parte del personal de la empresa; en ese caso, se indicará después del título de la circular.
Después, se escribe el objeto de la circular bajo el nombre “asunto” y, por último, el cuerpo (que contiene la
información a transmitir).

6- Contratos
Los contratos son documentos que están sujetos a la ley. Estos documentos son pactos escritos entre dos o más
partes, las cuales se comprometen a cumplir ciertas cláusulas y condiciones; si alguna de las partes viola las
condiciones del contrato, puede ser multada o incluso demandada. Un ejemplo de contrato es el que ofrece una
empresa a un individuo para que este trabaje para la organización a cambio de un sueldo.

7- Certificados
Los certificados son textos administrativos que se emplean para dar fe de un hecho determinado.
Por ejemplo, si se culminaron los estudios universitarios, se obtiene un certificado que da prueba de ello en forma de
diploma.
Al momento de presentarse en una empresa con el objeto de obtener un puesto de trabajo, los certificados son
esenciales para demostrar que se tiene formación en un área específica; del mismo modo, los certificados pueden
demostrar la experiencia de un individuo.

8- Cartas de agradecimiento Las cartas de agradecimiento son aquellas que se emiten después de
haber obtenido un servicio por parte de otra empresa o individuo. Debido a que las relaciones entre empresas son
estrictamente profesionales, el lenguaje empleado debe ser solemne y formal, con el objeto de garantizar la
cooperación futura entre empresas.

9- Cartas de pedidos
Las cartas de pedidos son documentos que tienen como objeto solicitar un producto o servicio. En estas cartas, se
debe incluir la cantidad requerida, en caso de que se trate de un producto, o el tiempo durante el cual se requerirá la
intervención de la empresa, en caso de que se trate de un servicio.

EJEMPLO
10- Currículos
Los currículos, también llamados hoja de vida o curriculum vitae, son documentos que recogen diversos aspectos de
la formación académica y profesional de un individuo.
En este sentido, los currículos muestran las instituciones en las que se cursaron estudios, las habilidades del
individuo (como el dominio de idiomas) y la experiencia laboral.

EJEMPLO

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