COMO LICITAR MÁS REDUCIENDO COSTES

Javier Campos Cámara

(Director de Estudios 365) (Ingeniero
Técnico de Obras Públicas)
INTRODUCCIÓN
D Optimización de recursos = hacer más con los mismos medios

D Evolución de un Departamento de Estudios -7 Flexibilidad

 ÍNDICE
D Introducción
D 1.‐ Evolución de las licitaciones y tendencias estadísticas
D 2.‐ Conceptos claros
D 2.1.‐ Qué quiero licitar?
D 2.2.‐ Para quién?
D 2.3.‐ Cuánto me va a costar?
D 2.4.‐ Orden de preferencias para licitar

D 3.‐ Gestión del tiempo

D 3.1.‐ El valor del tiempo
D 3.2.‐ Lo primero: Saber como da la obra
D 3.3.‐ Optimización de los trabajos administrativos
D 3.4.‐ Organización de los trabajos técnicos

D 4.‐ Hacia donde tiene que evolucionar un Departamento de Estudios

D 4.1.‐ Qué me lo va a marcar
D 4.2.‐ Antes y después de la crisis
D 4.3.‐ Dimensionamiento del Departamento
D 4.4.‐ Otras cualidades que tiene que tener el Departamento

D 5.‐ Ejemplos de documentación básica

D 5.1.‐ Listas de obras
D 5.2.‐ Documentos técnicos tipo
D 5.3.‐ Chuletario de costes

D 6.‐ Aprovechamiento de los recursos que nos ofrece Internet

D 6.1.‐ Webs de organismos oficiales
D 6.2.‐ Webs técnicas
D 6.3.‐ Webs de empresas de servicios para Licitadores
1.‐ EVOLUCIÓN DE LAS LICITACIONES
Y TENDENCIAS ESTADÍSTICAS
1.1 .‐ EVOLUCIÓN DE LA LICITACIÓN PÚBLICA EN ESPAÑA

50.000

45.000

40.000

35.000

30.000

25.000

20.000

15.000

10.000

5.000

0
2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011*

CENTRAL AUTONOMICA LOCAL TOTAL

DATOS DEL SEOPAN (millones de €)

* proyección (datos reales hasta abril )
1.2 .‐ EVOLUCIÓN DE LA LICITACIÓN PÚBLICA EN CATALUÑA

8.000

7.000

6.000

5.000

4.000

3.000

2.000

1.000

0
2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011*

CENTRAL AUTONOMICA LOCAL TOTAL

DATOS DEL SEOPAN (millones de €)

* proyección (datos reales hasta abril )
 1.3.‐ DATOS DE LA EVOLUCIÓN DE LA LICITACIÓN PÚBLICA

ESPAÑA: CATALUÑA:

Datos para la proyección del 2011:

DATOS DEL SEOPAN (millones de €)

1.4 .‐ LICITACIÓN EN ESPAÑA EN AÑOS DE ELECCIONES MUNICIPALES
LOCAL AUTONÓMICA

1.800 1.800

1.600 1.600

1.400 1.400

1.200 1.200

1.000 1.000

800 800

600 600

400 400

200 200

0 0

CENTRAL TOTAL

3.000 5.000

4.500
2.500
4.000

3.500
2.000
3.000

1.500 2.500

2.000
1.000
1.500

1.000
500
500

0 0
1.5 .‐ PREVISIÓN DE LICITACIÓN EN CATALUÑA PARA 2011

350

300

250

200

150

100

50

CENTRAL AUTONOMICA LOCAL *CENTRAL *AUTONOMICA *LOCAL TOTAL

Previsiones anuales en función de lo licitado hasta Abril

1.6 .‐ DATOS DE LA PREVISIÓN DE LICITACIÓN EN CATALUÑA PARA 2011

Medias estadísticas de la distribución de la inversión Previsión anual en función de lo licitado hasta Abril

Inversión licitada hasta Abril según datos SEOPAN Licitación prevista periodo Mayo‐Diciembre 2011
1.7 .‐ EVOLUCIÓN DEL NÚMERO DE CONCURSOS > 300.000 € EN ESPAÑA

2000

1800

1600

1400

1200

1000 concursos

800 media 09

600 media 10

400 media 11

200

Número de
concursos: Variaciones anuales:
€ nº concursos
media mensual 2009‐2010 ‐32,97% ‐20,38%
2009 584 2010‐2011 ‐47,75% ‐19,14%
2010 465
2011 376 2009/2011 ‐64,97% ‐35,62%
DATOS DE ESTUDIOS 365
1.8 .‐ PREVISIÓN DEL NÚMERO DE CONCURSOS EN CATALUÑA PARA 2011

160

140

120

100
Cataluña
80
Barcelona
60
Girona
40 Lleida
Tarragona
20

Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre TOTALES
Cataluña 75 72 73 49 67 78 140 47 28 76 43 87 336
Barcelona 49 39 47 31 39 48 86 28 17 46 26 53 205
Tarragona 9 12 12 7 10 12 21 7 4 11 6 13 50
Lleida 3 7 8 5 12 8 15 5 3 8 4 9 35
Girona 14 14 6 6 6 11 19 6 4 10 6 12 46

DATOS DE ESTUDIOS 365

(reales enero‐mayo)
2.‐ CONCEPTOS CLAROS
¿Que responsable de contratación no se ha preguntado?

¿Está mi Departamento de Estudios optimizado?

¿Me estoy presentando a concursos en los que no tengo nada que hacer?

¿Cuánto me está costando?

¿Hay otros concursos en los que puedo tener más opciones?

D CONCEPTO 1: Tipo de obras a licitar

D CONCEPTO 2: Para que administraciones

D CONCEPTO 3: Costes por concurso y globales

2.1 .‐ ¿QUE QUIERO LICITAR?
La opción “quiero licitarlo todo” no es una respuesta válida

‐ Tipo de concurso: obra, suministros, servicios, con financiación…

‐ En qué soy especialista: urbanización, estructuras, obras hidráulicas… -7 será en lo que tenga más opciones.
‐ Entre que importes creo que tengo opciones: menos de 300.000€, hasta 1M€, más de 1M€…
‐ Ámbito geográfico: Provincial, regional, nacional… Rumanía, Polonia….

CONCEPTO 1: Tipos de obras a licitar

Listado de no más de 5 combinaciones por orden de preferencia:

Ejemplo:
‐ Obra + estructura < 1 M€ regional
‐ Obra + urbanización < 3M€ provincial
‐ Obra + urbanización < 3 M€ regional
‐ Servicios + limpieza < 1M€ provincial
‐ ……
2.2 .‐ ¿PARA QUIÉN?
PASO 1: Hacer dos listados con las administraciones en función de:
Administraciones para las que SI quiero Administraciones para las que NO quiero licitar:
licitar: 1.‐ ………………………..
1.‐ ……………………….. 2.‐ ………………………..
2.‐ ……………………….. 3.‐ ………………………..
3.‐ ……………………….. 4.‐ ………………………..
4.‐ ……………………….. ………………………..
………………………..

‐ Porque ya me conocen y están contentas con lo que hice

‐ Por la tipología de obra que hacen tengo opciones
‐ Valoran la proximidad geográfica
‐ Me gustan los criterios de adjudicación
‐ Porque ya las conozco y no quiero repetir
‐ Porque ya me conocen y no quieren que repita
‐ No me gustan los criterios de adjudicación
‐ Piden muchos avales

Obtengo un primer listado ordenado en función de las administraciones que SI

queremos licitar y que creemos tener más opciones de adjudicación
2.2 .‐ ¿PARA QUIÉN?

PASO 2: Conocimiento del mercado

De cada administración del listado hay que averiguar:

‐ Si conocemos a alguien para “preguntar dudas” de los concursos.
‐ Cuántos licitadores hay por concurso y en función de que varía:
· El tamaño de la obra
· El tipo de obra
· Factores estacionales (Semana Santa, Agosto…)
‐ Criterios de temeridad y adjudicación.
‐ Bajas de temeridad y de adjudicación.
‐ Adjudicatarios habituales
‐ Si valoran el presentarse en UTE y porqué

Estos datos pueden hacerme variar el orden de preferencias de administraciones a las que quiero licitar

CONCEPTO 2: Para que administraciones

Listado ordenado de administraciones a las que licitar
2.3.‐ ¿CUÁNTO ME VA A COSTAR?
Lo 1º es saber cuánto me ha costado hasta ahora.

Ejemplo:

nº Importe (€) Subtotales 90% Personal

Gerencia (5%) 0,05 80.000 4.000 Coste por concurso: 1.290 € 6% Material
Responsable (bruto+SS empresa) 1 45.000 45.000 4% Estructura
Técnico (bruto+SS empresa) 1 36.400 36.400

Administrativo (bruto+SS empresa) 1 26.000 26.000

Ordenadores 3 1.000 3.000

Estructura (nóminas + SS + mant.
3 300 900 Coste Departamento:
Informático)
Compra Proyectos y mensajería (40%) 40 30 1.200 490€ / día laborable
Carpesanos + impresiones + mat. Oficina 100 30 3.000

Entrega de concursos 100 15 1.500 2.45 0€/semana

Gastos notariales (30%) 30 20 600

Avales provisionales (50%) 50 40 2.000 10. 750€/mes

Hardware (TCQ +Antivirus + Office…) 1 3.000 3.000

Alquiler y mantenimiento de Oficinas 12 200 2.400

TOTAL 129.000 €
2.3.‐ ¿CUÁNTO ME VA A COSTAR?
Ya conocemos los costes del Departamento ¿A cuántos concursos quiero presentarme al año?

Coste por concurso: 2.500 € Coste por concurso: 1.290 € Coste por concurso: 686 €

1 concurso a la semana 2 concursos a la semana 4 concursos a la semana

+ ‐
CALIDAD POR PRESENTACIÓN

¿Dónde queréis estar vosotros? ¿y vuestra competencia dónde está?

2.3.‐ ¿CUÁNTO ME VA A COSTAR?

¿Dónde está el equilibrio entre coste/calidad?

Dependerá de a qué tipo de concursos vayáis Recomendación: Entre 1.000 y 1.500€/concurso

Ejemplo:
Subastas: 1 al día -7 550€
Ayuntamiento sencillo: 2 días -7 1.000 €
Ay. más exigentes, Gisa….: 3 días -7 1.450€
CAT, Bimsa…: 1 semana -7 2.400 €

CONCEPTO 3: Costes globales y por concurso

Listado de costes por concurso según las administraciones

VARIABLES: Según el funcionamiento Tradicional:

‐ Solo quiero presentarme: ‐30% coste ‐ La parte administrativa apenas se puede reducir
‐ Quiero tener más opciones: +50% ‐ La parte económica es arriesgado reducirla
coste ‐ La mayor variable es la parte técnica
2.4 .‐ ¿ORDEN DE PREFERENCIAS?
AHORA PUEDO SABER A QUE CONCURSOS DAR PREFERENCIA

CONCEPTO 1:
CONCEPTO 2: CONCEPTO 3:
Listado de tipología de
obra Listado ordenado de administraciones Listado de costes de cada concurso según
la administración a licitar

¿PARA QUE ME SIRVE ESTA FAENA?

1) Optimizo recursos

Voy a los concursos donde tengo mayores probabilidades de adjudicación .

2) Sé que variación de costes me supone cambiar el ritmo de licitaciones

Si quiero licitar más, sé de antemano cuánto más me costará (y a la inversa)

3) Puedo calcular cómo afecta la reducción de personal del Departamento

Si reduzco personal sé a cuántos concursos voy a dejar de presentarme .
3.‐ GESTIÓN DEL TIEMPO
3.1.‐ EL VALOR DEL TIEMPO
COSTE DE PERSONAL

Del total de la obra Subcontratación

OBRA CIVIL 20‐ 30% > 50‐70%

OBRA EDIFICACIÓN 40‐50% > 50‐70%

DEPTO.. ESTUDIOS 90% 0‐10%

Las variaciones en el volumen de trabajo en una obra las absorbe la subcontratación, ¿y en un Depto.. de Estudios?

El 90% de los costes del Departamento de Estudios son horas de Personal

27€/h de responsable ( 460€/concurso )

Trabajando unas 1.700 horas al año 22€/h de técnico ( 374€/concurso )
16€/h de administrativo ( 272€/concurso )

Veamos como se emplea el tiempo y que coste tiene

3.1.‐ EL VALOR DEL TIEMPO
Tabla de ahorros de tiempo en función de los trabajos
Gestión del tiempo Propuesta de Dep. Estudios
Jefe de Estudios Tiempo Reducción del Recursos a Reducción del Recursos a
Coste anual tiempo disposición tiempo disposición
Coordinación del departamento 5% 2.300 30% 690
Estudio del proyecto 5% 2.300
Petición de ofertas 10% 4.500 20% 900 70% 3.150
Elaboración de costes 50% 22.500 50% 11.250 70% 15.750
Histórico de aperturas 10% 4.500 50% 2.250 70% 3.150
Tratos con la administración, socios… 5% 2.300
Calcular la oferta 5% 2.300
Otros 10% 4.500

Técnico
Estudio del proyecto 10% 3.700
Petición de ofertas 15% 5.500 20% 1.100 70% 3.850
Preparación de la técnica 65% 23.700 10% 2.370 40% 9.480
Recopilación de datos 5% 1.900
Otros 5% 1.900

Administrativo
Conseguir la información 5% 1.300 70% 910 70% 910
Preparar documentación 35% 9.100 70% 6.370
Picar presupuestos 30% 7.800 40% 3.120 50% 3.900
Gestionar documentación 20% 5.200 30% 1.560 30% 1.560
Otros 10% 2.600

Obtención de recursos anuales a disposición: 21% 22.600 € 42% 45.000 €

Mi estructura interna de Estudios: 100% 90% 54%

Áreas en las que ya trabaja Estudios 365 Próximas áreas de trabajo

3.2.‐ LO PRIMERO: SABER COMO DA LA OBRA

D Si económicamente la obra nos permite hacer la baja y las mejoras, que creemos que son las óptimas
para llevarnos el concurso, da igual cuando hacer los números.

D Si económicamente la obra da mal: Inversión

Y hemos dejado el coste, la baja y los riesgos para el final 1.290 €

Ó si primero he hecho números, sólo tengo que decidir:

‐ Si presentarme para que se me vea 720 €

‐ No presentarme al concurso 430 €

D Para poder hacer rápidamente números, me hace falta:

‐ El presupuesto en versión editable (estadística de partidas – 70%)
‐ Chuletario de costes
‐ Persona experimentada en hacer costes
 3.2.‐ LO PRIMERO: SABER COMO DA LA OBRA

Jefe de Estudios Tiempo Coste concurso Jefe de Estudios Tiempo Coste concurso Jefe de Estudios Tiempo Coste concurso
Coordinación del departamento 5% 23 Coordinación del departamento 5% 23 Coordinación del departamento 5% 23
Estudio del proyecto 5% 23 Estudio del proyecto 5% 23 Estudio del proyecto 5% 23
Petición de ofertas 10% 45 Petición de ofertas 10% 0 Petición de ofertas 10% 0
Elaboración de costes 50% 225 Elaboración de costes 50% 225 Elaboración de costes 50% 225
Histórico de aperturas 10% 45 Histórico de aperturas 10% 45 Histórico de aperturas 10% 45
Tratos con la administración, socios… 5% 23 Tratos con la administración, socios… 5% 0 Tratos con la administración, socios… 5% 0
Calcular la oferta 5% 23 Calcular la oferta 5% 23 Calcular la oferta 5% 23
Otros 10% 45 Otros 10% 0 Otros 10% 0

Técnico Técnico Técnico

Estudio del proyecto 10% 37 Estudio del proyecto 10% 37 Estudio del proyecto 10% 0
Petición de ofertas 15% 55 Petición de ofertas 15% 0 Petición de ofertas 15% 0
Preparación de la técnica 65% 237 Preparación de la técnica 65% ‐‐> 30% 110 Preparación de la técnica 65% 0
Recopilación de datos 5% 19 Recopilación de datos 5% 0 Recopilación de datos 5% 0
Otros 5% 19 Otros 5% 0 Otros 5% 0

Administrativo Administrativo Administrativo

Conseguir la información 5% 13 Conseguir la información 5% 13 Conseguir la información 5% 13
Preparar documentación 35% 91 Preparar documentación 35% 91 Preparar documentación 35% 0
Picar presupuestos 30% 78 Picar presupuestos 30% 78 Picar presupuestos 30% 78
Gestionar documentación 20% 52 Gestionar documentación 20% 52 Gestionar documentación 20% 0
Otros 10% 26 Otros 10% 0 Otros 10% 0

1.079 € 720 € 430 €

3.3 .‐ OPTIMIZACIÓN DE LOS TRABAJOS ADMINISTRATIVOS

3.3.1 .‐ Conseguir la información

Actualmente nos hace falta:

1. concursos -7subscripción de pago (FEGCO)

2. pliegos -7 buscar en la web de la administración (+1.500 administraciones en Cataluña)

3. proyecto -7 web, copistería o en las oficinas de la administración

Coste anual
· Todo ello lleva tiempo en: ‐ Búsquedas en webs diferentes

‐ Llamadas de teléfonos
1.300 €
‐ Envíos de fax o mail

‐ Gestionar mensajería para recoger proyectos

‐ Optimización -7 Encontrar un sitio fiable donde estén 1, 2 y 3 (www.estudios365.com) 390 €

3.3.‐ OPTIMIZACIÓN DE LOS TRABAJOS ADMINISTRATIVOS

3.3.2.‐ Preparar la documentación de los concursos Optimización = Organización informática

El 80% de las administraciones a las que nos presentamos son siempre las mismas

Lo que piden casi siempre es igual

Tener en 1 sitio todas las carpetas tipo con toda la documentación preparada -7 Cambiar lo imprescindible

Ay. Vendrell
‐ Título del concurso
‐ Fechas
CAT ‐ Datos técnicos
- Portadas
- Sobre administrativo ‐ Oferta económica
Doc. tipo Dip.Tarragona - Sobre técnico
- Sobre económico‐ …
- Modelo de aval
Gisa - Datos de entrega

…….
3.3.‐ OPTIMIZACIÓN DE LOS TRABAJOS ADMINISTRATIVOS

3.3.3.‐ Gestionar documentación Optimización = Orden del puesto de trabajo

Documentos oficiales bien organizados

‐ Rapidez para buscarlos e incorporarlos al sobre administrativo
‐ Será fácil ver si faltan copias
‐ Rápido de guardar cuando recuperemos la doc. de otros concursos

Documentación informática bien estructurada Concurso 1

Ay. Vendrell

Concurso 2

IMPORTANTE: Toda la documentación del mismo concurso en

CAT Concurso 25
el mismo sitio. (papel -7escanearlo -7carpeta informática)
Concursos
presentados
Dip.Tarragona Concurso 12

La “Lista de obras” tiene que ser como mínimo un conjunto de 4 listados: Gisa Concurso 42

‐ Pendientes de presentar (ordenado por fecha presentación) ……. Concurso 43

‐ Pendientes de apertura económica

‐ Pendientes de adjudicar
‐ Adjudicadas
3.3.‐ OPTIMIZACIÓN DE LOS TRABAJOS ADMINISTRATIVOS

3.3.4.‐ Picar presupuestos

D Para poder hacer los costes hace falta tener el presupuesto en soporte editable: excel, tcq, presto, bc3…
D Sólo en el 25% de los casos la administración lo suministra en este formato, el resto está sólo en PDF. D
Por lo que es práctica habitual el picarlos, pero ¿cuánto se tarda realmente?
D Depende de la pericia de la persona que lo haga
D Del tamaño del presupuesto (que no quiere decir el importe de la obra)
D De los medios informáticos
D Cálculo rápido: 1,5 minuto/partida -7 promedio de 180 partidas -7 4,5 horas = 72€ -7 5.400 €al año.

D ¿ COMO REBAJAR ESTE GASTO ? Buscando a alguien que:

D Trabaje más barato
D Haya optimizado el proceso -7 www.estudios365.com (Rebajas de un 40%)

¿Hay otras empresas? -7 SI, pero ninguna tiene todos los bc3 de Cataluña picados a los 5 días de
haber salido en concurso, funcionan bajo pedido.
3.4. ORGANIZACIÓN DE LOS TRABAJOS TÉCNICOS

D Chuletario: Nos ayuda a poner precios más rápidamente porque ya están calculados.
D Base de datos industriales:
D Hay que tenerla al día, cada vez que encuentro un industrial nuevo hay que incorporarlo inmediatamente a la
base de datos, lo que se deja para luego, al final no se hace y hay que repetir la faena otro día.
D Es básico que se pueda buscar en ella por actividad y/o material siendo recomendable que tenga entre 2 y 3
niveles.
D Cada industrial tiene que tener un código asignado
D Hoja petición de ofertas: Tiene que estar el tema totalmente automatizado
D Tiene que estar ligada con la base de industriales, de tal manera que cambiando sólo el código del industrial
se cambien sus datos.
D Tiene que tener la estadística de partidas, de tal manera que usando filtros pueda rápidamente seleccionar las
unidades de obra que quiero pedir.
D Las peticiones tienen que hacerse en su mayoría vía mail, y en su defecto vía fax pero desde el ordenador.
D Documentación tipo:
D En una carpeta tiene que haber una memoria tipo, un apartado de SS tipo, uno de Calidad, uno….
D Y cada vez que preparando una presentación se mejore algo, pasar inmediatamente esta mejora al “formato tipo”.
3.4. ORGANIZACIÓN DE LOS TRABAJOS TÉCNICOS

D Documentación de obras: Disponer de ella y que esté totalmente organizada.

D Tiene que haber un responsable dentro del Departamento encargado de actualizarla
D Lista de obras: Tiene que tener los datos básicos además de: las unidades de obra más importante, una breve descripción de la
obra y personal que ha intervenido. El formato tiene que ser atractivo y fácil de copiar de un excel a un word y viceversa.
D Fichas de obras: Son la imagen del trabajo hecho, las fotos de obra suelen ser pésimas, hay que tener presente que “una
imagen vale más que mil palabras”. Si esta ficha es perfecta no hará falta redactar las virtudes de nuestra empresa al hacer la obra.
D Certificados de obras: Hay que conseguirlos a medida que se vayan acabando la obra, no cuándo toca renovar la clasificación,
porque si entre medias una administración los pide, al final o no se presentan o se han invertido muchos recursos en conseguirlo.
D Otro tipo de certificados: Es necesario conseguir certificados de la administración conforme en tal obra se han usado materiales
reciclados, se ha innovado en tal técnica de ejecución, se han aplicado medidas de seguridad extraordinarias….

D Listado de personal:
D Tener una lista del personal de obra susceptible de ponerlo en las presentaciones.
D Tiene que poner la titulación, los años de experiencia, las obras en las que ha trabajado, el cargo y de que tipo de obras se tratan.
D Por supuesto, tener los currículum de todo este personal en un formato unificado de la empresa y de cómo mucho 2 páginas.

D Histórico de aperturas
D Tener “todas” las aperturas de las administraciones a las que se licita, donde ponga la media, la temeridad y el adjudicatario.
D Un listado resumen por administración para que ha simple vista veamos los principales datos de las aperturas y poder extraer los
criterios para la “baja ideal”.
D Si además el listado lo hemos podido transformar en un gráfica será mucho más rápido de decidir.
4.‐ HACIA DONDE TIENE QUE EVOLUCIONAR UN
DEPARTAMENTO DE ESTUDIOS
4.1.‐ QUÉ ME LO VA A MARCAR
1) La crisis actual:
El sector ya está cambiando siguiendo dos caminos: reduciendo su tamaño y reorganizándose.

Los Departamentos de Estudios

2) La reducción de costes.
D Un Departamento de Estudios siempre debe ser una inversión (cada concurso = inversión),

D Objetivo: situar a la empresa en una posición tal que pueda llevarse la obra.

D Hay menos dinero para invertir -7 No podemos seguir invirtiendo a lo loco

-7 Hay que estudiar mejor donde invertir el dinero

D La inversión tiene que ir en consonancia con el retorno en obra esperado.

D Previsión en volumen de obra Inversión en Estudios.

4.1.‐ QUÉ ME LO VA A MARCAR

3) Los Pliegos de Clausulas Administrativas de los Concursos

D Más exigencia en los criterios de solvencia de la empresa

D Imposición lenta de los medios telemáticos (internet)
D Las nuevas tecnologías juegan a favor (Reli)
D Más calidad técnica:
D Hay empresas que ya se lo están dando
D Acotar el número de licitadores
D Hay que demostrar que nuestra empresa está capacitada para hacer la obra
D Mejorar la documentación que nos diferencia de la competencia: nuestro personal, nuestras obras realizadas,
disponer de cartas de recomendación de otras administraciones…
D Más exigencias económicas (mejoras, valorar ampliaciones de garantías, )

4) El mercado: nº de concursos y tipo de concursos

D Número de administraciones. Existe una tendencia a agrupar servicios generales (BCN, Ministerios..)
D Número de concursos (influye en el 60% del tamaño de nuestro departamento)
D Tipo de concursos: se explorarán otras variedades: subastas electrónicas, contratos mixtos, de proyecto‐obra‐
concesión, contratos de colaboración entre el sector público y privado…
4.2.‐ ANTES Y DESPUÉS DE LA CRISIS
ANTES DE LA CRISIS
La figura del Departamento Criterios reales de adjudicación: ¿oferta presentada,
de Estudios = ¿un trámite? reparto de las obras, según el licitador…?

Departamentos de Estudios grandes pero de baja calidad.

EFECTOS DE LA CRISIS
D Reducción del tamaño de los Departamentos.
D Criterios de limpieza: económicos, técnicos, obra/estudios -7 pérdida de experiencia y menor motivación.

DESPUÉS DE LA CRISIS (Varias teorías)

1 ‐ Sigo con la reducción que he hecho y me adaptaré sobre la marcha

2 ‐ Externalizo al máximo por si hay una recaída de la crisis

3 ‐ El sector, aunque más pequeño, seguirá igual, no tengo que cambiar nada.

4 ‐ Flexibilizo la estructura del Departamento para adaptarme mejor a los cambios

4.3.‐ DIMENSIONAMIENTO DEL DEPARTAMENTO
CRITERIOS:
D Alta variabilidad en la relación concursos/día (+ de 1.500 administraciones en Cataluña)
D Para que nº de concursos dimensiono y como cubro las puntas de trabajo (subcontratación).
D La relación nº concursos/nº personal me afectará a la calidad de las presentaciones.
D La experiencia y motivación del personal también me afectará a la calidad.
D Como sacar el máximo rendimiento al presupuesto previsto para el Departamento.

TEORÍA 1: “Sigo con la reducción que he hecho y me adaptaré sobre la marcha”

No existe previsión, por lo que no es posible dimensionar a futuro.

TEORÍA 2: “Externalizo al máximo por si hay una recaída de la crisis”

Que dimensione el subcontratista, yo sólo tengo que ir pagando facturas.

4.3.‐ DIMENSIONAMIENTO DEL DEPARTAMENTO

TEORÍA 3: “El sector seguirá igual, no tengo que cambiar nada”

ACTUALMENTE:
Si por ejemplo está dimensionado para 100 concursos al año (teoría= 2 concursos/semana), la realidad es que hay semanas
con 4 y semanas con “0” concursos

D Semanas con “0” concursos -7 Departamento sobredimensionado

D Semanas con 4 concursos -7 Aumenta la probabilidad de error administrativo y económico
Baja la calidad técnica : (la competencia saca más puntuación y se lleva la obra)

Jefe de Estudios 2 concursos/semana 4 concursos/semana Consecuencias

Coordinación del departamento 5% 5% ‐‐‐
Estudio del proyecto 5% 10% ‐‐‐
Petición de ofertas 10% 0% no tengo ofertas
Elaboración de costes 50% 75% riesgo económico
Histórico de aperturas 10% 0% dirigir mal la oferta económica
Tratos con la administración, socios… 5% 0% no hacer gestiones
¡¡ Por querer
Calcular la oferta 5% 10% ‐‐‐ presentarme a los 4
Otros 10% 0% concursos he bajado las
Técnico
posibilidades de éxito
Estudio del proyecto 10% 10% no detecto fallos en el proyecto en todos !!
Petición de ofertas 15% 0% no tengo ofertas
Preparación de la técnica 65% 90% De 13 a 9h/concurso
Recopilación de datos 5% 0% ‐‐‐
Otros 5% 0% ‐‐‐

Administrativo
Conseguir la información 5% 10% ‐‐‐
Preparar documentación 35% 70% ‐‐‐
Picar presupuestos 30% 15% Pico 1 de 4 => 3 costes sobre papel
Gestionar documentación 20% 0% ‐‐‐
Otros 10% 5% ‐‐‐
4.3.‐ DIMENSIONAMIENTO DEL DEPARTAMENTO

PROPUESTA DE DIMENSIONAMIENTO
Nº de concursos Administrativo Técnico Responsable depto.. TOTAL
Hasta 50 x 1 x 1
entre 50 y 70 0,5 1 x 1,5
entre 70 y 100 0,5 0,5 1 2
de 100 a 150 1 1,5 1 3,5

Recursos propios Recursos externos

200 60‐70% 30‐40%
175
150 COSTES
125 Actualmente: 100
Gestión del tiempo: ‐ 20
100
Recursos externos +10
75
TOTAL 90
50
25 VENTAJAS
0 Mantengo la calidad en las puntas de trabajo
La parte externa la pago sólo si la uso Mayor
Externo Propio
flexibilidad del Departamento
4.3.‐ DIMENSIONAMIENTO DEL DEPARTAMENTO

TEORÍA 4: “Flexibilizo la estructura del Departamento para adaptarme mejor a los cambios ”

Primero preguntémonos: ¿Qué va a diferenciar mi oferta de la de la competencia?

‐ La documentación técnica
‐ La baja que haga 30% del tiempo del departamento
‐ Las mejoras que ponga

20% son trabajos internos

Del 70% restante
50% son trabajos que repiten todos los licitadores

‐ Todos piden ofertas

‐ Todos calculan costes
‐ Todos miran el histórico de la administración Con pequeñas diferencias, pero en un
‐ Todos invierten tiempo en conseguir toda la información del concurso 90% repiten estas faenas
‐ Todos montan igual el sobre administrativo y económico
‐ Todos pasan los presupuestos a soporte editable
4.3.‐ DIMENSIONAMIENTO DEL DEPARTAMENTO

INTERNO Jefe de Estudios EXTERNALIZABLE

100% Coordinación del departamento
100% Estudio del proyecto
10% Petición de ofertas 90%
20% Elaboración de costes 80%
Histórico de aperturas 100%
Define mi oferta 100% Tratos con la administración, socios…
Define mi oferta 100% Calcular la oferta
100% Otros
Técnico
100% Estudio del proyecto
10% Petición de ofertas 90%
Define mi oferta 100% Preparación de la técnica (100%)
100% Recopilación de datos
100% Otros
Administrativo
10% Conseguir la información 90%
10% Preparar documentación 90%
Picar presupuestos 100%
Define mi oferta 100% Gestionar documentación 0%
100% Otros 0%
54% 46%

Trabajos que repiten todos los licitadores

4.3.‐ DIMENSIONAMIENTO DEL DEPARTAMENTO
Propuesta de Dep. Estudios
Reducción del
Jefe de Estudios Recursos a
tiempo
disposición

QUE CONSEGUIMOS CON EL CAMBIO: Coordinación del departamento

Estudio del proyecto
30% 690

Petición de ofertas 70% 3.150

Elaboración de costes 70% 15.750
Disponer de entre un 20% y un 40% más de recursos, los cuales se pueden ahorrar Histórico de aperturas 70% 3.150
Tratos con la administración, socios…
o se pueden emplear para licitar más: Calcular la oferta
Otros

Personal Clásica Gestión del tiempo Dep. Est. Del futuro

1 40 50 60 Estudio del proyecto
1,5 56 70 84 Petición de ofertas
2 80 100 120 Preparación de la técnica
3 104 130 156 Recopilación de datos
Otros
4 136 170 204
Administrativo
Conseguir la información 70% 910
Preparar documentación 70% 6.370
Mucha más flexibilidad para adaptarnos a las variaciones del mercado Picar presupuestos 50% 3.900
Gestionar documentación 30% 1.560
Otros

Obtención de recursos anuales a

42% 45.000 €
100% disposición:

80%

60%
Flexible
40%
Propio
20%

0%
Clásica Gestión del Propuesta
tiempo
4.3 .‐ DIMENSIONAMIENTO DEL DEPARTAMENTO
NECESITO

GRUPO DE DEPARTAMENTO DE
LICITADORES ESTUDIOS EXTERNO

FUNCIONAMIENTO
1) Sale un concurso -7 los licitadores del grupo interesados se apuntan al concurso.
2) El Departamento Externo les envía:
‐ El pliego, el proyecto, el bc3 y las posibles modificaciones que haya.
‐ El modelo de aval con los datos rellenados
‐ El PEM provisional hecho sin ofertas, y el listado de empresas a los que ha pedido las ofertas
‐ La documentación de los sobres administrativo y económico
‐ Les envía el PEM definitivo con las ofertas recibidas y el histórico de la administración
3) El licitador:
‐ Va preparando su documentación técnica
‐ Cuando reciba el sobre administrativo rellena con sus documentos oficiales
‐ Si lo cree conveniente pide alguna otra oferta en la que crea que puede conseguir mejor precio.
‐ Retoca el PEM definitivo incorporando su oferta recibida
‐ Calcula su baja en función de sus CI y en base al histórico
‐ Se monta toda la documentación y se envía.
4.3.‐ DIMENSIONAMIENTO DEL DEPARTAMENTO

¿ES RENTABLE?

D A partir de 2 licitadores apuntados al concurso ya se empieza a ahorrar dinero.

D Con 10 licitadores por concurso se puede llegar a ahorros del 70% en estas faenas que representan
el 46% del coste del departamento.

¿HAY EXPERIENCIAS ANTERIORES?

D Concursos ministeriales: existen grupos para los apartados de MA+CA+SS

D Zona de Andalucía: para algunos concursos se hacen grupos de 4‐5 empresas que presentan
casi la misma Documentación Técnica.

CONDICIONES DEL DEPARTAMENTO DE ESTUDIOS EXTERNO

D Experiencia en las partes administrativa, técnica y económica de un Departamento de Estudios

D Fiabilidad: una empresa capaz de aportar los recursos necesarios para esta preparación.
D Rebajar costes: tiene que salir más económico que hacerlo internamente.
D Mejorar la calidad: si además sabe calcular unidades de obra complejas (grandes estructuras, portuarias…) y me aporta ofertas
de industriales que desconocía, mejor.
4.4.‐ OTRAS CUALIDADES DE UN DEPARTAMENTO DE
ESTUDIOS

D ORGANIZACIÓN: Todos las tareas deben tener un responsable y hacerse siempre igual

D TRABAJO EN EQUIPO: Es básico ya que entre todos preparan un mismo concurso

D FLEXIBILIDAD HORARIA: Para quedarse cuándo haya muchos concursos y para irse antes cuándo no haya.

D DUALIDAD: Todas las tareas tienen que saber hacerlas como mínimo dos personas.

D FLEXIBILIDAD LABORAL: A nadie se le pueden caer los anillos por tener que hacer tareas administrativas o pedir ofertas. D

MOTIVACIÓN: Porque las presentaciones se mejoran con el trabajo de cada día sabiendo que lo aprovecharán en el futuro.

D EXPERIENCIA EN ESTUDIOS: Como todo, es un mundillo que hay que conocer para no malgastar recursos.

D EXPERIENCIA EN OBRA: Es recomendable que el 50% de los técnicos hayan pasado por obra.
5.‐ EJEMPLOS DE DOCUMENTACIÓN BÁSICA
5.1.‐ LISTAS DE OBRAS
LO QUE TIENE QUE CUMPLIR UNA LISTA DE OBRAS:
D Ser clara y funcional
D Poder ver rápidamente que obras hay en cada fase: estudio, pendiente de apertura….
D Estar al día (imprescindible que haya un único responsable)
D Sea una herramienta útil, no sólo un documento informativo
D Tener los datos necesarios de cada fase en que se encuentre el concurso

CARACTERÍSTICAS DEL EJEMPLO ADJUNTO:

D Los datos se introducen en una sola pestaña (hoja)
D El resto de pestañas están totalmente formuladas, sólo se va cambiando el número de la obra
D En un solo documento está reflejado el trabajo de todo el año
D Los concursos están divididos en 6 categorías:
Evaluación -7 Descartadas / Estudio -7 Pendientes de apertura -7 Pendientes de adjudicar -7 Adjudicadas
D Al final hay una hoja resumen del estado de las obras
D Existe un sistema de alertas para que no se pierdan concursos ni se dupliquen en pestañas diferentes
 5.1.‐ LISTAS DE OBRAS
SEMANA
OBRAS EN FASE DE EVALUACIÓN 2 09/06/2011 13:04
42
Presenta
Clave Organismo Título de la Obra Plazo Presupuesto
ción
Clasificación Observaciones
Deleg. BCN
11009 ATLL Obres del projecte constructiu de 6 832.654,02 € 02-11-10 G6e I1d K6b
Hace falta socio

SEMANA
OBRAS PENDIENTES DE APERTURAS 3
42

09/06/2011 13:04

Apertura
Clave Organismo Título de la Obra Oferta
Técnica Apertura
Observaciones
Económica
Obres del nou projecte constructiu del
11001 ACA 632.721,53 € 25-11-10 05-11-10 Deleg. Tarrag.
sistema de sanejament de Camp-R

OBRAS PENDIENTES DE ADJUDICAR 1 SEMANA 42 09/06/2011 13:40

Baja B. No T.
Clave Organismo Título de la Obra Oferta Observaciones
Posición Posición
AYTO. Urbanització de l'avda. Tomàs
25,00% 31,55 %
11002 HOSPITALET DE Giménez (entre ctra. De Collbalnc i 3.000.000,00 € Deleg. BCN
25/46 9/46
LLOBREGAT plaça M.D.Pilar), carrer Dr. Ramon So

SEMANA
OBRAS ADJUDICADAS 2 09/06/2011 13:40
42
Baja
Clave Organismo Título de la Obra Oferta
Posición
B. No T. Fecha Adjudicatari
Posición B. Adj adjudic. o
11004 GISA
Execució de les obres de reforma i
27,34% 31,55 % 30,55 %
2.223.603,98 €
ampliació a Escola a 1 línia a l'E 25/46 01-01-11 EMPRESA 1 10/46
9/46
5.2.‐ DOCUMENTOS TÉCNICOS TIPO
D Fax Industriales
D Tiene 3 pestañas: fax, lista industriales y estadística de
partidas
D Para cambiar los datos del industrial sólo hay que poner el
número de la casilla en amarillo
D Para seleccionar las partidas uso filtros

D Histograma
D Sólo hay que ajustar los meses, los capítulos y los
importes
D Los totales y la gráfico
son automáticos
5.2.‐ DOCUMENTOS TÉCNICOS TIPO

D Cuadro de Rendimientos
D Tiene que estar ligado con unas tablas de actividad‐rendimiento
D Las tablas de actividades tienen que estar justificadas con unos cuadros de equipos y maquinaria
D Hay que repercutir los coeficientes por climatología y días festivos
5.3‐ CHULETARIO DE COSTES
D Tiene que actualizarse constantemente
D Aplicar en enero una revisión del IPC
D Tener claro las variables que influyen en cada unidad
D Hay que tener una gran capacidad de síntesis
D No tienen que estar todos los precios posibles, sólo los que más usas
D Tener cuidado con las variaciones provinciales: sobretodo hormigón, precios de canteras y aglomerados.
D El resto de ofertas que no merezca la pena incorporarlas al chuletario, ordenarlas en carpesanos por si pudieran hacer
falta.
D Tenerlo organizado por materias CAPÍTULO TEMA

1 Cimentaciones profundas y anclajes

2 Drenaje

3 Edificación

4 Estructuras

5 Impermeabilizaciones y geotextiles

6 Instalaciones

7 Maquinaria

8 Movimiento de tierras y demoliciones

9 Muros de contención

10 Perforaciones
11 Señalización y balizamiento

12 Urbanización

13 Varios
5.3‐ CHULETARIO DE COSTES
PAVIMENTOS
Material Tipo Espesor Material Mortero Col. Total €/m 2
Panot 4 6 8 15,90
Pr
efa SuperPanot (8cm) 8 16 9 25,00
bri 2 ENCOFRADOS EST.PEQUEÑAS EST. GRANDES
ca Ado 12 22,40 27 €/m2 18 €/m2
quín 14
do 13 N 24 €/m2 16 €/m2
Vio 32 €/m
2
21,5 €/m
2
Los sto
as No 30 €/m2 20 €/m2
visto, Cilíndric 31 2
21 2
Ø €/m €/m
350 o 2
Vist 50 €/m 33 €/m2
450 C 10 €/m
3
6,5 €/m
3

450 espacio pequeño 650 45 €/ml 2.000 i

550 CPI-8 1.200 52 €/ml 3.500
650 CPI-4 y 8 1.200 57 €/ml
6.000
CPI-6 12.000 36 €/ml
CPI-4 100 €/ml
850 CPI-6 1000 80 €/ml 7.000 DADO TUBOS
CPI-7 63 €/ml 2 TUBS 4 TUBS 6 TUBS 8 TUBS
CPI-8 35 €/ml MT 5,0 5,0 5,0 6,0 TIERRA ARMADA
TUBS PE D 125 2,0 4,0 12,0 16,0
Estribos €/m2
HM-20 5,5 7,5 12,0 19,0
COL. HM-20 1,0 1,3 2,1 3,8 Hasta 3 m 85
COL. TUBS 2,0 4,0 6,0 8,0 de 3 a 6 m 115
TOTAL (€/ml) 15,5 21,8 37,1 52,8 de 6 a 9 m 118
de 9 a 12 m 135
Muros y aletas €/m2
Hasta 3 m 63
SOLERA
POZOS PREFABRICADOS "IN SITU" h= Ø tubo + 20cm SUMINISTROS de 3 a 6 m 68
(h=50 cm) TOTAL de 6 a 9 m 78
h. pozo HM Col. Encof. Maones Anillo de
(10x15 Colocació Rebozado Cono Marco Pates (€/ud de 9 a 12 m 86
y )
cm) n (m2) reducción tapa 30 cm 50 cm 110 cm
(m2) Colocación €/m2
1,5 11 rend. > 60m2/dia 86
390
Ø 0,80 metros 3
20 12 61,6 17,6 35 85 12,5 15 22
24 40-60 m2/dia 86
46,8 474
pref. 4 110 29,33
HM 25-40 m2/dia 86
623
5 165 36,67
736
6.‐ APROVECHAMIENTO DE LOS RECURSOS QUE
NOS OFRECE INTERNET
6.1.‐ WEBS DE ORGANISMOS OFICIALES
D Todas la Licitaciones de los Boletines Oficiales en Cataluña (Diputación de Barcelona):
http://www.diba.cat/cido/default.asp

D Datos de los municipios y entes de Cataluña (Generalitat)

http://www.municat.gencat.cat/municat/index.php?page=consulta

D Plataforma de contratación del Estado

http://contrataciondelestado.es/wps/portal/!ut/p/c1/04_SB8K8xLLM9MSSzPy8xBz9CP0os3gTV39nZzcPIwMDV19jAyMPc3cLV2NnA
4MAU_1wkA48Kswg8gY4gKOBvp9Hfm6qfkF2dpqjo6IiAPUU8yA!/dl2/d1/L2dJQSEvUUt3QS9ZQnB3LzZfNEVPQ0NGSDIwOFMzRD
AyTERVVTZISDIwRzI!/

D Perfil de Contractació de la Generalitat de Catalunya

https://contractaciopublica.gencat.cat/ecofin_pscp/AppJava/search.pscp?reqCode=start&set‐locale=ca_ES

D Consulta de la clasificación de empresas del Ministerio de Economía y Hacienda

http://serviciosweb.meh.es/apps/contratistas/Consulta.asp

D Consulta de la clasificación de empresas de la Generalitat

http://www10.gencat.cat/pls/ecofin_jcca/p06.cercador_emp?xidi=1

D Detalles, secciones y tipologías sobre alcantarillados.

http://www.clabsa.es/
6.1.‐ WEBS DE ORGANISMOS OFICIALES

D Detalles, secciones y tipologías sobre alcantarillados.

http://www.clabsa.es/

D Formación: La Fundación Tripartita son los que gestionan el dinero que tiene el estado para formación en las empresas
y que la empresa puede recuperar
http://www.fundaciontripartita.org/

D Para los que quieren seguir estudiando la UPC tiene algo de formación online.
http://formaciocontinua.upc.edu/

D Un sitio donde buscar los datos climatológicos que afectan a los rendimientos de los equipos de unidades de obra
http://www.aemet.es/es/elclima/datosclimatologicos/valoresclimatologicos
6.2.‐ WEBS TÉCNICAS
D Un traductor y corrector de catalán muy bueno
D http://www.softcatala.org/traductor

D Un traductor de inglés y otros

D http://tradukka.com/

D Aplicaciones gratis: OpenOffice, Gimp (fotos), PDFCreator….

D http://einestic.pimestic.cat/

D Base de datos de precios de partidas y sus descompuestos: Metabase del Itec

D http://www.itec.cat/noumetabase2.c/consultes.aspx

D Base de datos de precios de partidas y sus descompuestos

D http://www.acae.es/i

D Listados de industriales ordenados por categorías

D http://www.construnario.com/

D Procedimientos constructivos y listados de industriales ordenados por categorías

D http://www.construmatica.com/
6.3.‐ WEBS DE EMPRESAS DE SERVICIOS PARA LICITACIONES

D Para fotos aéreas y ver una futura zona de obra

http://www.bing.com/maps/
http://maps.google.com/

D Resultado de las elecciones de cada municipio

http://www.3cat24.cat/especials/eleccions2011/

D Formación online de pago

http://www.structuralia.com/

D Formación online gratis (programas básicos)

http://www.aulaclic.es/

D Para enviar ficheros de hasta 100 MG gratis

https://www.yousendit.com/login.php?es=

D Compartir documentación online

http://www.adrive.com/
https://www.dropbox.com/

D Noticias del sector de la construcción:

http://www.structuralia.com/info/InformacionNot.asp?categoria=6
http://www.seopan.es/