CLASIFICACION

Gerente

Asesoría
Jurídica

Área de Área Área de

ventas contable operativa

CODIGO NOMBRE CODIG NOMBRE TIPOS

DEPENDENCI SERIE O SUBSERI DOCUMENTALES
A E
10 GERENTE
ASESORIA
JURIDICA
20 AREA DE
VENTAS
30 AREA
CONTABLE
40 AREA DE
OPERATIVA
PARA REALIZAR EL CUADRO DE
CLASIFICACION SE TIENE EN
CUENTAA

CLASIFICACION DE
QUE SON
LOS
DOCUMENTOS

SE LE ASIGNA EL NOMBRE A LA
ENTIDAD
FONDO
EJEMPLO: CONSTRUCTORA VITRAL
S.A.S

SE PUEDE IDENTIFICAR COMO LAS

DEPENDENCAS DE CADA
ORGANIZACIÓN
SECCIÓN
EJEMPLO: GERENCIA

SE PUEDE IDENTIFICAR COMO LAS

ACTIVIDADES DE CADA
SUBSECCION DEPENDENCIA

EJEMPLO: ASESORIA JURIDICA

CONJUNTO DE UNIDADES
DOCUMENTALES
SERIE
EJEMPLO: CONTRATOS DE OBRAS
 CONJUNTO DE UNIDADES
SUBSERIE DOCUMENTALES QUE HACEN
PARTE DE UNA SERIE

EJEMPLO CONTRATO CON

CONTARTISTA

FIN
 ORDENACIÓN

CONJUNTO DE
ACCIONES
ORIENTADAS A LA
CLASIFICACION,
ORDENACIÓN Y
DESCRICIÓN DE LOS
DOCUEMNTOS DE LA
ENTIDAD

SEGÚN SU SON:
CLASIFICACION

SE TIENE EN CUENTA LA SECUENCIA DE LA FECHA QUE

CRONOLOGICO TENGA EL DOCUMENTO, COMENZANDO POR EL AÑO, POR
MESES Y DIAS, RESALTANDO QUE LOS DOCUMENTOS SE
ORGANIZAN DEL MAS ANTIGUO AL MAS RECIENTE

SUELE TENER COMO REFERENTE PRINCIPAL LOS APELLIDOS

ALFABETICO DE UNA PERSONA O LA RAZÓN SOCIAL DE UNA EMPRESA Y
UTILIZA LAS LETRAS DEL ABECEDARIO COMO CRITERIO DE
ORDENACIÓN
 ES UN SISTEMA DE CÓDIGOS QUE PERMITE IDENTIFICAR A
NUMERICO UN DOCUMENTO CONCRETAMENTO.

EJEMPLO: EL NUMERO ASIGNADO A UNA FACTURA O

RECIBO

TOPOGRAFICA
PERMITE LA ORDENACIÓN DE ELEMENTOS EN FUNCIÓN DE
SU SITUACIÓN EN UNA ZONA O TERRITORIO
 DESCRIPCION

CONSTITUYE LA PARTE CULMINANTE

DEL TRABAJO ARCHIVISTICO Y COINCIDE
EXACTAMENTE EN SU FINALIDAD.

SI CUENTA CON
NO
1 INSTRUMENTOS DE
CONSULTA

EL CENSO

PERMITE IDENTIFICAR LOS ARCHIVOS

PERTENECIENTES A UN AMBITO
DETERMINADO Y SU OBJETIVO ES DAR A
CONOCER LOS FONDOS DE UN ARCHIVO CON
DATOS BASICOS

LA GUIA

DESCRIBE LAS AGRUPACIONES

DOCUMENTALES (FONDOS) ES UN
INSTRUMENTO QUE PROPORCIONA
INFORMACION GENERAL, EXACTA Y CONCISA
DE UNO O VARIOS ARCHIVOS.
 3

EL CATALOGO

DESCRIPCION ORDENADAMENTE Y DE
FORMA INDIVIDUALIZADA DOCUMENTOS
QUE GUARDAN ENTRE ELLOS UNA RELACION 4
O UNIDAD TIPOLOGICA, TEMATICA O
INSTITUCIONAL

LOS INDICES
INDICA LA LOCALIZACION DE LOS
DOCUMENTOS QUE CONTIENEN UNA
INFORMACION SOBRE LO QUE SE DESEA
CONSULTAR,LOS INDICES DEBEN
ESPECIFICAR,NOMBRES DE LAS PERSONAS QUE
LO ELABORO,FECHA Y LUGAR

54 EL INVENTARIO

DESCRIBE LAS SERIES DOCUMENTALES QUE

COMPONEN LAS UNIDADES ARCHIVISTICAS
DEACUERDO AL CUADRO DE CLASIFICACION.
 FOLIACION

ES LA ACCION DE
ENUMERAR LAS
HOJAS EN ORDEN
CONSECUTIVO DESDE
1 HASTA INFINITO A
TODOS LOS FOLIOS

REQUISITOS PARA LA FOLIACIÓN

1 C

LA DOCUMENTACIÓN DEBE
ESTAR PREVIAMENTE
CLASIFICADA

MATERIALES PARA LA FOLIACION

SE DEBE USAR LAPIZ DE MINA NEGRA Y

BLANDA, TIPO HB Ó B ; NO SE DEBE
USAR LAPIZ DE MINA ROJA
 INICIO

Conjunto de medidas
preventivas o correctivas
adoptadas para asegurar la
integridad física y funcional de
los documentos de archivo. si
¿Conoce las medidas
preventivas de los
documentos?

Se definen 4 factores externos de

deterioro y cumplimientos archivísticos: No
Medio ambiente, bióticos, desastres y
antropogéneticos

Son un conjunto de pautas a realizar para

que la documentación se mantenga
preservados y en conservación
Se aplica a aquellos documentos que tienen
valor permanente, es decir, los que tienen por
disposición legal o los que por su contenido
informan sobre el origen

Los documentos deben cumplir su ciclo

vital

Guardar superbísimamente y custodiar

la información.

La disposición final señalada debe ser aplicada

en las tablas de retención o de valoración FIN
documental, para los documentos que han
perdido sus valores primarios y secundarios.
 INICIO

Es el procedimiento mediante el cual Ponerse en contacto con el archivo general

los documentos pasan de un archivo para acordar fechas de traslado y aclarar dudas
otro del sistema sobre la forma de envió

Revisar los documentos asegurándose que

no falte ningún documento

¿Sabe que se si Agrupar documentos en expedientes de

delega con la
acuerdo con la actividad
transferencia?

Colocar expedientes en carpetas de

cartulina normalizadas
No

Colocar las carpetas en cajas archivadoras

Se delega responsabilidad jurídica

Rotulación de las carpetas en cajas

(número de identificación, unidad,
nombre serie documental, año)

Redacción de la hoja de transferencia de

documentos (nombre, teléfono, dirección,
correo, fecha, número de cajas, numero
de transferencia)

Formalización de transferencia fecha

concretada con el archivo general

FIN
 INICIO

¿Conoce la
Si
La foliación permite ubicar y localizar finalidad de la
rápidamente un documento foliación?

No

Se debe numerar de manera consecutiva

Su finalidad es diligenciar inventarios,
formatos de control de préstamo, TRD, TVD,
etc. y consultar inventarios, guías y catálogos.
No foliar utilizando números con
suplemento A-B-C

Escribir el número en la esquina superior

derecha del documento

Escribir el número de manera legible y sin

enmendaduras

No foliar pastas ni hojas en blanco

Los planos, mapas, dibujos tendrán el número

de folio consecutivo que le corresponde

Los anexos impresos (folletos, boletines,

periódicos, revistas) se numeran como un solo
folio

Cuando se encuentren varios documentos de

formato pequeño adheridos a una hoja se
escribirá su respectivo número de folio

Las radiografías diapositivas, negativas o

documentos en soportes similares se colocan
en sobre de protección y se hará la foliación
al sobre

No se deben foliar documentos en soportes

distintos al papel pero se debe dejar constancia FIN
de su existencia