LA FORMALIZACIÓN LABORAL Y SEGURIDAD SOCIAL

Documento guía para la Ventanilla Única Empresarial

Ministerio del Trabajo

Subdirección de Formalización Laboral y Protección del Empleo
2018

Carrera 14 Nº 99 - 33 Bogotá D.C., Colombia

PBX: 4893900 - FAX: 4893100
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 Contenido

La formalización laboral y seguridad social ............................................................. 3

Introducción............................................................................................................... 3
Obligaciones de la empresa en lo laboral .................................................................. 3
El contrato de Trabajo............................................................................................ 3
Elementos esenciales......................................................................................... 3
Modalidades de contratación laboral .................................................................. 4
El trabajador independiente. ............................................................................... 4
La Seguridad Social ........................................................................................... 4
Salud............................................................................................................... 5
Pensiones ....................................................................................................... 5
Régimen solidario de prima media con prestación definida ......................... 6
Régimen de ahorro individual con solidaridad ............................................. 6
Riesgos laborales ........................................................................................... 6
Subsidio familiar .............................................................................................. 7

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 La formalización laboral y seguridad social

Introducción

Las actividades empresarial y laboral están entrañablemente relacionadas, por esta razón las condiciones en
las que se ejercen deben corresponder tanto aun objetivo de generación de valor y riqueza como de
mejoramiento del bienestar social. Bajo esta premisa, toda empresa debe garantizar las condiciones para que
los trabajadores puedan ejercer sus actividades de forma libre y protegidos ante los riesgos y vicisitudes propias
del trabajo, lo que a su vez debe redundar en un compromiso de los trabajadores en la realización de su labor
y la calidad del trabajo.

La siguiente guía busca orientar al empresario sobre las obligaciones que debe cumplir una vez constituida su
empresa en el ámbito laboral y de seguridad social según el marco normativo colombiano.

Obligaciones de la empresa en lo laboral

La relación entre empresa/empleador y trabajador/empleado se rigen por el Código Sustantivo del Trabajo, así
como por la legislación en seguridad social (Ley 100 de 1993 y relacionadas), estas disposiciones son de
obligatorio cumplimiento. Bajo este marco normativo se define el trabajo como toda actividad humana libre, ya
sea material o intelectual, permanente o transitoria, que una persona natural ejecuta conscientemente al servicio
de otra, y cualquiera que sea su finalidad, siempre que se efectúe en ejecución de un contrato de trabajo.

El contrato de Trabajo

El contrato de trabajo es un acuerdo de voluntades por el cual una persona natural – empleado- se obliga a
prestar un servicio personal a otra persona – empleador-, natural o jurídica, bajo la continuada dependencia o
subordinación de la segunda y mediante remuneración o salario.

Elementos esenciales

Se considera que existe un contrato de trabajo cuando existen o se cumplen los siguientes elementos:

a. La actividad personal del trabajador, es decir, realizada por sí mismo;

b. La continuada subordinación o dependencia del trabajador respecto del empleador. Con la
exigencia del cumplimiento de órdenes y reglamentos. Sin que se afecte el honor, la dignidad y los
derechos mínimos del trabajador.
c. Un salario como retribución del servicio.

Cuando se manifiesten estos elementos se da por hecho la existencia de contrato de trabajo y no deja de serlo
por razón del nombre que se le dé ni de otras condiciones o modalidades que se le agreguen. Es decir, prima
la realidad de los hechos sobre las formas establecidas, aun cuando estas sean de buena fe y en todo caso
se aplica e interpreta la ley que sea más favorable al trabajador.

En la relación de trabajo se debe garantizar como mínimo:

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 I. Remuneración mínima correspondiente al salario minino mensual vigente, que puede ser equivalente
a los días trabajados.
II. Cesantías e intereses: como ahorro en caso de quedar cesante, o acceso para vivienda y educación.
III. Vacaciones 15 días hábiles por año, remuneradas.
IV. Dotaciones 3 por año, para trabajadores que devengue menos de 2 smmlv.
V. Prima de servicio: Un salario mensual por cada año laborado. Pagado por semestres.
VI. Aportes a Subsidio Familiar para el acceso a la compensación familiar, subsidio de educación,
vivienda, capacitación.
VII. Aporte a SENA e ICBF por los trabajadores que devenguen menos más de 10 SMMLV.
VIII. Aseguramiento a través de los aportes en:
a. Salud para proteger en caso de enfermedad, incapacidad por enfermedad o maternidad.
b. Pensiones como ahorro para la vejez
c. Riesgos laborales en caso de accidente de trabajo o enfermedad laboral.

Esto sin desconocer las especificaciones propias de cada caso y empresa. Así mismo, toda empresa debe
garantizar el cumplimiento e implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.

Modalidades de contratación laboral

Los contratos de trabajo obedecen a características y necesidades específicas de acuerdo con la labor ejercida,
por esta razón existen ciertas modalidades de contratos de acuerdo con el tiempo de duración:

a. A termino determinado o fijo

b. Por tiempo que dure la realización de la obra o labor determinada
c. Por tiempo indefinido
d. Ocasional, accidental o transitorio

El trabajador independiente.

El trabajador independiente o por cuenta propia se define como aquel que no tiene un empleador, sino que es
su propio empleador, por lo tanto, no puede aplicarse obligaciones propias de la relación laboral. Sin embargo,
frente a la protección en seguridad social todos los trabajadores están obligados a cumplir con el marco
normativo de la seguridad social, el trabajador independiente con ingresos suficientes debe contribuir a salud,
pensiones y riesgos laborales.

Este tipo de trabajador también se clasifica los trabajadores por prestación de servicios o contratista, los cuales
si bien no tienen empleador si deben tener plena autonomía técnica y directiva y realizar las actividades por sus
propios medios.

La Seguridad Social

Un tema esencial para la formalización laboral es la afiliación y cotización a la seguridad social de los
trabajadores. Toda empresa o empleador está obligado afiliar a cada uno de sus trabajadores a Salud,
Pensiones, Riesgos Laborales y Cajas de Compensación Familiar.

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La afiliación a cada uno de estos sistemas lo debe realizar el empleador en cada una de las entidades
correspondientes, mientras que la cotización o pago se realiza de manera conjunta a través de la Planilla
Integrada de Aportes a la Seguridad Social PILA, el empleador puede escoger entre los múltiples operadores.

Salud

El aseguramiento en salud se hace a través de la afiliación a una Entidad Promotora de Salud o EPS que debe
escoger libremente el empleado.

La cotización corresponde al 12,5% del salario devengado o ingreso base de cotización; de los cuales el
empleador debe pagar 8,5% y el empleado un 4%. Actualmente, las empresas (contribuyentes declarantes del
impuesto de renta y complementarios) no están obligadas a pagar el aporte del empleador para aquellos
empleados que devenguen menos de diez (10) salarios mínimos legales vigentes (Artículo 65, Ley 1819 de
2016/artículo 114-1 del Estatuto Tributario).

La afiliación a salud le permite al trabajador acceder a las prestaciones asistenciales del Plan Obligatorio de
Salud que incluye acciones de promoción de la salud, prevención de la enfermedad y de recuperación de la
salud desde la medicina preventiva básica hasta tratamientos de alta complejidad, para cotizante y
beneficiarios. También puede acceder a prestaciones económicas por incapacidad por enfermedad común,
licencias de maternidad o paternidad.

El trabajador puede asegurar a su familia sin costo adicional como beneficiarios: hijos, conyugue, padres a
cargo o familiares dependientes económicamente o en condición de discapacidad a cargo.

Para la afiliación en salud se debe realizar el registro en el Sistema de Afiliación Transaccional tanto de la
persona trabajadora, su familia y el empleador o empresa, por una única vez en el portal de Mi Seguridad Social
https://www.miseguridadsocial.gov.co.

Una vez realizado el registro debe realizar la inscripción en la EPS que escoja el empleado a través de los
tradicionales formularios de afiliación.

Pensiones

El sistema general de pensiones tiene por objeto garantizar a la población, el amparo contra las contingencias
derivadas de la vejez, la invalidez y la muerte, mediante el reconocimiento de las pensiones y prestaciones
determinadas por la ley.

Al afiliarse el empleado estará protegido con el fin de garantizarle:

• Pensión de vejez de acuerdo con la edad de jubilación las semanas cotizadas o el nivel de ahorro
logrado, según corresponda el régimen de pensiones.
• Pensión de invalidez por riesgo común
• Pensión de sobrevivientes
• Prestaciones adicionales: mesada adicional y auxilio funerario.

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La cotización corresponde al 16% del salario devengado o ingreso base de cotización; de los cuales el
empleador debe pagar 12% y el empleado un 4%.

El empleador debe garantizar la afiliación y pago de los aportes, para lo cual debe realizar el diligenciamiento
de los formatos dispuestos para tal fin por los fondos o administradoras de pensiones. Una recomendación muy
importante en el caso de pensiones es que el empleado conozca las alternativas que tienen en términos del
ahorro pensional, en el país existen dos tipos de regímenes de ahorro: régimen de prima media y régimen de
ahorro individual con solidaridad.

Régimen solidario de prima media con prestación definida

En el régimen solidario de prima media con prestación definida los aportes de los afiliados y los empleadores,
así como sus rendimientos, constituyen un fondo común de naturaleza pública. El monto de la pensión es
preestablecido, así como la edad de jubilación y las semanas mínimas de cotización. En este régimen no se
hacen cotizaciones voluntarias, ni se puede optar por pensiones anticipadas.

Este régimen esta administrado por Colpensiones, para obtener mayor información puede dirigirse a la página
de web de la entidad www.colpensiones.gov.co.

Acceda al Portal del Aportante

https://www.colpensiones.gov.co/empleador/Publicaciones/tramites_de_entidades/acceda_al_portal_del_aport
ante

Empleadores - Afiliación de trabajadores

https://www.colpensiones.gov.co/empleador/publicaciones.php?id=534

Régimen de ahorro individual con solidaridad

En el régimen de ahorro individual con solidaridad los afiliados tienen una cuenta individualizada, en la cual se
abona el valor de sus cotizaciones y las de su empleador, las cotizaciones voluntarias, los bonos pensionales
y los subsidios del Estado si hubiere lugar a ellos, más todos los rendimientos financieros que genere la cuenta
individual. El monto de la pensión es variable y depende, entre otros factores, del monto acumulado en la
cuenta, de la edad a la cual decida retirarse el afiliado, de la modalidad de la pensión, así como de las semanas
cotizadas y la rentabilidad de los ahorros acumulados.

Para mayor información respecto a este régimen y las entidades que lo administran puede dirigirse a la página
web de Asofondos.

http://www.asofondos.org.co/que-es-el-regimen-de-ahorro-individual-rais

Riesgos laborales

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El Sistema General de Riesgos Laborales es el conjunto de entidades públicas y privadas, normas y
procedimientos, destinados a prevenir, proteger y atender a los trabajadores de los efectos de las enfermedades
y los accidentes que pueden ocurrirles con ocasión o como consecuencia del trabajo que desarrollan.

Las disposiciones vigentes de salud ocupacional relacionadas con la prevención de los accidentes de trabajo y
enfermedades laborales y el mejoramiento de las condiciones de trabajo, hacen parte integrante del Sistema
General de Riesgos Laborales (Ley 1562 de 2012).

Con el aseguramiento en Riesgos Laborales se protege tanto el empleado como la empresa, los beneficios de
este sistema son:

• Acceder a las actividades de promoción y prevención de la salud y riesgos derivados la actividad

laboral.
• Acceder a las prestaciones de atención de la salud de los trabajadores y las prestaciones económicas
por la incapacidad temporal a que haya lugar frente a las contingencias del accidente de trabajo y las
enfermedades laborales.
• Reconocimiento y pago a los afiliados de las prestaciones económicas por incapacidad permanente
parcial o invalidez, que se deriven de las contingencias del accidente de trabajo o enfermedad laboral
y la muerte de origen laboral.

La empresa o empleador es la que escoge la aseguradora en riesgos laborales de forma libre y voluntaria. La
cotización depende del nivel de riesgo asociado a las actividades de la empresa o incluso al lugar o centro de
trabajo específico, la siguiente es la tabla

De acuerdo con la clase de riesgos, el Gobierno Nacional estableció la siguiente tabla de cotización:

Clase de Tarifa Descripción actividades generales asociadas

riesgo
I 0,522% Financieras, trabajos de oficina, administrativos, centros educativos, restaurantes.
II 1,044% Algunos procesos manufactureros como fabricación de tapetes, tejidos,
confecciones y flores artificiales, almacén por departamentos, algunas labores
agrícolas.
III 2,436% Algunos procesos manufactureros como la fabricación de agujas, alcoholes y
artículos de cuero.
IV 4,350% Procesos manufactureros como fabricación de aceites, cervezas, vidrios, procesos
de galvanización, transportes y servicios de vigilancia privada.
V 6,960% Areneras, manejo de asbesto, bomberos, manejo de explosivos, construcción y
explotación petrolera.

Toda empresa debe implementar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, en el portal del
Fondo de Riesgos Laborales podrá obtener información adicional sobre este asunto:
http://fondoriesgoslaborales.gov.co

Subsidio familiar

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El subsidio familiar es una prestación social pagadera en dinero, especie y servicios a los trabajadores de
medianos y menores ingresos, en proporción al número de personas a cargo, y su objetivo fundamental consiste
en el alivio de las cargas económicas que representa el sostenimiento de la familia, como núcleo básico de la
sociedad (Ley 21 de 1982)

A través de las Cajas de Compensación se obtienen beneficios tanto para las empresas como para los
empleados en temas de:

• Cuota monetaria de compensación familiar por cada hijo o persona a cargo dependiente
económicamente.
• Promoción y prevención en salud
• Servicios de recreación
• Capacitación
• Acceso al Mecanismo de Protección al Cesante en caso de pérdida de empleo que le permite obtener
prestaciones económicas y acompañamiento para la reinserción laboral.

La empresa o empleador es la que escoge la Caja de Compensación Familiar de acuerdo con jurisdicción
departamental. La cotización corresponde a un 4% de salario o IBC a cargo del empleador.

Para mayor información sobre la formalización laboral y otros aspectos con el mundo laboral el empresario
puede consultar la página del Ministerio del Trabajo: Empleo pensiones/Subsidio Familiar

http://www.mintrabajo.gov.co/web/guest/empleo-y-pensiones/subsidio-familiar

Preguntas y respuestas frecuentes

¿Una vez constituida la empresa con la Ventanilla Única Empresarial que debo hacer para afiliar a mis
empleados a la seguridad social?

Con la Ventanilla Única Empresarial se facilitará la identificación y verificación de información básica de la

empresa para iniciar la inscripción ante las entidades de la seguridad social, que le permitirá afiliar a los
empleados a cargo. En este sentido, basta con el número del NIT para que las entidades de la seguridad puedan
identificar la empresa y pueda iniciar el proceso de afiliación de los empleados.

Una vez afilie a sus trabajadores podrá realizar el pago de la Seguridad Social en un solo punto a través los
operadores de la Planilla Integrada de Aportes a la Seguridad Social PILA:

La Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA) es una ventanilla virtual que permite el pago integrado
de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales en la cual los aportantes reportan la
información para cada uno de los subsistemas en los que el cotizante está obligado a aportar. Es
responsabilidad del aportante suministrar la información para la liquidación de aportes al Sistema de Seguridad
Social Integral y Parafiscales.

Mayor información en: https://www.minsalud.gov.co/proteccionsocial/Paginas/pila.aspx

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ABECE de la PILA

https://www.minsalud.gov.co/sites/rid/Lists/BibliotecaDigital/RIDE/DE/OT/pila-abece-2017.pdf

¿Si me formalizo pierdo los beneficios que recibo de otros programas sociales del Estado?

No. La formalización laboral, a través de la afiliación al Sistema General de Seguridad Social Integral, no afecta
el acceso a otros programas de asistencia social.

¿Si trabajo en diferentes casas o por días me puedo afiliar y cotizar a Salud, Pensión, Riesgos y Cajas
de Compensación Familiar? ¿De qué manera?

Si trabaja por días, en diferentes casas, puede afiliarse a los sistemas de Pensiones, Riesgos Laborales y
Subsidio Familiar, de acuerdo con el Decreto 2616 de 2013, y cada empleador pagará el aporte en proporción
a los días trabajados. No se afiliará al régimen contributivo de salud; se mantendrá en el régimen subsidiado.

¿En qué me beneficio con afiliarme y cotizar a pensiones?

La contribución al sistema de pensiones es una inversión para su futuro, cuando se es joven no se piensa en
la vejez. La afiliación al sistema de pensiones permite obtener la pensión cuando se cumplan los requisitos de
tiempo cotizado (1.300 semanas) y de edad (57 años para las mujeres y 62 años para los hombres).

¿Cuáles son los beneficios que obtengo al afiliarme a la Caja de compensación Familiar?

El trabajador como su grupo familiar pueden acceder a todos los beneficios y subsidio que su categoría
determine, tales como:
a. Cuota monetaria
b. Subsidio de vivienda
c. Apoyo directo y acceso a crédito
d. Recreación y bienestar familiar
e. Educación, turismo y cultura
f. Programas sociales

¿Qué beneficios recibo por afiliarme a una Caja de Compensación Familiar?

La finalidad del Sistema de Subsidio Familiar es conceder beneficios en dinero y en especie a los trabajadores
que perciben menores ingresos. Concretamente, se tienen acceso a la cuota monetaria para sostenimiento,
servicios de recreación, promoción de la salud, subsidio de vivienda, capacitación y protección en caso de
desempleo.

Yo trabajo por días y cobro un salario integral de $50.000, y con eso me están pagando todas las prestaciones
“de ley”, incluido lo de la seguridad social.

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Ese ingreso no es ningún “salario integral”. El salario integral vale, como mínimo trece SMMLV –para el 2016,
corresponde a $8.962.902–, y no incluye los aportes a la seguridad social ni las vacaciones. El día de salario
integral vale $298.734. Entonces, un pago de $50.000 no puede ser correspondiente a un salario integral.

¿Para qué me afilio a riesgos laborales si en mi trabajo no los tengo?

Usted se afilia para protegerse de los riesgos que conlleva trabajar. Toda persona que trabaja está expuesta a
enfermedades y accidentes laborales.

¿Si me formalizo mis ingresos diarios serán menos de los que recibo ahora?

Puede ser que al final del día reciba “menos” dinero, pero por cuenta del pago del aporte, accede a todos los
beneficios prestacionales que concede el sistema General de Seguridad Social Integral, en Pensiones, Salud,
Riesgos Laborales y Subsidio Familiar. El pago del aporte no es un gasto: es una inversión, en su futuro y en
el de su familia.

¿Puedo formalizarme y seguir siendo beneficiaria de mi esposo?

No. El beneficiario solo recibe las prestaciones asistenciales del sistema de salud, y la seguridad social no es
solamente la atención en salud. Cuando se afilia a la Seguridad Social como cotizante, accede a prestaciones
económicas, deja de depender económicamente de cualquier persona, y hace una inversión en su bienestar y
en su futuro. Incluso, llegado el caso, puede afiliar usted a su esposo como su beneficiario.

¿Cómo puedo cotizar a la seguridad social, cuando soy un trabajador independiente?

El Trabajador Independiente asume la totalidad del valor de la cotización, para cada rubro, así:

I. PENSION 16% del ingreso base de cotización;

II. SALUD 12,5% del ingreso base de cotización
III. RIESGOS LABORALES Cotización con la tarifa correspondiente al riesgo que le corresponda por su
actividad.

El ingreso base de cotización del trabajador independiente corresponde al 40% del ingreso que reciba en el
mes, sin que sea inferior al SMMLV.

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