Gestión de costo eficiente para los despachos de abogados

A pesar de que la abogacía no es considerada una actividad mercantil, las oficinas

funcionan como empresas, ya que tienen funcionarios, pagan tributos, realizan
marketing jurídico, tienen gastos fijos, etc. Por eso, el gestor de un despacho de
abogados debe estar atento a la gestión de costos.
Así que la adopción de un sistema de gestión de costos, seguramente, propiciará
informaciones útiles que posibilitar, además de un mayor conocimiento sobre la
situación económico-financiera, el control de los gastos y el establecimiento de
prioridades en la actuación de la defensa.
La gestión de costos es fundamental para el mantenimiento de una oficina y se debe
prestar atención a ella desde el momento en que se comienza a planificar el
negocio. Los abogados tienen que planificarse financieramente aún mejor que los
profesionales de otras áreas, ya que la mayor parte de sus ingresos son
imprevisibles. En las acciones judiciales, que generalmente son la mayor fuente de
ingresos de las oficinas, el cliente paga un pequeño valor inicial y el resto al final de
la causa, si tiene éxito. Por otro lado, los quioscos tienen gastos y costos fijos, como
salarios de colaboradores, alquiler, cuenta de luz, entre otros.
La gestión de costos en una oficina de abogados
Saber precisar los servicios jurídicos y hacer el control de los pagos son los primeros
pasos para la gestión de costos de una oficina. La referencia para definir los
honorarios de abogados es la tabla de éstos, sin embargo, debe ser utilizada en
obediencia al principio de la razonabilidad. Antes de asumir cualquier demanda, es
necesario saber calcular el costo necesario para la realización del servicio, que debe
considerar desde el mantenimiento de la oficina, el marketing jurídico, hasta los
gastos con el tiempo gastado en reuniones, estudio, investigación y tramitación del
proceso con posibilidad de interposición de un proceso recursos y embargos.
La elaboración de un contrato que contenga los servicios que se presten y el valor
acordado evita discusiones futuras y trae más seguridad para la gestión financiera
de la oficina. Es importante que el cliente esté informado sobre toda la planificación
y los movimientos que el despacho de abogados hace en la conducción de su acción
judicial. Esto es posible a partir de informes periódicos de los abogados al cliente,
vía e-mail o por softwares específicos, y muestre que el trabajo desarrollado va más
allá de los pasos que involucran directamente al cliente.
Separando el personal del profesional
Otro punto importante en la gestión de costos es la organización: el administrador
de la oficina jurídica debe separar las cuentas personales de las finanzas de la
empresa, los gastos de hogar no deben entrar en la hoja de cálculo de costos de la
oficina. Es esencial saber exactamente cuáles son los costos de la banca, lo que
facilita el listado de gastos fijos y variables, como impuestos, costas procesales, el
marketing jurídico, entre otros.
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