Karen Xiomara Angarita Guerrero

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BENEFICIOS Y POSIBLES DESVENTAJAS DE LA IMPLEMENTACIÓN DE ERP EN LA

NUBE EN UNA ORGANIZACIÓN

En los últimos años, hemos venido presenciando el fuerte lazo existente entre las distintas
áreas de la empresa, por tanto, la mayoría de las investigaciones a nivel empresarial se
han enfocado en encontrar esa “fórmula secreta” con la cual suplir esta creciente necesidad.
Los sistemas de planificación de recursos empresariales ERP, llegaron a mejorar la manera
en que las empresas organizan, utilizan y controlan los datos y la información, provenientes
de los distintos departamentos para un mejor trabajo en conjunto, guiados hacia el mismo
objetivo empresarial y por ende al aumento de los ingresos de la organización. Todo esto
de la mano de los avances tecnológicos que impulsan la resolución de muchos de los
problemas que se habían venido evidenciando, así también impactando a una mejora en
los diferentes aspectos de la vida.
Es por esto, que, en el escenario actual no podemos ser competitivos sin hacer parte del
proceso de flexibilidad, adaptabilidad y escalabilidad que debe vivir una empresa con su
entorno para afrontar la transformación de la industria. Pero esto no es fácil, así como un
ERP puede facilitarte muchas de las tareas de la compañía, también amerita una alta
inversión inicial en equipos de cómputo especializados, personal calificado para soportar la
infraestructura tecnológica, entre muchas otras más.
En este ensayo hablaré sobre una alternativa que ha tomado bastante fuerza en los últimos
años: “Cloud ERP” o ERP en la nube, esta herramienta le ha dado solución a micro,
pequeñas, medianas y grandes empresas que hacen un gran esfuerzo por estar a la medida
de sus competidores.
Los sistemas ERP en la nube contienen las principales características de los ERP
tradicionales, pero con un manejo del mismo a través de internet, es decir que hace
referencia a un software ubicado en los servidores web del proveedor contratado, así que
no necesita instalar nada local para usar sus servicios.
Estos sistemas representan una opción con diferentes ventajas, algunas de ellas son:
La capacidad de almacenamiento ilimitada, porque al ser un servicio en la nube se convierte
en una buena inversión para nuestra empresa si buscamos una manera eficiente, efectiva
y segura para compartir archivos y trabajar de forma colaborativa. Además, este sistema
permite realizar copias de seguridad en la nube, algo que ya es imprescindible para
cualquier tipo de empresa, debido a los altos riesgos de pérdida de datos, bien por error
humano, fallos de sistemas, incidencias o ataques externos. Esto es particularmente útil
para realizar copias de seguridad, si estamos manejando grandes cantidades de datos para
nuestra actividad empresarial.
Un menor costo, puesto que como lo dije anteriormente, la información estará en los
servidores de nuestro proveedor. Esto quiere decir, que la empresa pagará únicamente por
el derecho a acceder a un servidor y utilizar un programa. Estos pagos serán normalmente
mensuales y aumentarán dependiendo del número de usuarios que utilicen el sistema. En
ese único pago mensual irá incluido el servicio, las actualizaciones y el mantenimiento.
También, como bien sabemos, el coste total de la implantación de un ERP en la nube es
significativamente más bajo que el de un ERP local instalado y ejecutado en computadoras
en las instalaciones de la organización, llamado “on premise”. Las cifras en cuanto a la
operación del software si son difíciles de definir, aunque en general se pueden obtener
ejemplos determinados de presupuestos para pequeñas, medianas y grandes empresas.
Del mismo modo, el precio del sistema podrá ser diferente dependiendo del sector en el
que trabaje la empresa que desee el sistema.
Otra ventaja de la implementación del ERP en la nube, es una constante mejora y
actualización a la última versión del servicio por parte de los proveedores, la cual es
entregada de forma automática y sin ningún costo adicional, lo que genera un gran avance,
dado que el costo de actualización era el mayor, motivo por el cual el sistema se convertía
muchas veces en obsoleto como consecuencia directa de los distintos avances en
investigación y desarrollo, que permiten en tiempo relativamente breve, fabricar y construir
equipos mejorados con capacidades superiores a los anteriores.

Este sistema también es beneficioso, porque presenta una alta flexibilidad de acceso a la
información sin importar dónde, cuándo, o cómo se establezca el enlace con la plataforma.
El único requisito es disponer de una conexión a internet. El usuario tendrá información en
tiempo real desde cualquier tipo de dispositivo. Por otro lado, cabe señalar la velocidad a la
que el sistema le permite añadir o quitar usuarios, así como asignar tareas, entre otras más
funciones.
Todos estos anteriores beneficios dependen ampliamente de las metodologías utilizadas
en cada uno de los proyectos por las personas a cargo del uso del sistema para evitar
posibles inconvenientes en su adopción, de modo que mejore la calidad de todos los
procesos y por tanto optimicen cada una de las áreas de la organización, que es nuestro
principal fin.
Dicho esto, me gustaría hablar sobre algunas desventajas que pueden presentarse en la
implementación de un sistema ERP en la nube, puesto que son varios los fracasos
presentados durante su utilización y dados principalmente por la falta de controles que se
puede presentar en muchos aspectos.
En primer lugar, es la incertidumbre que puede presentarse en la organización por parte del
control que se puede tener sobre sus datos, porque no son los únicos con acceso a los
mismos y en el peor de los casos podrían perderse. Por tanto, debemos asegurarnos de
que nuestro proveedor sea confiable y cumpla con todos los requisitos legales para que
exista una alta protección de nuestros datos.
Otro aspecto de mi proveedor que me generarían desventaja, es alguna paralización por
mantenimiento del sistema. Los proveedores deberán comunicar dichos mantenimientos,
pero es otro elemento que puede no estar ajustado a mi plan de funcionamiento como
organización.
Peor aún sería el hecho de que mi proveedor dejara de hacer parte del mercado, es decir,
que no continúe proporcionando el servicio, ya que esto traería como consecuencia que el
ERP en la nube también dejará de funcionar. El servicio ofrecido por proveedores de este
sistema mediante un software ha atraído a muchas empresas, no obstante, algunas de ellas
no han podido aguantar la competencia y han acabado cerrando como sucede en muchos
mercados.
Por último, otra desventaja presente en el ERP en la nube es que se puedan presentar
fallos en la conexión de internet, pues es otro aspecto que no puede ser controlado, pero
suponen un problema grave cuando necesite trabajar con el ERP. La única forma de
enfrentar este posible problema es asegurar una buena conexión a internet para el
aprovechamiento del software.
Para concluir, aunque parezca que la implantación de un ERP en la nube puede ser fácil y
rápida, la instalación inadecuada de este tipo de servicios puede generar retrasos costosos
y frustrantes en las compañías. Existen algunos fallos que pueden convertir el cambio de
un ERP on-premise a uno en la nube en un verdadero problema. Para evitar dichos fallos
debemos ser conscientes como organización de cuales son los aspectos o necesidades de
la empresa que me están inclinando a tomar la decisión de implementar uno de estos
sistemas y no el otro, de qué tanto estoy dispuesto a arriesgar y del esfuerzo que debo
hacer para que las metodologías que apoyen su implementación sean las optimas bajo el
marco de los diversos factores sociales, tecnológicos, organizativos y ambientales que
afecten la adopción en este caso de un sistema ERP en la nube, porque es una decisión
estratégica que podrá aumentar mi productividad.

BIBLIOGRAFÍA
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