Antecedentes históricos de las Normas Archivísticas

Aunque no se conocen los textos de las primeras disposiciones archivísticas,

existen múltiples testimonios que prueban su existencia desde los propios
orígenes de los archivos cuando éstos tenían exclusivo valor administrativo y
legal, o cuando la información era restringida y manejada por los altos funcionarios
y los sacerdotes, como ejemplo de ello encontramos:

Los Cálculos de Mesopotamia,

El Arkheion de los griegos,

Los Tabularlos de los romanos,

Los Pictogramas y Glifos de los aztecas

Los quipus de los Incas.

Algunos referentes históricos:

En la polis griega se dio un salto cualitativo en la historia de los derechos de los

ciudadanos, su participación en la vida política y el acceso a los archivos del
Estado, al permitirse la consulta de aquellos, obtener información y aún copia de
los documentos conservados en el templo del Metrón.

Por su parte, los Papas y los Concilios fueron los que promulgaron disposiciones
para los archivos de la Iglesia.

En la historia de Occidente la apertura de los archivos a los ciudadanos está

íntimamente ligada al desarrollo de la noción de democracia. Cuando el poder
público se diluye, como ocurrió en el Feudalismo, o cuando se ejerce en forma
arbitraria como en los totalitarismos o en las dictaduras, los archivos no se forman
o se destruyen o no se permite su consulta.

La Revolución Francesa, con el decreto del 25 de julio de 1794 (consagró en la

historia moderna el derecho a la información) los archivos estatales fueron
proclamados propiedad de la Nación. Se eliminó así el carácter secreto y
patrimonial de los archivos del antiguo régimen y se fue abriendo el paso al
principio del control democrático de la administración, mediante el acceso a los
documentos de la misma, lo que conllevó a legislar en sentido global.

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Este tipo de legislación global se extendió primero a diferentes países de Europa y
en la segunda mitad del siglo XIX a América, y dio lugar ala creación de los
Archivos Finales o Históricos.

Cabe anotar que, las normas que regulan el uso y consulta directa de los
documentos con valor histórico no pueden entenderse como una cortapisa al
derecho de la información, pues aquéllas se establecen por razones específicas
de conservación, que en último término son una garantía del propio derecho a la
información.

En el siglo XX se pone fin a las disposiciones aisladas sobre conservación de

documentos, puesto que surgen nuevas legislaciones, no limitadas a la
conservación, organización y servicio de los grandes archivos históricos sino que
regulan la protección, el control, la organización, el acceso, desde la gestión de los
documentos hasta su depósito definitivo en archivos permanentes. Su
consecuencia lógica fue el surgimiento de los Sistemas Nacionales de Archivos
(S.N.A).

Sin embargo, aún existen países sin una legislación de este tipo y solo cuentan
con reglamentos o disposiciones parciales.

Dada la trascendencia del tema, el Consejo Internacional de Archivos ha

convocado a la comunidad archivística a debatir los asuntos inherentes a la
legislación y los reglamentos de archivos en múltiples eventos; así mismo ha
contratado estudios comparativos y ha formulado directrices, para que a partir de
unos conceptos universales y de unos principios básicos se actualice la
legislación.

Comienzos de una política archivística en Colombia

Texto tomado de las memorias del primer seminario del Sistema Nacional de
Archivos. Santafé de Bogotá, D.C., noviembre 4-6 de 1992.

Factores que dieron origen

La tendencia que dio origen al surgimiento de una política archivística en Colombia

se enmarca dentro de una más amplia de carácter universal. Los archivos públicos
están íntimamente ligados al surgimiento del Estado-Nación y en la medida en que

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éste fue extendiéndose y consolidándose, los repositorios documentales se fueron
definiendo como parte del patrimonio cultural de una Nación y necesarios para la
Administración.

En el siglo pasado, en nuestro medio, los archivos tenían más valor cultural que
administrativo, pero el propio desarrollo del Estado y las nuevas responsabilidades
frente a los asociados, exigieron una redefinición del archivo y la asignación de
nuevas funciones como la de servir de soporte a la gestión administrativa y
garantizar derechos de los ciudadanos. Esto es, que en la medida en que el
Estado crecía, como consecuencia de su cada vez más amplia gestión e
intervención en los asuntos propios de los particulares, la producción de
documentos se incrementaba considerablemente y demandaba una mayor
atención para su organización, conservación y consulta.

En el siglo XX, es importante destacar la adopción de políticas culturales a partir

de nuevas concepciones acerca de la civilización y de la cultura de los pueblos,
desarrolladas por organismos especializados de la Unesco y la subsiguiente
aparición de entes continentales, regionales y nacionales en defensa de la
identidad y diversidad cultural de las comunidades, que sirvieron de mecanismos
para promover la defensa del patrimonio documental.

A finales de la década de los años 60 del presente siglo, organismos

especializados como el Consejo Internacional de Archivos, acentuaron su acción a
fin de interesar a los distintos gobiernos para que adoptasen políticas archivísticas
como esenciales para el desarrollo de sistemas de información, defensa de la
identidad cultural, apoyo para la administración y fuente de investigación y
creación de cultura. Ya en la década de los 70, se inició el diseño de lo que podría
ser una política archivística en Colombia, para estar a tono con los nuevos
enfoques, en concordancia con los esfuerzos por modernizar la administración y
como respuesta a los estímulos internacionales.

Otro factor importante que originó un creciente interés por los archivos y las
políticas archivísticas fue la atención que las universidades, los intelectuales y los
círculos académicos prestaban a los nuevos enfoques metodológicos y corrientes
historiográficas que impulsaron la investigación histórica y de las Ciencias
Sociales mediante el uso de fuentes documentales, repositorios, colecciones y
archivos.

Son los anteriores factores los que generaron la necesidad de consolidar una
política archivística para nuestro país.

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Principales cambios administrativos producidos en el Archivo Nacional.

Puede decirse que la actividad archivística se formalizó a partir de 1868, cuando

por disposición del General Santos Acosta, se creó el Archivo Nacional y se
adscribió a la Secretaría del Interior y Relaciones Exteriores. Este Decreto se
considera piedra angular de nuestra estructura archivística y lleva el número 1134
del 17 de enero de 1868. Mediante esta disposición se creó una sección de
Archivos Nacionales en la mencionada secretaría para lo cual deberían fundirse
en un solo local los cuatro archivos de las Secretarías de Estado.

Posteriormente, en el año de 1880, mediante la Ley 106 del 23 de agosto, se

incorporó, a la recientemente creada Universidad Nacional, el Archivo de la Nación
correspondiente a la época de la Colonia. Pocos días después, el 30 de
septiembre, se dictó el Decreto 834, que anexó a la Biblioteca Nacional el
empleado encargado del archivo de la época de la Colonia. A comienzos de siglo,
mediante Ley 38 del 27 de abril de 1905 se ordenó que el Archivo del Consejo de
Estado y la Biblioteca pasaran al Ministerio de Gobierno.

Con la Ley 57 del 23 de noviembre de 1935, se estableció que debía organizarse

el Archivo Nacional, como Departamento Administrativo dependiente del Ministerio
de Gobierno, se determinaron sus funciones y la obligación de los Ministerios y
demás oficinas públicas de enviarle los expedientes ya finalizados. El Decreto
2032 del 22 de agosto de 1936, reglamentario de la Ley 57 estipuló funciones al
Archivo Nacional y estableció que los restantes Departamentos Administrativos
enviaran sus expedientes al nuevo ente.

Por Decreto Legislativo número 205 de 1937, el Archivo Nacional que funcionaba
como dependencia del Ministerio de Gobierno fue incorporado a la Biblioteca
Nacional. Mejor aún, se reincorporó a ésta, pues se adscribió al Ministerio de
Educación y se trasladó del Palacio de Justicia, donde entonces se encontraba, al
recién construido edificio de la Biblioteca Nacional.

Mediante el Decreto 909 de abril 19 de 1963, por el cual se reorganizaron la

Biblioteca y el Archivo Nacionales, se establecieron nuevas funciones y se
incorporaron, como entidades asesoras y coordinadoras, un Consejo Nacional de
Archivos y una Junta de Selección y Adquisiciones.

El Decreto-ley 3154 de 1968, mediante el cual se creó el Instituto Colombiano de

Cultura, Colcultura, asignó a este instituto, la custodia del patrimonio documental
de la Nación y en consecuencia, el Archivo Nacional se integró a él. En los
estatutos de Colcultura, aprobados por el Decreto 994 de 1969, se le asignó, entre
otras, la tarea de organizar los archivos nacionales.

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Colcultura, por Acuerdo 2 de 1969, mediante el cual determinó la organización del
Instituto, creó la División de Archivos Nacionales, cuyas funciones se fijaron en su
artículo 13 y se especificaron mejor en el Acuerdo número 3 del 7 de febrero de
1974.
Finalmente, y en relación con los principales cambios administrativos producidos
en el Archivo Nacional, se expidió el 22 de diciembre de 1989, la Ley 80, por la
cual se creó el Archivo General de la Nación y se dictaron otras disposiciones. Se
estableció que la División de Archivo Nacional dependiente de la Subdirección de
Patrimonio Cultural de Colcultura se debía incorporar al nuevo ente. Se determinó
que el Archivo General de la Nación sería un establecimiento público, del orden
nacional, adscrito al Ministerio de Gobierno y se establecieron sus principales
funciones.

El 3 de agosto de 1990, se expidió el Decreto 1777, por el cual se aprobó el

Acuerdo que adoptó los estatutos del Archivo General de la Nación. Dos años más
tarde, el 28 de enero de 1992, mediante Decreto 163, se aprobó el Acuerdo de
Junta Directiva, sobre adopción de la estructura de la mencionada institución.

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