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Introduction Générale

Partant de son invention jusqu’à nos jours, la comptabilité est aujourd’hui l’une des sciences
universelles qui a sans doute pris de l’ampleur en un laps de temps. De par son importance qui n’est
plus à démontrer, elle s’est propagée dans toutes les entités du monde et devient l’élément essentiel
que toute entreprise doit organiser pour l’assurance d’une bonne gestion. Son utilisation en tant que
technique de gestion, autrefois réservée aux entreprises commerciales et industrielles a pris de
l’ampleur au point de ne pas épargner les Organisations non gouvernementales, à qui les bailleurs de
fonds exigent la tenue régulière des comptes pour une traçabilité des opérations effectuées.

Suite à une étude concernant le suivi des politiques de développement au BENIN, les résultats
statistiques ont démontré que le secteur des ONG contribue énormément à l’atteinte des objectifs
de développement et a connu une croissance indéniable durant ces dernières décennies(1). Par
contre, force est de constater que les ONG menant quasiment des activités à but non lucratif
connaissent régulièrement des problèmes de gestion et ne parviennent pas à exécuter leurs actions
comme prévu. Ce qui a donc pour conséquence la cessation d’activité voire la dissolution de l’ONG.
C’est dans cette lancée, que nous avons jugé utile de rédiger ce rapport pour étudier ce phénomène
et proposer des solutions adéquates.

Planifiant la majorité de ses actions en fonction des subventions, l’ONG JVE BENIN spécialisée dans le
domaine environnemental n’échappe pas à ces problèmes comme toute autre entité. D’où, l’intérêt
de prendre connaissance des procédures d’organisation comptable mises en place et la manière dont
se fait la gérance d’activités pour une assistance financière des bailleurs de fonds.

En conséquence, pour atteindre les objectifs fixés, notre travail détaillé en trois chapitres nous
permettra d’étudier ce phénomène à travers le canevas suivant :

Le premier chapitre intitulé cadre institutionnel de JVE BENIN consistera à présenter notre structure
d’accueil à travers son champ d’application alors que le second se focalisera sur le déroulement de
notre stage. Ainsi, dans la poursuite de nos analyses, le troisième chapitre portant sur la
problématique du thème étudié nous permettra d’apprécier les politiques d’organisation comptable
et de gestion d’activités mises en place dans l’ONG.

1 Confère étude du professeur ASSOGBA Damien publiée sur da12.wordpress.com

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CHAPITRE I CADRE INSTITUTIONEL DE L’ONG JEUNES
VOLONTAIRES POUR L’ENVIRONNEMENT

Section1 : Présentation générale :

Paragrahe1 : Historique, missions but, Objectifs et fiche signalétique :

A- Historique, missions, but et objectifs de l’ONG :

1- Historique :

Depuis le premier sommet de la terre à Rio de Janeiro (Brésil) en 1992, des hommes et des femmes
se sont énergétiquement dépensés pour la mise en oeuvre des différentes conventions. En ce qui
concerne le BENIN, plusieurs actions parmi lesquelles figure la création de l’Agence Béninoise pour
l’Environnement en 1995 ont contribué à élever la conscience environnementale des populations.
Ces différentes actions ont pour intérêt d’assurer le développement durable dont les Objectifs
poursuivis sont : le maintien de l’intégrité écologique du territoire, l’amélioration de l’efficacité
économique et l’amélioration de l’équité sociale. De manière empirique la notion de développement
durable est celle qui nous renvoie vers un développement qui répond aux besoins du présent sans
compromettre la capacité des générations futures à répondre aux leurs(2). Explicitement, ce concept
insiste sur le fait que :

- L’adjectif durable insiste sur la notion de temps c’est-à-dire : pour une amélioration sur le long
terme du bien-être de tous.

- Le développement est un processus conduisant à l’amélioration du bien-être des humains. Ainsi,


l’activité économique et le bien-être matériel demeurent essentiels mais la santé, l’éducation, la
préservation de l’environnement, l’intégrité culturelle par exemple le sont tout autant.

En Afrique tout comme au BENIN en particulier, la notion de développement durable ne fait pas
toujours l’unanimité et demeure inconnue des plus concernées que sont les populations rurales. Les
jeunes, grands oubliés de ces conventions ont nécessairement un rôle de premier plan à jouer dans
le processus de développement durable d’autant plus qu’ils seront à court ou long terme
bénéficiaires ou victimes. C’est dans ce souci d’informer et de faire agir pour mieux être que des
jeunes bénévoles se sont regroupées dans une association dénommée Jeunes Volontaires pour
l’Environnement(JVE) qui est une association à but non lucratif basée essentiellement sur le
volontariat.

Venant du mot latin « voluntas » qui signifie volonté, le volontariat désigne le statut juridique par
lequel des personnes physiques s’engagent sans contrainte dans un travail, dans l’intérêt collectif, le
plus souvent à vocation humanitaire, sociale, sportive, culturelle…

L’historique de JVE remonte à 1990 au TOGO dans un petit village du nom de KPELE TSIKO(3). Elle fut
l’oeuvre des élèves qui se souciaient de la dégradation progressive de la forêt d’Assimé avec pour
objectif : la protection et la conservation de cette aire naturelle. Au début des années 2000, JVE
TOGO sous la forme d’Organisation Non Gouvernementale a vu le jour en sa reconnaissance officielle
du 21 Novembre 2001. Dès 2003, la nécessité d’étendre le réseau vers d’autres pays du monde s’est
fait ressentir et a entrainé la création des antennes nationales JVE en Afrique et en Europe.

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En 2004, le réseau JVE a pris naissance au BENIN et plus précisément à l’EPAC (Ecole polytechnique
d’Abomey Calavi) avec des jeunes étudiants conscients de la protection de l’Environnement. Après
cinq ans de défaillance suite aux problèmes de financement, JVE BENIN est revenu en force en 2009
suite l’élection historique de l’Assemblée Générale présidée par Monsieur Laurent HOUETO. A la fin
de l’année 2009, une nouvelle Direction Exécutive est mise en place et les actions de ses nouveaux
dirigeants ont permis d’obtenir dès le 17 Mars 2010 une reconnaissance officielle puis l’installation
d’un siège officiel sis au quartier Bar Tito ( C/478 Maison POBLAH) de Cotonou. Depuis Juin 2010, ses
actions ont permis à l’organisation de s’étendre en mettant en place trois branches locales que sont :
JVE PARAKOU, JVE BOHICON, JVE CAMPUS.

En définitive, JVE est une initiative des jeunes élèves qui a pris de l’ampleur avec le temps et est
devenu génératrice d’emplois dans plusieurs pays.

2- Missions, but et objectifs :

JVE BENIN a pour mission d’éduquer, soutenir et renforcer les capacités de la jeunesse Béninoise afin
de l’impliquer davantage dans le processus de développement durable tout en garantissant une
justice sociale pour tous. C’est dans cette optique qu’elle est censée épanouir une bonne partie de la
population Béninoise tout en participant au processus de développement durable dans tous ses
aspects avec l’homme épicentre de toute activité.

Pour ce faire, elle se doit de fournir à la jeunesse défavorisée et aux communautés rurales une
meilleure compréhension des défis qui se posent à eux et la planète toute entière.

JVE BENIN a pour objectifs principal d’amener les populations et surtout les jeunes à une prise de
conscience environnementale pour promouvoir la durabilité des ressources naturelles et lutter pour
la justice sociale. En vue de l’atteindre, elle utilise entre autre moyen :

- La mise en oeuvre des conventions et accords internationaux relatifs au développement durable.


- Le renforcement des capacités des associations et clubs de jeunes pour une meilleure rentabilité.
- L’organisation des camps chantiers internationaux.
- L’identification et la coordination des associations et clubs de jeunes pour une mise en réseau.
- Collaborations avec les pouvoirs publics, les ONG et associations tant nationales qu’internationales.
- Soutien aux groupes agricoles et féminins.
- L’organisation des recherches et exécution des projets de développement au profit du monde rural,
la réhabilitation des infrastructures scolaires médicales, sociales et autres.

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B- Fiche Signalétique

Paragraphe 2 : Fonctionnement et Activités de JVE BENIN

A- Fonctionnement de JVE BENIN :

L’ONG Jeunes Volontaires pour l’Environnement est une organisation à but non lucratif de type Loi
1901 qui joue un rôle déterminant dans les processus de développement durable sous toutes les
formes. Elle est basée essentiellement sur l’aspect de volontariat associatif qui oblige les membres à
s’investir pleinement pour la bonne organisation et le déroulement des activités sans une
quelconque contrepartie financière. En vue de mieux réaliser ses activités, elle fait souvent recours
aux partenaires techniques et financiers pour un soutient et accompagnement dans les missions de
développement durable.

En matière de partenariat technique, les services des organes spécialisés dans un domaine
contribuant à la lutte pour la préservation de l’Environnement sont indispensables. Ceci étant dit, un
tel partenariat permet de transférer des compétences aux membres de l’ONG lors de la réalisation
d’une activité de sensibilisation, plaidoyer et autre. Tel est le cas des formations des formateurs
organisées à l’attention des membres de l’ONG qui se chargent désormais de vulgariser l’information
dans les clubs verts et partout où besoin sera.

En ce qui concerne les partenariats financiers, l’essentiel peut se résumer autour de l’acquisition des
subventions qui est un problème majeur dans le fonctionnement de l’ONG. Sans cette source de
revenus plusieurs handicaps tels que : le non-paiement des salaires, et la rupture d’activité peut
entraver les objectifs fixés durant une période donnée. A ce titre, l’un des travaux périodiques de

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l’ONG est la conception des projets qui sont soumis aux différents partenaires afin de clarifier et
rendre plus explicite les actions à engager. Dans ce cadre de management, les dirigeants de JVE
BENIN ont une politique qui consiste à cibler les institutions ou fondations accompagnant les ONG
dans le relèvement de certains défis de développement. De toutes les institutions les plus sollicitées,
l’ONG JVE BENIN dispose d’une collaboration étroite avec :

- Institutions financiers ( Bank of Africa, Diamond Bank . . .)


- Représentations diplomatiques (Ambassade de France, d’Allemagne, Pays Bas et autres)
- Fondations et ONG partenaires (ONG IDID, OFEDI)
- Ministère de l’Environnement et de l’Urbanise ; Ministère de l’Energie et de l’Eau; Ministère de la
Jeunesse, des loisirs et sports, Ministère des Affaires Etrangères, de la Francophonie et des Béninois
de l’extérieur).

B- Activités de l’ONG :

Depuis sa date création, JVE BENIN a mené plusieurs activités dont voici quelques-unes :

- Participation aux ateliers de renforcement des ONG ;


- Nettoyage des places publiques, abord des lacs et rivières ;
- Célébration des Journées Internationales en rapport avec l’environnement [Journée de l’eau (22
mars), de la Terre (22 avril), de l’arbre (1 Juin), de l’environnement (5 juin), de la désertification (17
Juin) …] ;
- Organisation de conférence-débats ;
- Campagne de sensibilisation sur les changements climatiques et le VIH/SIDA ;
- Organisation des séances de plaidoyer à l’égard des populations vulnérables (Cas de Ganvié en
2010) ;
- Organisation des campagnes de salubrités pour un environnement saint ;
- Organisation des matchs de football à l’occasion des journées internationales de la paix ;
- Organisation des Forum Nationaux des Jeunes sur les Changements Climatiques ;
- Organisation d’une journée de mobilisation mondiale contre la position de l’Arabie Saoudite dans le
processus de négociation sur le climat (04 Novembre 2009 à Cotonou) ;

Section2 : Structure organisationnelle et Ressources :

A- Organes de décisions :

Comme toute organisation, respectant judicieusement les dispositions juridiques de la législation en


vigueur, les décisions stratégiques prises pour le fonctionnement de JVE BENIN sont issues des
conclusions tirées lors des réunions convoquées par les responsables de ses organes décisionnels que
sont :

- L’assemblée générale.
- Le Conseil d’Administration.
- La Direction Exécutive.

1- L’assemblée générale de JVE BENIN :

Elle est l’organe suprême de l’association et comprend tous les membres de l’association à quelques
titres qu’ils y soient affiliés. L’affiliation à l’association peut être faite à travers des branches locales.

Elle se réunit en session ordinaire une fois l’an sur convocation du Président qui fixe les contours et
en informe les membres au moins quinze jours à l’avance.

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Elle peut toutefois se réunir en session extraordinaire lorsque les conditions l’exigent ou sur
demande du tiers au moins des membres. L’Assemblée Générale est compétente pour :

- Définir la politique générale de l’association


- Elire les membres du Conseil d’Administration.
- Approuver et apporter des amendements aux statuts, règlements intérieurs et procédures en cours.
- Entendre et se prononcer sur les rapports d’activité et financier du Bureau Exécutif National.
- Approuver les admissions et les exclusions sur proposition du Bureau Exécutif National.
- Voter le Budget et approuver le Programme d’activité du Bureau Exécutif National
- Prendre toute décision nécessaire au bon fonctionnement de l’Association Dissoudre l’Association

2- Le Conseil d’administration :

L’Association est administrée par un Conseil d’Administration de 5 membres élus pour un mandat de
deux ans renouvelable une fois. Il est composé de :

- Un président
- Un Secrétaire Général
- Un Trésorier Général
- Deux Conseillers.

Le Conseil d’Administration s’assure que les décisions de l’Assemblée Générale sont appliquées par le
Bureau Exécutif et élabore le règlement intérieur qu’il soumet à l’approbation de l’Assemblé
Générale. Il a pour mission de :

- Veiller à l’application des résolutions de l’Assemblée Générale.


- Délibérer sur les rapports financiers et d’activités du Bureau Exécutif.
- Prendre des mesures sur les problèmes qui se posent et en rendre compte à l’Assemblée Générale.
- Proposer à l’Assemblée Générale les orientations et les actions visant aux buts de l’association.
- Recevoir et étudier les demandes d’adhésion et les lettres de démission des membres.
- Répondre du travail du Bureau Exécutif.
- Nommer le Directeur Exécutif au sein ou non des membres de l’association, approuver son
personnel et établir son cahier de charge.
- Créer au besoin des commissions et groupes de travail et veiller à leur bon fonctionnement.
- Gérer les biens de l’association et assurer ensemble avec le Bureau Exécutif le bon fonctionnement
des opérations bancaires et financières.
- Mettre à la disposition du Bureau Exécutif un fonds de roulement et les moyens nécessaires à son
fonctionnement tout en veillant à leur gestion rationnelle.
- Représenter l’association auprès des pouvoirs publics.

3- La Direction Exécutive :

Elle est l’organe de gestion quotidienne de l’association et applique les décisions de l’Assemblée
Générale comme celle du Conseil d’Administration conformément à l’interprétation du Président.
Elle a pour mission entre autres de :

- Coordonner les activités de l’association et veiller à l’application des statuts et du règlement


intérieur ;
- Elaborer toutes les propositions à soumettre au Conseil d’Administration et à l’Assemblée Générale
;
- Fournir un rapport d’activités trimestriel au Conseil d’Administration ;
- Concevoir les projets et les dossiers de demande de financement ;

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Il se compose au minimum de :

- Un Directeur Exécutif
- Un comptable
- Un chargé de programmes, consultants, stagiaires, volontaires nationaux et expatriés.

B- Organe de Contrôle :

L’ONG Jeunes volontaires pour l’Environnement est doté d’un commissariat aux comptes qui se
charge des contrôles périodiques pour l’assurance d’une bonne gestion comptable et financière. Par
application de son manuel de procédure, il a pour rôle d’examiner les comptes afin de déceler si
ceux-ci sont bien tenus ou pas.

Paragraphe2 : Les Ressources matérielles, humaines et financière :

A- Ressources matérielles et humaines:

1- Ressources matérielles:

a- Matériaux nécessitant une codification :

Comme dans toute organisation, les ressources matérielles de JVE BENIN sont ceux qui sont mis à la
disposition des travailleurs pour qu’ils fournissent leur prestation de travail en guise du respect de
leurs engagements. Au cours de cette expérience professionnelle, les premiers travaux effectués
nous ont permis de faire un inventaire des outils de travail dont les résultats sont les suivants :

b- Matériaux et documents nécessaires pour l’organisation comptable :

- Fiches d’imputation comptables, Fiche de Dépense.


- Les Classeur caisse JVE et Caisse TSYEMA :
- Le Classeur Budget :
- Les Classeurs Banque :
- Le Classeur des Etats financiers :
- Le Classeur des opérations diverses.
- Le Classeur des cotisations et adhésions des membres.

2- Ressources humaines :

L’ONG JVE BENIN grâce aux travaux effectués par son personnel répond aux attentes des populations
pour l’atteinte des objectifs fixés. C’est en ce sens que la direction exécutive n’est pas censée
travailler uniquement avec ses membres mais recours aux stagiaires volontaires qui donnent un coup

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de pouce en tenant compte de leur domaine de compétence ou de formation pour l’avancement des
différents travaux.

De ce fait, le personnel de JVE BENIN est composé :

- D’un directeur exécutif qui applique les décisions de l’Assemblée Générale et du Conseil
d’administration
- D’un Chargé de programmes qui assure :

. La gestion technique des programmes et des projets


. La coordination, l’élaboration et la mise en oeuvre des projets pilotés.
. La gestion des pipelines de projets de l’association en y autorisant l’introduction de projets
techniquement réalisables et destinés à la recherche de financement.
. Des négociations avec les organismes partenaires publics ou privés.
. La documentation et le bon archivage des documents relatifs aux différents programmes.

- D’une secrétaire comptable qui se charge de :

. Prendre note sous dictée et saisir les correspondances et autres documents.


. Elaborer les projets de lettres pour le Directeur Exécutif.
. Prendre et organiser les rendez vous, monter un système de documentation pour le Directeur
Exécutif.
. Recevoir le courrier pour le compte de l’association, l’enregistrer et le transmettre au Directeur
Exécutif ou à son intérimaire pour un traitement approprié.
. Recevoir les coups de téléphone qu’elle transfère au Directeur Exécutif.
. Prendre les notes de réunion du personnel présidées par le Directeur Exécutif.
. Organiser et assurer un classement correct du courrier arrivé et départ ainsi que tous les documents
administratifs.
. S’occuper du matériel de bureau en veillant à leur fonctionnement, stockage et utilisation.
. Veiller à l’entretien et à la propreté des bureaux et du lieu de travail.
. Organiser et assurer l’affectation de la salle de conférence.
. Accomplir toutes autres tâches et responsabilités que peut lui assigner le Directeur Exécutif.
. Tenir à jour un état des membres de l’AG.
. Préparer les différents états financiers et comptables.
. Préparer les différents journaux comptables.
. Etablir les balances annuelles et mensuelles des comptes.
. Etablir les états de rapprochement bancaires.
. Assurer le contact avec les banques.
. Préparer le plan de trésorerie.

B- Ressources financières :

La trésorerie est au centre de toutes les opérations d’exploitation menées par JVE BENIN et devient
donc la traduction en terme monétaire de toutes les décisions et opérations de l’organisation. De ce
fait, sa gestion ne constitue plus une simple activité d’optimisation de la structure financière, mais
devient la gestion d’une ressource stratégique de l’entreprise qui peut conditionner sa survie. La
gestion de la trésorerie vise donc à assurer la solvabilité de l’ONG en recherchant les financements
permettant d’assurer l’équilibre de sa trésorerie et de mettre en place une bonne politique de
fructification des excédents de trésorerie.

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Décrire la trésorerie d’une ONG revient à énumérer les sources de financement et les décaissements
issus des différentes activités. D’où l’intérêt de présenter le tableau ci-dessus qui illustre de manière
générale les statistiques suivantes :

Tableau descriptif de la trésorerie d’une Organisation Non Gouvernementale(4)

Du tableau ci-dessus, il ressort que les subventions reçues par les ONG demeurent indispensables à
l’exécution des projets. Cette approche financière reflétant la réalité de leur fonctionnement n’est
pas à encourager parce qu’elle les expose aux problèmes de trésorerie et ne vise pas leur
indépendance financière vis-à-vis des bailleurs de fonds. Des études approfondies dans les ONG
Africaines et Béninoises en particulier démontrent que beaucoup de responsables n’interprètent de
manière adéquate le concept d’association à but non lucratif. En se référant à la loi française de 1901
tout comme à certaines dispositions du code civil applicables en République du BENIN, nous nous
rendons compte qu’il n’est pas interdit aux associations à but non lucratif de réaliser des bénéfices à
condition que ces derniers soient investis dans les actions futures ou dans le renouvèlement de ses
équipements. Il serait donc logique de comprendre qu’une ONG devrait donc fonctionner comme
toute entreprise en voulant équilibrer ses tendances d’autonomie financière. Dans le cas d’espèce,
un placement des fonds propres durant une période donnée n’entraverait guère sont statut
d’association à but non lucratif mais assurera plutôt sa survie. Néanmoins, si elle devra toutes fois
miser sur les subventions pour renouveler la quasi-totalité de ses équipements cette stratégie peut
être source de déception des partenaires financiers.

2 Site internet : http://www.isere-agenda21.fr/10254-le-developpement-durable-definition.htm


3 Petit village situé dans la région des Plateaux au TOGO.
4 Management des ONG, Alexis du BOIS, édition élite française, Mars 2004

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CHAPITRE II CADRE THEORIQUE ET DEROULEMENT DU
STAGE

Section 1 : Déroulement du stage

Paragraphe1 : Présentation des services parcourus et difficultés rencontrées :

A- Présentation des services parcourus :

Durant les deux mois de stage passés au sein de l’ONG JVE BENIN, nous avons pris connaissance de la
structure et du personnel administratif afin de nous familiariser avec tout ce qui se fait pour une
intégration réussie.

A notre arrivée, nous avons eu un entretien avec le Directeur Exécutif qui nous a entretenus sur les
modalités de déroulement du stage telles que le respect de la hiérarchie, la ponctualité, l’assiduité, le
dévouement, et toutes autres conditions relatives au fonctionnement de l’ONG. Nous avons ensuite
été mis en immersion dans les différents compartiments de la Direction Exécutive.

B- Difficultés rencontrées :

Dans la quête d’informations utiles à l’élaboration de ce travail, les difficultés n’ont pas manqué bien
qu’elles soient partiellement résolues par le fruit de nos recherches. Comme l’a dit Saint-Exupéry
«l’homme se découvre devant l’obstacle » car nous avons été confrontés à de diverses contraintes
aussi bien internes qu’externes pour la recherche des informations. Il s’agit entre autre de :

- la difficulté d’obtenir une documentation récente et appropriée, aux problèmes des ONG dans
certaines bibliothèques de la place.
- la difficulté d’obtenir des articles sur la gestion comptable des ONG car la bibliothèque de JVE
BENIN n’est constituée que des livres d’ordre environnemental.

Paragraphe2 : Tâches exécutées :

A- Au service comptabilité :

Cette période de stage pratique au sein de l’ONG JVE BENIN, nous a permis de concilier la formation
théorique aux travaux qui se font en entreprises par
le biais des tâches suivantes:

1- Codification des immobilisations :

Cet exercice est l’un des travaux comptables les plus importants car il permet d’identifier le service
dans lequel l’immobilisation doit être remplacée lorsqu’elle est amortie. Par définition, une
immobilisation est un bien destiné à être utilisé sur une durée de long terme (supérieure à 1 an).
Dans cette optique, nous constatons que les immobilisations de JVE BENIN sont codifiés selon une
logique bien précise et définie dans son manuel de procédure en faisant ressortir les six éléments
suivants :

- Le nom de l’institution bénéficiaire (a).


- La nature du bien acquis. (b)
- L’année d’acquisition. (c)
- La source de financement. (d)

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- Le numéro d’ordre par rapport à l’entrée des biens de même nature. (e)
- Le service auquel il est affecté. (f)

A titre illustratif, la codification d’une chaise acquise pour le bureau du directeur exécutif devra
s’effectuer de la manière suivante :

Cet ordre peut varier d’une entité à une autre mais les exigences fonctionnelles de JVE BENIN nous
obligent à le respecter pour une application des exigences
qui s’imposent au fonctionnement des ONG. De cette codification comptable, nous remarquons que
la première chaise achetée est un matériel de bureau destiné au bureau du Directeur Exécutif et était
acquise par les moyens du partenaire financier EMIS en 2010.

2- Imputation des pièces comptables :

Imputer une pièce comptable, c’est enregistrer un flux commercial, économique. Cela se fait sur une
fiche d’imputation en se servant des informations figurant sur la pièce comptable. Elle est faite en
conformité avec le plan comptable de l’ONG et par nature de la charge. A JVE BENIN le plan
comptable est inspiré du plan comptable SYSCOA à travers ses quatre premiers chiffres auxquels sont
ajoutés deux autres chiffres ayant un lien avec les actions exécutées. En vue d’aboutir au processus
d’imputation nous avons élaboré quelques travaux préliminaires que sont :

- Le traitement des pièces de caisse et fiches d’imputation


- La vérification des pièces comptables admissibles et correspondantes aux normes prescrites.

3- Traitement des états des membres de l’AG

A ce niveau, notre travail s’est consacré à encaisser les frais d’adhésion et cotisations mensuelles des
membres de l’ONG tout en effectuant le traitement correspondant. L’exécution de cette tâche a été
très utile car elle nous a permis de faire une analyse en remarquant que moins de 25% des membres
respectent leurs obligations pour des raisons diverses.

B- Au service en charge des programmes :

En collaboration avec le chargé des programmes, nous avons été initiés à la rédaction des projets
d’ordre environnemental en rédigeant les TDR correspondant aux activités prévues dans le plan
d’action 2011. Suite à une séance de recadrage du projet TSYEMA, quelques rudiments sur la
conception, la réalisation et le suivi d’un projet ont été utiles pour mieux comprendre les activités
qu’organise JVE en cette année.

Section2 : Cadre théorique

Paragraphe1 : Problématique et Intérêt de l’étude :

A- Problématique :

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En vue de traiter le problème énoncé en introduction et proposer des solutions adéquates
susceptibles d’éradiquer ce phénomène, notre travail s’est amorcé par une enquête préliminaire se
focalisant sur les interrogations suivantes

- Pourquoi la dissolution des ONG intervient elle avant le nombre d’années prévue par les
dispositions juridiques ?
- Comment JVE BENIN organise sa comptabilité pour prévenir certains risques ?
- Les procédures d’organisation comptables sont elles efficaces ?
- Comment répartie t-elle les ressources financière en fonction des activités planifiées ?
- Les procédures de contrôle internes sont elles respectées ?

B- Intérêts de l’étude :

- A l’égard de l’institution d’accueil, ce document sera utile pour : améliorer le fonctionnement


administratif et financier de JVE BENIN.
- Du point de vue personnel, ces recherches nous permettront d’élargir nos connaissances par un
renforcement des capacités en matière de gestion des organismes à but non lucratif et d’obtenir
notre première qualification professionnelle en Comptabilité et Gestion des Entreprises.

Paragraphe2 : Méthodologie de recherche et Objectifs

A- Objectifs et formulation des hypothèses :

1- Objectifs de l’étude :

Cette étude aura pour objectif d’améliorer la gestion comptable de l’ONG JVE BENIN. De manière
spécifique, il s’agira :

- D’améliorer les procédures d’organisation comptable mises en place dans l’ONG.


- D’optimiser la gestion des ressources financières lors de la réalisation d’activités.

2- Formulation des hypothèses :

Suite à la conception d’un questionnaire et l’analyse des informations obtenues, nous nous sommes
permis de supposer que :

- L’imbrication des services secrétariat et comptabilité ne permet pas au comptable d’anticiper sur
certains travaux comptables.
- Les budgets d’activités (cas du Forum National) conçus par le service comptable ne sont pas
définitifs suite aux modifications suggérées par le Directeur Exécutif.

B- Méthodologie de recherche :

Tout travail scientifique s’apprécie à la valeur des méthodes et techniques utilisées pour son
élaboration. En vue d’élaborer ce travail nous nous sommes basés sur :

. La Technique Documentaire

Cette technique nous permettra d’effectuer des lectures diverses dans des ouvrages, notes de cours,
documents officiels et autres écrits se rapportant à la comptabilité des ONG.

. La technique d’interview

Elle consiste à recueillir des informations et enseignements, auprès de diverses personnes, ayant sur
la thématique ou exerçant le métier comptable dans des Associations.

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. La technique analytique et comparative

Ces méthodes nous permettront d’examiner et interpréter les informations récoltées pour une
bonne analyse du phénomène étudié.

CHAPITRE III LA GESTION COMPTABLE DES ACTIVITES DE


L’ONG JEUNES VOLONTAIRES POUR L’ENVIRONNEMENT

Section 1 : Gestion Comptable

Paragraphe 1 : Généralités

A- Relation OHADA- SYSCOHADA :

L’Organisation pour l’Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires (OHADA) est une institution qui
a été crée par un traité signé le 17 Octobre 1993 à Port louis (Ile Maurice). Ce traité a pour objectif de
favoriser au plan économique le développement de l’intégration régionale ainsi que la sécurité
juridique et judiciaire. Celui-ci fut signé par quatorze Etats mais le nombre de ratifiant s’est élargi
plus tard suite à l’arrivée de deux pays ouest Africain que sont : la Guinée Bissau et la Guinée
Conakry. D’où l’intérêt de présenter le tableau suivant (5):

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A contrario, le SYSCOA peut se définir comme le droit comptable ou la législation en vigueur dans les
pays Francophone d’Afrique de l’Ouest.

B- Application des principes comptables et Description du plan comptable :

1- Principes comptables:

Toute comptabilité utilise implicitement et explicitement un certain nombre de principes ou


conventions connus sous le nom de principes comptables. La plupart de ces derniers sont
universellement admis et retenus car leur connaissance permet de comprendre l’objectif général
assigné aux états financiers dans toutes les normes comptables.

Le droit comptable SYSCOHADA a retenu neuf (9) principes comptables contrairement au plan
comptable général. Sur ce, les huit(8) premiers font l’unanimité dans toutes les comptabilités du
monde alors que l’application intégrale du neuvième peut être source de distorsion d’une entité à
une autre.

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a- Le principe de prudence :

C’est celui qui est énoncé dans l’article 3 du droit comptable et stipule que la comptabilité doit
satisfaire dans le respect de la règle de prudence aux obligations de régularité, sincérité et de
transparence à la tenue, au contrôle, à la présentation et la communication des informations
traitées. La prudence, appréciation raisonnable des événements et des opérations s’illustre plus
facilement qu’elle se définit. Sa finalité est donc d’éviter de transférer sur des exercices ultérieurs
des risques nés dans l’exercice et susceptible d’entraîner des pertes futures. Ainsi, la régularité et la
sincérité sont donc des aspects qui conduisent à l’image fidèle des comptes dans toute entreprise.

b- Principe de permanence de méthodes :

Selon les articles quarante et quarante et un du droit comptable, ce principe est indispensable aux
comparaisons des états financiers dans le temps. Il consiste à ne pas changer de méthodes d’un
exercice à un autre. Toutefois, des circonstances de changement de méthode peuvent intervenir
suite à des faits comme : la modification de la législation, le passage de la méthode PEPS au CUMP, . .
.

Dans tous les cas, les changements de méthodes ayant une incidence sur le résultat doivent être
indiqués dans l’état annexé.

c- Principe de correspondance des bilans d’ouverture et de clôture :

Le bilan d’ouverture d’un exercice doit correspondre au bilan de clôture de l’exercice précédent. Ce
principe a pour conséquence le fait qu’on ne puisse imputer directement :

- Les incidences (gains ou pertes) des changements de méthodes comptables.


- Les produits et charges relatifs à des exercices précédents ayant fait l’objet d’une omission. Ces
corrections doivent transiter par le compte de résultat du nouvel exercice.

d- Principe d’indépendance d’exercice

Les obligations de ce principe consistent à rattacher à chaque exercice tous les produits et toutes les
charges qui les concerne et non pas d’autres. Ce qui signifie qu’en fin d’année, une régularisation doit
être faite car le résultat ne doit inclure que les charges et les produits de l’année. Concrètement,
l’application de ce principe se matérialise par :

- Un calcul des charges et produits constatés d’avance, les charges à payer et produits à recevoir.
- Une annulation des soldes de gestion suite à la détermination du résultat par le mécanisme des
écritures de solde significatifs de gestion.

e- Principe de la continuité d’exploitation

Ce principe est celui qui oblige tout utilisateur des états financiers à l’intégrer dans son raisonnement
et stipule que l’entreprise doit continuer à fonctionner dans un avenir raisonnable et prévisible parce
qu’elle est en activité.

f- Principe du coût historique :

Les états financiers sont établis selon ce principe car les biens acquis sont enregistrés à leur coût
d’acquisition à la date d’entrée dans le patrimoine. Les exceptions à celui-ci ont pour origine :

- La recherche d’une meilleure information financière


- La loi ou les décisions d’une autorité compétente en matière des normes comptables.

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g- Principe de transparence :

Il est très capital pour l’obtention d’une information loyale. L’information fournie par les états
financiers doit être :

- Compréhensible
- Conforme aux règles et conventions du SYSCOA
- Suffisante et claire

On peut rattacher à ce principe les deux règles suivantes :

- La règle de non compensation


- La règle d’exhaustivité

h- Principe de l’importance significatif

Il est énoncé dans l’article 33 du règlement à propos de l’état annexé et concerne également tous les
autres états financiers. Sont significatifs : tous les éléments susceptibles d’influencer le jugement que
les utilisateurs peuvent apporter sur le patrimoine, la situation financière et le résultat de
l’entreprise.

i- Principe anglo-saxon de la prééminence de la réalité économique sur l’apparence juridique :

Ce dernier principe n’a pas été retenu par le SYSCOA dans son intégralité d’autant plus qu’il ne soit
pas adopté par le plan comptable général. Les spécificités retenues par le SYSCOA sont : l’inscription

- A l’actif du bilan du preneur des biens faisant l’objet d’un contrat de crédit bail.
- A l’actif du bilan de l’acheteur des biens faisant l’objet d’une réserve de clause de propriété.
- A l’actif du bilan des effets remis à l’escompte et non échus ou honorés.
- Dans les charges du personnel des redevances versées au titre du personnel extérieur.

A l’exception de ce principe, tous les autres sont retenus dans toutes les comptabilités du monde.
Leur bonne application doit conduire à l’obtention dans les états financiers d’une image fidèle du
patrimoine de la situation financière et du résultat de l’entreprise.

2- Description du plan comptable :

Le plan des comptes se définit comme une liste des comptes codifiés permettant d’enregistrer les
opérations comptables selon les normes et d’en définir les méthodes d’utilisation. Encore appelé
liste des comptes ordonnée, il est l’un des éléments du plan comptable et s’impose à chaque
organisation car nul ne peut tenir une comptabilité sans recourir à ce dernier. Néanmoins, le plan
comptable étant l’ensemble des règles d’évaluation et de tenue des comptes qui constitue la norme
de la comptabilité prouve à travers sa complexité que c’est à tort que le langage usuel réduit souvent
le plan comptable au seul plan de comptes.

Le SYSCOA retient une codification avec neuf classes ayant des codes de un à neuf. Les huit
premières classes sont réservées à la comptabilité générale alors que la comptabilité analytique et
celle des engagements se partagent la dernière classe. Par analogie avec le plan comptable JVE
BENIN qui est composé de six chiffres, les quatre premiers sont tirés du SYSCOA alors que les trois
derniers correspondaient aux réalités propres de la structure et furent liés aux différentes lignes
budgétaires de l’ONG que sont :

- La ligne budgétaire fonctionnement et équipement

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Elle concerne l’acquisition des appareils tels que les ordinateurs, ventilateurs, et toute autre charge
nécessaire pour le fonctionnement.

- Actions

Elle est la plus dense de JVE BENIN car elle correspond aux activités que celleci organise dans le cadre
de lutte pour la protection de l’Environnement. Tel est le cas des forums et journées de lutte contre
le changement climatique.

- Audit et imprévus

Elle concerne tous les coûts relatifs aux contrôles de gestion opérés par ceux qui ont en la
compétence mais aussi les charges n’ayant pas fait l’objet d’une prévision budgétaire.

Cependant avec le changement de paramétrage, sur le logiciel SAGE SAARI V14, les comptes de JVE
BENIN ne sont plus liés aux lignes budgétaires car l’adoption du paramétrage analytique a permis de
réduire le nombre de comptes utilisés lors des imputations comptables.

Paragraphe2 : Organisation comptable et processus d’imputation de JVE BENIN:

A- Organisation comptable :

1- Organisation matérielle :

- Importance du manuel de procédure :

Comme dans toute entité, l’organisation comptable de JVE BENIN est régie de manière générale par
un manuel de procédure qui est un document très utile et nécessaire pour son fonctionnement. A ce
titre, il décrit un certain nombre de procédures administratives et financière conformément aux
principes statutaires. Dans le cas d’espèce, et du point de vue comptable, il nous renseigne
spécifiquement sur :

- L’enregistrement des différentes opérations.


- Les indications à suivre lors des entrées et sortie de caisse.
- La méthodologie d’élaboration des documents comptables.
- Les tâches journalières, mensuelles et annuelles de chaque service.

Pour une comptabilité sincère et fiable, toutes ces indications sont établies en fonction des exigences
des partenaires financiers. Ceux-ci ont donc pour rôle de renforcer les capacités financières de l’ONG
en lui octroyant les fonds nécessaires pour la subvention de ces actions qui se matérialisent en
charges. De ce fait, après un recensement des documents et pièces comptables de JVE BENIN, nous
constatons qu’ils sont regroupés en sept(7) classeurs que sont :

- Les Classeur caisse JVE et Caisse TSYEMA:

Dans ces classeurs, sont classées toutes les pièces justificatives faisant foi d’un décaissement des
ressources de la caisse. Sur ce, l’éclatement du répertoire caisse en deux sous sections revêt d’une
importance primordiale car il permet d’identifier le partenaire ayant financé une action et de déduire
progressivement l’état de caisse qui peut être justifié à n’importe quel moment.

- Le Classeur Budget :

C’est celui qui regroupe tous les documents prévoyant les dépenses qu’on effectuera durant une
période donnée. Economiquement, il est considéré comme la traduction chiffrée des charges ou
besoins que nous devons satisfaire en fonction des disponibilités financières. D’où l’intérêt de

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deviner qu’il est conçu selon les différentes lignes budgétaires définies pour le fonctionnement des
ONG. Il s’agit entre autre de :

- La ligne budgétaire ‘Investissement’.


- La ligne budgétaire ‘Actions’.
- La ligne budgétaire ‘ Audit et Imprévus’.
- La ligne budgétaire ‘Publications, communications, médias’.
- La ligne budgétaire Frais de missions.
- La ligne budgétaire Frais de Personnel.

- Le Classeur BANQUE :

Le Classeur BANQUE regroupe uniquement les fiches d’imputation dont les opérations ont une
relation avec la Banque. A titre illustratif, le règlement d’une facture de consommation d’électricité
nécessitera l’écriture comptable suivante :

- Le Classeur des Etats financiers :

Ce classeur doit être conservé durablement car il regroupe tous les documents de fin d’exercice
comptable de JVE BENIN. Il s’agit principalement du bilan comptable et du compte résultat. A ce
niveau, on retiendra clairement que l’inexistence des états financiers est un handicap majeur parce
qu’il rend inutile le principe de la permanence des méthodes qui se focalise sur une comparaison des
états financiers dans le temps et entraîne d’énormes sanctions du point de vue fiscal.

- Le Classeur des Opérations Diverses :

C’est un classeur dans lequel sont enregistrées toutes les opérations n’ayant pas une relation avec les
comptes de trésorerie. Dans un cadre plus explicite, on prendra l’exemple d’un cas pratique de
règlement des salaires qui fait intervenir dans un premier temps l’enregistrement comptable suivant
:

A cet effet, étant donné que les comptes de trésorerie n’ont pas été mouvementés, la fiche
d’imputation correspondante à cette opération doit être classée dans le registre des opérations
diverses par application de la règle énoncée précédemment.

B- Processus d’imputation :

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L’imputation des pièces comptables est une étape très essentielle de l’organisation comptable car
elle se concrétise par l’inscription dans les journaux des diverses opérations effectuées par une
entreprise. Néanmoins, avant toute enregistrement, le comptable est censé effectuer quelques
travaux préliminaires que sont : le contrôle des pièces justificatives, la saisie des fiches d’imputation,
puis s’ensuit le contrôle et le classement des pièces comptables pour une utilisation future.

1- Le Contrôle des pièces justificatives :

Au cours de cette étape, le comptable vérifie l’exactitude des pièces justificatives en provenance de
l’intérieur ou des services internes de l’entreprise. Elle consiste donc à émettre des réserves ou
valider une pièce comptable en se basant sur les critères suivants :

- L’existence et l’exactitude des cachets et signatures.


- Les calculs effectués.
- La concordance entre facture, bon de commande, et bordereau de livraison.
- La présentation (forme et fond) de la facture par rapport aux exigences comptables et fiscales.

2- L’établissement des fiches d’imputation comptable :

Cet exercice se fait à partir des pièces comptables reçues et sans retard dans la chronologie des
opérations. Ce faisant, celle-ci doit s’établir avec attention pour éviter de commettre des erreurs.
Cette saisie précède donc l’étape de l’enregistrement des opérations dans les journaux concernés et
doit faire ressortir les informations suivantes :

- Le numéro de la fiche d’imputation qui s’attribut en fonction du numéro d’ordre et du numéro


correspondant au mois de l’opération.
- La date de l’opération.
- Les numéros de compte et montant à débiter et créditer.
- Les intitulés de compte.
- Le motif de la dépense.
- L’imputation budgétaire.
- La ligne budgétaire
- Les visas (signature, noms et numéro de téléphone) du comptable, et du Directeur Exécutif.

3- L’enregistrement des opérations comptables :

Cette opération consiste à enregistrer les informations à imputer dans l’ordinateur en fonction des
journaux comptables crées à cet effet. Cette saisie se fait à l’aide d’un logiciel de comptabilité appelé
SAGE SAARI qui comporte plusieurs versions. En étant une petite entreprise de par sa classification,
la comptabilité de JVE BENIN est tenue à base du logiciel SAARI 100 qui reste adapté aux opérations
des PMI et PME. Dans cet ordre, elle se sert de la quatorzième version de ce logiciel qui est récente
et lui permet de :

- Créer un plan comptable.


- Gérer la comptabilité générale.
- Gérer les reporting.
- Gérer le plan analytique.
- Gérer les plans budgétaires.
- Rechercher des écritures et établir les rapprochements bancaires.
- Editer les états comptables.

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En ce qui concerne les enregistrements comptables dans les différents journaux comptables, la
comptabilité de JVE BENIN a adopté le système centralisateur qui consiste à enregistrer les
opérations dans les journaux auxiliaires que sont :

- Le journal Caisse.
- Le journal Banque.
- Le journal des Opérations diverses.

3- Le contrôle et classement des pièces comptables :

A partir des journaux établis, le comptable procède au contrôle des saisies en faisant un
rapprochement avec les fiches d’imputation dument établies. Cette étape est tellement essentielle si
bien qu’elle permet de corriger les éventuelles erreurs constatées. Les erreurs souvent constatées
lors de la vérification sont :

- L’inscription des montants ou numéros de comptes à débiter au crédit et réciproquement.


- La confusion des noms des comptes.
- Le mauvais choix du compte concerné par une opération.

Une fois que ce contrôle est terminé, la dernière étape reste celle du classement des fiches
d’imputation. A cet instant les FIC auxquelles sont agrafées les pièces justificatives sont classées dans
une logique précise et doivent être conservées sur une période minimale de dix ans.

En ce qui concerne le classement, Les pièces comptables sont regroupées par natures et par ordre
chronologique en fonction de leur date d’arrivée de janvier
à décembre et classées dans des classeurs correspondants. A chaque pièce est attribué un numéro
d’ordre chronologique correspondant. Ce numéro sera un repère pour ressortir la pièce du chrono de
classement. Les chronos sont renouvelables à chaque exercice et la numérotation reprend à zéro. La
numérotation se fait de façon manuelle sur les pièces comptables et correspondent au numéro de
saisie.

Section2 : Problèmes spécifiques de l’ONG JVE BENIN et Validation des hypothèses:

Paragraphe1 : Problèmes spécifiques de l’ONG JVE BENIN

A- La Gestion des ressources financières lors de la réalisation des activités :

En vue de mieux gérer ses activités, l’ONG Jeunes Volontaires pour l’Environnement doit s’assurer
que les ressources disponibles sont suffisantes pour l’exécution des activités prévus dans son plan
d’action. Dans cette perspective, le service comptable détient une grande responsabilité dans le
processus de prévision budgétaire qui consiste à établir les budgets des activités planifiés pour une
période donnée. Le budget d’une activité est un document comptable qui de par sa présentation
décrit les ressources disponibles par rubrique et par ligne budgétaire nécessaires à
l’accomplissement de la mission de l’ONG. Il est totalement distinct d’un budget établit pour un
projet dans la mesure où il inclut essentiellement les charges d’une activité alors que le budget d’un
projet comporte celles de plusieurs activités.. Une fois que les budgets sont établis et que les
activités sont en cours d’exécution, il faille faire un état des dépenses par rapport au financement
reçu. Ce suivi est donc nécessaire car il permet de rendre compte de l’état d’utilisation des
ressources dans l’exécution d’un projet. Lorsque la prévision budgétaire n’est pas parfaite, le risque
qu’il y ait trop d’imprévus se répercute sur la trésorerie de l’ONG compte tenu du supplément des
emplois face aux ressources prévisionnelles.

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Dans le cadre de réalisation de ses activités le budget de l’ONG JVE BENIN doit être conçu non
seulement pour atteindre les objectifs fixés mais aussi pour satisfaire ses membres qui s’investissent
pleinement dans l’organisation et le déroulement des activités. Dans cette perspective, en tenant
compte par exemple du Forum National sur les changements climatiques qui demeure l’activité la
plus importante en termes de coût, les dépenses effectuées par l’ONG s’effectuent par les
commissions suivantes :

- Commission Secrétariat :

C’est de cette commission que dépendent toutes les charges administratives que peuvent engendrer
par exemple le dépôt des courriers aux différents partenaires pour l’annonce de l’événement.

- Commission logistique et mobilisation :

Elle se charge principalement de la location des matériaux nécessaires pour le déroulement de


l’activité. Tel est le cas des vidéo projecteurs, chaises, et autres mais aussi de la mobilisation des
participants pour une forte représentativité de la jeunesse.

- Commission restauration et rafraichissement :

Elle s’occupe de l’achat et la cuisson des vivres qui sont destinés non seulement aux conscientisés
mais aussi aux membres de l’ONG qui tiennent compte de l’aspect volontariat associatif pour
s’investir pleinement dans l’organisation et le déroulement des activités.

En dehors des dépenses effectuées dans les différentes commissions mises en place lors de la
réalisation d’une activité, s’ajoutent :

. les primes de déplacement octroyées aux responsables ou autres délégations venant hors du
territoire national.
. Les frais de diffusion et de publication des informations.

B-Impact de la gestion comptable sur les activités de l’ONG :

La bonne gestion comptable est un facteur qui conditionne la bonne exécution des activités
planifiées. Dans ce cas, les dirigeants de l’ONG doivent s’assurer de l’efficacité des procédures
comptables mises en place pour l’atteinte des objectifs fixés. D’une part, lorsque les procédures
d’organisation comptable mises en place sont inefficaces, la traçabilité des opérations ne s’illustre
guère. D’autres parts, lorsque les ressources financières sont mal reparties, le risque de connaître
des problèmes de trésorerie est élevé.

Les procédures de contrôles reflètent les politiques définies par les membres du C.A en ce qui
concerne la façon dont l’argent sera géré, afin de s’assurer que les fonds reçus et enregistrés, ne sont
pas utilisés pour des fins inutiles. Cependant, avant toute séance d’audit, la trésorière et le
commissariat aux comptes doivent effectuer un contrôle préliminaire pour s’assurer de la bonne
gestion de l’organisation. Les partenaires financiers de JVE BENIN ont une stratégie qui consiste à ne
pas envoyer les ressources en bloc pour un bon suivi.

Autrement dit, cette mesure leur permet de suivre adéquatement la gestion des fonds d’autant plus
que le service comptable a l’obligation de les faire parvenir un rapport financier après une période
donnée pour une justification des charges engagées durant un temps bien déterminé. En matière de
décaissement, la validation des chèques doit porter la signature d’au moins deux personnes sur trois
ayant leur signature dans les livres bancaires au nom de l’organisation. Il s’agit essentiellement du
Président, du Directeur Exécutif et la Trésorière.

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Dans le cadre de gestion associative, les principaux problèmes d’organisation comptables qui se
posent sont ceux concernant :

- L’absence des pièces justificatives car elles ont souvent des difficultés à obtenir des factures lors de
réalisation des achats à faible coût.
- Le respect des lignes budgétaires car le paramétrage avec ligne budgétaire entraîne une multiplicité
des comptes qui sont souvent difficiles à gérer.

La répartition des ressources au sein de l’ONG JVE BENIN s’établit en se référant aux lignes
budgétaires car la plus grande partie des ressources est affectée à la ligne budgétaire ‘’Actions’’.
Dans ce cadre, parmi toutes les actions pré établies, l’activité de sensibilisation la plus importante est
celle qui doit se voir affectée une somme importante pour son exécution. Tel est le cas des Forums
Nationaux de lutte contre le changement climatique.

Paragraphe2 : Validation des hypothèses et analyse du fonctionnement de JVE BENIN :

A-Validation des hypothèses :

Suite à des échanges, nous pouvons donc affirmer que l’hypothèse selon laquelle : l’imbrication des
services secrétariat et comptabilité ne permet pas au comptable d’anticiper sur certains travaux a été
vérifiée. De ce fait, les plans d’amortissement ne peuvent être établis dès l’entrée de l’immobilisation
dans le patrimoine.

En matière de gestion rien n’est possible sans l’acquisition des subventions car les fonds propres de
JVE BENIN ne représentent guère les dix pourcent (10%) des ressources annuelles. Au-delà de cette
approche, il est important de noter que l’indisponibilité des ressources financières peut être la
source d’autres problèmes autres que la cessation d’activités car le risque que l’ONG perde ses
ressources humaines est assez élevé.

En ce qui concerne l’aspect gestion des ressources financières, il ressort que de nombreux
partenaires financiers sont quelques fois hésitants à financer les projets des ONG car certains
dirigeants utilisent les subventions pour des besoins personnels qui n’ont aucune relation avec les
missions de l’ONG. Mais les procédures d’organisation comptable de JVE BENIN en font exception car
cette mauvaise utilisation est généralement la conséquence d’une complicité entre salariés et
membres du conseil d’administration.

C- Analyse du fonctionnement de JVE BENIN :

1- Remarques :

Suite à un stage qui s’est déroulé en deux mois nous constatons que :

- JVE BENIN n’a pas une politique de suivi de ses immobilisations en termes de maintenance (cas des
ordinateurs).
- Les possibilités financières de l’ONG incitent les dirigeants à adopter des choix de gouvernance qui
les oblige à ne pas considérer la qualité comme un critère d’achat des immobilisations. Dans ce sens,
ils ont été obligés d’acquérir des immobilisations en occasion afin de permettre à chaque service
d’avoir un ordinateur de travail.
- En matière d’organisation comptable, l’établissement des plans d’amortissement des
immobilisations ne sont pas concomitant à leur entrée dans le patrimoine.
- Les imputations comptables ne se font pas au quotidien. La cumulation des pièces justificatives sur
plusieurs jours peut entraîner des confusions et omissions de certains faits datant de la réalisation de
l’opération.

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- Les immobilisations de JVE BENIN ne sont pas codifiées aussitôt achetées.
- Les services de secrétariat et de comptabilité sont imbriqués. Ce qui oblige la comptable à laisser
certains travaux comptables au profit de ceux du secrétariat.
- Les budgets établis par le service comptable ne sont pas respectés par les dirigeants de l’ONG lors
de la réalisation de certaines activités. Tel est le cas du troisième Forum National des Jeunes sur les
Changements Climatiques qui a entraîné un supplément d’imprévus en matière de décaissement.
- La trésorière de l’ONG n’exécute pas convenablement ses obligations en matière de contrôles
interne comme prévus.
- La bibliothèque de JVE BENIN n’est constituée que des livres d’ordre environnemental alors qu’une
documentation sur la gestion comptable des organismes à but non lucratif leur permettrait
d’anticiper sur certains maux.
- JVE BENIN ne dispose pas plusieurs matériaux de bureau alors que l’acquisition de ces derniers
permettrait de réduire les charges locatives des matériaux tels que : les vidéo projecteurs.
- le site officiel www.jvebenin.org n’a pas une version anglaise alors que la pluparts des bailleurs de
fonds soutenant les organismes à but non lucratif sont des anglophones. Ce qui est un manque à
gagner car en y insérant une version anglaise ceci peut inciter les partenaires financiers à s’intéresser
aux activités menées pour une assistance financière.
- l’ONG JVE BENIN n’a pas une politique de placement de ses fonds propres en vue de bénéficier des
intérêts futurs qui peuvent être utiles pour le renouvèlement de ses équipements.

2-Suggestions :

Vu les remarques énumérées nous proposons que JVE BENIN:

- Dissocie les services de secrétariat comptabilité afin d’alléger l’intensité des travaux confié à la
comptable.
- Soit périodiquement en contact avec un informaticien pour la maintenance de ses ordinateurs.
- Que les dirigeants de l’ONG incitent la trésorière à jouer pleinement son rôle en matière de
planification des séances de contrôle internes.
- Etablisse les plans d’amortissement de l’immobilisation dès leur entrée pour une analyse
prospective de son utilisation.
- Remplisse les fiches d’imputations comptables quotidiennement au risque de ne pas entraver le
processus d’enregistrement des opérations.
- Mette en place un programme de financement de ses investissements afin de réduire ses charges
locatives.
- S’approprie une documentation sur les problèmes financiers et le management des organismes à
but non lucratif afin de faciliter la recherche des stagiaires.
- Actualise son site web en insérant une version anglaise.
- Se lance dans le placement de fonds propres afin de bénéficier des avantages qui en découleront
pour le renouvèlement de ses équipements.
- Elabore des stratégies de motivation et de relance de ses membres pour le respect de leurs
obligations.

5 Source : Article 60 du traité de l’OHADA ( confère tableau chronologique).

Conclusion

En définitive, ce stage de deux mois nous a permis de décrire l’organisation comptable de JVE BENIN
d’une part et la gestion comptable de ses activités dans un monde en perpétuel globalisation
d’autres parts. Une analyse des informations reçues démontre que beaucoup d’ONG ont échoué par
manque d’attention portée aux procédures d’organisation comptable et de contrôle financier après

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une période d’activités. Les membres du personnel peuvent avoir été indifférents en ce qui concerne
le maintien des registres financiers ou les membres du Conseil ne s’être pas souciés d’analyser les
comptes de résultats et d’avoir mis en place des contrôles.

Bien que le nombre de procédures et de rapports décrits puissent sembler accablant, les ONG ne
peuvent pas se permettre d’être imprévoyantes en matière de finances. Cependant, si l’ONG JVE
BENIN veut protéger son statut et assurer sa survie, il serait indéniable que ses dirigeants se
familiarisent avec tous les aspects de gestion financière présentés dans ce rapport en tenant compte
des recommandations qui ont été soumises.

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