Compañía Minera Milpo Procedimiento Nº : PY-P-01 Rev : 02

Fecha de Emisión : 31/08/04

Desarrollo de Proyectos Actualización : 19/08/05

Corporativos Aprobado : A.CH.A.

1.- OBJETIVO

Describir el procedimiento de seguimiento y control para la formulación y ejecución de los Proyectos

Corporativos y/o especiales de la Empresa, que aseguren su crecimiento y fortalecimiento.

2.- ALCANCE

Este procedimiento se aplica al área de “Desarrollo de Proyectos Corporativos y/o especiales”, en

adelante será denominada “Proyectos”.

3.- DEFINICIONES

 Proyectos Corporativos y/o Especiales

Es todo proyecto que por sus características de inversión, alcance, periodo de implementación
y trascendencia para la corporación, es definida específicamente como tal por el Gerente
General y/o Gerente Corporativo de Operaciones. Este funcionario formulará una comunicación
escrita y específica encargando la ejecución y seguimiento del mismo al Jefe de Proyectos
Corporativos.

 Perfil del Proyecto:

Documento que describe técnica y económicamente los alcances de un Proyecto. La exigencia
a la precisión de su información es muy baja, casi referencial (+/. 30%). Es sólo de uso interno
en Proyectos y sirve para establecer orientaciones generales en el proyecto. Debe ser
aprobado por el Gerente General y/o el Gerente Corporativo de Operaciones.

 Estudio de Pre-factibilidad:
Este documento también describe técnica y económicamente un Proyecto, pero es mayor la
precisión de su información (+/. 20%). Se formula sólo para uso interno de la empresa, y sirve
para seleccionar las mejores opciones entre varias alternativas propuestas. Debe ser
aprobado, igualmente por el Gerente General y/o el Gerente Corporativo de Operaciones. Debe
ser comunicado al Directorio de la empresa.

 Estudios de factibilidad:
Documento técnico - económico definitivo, que describe la concepción de cómo se va a
ejecutar un Proyecto. La exigencia a la precisión es muy alta (+/. 10%). Se formula para uso
externo a la empresa. Con este documento se gestiona el financiamiento, las aprobaciones
medio - ambientales, se tramitan los permisos y licencias, etc. Debe ser aprobado
necesariamente por el Gerente General, el Gerente Corporativo de Operaciones y el Directorio
de la Empresa.

 Financiamiento del proyecto:

Es la actividad mediante la cuál se obtienen los recursos necesarios para ejecutar un proyecto.
Pueden ser recursos internos y/o externos. Pueden ser aportes y/o créditos.

 Construcción del proyecto:

Período en el que se efectúan todas las adquisiciones, obras, montajes, etc vinculadas con la
implementación del proyecto.

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Corporativos
 Pruebas y puesta en marcha:
Período en el que se realizan las pruebas en vacío y con carga, así como en el que se pone en
funcionamiento gradual un proyecto. Es por un lado el término del proceso de construcción, y
por otro lado el inicio de las operaciones.

4.- DOCUMENTOS A CONSULTAR

No aplican documentos a consultar.

5.- RESPONSABILIDADES

5.1.- Gerente General (GG): Es el responsable principal de la aprobación y autorización para la

ejecución de los proyectos de la corporación.

5.2.- Gerente Corporativo de Operaciones (GCO)

Es el supervisor directo de Proyectos. Entre sus funciones están aprobar y hacer seguimiento a los
alcances, programas y presupuestos.

5.3 Jefe de Proyectos Corporativos (JPC)

Es el encargado del seguimiento y/o gestión de los Proyectos. Gestiona la aprobación de los
programas, presupuestos y metas. Ejerce estrecha coordinación con los Gerentes ó Jefes
Asignados a los Proyectos. Es el encargado de verificar y supervisar el cumplimiento del presente
procedimiento.

5.4 Gerentes ó Jefes de Proyectos Especificos (GPE).

Cada Proyecto, según su envergadura y grado de desarrollo, puede contar con un Gerente ó Jefe
Específico designado por el GCO. Este funcionario en adelante responderá por todos los aspectos
técnicos, administrativos y financieros propios del Proyecto ante la GCO y el JPC.

5.5.- Responsable del SGI

Es el encargado de Verificar y Supervisar el cumplimiento del presente procedimiento.

6.- PROCEDIMIENTO

6.1 Captación y aprobación de Proyectos

Las propuestas de Proyectos pueden surgir de diversas fuentes:

 Procedentes del área de Exploraciones.
 Procedentes de las Unidades Operativas.
 Procedentes del Jefe de Proyectos Corporativos.

Todas estas propuestas deberán ser remitidas al Jefe de Proyectos Corporativos (JPC) para su
revisión y posterior evaluación y presentación al Gerente Corporativo de Operaciones (GCO), quien
a su vez las remitirá a la Gerencia General (GG) para decidir su aprobación final. De ser necesario
se coordinará con los diversos funcionarios que hayan participado en la formulación de las
propuestas.

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Toda propuesta de un proyecto contendrá la fase de formulación, la misma que considera 3 niveles
de precisión - perfil, pre-factibilidad y factibilidad - previos a las fases de Construcción y Puesta en
marcha. Estos niveles de precisión y fases de un proyecto deberán elaborarse y establecerse antes
de su presentación al GCO y GG.

Toda propuesta de Proyecto para ser presentada a la GCO y la GG, debe estar acompañada de una
evaluación de sustento, cuyos principales parámetros técnicos y económicos deben ser
incorporados en el Registro PY-P-01-1 por el JPC.

La GG y/o la GCO podrán aprobar, desaprobar ó pedir la reformulación de un Proyecto. En el caso

de la aprobación de un Proyecto se debe establecer su Cronograma de Actividades, su Programa
de Desembolsos, asegurar su financiamiento y establecer la fecha de inicio de la ejecución del
proyecto.

6.2.- Ejecución de un Proyecto.

a) De los Responsables directos de un Proyecto.

La GG y la GCO podrán designar un responsable directo de la ejecución de un Proyecto. Este

funcionario o la empresa especializada encargada de la construcción del proyecto, informarán
mensualmente a la GG, la GCO y al JPC de todas las actividades desarrolladas y de los costos
incurridos en dicho período utilizando el formato PY-P-01-2 Control de la Inversión en Proyectos.
De ser necesario se realizarán las gestiones pertinentes para obtener el financiamiento u otros
permisos para la ejecución del proyecto.

b) Del Control y Seguimiento de los Proyectos

El JPC, en base a la información mensual de los responsables directos de los proyectos, hará el
seguimiento corporativo de los mismos, para lo cual debe hacer uso de los siguientes registros:

o PY-P-01-2 Control de la Inversión en Proyectos,

o PY-P-01-3 Control del avance físico en Proyectos

A través de la data recopilada en los registros PY-P-01-2 y PY-P-01-3 se deberá llenar el formato
PY-P-01-4 Registro de Indicadores y evaluar su cumplimiento con las metas establecidas.

Antes de la quincena del mes, el JPC solicita al responsable o a la empresa especializada

encargada de la construcción del Proyecto, los avances de sus proyectos para la obtención de
resultados de los Indicadores de Gestión de Calidad del área.

Cuando se de el caso de un incumplimiento durante dos meses consecutivos de las metas

establecidas para el logro de los objetivos específicos de Calidad del área, se solicitará a los
ejecutores y/o directos responsables de dicho proyecto, la actualización de sus cronogramas y su
presupuesto vigente. Igualmente se debe propiciar el que se adopten las medidas
correctivas/preventivas necesarias para el buen cumplimiento del nuevo programa. La GG, GCO y
el JPC deberán revisar y aprobar el nuevo programa del Proyecto. En la elaboración del nuevo
programa, se debe tener en cuenta la influencia de las actividades críticas y los hitos significativos
del proyecto.

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6.3.- Alcances de las responsabilidades directas vinculadas con este procedimiento:

a) Está circunscrito exclusivamente a los proyectos asignados por la GG y/o GCO.

El seguimiento establecido en el presente procedimiento se efectuará únicamente a aquellos
proyectos corporativos designados expresamente por la GG y/o GCO. Se deja constancia que la
empresa tiene también otros proyectos de diversa índole, pero que por su envergadura y/ó la fase
en que se encuentran, no ameritan aún un seguimiento a través del SGI, mediante el Procedimiento
para Desarrollo de Proyectos Corporativos.

b) Está circunscrito exclusivamente a la Gestión de Calidad

El alcance del presente procedimiento está sólo vinculado con la Gestión de Calidad, es decir
referidos al seguimiento de la correcta evaluación técnico-económica de los proyectos asignados,
y/o la apropiada implementación según lo programado. Todos los aspectos vinculados con el Medio
Ambiente y la Seguridad no son de su competencia y responsabilidad. Estas corresponderán a los
responsables directos de cada proyecto.

c) Está basado únicamente a la información mensual recopilada.

Este Procedimiento establece que el seguimiento a los proyectos asignados se efectúa sólo a través
de la información corporativa emitida mensualmente por los responsables directos de cada
proyecto, y remitida al JPC.

7. REGISTROS / ANEXOS

 PY-P-01-1 Evaluación económica de un Proyecto.

 PY-P-01-2 Control de la Inversión en Proyectos,
 PY-P-01-3 Control del avance físico en Proyectos
 PY-P-01-4 Indicadores

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¡Error! Vínculo no válido. CONTROL DEL AVANCE FISICO EN PROYECTOS (%)

PROYECTO: CODIGO PROYECTO:
RESPONSABLE: CODIGO CONTABLE:
PESO (%) TOTAL PERIODO
No. ACTIVIDAD PONDERADO PROYECTO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
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Cargo ---->
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