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ypes de factures

fournisseurs
Synthèse

Dans le poste de travail Facturation fournisseur, vous pouvez utiliser plusieurs types de
document pour enregistrer les transactions d'achat entre votre société et ses fournisseurs. La
facturation fournisseur peut être basée sur des documents sous-jacents, tels que commandes et
contrats d'achat, ou faire l'objet de transactions autonomes.

Selon vos exigences de gestion, les fonctions de facturation fournisseur permettent la création
des types de facture fournisseur suivants :

 Factures

Les factures émanant de fournisseurs de biens ou de services peuvent être saisies


manuellement, avec ou sans référence à une commande d'achat ou à un autre document
prédécesseur. Pour certains fournisseurs sélectionnés, elles peuvent également être créées
automatiquement dans le cadre d'un cycle de facturation automatique ou de factures récurrentes.

 Avoirs

En cas de retour de marchandises ou d'écart de prix, (votre société renvoie des marchandises ou
n'est pas satisfaite d'un service, par exemple) le fournisseur émet généralement un avoir d'un
montant égal ou inférieur à la facture d'origine. En tant que comptable, vous pouvez saisir des
avoirs avec référence à la facture ou à la commande d'achat correspondante. Vous pouvez
également saisir des chargements et déchargements ultérieurs à la facture ou l'avoir
prédécesseur.

 Factures douanières

Lorsque les marchandises facturées sont soumises à des droits de douane ou des taxes sur les
importations, l'administration douanière peut établir une facture stipulant l'obligation de la société
de payer les taxes ou droits sur l'importation ou l'exportation des marchandises.

 Chargements et déchargements ultérieurs


Permettent d'ajuster la valeur d'une facture ou d'un avoir déjà comptabilisé. En principe, vous
entrez un chargement ou un déchargement ultérieur en cas de changement de prix ultérieur -
notamment pour les produits dont le prix varie très souvent ou lorsque des coûts supplémentaires
doivent être imputés ou crédités, pour des frais de transport concernant des marchandises déjà
facturées, par exemple.

 Factures annulées

Permettent d'annuler une facture ou un avoir précédemment comptabilisé. La comptabilisation


dans la gestion financière est annulée, ainsi que le paiement.

 Acomptes

Dans certains cas, un ratio de la valeur brute du paiement doit être réglé à l'avance pour couvrir
un ensemble défini de marchandises ou de services commandé. Il est alors dû avant la livraison
de ces marchandises ou la fourniture de ces services.

La taxe sur les services et les articles intervient sur les transactions d'achat comme les
commandes d'achat et la facturation fournisseur. La taxe étrangère est applicable lorsque votre
société doit appliquer des taxes étrangères. Lors d'un achat, il est possible de recevoir une
facture fournisseur avec une taxe étrangère, même si la société n'est pas enregistrée auprès de
l'administration fiscale responsable des taxes étrangères. Le système détermine
automatiquement la taxe applicable dans le processus de facturation fournisseur.

Pour plus d'informations, voir Calcul des taxes à l'étranger pour les services, Détermination des
taxes et Détermination des déclarations d'honoraires.

Factures fournisseurs

Une facture fournisseur précise l'obligation du réceptionnaire des marchandises ou du


bénéficiaire des services vis-à-vis du fournisseur. Elle est généralement créée après la livraison
des articles ou l'achèvement du service. La facture fournisseur permet d'enregistrer les détails de
la transaction et de comptabiliser la transaction financière au passif de la société du
réceptionnaire ou du bénéficiaire. La facture fait l'objet d'un contrôle par rapport à la commande
d'achat passée auprès du fournisseur, et tout écart est enregistré sous la forme d'une exception.
La facture ne peut être comptabilisée que lorsque toutes les exceptions ont été résolues ou
clarifiées. Lors de la comptabilisation de la facture, les détails de la transaction sont transférés à
la comptabilité financière et saisis sur un compte, et la facture est validée en vue de son
paiement. Il est également possible de valider une facture pour paiement sans en saisir les
détails dans un livre, par exemple, pour payer une facture alors que les détails de la transaction
sont incomplets et ainsi recevoir un escompte du fournisseur.

Une facture déjà comptabilisée et payée peut être annulée dans le système. L'annulation d'une
facture entraîne sa contre-passation et crée automatiquement une facture d'annulation dans
votre système. Si la facture a déjà été payée, vous pouvez créer un avoir avec référence à la
commande d'achat d'origine. Si la facture a été saisie dans le système mais n'a pas encore été
comptabilisée et si elle n'a pas un statut de version préliminaire, elle peut être invalidée.
L'invalidation d'une facture implique que les informations qu'elle contient sont conservées dans le
système mais qu'elle ne peut pas être transmise à l'étape de traitement suivante. Il est impossible
de supprimer une facture sauvegardée dans le système, même si elle ne l'a été que sous forme
de version préliminaire. Une fois sauvegardée, une facture peut seulement être invalidée.

La plupart du temps, les factures créées contiennent des références à des documents d'achat.
Dans ce cas, les données de facturation provenant d'une réception confirmée, d'un accusé de
réception de biens et services ou d'une commande d'achat sont réutilisées dans le processus de
facturation.

Les factures peuvent être créées :

 manuellement par saisie directe dans le système, avec ou sans référence à des documents
d'achat prédécesseurs ;

 automatiquement à partir de documents d'achat prédécesseurs, dans le cadre de la facturation


automatique.

Lors de la création d'une facture fournisseur, les données sont comparées aux données d'achat
collectées dans le document d'achat prédécesseur. La facture fait l'objet d'un contrôle
d'exactitude et de cohérence. Cette analyse consiste à contrôler les données figurant sur la
facture fournisseur, telles que la valeur totale, les imputations et les tolérances d'écart de taxe ou
de quantité, et à rechercher les doublons de facture potentiels. La suite du traitement de la
facture fournisseur dépend des résultats des contrôles.

 Si le résultat est satisfaisant, la facture est traitée automatiquement. Les montants de facture en
cours ou les droits de douane peuvent être payés, ou l'avoir peut être créé.
 En cas d'échec des contrôles d'une facture fournisseur, des types d'exception prédéfinis sont
affectés à cette facture. Le traitement de la facture ne peut se poursuivre qu'après résolution des
erreurs à l'origine des exceptions. Une fois les exceptions résolues par les utilisateurs autorisés,
les montants de facture en cours ou les droits de douane peuvent être payés, ou l'avoir peut être
créé. Les exceptions de facture sont résolues dans la vue Travail du poste de travail Facturation
fournisseur.

Avoirs

Les avoirs sont des factures qui enregistrent un crédit, et non un débit, pour une transaction, et
qui sont créées avec référence à un mouvement débiteur antérieur. Des avoirs peuvent être
créés dans le cas où des marchandises ou des services précédemment commandés ont été
réglés, même si ces services n'ont pas encore été fournis ou si ces marchandises ont été
retournées au fournisseur.

Les avoirs peuvent être créés :

 manuellement par saisie directe dans le système, avec ou sans référence à des documents
d'achat prédécesseurs, comme un retour marchandises ;

 automatiquement à partir de documents d'achat prédécesseurs.

Les avoirs sont saisis, vérifiés et comptabilisés de la même façon que les factures. En
comptabilité, un avoir est traité en tant que facture fournisseur et porte ce nom.

Factures douanières

Les factures douanières sont des factures créées lorsque des marchandises ou des services
commandés auprès d'un fournisseur externe sont importés par un transporteur distinct. Le
montant total à payer correspond exclusivement à des taxes sur les importations ou des droits de
douane versés à l'administration douanière. Le paiement des marchandises ou des services fait
l'objet d'une facture distincte émise par le fournisseur.

Les factures douanières sont saisies directement dans le système, avec ou sans référence à des
documents d'achat prédécesseurs.
Les factures douanières sont saisies, vérifiées et comptabilisées de la même façon que les
factures et les avoirs.

Chargements et déchargements ultérieurs

Les chargements ultérieurs sont des factures qui permettent d'ajouter un montant débiteur à une
facture ou un avoir déjà comptabilisé. Un chargement ultérieur augmente le montant dû sur la
facture comptabilisée à laquelle il renvoie ou réduit le crédit sur l'avoir comptabilisé auquel il
renvoie. La comptabilisation d'un chargement ultérieur n'a aucune incidence sur la quantité de la
facture ou de l'avoir auquel il renvoie.

Les déchargements ultérieurs sont des avoirs qui permettent d'ajouter un montant créditeur à une
facture ou un avoir déjà comptabilisé. Un déchargement ultérieur réduit le montant dû sur la
facture comptabilisée à laquelle il renvoie ou augmente le crédit sur l'avoir comptabilisé auquel il
renvoie. La comptabilisation d'un déchargement ultérieur n'a aucune incidence sur la quantité de
la facture ou de l'avoir auquel il renvoie.

Les chargements et déchargements ultérieurs sont saisis, vérifiés et comptabilisés de la même


façon que les autres factures et avoirs.

Factures annulées

Les factures annulées sont des factures créées automatiquement par le système lorsque
l'utilisateur annule une facture ou un avoir comptabilisé à partir de la vue Factures et avoirs.
Dans ce cas, l'écran Nouvelle facture annulée apparaît.

Ces factures annulent la valeur du montant dû créé par la facture d'origine ou du crédit créé par
l'avoir d'origine. Lorsque le système crée une facture annulée, la facture (ou l'avoir) d'origine à
laquelle il renvoie prend le statut Annulé.

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