Ud 9

9 Tramitación de
documentación
Vamos a conocer...
1. Archivos y carpetas digitales
2. Tipos de archivos informáticos
3. Requisitos y elementos de los archivos
electrónicos
4. Creación de un archivo digital
5. Operaciones con los archivos digitales
6. Criterios de codificación y clasificación de los
documentos digitales
7. Conservación de archivos digitales
8. Expurgo en los archivos de oficina o gestión
9. El registro digital de documentos
10. La seguridad del archivo digital
11. Los archivos y la Administración Pública
FICHA DE TRABAJO 1
Crear un archivo personal
FICHA DE TRABAJO 2
Crear metadatos y copias de seguridad
Y al finalizar esta unidad…

■ Identificarás y clasificarás documentos según
sus características y contenido.
■ Averiguarás las posibles ubicaciones de archivo
en soporte digital.
■ Conocerás las operaciones que se pueden rea-
lizar en un archivo digital.
■ Archivarás digitalmente los documentos en el
lugar correspondiente.
■ Accederás a documentos archivados previa-
mente.
■ Conocerás las medidas de seguridad en archi-
vos digitales.
■ Sabrás consultar una tabla de metadatos.
Licenciado a Juan Carlos Santos Martin - jcsantosmartin@ono.com

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Tramitación de documentación
1. Archivos y carpetas digitales

1.1. Definición
La RAE define archivo, en referencia a un archivo informático, como el
«espacio que se reserva en el dispositivo de memoria de un computador Saber más
para almacenar porciones de información que tienen la misma estructura Normativa
y que pueden manejarse mediante una instrucción única», o como «el
Ley 30/1992, de 26 de noviembre,
conjunto de la información almacenada de esa manera». art. 45.5
De estas dos definiciones podemos deducir que el archivo puede ser: Los documentos emitidos, cualquiera
que sea su soporte, por medios elec-
■ Una información almacenada.
trónicos, informáticos o telemáticos por
■ El espacio de memoria donde se almacena la información. las Administraciones Públicas, o los que
estas emitan como copias de originales
Así pues, un archivo digital o electrónico es toda información almacena-
almacenados por estos mismos me-
da en un formato que solamente un equipo electrónico puede procesar. dios, gozarán de la validez y eficacia de
Los archivos electrónicos son generados por aplicaciones automatiza- documento original siempre que quede
das, como procesadores de texto, hojas de cálculo, el correo electrónico, garantizada su autenticidad, integridad y
conservación y, en su caso, la recepción
etc. Todos deben ser revisados y evaluados para determinar si tienen
por el interesado, así como el cumpli-
utilidad y valor para la empresa, y entonces deberán ser conservados en miento de las garantías y requisitos exi-
un sistema electrónico de administración de documentos por el tiempo gidos por esta u otras Leyes.
que sea necesario. Art. 105 b. La Constitución Española
En informática se llama carpeta digital al contenedor virtual donde se regula el derecho de acceso de
guardan archivos de datos. los ciudadanos a los archivos y
registros
Las carpetas son creadas por los usuarios para clasificar y guardar de
El acceso de documentos que contengan
forma lógica los archivos que tenemos en nuestro ordenador de forma datos referentes a la intimidad de las per-
parecida a un árbol. El nivel más alto es el denominado raíz y de él cuel- sonas estará reservado a estas, que, en
gan todos los demás archivos; es decir, todos los archivos y directorios, el supuesto de observar que tales datos
incluidos los discos y las particiones, se encuentran en el directorio raíz. figuren incompletos o inexactos podrán
exigir que sean rectificados o comple-
tados, salvo que figuren en expedientes
caducados por el transcurso del tiempo.
Ejemplos
El acceso podrá ser denegado por razo-
La carpeta «Empresas 2015» contiene una serie de subcarpetas. Entre ellas se en- nes de interés publico, por intereses ter-
cuentra la subcarpeta «nominas», que contiene otras subcarpetas y archivos creados ceros más dignos, o porque lo disponga
con diferentes programas. la Ley.
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Unidad 9
Los programas gestores o administradores de archivos son utilidades

Saber más que permiten manipular archivos directamente; permiten mover, crear,
Existen archivos ejecutables cuya exten- borrar y renombrar archivos y carpetas, aunque no permiten realmente
sión es .exe. leer el contenido de un archivo o almacenar información en él. Cada
sistema operativo proporciona al menos un programa gestor de archivos
para su sistema de archivos nativo. En Windows, el gestor de archivos
usado más comúnmente es Windows Explorer.
Los archivos pueden ser de diferentes tipos, según los datos que con-
tengan; por ejemplo, pueden ser archivos de imágenes, de programas,
de texto, de bases de datos, etc.
El nombre del archivo está formado por un nombre, un punto y una ex-
tensión. El nombre permite la administración del archivo, puede tener
hasta 255 caracteres y estar compuesto por letras, números, espacios en
blanco y caracteres especiales como guiones, subrayado, @, $, &. Hay
caracteres que están prohibidos: ( “, ? , !, \, >, <, *, :, ). El nombre sirve
para diferenciar un archivo de otro.
La extensión indica el formato, tipo de datos que contiene y el programa
que requiere el ordenador para visualizarlo o editarlo; generalmente
está compuesta por tres letras, pero hay excepciones con cuatro letras.
Ejemplos
Tenemos un archivo con el nombre «documento.docx». Al leer el nombre, el equipo nos indica que se trata de un archivo de texto.
El ordenador reconocerá la extensión y al abrir el archivo buscará un programa apropiado, en este caso Word.
Icono Nombre Extensión Fecha y hora de la Tipo de archivo Tamaño
creación/última modificación
Actividades
1. Busca al menos dos archivos con sus extensiones con datos que correspondan a
audio, archivo comprimido, vídeo, texto, imagen y archivo de internet.
2. Indica las extensiones de los archivos creados con los siguientes programas: Word,
Excel, Access, PowerPoint, Writer, Calc, Base, Impress, Draw.
3. Desde tu ordenador crea documentos con el Bloc de notas, Grabadora de sonido,
Paint y Wordpad, y anota las extensiones que tienen cada uno de los archivos creados.
4. Crea un archivo en el Bloc de notas donde escribas tu nombre completo y guárdalo
con el nombre «ejemplo». Busca dónde lo has guardado y con el botón derecho
cambia el nombre y elimina la extensión.
Intenta abrirlo y contesta: ¿se abre automáticamente? Si has conseguido abrirlo
indica cómo lo has hecho.
5. En tu ordenador pincha en el icono Iniciar y a continuación Todos los programas.
Abre Documentos y busca tres carpetas que estén dentro, anota sus nombres.
Busca tres archivos dentro de estas carpetas y anota sus nombres y sus extensio-
nes. Señala qué clase de archivos son. Si no puedes ver las extensiones selecciona
la opción Detalles del menú desplegable Vista. Si realizas las actividades en el or-
denador, en lugar de en el cuaderno, puedes realizar un pantallazo de la estructura
de carpetas y archivos seleccionados y pégalo en un documento de texto, en lugar
de anotar los nombres.
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1.2. Ventajas e inconvenientes del archivo digital

Son las siguientes:
Ventajas Inconvenientes
■ Elimina los procesos de impresión y ■ Necesidad de depurar los archivos
gastos de papel. frecuentemente.
■ Elimina el extravío físico de ■ Desgaste y riesgos de rotura o
documentos. pérdida por la manipulación.
■ Permite un acceso rápido y fácil a la ■ Pérdida de tiempo en la búsqueda de
información. documentos y en su modificación.
■ Reduce el tiempo profesional en ■ Incompatibilidad de programas
Existen muchas ventajas para informatizar los
la búsqueda de datos manuales e porque no existe un estándar
archivos en la empresa.
incrementa la productividad. universal.
■ Agiliza el servicio a los clientes. ■ Existencia de gran complejidad en los
■ Favorece la conservación de documentos electrónicos.
originales al no ser manipulados. ■ Control de fiabilidad y autenticidad.
■ Permite una distribución masiva de ■ Cambios en la tecnología digital.
documentos vía internet o intranet. ■ Coste de adquisición de lectores de
■ Permite guardar la información en documentos.
múltiples formatos electrónicos. ■ Se puede perder información al
■ Optimiza el espacio físico. migrar de una tecnología a otra.
■ Permite el uso simultáneo de un
documento por varios usuarios.
Actividades
6. Indica si son ventajas o inconvenientes de un archivo informático las siguientes:
■ Elimina el extravío físico de documentos.
■ Carece de autenticidad.
■ Cambios en la tecnología digital.
■ Permite un acceso rápido y fácil a la información.
■ Agiliza el servicio a los clientes.
■ Incompatibilidad de programas.
■ Necesidad de depurar los archivos frecuentemente.
■ Favorece la conservación de originales.
Completa las ventajas e inconvenientes que crees que faltan en esta lista.
7. Indica si los siguientes supuestos son ventajas o inconvenientes de tener archivos
digitales:
■ La batería de tu ordenador portátil no tiene carga y tienes que ver un archivo de
forma urgente que está guardado en el ordenador.
■ Te dicen que el archivo que tienes que buscar se nombró como «anuario.txt».
■ María ha sido contratada y no conoce el programa de contabilidad con el que
trabaja la empresa.
■ Se ha establecido en un programa una alarma para que avise cuando falten quin-
ce días para la terminación de los contratos de los trabajadores temporales.
■ El programa para abrir un archivo no lo tiene instalado el ordenador con el que
estás trabajando.


Unidad 9
2. Tipos de archivos informáticos

Los archivos informáticos se pueden clasificar siguiendo diferentes cri-
Saber más terios:
Extensiones de algunos archivos: ■ Según los datos almacenados:
Tipos de - Ejecutables: son aquellos que almacenan instrucciones que inician

Extensión procedimientos en el ordenador.
archivo
Texto txt, rtf, wps, odt, - No ejecutables: son archivos que no contienen instrucciones de pro-
doc, docx cesos para el ordenador y se pueden clasificar de forma general en
archivos de audio, archivos de vídeo, archivos de imagen, archivos
jpg o jpeg, bmp, tiff,
Imagen de texto, hojas de cálculo, bases de datos, archivos de uso exclusivo
png, tga, gif
en programas determinados y archivos de sistema.
Audio wav, mp3, wma
■ Según su uso:
avi, mov, wmv, png,
Vídeo - Permanentes: la información que contiene varía poco a lo largo del
mpg o mpeg
tiempo. Dentro de esta clase se pueden distinguir:
Empaquetar
tar, zip, rar, arj, gzip, ◆ Constantes: la información es utilizada para consulta.
o comprimir
bzipe, afio, kgb
archivos ◆ De situación: se actualizan para adaptarlos a las nuevas situa-
Hojas de ciones.
ods, xls, xlsx
cálculo ◆ De información: se guardan para consultar posteriormente, como
Exclusivos por ejemplo los datos estadísticos.
prproj, aep, psd
para Adobe - De movimiento: son archivos intermedios. En ellos se almacena la
información que se pasará a los archivos permanentes. Sobre ellos se
realizan altas, bajas y modificaciones. Una vez actualizados los datos
en el archivo de situación, este pierde validez y se puede borrar.
- De trabajo o maniobra: su permanencia está
limitada a la ejecución del programa; sirve
como archivo auxiliar de los anteriores.
n Según la función para la que se crearon:
- Archivo maestro: contiene información glo-
bal que se actualizará cada cierto tiempo;
sobre él no se puede operar.
- Archivo de transacciones: en él se van guar-
dando los archivos o las operaciones para
actualizar el archivo maestro.
- Archivo de reporte o noticias: sirve para no-
tificar los errores o las incidencias especiales
ocurridas en las operaciones con un siste-
ma.
- Archivos de trabajo: archivos imprescindi-
bles para el usuario que son generados en
los procesos.
- Archivos de programas: son los ejecutables.
- De textos: archivos que contienen informa-
Algunos tipos de archivos. ción de ayuda y del sistema.


3. Requisitos y elementos de los archivos

electrónicos
Los archivos electrónicos reúnen una serie de requisitos para garantizar
sus funciones: Saber más
Los metadatos son datos estructurados
Requisito Descripción
que describen otra información y que
Autenticidad Es aquel documento que puede probar: nos permiten encontrarla, gestionarla,
■ Que es lo que afirma ser. controlarla, entenderla y preservarla en
el tiempo.
■ Que ha sido creado o enviado por la persona que lo creó o lo
envió. Un ejemplo es el DNI. En él aparecen
metadatos de su titular: la dirección, los
■ Que ha sido creado o enviado en el momento que se afirma.
nombres de los padres, un número que
actúa como identificador, etc.
Integridad Es un documento completo e inalterado.
Los metadatos administrativos incluyen
Conservación Se puede acceder a él durante un largo periodo de tiempo. datos para la gestión de derechos, firma
digital, control de acceso mediante con-
La información del documento está a disposición de los traseñas, tiempo de preservación, etc.
Disponibilidad
usuarios autorizados para acceder a ella.
La información del documento está protegida frente a los

Confidencialidad
usuarios no autorizados.
Un documento electrónico está compuesto por los siguientes elementos:

Archivo: contenido del documento.
Firma: firma electrónica de archivo.
Metadatos: datos asociados al documento.
Documento
electrónico
Firma
Archivo Metadatos
electrónica
Actividades
8. Indica si en estos casos se puede considerar que un archivo es auténtico y argu-
menta por qué:
■ El archivo se envió el día 25 de mayo de 2014 y se afirma que se envió el 20 de
mayo.
■ Dice que lo creó Juana López, pero la firma electrónica es de Amalia Suárez.
■ Es una instancia de solicitud de una subvención y se especifica que se envía
una solicitud.
9. ¿Si un documento que recibes viene en varias partes puedes decir que tiene in-
tegridad?
10. Averigua cuánto tiempo se deben conservar por Ley los ficheros de nóminas de
los trabajadores de la empresa.


Unidad 9
4. Creación de un archivo digital

Las tecnologías de la información (TIC) permiten la creación de archivos
Saber más digitales que se guardarán en la memoria del ordenador, un servidor o
La creación de un archivo digital se com- una unidad de almacenamiento externo. Estos archivos posibilitan el
pone en general de varias etapas: acceso a la información.
■ Crear una estructura de carpetas digi- Cuando se quiere almacenar y recuperar la información es importante
tales: serán los directorios. que se efectúe en el menor tiempo posible y se recupere exactamente
■ Nombrar los directorios o carpetas di- igual que cuando se guardó. Es fundamental recordar que las necesi-
gitales. dades de recuperación de la información serán las que determinen las
■ Nombrar los archivos o documentos técnicas de almacenamiento que van a emplearse.
digitales.
La creación de un archivo digital trae consigo la necesidad de organizar
■ Archivar los documentos digitales en
las carpetas correspondientes. y almacenar la información recopilada. No existe una forma concreta
■ Crear tablas de contenido (metada-
mejor que otra de hacerlo; cada empresa u organización creará el archi-
tos). vo digital de tal forma que permita el fácil acceso y una ubicación que
■ Crear, copiar, mover y eliminar carpe- garantice la seguridad del archivo.
tas, archivos y accesos directos (como Cuando se crean archivos digitales y se tienen que enviar a través de in-
hemos visto en la Unidad 3). ternet puede ocurrir que dichos archivos no puedan ser abiertos por no
disponer del programa adecuado al formato en que fue creado. Por ello,
lo aconsejable es crear archivos digitales en formato PDF, procurando
que sean copias fieles al documento original.
También es aconsejable, como complemento a los archivos PDF, crear
archivos en formato TIFF para que sirvan como copia de seguridad y
archivo maestro para futuras modificaciones.
Si un archivo en formato PDF resulta muy pesado y difícil de manejar
por un usuario, la solución es seccionar el archivo PDF del documento,
pero en este caso se debe:
■ No fraccionar el documento más que lo necesario.
■ Utilizar una tabla que sirva de guía para no olvidar ninguna parte sec-
cionada.
■ Seccionar si el documento ocupa más de 25 megabytes.
Ejemplos
Se debe guardar un informe de un estudio de mercado sobre la conveniencia de abrir
una nueva tienda en una zona concreta. El documento es muy grande y se ha guardado
con el nombre de doc34.
El documento se dividirá en secciones:
Partes del documento Nombres sugeridos

Portada e introducción doc34_introduccion.pdf
Contenidos doc34_contenido.pdf
Conclusiones doc34_conclusiones.pdf
Anexos doc34_anexos.pdf


5. Operaciones con los archivos digitales

En las operaciones realizadas en los archivos se deben tener en cuenta
su organización y la estructura lógica que se haya creado.
Las operaciones más habituales son las siguientes:
■ Abrir: es establecer un canal de comunicación entre un programa y
el archivo. Pueden existir problemas en la apertura de los archivos
digitales, y los motivos pueden ser:
- El archivo se ha localizado pero
el usuario no tiene permiso para
acceder a este.
- El formato del archivo es incompa-
tible con los programas instalados.
- El archivo está dañado.
- El antivirus lo bloquea por detectar
amenaza de la presencia de algún
virus.
■ Cerrar: cancelar el canal de cone-
xión establecido entre el progra-
ma del usuario y el archivo. Si no
se produce el cierre correcto de un
archivo, los motivos pueden ser los
siguientes: Existen archivos cuyo acceso está restringido.
- El archivo no está abierto.

- No se ha podido escribir en el dispositivo toda la información del
archivo, debido a fallos en el hardware.
- No se ha podido escribir en el dispositivo toda la información del
archivo, por falta de espacio en el dispositivo de almacenamiento.
- El archivo está dañado.
■ Asignar: es asociar un nombre de archivo con un identificador válido
en el lenguaje del programa que se creó.
■ Proteger: establecer permisos sobre archivos para controlar quién
puede o no modificar, borrar o crearlos. Algunos pendrives tienen
botones para proteger los archivos almacenados de la eliminación
inconsciente de contenido.
■ Actualizar, escribir o modificar: son los procesos de cambio de con-
tenido de los datos de un archivo.
■ Consultas o lectura: acceso a los datos para por ejemplo generar una
salida por un medio determinado. Es conveniente poner la protección
de «solo lectura».
■ Eliminar: suprimir físicamente el archivo o carpeta donde está alma-
cenado.
■ Clasificar: organizar los archivos o carpetas siguiendo un criterio es-
tablecido.


Unidad 9
■ Unir: combinar dos o más archivos o carpetas para dar como resultado
otro nuevo y único.
■ Dividir: es partir un archivo o carpeta en dos o más. Es necesario, por
ejemplo, cuando el archivo es demasiado grande para ser enviado
por internet.
■ Importar: ampliar un archivo o carpeta a partir de los datos contenidos
en otro, ya sea suprimiendo el contenido del archivo o carpeta des-
tino o no.
■ Exportar: generar un nuevo archivo o car-
peta a partir de los datos contenidos en
un archivo de origen, pudiendo ser los
datos exportados suprimidos de este.
■ Respaldar: hacer copias de seguridad
(backup) en una ubicación separada de
la original.
■ Cambiar propiedades: si se desean esta-
blecer restricciones o incluso ocultar para
no ser visto.
■ Expurgar: se puede decir que es limpiar
de contenido. Archivos que no se desea
que permanezcan en el archivo serán
transferidos a otros o eliminados (se ex-
plica detalladamente en el apartado 6 de
esta unidad).
La partición de archivos mejora su envío a través de las redes.
Actividades
11. Indica qué operación se está realizando en el archivo en los siguientes supuestos:
a) Establecer un canal de comunicación entre un programa y el archivo.
b) Limpiar de contenido.
c) Ampliar un archivo o carpeta a partir de los datos contenidos en otro.
d) Ocultar para no ser visto.
e) Hacer un backup.
f) Generar un nuevo archivo a partir de los datos contenidos en otro.
g) Organizar los archivos siguiendo un criterio.
h) Dividir un archivo en dos o más.
i) Combinar dos o más archivos.
j) Cambiar de contenido los datos de un archivo.
k) Acceder a los datos para generar una salida.
l) Asociar un nombre de archivo con un identificador.
m) Establecer permisos sobre archivos.
n) Cancelar el canal de conexión establecido entre el programa del usuario con
el archivo.
o) Suprimir físicamente el archivo.
p) Hacer copias de seguridad.


6. Criterios de codificación y clasificación

de los documentos digitales
La clasificación de documentos es la operación que se realiza en el ar-
chivo, y consiste en el establecimiento de las categorías o grupos, con
los datos similares que reflejan la estructura jerárquica de los archivos.
Es el primer paso del proceso de organización.
Codificar es asignar números, letras y otros caracteres al nombre para
diferenciar los documentos dentro de las categorías a la que pertenecen.
Se establecerá la codificación que mejor se adapte a la organización.
La depuración consiste en suprimir duplicados de archivos con conte-
nidos idénticos, archivos en blanco sin contenido y archivos que han
servido de apoyo en la creación de los archivos de gestión. Es necesario
separar los archivos que deben ser guardados de los que no interesan
a la organización.
Ejemplos
En una oficina se pueden identificar las facturas, y dentro de estas las emitidas y las
recibidas. Estas se pueden clasificar por número, por fecha, nombre de cliente o pro-
veedor, etc.
A veces se crean carpetas o archivos que carecen de contenido y es necesario depu-
rarlos para que no ocupen espacio y resten recursos al sistema.
Los archivos informáticos se organizan

jerárquicamente.
6.1. Organización de los archivos informáticos en las
oficinas
Los archivos de oficina o gestión están formados por los documentos
producidos y recibidos por las oficinas en el desarrollo de sus actividades.
En la organización de los archivos de oficina se tendrá en cuenta:
■ Quién o quiénes son responsables del archivo de oficina.
■ Que los originales se reproducirán según el procedimiento establecido
para ello.
El archivo es fundamental para la empresa y se tendrán que limitar los
accesos a este.
En los archivos de oficina encontramos documentos y carpetas de dis-
tintos niveles jerárquicos.
Observaciones que deben tenerse en cuenta en la organización de ar-
chivos y carpetas son:
■ El criterio para crear una carpeta de nivel básico deber ser uniforme,
constante y conocido por todo el personal del departamento o em-
presa.
■ Las carpetas serán individualizadas para cada asunto.
■ El título de la carpeta suele estar establecido en las normas de la em-
presa o en la propia documentación. No es conveniente que el nombre
de la carpeta sea el nombre de documentos (carta, oficios, factura, etc.).


Unidad 9
■ Se debe evitar archivar documentos en varias carpetas; es mejor in-

tegrar toda la documentación en el momento de crearla o recibirla
en una carpeta concreta.
■ Se debe evitar duplicar carpetas, y hay que asegurarse de que al ha-
cerlo no existe una en la que se puede archivar esa documentación
o que esos documentos no deben estar integrados en una existente.
■ No se deben borrar carpetas ni documentos integrantes de estas sin
autorización.
■ Si un departamento generó documentación y debe seguir con el asun-
Para evitar el caos en la búsqueda de archivos
to otro departamento, no se deben duplicar los archivos y se deben
es necesaria la organización.
integrar todos en una misma carpeta.
■ Hay que eliminar los documentos de apoyo informativo si no forman
parte del documento principal.
■ Si se tiene documentación que acompaña al documento principal
es aconsejable crear una subcarpeta para la documentación anexa.
Las carpetas pueden ordenarse bajo distintos criterios:
■ Orden cronológico.
■ Orden alfabético de nombres de personas u organismos.
■ Orden numérico.
■ Combinación de varios (ejemplo: cronológico y alfabético).
Ejemplos
Dentro del archivo del departamento de RR. HH. se encuentra la carpeta Expedientes personales y, dentro de ella, la de Amalia Ibarra
Rodríguez. Esta es una carpeta básica donde se ha tenido en cuenta lo siguiente:
■ El criterio de creación es uniforme, constante y conocido por todo el personal del departamento o empresa.
■ La carpeta es individual.
■ El título hace referencia al asunto tratado.
■ Se integran todos los archivos en esta carpeta.
■ Se evita duplicar carpetas.
■ Los accesos a este archivo se deben limitar por tener datos de carácter personal.
■ Para borrar la carpeta se necesita autorización.
■ Si un departamento generó archivos relacionados con la trabajadora, se deben integrar en esta carpeta.
Archivo de contabilidad Archivo general Archivo de RR. HH.
Expedientes Nóminas
personales
Amalia Ibarra
Rodríguez
Contrato.docx Trienios.docx Baja maternidad.docx


6.1.1. Correspondencia electrónica en la empresa

Por lo general es aconsejable tener en cuenta en las acciones realizadas
con la correspondencia electrónica en la empresa los siguientes puntos:
■ La correspondencia remitida o recibida durante la
tramitación de un asunto forma parte de este (carta,
factura u otros documentos) y se debe archivar en la
carpeta correspondiente al asunto.
■ Los correos electrónicos que no formen parte de nin-
gún asunto concreto de forma excepcional se orga-
nizarán como «correspondencia».
■ Cada correo emitido se une a su respuesta, para su
archivo de forma conjunta por orden cronológico de
salida. Esto no impide que los registros de entrada y
salida de correo se realicen de forma separada.
6.1.2. Archivos de apoyo administrativo Cada día más las organizaciones se relacionan
con el correo electrónico.
Se conocen como archivos de apoyo administrativo aquellos que sirven
de ayuda o refuerzo para la realización de otro tipo de documentación o
de archivos (ejemplo: catálogos comerciales, disposiciones normativas,
textos, etc). No tienen valor administrativo, solo informativo.
Estos archivos de apoyo deben conservarse en las oficinas mientras
constituyan fuente de información para ellas.
Una vez tramitado y cerrado el asunto principal al que acompañan, la
documentación o archivos de apoyo informativo deben eliminarse del
archivo y no deben pasar en ningún caso al archivo general.
Mucha de la información contenida en este tipo de archivos puede ser
encontrada a través de internet.
6.2. Ventajas de una buena organización del archivo

Cada puesto de trabajo tendrá acceso a las carpetas en tramitación, que
agrupen todos los documentos del asunto y en cuyos metadatos figuren
los siguientes datos que lo identifiquen:
■ Archivo.
■ Asunto.
■ Fecha de inicio.
■ Relación de documentos.
Ejemplos
Los metadatos para el ejemplo anterior pueden ser:
Archivo: RRHH
Carpeta: Expedientes personales
Asunto: Amalia Ibarra Rodríguez
Fecha de inicio: 20/05/2007
Documentos: Contratos, Trienios, Bajas


Unidad 9
Una organización con metadatos (como la del ejemplo) tiene efectos

Saber más muy positivos:
Los metadatos pueden contener infor- ■ Permite buscar un documento no dentro de la carpeta principal o de-
mación de tres tipos: partamento, sino en la relación de contenido señalada en la carpeta.
■ Datos descriptivos: autor, fecha de ■ Al estar los documentos numerados se va a ellos directamente dentro
creación del archivo, título, tipo, etc.
de la carpeta.
■ Datos para la preservación: fecha de
la última versión, fecha en que fue ■ Al estar relacionados todos los archivos digitales de un asunto se
transferido al archivo, condiciones de puede ver rápidamente el estado en que se encuentra la tramitación
acceso, etc. de este.
■ Datos técnicos: programa, versión, ■ Ayudará a reconstruir las carpetas en el caso de que se hubieran dis-
formato, tamaño, nivel de seguridad
persado algunos documentos.
en el acceso, firma digital, relación con
otros archivos, etc. ■ A las carpetas activas se les irán añadiendo los archivos en el orden
en que se produzcan.
■ Posibilita borrar las carpetas ya tramitadas si no son útiles o transfe-
rirlas a los archivos generales si es necesaria su conservación.
Esta forma de organización con metadatos:
■ Facilita el acceso a la documentación por múltiples campos de re-
cuperación.
■ Facilita realizar las transferencias de forma automatizada.
■ Posibilita que con la misma aplicación informática se pueda buscar
documentación que se encuentre tanto en archivos de oficina como
en el archivo general (siempre que se tenga autorización de acceso).
7. Conservación de archivos digitales

Las condiciones de los equipos y soportes son fundamentales para la
preservación y conservación de la documentación, y forman parte de
una buena organización del archivo de oficina.
Los soportes para conservar archivos digitales, dependiendo de su tec-
nología, pueden ser:
■ Magnéticos: discos duros, tarjetas de
memoria, etc.
■ Ópticos: CD, DVD y Blu-ray.
Algunas recomendaciones para su conser-
vación son las siguientes:
■ Protegerlos de la luz y el polvo.
■ Evitar campos magnéticos y proximidad
con transformadores eléctricos.
■ Mantener una temperatura ambiente de
alrededor de 20 grados centígrados y una
humedad del 40 %.
■ Guardar los discos de forma que no se
Ejemplo de soportes magnéticos. doblen.

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Algunos de los inconvenientes que se puede encontrar cualquier or-

ganización en la conservación del archivo digital y la recuperación de
cualquier documento son los siguientes:
■ Obsolescencia de hardware: la rápida evolución en la tecnología hace
que puedan cambiar los dispositivos de lectura de la información.
■ Dependencia del software: los archivos han de ser interpretados con
los programas que fueron creados.
■ Deterioro del soporte de almacenamiento: su vida útil es limitada, más
que el papel de los archivos tradicionales.
A continuación veremos estrategias para la conservación y accesibilidad
a los archivos digitales, así como sus inconvenientes:
Estrategias Inconvenientes
Preservación: conservar el hardware y el Puede ser costoso para la empresa.
software que se utilizaron para crear los Puede ser difícil encontrar repuestos.
archivos.
Conversión de los formatos en que fueron La conversión puede variar el
creados los archivos en otros estándar formato o el contenido.
normalizados. Se gana accesibilidad pero
se puede perder el formato original. Lo que
ahora puede ser estándar puede quedar
obsoleto en un futuro.
Emulación: recrear con un programa, La pérdida de un solo dato puede
distinto al utilizado originariamente, la dejar inservible toda la información.
apariencia del que originó los archivos, por
haber quedado el anterior obsoleto y no
existir en el momento de reproducción de
la información guardada.
Migración: ir actualizando los archivos Al guardar los archivos a otras
progresivamente, abriéndolos y versiones se pueden perder o
guardándolos en otras versiones a medida modificar los datos o el formato tras
que se producen nuevas innovaciones varias migraciones.
tecnológicas, tanto de hardware como
de software y de los soportes de
almacenamiento.
Renovar los soportes de almacenamiento. Se pueden producir modificaciones o
pérdidas de carácter fortuito.
Preservación en línea: conservar la El servidor puede dejar de funcionar
información en servidores en formato y se puede perder la información.
NTML o XML.
Existen empresas especializadas en la gestión integral de archivos in-

formáticos.
La contratación de estos servicios tiene como objetivos:
■ Resolver las necesidades de la gestión de datos con los requerimien-
tos de sus clientes.
■ Garantizar que los datos de los archivos sean válidos.


Unidad 9
■ Optimizar los tiempos de acceso a los datos.

■ Ofrecer soportes de entrada y salida de datos para los dispositivos
de almacenamiento.
■ Minimizar la pérdida o destrucción de documentos.
Las empresas y organismos que utilizan los servicios de empresas que
gestionan su archivo pretenden que el sistema les permita:
■ Crear, borrar y cambiar los archivos.
■ Acceder a sus archivos mediante un nombre, códigos establecidos o
claves de acceso.
■ Crear usuarios y controlar qué tipos de acceso permite a sus archivos.
■ Acceder de forma controlada a los archivos de otros usuarios.
■ Poder reestructurar sus archivos de manera adecuada a sus necesi-
dades.
■ Mover datos entre los archivos.
■ Guardar copias de seguridad y recuperar sus archivos en el caso de
que hayan sufrido algún daño.
Actividades
12. Busca en internet empresas comerciales que se dediquen a la gestión de archivos
y responde a las siguientes preguntas:
■ ¿Cómo custodian los documentos?
■ ¿Destruyen documentos?
■ ¿Realizan acta de destrucción de documentos?
■ ¿Digitalizan documentos?
13. Haz una lista con soportes de almacenamiento donde se pueden guardar archivos
informáticos. Puedes consultar internet.
14. De la siguiente lista de estrategias de conservación indica cuál es el inconveniente:
■ Renovar los soportes de almacenamiento.
■ Conservar el hardware y el software con los que se crearon los archivos.
■ Preservación en línea.
■ Emulación.
■ Migración.
■ Conversión de los formatos en que fueron creados los archivos en otros es-
tándares normalizados.
15. Clasifica los metadatos siguientes en descriptivos, para la preservación y técni-
cos: versión, fecha de la última versión, programa, firma digital del autor, fecha
de creación del archivo, relación con otros archivos, título, tipo, fecha en que fue
transferido al archivo, tamaño, condiciones de acceso, formato, nivel de seguridad
en el acceso, relación con otros archivos.
16. Indica si son verdaderas o falsas las afirmaciones siguientes:
Con la organización con metadatos se consigue:
■ Facilitar la transferencia de datos de forma manual.
■ Facilitar el acceso a los documentos por múltiples campos.
■ Facilitar el acceso a tantos archivos como se tenga autorización.


8. Expurgo en los archivos de oficina o

gestión
No crear un archivo innecesario es la mejor forma de expurgo para la
eficacia en la gestión de los archivos digitales. Hay que ser racionales al
crear archivos, de forma que se apliquen criterios de eficacia y economía
en su conservación.
A veces se confunde expurgo con eliminación: todos los archivos son
sometidos al expurgo y, como consecuencia de él, algunos de ellos se-
rán eliminados, pero otros puede que sean guardados como archivos
históricos o de memoria de la organización.
8.1. Expurgo en los archivos de gestión

Deben expurgarse en los archivos de oficina, y nunca ser transferidos al
archivo general:
■ Los archivos de apoyo informativo: pueden ser múltiples y sirven para Los archivos pueden guardarse o eliminarse.
apoyar en la gestión o toma de decisiones. Tienen valor a corto plazo
(publicaciones, boletines oficiales, etc.).
■ Los borradores de los archivos (archivos no firmados). Son versiones
de un mismo archivo que se van creando por modificaciones hasta
crear el definitivo.
■ Los archivos de datos que han servido para confeccionar un archivo
definitivo y cuyos datos han sido recogidos en el archivo definitivo
como parte de este (ejemplo: encuestas, cuestionarios, etc.).
■ Archivos múltiples que se han producido de forma interna en la orga-
nización para comunicarse entre los distintos departamentos o divi-
siones. Si es conveniente, a valoración de la entidad, se conservarán
los originales por parte de quien los elaboró, y el resto se expurgará
una vez concluya su vigencia o falta de valor.
■ Los archivos establecidos por la organización: cada organización pue-
de establecer qué archivos quiere conservar y cuáles no. Un ejemplo
es que una empresa conserva los turnos de vacaciones de sus em-
pleados de los últimos cinco años, porque rotan cada ese tiempo,
mientras que otra solo conserva el archivo de las vacaciones del úl-
timo año porque sus trabajadores rotan los turnos en dos periodos.
Actividades
17. Consulta en internet si se tiene obligación de conservar los documentos de una
empresa. Si la respuesta es afirmativa, contesta: ¿durante cuánto tiempo? ¿Quién
o quiénes están obligados a conservar los documentos? Puedes consultar el ar-
tículo 30 del Código de Comercio.
■ En una empresa en activo.
■ En el caso de cese de la actividad por fallecimiento del titular.
■ En el caso de liquidación de una sociedad.
La Ley General Tributaria establece en sus artículos del 66 al 70 otros plazos.
¿Podrías indicar cuáles?


Unidad 9
8.2. Expurgo en el archivo general

El archivo electrónico reduce espacio y costes de mantenimiento, lo que
permite mantener los archivos más tiempo del obligatorio para resguar-
dar el valor histórico de la organización.
Este archivo también debe ser expurgado cada cierto tiempo, y de él
se retirarán:
■ Los archivos que la empresa considere que carecen de valor para la
organización.
■ Los documentos de los que haya pasado el plazo obligatorio de con-
servación y no tengan relación con otros que aún estén en vigor por
tener referencias cruzadas (un documento hace referencia a otro y
viceversa).
El expurgo ha de hacerse de forma sistemática y constante, para que
no sea una labor esporádica o cuando ya no se encuentran los archivos
con facilidad.
Cuando se efectúa la eliminación de un archivo es aconsejable generar
una comunicación electrónica que notifique el expurgo efectuado a las
unidades involucradas con el archivo.
Actividades
18. De los siguientes documentos indica aquellos que pueden ser expurgados y el motivo por el que consideras que se debe hacer.
■ Acta de una reunión de socios de hace 10 años.
■ Nóminas de hace 2 años.
■ Carta circular que anuncia a los clientes el cierre de las oficinas por las vacaciones de la Navidad pasada.
■ Catálogo del proveedor de papel de este año.
■ Calendario laboral de este año.
■ Facturas de los proveedores de hace 3 años.
■ Facturas de los proveedores del año actual.
■ Manual de funcionamiento de la caldera de hace 10 años.
■ Escrituras de constitución de la empresa de hace 15 años.
■ Extractos bancarios de hace 2 años.
■ Oferta de un viaje en avión remitida por la agencia de viajes para que lo realizara el comercial de la empresa hace 6 meses.
19 . De los siguientes documentos que te proponemos para tu vida personal indica cuáles guardarías y durante cuánto tiempo:
■ Documento Nacional de Identidad.
■ Escritura de propiedad de la vivienda.
■ Escritura de propiedad de tu antigua casa.
■ Póliza del seguro del automóvil actual.
■ Póliza de un seguro de tu primer automóvil, que se llevó al desguace.
■ Facturas del agua, luz y electricidad.
■ Contrato del préstamo hipotecario de la vivienda.
■ Diplomas y títulos de estudios.
■ Contrato de trabajo.
■ Permiso de conducir.
■ Tarjeta de afiliación a la Seguridad Social.


9. El registro digital de documentos

Para poder enviar documentos a los registros de los diferentes orga-
nismos o entidades que reclamen una seguridad de la identidad del Saber más
firmante o quien lo envía, se necesita disponer de un DNI electrónico Para la utilización de la firma electrónica
(DNIe) o un certificado digital o electrónico. se precisa obtener previamente el certi-
Con el registro electrónico de documentos se puede realizar la presen- ficado digital, expedido por la Fábrica Na-
tación de escritos, solicitudes y comunicaciones respecto a trámites y cional de Moneda y Timbre (FNMT), con el
que acreditar la identidad.
procedimientos en curso.
¿Cómo obtener el certificado digital?
En el caso de la Seguridad Social, por ejemplo, cuando se haya reali-
-A través de la web de la Fábrica Nacional
zado el trámite el usuario recibirá un «acuse de recibo» en formato zip
de Moneda y Timbre hay que pedir un
integrado por el resguardo de la solicitud en formato PDF y la firma del código de solicitud con el que se acu-
servidor, que garantiza que la transacción se ha producido correctamen- dirá a cualquiera de las oficinas de re-
te, y en caso contrario se recibe un mensaje de error. gistro de los organismos acreditados.
Si lo que se pretende es consultar algún registro digital de un organismo -Presentarse físicamente en una oficina
y no se dispone de DNIe o certificado digital, generalmente se pedirá de registro acreditada con el docu-
que se identifique el solicitante con el número de DNI, apellido, algún mento identificativo, DNI o NIF, y el
código de solicitud.
dato específico y el número del teléfono móvil para que envíen un có-
digo o referencia. Se deberá introducir, en la casilla correspondiente -Descargar el certificado en el mismo or-
denador donde se solicitó aquel. Intro-
de la página web, el código o referencia, y se obtendrá la información
ducir el DNI – NIF, además del código
disponible de la consulta solicitada.
de solicitud obtenido. Se pulsará en
Para poder utilizar el DNIe se necesita: «Enviar petición» y se habrá obtenido
el certificado.
■ Un hardware: un ordenador y un lector de tarjetas inteligentes que
sean compatibles con el DNIe.
■ Un software: un sistema operativo, un navegador y controladores o
módulos criptográficos.
9.1. Registro telemático de documentos ORVE-SIR

ORVE-SIR es la Oficina de Registro Virtual de Entidades, un sistema
informático capaz de conectar las oficinas de registro de las adminis-
traciones públicas: estatal, autonómica y local.
Cualquier persona puede registrar documentos con destino a las ad-
ministraciones adheridas al proyecto ORVE. Los documentos originales
son presentados en papel; la oficina de registro donde se presenten los
digitalizará y los enviará electrónicamente al destino correspondiente,
con plena validez jurídica.
Esto propicia la reducción de los tiempos de gestión y ahorra el des-
plazamiento de los ciudadanos. Se mejora también el sistema de infor-
mación al ciudadano porque le permite consultar y conocer a través de
internet, en cualquier momento, el estado de su registro.
La aplicación ORVE permite escanear, adjuntar y firmar electrónicamente
la documentación de forma inmediata para el usuario.
Actividades
20. La Seguridad Social cuenta con el servicio Red para gestionar trámites a través de internet. Entra en la página de la seguridad
social <www.seg-social.es> e infórmate de qué trámites se pueden o deben realizar a través de este medio.


Unidad 9
10. La seguridad del archivo digital

La seguridad informática tiene como principios los siguientes:
■ Confidencialidad: el sistema debe proteger los archivos de intrusos,
invasores y accesos de personas o programas no autorizados.
■ Integridad: el sistema debe garantizar que el proceso de actualización
esté sincronizado y no se duplique, para que todo el personal mani-
pule adecuadamente los datos.
■ Disponibilidad: el sistema debe garantizar el acceso a los datos per-
manentemente por parte de los usuarios.
Factores que afectan a la seguridad del sistema de archivos:
■ Factores tecnológicos: fallos de hardware y software, virus.
■ Factores ambientales: humedad, calor, suciedad, etc.
■ Factores humanos: alteraciones, hurto, fraude, sabotaje, crackers,
hackers, etc.
■ Factores impredecibles: factores inciertos.
Medidas que pueden implantarse para eliminar o minimizar el riesgo:
■ Encriptación y cifrado de datos: consiste en enmascarar los datos para
evitar que sean leídos y comprendidos por alguien no autorizado. El
proceso inverso se conoce como descifrado.
■ Instalación de software antivirus: ejerce un control preventivo ante
intrusiones no deseadas en los datos.
■ Plan de contingencias: descripción de situaciones que se pueden
producir y cómo actuar para recuperar los datos y no perderlos de-
finitivamente.
■ Respaldo de los datos: creación de copias de seguridad que pueden
estar guardadas en el nivel interno o local y en el nivel remoto con
servidores específicos.
Los archivos informáticos se deben proteger:
■ Con la restricción del acceso a los archivos informáticos por parte de
los usuarios.
■ Con la identificación de los usuarios de un archivo digital.
■ Con la creación de niveles de seguridad a documentos, carpetas, etc.
A estos niveles se dará acceso a usuarios o grupos de usuarios a los
que se les asignan las mismas funciones y permisos sobre los distintos
elementos.
■ Se pueden crear privilegios de usuario para administrar el sistema en
el nivel de administrador (crear usuarios) o en el nivel de auditoría
(configuración, expurgo, etc.).
■ Otra medida de seguridad es establecer permisos en el nivel de do-
cumento. Estos permisos serán las acciones que se puedan realizar
sobre el archivo, como por ejemplo:
- Ninguna: sin acceso al documento.


- Navegación: el usuario puede saber dónde está, cuánto ocupa, etc.

(metadatos), pero no acceder a su contenido. Saber más
- Lectura: tiene acceso al contenido pero no puede modificarlo. Cada archivo puede tener un nivel de se-
- Anotación: el usuario puede realizar anotaciones sobre el documento. guridad diferente y cada usuario puede
tener distintos privilegios con respecto
- Versionado: el usuario puede crear una versión del documento. a los archivos.
- Escritura: el usuario puede modificar el documento.
- Eliminación: el usuario puede eliminar el documento.
Estos permisos son jerárquicos, es decir, si se tiene permiso de elimina-
ción se tiene permiso sobre todas las anteriores.
La seguridad en los archivos digitales permite que sean las propias apli-
caciones las encargadas de gestionar la seguridad de forma integral,
de manera que controlan a los usuarios y sus permisos por medio de
controles de acceso, compartir documentos entre aplicaciones, asignar
la seguridad a cada documento en función de su creación y si el usuario
ha sido registrado.
La Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPDCP),
aprobada el 15 de diciembre de 1999, desarrollada en el Real Decreto
1720/2007, de 21 de diciembre, contempla las acciones lesivas sobre la
información.
Se especifican las sanciones ante la obtención o violación de secretos,
el espionaje, la divulgación de datos privados, las estafas electrónicas,
el hacking maligno o militar, el phreacking, la introducción de virus, etc.;
se aplica pena de prisión y multa, agravándolas cuando existe una inten-
ción dolosa o cuando el hecho es cometido por parte de funcionarios
públicos.
El Código Penal establece castigos de prisión y multas «a quien por
cualquier medio destruya, altere, inutilice o de cualquier otro modo dañe
los datos, programas o documentos electrónicos ajenos contenidos en
redes, soportes o sistemas informáticos».
Actividades
21. Indica en los siguientes casos qué podrás y no podrás hacer sobre un archivo:
a) Tienes permiso de lectura.
b) Tienes permiso de escritura.
c) Tienes permiso de navegación.
d) Tienes permiso de anotación.
e) Tienes permiso de eliminación.
f) No tienes ningún permiso.
22. Indica qué tipo de medidas implantarías para minimizar el riesgo en los archivos
informáticos:
■ Enmascarar los datos para evitar que sean leídos.
■ Evitar intrusos no deseados que accedan a los datos.
■ Proponer cómo actuar para recuperar los datos y no perderlos definitivamente.
■ Crear copias de seguridad.


Unidad 9
11. Los archivos y la Administración Pública

11.1. Normativa
La siguiente normativa regula los archivos electrónicos en el ámbito de
Saber más la Administración del Estado:
Según el artículo 2.2 del Real Decreto ■ La Ley 11/2007 de 22 de junio de acceso electrónico de los ciudada-
1708/2011, de 18 de noviembre, se de- nos a los Servicios Públicos reconoce el derecho de los ciudadanos
finen documento y archivo electrónico a relacionarse con las Administraciones Públicas por medios electró-
como sigue:
nicos y regula los aspectos básicos de la utilización de las tecnologías
■ Documento de archivo: ejemplar en de la información en la actividad administrativa, en las relaciones
cualquier tipo de soporte, testimonio
entre las Administraciones Públicas, así como en las relaciones de los
de las actividades y funciones de las
personas físicas y jurídicas, públicas o
ciudadanos con las mismas.
privadas. ■ El Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se estable-
■ Documento electrónico: de acuerdo ce el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos
con lo establecido en la Ley 11/2007, de la Administración General del Estado y de sus organismos públicos
de 22 de junio, de acceso electrónico y su régimen de acceso.
de los ciudadanos a los Servicios Pú-
blicos, se entenderá por documento En el articulo 2.2 aporta las definiciones de los siguiente conceptos, que
electrónico la información de cual- desarrolla posteriormente: sistema archivístico, documento de archivo,
quier naturaleza en forma electrónica, documento electrónico, expediente electrónico, ciclo vital de documen-
archivada en un soporte electrónico, tos, calendario de conservación, identificación, valoración documental,
según un formato determinado y sus- eliminación de documentos y metadato.
ceptible de identificación y tratamien-
to diferenciado. 11.2. Agencia Española de Protección de Datos
La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) es una entidad que
Saber más vela por el cumplimiento de la legislación sobre protección de datos
La Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciem- personales y actúa de forma independiente de la Administración Pública.
bre, de Protección de Datos de Carácter De ella depende el Registro General de Protección de Datos (RGPD),
Personal, en su artículo 26, indica que cuyo objetivo es proteger y controlar el derecho de información, el acce-
toda persona o entidad que cree un fiche- so, la rectificación, oposición o cancelación de datos de carcter personal.
ro con datos de carácter personal, pre-
Para proteger los archivos con datos personales, tanto si son creados
viamente deberá notificarlo a la Agencia
Española de Protección de Datos (AEPD)
por Administraciones Públicas como por particulares, estos se deben
y a su inscripción en el Registro General inscribir en el Registro mencionado. El procedimiento de registro será
de Protección de Datos (RGPD). el mismo que para el caso de posteriores modificaciones o cancelación
del mismo. El titular del archivo será el encargado de su seguridad.
En la pagina web de la AEPD se encuentra el formulario para ello. Este
puede ser cumplimentado telemáticamente o puede ser impreso y re-
llenado a mano.
En caso de que percibamos que se está incumpliendo la Ley Orgánica
15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal
(LOPD), y se esté haciendo un uso incorrecto de datos personales por
parte de terceras personas, se debe realizar personalmente la denuncia
ante la AEPD.
Actividades
23. La LOPD recoge una serie de derechos fundamentales de los ciudadanos. Busca tus derechos en la página web de la Agencia
Española de Protección de Datos (<http://www.agpd.es>). Pincha en la pestaña «Canal del ciudadano».


Unidad 9
EN RESUMEN
Definición
Archivos y carpetas digitales
Ventajas e inconvenientes del archivo digital
Tipos de archivos informáticos
Requisitos y elementos de los archivos

electrónicos
Correspondencia
Creación de un archivo digital Organización electrónica en la
de los archivos empresa
informáticos en las
Operaciones con los archivos digitales
oficinas
Archivos de apoyo
Criterios de codificación y clasificación de administrativo
Ventajas de una
los documentos digitales
buena organización
del archivo
Conservación de archivos digitales
Expurgo en los archivos de gestión
Expurgo en los archivos de oficina o
gestión
Expurgo en el archivo general
El registro digital de documentos Registro telemático de documentos ORVE-SIR
La seguridad del archivo digital
Los archivos y la Administración Pública
Glosario
■ Ubicación: lugar o espacio donde está situado o instalado algo.
■ Gestor: programa informático que controla la ubicación y apariencia de las ventanas bajo un sistema.
■ Optimizar: buscar la mejor manera de realizar una actividad.
■ Seccionar: dividir un archivo en varias partes o secciones.
■ Anexo: unido o agregado a un archivo.
■ Obsoleto: anticuado, inadecuado a las circunstancias actuales.
■ Emular: imitar las acciones de otro procurando igualarlas.
■ Servidores: ordenadores remotos que proveen los datos solicitados por parte de los navegadores de otros ordenadores.
■ Racionalizar: organizar el trabajo de manera que aumente los rendimientos o reduzca los costos con el mínimo esfuerzo.
■ Criptográfico: escribir con clave secreta o de un modo enigmático.
■ Sabotaje: oposición u obstrucción disimulada contra proyectos, órdenes, decisiones, ideas.
■ Auditoría: proceso que consiste en recoger, agrupar y evaluar evidencias para determinar si un sistema de información
mantiene la integridad de los datos.
■ Doloso: engañoso, fraudulento.
■ Hacker: pirata informático. Concierne a la seguridad informática con entradas remotas no autorizadas por medio de redes
de comunicación como internet.
■ Phreaker: persona que con amplios conocimientos de telefonía puede llegar a realizar actividades no autorizadas con los
teléfonos, por lo general móviles. Ha pasado a utilizar muchas de las técnicas de los hackers.


Unidad 9
ACTIVIDADES FINALES
RESUELVE EN TU CUADERNO O BLOC DE NOTAS
Repaso
1. Señala a qué corresponden las siguientes definiciones:
a) Por una parte es una información almacenada.
b) Es también el espacio de memoria donde se almacena.
2. ¿Qué es un archivo digital?
3. ¿Es lo mismo carpeta digital que archivo digital? En caso afirmativo, ¿qué son? En caso negativo, ¿qué es cada uno de
ellos?
4. ¿A qué forma se asemejan las estructuras de las carpetas digitales?
5. ¿Qué permiten realizar los programas gestores de archivos digitales?
6. En Windows, ¿cuál es el gestor de archivos más usado?
7. ¿Qué signos se prohíben utilizar en el nombre de un archivo informático?
8. ¿Qué extensión tienen los archivos ejecutables?
9. De la siguiente lista crea dos columnas: una con las ventajas y otra con los inconvenientes de los archivos digitales.
• Se puede perder información al migrar de una tecnología a otra.
• Eliminación de los procesos de impresión y gastos de papel.
• Elimina el extravío de documentos.
• Permite un acceso rápido y fácil a la información.
• Es necesario depurar los archivos frecuentemente.
• Desgaste y riesgos de rotura o pérdida por la manipulación.
• Reduce el tiempo profesional en la búsqueda de datos manuales e incrementa la productividad.
• Optimiza el espacio físico, convirtiendo archivos en papel en un CD-ROM o en el ordenador.
• La tecnología digital es cambiante.
• Agiliza el servicio a los clientes.
• Incompatibilidad de programas porque no existe un estándar universal.
• Permite el uso simultáneo de un documento por varios usuarios.
• Existe gran complejidad de documentos electrónicos.
• Control de fiabilidad y autenticidad.
10. Según los datos almacenados, ¿cómo se pueden clasificar los archivos informáticos?
11. ¿Cómo se pueden clasificar los archivos informáticos siguiendo el criterio de acceso a la información?
12. ¿Qué son los metadatos?
13. Enumera los requisitos de los archivos electrónicos almacenados.
14. ¿Qué metadatos incluye el DNI?
15. ¿Por qué los nombres de los archivos no deben incluir letras mayúsculas, tildes, eñes o caracteres especiales?
16. ¿Cuál es la mejor forma de crear un fichero digital?
17. Define las siguientes operaciones con los ficheros digitales:
Abrir Cerrar Asignación Protección Actualizar
Consultas Eliminación Clasificación Mezclar Partición
Importación Exportación Respaldo: Cambiar propiedades Expurgo


18. Ordena adecuadamente las etapas para crear un fichero digital:
• Crear tablas de contenido (metadatos).
• Nombrar los archivos o documentos digitales.
• Crear una estructura de carpetas digitales o directorios.
• Archivar los documentos digitales en las carpetas correspondientes.
• Poner nombre a los directorios o carpetas digitales.
19. ¿Los archivos de oficina están formados por documentos de entrada o documentos de salida?
20. ¿Qué se tendrá en cuenta a la hora de trabajar con una carpeta de nivel básico?
21. Si un departamento generó un documento que será utilizado por otro departamento, ¿dónde se guardará el documento
al final del proceso?
22. ¿Qué se guarda en una subcarpeta de una carpeta?
23. ¿Qué criterios de ordenación pueden seguir las carpetas en un archivo?
24. ¿Qué hay que hacer con la documentación de apoyo al cerrarse un asunto?
25. ¿Cómo pueden ser los soportes para conservar los archivos digitales, dependiendo de su tecnología?
26. ¿Qué medidas se deben observar para conservar los soportes digitales donde se guarda información?
27. ¿Es lo mismo expurgo que eliminación de documentos?
28. En la siguiente lista de documentos indica cuáles deben ser expurgados y no transferidos al archivo general:
• Los documentos de apoyo informativo.
• Los documentos firmados.
• Los documentos que han servido para confeccionar un documento definitivo.
• Fotocopias de documentos.
• Documentos originales.
• Documentos que se envían a otros departamentos.
• Los dosieres que han perdido valor informativo.
• Los documentos según el criterio personal de quien gestiona el archivo.
29. ¿Cómo se obtiene el certificado digital?
30. ¿Qué es ORVE-SIR?
31. ¿Qué consecuencia puede tener el divulgar datos privados o realizar estafas electrónicas?
Ampliación
1. Nombra tres aplicaciones informáticas que generen documentos electrónicos.
2. ¿Qué regula el art. 45.5 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre?
3. ¿Y su artículo 105.b?
4. Busca en internet varios programas gestores de archivos para diferentes sistemas operativos.
5. ¿Qué signos especiales se permiten utilizar en el nombre de un archivo informático?
6. ¿Cuántos caracteres tienen las extensiones?
7. Indica las extensiones de un documento creado con Word 2007 y otro creado con Word 2010.


Unidad 9
ACTIVIDADES FINALES
8. Elabora dos listas. En la primera escribe las ventajas de crear tu propio archivo digital y en la otra los inconvenientes. Puedes
hacer una puesta en común con tus compañeros, de forma que cada uno diga ventajas e inconvenientes distintos.
9. Clasifica los archivos siguiendo el criterio de uso.
10. Clasifica los archivos siguiendo el criterio de para qué fueron creados.
11. Responde qué significa que un documento:
• Sea auténtico.
• Sea íntegro.
• Sea confidencial.
• Tenga disponibilidad.
• Se pueda conservar.
12. ¿Qué datos incluyen los metadatos administrativos?
13. ¿Qué son las TIC?
14. Cuando se quiere almacenar y recuperar la información, ¿qué es importante?
15. ¿En qué formato es aconsejable guardar los archivos informativos para enviarlos por internet?
16. ¿En qué formato es aconsejable guardar los archivos informáticos como copias de seguridad?
17. Si un archivo en formato PDF resulta muy pesado y difícil de descargar por un usuario de internet, ¿cuál puede ser la
solución?
18. Asocia cada definición con depurar, clasificar y codificar.
a) Operación que se realiza en el archivo que consiste en el establecimiento de las categorías o grupos, con los datos
similares que reflejan la estructura jerárquica del fondo. Es el primer paso del proceso de organización.
b) Es asignar números, letras y otros caracteres al nombre para diferenciar los documentos dentro de las categorías a las
que pertenecen. Se establecerá la codificación que mejor se adapte a la organización.
c) Retiro de duplicados idénticos, folios en blanco y documentos de apoyo en los archivos de gestión. Es necesario para
separar los archivos que deben ser guardados de los que no interesan a la organización.
19. ¿Qué efectos positivos tiene el organizar todas las carpetas de un mismo asunto o procedimiento?
20. ¿Qué facilita el organizar todas las carpetas por asuntos?
21. Indica qué problemas se puede encontrar cualquier organización en la conservación y recuperación de archivos digitales.
22. Indica si las siguientes afirmaciones son estrategias o inconvenientes:
a) Es difícil encontrar repuestos.
b) Guardar los documentos en entornos estándar normalizados.
c) Variar el formato.
d) Recrear el formato con un programa distinto al que fue creado.
e) Perder datos tras varias migraciones.
f) Renovar los soportes de almacenamiento.
g) Ir actualizando los documentos a medida que se producen nuevas innovaciones tecnológicas.
h) Preservación en línea.
23. ¿Para qué sirve el registro electrónico?


Unidad 9
EVALÚA TUS CONOCIMIENTOS
1. Un archivo digital es la información almacenada en for- 9. La extensión indica:

mato: a) El tipo de datos que contiene.
a) Analógico. b) El formato.
b) Que solamente un equipo electrónico puede procesar.
c) El programa que requiere el ordenador para visualizar
c) Papel. y editar el archivo.
d) Todas las respuestas anteriores son incorrectas. d) Todas las respuestas anteriores son correctas.
2. Una carpeta digital: 10. Los archivos pueden ser:
a) Es la agrupación de archivos de datos. a) Ejecutables y no ejecutables.
b) Es un A3 doblado.
b) Permanentes, de movimiento y de maniobra.
c) Es lo que se cuelga en los archivadores.
c) Maestros, de transacciones, de reporte y de trabajo.
d) Todas las respuestas anteriores son correctas.
3. Las carpetas digitales se estructuran en forma de:
11. Si un archivo digital no se puede enviar por internet por
a) Paraguas. ser muy pesado se puede:
b) Árbol.
a) Cambiar el formato a PDF.
c) Arbusto.
b) Hacer una copia en formato DOC.
d) Todas las respuestas anteriores son incorrectas.
c) Hacer una copia de seguridad.
4. Los programas gestores de archivos son utilidades que
permiten: d) Todas las respuestas anteriores son correctas.
a) Leer el contenido de un archivo. 12. Es aconsejable que los nombres de los archivos no lle-
ven mayúsculas, tildes, eñes ni caracteres especiales
b) Almacenar información en un archivo.
porque:
c) Manipular archivos.
a) Se escriben más rápido.
b) En el extranjero no lo entienden.
5. Cada sistema informático proporciona:
c) Se asegura la compatibilidad con cualquier sistema
a) Un gestor de archivos para su sistema de archivos na-
operativo.
tivos.
b) Un archivo maestro.
c) Las respuestas a) y b) son correctas. 13. Depurar consiste en:
d) Las respuestas a) y b) son incorrectas. a) Borrar hojas en blanco.
6. Los archivos, según los datos que contienen, pueden ser: b) Retirar archivos duplicados.
a) Programas. c) Retirar documentos de apoyo en los archivos de ges-
b) Archivos de texto. tión.
c) Las respuestas a) y b) son correctas. d) Todas las respuestas anteriores son correctas.
d) Las respuestas a) y b) son incorrectas. 14. Una carpeta básica es donde se incluyen:
7. El archivo está formado por: a) Fotos personales.
a) Un nombre, un punto y una extensión. b) Manuscritos.
b) Una extensión. c) Documentos sobre un mismo asunto.
c) Un nombre y una extensión. d) Todas las respuestas anteriores son correctas.
d) Ninguna respuesta es correcta. 15. Los problemas en la conservación de archivos digitales
8. En el nombre de los archivos están permitidos: tienen que ver con:
a) ¿, > y <. a) La obsolescencia del hardware.
b) @, $ y &. b) La dependencia del software.
c) *, / y :. c) El deterioro del soporte de almacenamiento.
d) Todas las respuestas anteriores son correctas. d) Todas las respuestas anteriores son correctas.


Unidad 9
FICHA DE TRABAJO 1
Crear un archivo personal

Objetivos Precauciones
■ Identificar y clasificar documentos según sus ca- ■ Comprobar que los documentos que van a guar-
racterísticas y contenido. darse no han sido guardados previamente, para
■ Saber las operaciones que se pueden realizar en evitar duplicidades.
un archivo digital. ■ Comprobar que se ha guardado de forma com-
■ Archivar digitalmente los documentos en el lugar pleta el documento en la carpeta correspon-
correspondiente. diente.
■ Acceder a documentos archivados previamente.

■ Conocer las medidas de seguridad en archivos
digitales.
Desarrollo
Pasos que deben seguirse:
1. Crear la siguiente estructura de carpetas en la unidad o soporte
informático donde trabajes habitualmente.
2. Cambia los iconos de los archivos FOTOS, MÚSICA y OTRAS COSAS:
selecciona la carpeta con el botón derecho Propiedades, y en la
pestaña Personalizar elige Cambiar icono. Una vez seleccionado el
icono correspondiente pulsa Aceptar.
3. Oculta la carpeta TUTORIA (podrás volver a visualizarla desde Herramientas - Opciones).

4. Comparte la carpeta APLICACIONES OFIMATICA con el resto de tus compañeros, pero solo dales
permiso de lectura.
5. Bájate algunos archivos de internet a las carpetas MUSICA, VIDEOS y FOTOS, y compártelas con tus
compañeros.
6. Crea un archivo de texto, guárdalo en la carpeta DOCUMENTOS y cambia los permisos de la carpeta
de leer a poder cambiar.


Unidad 9
FICHA DE TRABAJO 2
Crear metadatos y copias de seguridad

Objetivos Desarrollo
■ Identificar y clasificar documentos según sus ca- A partir de la estructura de carpetas creadas en la
racterísticas y contenido. actividad anterior, guarda los documentos de cada
■ Conocer las operaciones que se pueden realizar módulo que hayas ido elaborando a lo largo del
en un archivo digital. curso, dependiendo del contenido de estos.
■ Archivar digitalmente los documentos en el lugar Pasos que deben seguirse:

correspondiente. 1. Abre cada documento y crea un archivo en un
■ Acceder a documentos archivados previamente. procesador de textos o una hoja de cálculo para
crear los metadatos de todo lo que vayas archi-
■ Conocer las medidas de seguridad en archivos vando.
digitales.
Si lo haces en una hoja de cálculo, crea una
hoja con el nombre de cada módulo, y en las
Precauciones columnas anota los datos que te parezcan más
■ Comprobar que los documentos que van a guar- relevantes para poderlo localizar rápidamente.
darse no han sido guardados previamente, para A modo de ejemplo te proponemos:
evitar duplicidades. 2. Encuentra la información de los metadatos
■ Comprobar que se ha guardado de forma com- haciendo un clic sobre el archivo o carpeta de
pleta el documento en la carpeta correspon- archivos y seleccionando Propiedades con el
diente. botón derecho del ratón.
3. Cambia las opciones en las pestañas General,
Compartir, Seguridad y Personalizar; anótalas
en la tabla de metadatos. Puedes ver las fechas
de modificación desde el explorador si eliges la
vista Detalles.
Módulo: Archivo y comunicación

Título Autor Fecha Fecha Aplicación Tamaño Ubicación Permisos Archivos
creación modificación relacionados
E R NO
CU AD


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9 Tramitación de

Y al finalizar esta unidad…

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1. Archivos y carpetas digitales

Licenciado a Juan Carlos Santos Martin - jcsantosmartin@ono.com 229

Tratamiento informatico de datos - Ud09.indd 229 23/06/14 16:58

Los programas gestores o administradores de archivos son utilidades

230 Licenciado a Juan Carlos Santos Martin - jcsantosmartin@ono.com

Tratamiento informatico de datos - Ud09.indd 230 23/06/14 16:58

1.2. Ventajas e inconvenientes del archivo digital

Licenciado a Juan Carlos Santos Martin - jcsantosmartin@ono.com 231

Tratamiento informatico de datos - Ud09.indd 231 23/06/14 16:58

2. Tipos de archivos informáticos

Tipos de - Ejecutables: son aquellos que almacenan instrucciones que inician

232 Licenciado a Juan Carlos Santos Martin - jcsantosmartin@ono.com

Tratamiento informatico de datos - Ud09.indd 232 23/06/14 16:58

3. Requisitos y elementos de los archivos

La información del documento está protegida frente a los

Un documento electrónico está compuesto por los siguientes elementos:

Licenciado a Juan Carlos Santos Martin - jcsantosmartin@ono.com 233

Tratamiento informatico de datos - Ud09.indd 233 23/06/14 16:58

4. Creación de un archivo digital

Partes del documento Nombres sugeridos

234 Licenciado a Juan Carlos Santos Martin - jcsantosmartin@ono.com

Tratamiento informatico de datos - Ud09.indd 234 23/06/14 16:58

5. Operaciones con los archivos digitales

- El archivo no está abierto.

Licenciado a Juan Carlos Santos Martin - jcsantosmartin@ono.com 235

Tratamiento informatico de datos - Ud09.indd 235 23/06/14 16:58

236 Licenciado a Juan Carlos Santos Martin - jcsantosmartin@ono.com

Tratamiento informatico de datos - Ud09.indd 236 23/06/14 16:58

6. Criterios de codificación y clasificación

Los archivos informáticos se organizan

Licenciado a Juan Carlos Santos Martin - jcsantosmartin@ono.com 237

Tratamiento informatico de datos - Ud09.indd 237 23/06/14 16:58

■ Se debe evitar archivar documentos en varias carpetas; es mejor in-

Archivo de contabilidad Archivo general Archivo de RR. HH.

Contrato.docx Trienios.docx Baja maternidad.docx

238 Licenciado a Juan Carlos Santos Martin - jcsantosmartin@ono.com

Tratamiento informatico de datos - Ud09.indd 238 23/06/14 16:58

6.1.1. Correspondencia electrónica en la empresa

6.2. Ventajas de una buena organización del archivo

Licenciado a Juan Carlos Santos Martin - jcsantosmartin@ono.com 239

Tratamiento informatico de datos - Ud09.indd 239 23/06/14 16:58

Una organización con metadatos (como la del ejemplo) tiene efectos

7. Conservación de archivos digitales

240 Licenciado a Juan Carlos Santos Martin - jcsantosmartin@ono.com

FPB Tratamiento informatico datos - Ud09.indd 240 26/06/14 10:30

Algunos de los inconvenientes que se puede encontrar cualquier or-

Existen empresas especializadas en la gestión integral de archivos in-

Licenciado a Juan Carlos Santos Martin - jcsantosmartin@ono.com 241

Tratamiento informatico de datos - Ud09.indd 241 23/06/14 16:58

■ Optimizar los tiempos de acceso a los datos.

242 Licenciado a Juan Carlos Santos Martin - jcsantosmartin@ono.com

Tratamiento informatico de datos - Ud09.indd 242 23/06/14 16:59

8. Expurgo en los archivos de oficina o

8.1. Expurgo en los archivos de gestión

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Tratamiento informatico de datos - Ud09.indd 243 23/06/14 16:59

8.2. Expurgo en el archivo general

244 Licenciado a Juan Carlos Santos Martin - jcsantosmartin@ono.com

Tratamiento informatico de datos - Ud09.indd 244 23/06/14 16:59