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Alcance del Seguimiento

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©201 6 Ast urias: Red de Universidades Virt uales Iberoamericana s

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 Alcance del Seguimiento (II)

Índice
1 Actividades a Realizar durante el Seguimiento y Control ............................................................... 3
1.1 Actividades del Seguimiento Técnico ............................................................................................. 3
1.2 Actividades del Seguimiento Administrativo .............................................................................. 7
1.3 Actividades del Seguimiento Económico ..................................................................................... 9
1.4 Actividades del Seguimiento Legal ................................................................................................... 9

02 ASTURIAS: RED DE UNIVERSIDADES VIRTUALES IBEROAMERICANAS 2016®

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reproducci ón o uso t ot al o parci al para cual qui er ot ro propósi t o queda prohi bi da. Todos l os derechos
reservados.
 Alcance del Seguimiento (II)

Objetivos
“El seguimiento de proyectos debe llevarse a cabo teniendo en cuenta aquellos
aspectos técnicos, administrativos, legales y/o financieros que al involucrarlos en un
proyecto determinado cohesionan y ensamblan cada parte del miso, lográndose así
resultados exitosos.”

1 Actividades a Realizar durante el Seguimiento y Control

Podemos definir como actividades del seguimiento y control del proyecto, aquellas que
deben llevarse a cabo, tanto a nivel técnico, administrativo, financiero como legal, para
la comprobación de la correcta ejecución de las actividades o tareas del proyecto
establecidas en la planificación del mismo.

El seguimiento consiste básicamente en el análisis de la información generada en el

“El seguimiento consiste básicamente en el proyecto, para la identificación temprana de riesgos y desviaciones respecto al plan.
análisis de la información generada en el
Por su parte el control comprende el desarrollo de las actuaciones para conseguir que
proyecto, para la identificación temprana
lo planificado y esperado ocurra.
de riesgos y desviaciones respecto al plan.
Por su parte el control comprende el
Su fin es proporcionar un entendimiento del progreso del proyecto, de manera que se
desarrollo de las actuaciones para
puedan tomar las acciones correctivas apropiadas cuando la ejecución del proyecto se
conseguir que lo planificado y esperado
ocurra” desvíe significativamente de su planificación.

Se detallan a continuación, con más precisión, aquellas que se consideran como

principales

1.1 Actividades del Seguimiento Técnico

Durante el desarrollo de las actividades del seguimiento y control de proyectos a nivel

técnico, sea del tipo que sea, se reproducen unos patrones que se pueden considerar
como la base en la estructura y ejecución de proyectos. Éstos, al estar acompañados
por unas pautas de seguimiento y control establecidas entre el patrocinador o cliente y
el equipo de proyecto, logran crear una metodología de trabajo mucho más eficiente y
funcional, poniendo todos los elementos en orden y permitiendo que las actividades a
realizar estén en total fluidez y sean realizadas de forma eficiente.

Las actividades que podemos identificar inicialmente dentro del seguimiento y control a
nivel técnico son:

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“Se considera que un archivo,
normalmente, reúne los pasos en detalle
de todo lo que ha acontecido durante la
ejecución de un proyecto”
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Alcance del Seguimiento (II)
Fig. 2.3. Actividades del seguimiento técnico
 Visitas previas a la ubicación del proyecto: Estas visitas o reconocimientos previos
se deben realizar con el fin de resolver dudas, ampliar expectativas y enfocar con
precisión el proyecto, ayudan a visualizar con claridad los objetivos que se tienen
definidos y a establecer con certeza las herramientas más apropiadas que
deberán emplearse.
Así mismo, permiten “ubicar” todo el contexto, ya que proporcionan actuaciones
y orientaciones precisas al patrocinador o cliente en el momento que las solicite.
 Revisión de los diseños: Durante el desarrollo de un proyecto, existen elementos
que constituyen parte matriz del mismo, como los diseños, que se espera
cumplan y reúnan con las condiciones óptimas para el buen funcionamiento o
resultado del producto o servicio, razón por la cual debe llevarse a cabo una
revisión total y específica de los diseños o planes que se estén realizando o se
hayan presentado como parte de una propuesta, para que de esta forma se
pueda prevenir y dar solución a inconvenientes que estén plasmados y
constituyan riesgos a futuro durante la ejecución del proyecto. Como por
ejemplo en el caso de la construcción de una vivienda, en la que se debe
determinar con exactitud de la ubicación de la instalación de saneamiento, ubicar
estratégicamente los puntos de desagüe, a fin de no tener problemas a la hora
de levantar los tabiques y resulten en un punto donde no es viable por diseño la
localización de una determinada área común.
 Documentar y archivar las comunicaciones: Se considera que un archivo,
normalmente, reúne los pasos en detalle de todo lo que ha acontecido durante
la ejecución de un proyecto. Es importante y constituye un elemento
fundamental para el seguimiento y control, el llevar correctamente y en orden
todas las comunicaciones, notificaciones e instrucciones entre los diferentes
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“Está claro que hoy en día se trabaja bajo
medidas, legalmente establecidas, de
seguridad y salud, a fin de garantizar las
condiciones de seguridad, integridad, y
apropiada realización de los trabajos”
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Alcance del Seguimiento (II)
interesados, por escrito, para soportar las actividades, actuaciones y polémicas
que se produzcan durante la ejecución del proyecto.
Se debe comunicar por escrito al patrocinador o cliente cuando se vaya en
contra de alguna de las disposiciones del contrato y no solo darle a conocer
verbalmente dicha actuación, sino registrar por escrito todo lo dicho como
elemento justificativo de la comunicación.
 Elaboración de la Bitácora: El libro de obra, bitácora, libro de actividades diarias o
como se le quiera llamar, es un elemento que constituye un punto de
seguimiento y control, ya que en éste se consignan a diario, sin excepción, todas
y cada una de las actividades llevadas a cabo, así como se deja constancia de las
decisiones que han sido tomadas en conjunto y las acciones y acuerdos que se
han tomado. Debe ir firmado por los responsables y/o aquellas personas así
designadas.
Este libro debe permanecer siempre dentro del lugar de ejecución del proyecto
y no puede alterarse ni sacarse del lugar, pues constituye un elemento de
evidencia de vital importancia.
 Exigir el cumplimiento de las medidas de seguridad y salud legalmente
establecidas: Está claro que hoy en día se trabaja bajo medidas, legalmente
establecidas, de seguridad y salud, a fin de garantizar las condiciones de
seguridad, integridad, y apropiada realización de los trabajos. Es función y parte
de las actividades que desarrollan durante el seguimiento y control, con el
propósito de velar por el bienestar del proyecto, exigir el cumplimiento de estas
medidas, siempre en pro de la adecuada y transparente realización del proyecto.
 Exigir el cumplimiento de las medidas medioambientales legalmente establecidas:
Como parte del sistema de seguridad y salud implementado, debe existir,
asociado al proyecto, un plan medioambiental, en el cual se especifican los
lugares, condiciones y demás, de donde provienen todos los materiales a utilizar
para la elaboración del proyecto, las condiciones ambientales en las que éste se
llevará a cabo e información relacionada, de forma que las condiciones de su
consecución no afecten de manera alguna a los parámetros establecidos, bien
sea a nivel local, nacional o internacional, por parte de las autoridades y
organismos competentes en materia de legislación ambiental.
 Seguir y controlar el cumplimiento del cronograma aprobado: Para llevar un
control de la ejecución del proyecto en el tiempo, debe haberse realizado con
anterioridad un cronograma o programación de actividades realista, a un nivel de
detalle tal, que permita un seguimiento completo de las actividades realizadas.
Un seguimiento periódico del cronograma permitirá detectar retrasos o
adelantos, en la ejecución de las actividades del proyecto, de manera que se
puedan adoptar a tiempo las medidas necesarias para finalizar los trabajos en el
plazo establecido.
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“Es importante que el cronograma inicial
esté aprobado por las partes interesadas y
esté a disposición de aquellos interesados
que llevarán a cabo el trabajo”
“… deberán revisarse los planes de
contingencia planteados durante la fase de
planificación, evaluar la necesidad de
aplicar acciones correctivas o solicitudes de
cambio relativas a riesgos.”
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Alcance del Seguimiento (II)
Es importante que el cronograma inicial esté aprobado por las partes interesadas
y esté a disposición de aquellos interesados que llevarán a cabo el trabajo. Este
cronograma aprobado servirá para establecer la línea base de tiempos, respecto
a la cual se medirán las desviaciones de las actividades del proyecto.
 Medición de las actividades realizadas: Teniendo en cuenta el cronograma
aprobado, debe medirse periódicamente el avance de las actividades realizadas,
ya sea “in situ” o mediante informes de avance, para determinar así el porcentaje
de ejecución de las actividades que se han llevado a cabo, y de esta forma, tal y
como se ha comentado anteriormente, evidenciar adelantos o retrasos en la
ejecución del proyecto.
Es importante en este punto, observar la importancia del trabajo en equipo y las
comunicaciones, ya que si éstas son las adecuadas y están correctamente
planificadas, pueden dejarse estipuladas, de forma periódica, reuniones para
resolver dudas o inconvenientes. El ideal sería crear un espacio para reunirse y
de manera conjunta verificar los datos de todas las partes con el ánimo de
unificar criterios y mantener direccionado apropiadamente el trabajo a realizar,
para beneficiar de este modo la ejecución del proyecto, sin mezclar intereses
personales de por medio.
 Controlar que se están cumpliendo los requisitos de calidad establecidos: Deben
verificarse y controlarse los recursos que se estén utilizando en el proyecto, pues
deben cumplirse siempre unas normas de calidad establecidas, a fin de realizar
un producto de calidad. Según el caso deben existir, fichas técnicas de los
equipos, certificados de los materiales, licencias de uso, etc. para constatar que
se encuentran bajo los estándares de calidad ofrecidos y que son los requeridos.
El control de la calidad reconoce la importancia, entre otros, de la satisfacción
por parte del cliente, prevención antes que inspección, responsabilidad e
involucración de la dirección en la gestión de la calidad y la mejora continua.
 Revisar el estado de los riesgos: Los riesgos provocan incertidumbre sobre el
resultado del proyecto y pueden afectar a uno o varios objetivos del mismo. Es
por esto, que deben chequearse los riesgos identificados inicialmente de manera
proactiva y mantenerse alerta durante la ejecución del proyecto para identificar
cualquier riesgo nuevo que pudiera presentarse.
Así mismo, deberán revisarse los planes de contingencia planteados durante la
fase de planificación, evaluar la necesidad de aplicar acciones correctivas o
solicitudes de cambio relativas a riesgos. Revisar el estado de los riesgos con el
equipo y con el cliente o patrocinador en reuniones periódicas.
 Llevar a cabo un seguimiento y control del trabajo realizado: El objetivo consiste
en revisar, analizar y regular el avance del proyecto para poder cumplir con los
objetivos y requisitos definidos durante la fase de planificación.
Normalmente, para llevar esto a cabo, se suelen crear “informes de seguimiento”
o “informes de desempeño”, que proporcionan información sobre el estado del
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proyecto. Evidentemente, es preciso primero, conocer o especificar qué

información debe recogerse en estos informes, con qué frecuencia y cómo se
recogerá dicha información.

1.2 Actividades del Seguimiento Administrativo

La mayoría de las actividades a realizar durante el seguimiento administrativo no

forman parte de las competencias asignadas al equipo de proyecto, muchas
organizaciones disponen de departamentos o equipos especializados que llevan a
cabo este seguimiento. No obstante, se consideran en el presente curso, ya que el
equipo de proyecto debe al menos conocer, qué actividades a nivel administrativo
deben llevarse a cabo para el seguimiento del proyecto:

Fig. 2.4. Actividades del seguimiento administrativo

 Revisión de los documentos del contrato: En caso de que el proyecto se haya iniciado a
raíz de un contrato, deben conocerse al detalle, las condiciones y cláusulas del mismo
y así mismo conocer las implicaciones que conlleva, ya que es este documento el que
determinará las diferentes herramientas para establecer controles acertados para el
proyecto.

 Verificar pólizas exigidas en el contrato: Así como debe conocerse el contrato, deben
identificarse cada una de las pólizas suscritas a raíz del mismo, a fin de darlas
“Los pliegos de condiciones son la seguimiento y poder así ganar terreno de ser necesaria su aplicación, pues son éstas las
herramienta en las cuales se consignan
garantías que se ofrecen al incumplir con alguno de los requisitos contractuales o el
las especificaciones, requisitos y
características que deben cumplir los
incumplimiento parcial de las cláusulas establecidas.
entregables”

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 Vigilar el cumplimiento de los pliegos de condiciones: Los pliegos de condiciones son

las herramientas en las cuales se consignan las especificaciones, requisitos y
características que deben cumplir los entregables del proyecto y suelen estar fijados
por el cliente o patrocinador, por lo tanto deben estar acorde con la propuesta
efectuada. Debe verificarse y vigilarse su cumplimiento, ya que es aquí donde está
enmarcada la calidad de lo que se pretende realizar, sea bien, producto o servicio y
constituyen elementos de estricto cumplimiento y compromiso.

 Verificar las licencias requeridas: Este punto enmarca aspectos de tipo legal, que han
sido establecidos por organismos competentes (ayuntamientos, administraciones
públicas, propiedad intelectual, etc.) según sea el caso, por lo cual se debe verificar que
las licencias requeridas estén vigentes al momento de ejecución del proyecto, con el
ánimo de evitar incumplimientos de ley.

 Verificar la afiliación y pago mensual del personal a la seguridad social e impuestos

fiscales: Es un aspecto decisivo y determinante que debe cumplirse, ya que los aportes
se realizan a los empleados que intervienen en el proyecto, es claro que son costes
que se encuentran dentro del valor de la propuesta del proyecto.

 Análisis de precios unitarios: La verificación de los ítems por precios unitarios permite
aclarar y estudiar en profundidad si la propuesta está, a nivel de costes, ajustada al
valor real. Este análisis acerca de manera específica a un mecanismo de control de
costes y justificación de precios justos y equilibrados teniendo en cuenta las tendencias
del mercado al momento de realizarse el proyecto.

 Elaboración de actas del proyecto, Actas de inicio, Acta de finalización, Acta de

suspensión, Actas de entregas parciales Situación prevista en el contrato: Son estos
documentos, como su nombre lo define, los que dan inicio o finalizació n a un proyecto
y eventualmente una suspensión del mismo. En aquellas organizaciones en las que
exista una oficina de gestión de proyectos (PMO), ésta suele ser la encargada de
desarrollar este tipo de documentación relativa a proyectos, que pasará a formar parte
de los activos de la organización.

 Revisar y aprobar contratos con proveedores o subcontratistas: Debe revisarse y verificar

que este tipo de contratos sean necesarios y que los subcontratistas o proveedores
cumplan y reúnan las condiciones para dar garantía al proyecto. Si el subcontratista o
proveedor no reúne las características pretendidas, para dar alcance al proyecto, debe
hacerse una notificación escrita y dar lugar al cambio de éste por uno que si reúna el
perfil.
Cada organización es diferente, es por ello que cada una de ellas, suele tener
establecidos los tipos de contratos utilizados para proveedores y subc ontratistas y
éstos forman parte también de los activos de la organización.

 Archivo y custodia de la correspondencia y documentación relativa a proveedores y/o

subcontratistas: Todas las comunicaciones contractuales, ya sean orales o escritas,
“El presupuesto aprobado del proyecto
determina la línea base de costos respecto
a la cual se medirán las desviaciones
económicas del proyecto”

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“En la práctica, gran parte del esfuerzo del
seguimiento y control de económico
implica analizar la relación entre el uso de
los fondos del proyecto y el trabajo
efectuado a cambio de tales gastos”
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Alcance del Seguimiento (II)
mantenidas con proveedores o subcontratistas, deben documentarse, archivarse y
custodiarse, de manera que sea posible su posterior recuperación, mediante un sistema
de archivo establecido en la organización. Así mismo, en caso de llevarse a cabo una
evaluación del proveedor o subcontratista, ésta será también documentada y archivada,
pasando a formar parte de los activos de la organización.
1.3 Actividades del Seguimiento Económico
Durante el desarrollo de seguimiento económico se diferencian con claridad los
siguientes aspectos:
 Seguir y controlar el presupuesto aprobado del proyecto: Del mismo modo que
para llevar un seguimiento del avance de las actividades del proyecto, debía
haberse establecido con anterioridad un cronograma de tiempos aprobado, para
controlar las desviaciones de coste del proyecto, debe partirse de un
presupuesto inicial aprobado. Éste determina la línea base de costes respecto a
la cual se medirán las desviaciones.
Mediante el avance de las actividades y los costes reales en los que se ha
incurrido, se puede determinar si el proyecto se encuentra dentro del
presupuesto o por encima de éste y en qué medida, así como hacer
estimaciones a futuro del presupuesto según el ritmo de avance actual del
proyecto.
En la práctica, gran parte del esfuerzo del seguimiento y control económico
implica analizar la relación entre el uso de los fondos del proyecto y el trabajo
efectuado a cambio de tales gastos. Para tomar decisiones a tiempo en el
proyecto en base a la información de costes la herramienta más utilizada es la
gestión del valor ganado (EVM) que estudiaremos con más detalle a lo largo del
presente curso.
1.4 Actividades del Seguimiento Legal
Al igual que ocurre con la mayoría de las actividades a realizar durante el seguimiento
administrativo, las actividades del seguimiento legal no suelen formar parte de las
competencias asignadas al equipo de proyecto, muchas organizaciones disponen de
departamentos o equipos especializados que llevan a cabo este seguimiento. Este tipo
de seguimiento se lleva a cabo para aquellos proyectos que se han iniciado a raíz de
una relación contractual establecida entre una organización o ente y la organización
que llevará a cabo el proyecto.
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Fig. 2.5. Actividades del seguimiento legal

El seguimiento legal del proyecto, engloba, entre otros, los siguientes aspectos:

 Revisión de normativas: Verificación del cumplimiento de toda los trámites

necesarios para el buen desarrollo del proyecto y que deben existir previamente,
tales como, normativas a nivel general del cliente o patrocinador, en lo referente
a perfeccionamiento del contrato, publicación, pago de impuestos, términos de
tiempo, garantías, obligaciones laborales, etc. Verificar pago de impuestos y de
publicación en boletines oficiales.

 Causas de infracciones, sanciones, inhabilidades e incompatibilidades: Se debe

investigar, profundizar y verificar cuando sea el caso, las implicaciones o
acciones legales que se desencadenarían de infringirse las normas y cláusulas
establecidas en el contrato, si lo hubiere, así como las condiciones, procesos y
procedimientos contables y financieros que deban ser aplicados dentro de la
ejecución del contrato objeto del proyecto.

 Analizar el contrato: Deben conocerse al detalle, las condiciones y cláusulas del

contrato, a fin de estipular con claridad las acciones a realizar en determinados
casos en que se infrinjan o se falte a alguna de las condiciones establecidas .

 Revisión de documentos del contrato: Se debe verificar la documentación

presentada que hace parte del contrato, existencia de las pólizas exigidas en el
mismo, a fin de legalizar éste y evitar faltas de los mismos.

 Ampliación de plazo y/o remuneración: Debe conocer muy bien las causales para
determinar una ampliación de plazo o ampliación de remuneración del contrato,
a través de un análisis detallado de la información suministrada.

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