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Instituto IACC

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 Desarrollo

La empresa PCC, fundada hace exactamente 1 año, presenta los estados financieros a la
dirección. En ellos se evidencia una pérdida de $12.000.000. Según el contador de la
empresa, esto era evidente, ya que se comenzó a operar sin efectuar una planificación y
además sin control sobre las operaciones.

Dentro de los análisis efectuados para explicar esta pérdida se evidencia lo siguiente:

- Introducción al mercado con un alto nivel de competencia de empresas reconocidas.

- Costos de producción elevados y no analizados previamente.
- Irregularidades en pagos de salarios, las horas extras no se cancelan bajo un régimen
legal, se hace según trato con las jefaturas.
- No existían metas de ventas.
- No se plantearon objetivos respecto a lo que se quería para este año.
- No existen proyecciones para los años siguientes.
- No existen descripciones de cargos.
- No existe una política de selección y contratación de personal.
- No existe una departamentalización bien definida.
- El personal no conoce las expectativas de la empresa.
- No existe reglamento interno.

Los directores, muy preocupados, le piden a usted, como jefe del Departamento de Control
de Gestión, que elabore una propuesta de sistema de control para mejorar la situación
actual en la que se encuentran.

Se pide:

- Determinar qué tipo o tipos de sistema de control de gestión debe utilizar para este
caso.

Dada la condición actual de la empresa PCC y la necesidad de obtener resultados al corto y

mediano plazo es que se debe implementar, como primera medida, un Sistema de Control
Táctico, ya que, se evidencia que no existe una correcta estructura organizacional, ni tampoco
una planificación acerca de la administración de los recursos humanos, tecnológicos y
económicos, además, no se tienen definidos los objetivos y metas para cada área de la empresa,
ni su visión global sobre el negocio en donde están posicionados, faltando incluso una mejor
conexión entre los distintos departamentos para llevar adelante sus funciones individuales y
grupales.

Este Sistema de Control Táctico, permitirá a la empresa ordenarse estructural y

organizacionalmente en el mediano plazo, estableciendo medidas de control, el seguimiento de
resultados, análisis del cumplimiento de los objetivos y metas planteadas y la generación de
información de gestión para detectar variaciones y desviaciones del sistema de control, con el fin
de proporcionar indicaciones para las medidas correctivas que deben adoptarse.
- Elaborar un sistema de control de gestión de acuerdo a las etapas que deben seguirse
para su construcción. En esta elaboración, y de acuerdo al caso planteado, usted debe
evidenciar al menos lo siguiente:

 Objetivos:

Objetivo N°1: Mejorar competitividad de la empresa en el mercado.

Estrategia: Aumentar el volumen de producción en un 20%.

Objetivo N°2: Conseguir un nivel de ventas de un 80%

Estrategia: Establecer estrategias de marketing.

Objetivo N°3: Perfeccionar y capacitar a los empleados.

Estrategia: Elaborar programas de capacitación y perfeccionamiento de los empleados en el
conocimiento de sus funciones y responsabilidades.

 Plazos:

La revisión y seguimiento del cumplimiento de los objetivos se realizará por medio de:

 Reuniones semanales de revisión del plan productivo y los volúmenes de producción.

 Reuniones mensuales de revisión del nivel de ventas.
 Evaluaciones laborales semestrales de los empleados.

 Indicadores (kpis)

ELEMENTO DEFINICIÓN

KPI N°1 Mejorar competitividad de la empresa en el mercado

RESPONSABLE DE SU Paola Navarro, Gerente de Producción.

GESTIÓN
Total ventas de la empresa, menos su respectivo costo de venta:
FÓRMULA, ALCANCE (Ingreso - Costo de Ventas) /Ingreso *100n
Y DIMENSIÓN

FRECUENCIA DE Mensual
REVISIÓN

FUENTES DE Estado de resultados mensual, Informe de volúmenes de producción

INFORMACIÓN

NIVEL BASE A partir del 20% de aumento del volumen de producción.

META ESPERADA 20% de aumento del volumen de producción

POLÍTICAS DE Poco Exigente Exigente Muy Exigente

ACTUACIÓN
80% de cumplimiento 100% de cumplimiento de >100% de cumplimiento de
de meta meta meta
ELEMENTO DEFINICIÓN

KPI N°2 Conseguir un nivel de ventas de un 80%

RESPONSABLE DE SU Cristian Delgado, Gerente de Ventas & Marketing.

GESTIÓN
Medir el crecimiento de las ventas de un mes a otro:
FÓRMULA, ALCANCE
[(Valor Reciente / Valor Anterior) – 1]*100
Y DIMENSIÓN

FRECUENCIA DE Mensual
REVISIÓN

FUENTES DE Estado de ventas mensual, Informe de volúmenes de producción

INFORMACIÓN

NIVEL BASE A partir del 80% de ventas.

META ESPERADA 80% de ventas

POLÍTICAS DE Poco Exigente Exigente Muy Exigente

ACTUACIÓN
80% de cumplimiento 100% de cumplimiento de >100% de cumplimiento de
de meta meta meta

ELEMENTO DEFINICIÓN

KPI N°3 Perfeccionar y capacitar a los empleados.

RESPONSABLE DE SU Antonia Delgado, Gerente de Recursos Humanos.

GESTIÓN
Total del personal capacitado, sobre el total de empleados:
FÓRMULA, ALCANCE
(Total personal capacitado / Total empleados) *100
Y DIMENSIÓN

FRECUENCIA DE Semestral
REVISIÓN

FUENTES DE Informe de capacitaciones, Informe dotación empleados, Evaluaciones de

INFORMACIÓN desempeño.

NIVEL BASE A partir del 60% del total de los empleados

META ESPERADA 100% de los empelados capacitados

POLÍTICAS DE Poco Exigente Exigente Muy Exigente

ACTUACIÓN
60% de cumplimiento 85% de cumplimiento de 100% de cumplimiento de
de meta meta meta
 Fuentes de información

Las fuentes de información son canales y medios por los cuales se transmite la información y
documentación, relativas al desempeño de las actividades y funciones de cada área de la empresa.
Las fuentes de información son los estados financieros, estados de resultados, estados de ventas,
informes de volúmenes de producción, encuestas laborales, entre otras.

 Controles a implementar

Se definen ciertos controles, estos se realizarán de forma mensual, formando parte del sistema de
control táctico.

Este control es el ejercido en el nivel intermedio de la empresa y consiste en medir y corregir el

desempeño para asegurar que los objetivos y los planes establecidos para alcanzarlos se realicen.
Por tanto, es la función según la cual todo administrador, desde el presidente de la empresa hasta
el supervisor de primera línea, se asegura que lo efectuado concuerde con lo que se pretendía
hacer. La esencia de este control es la acción que ajusta las operaciones a las actividades
predeterminadas por la empresa y su base es la información que los directores, los gerentes y los
supervisores reciben y utilizan para el ejercicio de sus tareas diarias.

 Responsables de cada actividad

La responsabilidad de cada actividad estará asignada a cada gerencia, en donde:

Gerencia Finanzas: Debe presentar los estados financieros, de manera de medir los
rendimientos de las inversiones, los costos y ganancias de cada período informado.

Gerencia Ventas & Marketing: Estará a cargo de los informes de ventas y de los informes de
satisfacción de los clientes, de forma de poder establecer el nivel de fidelización de estos on la
empresa, así como su participación en la cuota de mercado del sector en que se opera. Estos
informes se pueden obtener por medio de encuestas de satisfacción y percepción de los clientes,
para llevar los datos a las reuniones de evaluación de resultados, para analizarlas on las otras
áreas y establecer medidas o tomar decisiones de mejora.

Gerencia Producción: Deberá entregar reportes diarios de productividad y rendimientos,

optimizando la capacidad instalada de los equipos de proceso, de manera de aumentar la
producción y reducir los costos de elaboración de los productos, con ello, se podrá producir a un
menor costo permitiendo poder competir en precio con el resto de la competencia.

Gerencia de Recursos Humanos: Le corresponde evaluar la efectividad en la implantación y

ejecución de cada uno de los programas de personal y del cumplimiento de los objetivos de esta
área. Los controles del área de RRHH, permitirán contar con un registro en línea y diario a lo que
se refiere a los ausentismos, atrasos, permisos, además se reportarán las horas extras realizadas
por cada área, pudiendo ser analizadas con cada jefatura. También informara como se realizará la
selección y contratación de personal, lo que significa que se realizara un reglamento interno en la
empresa y así cada persona sepa cuáles son sus responsabilidades, deberes, derechos y
prohibiciones dentro de la organización.

Con el Sistema de Control Táctico, cada área conocerá sus metas y objetivos, de manera de que
puedan establecer una planificación y proyección de sus actividades, optimizando la utilización
de los recursos materiales, humanos y financieros de que dispongan, favoreciendo la
sustentabilidad y solvencia de la empresa en el tiempo.
 Bibliografía

 Contenido Auditoría y Control de la Gestión Pública. Semana 4: Instrumentos para el Control

de Gestión y Desempeño Organizacional. IACC.
 Contenido Auditoría y Control de la Gestión Pública. Semana 8: Metodología para el
desarrollo de sistemas de información para el control de gestión y sistemas de retribución.
IACC.