METODOLOGIA PARA ELABORACION DEL PRESUPUESTO (enfoque para planeación financiera-

capitulo 2).

DETERMINACIÓN DE LAS CARACTERÍSTICAS EMPRESARIALES.

El diagnóstico interno representa un factor fundamental del planeamiento, por esto es necesario
tener en cuenta las siguientes variables:

 Situación financiera: estado financiero de la empresa con respecto al endeudamiento,

valorización, rentabilidad, liquidez son los que repercuten frente a la posibilidad de captar
capitales, las entidades financieras, inversionistas y proveedores contribuye a la obtención
de fondos. La situación financiera permite determinar las posibilidades reales de progreso
y estrategias competitivas.
 Eficiencia y productividad: Los índices de eficiencia, que guardan estrecha relación con el
sistema logístico, la naturaleza de los procedimientos administrativos y los coeficientes de
productividad, tienen influencia notable sobre los costos y, por ende, sobre la fijación de
los precios
 Actualización tecnológica: los costos, la intensidad del reproceso y la calidad de los
productos afecta los presupuestos comerciales
 Políticas gerenciales: expansión de actividades se basará en el presupuesto, dada la
influencia de los diversos canales de financiación sobre la amortización de capitales, el
reconocimiento de dividendos y la cancelación de interese

EVALUACION DEL ENTORNO Las características de este entorno se deben tener en cuenta en
los planes y presupuestos, estas pueden ser nacionales, internacionales, instituciones
financieras, comportamiento de inflación, etc. El diagnostico incorpora dos clases de variables,
las que dependen de la administración denominadas controlables y las que no dependen de la
administración denominada no controladas.

ORGANIZACIÓN DE TRABAJO PRESUPUESTAL deben definir las actividades que asignan a los
participantes que realizan el presupuesto, la secuencia y la coordinación para garantizar la
elaboración en el tiempo establecido.

- En pequeñas empresas: cuando la compañía es de tamaño reducido o media la

responsabilidad presupuestal es de área contable, con funciones como:

1. Reuniones con dirección y jefaturas.

2. Revisar sistema de contabilidad costos, fijar criterios, diseñar métodos.
3. Definir técnica elaboración del presupuesto y capacitación de diligenciamiento
4. Preparar y presentar informes.

-En grandes empresas: cuando la cultura organizacional es compleja lo adecuado es

conformar un comité de presupuestos con responsabilidades y funciones como:
1. recibir presupuestos parciales
2. aprobar presupuesto
3. considerar y aprobar cambios de presupuesto
4. recibir y preparar informes sobre presupuestos previstos y su ejecución

ETAPAS DE LA PREPARACION DEL PRESUPUESTO

1. Pre iniciación: se evalúan los resultados obtenidos en vigencia anterior se analizan,

clasifican, evalúan y se estudia el comportamiento de la empresa, este diagnóstico
contribuye a los fundamentos del planteamiento estratégico y practico. La escogencia de
las estrategias competitivas o de las opciones de crecimiento interpreta la naturaleza de
los objetivos generales (Colocar productos en los canales de comercialización, incrementar
la cobertura geográfica del mercado, participación en el mercado con productos de
calidad, Establecer mecanismos que auspicien la construcción de una empresa, Crear y
mantener un clima organizacional que conjugue las metas empresariales) por otro lado
objetivos específicos(Alcanzar un crecimiento del x% en el volumen anual de venta,
obtener un rendimiento sobre la inversión promedio anual, Lograr un grado de integración
del x% en la fabricación del producto, Financiar las operaciones normales de la empresa
con los fondos monetarios generados por el giro interno de los negocios.

2. Elaboración de presupuesto, pautas detalladas:

 Para garantizar el alcance de los objetivos mercantiles, se tomarán decisiones inherentes a
los medios de distribución, los canales promocionales y la política crediticia.
 el área de producción, se programarán las cantidades a fabricar o ensamblar
 Las compras se calculan en términos cuantitativos y monetarios, con base en los
programas de producción y en las políticas.
 Recursos humanos deberá preparar el presupuesto de la nómina en todos los órdenes
administrativos y operativos.
 los encargados de la función presupuestal reunir la información de la operación normal y
de los programas que ameriten inversiones adicionales.

3. Ejecución: El comité de presupuestos se debe constituir como el principal impulsor,

debido a que si sus miembros no escatiman esfuerzos cuando se busca el empleo eficiente
de los recursos físicos, financieros y humanos colocados a su disposición. En esta etapa, el
director de presupuestos tiene la responsabilidad de prestar colaboración a las jefaturas.

4. Control: mediante el ejercicio cotidiano del control, se comparan los pronósticos con la
realidad, las actividades más importantes para realizar en esta etapa, se detallan las
siguientes:
 Preparar informes de ejecución del presupuesto, por áreas y acumulados, que comparen
numérica y porcentualmente lo real y lo presupuestado.
 Analizar y explicar las razones de las desviaciones ocurridas entre lo previsto y lo ocurrido
  Implementar correctivos o modificar el presupuesto cuando sea necesario.

5. Evaluación: se prepara un informe crítico de los resultados obtenidos que contendrá no

sólo las variaciones sino el comportamiento de todas y cada una de las funciones y
actividades empresariales. Es necesario analizar las fallas en cada una de las etapas
iniciales y reconocer los logros.

AREAS CRÍTICAS DEL PRESUPUESTO

Con base en el pronóstico de unidades a vender, se calculan las unidades a producir y el

pronóstico de inventarios, lo cual a su vez se utiliza para elaborar el presupuesto de producción,
aspectos fundamentales, como el presupuesto de compra y consumo de materiales por otra parte,
el presupuesto de ventas e ingresos operacionales permite hacer el presupuesto de gastos de
comercialización, administración y gastos operacionales. Con base en los resultados obtenidos a
través de los presupuestos mencionados, se procede a elaborar los presupuestos financieros, El
conjunto de presupuestos elaborados se somete a la aprobación de la alta gerencia y, después de
los ajustes necesarios, se divulgan a todas las instancias de la organización. Para aplicar los
conceptos en torno al sistema de planificación y presupuesto empresarial, es pertinente
desarrollar un caso donde se cubran los aspectos concernientes a la secuencia para darles vida
presupuestal.

PROCEDIMIENTO PARA ELBAORACION DE PRESUPUESTO.

Investigación de los mercados hasta la presentación de los estados financieros proyectados.

Ordenamiento de los cálculos que es conveniente seguir. El estudio del mercado es el fundamento
de los pronósticos mercantiles, los cuales representan el soporte del programa de producción y
éste, a su vez, constituye el cimiento de los estimativos acerca de los consumos de materias
primas y de la demanda de mano de obra directa e indirecta.

Comportamiento porcentual o análisis vertical del estado de pérdidas y ganancias.

Para complementar la información acerca de la naturaleza de las transacciones financieras,
También se presenta el análisis financiero convencional, cimentado en los índices de liquidez,
Rotación, endeudamiento y lucro.

DIAGNOSTICO ESTRATEGICO EMPRESARIAL

Prioritario revisar de manera sistemática los siguientes aspectos:

 El objetivo, la función, las características de la organización y el tipo de relación con los

clientes.
 El ambiente económico, la idiosincrasia del consumidor y las prácticas de la competencia.
 La calidad de los recursos disponibles
 El funcionamiento de la compañía en cuanto a su misión, recursos, objetivos, políticas y
planes.

PRONÓSTICO Y PRESUPUESTO DE VENTAS (presupuesto empresarial)

LAS VENTAS EN LA EMPRESA.

La organización determina el compromiso de la demanda para así poder conocer lo que se espera
en el mercado y debería elaborar un plan de ventas, ya que al realizarlo se contara con saber si la
demanda es menos que la capacidad de producción. Según Rondón hay una serie de factores que
se deben incluir en un presupuesto de ventas.

1. FACTORES QUE AFECTAN LAS VENTAS

En primera instancia se encuentran los factores específicos clasificados por:

 Factor de ajuste: modificaciones que van a efectuarse, efectos perjudiciales que afectaron
en decremento ventas de periodos anteriores, la cual debe tomarse en cuenta para el
presupuesto y por otro lado efectos saludables que afectaron en beneficio del periodo
anterior y posiblemente no vuelvan a ocurrir.
 Factores de cambio: son modificaciones que van a efectuarse y se incluirán en las vetas
ejemplo- cambio de producto, material, producción, mercado, precios, publicidad,etc.
 Factor de crecimiento: desarrollo en las ventas con factores efectuados en la misma
empresa como créditos con otras ramas productivas donde se verá el incremento en las
ventas.

2. FUERZAS ECONOMICAS GENERALES

Contiene factores externos incluidos en las ventas, son estado de Situaciones y no precisas
estableciendo términos cualitativos donde deben obtener datos proporcionados por instituciones,
organismos y dependencias que preparan índices de las fuerzas económicas generales aportando
datos como precios, ocupación, moneda, finanzas y demás datos que den a conocer el ciclo
económico y el movimiento que se pueda generar en la empresa.

3. FACTORES ADMINISTRATIVOS

Con diferencia a fuerzas económicas, factores administrativos es de carácter interno de la entidad,

refiriéndose a las decisiones que debe tomar la dirección tomando factores específicos de ventas y
factores específicos generales para así entrar en forma directa al presupuesto.

Interacción factores administrativos: propósito, diagnostico externo, análisis del entorno,

diagnostico interno, objetivos, parte procedimental, síntesis evaluación y análisis.

3.1 PRONOSTICO DE VENTAS

Es parte esencial en la formulación de plan de ventas de la empresa al conocer tendencias y

planear escenarios futuros y de más alternativas. En esta parte se presentan ejercicios prácticos
con fin de desarrollar los métodos de pronóstico aplicable.

En la formulación de presupuestos se cual sea el método deben observarse los siguientes

lineamientos:

 Seleccionar por medio de estudios el establecimiento, cual es el adecuado por

circunstancias, necesidades y los recursos humanos, técnicos y materiales.
 Sistema integral
 Métodos que potencialmente se puedan aplicar
 Recolectar, seleccionar, ordenar y estudiar adecuadamente los datos fuente de este
presupuesto
 Determinar factores del presupuesto
 Analizar línea de producto, artículos, clientes.
 Objetivo de darle flexibilidad: niveles de acuerdo, límites para determinar donde es
costeable vender el producto, sistema de medidores comparando cifras presupuestadas,
grafica de comparaciones.

METODOS PRONOSTICO DE VENTAS

1. Método incremento absoluto: Es uno de los métodos más sencillos y prácticos al

momento de realizar proyecciones de venta en una empresa, permite obtener
rápidamente un pronóstico de incrementos anuales de ventas en función de predios de
crecimiento en tiempo.

Procedimiento:

a. Ventas reales de la empresa, calculan los incrementos anuales, los cuales se calculan
restando ventas del año terminado menos ventas del año anterior.
 b. Después de obtener los incrementos se procede hacer el cálculo a través de una
media aritmética simple.

c. Por último se suma vetas reales del último año con promedio
incrementado calculado siendo así esto dará pronóstico de venta para próximo año.

2. Método de incremento porcentual: existe a disposición de los planificadores de ventas, el

método de incremento porcentual, el cual toma en consideración los incrementos pero en
valores relativos.

Procedimiento:

a. A partir de las ventas reales de la empresa se calculan los incrementos porcentuales

anuales.

b. promediar los incrementos a través del cálculo de una media

aritmética simple.
c. suma a las ventas reales del último año disponible, el promedio de incremento
calculado en el procedimiento

3. Método de opinión general: las fuentes de información deben compararse entre sí y

determinar cuál es la más confiable, se puede determinar a través de unas pruebas
estadísticas como la desviación media Absoluta o la desviación cuadrática, esto va a
permitir seleccionar cual es la fuente de información a considerar.

Procedimiento:

a. se calculan las desviaciones de cada fuente en relación con las ventas reales de la
empresa. D=|VR-VE|
b. Se calculan la desviación media absoluta-
c. Se elige la fuente que presente la menor desviación media absoluta y se procede a
calcular la desviación media del pronóstico.

4. Método de Participación de Mercado: La segmentación de mercado, La atención de

mercados potenciales vírgenes, Y la penetración del mercado, son conceptos de
obligatorio análisis en este tipo de situaciones empresariales. El método de participación
de mercado supone la conveniencia de estimar el pronóstico de ventas de la empresa a
partir de la estimación de la industria.
 Procedimiento:

a. se estima el pronóstico de ventas para el año requerido a través del método más
representativo.
b. A partir de las ventas reales de la empresa, se calcula el porcentaje de participación de
la empresa en las ventas reales de la industria en cada uno de los años disponibles.

c. Se calcula el % de penetración adicional del mercado

d. Se suman el porcentaje de penetración adicional y el porcentaje de participación de la
empresa del último año.

5. Métodos promedios móviles ponderados: este método es ampliamente utilizado para el

análisis de series históricas específicamente las variaciones cíclicas es decir pronóstico de
corto plazo.
Características: predomina demanda más reciente, se utiliza para calcular el pronóstico de
ventas en corto ciclo de vida, obtiene “a “constante de aproximación o ponderación.

Procedimiento:

a. Se determina n° de elementos a considerar en el promedio.

b. Se determina ponderaciones de cada uno de las observaciones en función de la
antigüedad de la información.
c. Se calcula promedios móviles
d. Se presenta información obtenida en el presupuesto de ventas.

6. Métodos de mínimos cuadrados

El método de mínimo cuadrados, ajusta un modelo matemático a una serie de datos

históricos o pares de valores simulando la tendencia y estableciendo un patrón de
estimación lógico. Sin lugar a duda, es el método de mínimo cuadrados, mediante el cual
se ajusta un modelo matemático a una serie de datos históricos o pares de valores.

EJERCICIO 1.
Presentan los datos de las ventas reales de la distribuidora de acumuladores o baterías en
unidades.
Lo primero es conocer el tipo de tendencia que representa las series de datos históricos,
determinar qué tipo de modelo es aplicable de rápida ejemplificación se presentan las gráficas de
tendencia de ambos tipos de ventas para el análisis y compresión:

Al analizar ambas gráficas, encontramos dos comportamientos diferentes, al analizar ambas

gráficas, encontramos dos comportamientos diferentes puede dibujarse una línea recta como
tendencia de los puntos, las ventas de baterías reconstruidas no describen un comportamiento
lineal.

Ajuste por el método de los mínimos cuadrados a través de las formulas resumidas

Baterías nuevas:

- método lineal:

- método de mínimos cuadrados:

Posteriormente se construye la tabla que dará los datos o insumos para las formulas normales
reducidas.

Con estos resultados calculamos los parámetros “a” y “b” y procedemos a la estimación a través
del modelo:
Baterías reconstruidas.

Existe la posibilidad de aplicar medidas de desviación de pronóstico para determinar a través de

estas, cuál de los modelos matemáticos ajustados es más eficiente, lo que evidentemente se
traduce en una desviación de predicción menor.

Métodos mínimos cuadrados.

Por tratarse de series temporales, es posible hacer un trabajo preliminar que nos permite utilizar
fórmulas más resumidas.

Para luego construir una nueva columna de los valores de “X” a través de la siguiente fórmula:

Posteriormente se construye la tabla que dará los datos o insumos.

7.- Método Económico - Administrativo.

Según este método, las ventas están definidas por información relacionadas con los factores de
cambios de las ventas formula- PV= Presupuesto de ventas. V± = ventas del año
anterior. F = factores específicos de ventas. E = Fuerzas económicas generales, D = Influencia
administrativa.

- Factores corrientes de crecimiento: Superación en las ventas, Desarrollo o expansión, Crédito

mercantil.

- Factores de influencias administrativas: este factor de carácter interno se refiere a las decisiones
que toman los directivos y que influyen en el estudio del presupuesto de ventas.
PRESUPUESTO DE VENTAS EN UNIDADES Y VALORES.

Generalmente el presupuesto de ventas es el eje de los demás presupuestos por lo que debe
primeramente cuantificarse en unidades, por cada tipo de líneas de artículos para posteriormente
proceder a su valuación de acuerdo con los precios de mercado regidos, por la oferta y la
demanda, con lo cual se tiene el monto de ventas en valores monetarios.