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PLAN DE RASTREABILIDAD Versión: 04

Aprobado por: Gerencia General


Fecha: 15/01/2019
IMPORTACIONES Y EXPORTACIONES
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TRAVEC S.A.C. Código:

PLAN DE
RASTREABILIDAD

PARA LA PRODUCCION DE
MENESTRAS, LEGUMBRES,
CEREALES Y GRANO ANDINO

“IMPORTACIONES Y EXPORTACIONES TRAVEC


S.A.C.”
VERSIÓN – 04

ENERO - 2019

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Contenido

I. INTRODUCCIÓN ...............................................................................................................4
II. RASTREABILIDAD EN LA EMPRESA. ..........................................................................5
SISTEMA DE ARCHIVOS PROPIOS .....................................................................................5
INTERACCIÓN CON PROVEEDORES Y CLIENTES .........................................................6
ÁMBITO DE APLICACIÓN .......................................................................................................7
PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACIÓN Y VERIFICACIÓN DE CODIFICACIÓN Y
ROTULADO DE PRODUCTOS.............................................................................................11
MECANISMOS DE COMUNICACIÓN INTER EMPRESAS ..............................................12

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MIEMBROS DEL COMITÉ

IMPORTACIONES Y EXPORTACIONES TRAVEC S.A.C

CARGO NOMBRE FIRMA

GERENTE GENERAL Sr. RICHARD


ORCCOAPAZA PARI

JEFE DE PLANTA Y Ing. ALFREDO APAZA


CONTROL DE CALIDAD APAZA

SUPERVISOR Y/O
JHONATAN SANCA
TÉCNICO DE
HUARSAYA
ASEGURAMIENTO DE LA
CALIDAD (TAC)

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I. INTRODUCCIÓN

El presente documento es un manual de trazabilidad donde se aborda detalladamente


todo el proceso de implementación del sistema en la empresa.

Poder acceder a los mercados diferenciados sin lugar a dudas aporta grandes
beneficios, pero también grandes desafíos. Debemos ser cada vez más creativos;
eficientes en producir, en vender, en posicionar nuestros productos y por supuesto en
distribuirlos. Un eficiente proceso de distribución implica tener la “casa ordenada” en
materia de gestión logística, también implica ser un actor que sea capaz de ser un
eslabón fuerte en la cadena de procesamiento.

La trazabilidad es una herramienta muy indispensable para reconstruir el proceso


histórico de un producto y de conocer su destino más inmediato, un plan de trazabilidad
en un establecimiento elaborador de alimentos, le permite a este “seguir la pista”,
“conocer la historia”, o localizar sus productos de forma ágil, rápida, eficaz y sin errores,
a través de todas las etapas de la producción, transformación, y distribución de un
alimento.

Desde el punto de vista de la calidad, la empresa produce productos seguros para el


consumo humano.

Los sistemas de aseguramiento de la calidad, entre otras cosas requieren permitir


determinar el origen y destino de los productos en toda la cadena de distribución. Por
otro lado, en cada etapa de la cadena de producción es necesario tener relacionados a
dichos productos y sus variables de calidad, procesos, materias primas e insumos
relacionados.

Un sistema de trazabilidad confiable se basa en procedimientos que aseguren que toda


la información requerida es registrada y que la información registrada es un reflejo fiel
de lo que ocurrió en el proceso productivo.

Por un lado, se hace necesario contar con sistemas capaces de determinar el origen y
destino de los productos en toda la cadena de distribución y procesamiento. Por otro
lado, en cada etapa de la cadena de producción es necesario tener relacionados a
dichos productos sus variables de calidad, procesos, materias primas e insumos
relacionados.

Ser un eslabón fuerte en la cadena de procesamiento y distribución implica contar con


adecuado programa de calidad e inocuidad que garantice la seguridad alimentaria,
eficiente ante la retirada de productos por una eventual posibilidad de riesgo para la
salud de los consumidores, capaz de permitir el cumplimiento de las exigencias
regulatorias públicas y privadas y de responder en forma rápida con dato fidedignos ante
los reclamos de clientes por fallas en la calidad de los productos.

Ser un eslabón fuerte implica tener un correcto sistema de gestión logística, un


adecuado sistema de identificación de productos basado en estándares que permitan la
interconexión del flujo físico y de información entre socios comerciales.

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En resumen, tener la capacidad para integrar toda la información relevante a los eventos
que ocurran en la producción y procesamiento de los productos desde el origen hasta
el cliente final.

II. RASTREABILIDAD EN LA EMPRESA.

2.1 OBJETIVO:

- Identificar el origen y destino de los productos del establecimiento.


- Permitir rastrear la causa que podría dar inicio a un retiro de productos
considerados como de potencial riesgo para la salud pública.
- Promover la seguridad alimentaria, como aspecto fundamental en la salud
pública y del consumidor, ofrecer garantías e información objetiva sobre el
alimento y la inocuidad del mismo a los consumidores.

2.2 SISTEMA DE RASTREABILIDAD

El sistema de rastreabilidad estará basado en la rastreabilidad hacia atrás,


interna y hacia adelante. Ya que se efectúa procesamiento primario y distribuyen
alimentos a otras empresas alimentarias.

2.3 RESPONSABILIDADES:

o Jefe de saneamiento, responsable de verificar el cumplimiento de este


procedimiento. Responsable que responda por el sistema de rastreabilidad
frente a la autoridad competente y clientes.
o Supervisores de saneamiento encargados de llenar formatos
correspondientes.

2.4 ALCANCE

El presente plan de rastreabilidad está orientado a cumplir con la trazabilidad


de todos los productos que comercializa la empresa.

SISTEMA DE ARCHIVOS PROPIOS

OBJETIVOS.

El objetivo de este sistema es la identificación de los archivos y documentos que


se utilizaran para una recuperación oportuna y eficaz de productos que
comercializa la empresa.

La finalidad es evitar el consumo o uso de dichos productos que podrían estar


erróneamente elaborados, y que podrían causar daño, enfermedad o muerte al
consumidor. También se aplica en caso de haber entregado productos con
problemas de legalidad, al cliente y/o consumidor.

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CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA DE ARCHIVOS.

 Identificar el origen y destino de los productos del establecimiento.


 Permitir rastrear la causa que podría dar inicio a un retiro de productos
considerados como de potencial riesgo para la salud pública.
 Facilitar la operación de retiro y recolecta de los productos no conformes
mediante procedimientos estandarizados.
 Identificar a las empresas proveedoras de los productos a comercializar
responsables en la cadena alimentaria.
 Facilitar la verificación de información específica acerca de cada producto.
 Diseñar fichas técnicas y formatos que permitan encontrar y rastrear los
alimentos para proceder a su retiro en caso de que se detecte un peligro para
la salud pública.
 Desarrollar instructivos para el desarrollo e implementación del plan de
trazabilidad.
 Concientizar al personal para la implementación y manejo del plan de
trazabilidad.

RESPONSABLE DEL SISTEMA DE ARCHIVOS

Gerente general: como representante legal de la empresa, preside el comité para


manejo de incidentes de seguridad que impacten a la empresa, responsable de
decidir el retiro de un producto y su destino; es el coordinador de equipo de
retiros, responsable de organizar el análisis del incidente, la logística del retiro
de producto y los ensayos de trazabilidad y retiro de producto. Es, además quien
recibe los reclamos de parte de los clientes y quien se contacta tanto con los
integrantes del equipo de retiro, como con el cliente y con la autoridad sanitaria
respectiva.

Jefe de control de calidad: debe ser quien coordine la recuperación de la


información asociada a los lotes afectados y elabore un informe que
posteriormente entregara al cliente y al gerente general.

INTERACCIÓN CON PROVEEDORES Y CLIENTES

PROVEEDORES APROBADOS.

Para dar inicio al programa de interacción con proveedores, se aprueban como


tales a los que aparecen en el listado de evaluación y selección de proveedores.

Tal aprobación obedece a la experiencia de las diferentes áreas con los mismos,
para lo cual intervinieron el gerente, aseguramiento de la calidad, y encargado
de almacenes.

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SELECCIÓN DE PROVEEDORES.

Todo nuevo proveedor para iniciar el proceso de evaluación debe cumplir por lo
menos con una de las siguientes condiciones:

 Contar con alguna certificación de calidad.


 Capacidad de sumistrar las materias primas requeridas con las
características técnicas solicitadas.

El jefe de control de calidad comunica al proveedor, los requerimientos técnicos


mínimos exigidos.

REGISTRO E INTERACCIÓN CON PROVEEDORES.

Una vez que el aseguramiento de la calidad emite el resultado de evaluación y


el proveedor es evaluado con concepto aprobado, se registran los datos de este
en el formato respectivo, indicando en N° de RUC o DNI según sea el caso,
dirección y la información que se vea por conveniente, si esta información
general es completa, las referencias confirmadas son válidas y la documentación
está completa, el proveedor es aprobado por la Gerencia.

REGISTRO E INTERACCIÓN CON CLIENTES.

Igualmente, el caso de interacción con proveedores, la empresa mantendrá un


registro de interacción con los clientes, en el que se tomara en cuenta los datos
legales y comerciales de este, en este registro se identificara a quien se entrega
el producto, que se ha vendido, cuanto, cuando y cumplimiento por parte de los
clientes de las condiciones de conservación de los productos.

ÁMBITO DE APLICACIÓN

La relación entre la identificación del producto y los datos sobre el mismo, así como el
seguimiento del movimiento del producto va ligado a información comercial y de
procesos internos y autocontroles, para lo cual tomaremos en cuenta tres tipos de
Rastreabilidad.

TRAZABILIDAD HACIA ATRÁS.

Se refiere a la recepción de productos. Los registros son la clave necesaria para


que pueda seguirse el movimiento de los productos hacia su origen, esto sería
que desde cualquier punto “regrese” a su etapa anterior. La trazabilidad de la
cadena puede quebrarse por completo si no se dispone de unos buenos registros
cuando se reciben los productos.

Que información se debe registrar:

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1. De quien se reciben los productos. El origen de los mismos, así como los
detalles del contrato. Deberá tenerse registrada una forma de contactar
con el proveedor (nombre, dirección y teléfono) las 24 horas en caso de
que haya problemas.

2. Que se ha recibido exactamente. Deberá registrarse el número de lote


y/o número de identificación de las agrupaciones que entran en la
empresa. Puede servir la fecha de caducidad, la fecha de consumo
preferente o información equivalente que permita acotar el tamaño de las
mismas.

Asimismo, deberá archivarse cualquier otra información sobre los


productos, como son los ingredientes, tratamientos a los que han sido
sometidos, controles de calidad, etc.
Podría ser suficiente con registrar la nota de remisión y/o factura, siempre
que estos documentos faciliten datos concretos sobre la identidad del
producto.

3. Cuando. Registrar la fecha en la que se recibieron los productos es


necesario porque puede ser otro medio de identificación.

4. Que se hizo los productos cuando se recibieron. Por ejemplo,


almacenarlos en el almacén X, mezclarlos con los productos del
proveedor Z, etc.

TRAZABILIDAD DE PROCESO (INTERNA).

Se trata de relacionar los productos que se ha recibido en la empresa, las


operaciones o procesos que estos han seguido dentro de la misma y los
productores finales que salen de ella.

El reglamento no especifica ningún requisito respecto a ella, ni obliga a aplicar


un sistema particular. Pero la trazabilidad interna es algo que queda implícito
para el funcionamiento del sistema. Está en manos de los operadores
económicos de las empresas, la organización y el grado de precisión con que la
desarrollen.

Que información se debe registrar

1. Cuando los productos de dividan, cambien o mezclen conviene generar


registros. El número de puntos en los que se necesite hacer registros
depende de la actividad.

2. Que es lo que se crea: Identificación de los productos intermedios,


durante la actividad realizada e identificación del producto final que se

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entrega al cliente, mediante el código o información que corresponda


como lote u otra forma de agrupación. Este código debe acompañar al
producto en el momento de la entrega.

3. A partir de que se crea: Alimentos, sustancias y todo producto


incorporado, descritos de acuerdo con los propios registros de la
recepción, incluyendo los números de lote u otro sistema de identificación
de la agrupación, si procede. Los registros de control de stocks podrían
ser suficientes para ello.

4. Como se crea: Cuales son las operaciones (transformación, elaboración,


almacenaje, división, etc.) a que han sido sometidos los productos.

5. Cuando: Registrar la fecha u hora en la que la modificación se produjo


puede ser importante para ayudar a trazar el camino de los productos a
lo largo de la actividad realizada.

TRAZABILIDAD HACIA ADELANTE.

Qué y a quién se entregan los productos. A partir de este punto los productos
quedan fuera del control de la empresa.

Cuando los productos se despachan, los registros deben servir como vínculo con
el sistema de trazabilidad de los clientes. Sin un adecuado sistema de registros
de los productos entregados, la trazabilidad de la cadena agroalimentaria podría
quebrarse completamente.

Se debe dar la información sobre trazabilidad de la forma más clara posible;


facilitar que el cliente relacione la identificación y otra información del producto
que se entrega con su propio sistema de registros.

Que información se debe registrar:

1. A quién se entrega: La empresa o responsable de la recepción física del


producto. Es conveniente también registrar los detalles del contrato. Es
importante tener registrada una forma de contactar con el cliente las 24
horas (nombre, dirección y teléfono, e-mail)

2. Qué se ha vendido exactamente: Deberá registrarse el número de lote


y/o número de identificación de las agrupaciones de productos que salen
de la empresa. Entregar facturas o notas de remisión junto con la orden
de compra de los clientes puede ser todo lo necesario. Se debe poder
aportar información sobre el contenido de las agrupaciones de
expedición que se remiten a los destinatarios, como son los datos
relativos al número de bolsas y las referencias al número de bolsas y las
referencias que la integran, por ejemplo, los lotes de las mismas, las
fechas de duración mínima, etc.

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3. Cuando: Guardar la fecha en la que los productos se entregaron puede


ser importante como medio de identificación.

4. Medio de transporte: Los datos de transporte que se consideren


indispensables para garantizar la trazabilidad (por ejemplo, conductor,
matrícula del vehículo o contenedor, etc.).

CRITERIOS PARA LA AGRUPACIÓN DE PRODUCTOS EN RELACIÓN CON LA


RASTREABILIDAD.

Cuando se presenta alguna queja por parte de algún cliente se procede a tomar en
cuenta una serie de criterios y datos los cuales hacen parte del protocolo:

 Información del cliente: En caso de existir reclamos de clientes, esto se registran


en el formato correspondiente.

 Recopilación de datos: El jefe de Control DE Calidad habla con el cliente para


informarse sobre los detalles de la situación, conocer las condiciones y el manejo
del producto causante de la posible ETA.

 Verificación de registros: Se determina el número del lote del producto, fecha de


vencimiento y se revisa los análisis microbiológicos reportados por el laboratorio
contratado (en caso de existir un lote en problema).

Se verifica el registro de temperaturas de almacenamiento.

Se revisan los resultados de las ultimas inspecciones realizadas por el area de calidad,
el plan de acción desarrollado de acuerdo con las recomendaciones dadas, la rotación
del producto de acuerdo con el inventario (Registro del sistema).

 Análisis del producto: Se determina lote y fecha de vencimiento del producto


involucrado, se saca una muestra del lote observado y se procederá a hacer un
análisis microbiológico que cumpla con las normas estipuladas en el plan
HACCP.

 Concepto de calidad: Al recopilar la información se realiza un análisis y se emite


un concepto. En caso de encontrar no conformidades (NC) durante el proceso,
se genera un plan de acciones preventivas y/o correctivas.

 Conclusión del caso: Se realiza un informe con las conclusiones del analiza
realizado por parte de aseguramiento de la calidad, asimismo al cliente se le
enviara una carta o tarjeta, donde se le informe que están tomando acciones
correctivas sobre la anomalía reportada por él.

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PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACIÓN Y VERIFICACIÓN DE CODIFICACIÓN Y


ROTULADO DE PRODUCTOS.

OBJETIVOS

Establecer un procedimiento para asegurar la recepción correcta de los


productos, asegurando a mantener las especificaciones técnicas en cuanto se
refiere al Rotulado de los envases de los productos.

RESPONSABLE

El Jefe de Control de Calidad, el Responsable de Almacenes.

ALCANCE

Aplicable a la recepción, producción y distribución de los productos.

CONTENIDO DEL ROTULADO.

El contenido del rotulado debe ceñirse a las disposiciones establecidas en la


Norma Metrológica Peruana de Rotulado de Productos Envasados y contener la
siguiente información mínima:

 Nombre del producto.


 Declaración de los ingredientes y aditivos empleados en la elaboración
del producto.
 Nombre y dirección del fabricante y/o envasador.
 Número de la autorización sanitaria.
 Fecha de producción y vencimiento con arreglo a lo que establece el
Codex Alimentarius o la norma sanitaria peruana que le es aplicable.
 Código o clave de lote. (Nomenclatura alfa numérica – mm/aa/sigla
del producto).
 Condiciones especiales de conservación, cuando el producto lo requiera.

IDENTIFICACIÓN DEL LOTE

Para la identificación de lote se considera los siguientes aspectos:


- Descripción de la producción.
- Día de producción.
- Mes de producción.
- Año de producción.

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MECANISMOS DE COMUNICACIÓN INTER EMPRESAS

OBJETIVO

Establecer mecanismos y protocolos comunes con los proveedores para


compartir información sobre la rastreabilidad.

ALCANCE

Les compete a todos los eslabones conseguir la trazabilidad a lo largo de toda


la cadena. Es responsabilidad de cada uno evitar que se quiebre la trazabilidad
en el eslabón que representa, porque si ello ocurriese pueden verse perjudicados
operadores que estén cumpliendo eficientemente con el desarrollo del sistema
de trazabilidad en su establecimiento.

PROCEDIMIENTO

a. Solicitar a los proveedores que compartan con la empresa la información


sobre la rastreabilidad.
b. Solicitar a los proveedores información concerniente a los cambios y
modificaciones en el sistema de producción de la materia prima.
c. Solicitar a los clientes la información oportuna e inmediata respecto a una
deviación de las condiciones de calidad o inocuidad de los productos
vendidos.
d. Realizar reuniones conjuntas para poner en práctica el plan de acción a
tomar.

PROPÓSITO, APLICABILIDAD Y RESPONSABILIDAD

El propósito de este mecanismo es establecer una estrategia conjunta de la


recolecta para la eliminación inmediata o corrección en campo de un producto
distribuido.

La empresa seguirá este procedimiento para:

a. Facilitar a la empresa la remoción de productos sospechosos o


contaminados que hayan sido distribuidos en los diferentes almacenes y
permitir a los fiscalizadores el monitoreo de esa recolecta.
b. Facilitar la advertencia publica cuando sea necesario.
c. Aumentar la capacidad y facilidad para localizar los lotes que pueden estar
adulterados o afectados.

2.5. FRECUENCIA:

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Se tendrán actualizados diariamente los registros y/o Kardex tanto de almacén


de materia prima, como de planta, almacén de productos y del área de
cuarentena.

2.6. PROCEDIMIENTO:

Los registros y/o Kardex tanto de almacén de materia prima, como de planta,
almacén de productos y del área de cuarentena; se llenarán de acuerdo al
formato estipulado donde figura fecha de movimiento, nombre de la empresa
que provee, marca del producto si lo tuviera, número de lote, cantidad de lote
que queda como saldo y el visto bueno del supervisor a cargo.

Se tomarán en cuenta los registros de planta Manual HACCP Para la


rastreabilidad correspondiente del producto conforme y no conforme.

- REGISTRO: HACCP - TRAVEC S.A.C. - 003 “VERIFICACIÓN DEL


SISTEMA HACCP”

- REGISTRO: HACCP - TRAVEC S.A.C. - 004 “AUTO INSPECCIÓN DEL


PLAN HACCP EN PLANTA”

- REGISTRO: HACCP - TRAVEC S.A.C. - 005 “CONTROL DE PESO Y


HERMETICIDAD DEL SELLADO”

- REGISTRO: HACCP - TRAVEC S.A.C. - 006 “RESULTADO DE LOS


ANÁLISIS MICROBIOLÓGICOS”

- REGISTRO: HACCP - TRAVEC S.A.C. - 007 “ACCIONES CORRECTIVAS”

- REGISTRO: HACCP - TRAVEC S.A.C. - 008 “RESUMEN DE NO


CONFORMIDADES”

- REGISTRO: HACCP - TRAVEC S.A.C. - 009 “SOLICITUD DE ACCIÓN


CORRECTIVA”

- REGISTRO: HACCP - TRAVEC S.A.C. - 010 “CUADRO DE REPARTO DEL


PRODUCTO”

- REGISTRO: HACCP - TRAVEC S.A.C. - 011 “FICHA DEL


TRANSPORTISTA”

- REGISTRO: HACCP - TRAVEC S.A.C. - 012 “CONTROL DE


TRANSPORTE”

- REGISTRO: HACCP - TRAVEC S.A.C. - 013 “REGISTRO DE QUEJAS DEL


CLIENTE”

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- REGISTRO: HACCP - TRAVEC S.A.C. - 014 “DISPOSICIÓN DE MATERIA


PRIMA, INSUMOS O PRODUCTOS NO CONFORMES”

- REGISTRO: HACCP - TRAVEC S.A.C. - 015 “REVISIONES Y


MODIFICACIONES DE LA DOCUMENTACIÓN Y REGISTROS”

- REGISTRO: HACCP - TRAVEC S.A.C. - 016 “LISTA DE DISTRIBUCIÓN DE


LA DOCUMENTACIÓN VIGENTE”

Monitorear: Se monitorea diariamente.

Acciones Correctivas: De acuerdo a los registros de productos conformes y


no conformes se aplicarán las acciones correctivas, ya sea para la entrega de
productos conformes, eliminación y descarte de productos no conformes.

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ANEXO 1

FORMATOS DE LOS
REGISTROS

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Rastreabilidad hacia atrás

Fecha de Fecha de Nombre y Nombre y


Marca y Fecha de
Descripción del recepción Cantidad Número Producción dirección dirección del Responsable
presentación Vencimiento
Producto de Lote del Fabricante
Distribuidor

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Rastreabilidad Interna.

Descripción Marca y Número de Fecha de Fecha de Humedad Temperatura Responsable


Cantidad
del Producto presentación Lote producción Vencimiento Relativa

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Rastreabilidad hacia Adelante

Fecha Descripción Fecha Medio Nombre Número Nombre Responsable


Marca y Número Tipo de Número
de del Cantidad De de del de dirección
Presentación de Lote vehículo de placa
despacho Producto vencimiento transporte chofer brevete De la Empresa

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