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POSTERIORES A LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO
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Definiciones Tipos De Clientes Y Como Manejarlos
2. El Dominante E Impulsivo
CÓMO ES?
• Es de movimientos rápidos.
• Impacientes.
• Es amigo de discusiones.
• Son los eternos descontentos.
• Le gusta hablar fuerte y se muestra brusco, drástico y agresi-
vo.
• Le gusta tener siempre la razón.
CÓMO TRATARLO?
• Escúchelo con paciencia.
• Conserve la calma y el buen humor.
• Atienda sus posibles reclamos.
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3. El Indeciso 4. El Reservado Y Silencioso
CÓMO ES?
• Habla todo el tiempo y difícilmente nos deja argumentara la
venta.
• Hace gala de la colección inagotable de chistes y cuentos
que sabe relatar muy bien.
• Habla de sus asuntos personales en lugar de interesarse con
el producto que se le enseña.
CÓMO TRATARLO?
• Trátelo con buen humor, ríase de sus chistes no importa si le
gustan o no.
• Logre atraer su atención lo más rápidamente hacia el produc-
to que usted le ofrece.
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• No demuestra impaciencia.
• Hágale pocas preguntas.
7. El Gruñon
¿CÓMO ES?
• Siempre está enojado.
6. El Vanidoso Y Sabelotodo • Es caprichoso.
• Se guía más por la emoción que por la razón.
CÓMO ES? • Asume actitudes defensivas.
• Es el que presume saber de todo y pretende darle una lec- ¿CÓMO TRATARLO?
ción a todo • Escúchelo.
el mundo sobre cualquier cosa. • Trate de comprenderlo
• Trata todo el tiempo de mostrara su competencia. • Esté de acuerdo con él en parte y luego preséntele con mu-
• Contradice o pone en duda hasta su argumento de venta. cha firmeza su explicación.
• No es fácil convencerlo • Sea breve y claro.
CÓMO TRATARLO?
• Elógielo y póngalo por las nubes.
• Agradézcale la información que le da, seguramente se va a
meter con 8. El Metalizado
su trabajo.
• Tenga mucho tacto, no lo contradiga,
• No se deje intimidar, sea paciente y atento. ¿CÓMO ES?
• No permita que se desconcierte. • Busca siempre descuentos personales.
• Felicítelo. Su argumentación debe ser corta y con pocas pre- • Está obsesionado con la idea de que todo precio puede ser
guntas. rebajado.
• Se cree un hábil comprador y cae fácilmente en el “oso”
• Quiere precios más bajos.
• Avergüenza a sus acompañantes.
• Tiene por costumbre exprimir al vendedor.
¿CÓMO TRATARLO?
• Háblele en términos de ganancias, utilidades o dinero.
• Discuta los precios abiertamente con él.
• Ofrézcale las diferentes líneas de crédito, si las hay; no per-
mita que
empiece con sus maniobras.
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9. El Técnico 10. El Curioso
¿CÓMO ES?
• Siempre va con una o dos personas para que lo asesoren.
• No acepta consejo sino de sus acompañantes.
¿CÓMO TRATARLO?
• No cometa el error de aislar al acompañante.
• Comprometa al acompañante.
• Muestra el producto al grupo completo.
• Responda las preguntas de todos con mucho interés.
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12. El Observador 13. El Irrespetuoso
14. El Tímido
¿CÓMO ES?
• Sufre de complejo de inferioridad.
• Piensa que todo el mundo se va a burlar de él.
• A veces suda copiosamente.
• Le da pena hacer preguntas, pero necesita el producto.
¿CÓMO TRATARLO?
• Anticípese a sus peticiones.
• Observe que tipo de producto está buscando sin interrogar-
lo.
• Hay que presentarle poco a poco los artículos para darle
confianza.
• No lo mortifique haciéndolo demostrar cómo le queda el pro-
ducto. Invítelo a un Vestier privado para que él pueda medirse
el producto.
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15. El Colaborador
¿CÓMO ES?
• El mismo se vende.
• El ayuda a solucionar problemas cuando hay duda.
• A veces se pregunta y se responde él mismo.
• Es amable, trata con respeto y amabilidad.
¿CÓMO TRATARLO?
• No abuse de su amabilidad.
• No trate de venderle lo que no se ajuste a sus necesidades.
• No entre en confianzas con él.
Independiente del punto de contacto en el que se establezca
comunicación es importante tener en cuenta.
Protocolo General
• Uso de un lenguaje claro y sencillo: evitar al máximo la utili-
• Entrada: Llegada del cliente. zación de lenguajes técnicos y/ó términos legales.
• Saludo: Es indispensable y debe ir acompañado de una cara • Cordialidad en la comunicación: durante todo el tiempo de
amable con actitud de servicio: “Buenos días/tardes/noches, mi contacto deben mantenerse las normas básicas de cortesía.
nombre es… ¿en qué puedo colaborarle?”. • Retroalimentar el comportamiento del cliente: ofrecer al
• Registro: Adicional a registrar el servicio o trámite requerido, cliente y apoyarse en ayudas como volantes informativos, plega-
es importante llevar el registro en el sistema de las personas bles, impresiones del sistema, etc., ante las dudas e inquietudes.
atendidas. • Divulgar el uso de los puntos de contacto existentes: es im-
• Espera: corresponde al tiempo de espera en el tramite. portante incentivar al uso de los puntos de contacto no presen-
• Revisión de requisitos: se revisan y validan requisitos y docu- ciales (Portal Web, correo electrónico, etc.) informándoles los
mentos. beneficios y comodidad que presenta su utilización.
• Procesamiento de la solicitud: se procesa el servicio o trámite
requerido. Se relaciona a continuación los protocolos de atención de acuer-
• Entrega de la solución: se entrega o comunica el resultado ó do con los canales de atención.
paso a seguir en el trámite o servicio solicitado.
• Despedida: reviste igual importancia que el saludo: “Muchas
gracias por preferir al Fondo Nacional del Ahorro, fue un gusto
atenderlo”.
• Salida: salida del cliente.
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Presentación Personal
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Comportamiento: Los asesores no deben comer en el puesto cios que presta la pyme
de trabajo, masticar chicle, realizar actividades como maquillar- -Dar al cliente la atención completa y exclusiva durante el tiem-
se o hablar por celular, estas acciones indisponen al cliente, le po del contacto
hace percibir que sus necesidades no son importantes. -Escuchar de manera atenta la solicitud del cliente para identifi-
La expresión en el rostro: Mirar a los ojos demuestra interés, el car sus necesidades y poder brindar una mejor asesoría.
lenguaje gestual y corporal debe ser acorde con el trato verbal, -Despedirse de forma cortes
es decir, educado y cortés.
La voz y el lenguaje: el lenguaje y el tono de voz refuerzan lo
que se está diciendo. Hay que modular la voz a las diferentes
situaciones y vocalizar de manera clara para que la información
sea comprensible. Protocolo de Atención Telefónica
La postura y el puesto de trabajo: En la postura es aconsejable
mantener la columna flexible, el cuello y los hombros relajados
y evitar la postura rígida o forzadas; en el puesto de trabajo no
debe estar sucio, desordenado y lleno de elementos ajenos a la Recomendaciones generales
labor.
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¿Cuáles son las frases de inicio, de espera y
¡Importante!!
de cierre en la comunicación telefónica?
• Evitar apagar, no contestar o silenciar los teléfonos del servi- Al contestar una llamada
cio. Todas las llamadas se deben contestar.
• Abstenerse de comer durante la atención de la llamada. · Responda rápidamente: Conteste el teléfono lo antes posible.
• Se debe contestar máximo a los tres (3) timbres de la llama- · Use en lo posible la siguiente frase: “¿Buenos días, Habla (…)
da. en que le puedo ayudar?.
• No dejar a la persona esperando demasiado tiempo (40 se- · En cada saludo use su espontaneidad, hablando con voz clara
gundos y pausada.
es mucho). · No olvide usar el saludo apropiada.
• Reduzca el mínimo la cantidad de veces que trasfiere la lla-
mada.
• Es necesario que el funcionario hable con nitidez, con una En caso de ser necesario dejar a un cliente en espera
buena articulación y vocalización para que el cliente comprenda
el mensaje.
•Se debe ser persuasivo y contundente; para ello es importan- · Informe al cliente el motivo por el cual va a ponerlo en espera.
te hacer énfasis en las palabras claves de la conversación. · No disponga del tiempo del cliente: permita que él decida si
• Usar el sentido común para resolver los inconvenientes que desea aguardar o prefiere llamar más tarde.
se presenten y registrarlos en el formato correspondiente, que · No deje en espera a un cliente en espera por más de 30 segun-
permitan ser analizados posteriormente. dos. De ser necesario, retome el llamado informando al cliente.
• Dar al cliente una atención completa y exclusiva durante el · Cuando retome el llamado, comience con el nombre del cliente.
tiempo de la comunicación.
• Hacer seguimiento de la información suministrada telefónica-
mente hasta que se le dé respuesta al cliente.
• Saludar cortésmente, llame a los demás por su nombre, use
palabras cordiales, aprenda a escuchar, no interrumpa a quien Al terminar una llamada
le habla.
· Agradezca al cliente su llamada.
· En caso de ser necesario un seguimiento, informe al cliente.
· Confirme el teléfono para conectarse con él.
· Haga una pausa.
· Espere que el cliente corte antes que Ud.
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Protocolo de Atención Electrónica ¡Recuerde!!
Atención portal Web: Se debe tener en cuenta los criterios y - No utilizar siglas ni abreviaturas.
guía de las características especiales para la publicación en la - Hablar con el cliente de “Usted” como forma de respeto y
Web como lo indica el documento de la Política Editorial. cordialidad.
De igual manera se hace necesario tener en cuenta algunas - Revisar mayúsculas, puntuación, ortografía, redacción, exten-
referencias para un fácil acceso y una fluida comunicación con sión de la información (No muy densa). Lenguaje directo, sen-
el cliente las cuales se relacionan a continuación: cillo. Seguir las normas de redacción aceptadas por la academia
• Disponer de una opción de búsqueda que facilite la ubica- de la lengua, es la mejor práctica.
ción de información dentro del ambiente virtual, bajo unos - Revisar las preguntas frecuentes, tener documento con las
criterios amplios y flexibles, con diversidad de opciones en los respuestas establecidas.
resultados. - En caso de no tener respuesta a la pregunta formulada por el
• Garantizar el acceso de todas las personas, incluso aquellas cliente se piden datos como correo electrónico, número tele-
que presenten algún tipo de discapacidad o que requieran un fónico, número de cédula y en máximo 24 horas se dará una
tratamiento especial. respuesta contactando al afiliado.
• La diversidad de idiomas y lenguajes asegura una mayor - La pregunta se re direccionará al área encargada, a través de
cobertura, una mejor comprensión, un interés institucional por correo electrónico y de la misma manera se recibirá la respues-
llegar a todos los habitantes. ta para ser comunicada al cliente.
• Presentar información de manera ágil e interactiva. - Si en cualquier momento, accidentalmente envía un mensaje
• No duplicar información corporativa. con un error, envíe un mensaje que enfatice, entre estrellas, la
• Contar con una opción en la que el cliente pueda colocar sus corrección que se desee señalar.
quejas, reclamos o sugerencias.
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Atención a través de Correo Electrónico
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Reglas de Cortesia ¡Recuerde!!
Formal
Buenos días
Buen día
Como amanece
Informal
Hola
Como esta usted
Como le va
Formal
Buenas tardes
Buena tarde
Me complase saludarlo
Informal
Como estas
Me alegra mucho verle
Como le va
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Formal
Buenas noches
Buena noche Informal
Encantada de saludarlo
Informal Como ha estado usted
Como le fue hoy
como estas El día de hoy ha sido satisfactorio
Que tal
Estoy bien gracias
-Feliz tarde
-Feliz noche
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