PROCEDIMIENTO GESTION DEL CAMBIO

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1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos para un proceso sistemático de identificación de peligros, evaluación de

riesgos y determinación de controles relacionados con el SIG, asociados a los cambios de la
organización, el sistema de gestión o sus actividades antes de introducir tales cambios.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para cualquier cambio que se genere en todos los procesos de GIAS
GROUP SAS, así como a todos sus contratistas que afecten el Sistema de Gestión, este
procedimiento va desde la planeación de un cambio hasta la conclusión y entrega del mismo

3. RESPONSABILIDAD

La coordinadora HSEQ será responsable de la adecuada ejecución de este procedimiento.

La gerencia será la encargada de aprobar los cabios que se generen y que afecten al SIG.

4. DEFINICIONES

 Análisis de Cambio: Proceso que permite identificar la existencia y características de los

peligros para evaluar la magnitud de los riesgos asociados en los cambios o nuevos
proyectos y decidir si dichos riesgos son o no aceptables.

 Cambio: Modificación significativa de un proceso, instalación o equipo ya existente.

 Gestión de Cambio: Aplicación sistemática de procesos y procedimientos para identificar

peligros, evaluar, controlar y monitorear los riesgos en los cambios y nuevos proyectos.

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

5.1. GENERALIDADES

Los cambios que se realicen tendrán cuatro etapas:

 Identificación y solicitud del cambio

 Gestión del cambio
 Divulgación del cambio y ejecución del cambio
 Cerrar y archivar

5.1.1.Identificación y solicitud del cambio

Definir en conjunto con la coordinadora HSEQ, si el cambio amerita aplicar el presente

procedimiento.
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Los cambios que ameritan consulta son:

 Modificaciones del sistema físico de la compañía.

 Adecuación o construcción de instalaciones.
 Cambios Significativos en los Sistemas de Gestión.
 Cambios Significativos en el personal.
 Otros que se consideren impactantes para la compañía.

En caso de que amerite aplicar la gestión de cambio, el solicitante inicia el requerimiento de cambio,
en donde se describe el propósito del cambio y su justificación, la solicitud también incluye el impacto
de la acción en la empresa si esta se realiza y el efecto de no llevarla a cabo, de ser posible puede
agregarse otras alternativas.

5.1.2.Gestión del cambio

El cambio comienza con el diligenciamiento del formato de gestión del cambio donde se debe.

 Describir el cambio
 Realizar la justificación del cambio
 Los recursos a utilizar para el cambio
 La valoración del riesgo de acuerdo a la actividad
 Pasos para ejecutar el cambio

La coordinación HSEQ determinará si se debe proceder a realizar el cambio. En caso de ser

necesario y de acuerdo a la magnitud del cambio y de las personas potencialmente afectadas deberá
ser aprobado igualmente por los responsables de los procesos involucrados.

Una vez aprobado el cambio propuesto, se deben implementar los controles definidos en el resultado
de la ejecución.

5.1.3.Divulgación del cambio y ejecución del cambio

Se divulgará el cambio y procedimiento a realizar a todas las personas del proceso involucrado en
el cambio. El solicitante del cambio será el responsable del proceso de cambio y este le informará
cualquier novedad a la coordinadora HSEQ según tipo de novedad.

5.1.4.Cerrar y archivar

Se archiva y se cierra el proceso de cambio.

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Registro solicitud de cambio

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7. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN

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