MINISTERIO DE EDUCACIÓN

Dirección de Formación Inicial Docente

Instituto de Educación Superior Pedagógico Público

“HUANCANÉ”

SERCRETARÍA ACADÉMICA

Plan Anual de Trabajo

2018
Propuesta

Prof. FRANCISCO VILLANUEVA PARI

Huancané, 2019

Huancavelica, 2017
 PLAN SECRETARIA ACADEMICA

Presentación:
El presente Plan Anual de Trabajo del Área de Secretaria Académica, es una propuesta de mejora de
la calidad de los Servicios del Registro Académico y Administrativo del IESPP Huancané, concebida
como conjunto de actividades, con el fin de fortalecer y mejorar el registro de información de los
resultados, de los procesos pedagógicos de los docentes y estudiantes (Admisión, matrícula, evalua-
ción, etc.) que contribuyan evaluar, retroalimentar y proponer mejoras en la formación integral de
nuestros estudiantes y el desarrollo institucional.
Ofrece emprender cambios y mejoras, en los servicios de registro de información académica y admi-
nistrativa, implementación del área con recursos tecnológicos y capacitación de los docentes y estu-
diantes en el conocimiento y manejo del registro información de procesos y resultados académicos en
el SIGES.
En este sentido, la implementación de este Plan de Trabajo, constribuirá a optimar la organización,
registro, analisis y valoración de información académica de los docentes y estudiantes, así como
comunicar y proporcionar con fluidez y oportunamente a los usuarios.

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I. DATOS INFORMATIVOS:
1.1. Dirección Regional de Educación : Puno
1.2. Área/Jefatura : Unidad Académica
1.3. Director General : Dr. Yuri Fidel Ticona Portugal
1.4. Jefe de la Unidad Académica :
1.5. Secretario Académico :
1.6. Jefe del Área de Educación … :
1.7. Jefe de la Unidad de Administración :
1.8. Equipo de Formadores :
1.9. Temporalización : I y II Semestre 2019

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II. DIAGNÓSTICO:
Indicadores Fortalezas Identificadas
 Oportuna inscripción de
postulantes y desarrollo de
los procesos de admisión
en el SIGES.
Registro de infor-  Implementación del SIGES,
mación de procesos para el registro de matrí-
Académicos cula, que facilita obtener y
gestionar nóminas de ma-
trícula, registros y actas de
evaluación digitalizados.
 Implementación del ma-
nejo de datos de estudian-
Gestión del SIGES
tes y docentes digitaliza-
dos en el SIGES.
 Mayor compromiso y de-
dicación para la elabora-
Constancias, Certifi- ción y emisión de récord
cación y Títulos académico, certificados de
estudios otros documentos
del área.
Dificultades identificadas Propuesta de mejora
 Incumplimiento de algunos estudiantes para
matricularse oportunamente en fechas pro-
gramadas, que dificulta la generación, nómi-
nas de matrícula y registros auxiliares de eva-
 Mayor difusión de la programación del pro-
luación.
ceso de matrícula, por diferentes medios como
 Actas y planillas de evaluación elaborados las redes sociales y los correos electrónicos.
manualmente en deterioro, que dificultan
 La institución debe implementar al Área con
brindar información académica y/o emisión
módulo de computadora equipada de última
de constancias, récord académico y certifica-
generación, que facilite el trabajo y se brinde
dos de estudios oportunamente a los usua-
un servicio de calidad a los usuarios.
rios.
 El Área no cuenta con la implementación de
recursos tecnológicos para realizar trabajos
eficientes y oportunos.
 Dificultades de algunos docentes en el ma-
 Poner en conocimiento de los estudiantes y
nejo hojas de cálculo para elaborar y operar
docentes sobre el registro de la información de
bases de datos de los resultados académicos
los procesos académicos (Admisión, matrícula,
de los estudiantes.
evaluación, notas, entre otros), en el SIGES,
 Dificultades de algunos docentes para mane- para evitar la demora y el incumplimiento en
jar el SIGES, que limita el registro oportuno la entrega de información.
de la información de los procesos académi-
cos.
 Demora en la elaboración y emisión opor-  Se debe elaborar e implementar una base de
tuna de récord académico y certificados de datos, sistematizando la información de las ac-
estudios por no contar con bases de datos tas, planillas de evaluación de todas las pro-
automatizados que generen información vir- mociones, que faciliten la emisión de constan-
tual. cias, récord académico y certificados de estu-
dios.
 Indicadores Fortalezas Identificadas
 No se cuenta por que
Seguimiento del no se ha implemen-
desarrollo acadé- tado aún.
mico.
 Existe un gran interés insti-
Seguimiento de tucional para fortalecer los
egresados vínculos y hacer un segui-
miento a los egresados.
Dificultades identificadas
 No se ha establecido estrategias claras para
realizar el seguimiento del desarrollo acadé-
mico cuantitativo y cualitativo de los estu-
diantes de acuerdo al perfil de egreso y ob-
jetivos institucionales.
 La institución no cuenta con una base de da-
tos actualizados y estadísticas de egresados,
que permitan establecer mayores vínculos y
monitoreo de su inserción laboral.
Propuesta de mejora
 Fortalecer el trabajo articulado con la Jefatyra
de Unidad Académica, Áreas de Educación, a
fin de realizar un seguimiento más integral y
eficiente del rendimiento académico de los es-
tudiantes y brindarles apoyo oportuno.
 Secretaria Académica debe elaborar y actuali-
zar permanentemente una base de datos y las
estadísticas correspondientes, sobre la situa-
ción de sus egresados.
 Implementar una campaña institucional de re-
gistro y actualización de datos para fortalecer
los vinculos con los egresados que se encuen-
tran laborando fuera de la región de Huan-
cané, estableciendo diversos mecanismos.
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III. JUSTIFICACIÓN

Los resultados del diagnóstico sobre la situación inicial del Área de Secretaria Académica y la
revisión de las Normas vigentes de Gestión, nos permiten señalar, que esta, se enfrenta a una
serie de necesidades y desafíos, que exigen emprender mejoras permanentes en la calidad de
los servicios del registro académico y administrativo institucional, que contribuya a la
optimización de la gestión de información obtenidos en los procesos pedagógicos y
administrativos institucionales.
En este marco, considerando, que Secreatria Académca es un Área de apoyo a la gestión
institucional y pedagógica, que provee información sistematizada para, evaluar, retroalimentar
y proyectar acciones de mejora en la formación y desarrollo del docente, requiere de cambios
y mejoras, por ello, la implmentación del presente plan, contribuirá a mejorar la organización
y adminitración del servicio de registro académico y administrativo, que dinamice el servicio de
información académica a los docentes, estudiantes y usuarios externos.
Para ello, será necesario mejorar con la implementación de equipos tecnológicos básicos, como
una computadora, una impresora, un scanner e internet, por otro lado también será importante
capacitar a los docentes en el manejo de bases de datos en hojas de cálculo para hacer más
fluido el registro de información en el SIGES.
IV. OBJETIVOS
3.1. Objetivo General:
Mejorar la organización y adminitración del servicio de registro académico y
administrativo del IESPP Huancané, a fin de dinamizar el servicio de información de los
procesos académicos.

3.2. Objetivos Específicos.

3.2.1. Programar y difundir oportunamente los procesos académicos institucionales,
para que estudiantes y docentes cumplan oportunamente con las actividades
programadas.
3.2.2. Fortalecer las habilidades de los docentes en el manejo del SIGES, para registrar
y verificar con regularidad y oportunamente los resultados de los procesos de
aprendizaje de los estudiantes.
3.2.3. Implementar una base de datos de las actas y planillas de evaluación de todas
las promociones, para facilitar la emisión de constancias, récord académico y
certificados de estudios.
3.2.4. Realizar el seguimiento del desarrollo académico cuantitativo y cualitativo de
los estudiantes, para valorar el perfil de egreso y objetivos institucionales.
3.2.5. Realizar el seguimiento de los egresados de la institución, para fortalecer los
vínculos y monitoreo de su inserción laboral.
V. METAS:
5.1. Beneficiarios
Estudiantes : 280 proyectado
Formadores nombrados : 11
Formadores contratados : 5 aproximado
Directivos y Jerárquicos :5
 VI. CRONOGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES, ESTRATEGIAS, Y ESTRATEGIAS PARA SU EJECUCIÓN

CRONOGRAMA PRIMER CRONOGRAMA SEGUNDO

OBJETIVOS ACTIVIDADES ESTRATEGIAS SEMESTRE SEMESTRE

Proceso de Admisión
Proceso de Matrícula
Programar y difundir oportu-
namente los procesos acadé-
micos institucionales, para que
estudiantes y docentes cum-
plan oportunamente con las
Evaluación complemen-
actividades programadas.
taria
Registro de notas en el SI-
GES y validación por Do-
centes y DREH
Mar. Abr. May. Jun. Jul. Ago. Set. Oct. Nov. Dic.
Participar en planificación del proceso
de admisión.
Inscribir postulantes en el SIGES
Elaborar relación de postulantes
Procesar resultados de examen de ad-
misión
Elaborar el informe del proceso de ad-
misión
Elaborar el cronograma de matrícula
Registrar estudiantes en el SIGES
Generar y hacer visar nómina de ma-
trícula en la DREP
Programar y cronogramar la evalua-
ción complementaria
Consolidar y registrar notas en el SI-
GES
Generar Actas y hacer visar en la
DREP
Implementar a docentes en el registro
de notas en el SIGES.
Cronogramar el registro de notas por
los docentes en el SIGES
Verificar la regularidad de registro de
notas en el SIGES
Generar Actas consolidas y hacer fir-
mar con docentes y visar en la DREP

1

OBJETIVOS
Fortalecer las habilidades de
los docentes en el manejo del
SIGES, para registrar y verifi-
car con regularidad y oportu-
namente los resultados de los
procesos de aprendizaje de
los estudiantes.
Implementar una base de da-
tos de las actas y planillas de
evaluación de todas las pro-
mociones, para facilitar la emi-
sión de constancias, récord
académico y certificados de es-
tudios.
Realizar el seguimiento del
desarrollo académico cuanti-
tativo y cualitativo de los estu-
diantes, para valorar el perfil
de egreso y objetivos institu-
cionales.
Realizar el seguimiento de los
egresados de la institución,
para fortalecer los vínculos y
CRONOGRAMA PRIMER CRONOGRAMA SEGUNDO
ACTIVIDADES ESTRATEGIAS SEMESTRE SEMESTRE
Mar. Abr. May. Jun. Jul. Ago. Set. Oct. Nov. Dic.
Distribuir Boletas de Notas a los estu-
diantes
Planificar y promover un taller sobre
el manejo del SIGES.
Ejecutar y evaluar el taller sobre el ma-
Capacitación docente en
nejo del SIGES
el manejo de SIGES
Informar resultados del taller sobre el
manejo del SIGES
Organización de actas y Organizar actas y planillas de notas
planillas de evaluación por promociones
Diseño de una base de Elaborar formato digital automático
datos de actas y planillas de evaluación
Digitalización de infor- Trasladar información de calificativos
mación por promociones
Digitalizar y valorar la calificación final
de los estudiantes con los criterios de
desempeño por áreas y ciclos, en for-
mato XLS,
Valoración de criterios de
Valorar la calificación final de cada es-
desempeño
tudiante en la escala cuantitativa y cua-
litativa.
Elaborar el cuadro de rendimiento aca-
démico
Actualizar base de datos y automatizar
Actualización de base de estadísticas de egresados.
datos y estadística de
egresados Organizar una campaña institucional
para actualizar el registro de egresados
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 CRONOGRAMA PRIMER CRONOGRAMA SEGUNDO
OBJETIVOS ACTIVIDADES ESTRATEGIAS SEMESTRE SEMESTRE

Mar. Abr. May. Jun. Jul. Ago. Set. Oct. Nov. Dic.
monitoreo de su inserción la- Difundir el registro de egresados, para
boral. promover nuevas incorporaciones.

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VII. RECURSOS.
7.1. Responsables según función:

Actor Indicadores de
Responsa-
partici- N° Labores a realizar medición
bilidades
pante

 Garantiza el diseño e implemen- Gestión Institucio- Apoyo decidido

tación del Plan de Trabajo. nal. con liderazgo
 Brindan asesoría, asistencia téc- Apoyo a la Ges-
Director 01 nica y seguimiento a las activida- tión pedagógica.
des programadas. Apoyo a la ges-
 Realiza acciones de monitoreo. tión administra-
tiva

 Gestionar la implementación del 100% DE ESTU-

Plan de Trabajo DIANTES ATEN-
Gestión de resulta- DIDOS
 Organizar, registrar y analizar in-
dos de los proce-
Secretario Aca- formación de los procesos peda-
01 sos académicos de
démico gógicos.
los docentes y es-
 Proporcionar información sobre tudiantes
el desarrollo académico de los es-
tudiantes.

 Apoyar en la implementación de Coordinación

los talleres de capacitación. Gestión del pro- fluida con los dife-
Jefe de la Uni-
01 grama de capaci- rentes estamentos
dad Académica  Apoyar en la organización y aná- tación
lisis de información.

 Asumir compromisos para contri- Participación ac-

buir cumplir con el registro de in- tiva en los com-
formación de los resultados de Apoyo a la ejecu- promisos asumi-
Formadores 07 evaluación en el SIGES. ción de los talleres dos
de capacitación
 Participar activamente en las jor-
nadas de capacitación.

 Implementar los recursos mate- Apoyo perma-

riales y financieros, para la ejecu- nente con identifi-
ción de las actividades de capaci- Apoyo a la ges- cación insttitucio-
Personal Admi- tación. nal
01 tión pedagógica y
nistrativo
 Previsión logística para la ejecu- de gestión
ción de los eventos de capacita-
ción.

7.2. Recursos Materiales.

Materiales Cantidad

Papel bond A4 06 millares

Papel bond A4 de colores 01 millar

Cuadernos espiralados A4 01 unidades

Portafolios tipo Pioneer A4 10 unidades

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 Fólderes manila 20 unidades

Lapiceros de tinta líquida de color azul, negro y rojo 10 unidades por color

Plumones N° 47 de diferentes colores 5 cajas

Plumones para pizarra acrílica. 05 unidades

Papelotes cuadriculados 20 pliegos

Cinta maskin type 04 unidades

Cinta de embalaje. 02 unidades

Post it. 02 unidades

Material de limpieza básico Varios

11.3. Recursos Tecnológicos.

Materiales Cantidad

Laptop y/o Computadora de escritorio 01 unidades

Impresora Multifuncional con sistema continuo 01 unidades
Tinta para impresora 01 unidades
Scanner 01 unidad
Proyector Multimedia. 01 unidad
USB 01
Softwares Varios

11.4. Presupuesto Referencial:

N° Descripción Monto Aproximado

01 Materiales de escritorio 300,00
02 Recursos tecnológicos 200,00
03 Implementación de Actividades 1000,00
04 Otros 300

Total -- 1800.00

11.5. Recursos Financieros.

El financiamiento del desarrollo de las actividades programadas, así como la adquisición
de los materiales y recursos tecnológicos se hará de acuerdo a la disponibilidad presu-
puestaria institucional.
VIII. MONITOERO Y EVALUACIÓN
Este aspecto se realizará a nivel de área y por el equipo de monitoreo institucional, a través de
verificación el nivel de cumplimiento de los objetivos y actividades programadas. Finalmente
se realizará la valoración de salida. Para ello será necesario plantear indicadores para cada uno
de los objetivos previstos.

PROF. FRANCISCO VILLANUEVA PARI

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