5leccionescomunicacionespmi 4 11 10 101105152522 Phpapp01 PDF

Cinco lecciones
aprendidas para
mejorar las
comunicaciones en el
proyecto
Daniel Mato, PMP
PMI.DANIELMATO@GMAIL.COM
Algunas definiciones
iniciales
2
Proyecto
Objetivo Lo que tiene que
Entorno del
específico hacer el proyecto
proyecto
Oportunidades Objetivo
general
Apoyo Proyecto
En qué aporta el
proyecto al
negocio de la
Restricciones empresa
Amenazas
Oposición
Lo primero al iniciar el proyecto es tener consciencia de todos

estos elementos y ver cómo poder gestionarlos para lograr un
proyecto exitoso
Equipo de Proyecto
Alta Dirección &
Áreas de negocio
Sponsor &
Comité Estratégico
Director del
proyecto
Juicio Experto Equipo de apoyo

a la dirección
Jefe de equipo
de desarrollo
Especialistas,
operativos Equipo de
desarrollo
Equipo de
desarrollo
Interesados (stakeholders)
Tiene problemas que

el proyecto puede Posee recursos o
resolver toma decisiones que
Encuentra una
el proyecto necesita
oportunidad en el
Va a ser usuario de los
proyecto
productos del proyecto
Define los factores de
Puede presentar
éxito del proyecto
obstáculos al proyecto
5
Interesados (stakeholders)
La Dirección y áreas de
El proyecto
negocio en la empresa
• Directorio, Gerencia General • Patrocinador (Sponsor)
• Gerentes de áreas de negocio • Equipo de gestión del proyecto
(Comercial, producción) • Equipo de desarrollo del proyecto
• Planificación, Control de gestión • Subcontratos - consultores
áreas de apoyo de la El entorno

empresa
• Usuarios de productos del proyecto
• Informática, recursos humanos, • Clientes finales
contaduría, jurídica, riesgos,
• Sociedad – Grupos de influencia
infraestructura, Comunicaciones
• Organismos del Estado
• Competencia
PMI.DANIELMATO@GMAIL.COM 6
La comunicación…
• No alcanza con hacer las cosas bien, los demás
deben saberlo…
• Se puede negociar mejor en la organización si
hay una percepción positiva de nuestro proyecto
• Las personas del equipo están más motivadas si
se siente reconocidos dentro y fuera del
proyecto
• Los stakeholders darán mayor apoyo si se
sienten involucrados en el proyecto
• El Sponsor tiene un rol muy importante
promoviendo y facilitando las comunicaciones
con otros stakeholders de la empresa
7
La comunicación en los proyectos
¿Qué queremos evitar… ?
• Hay personas o grupos que se sienten ignorados por el
proyecto y que deberían ser tenidos en cuenta
• Los resultados no son los esperados, por
que no estaban claros al principio
• Hay una creencia de que no se está
haciendo nada, o muy poco
• Parece que el proyecto solo pide recursos
sin importarle el resto de la empresa
• Gente de la empresa no apoya la marcha del proyecto
• El equipo del proyecto siente que no se reconoce su
esfuerzo, o que no está haciendo algo útil.
La comunicación en los proyectos
Conocer e Desarrollar estrategias

involucrar a los de comunicación con
interesados foco en los
clave involucrados
Aplicar la
comunicación
Dedicar
en la gestión
tiempo a las
de los rrhh del
comunicaciones
proyecto
Aplicar habilidades de comunicación en
forma efectiva
Lección 1
Conocer e involucrar a
los Interesados clave
10
Conocer e involucrar a los interesados
Si logramos involucrarlos, los En consecuencia :

stakeholders nos ayudan a:
• Detectar oportunidades y riesgos • Definimos objetivos
realistas y con valor
• Lograr apoyos y enfrentar
oposiciones • Establecemos
indicadores adecuados
• Definir las restricciones del
proyecto • Planificamos con mayor
certeza
• Establecer los criterios de éxito • Desarrollamos solo
del proyecto productos necesarios
El proyecto es más
reconocido y apoyado
Identificar a los posibles interesados

• Junto con el sponsor y el equipo de dirección del
proyecto definir una lista inicial
• Apoyarse en la PMO y en otros referentes
• Analizar la lista y definir la estrategia para cada
uno:
• Invitarlo al equipo (incluso si es opositor!)
• Mantenerlo informado regularmente
• Establecer barreras de protección
• La lista y la estrategia pueden cambiar a lo largo

del proyecto.
12
Entender a los interesados clave

• ¿Porqué apoya o se opone?
• ¿Qué puede hacerlo cambiar de posición?
• ¿Qué estilo de comportamiento tiene?
• ¿Cómo lograr su interés y apoyo?
• ¿Qué espera del proyecto?
• Acciones posibles:
• Preguntar a conocidos del interesado
• Entrevistas o encuestas
• Invitarlo a talleres de definición del proyecto
• El sponsor es clave para contactar interesados
13
Actuar en consecuencia
Revisar el alcance del Ajustar el objetivo, nuevos entregables,
proyecto descartar entregables, ajustar recursos
Adecuar la integración Incorporar representantes de stakeholders y

del equipo otros perfiles no previstos al principio
Actualizar análisis de Considerar comportamiento de interesados

riesgos
Definir indicadores de Considerar criterios de aceptación de los

calidad del proyecto productos y expectativas de los stakeholders
Establecer la estrategia Adaptar la estrategia a las características de

de comunicación. cada stakeholder
14
Acordar pautas de involucramiento
• Explicitar cuáles necesidades del involucrado
serán cubiertas y cuáles no, en este proyecto
(Expectativas)
• Presentar el plan de trabajo del proyecto
• Coordinar tipo de participación en el proyecto
(Roles y responsabilidades)
• Definir las comunicaciones (tipo, formato,
frecuencia, responsables) a lo largo del proyecto
Estos acuerdos se deben revisar en el futuro para

reflejar cambios en el entorno o en el proyecto.
15
Lección 2
Desarrollar estrategias de comunicación con
foco en los Interesados
Estrategias de comunicación
Sucede en la vida real…
• Le enviamos un informe al Director de la empresa explicando
cómo solucionamos errores de software
• Organizamos una reunión muy importante con
los sponsors en su horario de almuerzo
• Nos reunimos en medio de los escritorios y
rodeados de otras personas que nos
reclaman cosas
• Avisamos a un sector que se iniciará un proyecto
de reestructura del mismo, a través de un e-mail
• El reporte de avance mensual tiene 16 páginas
de puro texto y va dirigido al contador de
la empresa.
17
Objetivo a lograr
Audiencia
Medio de comunicación
Mensaje y formato
Momento y
lugar
Retroalimentación
Conocer a la audiencia
• Por ejemplo, la Programación Neuro Lingüística (PNL)
establece varios patrones de comportamiento:
Visuales Entienden muy rápido, poca concentración, usan
gráficos y números. Muchas cosas a la vez.
Auditivos Captan mejor textos y palabras oídas. Reflexivos y
muy concentrados. Una cosa por vez.
Kinestésicos Requieren cercanía, emocionales, muy detallistas,
lentos porque solo dan pasos seguros
Auditivos Buscan respuestas lógicas, son sistemáticos,
digitales abstractos, ágiles.
• La comunicación mejora cuando logramos una sintonía

(rapport) con la otra persona
19
Conocer a la audiencia
• Conocer la cultura de la organización
• Relacionamiento formal e informal
• Cadenas de mando formales e informales
• Conflictos, intereses
• Sistemas de información: uso y madurez
• Comportamientos
• Habla mucho vs escucha y piensa
• Disperso vs concreto
• Poco tiempo vs reuniones más largas
• Poco ejecutivo vs muy ejecutivo
20
Adecuarse a la audiencia - terminología
Equipo del Detalles técnicos, objetivos a cumplir, efectividad,
proyecto motivación, reconocimiento
Sponsor Cumplimiento de objetivos, nivel de calidad,
riesgos, aprovechamiento de recursos, plazos
Dirección y Alineamiento estratégico, valor para la
áreas de organización, apoyo al negocio, competitividad,
negocios mínimo detalle técnico
Proveedores Efectividad, eficiencia, detalles técnicos,
compromisos contractuales, presupuesto
Áreas de Detalles técnicos, recursos necesarios, plazos,
apoyo riesgos, procedimientos a cumplir
21
Mensajes a comunicar – contenidos y formas
Equipo del Informes técnicos detallados, con metas
proyecto específicas. Performance de la persona,
delegación. Contacto continuo.
Sponsor Informe mixto-Soluciones implantadas, riesgos,
uso de recursos. Contacto asiduo (15 días)
Dirección y Indicadores de valor, compromiso y decisiones
áreas de estratégicas. Reportes o presentaciones, contacto
negocios presencial a demanda o asiduo (c/2 a 3 meses)
Proveedores Informes de efectividad, requisitos, indicadores de
cumplimiento, presupuesto. Contacto mensual.
Áreas de Planificación del apoyo requerido, coordinación de
apoyo disponibilidad del recursos. Contacto asiduo.
22
• NO es burocracia. Es una herramienta para comunicar

avances y también documentar avisos de riesgos, necesidades
y responsables de resolver problemas.
• El formato debe ser adecuado: solo incluir lo más relevante y
que sea entendible y de interés del destinatario.
• Acordar con el receptor sobre formato, contenido y frecuencia
de emisión. Pasado un tiempo, validar con el receptor si
requiere de mejoras.
• Establecer el ámbito adecuado: presentarlo en una reunión,
invitar a otros stakeholders, solicitar feedback luego de la
reunión.
23
• Reporte tradicional: Varias páginas/diapositivas con

secciones:
• Situación actual
• Logros del período
• Problemas y riesgos
• Indicadores de trabajo, presupuesto, etc.
• Anexos gráficos y tablas
• Reporte Una Sola Página:

• Obliga a priorizar contenidos
• Fácil de leer – es solo un resumen
• Promueve una reunión para explicarlo oralmente
24
Lanzamiento Avance del proyecto

• Facilita el • Los stakeholders validan los
involucramiento de avances y establecen los
los principales criterios y compromisos para
stakeholders seguir
• Complemento de
otros documentos Cierre del proyecto
formales
• Presentación de logros y
• Buscar lugar y valor que queda en la
momento que organización
facilite la
• Lecciones aprendidas
comunicación
25
• Distintas según objetivo de la reunión:

• Seguimiento y feedback con el equipo
. • Seguimiento y feedback con sponsor
• Seguimiento y feedback con stakeholders
• Análisis de problemas, indicadores,
riesgos.
• Devolución del desempeño a
integrantes del equipo de proyecto
• Sensibilización a usuarios
26
• Efectivas:
• Planificarla – Agenda de la reunión
• Definir roles durante la reunión (moderador,
secretario de acta)
• Definir tareas, responsables y fechas (Acta)
• Solo incluir al público necesario
• Evitar agregar temas por fuera de la agenda
• Agendar otras reuniones para tratar temas
complejos
• Seleccionar lugar y horarios adecuados
. 27
• Debe indicar, para cada Interesado:

• Que estrategia usar, qué medio usar y con qué
frecuencia implementarla.
• Qué se espera del Interesado luego de la
comunicación, cuánto tiempo esperamos su feedback
• Quién es el responsable en el equipo del proyecto.
PARA: QUE QUIEN LO COMO LO CUANDO FEEDBACK MODELO

NECESITA ENTREGA ENTREGA
SPONSOR INFORME DIRECTOR REUNION CON PRIMER 1 SEMANA, INFORME.

AVANCE PROYECTO PRESENTACION LUNES POR MAIL PPT
C/MES, O ACTA
15 HRS. ACEPTADA
EQUIPO REUNION DIRECTOR REUNION C/JUEVES ACTA – 24 ACTA.DOC
SEGUIMIENTO PROYECTO SEMANAL 14 HRS. HRS
28
• Información centralizada en la red

• Portal en intranet propio del proyecto
• Zonas públicas y privadas
• Notificaciones y alarmas
• Foros y noticias
• Ventajas:
• Versiones únicas y centralizadas
• Control de recursos compartidos
• Menor uso de e-mail
29
Lecciones aprendidas …
• El e-mail no garantiza comunicación efectiva ni nos
quita responsabilidad. Solo usarlo como registro
histórico o envío de información adicional.
• El mismo reporte o formato no sirve a todos los
interesados
• Buscar feedback luego de enviar un reporte. Averiguar
porqué no son eficientes los reportes y cambiarlos
• Apoyarse en especialistas en comunicación y gestión
del cambio que trabajen en la empresa, o incluirlo en
los requerimientos del proyecto
• Estar convencidos de lo que se quiere comunicar
30
Lecciones aprendidas …
• Relacionarse con otros proyectos para retroalimentarse
con experiencias y lecciones aprendidas
• Si hay presupuesto, atraer atención con marketing
(regalos, carteles, agendas,…)
• Algunas propuestas para salir de la rutina:
• Incorporar algún invitado a la reunión para renovar
el interés de todos
• Innovar técnicas de exposición: maquetas, videos,
moverse al lugar de la obra o afuera de la empresa
• Realizar talleres de día completo con actividades
relevantes para el proyecto
31
Lección 3
Usar la comunicación
para la gestión de los
RRHH del proyecto
Comunicación para la gestión de RRHH
La comunicación es la base para aplicar otras
habilidades de dirección del proyecto:
• Liderazgo
• Desarrollar una misión y una estrategia y
comunicarlas eficazmente.
• Negociación y manejo de conflictos
• Establecer ámbitos de comunicación y confianza
para lograr acuerdos beneficiosos para todos
• Resolución de problemas
• Saber identificar el problema real, analizar
alternativas, tomar decisiones en tiempo y forma y
comunicarlas para que todos las comprendan.
33
La comunicación es la base para aplicar otras
habilidades de dirección del proyecto:
• Delegación
• Explicar claramente qué se espera y cómo será
apoyado para realizar una tarea
• Gestión de las competencias y motivación
• Establecer qué se espera de cada persona y en
forma regular realizar una devolución de su
desempeño, acordando nuevos desafíos para el
futuro
34
Herramientas:
• Lista de integrantes del equipo
• Nombre, e-mail, teléfono, rol en el equipo
• Matriz de roles y responsabilidades
• Establece quién y qué debe hacer en el proyecto
• Organigrama
• En proyectos complejos con muchos equipos
• Solicitudes de cambio
• Elaborarla, aprobarla y comunicarla al equipo y
a los stakeholders
35
Buenas prácticas
• Al inicio, el director del proyecto debe comunicar a su
equipo claramente los objetivos del proyecto y la forma de
trabajo esperada para cada uno
• Al delegar tareas debe comunicar qué se pretende y estar
en contacto para verificar cómo va la tarea
• Los cambios o decisiones deben ser comunicados a todos
en tiempo y forma, y asegurarse su entendimiento
• Los logros se deben comunicar para lograr motivación
• Las lecciones aprendidas deben ser comunicadas para
promover mejoras y no frustraciones.
• Las nuevas personas deben obtener toda la información
rápidamente y en forma ordenada (inducción)
36
Buenas prácticas
• Involucrar a los sponsors para que conozcan al equipo y
participen de algunas actividades. El equipo se sentirá
más comprendido y apoyado.
• De la misma forma, en reuniones con los stakeholders,
invitar a otros integrantes de los equipos del proyecto.
• En proyectos con muchos grupos de trabajo o dispersos
geográficamente, promover eventos regulares de
integración y conocimiento mutuos.
• El director del proyecto debe estar motivado él mismo
para motivar a los demás. Acudir al sponsor o a grupos
como la PMO para buscar consejos y apoyo.
37
Lección 4
Aplicar las habilidades de
comunicación en forma
efectiva
Aplicar la comunicación en forma efectiva
Dependiendo del proyecto, las necesidades de aplicar

técnicas de comunicación pueden variar
Si el director del proyecto considera que no tiene la

experiencia o habilidades suficientemente desarrolladas,
puede rodearse de otras personas a quien delegar
parcialmente estas tareas.
En algunos proyectos, se requiere de un especialista en

comunicación o en gestión del cambio. Incluirlo en los
requisitos si la organización no puede proveerlos.
39
Todas las personas que tienen o tendrán responsabilidades
en la dirección de proyectos deben buscar desarrollarse en
comunicaciones.
Especialmente:
• Gestión de reuniones efectivas
• Desarrollo de Presentaciones en público
• Elaboración de informes
• Negociación básica
• Técnicas como PNL, inteligencia emocional,
coaching, asertividad, etc.
40
Situaciones reales:
• A veces se designa como director de proyecto a un
especialista técnico, lo cual no garantiza que tenga
interés o que posea habilidades de comunicación
necesarias.
• Cuando en el equipo hay personas con habilidades
innatas, darles un lugar para que se desarrollen, en
forma gradual y con mucho apoyo del Director.
• En vez de quejarnos porque no recibimos feedback de
nuestros informes, debemos consultarles cuál sería la
forma más adecuada para intercambiar información y
recibir respuestas.
41
Lección 5
Dedicar tiempo a la gestión de las

comunicaciones
Dedicar tiempo para la comunicación
• Las comunicaciones requieren tiempo…
• Pensar en el contenido de la comunicación,
definir el formato y los medios más adecuados
• Elaboración de informes, lectura y revisión.
Ajuste de contenidos
• Contactar a los destinatarios, coordinar la
logística: sala, equipos, impresiones
• Disponer de tiempo y estado mental adecuado
para moderar y participar de reuniones
• Disponer de tiempo para analizar el resultado de
la comunicación y establecer acciones.
43
… por ello, tendemos a usar los medios más simples
y rápidos para informar del proyecto …
http://pmtips.net/importance-project-management-software/
44
… pero cada vez hay más conciencia de la
importancia de las buenas comunicaciones para
favorecer al proyecto……
33% entiende que debe

mejorar sus habilidades
de comunicación,
Otro 29% lo enfoca al

coaching, que también
requiere habilidades
comunicacionales
http://www.benchmarklearning.com/COMMUNITIES/softskills/projectmanagement.aspx/
45
• Las comunicaciones no deben dejarse para más
adelante, ni hacerse de cualquier forma…
• Existe un momento para que la comunicación sea
eficaz y eficiente
• Desarrollar comunicaciones ineficientes son
improductivas y pueden perjudicar la percepción y
expectativas de los stakeholders
(internos y externos)
• Para que se cumplan en tiempo y forma:
• Planificarse horas en la agenda personal y cumplirlas
• Definir con tiempo las estrategias y las herramientas
(plan de comunicaciones)
• Destinar recursos del equipo como apoyo para evaluar
la efectividad de las comunicaciones.
46
Conclusiones
Conclusiones
1. Conocer a los interesados (stakeholders)
2. Desarrollar estrategias de comunicación con foco en

los Interesados
3. Usar la comunicación para la gestión de los RRHH del

proyecto
4. Aplicar habilidades de comunicación en forma efectiva
5. Dedicar tiempo a la gestión de las comunicaciones
48
Conclusiones
• Los stakeholders son quienes nos dan información y
recursos clave, evaluando continuamente los resultados.
• Las comunicaciones son la única forma de relacionamiento

entre las personas
• Las comunicaciones son la base del liderazgo, la motivación,

la negociación, la delegación y otras técnicas de dirección
del proyecto.
• Para la comunicación efectiva, son necesarias habilidades y

experiencia, que deben existir dentro del equipo del proyecto.
• Las comunicaciones efectivas requieren de tiempo del

equipo, pero contribuyen efectivamente al éxito del proyecto.
49
¡Muchas gracias
por su
atención…!
pmi.danielmato@gmail.com

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Lo primero al iniciar el proyecto es tener consciencia de todos

Juicio Experto Equipo de apoyo

Tiene problemas que

áreas de apoyo de la El entorno

Conocer e Desarrollar estrategias

Si logramos involucrarlos, los En consecuencia :

Identificar a los posibles interesados

• La lista y la estrategia pueden cambiar a lo largo

Entender a los interesados clave

• El sponsor es clave para contactar interesados

Adecuar la integración Incorporar representantes de stakeholders y

Actualizar análisis de Considerar comportamiento de interesados

Definir indicadores de Considerar criterios de aceptación de los

Establecer la estrategia Adaptar la estrategia a las características de

Estos acuerdos se deben revisar en el futuro para

• La comunicación mejora cuando logramos una sintonía

• NO es burocracia. Es una herramienta para comunicar

• Reporte tradicional: Varias páginas/diapositivas con

• Reporte Una Sola Página:

Lanzamiento Avance del proyecto

• Distintas según objetivo de la reunión:

• Debe indicar, para cada Interesado:

PARA: QUE QUIEN LO COMO LO CUANDO FEEDBACK MODELO

SPONSOR INFORME DIRECTOR REUNION CON PRIMER 1 SEMANA, INFORME.

• Información centralizada en la red

Dependiendo del proyecto, las necesidades de aplicar

Si el director del proyecto considera que no tiene la

En algunos proyectos, se requiere de un especialista en

Dedicar tiempo a la gestión de las

33% entiende que debe

Otro 29% lo enfoca al

2. Desarrollar estrategias de comunicación con foco en

3. Usar la comunicación para la gestión de los RRHH del

4. Aplicar habilidades de comunicación en forma efectiva

5. Dedicar tiempo a la gestión de las comunicaciones

• Las comunicaciones son la única forma de relacionamiento

• Las comunicaciones son la base del liderazgo, la motivación,

• Para la comunicación efectiva, son necesarias habilidades y

• Las comunicaciones efectivas requieren de tiempo del

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