DOCUMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD - NTC ISO 9001

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Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado a partir de la

comprensión e interpretación de las temáticas tratadas en la presente actividad, realice un
informe donde describa las actividades que se desarrollan en un proceso normal de
compras. En el informe además de describir las actividades, debe incluir un cuadro en el
cual relacione los documentos de origen interno y de origen externo que se requieren o
que se generarían en el desarrollo del proceso.

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PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS

HISTORIA DE REVISIONES

REVISION FECHA MOTIVO REVISIÓN

1 XXXX- YY-DD Procedimiento Original
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CUADRO DE CONTROL
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Nombre: Nombre: Nombre:
Departamento: Departamento: Departamento:
Firma: Firma: Firma:
Fecha: Fecha: Fecha:

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ÍNDICE.

1. Objetivo

2. Alcance.

3. Referencias

4. Responsabilidades

5. Definiciones

6. Desarrollo

7. Registros Y Anexos
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1. Objetivo:

Establecer la sistemática a seguir para llevar a cabo la formalización de solicitudes de

necesidad de material, equipos o servicios, así como la posterior tramitación de los
pedidos, teniendo como resultado final la entrega de productos/servicios que cumplen
todo lo requerido por la organización.

2. Alcance:

Aplica a todas las actividades asociadas a la identificación y definición de necesidades

de compras de materiales, equipos y/o contrataciones de servicios, finalizando con la
recepción de los mismos en la empresa.

3. Documentación Aplicable Manual De Calidad Iso 9001:2015

4. Responsabilidades:

El Supervisor General recibe la solicitud de compra de la mercadería necesaria para la

venta de parte de los jefes de bodega, por los elementos faltantes para aprovisionarse de
materiales. En el caso de reparaciones o mantenimiento para bienes internos de la
empresa, se lo canaliza a través de la conserjería o por cualquier empleado. El
Supervisor General es el responsable por los trámites correspondientes de contratación y
ejecución instalación de las solicitudes.

Para el caso de los productos para la venta, los jefes de bodega asisten al supervisor
general en cuanto a la cantidad, espesor y transparencia, u otros atributos relacionados
con el producto o servicio.

En caso de adquirir bienes o servicios para mantenimiento, el supervisor general reunirá

toda la información necesaria para contactar al especialista adecuado, para el caso en
particular.
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5. Definiciones:

 Característica de la calidad: Característica inherente de un producto, proceso

o sistema, relacionada con un requisito.

 Cliente: Organización o persona que recibe un producto y/o servicio.

 Comprador: El cliente en una situación contractual. Contratista: El proveedor en

una situación contractual.

 Proveedor: Organización o persona que proporciona un producto.

 Defecto: Incumplimiento de un requisito asociado a un uso previsto o

especificado.

 Equipo: Maquinaria para la ejecución de una obra, realización de un producto o

prestación de un servicio.

 Especificación: Documento que establece requisitos con los que un producto

debe estar conforme.

 Inspección: Evaluación de la conformidad por medio de observación y dictamen,

acompañada cuando sea apropiada por medición, ensayo/prueba o comparación
con patrones.

 Materia, producto, herramienta y/o equipo: Elementos necesarios para llevar a

cabo las actividades diarias del negocio.
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6. Desarrollo Control De Las Compras La Gestión De Compras Es

Responsabilidad Del Coordinador De Material El Cual Debe Asegurarse De:

a) Que los requisitos de los materiales o servicios a contratar estén claramente

definidos, según especificaciones reflejadas en la Hoja de pedidos.

b) Que la Hoja de pedidos esté firmada por todas aquellas personas responsables de
la solicitud de un pedido y de aquellas personas y de aquellas personas responsables de
su aprobación.

6.1 Necesidad De Compra:

Se debe realizar la revisión de los requerimientos del cliente, según los alcances
solicitados por el mismo, y a partir de esto planificar las actividades a realizar, en la cual
se definirán cuáles son los materiales y productos necesarios, y por ende los que se
tienen que comprar, definiendo cuales son las características y especificaciones que
deben tener. Primeramente, se deberá comprar si dichos materiales están disponibles de
stock en almacén, caso sea contrario, se procederá al proceso de compra del mismo. La
ejecución de esta actividad es responsabilidad del Responsable de Compras.

6.2 Identificación Del Proveedor:

Teniendo un listado de los materiales e insumos a comprar, el Responsable de Compras

debe identificar de los proveedores más idóneos y aptos de acuerdo a los lineamientos
del procedimiento SGC-P-007 Selección, evaluación y re- evaluación de proveedores
externos.

6.3 Evaluación De Cotizaciones:

Después de haber definido cuales son los proveedores aptos e idóneos, se les realizará
la solicitud de cotización por escrito (E-mail) y/o vía telefónica. Se evaluarán las
cotizaciones, eligiendo aquella que brinde las mejores condiciones comerciales. El pedido
se realizará según el formato
“SGC-F-044 Requisición de Compra”, el cual debe ser aprobado por la gerencia o jefatura
correspondiente.
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6.4 Generación De Orden De Compra:

Aprobado por la Gerencia o Jefatura correspondiente, el responsable de compras
realizará la Orden de Compra según formatoSGC-F-045. Dicha orden de compra deberá
contener toda la información necesaria de la compra como plazo y sitio de entrega, forma
de pago, responsable, entre otros. Se deben imprimir tres (03) órdenes de compra, una
para el Responsable de compras, una para el registro de pedidos, y la última para el
proveedor, aún si ya se le haya enviado dicha orden por e-mail. Es tarea del
Responsable de compras, realizar el seguimiento al proveedor, con la finalidad que se
cumpla con los plazos establecidos y las especificaciones acordadas. Cuando se reciba
la factura de la compra, esta debe revisarse junto con la orden aprobada por Gerencia o
Jefatura, para poder tramitar el pago de la misma.

6.5 Recepción De Los Productos Comprados:

La recepción del material adquirido es responsabilidad del encargado de almacén, el cual
debe revisar sus características especificadas en el pedido y orden de compra verificando
que cumpla con todas las que se requirió; y de no ser así se procederá a realizar la
devolución, especificando al proveedor las razones del rechazo.
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Al momento de recibir la mercadería se realizará la verificación del estado de la misma. En

caso de encontrar imperfecciones, daños, golpes, rayones u otra característica que
incapacite la mercadería para su venta o distribución debe ser devuelta inmediatamente,
indicando del incidente al Supervisor general.

La mercadería en buen estado pasa a la bodega correspondiente e ingresa al inventario

como disponible. Lista para su comercialización.

En caso de ser compra por adquisición de bienes o servicios:

a) La Gerencia General recibe la solicitud previamente verificada por el Supervisor.

b) Si es aceptada, el supervisor contacta a los proveedores calificados para cotizar y el

factor de compra será el proveedor que cumpla con las especificaciones necesarias a
bajo costo y con el menor tiempo de entrega. Para esto se solicita una cotización con el
detalle del pedido.

c) Al momento de recibir la mercadería, o realizado el servicio por el cual se ha

contratado, se realizará la verificación del estado final de la misma. En caso de encontrar
imperfecciones, daños, golpes, rayones u otra característica que no sea la esperada o
negociada, será notificado inmediatamente al Supervisor general.

d) Si el proveedor realiza el trabajo contratado se recibe la factura contra el pago de la

misma, de acuerdo a las condiciones pactadas en el convenio o contrato.
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Registros

 Orden de pedido

 Solicitud de compra F-051 (Anexo 1)

 Comparativo Ofertas F-052 (Anexo 2)

 Evaluación de Proveedores F-054 (Anexo 3)

 Acta de Entrega Recepción de producto F-055 (Anexo 4)

7. Anexos Confecciones S.A. Código:

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ORDEN DE PEDIDO
Dirección: C.I.F: X-00000000
Teléfono:

Proveedor:
Plazo de entrega:
Destino:
Condiciones de pago:

Cantidad Concepto Precio Total

Departamento solicitante Gerencia

V°. B° V° B°

Especificaciones Técnicas:
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Fecha: Proveedor:

Solicitud De Compra No.004

Teléfono: Forma de Pago:

Entrega:

Solicitado por:

Favor despachar o realizar a nuestra orden lo detallado a continuación.

CANTIDAD DESCRIPCIÓN V.UNIT V.TOTAL

subtotal $ 000

I.V.A.19% $ 000
TOTAL $ 000

Aprobado Por:

Elaborado Por:
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ANEXO 1

CONFECCIONES S.A.
Cuadro Comparativo de Ofertas Código: F-052 Versión: 1

OFERTA A OFERTA B OFERTA C (Proveedor)

(Proveedor) (Proveedor)
N° Mercadería O Tiempo V. Unitario Total V.Unitario Total V. Unitario Total
Servicio Entrega

Total

Criterio de selección: Utilizar el criterio de mínimo costo, mínima demora, igual calidad
En caso de utilizar algún otro. Anotarlo aquí:

Revisado por Aprobado por

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ANEXO 2

CONFECCIONES S.A
EVALUACIÓN DE PROVEEDORES Código: F-054 Versión: 1

NOMBRE DEL PROVEEDOR

Domicilio: CIUDAD:
Teléfono: Correo electrónico:
Propietario o representante legal:
Puntos Criterios
10 Calidad del producto/servicio
10 Precio del producto/servicio
10 Tiempo de entrega del producto/servicio
10 Condiciones de garantía
10 Variedad de productos/servicios
10 Provee soluciones a los inconvenientes con el
producto o servicio Productos/servicios
10 Productos/servicios de acuerdo al mercado

Criterio de selección: El proveedor que alcance la nota más alta sobre 70 puntos. Escala: 1
mínimo, 10 máximo.
Revisado Aprobado por
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ANEXO 3

 Acta de Entrega

 Recepción de producto

 Código F-055

 Versión 1

 Lugar y fecha:

Por medio del presente certificado recibir mercadería con las siguientes características:

 Nombre de la Persona que entrega:

 Nombre de la Persona que recibe:

 Departamento que recibe:

CANTIDAD DESCRIPCIÓN DETALLE HORA OBSERVACIÓN

Queda certificado con nombre y firma de los aquí mencionados, que es lo recibido en
la fecha y hora indicada.

Particular que comunico para los fines consiguientes.

Entregué conforme Recibí conforme

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CUADRO RELACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ORIGEN INTERNO Y DE

ORIGEN EXTERNO

Documentos de origen interno Documentos de origen externo

- Orden de pedido - Documentos constitución Empresa

- Solicitud de compra F-051 (Anexo 1)
- Comparativo de Ofertas F-052 (Anexo2)
- Evaluación de Proveedores F-054
(Anexo 3)
- Acta de Entrega Recepción de producto
F-055 (Anexo 4)
- Ofertas generadas por proveedores
- Documento de Experiencia reconocida
- Si es posible certificaciones ISO
ambiental etc.

Nota: Para más información externa deberíamos analizar el proceso de

evaluación y reevaluación de proveedores.