Control Interno Contable:

Elementos, Objetivos y Ejemplo

Por
Teofilo Sy Corvo

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El control interno contable abarca los métodos implementados por una

empresa para garantizar la integridad de la información financiera y
contable, cumplir con los objetivosoperativos y de rentabilidad, y transmitir
las políticas de gestión en toda la organización. Estos se superponen a los
procedimientos operativos normales de una compañía.

Esta superposición responde a la intención de proteger los activos,

minimizar errores y garantizar que las operaciones se realicen de manera
aprobada. No hay sistemas de controles internos idénticos, pero muchas
filosofías de controles con respecto a integridad financiera y prácticas
contables se han convertido en prácticas estándar de gestión.
 El control interno tiene un precio, que es que las actividades de control con
frecuencia frenan el flujo natural de los procesos de una empresa, lo que
puede reducir su eficiencia general. Un concepto clave es que incluso el
sistema más completo de control interno no eliminará por completo el
riesgo de fraude o error.

Siempre habrá algunos incidentes, generalmente debido a circunstancias

imprevistas o un esfuerzo excesivamente determinado de alguien que
quiere cometer fraude.

Índice [Ocultar]
 1 Elementos del control interno contable
o 1.1 Separación de tareas
o 1.2 Controles de acceso
o 1.3 Auditorías físicas
o 1.4 Documentación estandarizada
o 1.5 Balances de prueba
o 1.6 Conciliaciones periódicas
o 1.7 Autoridad para aprobación
 2 Objetivos
 o 2.1 Salvaguardar los activos de la empresa
o 2.2 Garantizar la confiabilidad e integridad de la información
financiera
o 2.3 Garantizar el cumplimiento de las leyes
o 2.4 Promover operaciones eficientes y efectivas
o 2.5 Cumplimiento de metas y objetivos
 3 Ejemplo
 4 Referencias

Elementos del control interno contable

Separación de tareas

La separación de funciones implica dividir la responsabilidad de la

contabilidad, los depósitos, la presentación de informes y la auditoría. Los
deberes adicionales están separados, hay menos posibilidades de que un
solo empleado cometa actos fraudulentos.

Para las pequeñas empresas con solo unos pocos empleados de

contabilidad, compartir responsabilidades entre dos o más personas, o
requerir que tareas críticas sean revisadas por compañeros de trabajo
puede servir para el mismo propósito.

Controles de acceso

Controlar el acceso a diferentes partes de un sistema de contabilidad a

través de contraseñas, bloqueos y registros de acceso electrónico puede
mantener fuera del sistema a los usuarios no autorizados, a la vez que
proporciona una forma de auditar el uso del sistema para identificar la
fuente de errores o discrepancias.

Auditorías físicas
Las auditorías físicas incluyen el recuento manual del efectivo y de
cualquier activo físico registrado en el sistema de contabilidad; por
ejemplo, inventarios, materiales y herramientas.

El recuento físico puede revelar discrepancias bien ocultas en los saldos de

las cuentas, que son pasadas por alto en los registros electrónicos.

El conteo de efectivo en los puntos de venta puede hacerse diariamente o

incluso varias veces por día. Los proyectos más grandes, como el conteo
manual del inventario, deben realizarse con menos frecuencia, tal vez
trimestralmente.

Documentación estandarizada

La estandarización de los documentos utilizados para las transacciones

financieras —como facturas, requisiciones internas de materiales, recibos
de inventario e informes de gastos de viaje— puede ayudar a mantener la
consistencia en el mantenimiento de registros a lo largo del tiempo.

El uso de formatos estándar de documentos puede facilitar la revisión de

registros del pasado al buscar el origen de alguna discrepancia en el
sistema. La falta de estandarización puede hacer que los elementos sean
pasados por alto o malinterpretados en dicha revisión.

Balances de prueba

El uso de un sistema de contabilidad de doble entrada agrega confiabilidad

al garantizar que los libros estén siempre equilibrados. Aun así, es posible
que los errores hagan que el sistema se salga de balance en un momento
dado.
El cálculo de balances de prueba diarios o semanales puede proporcionar
información periódica sobre el estado del sistema. Esto permite descubrir e
investigar las discrepancias lo antes posible.

Conciliaciones periódicas

Las conciliaciones contables pueden garantizar que los saldos del sistema
de contabilidad coincidan con los saldos de las cuentas de otras entidades,
como bancos, proveedores y clientes a crédito.

Por ejemplo, una conciliación bancaria implica comparar los saldos de

efectivo y los registros de depósitos y recibos entre el sistema de
contabilidad y los estados de cuenta bancarios.

Las diferencias entre estos tipos de cuentas complementarias pueden

revelar errores o discrepancias en las propias cuentas. También pueden
demostrar que los errores puedan originarse en las otras entidades.

Autoridad para aprobación

Exigir que gerentes específicos autoricen ciertos tipos de transacciones

puede agregar una capa de responsabilidad a los registros contables. Así se
demuestra que las transacciones han sido vistas, analizadas y aprobadas
por las autoridades correspondientes.

Exigir una aprobación para poder realizar grandes gastos y pagos evita que
empleados sin escrúpulos ejecuten grandes transacciones fraudulentas con
los fondos de la compañía.

Objetivos

Salvaguardar los activos de la empresa

Los controles internos bien diseñados protegen los activos de pérdidas. La
pérdida podría ser una pérdida accidental, que se produce a partir de
errores honestos cometidos por las personas. También podría ser una
pérdida intencional, que resulta de actividades fraudulentas intencionales.

Garantizar la confiabilidad e integridad de la

información financiera

Los controles internos garantizan que la gerencia cuente con información

precisa, oportuna y completa —incluidos los registros contables— para
planificar, controlar y reportar las operaciones del negocio.

Garantizar el cumplimiento de las leyes

Los controles internos ayudan a garantizar que la empresa cumpla con las
numerosas leyes y reglamentaciones nacionales, estatales y locales que
afectan las operaciones del negocio.

Promover operaciones eficientes y efectivas

Los controles internos brindan un entorno en el cual los gerentes y el

personal pueden maximizar la eficiencia y efectividad de las operaciones.

Cumplimiento de metas y objetivos

El sistema de controles internos proporciona un mecanismo para que la

gerencia supervise el logro de metas y objetivos operacionales.

Ejemplo
Los activos líquidos siempre necesitan más protección que los activos no
líquidos, porque son más fáciles de robar; por ejemplo, tomar dinero en
efectivo.
El efectivo es el activo más líquido y puede ser fácilmente robado por
cualquier empleado que lo maneje. Para proteger el efectivo de la empresa
es que se implementan controles internos especiales.

El control interno de separación de deberes se usa a menudo con el dinero

en efectivo. Este control requiere que la persona que recibe el efectivo del
cliente y la persona que registra el recibo de efectivo en el sistema contable
nunca sean el mismo empleado.

De hecho, algunos sistemas de control interno van un paso más allá y

requieren que un empleado cobre el efectivo, otro lo deposite en el banco y
otro diferente lo registre en el sistema contable.

Al segmentar los deberes de cada empleado, ninguna persona puede por sí

sola cobrar el efectivo, depositarlo y registrar la venta en la
contabilidad. Esto previene el fraude, porque así una persona no puede
embolsarse parte del efectivo cobrado y registrar un monto menor del
recibo de efectivo en el sistema contable.

Control Del Efectivo

Control del Efectivo.

El control del efectivo lo podemos definir como todas aquellas medidas

administrativas que permiten consistencia permanente en el tratamiento de
todas y cada unas de las operaciones que genera el efectivo en Caja y
bancos, con el fin de informar la exactitud de sus resultados.

Estas medidas, que constituyen en el Control del Activo Circulante

Disponible, deben armonizar, en su complejidad, de acuerdo al carácter,
volumen operativo e importancia de la empresa.
Este tipo de control también se conoce con el nombre de Control
Interno, ya que es realizado por orden de la empresa. El propósito u objetivo
fundamental del Control Interno es:
 La reducción de errores.
 La reducción del riesgo de pérdida y la obtención de fluidez en su
manejo.
 Exactitud y veracidad de resultados.
 Exactitud de los registros.
 Exactitud en la información financiera.
 Exactitud en los pronósticos financieros.
 Evitar fraudes.
 Fomentar el acatamiento de las normas de la empresa.

Las medidas de Control Interno se fundamentan en este principio:

 La confrontación interna de los informes operacionales del efectivo.

Esta confrontación se logra con la aplicación de las siguientes reglas:

 Una correcta división del trabajo.
 Asignación clara de responsabilidades.
 Una delegación de autoridad por áreas.

Procedimiento de Control: Son las actividades establecidas por la empresa,

a fin de proveer y resguardar sus intereses.
Estos procedimientos son aplicables a:

 Al efectivo en Caja Principal.

 Al Fondo Fijo.
 A los depósitos en instituciones financieras.

Control Aplicado al Efectivo en la Caja Principal.

Con carácter general, podemos señalar que los controles aplicables a

la Caja Principal se pueden fraccionar en tres grupos:

a) Control aplicable a los Ingresos.

b) Control aplicable a los Egresos.
c) Control de Saldos.

a) El Control de ingresos: Es la confrontación de Informe Diario de Caja – en

el área de ingresos – con los informes presentados por los departamentos
de la empresa que dieron origen a esos ingresos.
 Podemos citar un ejemplo:
Ingresos por cobro de facturas Pendientes. – Informes de
cobranzas.
– Informes de
cobradores.
Ingresos por cobro de facturas de Contado. - Informes de
venta.
- Informes de
vendedores.
- Informes del Almacén de
Mercancías.
b) El Control de egresos: Son las medidas tomadas para garantizar que todos
los ingresos de Caja han sido depositados en las cuentas abiertas de la
empresa con las instituciones financieras.

Se instrumenta esta medida, a través de una permanente verificación

del Informe de Caja con sus correspondientes depósitos. Verificación
permanente de la autenticidad de los comprobantes de depósitos en cuanto
a fecha, monto, detalle de su contenido – efectivo y relación de cheques
- , entre otros.

c) El Control de saldos del Informe de Caja: Son periódicas constataciones

de su veracidad con la existencia física del dinero en poder del cajero; a
este acto se le llama Arqueo de Caja.

Los Controles Aplicados al Fondo Fijo.

Se fundamentan en la vigilancia permanente de las normas

establecidas por la empresa en la creación del Fondo Fijo. Este control se
hace sentir cada vez que se prepara una Reposición de Fondos, o en los
frecuentes Arqueos de Caja que se practican.

Las exigencias mínimas de las medidas de control, se fundamentan en:

 Pago mínimo.
 Naturaleza del pago.
 Aprobación del pago

El Control Aplicado a los Depósitos en Instituciones

Financieras.
 Debido a la naturaleza de los depósitos a la vista, podemos clasificar
las medidas de control en cuatro grandes grupos:
 Control de Ingresos o Depósitos.
 Control de cheques y/o autorizaciones.
 Control de notas de Débito y de Crédito.
 Control de saldos.

El Control de ingresos o Depósitos. Se realiza a través de la confrontación

de cifras con el Informe de Caja-egresos, con su correspondiente planilla de
depósitos y los registros del mismo.

Elementos que utiliza el procedimiento de pago por

cheques para su control.

Al adoptar el procedimiento de pago por cheques, se hace necesaria la

inclusión de una serie de elementos como sería:

a) Un Diario Auxiliar de entradas de Caja.

b) Un Diario Auxiliar de salidas de Caja.
c) La creación de un Fondo Fijo de Caja o Caja Chica, para hacer los pagos
interiores en efectivo.

Este control se fundamenta en la independía, autonomía y

responsabilidad de los diferentes funcionarios que intervienen, desde la
solicitud de su emisión hasta la entrega al beneficiario.
“Recuerde que el control es cotejar cifras de diferentes orígenes y el mismo
poder probatorio”.
Las firmas que formalicen y den valor al cheque ante terceros, deben
ser como mínimo dos, y en forma mancomunadas, de funcionarios altamente
calificados y responsables en la estructura organizativa de la empresa.

Por ejemplo, un miembro de la Junta Directiva y el Director de

Administración.
El Control de las Notas de Débito y Notas de Crédito.

Las notas de débito y de crédito son documentos emitidos por las

instituciones financieras a fin de informar las disminuciones o aumentos de
fondos, información ésta de la que tiene conocimiento la empresa al
momento de recibirlas. Para tener un control efectivo de ellas, debe existir
 fluidez en las comunicaciones entre la institución financiera y la empresa, y
una revisión oportuna de estos documentos.

Señalemos algunos ejemplos:

 El banco abona directamente los intereses producidos por inversiones
de la empresa a Plazo fijo, y en este momento se emite una Nota de Crédito.
 Mediante autorización permanente de la empresa, el banco cancela
una asignación fija a un funcionario jubilado y en este momento se emite
una Nota de Débito.

Es conveniente advertir que en muchas de estas Notas de Débito y

Crédito, que se hacen con periodicidad y sin alternaciones, el registro
contable es automático, en la empresa y en la institución financiera, y el
documento emitido sólo sirve para confrontar la exactitud de ambos
registros.

El Control de Saldos.

Es el control absoluto y general, de todas las operaciones registradas

por la empresa y por los institutos financieros, bancarios y/o de crédito.
Estos últimos emiten una relación de sus registros, que se denomina Estado
de Cuenta y que responde a todos los documentos de ingresos registrados
por la empresa. Su confrontación se llama Conciliación.

EVASIÓN DEL CONTROL

Los innumerables casos de evasión de control hacen que la dirección
de la empresa, en todos sus niveles, mantenga y aplique un celo minucioso
en el manejo de efectivo.
• Implementación de procedimientos de controles adecuados.
• Selección de personal idóneo.
• Cruzando y cotejando información sobre la alimentación del efectivo.
• Mantenimiento y adecuado el control de su existencia física.
Los casos de evasión de control de acuerdo a sus causas los podemos
clasificar en

• Negligencia involuntaria del responsable del manejo del efectivo, por falta de
Control Interno.
• Negligencia voluntaria del responsable del manejo del efectivo,
fundamentándose en la falta de Control Interno.
• Negligencia voluntaria del responsable del manejo del efectivo, usando
procedimientos fraudulentos que distorsionan el Control Interno aplicado.
SALDO FALSEADO DEL EFECTIVO

Es el procedimiento irregular de alterar los Saldos del Balance de

Situación, a través de una planificación intencional de acumular, para una
fecha dada, ingresos y/o egresos, al utilizar una presentación demorada del
Informe de Caja.
Esta irregularidad se logra de la siguiente manera:
El responsable de la Caja Principal, para la fecha del cierre del
ejercicio económico, paraliza la rendición del Informe Diario, y su
correspondiente registro, de esta forma puede acumular, parcial o
totalmente los ingresos de los días subsiguientes.
De esta forma, el Balance de Situación presenta saldos inexactos, al
incrementar irracionalmente el saldo de la empresa y alterar en la misma
proporción Cuentas Reales y/o cuentas de resultados.
De cualquier manera es una actitud administrativa para falsear los
Estados Financieros, y hacer una presentación fraudulenta para quienes
planifican acciones sobre los mismos:
Si los ingresos tomados de los días subsiguientes provienen de
Cuentas por Cobrar, el objetivo planificado irregularmente es transformar
Activos Disponibles – Efectivo en Caja- y aumentar en esta forma, la liquidez
en la empresa.
Si los ingresos tomados de los días subsiguientes corresponden a
ventas al contado, el objetivo planificado irregularmente, se dirige a
disminuir el Costo de Venta, incrementar la utilidad o disminuir la pérdida en
contra de una irrazonable presentación de las Cuentas, Caja, y Almacén o
Inventario.
LA CENTRÍFUGA DE FONDOS
Es una acción fraudulenta amparada por la mora en la presentación
del Informe Diario de Caja y consiste en tomar los fondos ingresados en los
días subsiguientes, para cubrir la sustracción de efectivo del día
relacionado.
EL SOBREGIRO
Es la utilización de los Fondos Efectivos disponibles de la empresa en
exceso, o sobre su capacidad. Su presencia se observa en la Disponibilidad
Bancaria, en esta última se presentan dos tipos de sobregiros.
El sobregiro planificado: Es la emisión descontrolada de cheques y el
control de su entrega al beneficiario. Esta situación obedece a razones de
emergencia, a falta de control contable de saldos, o a cambiar la
razonabilidad en la presentación de los Estados Financieros. Cualquier
situación mencionada es la menos conveniente para la empresa, en virtud
de que la planificación de pagos es el pronóstico más efectivo para evitar la
carencia de control, o la desviación del mismo en un momento determinado.
El sobregiro autorizado: Es la autorización concebida por el banco
para sobregirar, transitoriamente la cuenta. Es prácticamente una operación
de crédito, que responde en su límite al fijado como máximo por el banco o
como variable por la empresa en su uso, está en una operación normal en el
mundo financiero.
LA NATURALEZA DEL SOBREGIRO
Conocemos que la naturaleza del Efectivo en Caja y Banco y
especialmente el Saldo Bancario, es un Activo Circulante Disponible. Su
saldo normal es deudor.
Como el sobregiro es una situación transitoria y emergente para la
empresa, transforma automáticamente el saldo, por haber dispuesto de una
mayor suma de efectivo, al que la empresa posee.
Saldo al 31-07-XX 700,oo
01-08-XX Depósito 300,oo 1000,oo
01-08-XX Cheque xxxx 1.200,oo (200,oo)
En este saldo se puede observar el mencionado cambio de positivo a
negativo, señalado con ( ), al emitir el cheque xxxx por Bs 1.200,oo. Cuando
nuestra disponibilidad era de Bs 1.000,oo.
El monto de Bs 200,oo. Negativo o acreedor, es prácticamente una
deuda de la empresa al banco, y por esta característica contablemente se le
da el mismo tratamiento.
TRANSFERENCIA DE FONDO
Es el traslado de efectivo disponible en la Cuenta Corriente de un
banco, a otra cuenta del mismo banco, o a otro banco. Bien sea a través de
cheques u órdenes permanentes y/o circunstanciales, en este último caso,
el soporte de la transacción lo constituyen las Notas de Débito y Crédito
que se reciben posteriormente.
Ejemplo: Supongamos que la cuenta que una empresa mantiene con el
Banco Financiero, para el 02-08-XX, se encuentra sobregiro en Bs 200,oo, y
la administración de la empresa quiere cubrir el sobregiro con una
transferencia del Banco Comercial, y al efecto emite el cheque N° 2333 por
Bs 1.900,oo para ser depositado en la cuenta sobregirada, el Banco
Comercial presenta un saldo a la fecha, de Bs 2.600,oo. A tal efecto
realicemos los asientos contables, tanto en el Mayor Principal, como en el
Diario Principal.

Que es y como se elabora la

conciliación bancaria?
Por
Daniel Rodríguez
-
octubre 4, 2017
16
6530
La conciliación bancaria busca encontrar las diferencias que existen al
comparar el estado de cuenta del banco con los registros contables que
aparecen en los libros de la empresa. El propósito de la conciliación
bancaria es asegurar que el banco y la empresaestán de acuerdo en las
diferentes actividades y operaciones que se realizan con relación a la
cuenta bancaria de la empresa.

Elementos en una conciliación bancaria.

Dentro de una conciliación bancaria podemos encontrar distintos
elementos que estaremos definiendo y desarrollados a continuación:

El cheque: lo podemos definir como una orden escrita y firmada por

personas autorizadas que autorizan al banco a pagar una cantidad
especifica de dinero a una empresa o persona. Este esta compuesto por el
girador (quien firma el cheque), el banco (sobre el cual esta avalado el
cheque) y el portador (la persona o empresa a quien se va a pagar el
cheque).

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Cheque en transito: son cheques emitidos por la empresa y registrados

en sus libros contables, pero que al corte del estado bancario no han sido
presentados al banco para su pago, es decir, no han sido cambiados en el
banco.

Depósito: corresponden el dinero que la empresa deposita diariamente en

la cuenta, correspondiente de los pagos de sus clientes.
Depósitos en transito: son aquellos depósitos elaborados y registrados
en la empresa, pero que han llegado al banco después de la fecha de corte
del estado bancario.

Notas de Crédito: son depósitos de efectivo que el banco hace en la

cuenta corriente de la empresa por un préstamo que haya solicitado la
empresa, por intereses ganados, por el cobro de un documento o por
corrección de errores.

Notas de débito: corresponden a los cargos que hace el banco por el

manejo de cuentas, impresión de chequera, por el manejo de documentos,
por cheques devueltos, por abono a préstamo, por intereses, comisiones y
demás cargos.

Procedimientos para la elaboración de una

Conciliación Bancaria.
1.

1. Sumar los depósitos emitidos por la empresa,

compararlos con los depósitos que aparecen en el estado
del banco y marcar los que coinciden (✔). Para
determinar aquellos que se quedaron en tránsito y
verificar si se cometió algún error al registrar uno de
ellos.

2. Sumar los cheques emitidos por la empresa, compararlos

con los que aparecen el estado del banco y marcar los
que coinciden (✔). Para así poder determinar los cheques
en tránsitos y también saber si se cometió algún error al
registrar alguno de ellos.
 3. Determinar el origen de las notas de créditos, las notas
de débitos y de los errores que comete el banco y/o la
empresa al registrar algunos depósitos o cheques.

4. Sumar al balance según banco al cierre de mes, los

depósitos que quedaron en transito y algún error que se
haya cometido. A este resultado (sub-total) se
le restanlos cheques que quedaron en transito y algún
error que se haya cometido, lo cual dará como resultado
el balance conciliado según banco.

5. Sumar al balance según libro al inicio del mes (balance

conciliado del mes anterior), los depósitos emitidos por la
empresa, las notas de créditos y algún error que se haya
cometido. Al resultado (Sub-total) se le restan los
cheques emitidos por la empresa, las notas de débitos y
algún error que se haya cometido, lo que da como
resultado el balance conciliado según libro.

Notas Importantes para la conciliacion:

 Los cheques y depósitos en transito del mes que se esta

conciliando regularmente aparecen en el estado del banco al mes
siguiente, los cuales no se deben tomar en cuenta en el mes que
llegaron. En el caso de que alguno de ellos no aparezca el mes
siguiente se debe mantener en transito junto a los del mes que se
esta conciliando según libro.

 Los errores que comete el banco y que no los corrigen en el mes

que esta conciliado, se deben transferir a las conciliaciones
siguientes hasta que el banco los corrija. Cuando este sucede no
 se toman en cuenta para fines de conciliación ni se registran en los
libros de la empresa.

 Las notas de créditos aumentan el efectivo de la empresa y las

notas de débitos disminuyen el efectivo de la empresa y se
registran en los libros de la empresa junto con los errores que este
haya cometido.

Acción a tomar con los errores en la conciliación.

Errores cometidos por el banco.

 Un error Mayor en un depósito, se resta junto a los cheques en

tránsito.

 Un error menor en un depósito, se suma junto a los depósitos en

tránsito.

 Un error mayor en un cheque, se suma junto a los depósitos en

tránsito.

 Un error menor en un cheque, se resta junto a los cheques en

tránsito.

Errores Cometidos por la empresa.

 Un error mayor en un depósito, se resta junto con los cheques

emitidos y las notas de débitos.

 Un error menor en un depósito, se suma junto a los depósitos

emitidos y las notas de créditos.

 Un error mayor en un cheque, se suma junto a los depósitos

emitidos y las notas de créditos.
  Un error menor en un cheque, se resta junto a los cheques
emitidos y las notas de crédito.

Ejemplo de Conciliación Bancaria.

Le mostramos un modelo de conciliación bancaria, con todo lo explicado
anteriormente.
Si quieren Descargar esta conciliación bancaria en Excel, Pueden hacerlo a
través de este link:Descargar Modelo de Conciliación Bancaria en
Excel

Esperamos que esta explicación e información le sea útil, cualquier

pregunta con relación a este tema pueden dejarlo en los comentarios y le
haremos las explicaciones necesarias.

Conciliación Cuadrática
1. ¿En qué consiste la Conciliación Cuadrática?

R/ La Conciliación Cuadrática es la prueba de efectivo o conciliación bancaria a

cuatro columnas.

COMPONENTE DE LAS COLUMNAS

1. Se concilian los saldos de efectivo de principio del período del estado de cuenta
del banco con los libros (1ra columna)
2. Se concilian los ingresos del período en curso (depósitos) según estado de
cuenta bancario, con los que registran los libros (2da columna)
3. Se concilian los egresos del período en curso, según el estado de cuenta del
banco, con los que registran los libros (3ra columna)
4. Se concilian los saldos de efectivo del final del período, según el estado de
cuenta del banco con los libros (4ta columna)

2. ¿Cuál es el procedimiento para realizarla?

R/ El procedimiento es el siguiente:

1) Conciliar la primera columna los saldos iniciales de bancos y de libros.

2) Conciliar en la cuarta columna los saldos finales de bancos y de libros.
3) Conciliar en el reglón de bancos la ecuación

Saldo Inicial + Entradas – Salidas= Saldo Final

4) Conciliar en el reglón de libros la ecuación.

5) Conciliar la columna de ingresos para bancos y libros.
6) Conciliar la columna de egresos o salidas para bancos y libros.

3. Formato de Conciliación Cuadrática

 CONCILIACIÓN BANCARIA
Es un proceso que permite confrontar y conciliar los
valores que la empresa tiene registrados, de una
cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el
banco suministra por medio del extracto bancario.
Las empresas tiene un libro auxiliar de bancos en el
cual registra cada uno de los movimientos hechos en
una cuenta bancaria, como son el giro de cheques,
consignaciones, notas debito, notas crédito, anulación
de cheques y consignaciones, etc.
La entidad financiera donde se encuentra la respectiva
cuenta, hace lo suyo llevando un registro completo de
cada movimiento que el cliente (la empresa), hace en
su cuenta.
Mensualmente, el banco envía a la empresa
un extracto en el que se muestran todos esos
movimientos que concluyen en un saldo de la cuenta
al último día del respectivo mes.
Por lo general, el saldo del extracto bancario nunca
coincide con el saldo que la empresa tiene en sus
libros auxiliares, por lo que es preciso identificar las
diferencias y las causas por las que esos valores no
coinciden.

PASOS A SEGUIR PARA

 REALIZAR

LA CONCILIACIÓN

BANCARIA

1. Revisar y confrontar cada uno de los

movimientos registrados en los auxiliares, con los

valores contenidos en el extracto bancario.

2. Determinar cuales son las causas de la diferencia.

Entre las causas más comunes que conllevan a que
los valores de los libros auxiliares y el extracto
bancario no coincidan, tenemos:

 Cheques girados por la empresa y que no han

sido cobrados por el beneficiario del cheque.

 Consignaciones registradas en los libros auxiliares

pero que el banco aun no las ha abonado a la cuenta
de la empresa.

 Notas debito que el banco ha cargado a la cuenta

bancaria y que la empresa no ha registrado en su
auxiliar.

 Notas crédito que el banco ha abonado a la

cuenta de la empresa y que ésta aun no las ha
registrado en sus auxiliares.

 Errores de la empresa al momento de registrar los

conceptos y valores en el libro auxiliar.

 Errores del banco al liquidar determinados

conceptos.
3. Desarrollar el formato de conciliación, ubicando las
diferencias.
Para realizar la conciliación, lo más cómodo y seguro,
es iniciar tomando como base o punto de partida, el
saldo presente en el extracto bancario, pues es el
que oficialmente emite el banco, el cual contiene los
movimientos y estado de la cuenta, valores que
pueden ser más confiables que los que tiene la
empresa.
En este orden de ideas, la estructura de la
conciliación bancaria podría ser:
ES IMPORTANTE TENER EN CUENTA QUE:

 En este caso, las notas débito significan una

erogación para la empresa, puesto que una
nota débito significa un ingreso para quien la emite,
que en este caso es el banco, quien bien la puede
emitir por el cobro de la cuota de manejo de la cuenta,
por la chequera, etc.

 Las notas crédito significan un

ingreso para la empresa, puesto que una nota
crédito significa un egreso para quien la emite, es decir
el banco, el cual la puede emitir por pago de intereses,
por ejemplo.

4. Una vez identificados los

conceptos y valores que causan la diferencia, se

procede a realizar los respectivos ajustes, con el
objetivo de corregir las inconsistencias y los errores
encontrados.
En la eventualidad que el error sea del banco (algo
que no es común), se debe hacer la respectiva
reclamación, y si se trata de un valor considerable,
entonces se debe proceder a contabilizar esta
reclamación que es un derecho a favor de la empresa,
y como tal se debe contabilizar.

NOTA:
La conciliación no busca que ningún

momento “legalizar” los errores; la conciliación

bancaria es un mecanismo que permite identificar las
diferencias y sus causas, para luego proceder a
realizar los respectivos ajustes y correcciones.

¿Qué es arqueo de caja y cómo se hace?

Ricardo escribió este artículo el 08/10/2018, en la categoria: TPV

Mostrador
Una situación que sucede prácticamente a diario en una tienda o
comercio físico es el arqueo de caja. Para realizar correctamente
el recuento, hay que llevar una memoria de todos los movimientos
de efectivo que se han producido durante la jornada. Además de
saber la fórmula del arqueo de caja.

En este post te explicamos en profundidad qué es el arqueo de

caja y cómo realizarlo correctamente. Además abordaremos todos
los conceptos necesarios e incluso se ejemplificará, en función del
resultado del arqueo de caja, las diferentes situaciones a las que
nos podemos enfrentar.
¿Qué es arqueo de caja?

El arqueo de caja es el recuento de todas las transacciones de

dinero en un periodo determinado (tanto pagos/cobros en efectivo
como los realizados en tarjeta). Este recuento tiene como
principal propósito comprobar si se ha contabilizado todo el dinero
recibido y si el saldo que muestra se corresponde con el efectivo
existente dentro de la caja registradora -saldo de caja-.

Este recuento, al menos, es aconsejable que se realice una vez al

día. Ese dinero está continuamente expuesto al público y, por lo
tanto, más expuesto al robo, pérdida o a un simple descuido al
contabilizarlo. Por lo tanto, hay que ser cuidadosos al comparar
el saldo de caja con el dinero existente en la caja. Un comercio
comienza la jornada de trabajo con una determinada cantidad de
efectivo en la caja. Este importe está destinado a dar cambio a los
primeros clientes del día y para abonar cualquier gasto imprevisto
que pueda surgir como transportes, nóminas de los trabajadores,
etc..

Durante el día se realizan ventas a través de múltiples medios de

pago: dinero en efectivo, tarjetas de crédito o débito, cheches,
vales, etc. que hacen del arqueo de caja un asunto capital en la
rutina de un establecimiento de venta al público.

El arqueo se realiza una vez al día, normalmente al cierre del

comercio, aunque también se puede hacer en otras
circunstancias. Por ejemplo, provocado por un cambio de turno de
los cajeros.

¿Cómo se calcula el arqueo de caja?

Tal y como hemos dicho, el arqueo de caja resulta de calcular la
diferencia entre el saldo de caja -lo anotado en los tickets de
venta y registrado en nuestro software de gestión online- y el
efectivo disponible en la caja -dinero en efectivo más lo cobrado a
través del resto de formas de pago disponibles-.

Esta diferencia se calcula a partir de las siguientes variables:

 VD: suma de ventas diarias

 CEF: efectivo al momento del cierre

 CEI: saldo inicial de la caja

 VO: pagos mediante el resto de medios habilitados

 OG: salida de dinero para otras partidas de la empresa

 D: descuentos

 CC: ventas a crédito..

Según las variables anteriores, la fórmula matemática que
deberíamos aplicar es:

VD= CEF + CEI + VO - OG - D - CC

Cálculo del arqueo de caja

Al final del día se debe hacer un arqueo de la caja para verificar

que el dinero existente en ella –más los pagos realizados en
tarjeta- se corresponde con los tickets de venta realizados por un
software de gestión como myGESTIÓN.

Basándonos en la fórmula matemática planteada en el punto

anterior. cuando se realiza el recuento de efectivo, el resultado
puede arrojar tres situaciones diferentes:

 El dinero existente en la caja coincide exactamente con el

saldo de la cuenta de caja. Es decir, las cuentas están
saneadas.

 El dinero resultante del arqueo es inferior al saldo de la

cuenta de caja (faltante). Es decir, hay dinero faltante.
  El dinero resultante del arqueo es superior al saldo de la
cuenta de caja (sobrante). Es decir, hay dinero sobrante.

Pero, ¿y qué son los sobrantes y los faltantes de caja? Son

términos contables que se utilizan para expresar cuando el dinero
existente en la caja no se corresponde con lo registrado en los
datos de ventas porque sobra o falta dinero.

Estos sobrantes o faltantes de dinero son provocados,

principalmente, por errores humanos. Se olvida anotar un pago
en efectivo a un proveedor que entregó mercancía, no se registra
una devolución en efectivo de un pago que se realizó con tarjeta,
etc.

ARQUEO DE CAJA CHICA

EConta 6:27 PM Contabilidad

CONTROL DEL INGRESO DIARIO.

EL REPORTE DE CAJA, nos permite conocer los siguientes aspectos.

1. Cual es el valor de la venta realizada por cada línea de productos o servicios de la

empresa.

2. El valor de la venta de contado por líneas de productos realizadas por día.

3. El valor de la venta total de contado y los cobros efectuados en el día.

4. Verificar si la empresa genero ingresos por venta de otros productos o bien por
otro tipo de actividad.
5. El valor del dinero recibido en concepto de cheques y que están debidamente
revisados de acuerdo al procedimiento respectivo.
6. El valor del dinero que está representado en el reporte por documentos
o comprobantes debidamente autorizados y revisados.
7. Verificar si dicho reporte de caja, está debidamente elaborado, revisado y
autorizados por las personas responsables.

El procedimiento de elaborar el Reporte de Caja, debe realizarse todos los días en los
cuales el negocio genere actividad económica.
 CARACTERISTICAS DE UN BUEN
SISTEMA DE CONTROL DEL
EFECTIVO.
Un buen sistema de control del
efectivo (Reporte de Caja), debe
tener al menos las
siguientes características.
PAUTAS PARA EFECTUAR UN BUEN
CONTROL DEL EFECTIVO A
DETALLAR EN EL REPORTE DE
CAJA.
A continuación presentamos un reporte de caja sencillo y practico.
1- Debe ser Objetivo: Debe basarse en
hechos y datos reales y no en suposiciones
o rumores.
2- Debe ser económico: El control a
realizar debe ser más barato que la
actividad o proceso a verificar
3- Debe ser oportuno: El control del
efectivo debe hacerse en el momento
oportuno, para el caso todos los días.
4- Debe ser confiable: El control del
efectivo de caja debe ser efectuado por una
persona con suficiente moral, para evitar
distorsión en el informe del resultado
encontrado.
5- Debe ser claro y preciso: El control del
efectivo debe evitar toda interpretación
errónea o maliciosa y debe
especificar claramente el objetivo de
la acción.
6- Debe ser impersonal: debe realizarse
por otra persona diferente a quien ejecuta
la acción o trabajo del cajero
o cajera responsable.
1- Tener claros los objetivos y metas
establecidos en el plan de acciónde la
organización.
2- Disponer de suficiente información de la
actividad a controlar.
3- Analizar la información obtenida en el
numeral “2” y compararla con los datos de
referencia.
4- Efectuar las correcciones y ajustes
necesarios a las faltas encontradas.
5- Mantener una permanente
retroalimentación del sistema de control del
efectivo que tiene que reportarse de
manera paródica.