Dirección Técnico Normativa

Opinión

T.D.: 11227343

OPINIÓN Nº 180-2017/DTN

Solicitante: Ministerio de Educación

Asunto: Modificación de las especificaciones técnicas con ocasión de la

absolución de consultas y/u observaciones a las bases

Referencia: Oficio N° 01365-2017-MINEDU/SG

1. ANTECEDENTES

Mediante el documento de la referencia, el Secretario General del Ministerio de

Educación, realiza varias consultas relacionadas con la modificación de las
especificaciones técnicas o términos de referencia con ocasión de la absolución de
consultas y/u observaciones

Antes de iniciar el desarrollo del presente análisis, es necesario precisar que las
consultas que absuelve este Organismo Técnico Especializado son aquellas referidas
al sentido y alcance de la normativa de contrataciones del Estado, planteadas sobre
temas genéricos y vinculados entre sí, sin hacer alusión a asuntos concretos o
específicos, de conformidad con lo dispuesto por el literal o) del artículo 52 de la Ley
de Contrataciones del Estado, Ley N° 30225 y la Tercera Disposición
Complementaria Final de su reglamento, aprobado mediante Decreto Supremo Nº
350-2015-EF.

En ese sentido, las conclusiones de la presente opinión no se encuentran vinculadas

necesariamente a situación particular alguna.

2. CONSULTAS Y ANÁLISIS

2.1. “¿Toda modificación que tiene la finalidad de mejorar, actualizar o

perfeccionar las especificaciones técnicas, los términos de referencia y el
expediente técnico, así como los requisitos de calificación que cuenten con la
autorización del área usuaria, deben contar con una aprobación del
expediente de contratación?." (sic)

2.1.1 De conformidad con lo dispuesto en el numeral 16.1 del artículo 16 de la Ley,

“El área usuaria requiere los bienes, servicios u obras a contratar, siendo
responsable de formular las especificaciones técnicas, términos de referencia o
expediente técnico, respectivamente, además de justificar la finalidad pública
de la contratación. Los bienes, servicios u obras que se requieran deben estar
orientados al cumplimiento de las funciones de la Entidad."
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Asimismo, el artículo 8 del Reglamento señala expresamente que las

Especificaciones Técnicas, los Términos de Referencia o el Expediente
Técnico, según corresponda, que integran el requerimiento, contienen la
descripción objetiva y precisa de las características y/o requisitos funcionales
relevantes para cumplir la finalidad pública de la contratación, y las
condiciones en las que debe ejecutarse la contratación. El requerimiento debe
incluir, además, los requisitos de calificación que se consideren necesarios.

Más adelante este mismo artículo precisa en su numeral 8.9 que el área usuaria
es responsable de la adecuada formulación del requerimiento, debiendo
asegurar la calidad técnica y reducir la necesidad de su reformulación por
errores o deficiencias técnicas que repercutan en el proceso de contratación

De las disposiciones citadas, se advierte que corresponde al área usuaria,

definir con precisión en los términos de referencia, especificaciones técnicas o
expediente técnico, las características, condiciones, cantidad y calidad de lo
que se requiere contratar, de tal manera que satisfagan su necesidad.

Por su parte, el numeral 8.10 del artículo 8 del Reglamento establece que el
requerimiento puede ser modificado para mejorar, actualizar o perfeccionar las
especificaciones técnicas, los términos de referencia y el expediente técnico,
así como los requisitos de calificación hasta antes de la aprobación del
expediente de contratación, previa justificación que debe formar parte de dicho
expediente, bajo responsabilidad. Las modificaciones deben contar con la
aprobación del área usuaria.

Así, hasta antes de la aprobación del expediente, podría advertirse la necesidad

de efectuar reajustes a las especificaciones técnicas, los términos de referencia
o el expediente técnico, correspondiendo que el órgano encargo de las
contrataciones de la Entidad comunique al área usuaria dicha situación, para
que autorice las precisiones o modificaciones de ser el caso.

2.1.2 Precisado lo anterior, debe indicarse que una vez aprobado el expediente de
contratación, el Titular de la Entidad, o funcionario delegado, debe designar al
Comité de Selección que conducirá el respectivo procedimiento de selección.

Con ocasión de la notificación de la designación de dicho comité, se le entrega

el expediente de contratación conteniendo todas las actuaciones realizadas
desde la formulación del requerimiento hasta su designación; entre estas, las
especificaciones técnicas definidas por el área usuaria, con los ajustes que
puedan haber sido realizados. Cabe precisar que de acuerdo con el artículo 22
del Reglamento, el Comité de Selección es competente para preparar los
documentos del procedimiento de selección, así como para adoptar las
decisiones y realizar todo acto necesario para el desarrollo del procedimiento
hasta su culminación, sin que puedan alterar, cambiar o modificar la
información del expediente de contratación.

2.1.3 Ahora bien, sobre la base de la información técnica y económica contenida en

el expediente de contratación1 y empleando las Bases estandarizadas aprobadas
1
De conformidad con el artículo 39 del Reglamento.
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por OSCE, el Comité de Selección elabora las Bases del respectivo

procedimiento de selección, debiendo consignar en estas las especificaciones
técnicas , términos de referencia o expediente técnico de obra, contenidos en el
expediente de contratación recibido2.

Sobre el particular, corresponde señalar que si bien en las Bases dicha

información ya se encuentra determinada, puede ocurrir que estas contemplen
información técnica imprecisa, incongruente o defectuosa; ante ello los
participantes pueden solicitar su aclaración mediante consultas o, incluso,
cuestionarlas mediante observaciones; de conformidad con el artículo 51 del
Reglamento.

De lo señalado, se desprende que las consultas u observaciones formuladas por

los participantes del proceso de selección persiguen, en el fondo, que se precise
y/o modifique la información contenida en las Bases, información que podría
estar referida a las especificaciones técnicas, términos de referencia o
expediente técnico de obra ya definidos por la Entidad.

Para dicho efecto, considerando que la determinación de las especificaciones

técnicas de los bienes a contratar, es de responsabilidad del área usuaria, si bien
corresponde al Comité de selección absolver las consultas u observaciones a
las Bases del proceso, no es de su competencia determinar la información
técnica necesaria para efectuar la contratación; por tanto, no podría modificar
dicha información de oficio, aún cuando fuera a propósito de una consulta u
observación planteada por un participante.

Es así, que de acuerdo con lo señalado en el numeral 51.3 del artículo 51 del
Reglamento, "Si como resultado de una consulta u observación debe
modificarse el requerimiento, debe solicitarse la autorización del área usuaria
y remitir dicha autorización a la dependencia que aprobó el expediente de
contratación para su aprobación".

De lo señalado se desprende que ante la existencia de consultas y/u

observaciones que originen una modificación al requerimiento será necesario
que el Comité comunique al usuario a efectos que este, de ser el caso, autorice
la modificación y posteriormente se derive el expediente de contratación a la
dependencia que lo aprobó para que efectúe una nueva aprobación del mismo.

2.2. "¿Cuál es el alcance de la aprobación que realiza la dependencia que aprobó

el expediente de contratación, respecto a la autorización de las
modificaciones realizadas por el área usuaria? ¿Cuál sería el documento
mediante el cual se aprueba la autorización de las modificaciones del
requerimiento, originadas con motivo de las consultas y observaciones en la
etapa del procedimiento de selección? ¿Corresponde realizar una nueva
aprobación del expediente de contratación con motivo de dar cumplimiento
al numeral 51.3 del artículo 51 del Reglamento??"(sic)

2
De conformidad con el artículo 27 del Reglamento, es parte del contenido mínimo de las Bases, “Las
Especificaciones Técnicas, los Términos de Referencia, la Ficha de Homologación, la Ficha Técnica
o el Expediente Técnico de Obra, según corresponda”.
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Como se ha indicado al absolver la consulta anterior, las modificaciones -al

requerimiento contenido en las Bases- que puedan originarse con ocasión de la
absolución de consultas y/ observaciones, deben ser autorizadas por el área
usuaria, debiendo posteriormente derivar el expediente de contratación para
que la dependencia que lo aprobó efectúe una nueva aprobación.

Con relación al documento mediante el cual debe realizarse esta aprobación, la

normativa no ha previsto la formalidad para dicho acto, entendiéndose que
dependerá de cada Entidad, en función a sus normas de organización interna.

2.3. "¿Se debe entender que todas las modificaciones al requerimiento, realizadas
durante el procedimiento de selección, tienen incidencia en el valor
referencial, en vista que varían las condiciones que sirvieron para la
determinación de dicho valor? ¿La modificación del valor referencial,
durante el procedimiento de selección, requiere una nueva aprobación del
expediente de contratación?" (sic)

De conformidad con lo señalado en la absolución de la primera consulta, las

especificaciones técnicas, términos de referencia y expediente de contratación,
comprenden las características, condiciones, cantidad y calidad de aquello que
se requiere contratar, en función de las necesidades del área usuaria, las que se
encuentran vinculadas con el logro de los objetivos institucionales.

Sobre el particular, el numeral 11.1 del artículo 11 del Reglamento señala que
"El órgano encargado de las contrataciones realiza un estudio de mercado
para determinar el valor referencial, sobre la base del requerimiento, tomando
en cuenta las especificaciones técnicas o términos de referencia, así como los
requisitos de calificación definidos por el área usuaria". (El subrayado es
agregado).

En dicho sentido, al efectuarse modificaciones al requerimiento, con ocasión de

la absolución de consultas y observaciones, podría afectarse el valor referencial
del procedimiento, situación que compete ser corroborada por el órgano
encargado de las contrataciones de la Entidad, al ser este el que elabora el
estudio de mercado y determina finalmente el valor referencial del
procedimiento.

De otro lado, de acuerdo con lo señalado en el numeral 12.10 del artículo 12

del Reglamento, cuando el valor referencial es observado por los participantes,
el Comité de Selección debe hacerlo de conocimiento del órgano encargado de
las contrataciones o de la dependencia encargada de la determinación del valor
referencial para su opinión y, si fuera el caso, para que apruebe un nuevo valor
referencial.

Así, considerando que el valor referencial forma parte de la información

comprendida en el expediente de contratación, la determinación de un nuevo
valor referencial genera una nueva aprobación del expediente de contratación.

2.4. "¿Cuál es el sentido de la denominación "modificaciones" al amparo del

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artículo 51 del Reglamento, a efecto que sean aprobadas por la dependencia

que aprobó el expediente de contratación? ¿La disminución de los requisitos
de calificación, producto de las consultas u observaciones que tiene por
objeto promover la competencia es considerado o se puede considerar como
modificaciones, en el sentido establecido en el numeral 51.3 del artículo 51
del Reglamento?" (sic)

Atendiendo a lo señalado en los numerales precedentes, tanto para el caso de

bienes, servicios u obras, las especificaciones técnicas, términos de referencia o
expediente de contratación, según corresponda, pueden ser materia de precisión
o modificación, con ocasión de la absolución de consultas y/u observaciones a
las bases, siempre y cuando el área usuaria lo autorice.

Sobre el particular, debe precisarse que dichas modificaciones están destinadas

a efectuar cambios en las características del bien, servicio u obra que no varíen
de forma sustancial el requerimiento original, de forma tal que no se
desnaturalice el objeto de contratación contenido en el expediente de
contratación aprobado por la Entidad y se termine contratando un bien, servicio
u obra totalmente distinto.

Asimismo, debe considerarse que tal como se señaló en la primera consulta, el

requerimiento contiene los requisitos de calificación, los mismos que deben ser
determinados por el área usuaria, en función a lo señalado tanto en el artículo
28 del Reglamento como en las disposiciones previstas por las bases estándar,
las mismas que en función al objeto de contratación, describen los requisitos de
calificación que pueden incluirse y la forma en la cual deben ser acreditados.

De esta forma, ante la existencia de una consulta u observación que implique la

modificación de un requisito de calificación, considerando que estos forman
parte del requerimiento, corresponde que al área usuaria emita su autorización
al respecto.

3. CONCLUSIONES

3.1. Las modificaciones que puedan efectuarse a las especificaciones técnicas,

términos de referencia o expediente técnico, con ocasión de la absolución de
consultas u observaciones a las bases, deben ser autorizadas por el área usuaria
de la Entidad, luego de lo cual corresponderá que se efectúe una nueva
aprobación del expediente de contratación.

3.2. En caso se efectúen modificaciones al requerimiento autorizadas por el área

usuaria, a efectos de determinar si las mismas influyen en el valor referencial
del procedimiento, corresponde que el órgano encargado de las contrataciones
de la Entidad verifique dicha situación, como órgano competente para la
elaboración del estudio de mercado y determinación del valor referencial.

3.3 La determinación de un nuevo valor referencial en el procedimiento, origina

una nueva aprobación del expediente de contratación.
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3.4 Considerando que los requisitos de calificación forman parte del requerimiento
y son determinados por el área usuaria, su modificación con ocasión de la
absolución de consultas y/u observaciones debe ser autorizada por esta última.

Jesús María, 25 de agosto de 2017

PATRICIA SEMINARIO ZAVALA

Directora Técnico Normativa

NFP/