ESTUDIO DE CASO

Confecciones S.A.

La empresa C o n f e c c i o n e s S.A. es una compañía dedicada al diseño y manufactura de prendas de

vestir, con 5 años de experiencia en la industria indumentaria. Actualmente maneja dos líneas de
producción, una femenina y otra masculina.

La operación de la compañía comprende básicamente las siguientes actividades:

• Encargo u orden de compra de un cliente
• Diseño de las prendas solicitadas
• Selección de modelos y telas
• Contacto con los proveedores de materia prima para adquisición de la misma
• Corte de material
• Armado y costura de las prendas
• Etiquetado
• Empaque
• Entrega al cliente

Para esto cuenta con máquinas como:

• Máquinas de corte
• Máquinas de coser
• Planchas de vapor
• Prensas
• Máquinas de teñir

Uno de los clientes más grandes de Confecciones S.A. le ha solicitado que presente sus avances
frente al Sistema de Gestión de la Calidad para continuar realizando pedidos.
Juan Rodríguez, quien es el encargado del área administrativa, no sabe qué presentar a su cliente
como avance del Sistema de Gestión de la Calidad, pues desconoce en qué consiste su desarrollo.

Usted, como asesor de Confecciones S.A., le recomienda iniciar por la documentación del Sistema
de Gestión de la Calidad, por lo que Juan Rodríguez le solicita entregar un listado de la información
que se debe y se podría documentar para iniciar el desarrollo del mismo. Para cumplir con lo
solicitado por Juan Rodríguez, enuncie a continuación la documentación para el Sistema de Gestión
de la Calidad de la empresa Confecciones S.A., clasificándola según el origen de la misma
(Interna y externa) y argumentando en el caso de las “Especificaciones” y en los documentos
de origen externo, por qué considera importante cada documento propuesto.

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1. Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el procedimiento de control de la información
documentada o montar los procedimientos operativos?

Según la definición de la norma ISO 9001:2015 la información documentada (ID) es la constancia documental
del resultado de la aplicación de los procedimientos operativos o técnicos específicos, y por ende su control
también es posterior a dichos procedimientos.
Dejando esto claro, mi recomendación seria hacerlo al mismo tiempo, ya que el diseño de cómo debe ser la
documentación, orden, formato, codificación, clasificación, nomenclatura es indispensable para estandarizar
los procesos. Pero es cierto también, que hasta que no se tienen redactados todos los procedimientos, no se
sabe exactamente qué información documentada se genera y por lo tanto, no se puede completar los registros
de control de documentos. Por lo tanto, debe ser al mismo tiempo, e ir corrigiendo a medida que se va
redactando todos los procedimientos.

2. Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la Información Documentada y

justifique su respuesta.

Proceso de Elaboración de Procedimientos e Instrucciones de Trabajo

Esta etapa es muy importante, aquí detallaremos de manera minuciosa y documentada cómo realizar los
diferentes procesos y procedimientos de la organización, qué alcance tienen éstos, así como los responsables
de cada una de las actividades señaladas. La norma ISO 9001:2015 estable la obligatoriedad de documentación
de una serie de procesos concretos, como: Manual de calidad, Procedimientos, Instrucciones de trabajo.
Registros.

3. Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información documentada de la empresa

Confecciones S.A., que cumpla con los requisitos de la Norma NTC ISO 9001 en cuanto a la identificación y
formato, y a su vez que incluya la descripción de las siguientes actividades:

1. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO: Establecer los parámetros generales para la elaboración y el control de los documentos del
Sistema Integrado de Gestión de la empresa Confecciones S.A. con el fin de facilitar su presentación y
utilización.

ALCANCE: Aplica para la elaboración, modificación, eliminación y distribución de los documentos del
Sistema Integrado de Gestión de la
empresa Confecciones S.A.

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DEFINICIONES:

1. Aprobación: Actividad emprendida para determinar la conveniencia y la adecuación del

documento revisado previamente.
2. Caracterización de procesos: Documento que describe las características generales del proceso,
esto es, los rasgos diferenciadores del mismo
3. Cobertura del documento: Campo o área geográfica que cubre el documento.
4. Difusión: Utilización de cualquier medio de comunicación para dar a conocer la información del
Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa Confecciones S.A.
5. Documento: Información y su medio de soporte. Ejemplo: Registro, especificación, procedimiento
documentado, dibujo, informe, norma. El medio de soporte puede ser papel, magnético, óptico o
electrónico, muestra patrón o una combinación de estos.
6. Documento Controlado: Se considera un documento controlado por el Sistema Integrado de
Gestión, todo aquel que cumpla con le registrado en este procedimiento y su anexo.
7. Documento obsoleto: Es aquel documento que derivado de un cambio o de su cancelación pierde
su vigencia.
8. Formato: Documento empleado para registrar la información necesaria para la realización de un
proceso o actividad.
9. Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por la empresa
Confecciones S.A., desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y
conservación
10. Guía: Documento que establece pautas de acción, recomendaciones o sugerencias de expertos en
temas determinados y que apoyan la gestión de los procesos o la documentación de los mismos o
documento que se caracteriza por suministrar información específica para orientar una o varias
actividades, recursos y responsables entre otros aspectos.
11. Instructivo: Los instructivos de trabajo describen como se realiza una tarea. Se puede extraer lo
que se desea realizar del procedimiento. los instructivos, se limitan a indicar o clarificar la forma de
operar, utilizar o realizar algo.
12. Manual: Documento que proporciona información coherente, interna y externamente acerca del
Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa Confecciones S.A.
13. Manual de Calidad: Documento que especifica el Sistema de Gestión de la empresa Confecciones
S.A.
14. Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor,
y las cuales transforman elementos de entrada en resultados

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 16. Procedimiento: Describe de forma clara e inconfundible los pasos para iniciar, desarrollar y
concluir una serie de actividades secuencialmente establecidas en un proceso que da como
resultado final un producto o un servicio.
17. Programa de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO): Documento que establece
requisitos para prevenir y controlar riesgos asociados al desarrollo de actividades específicas en
el desempeño del trabajo diario. Mediante el (los) Programa(s) de Gestión en S&SO se describen
estrategias y planes de acción que permitan el cumplimiento de la Política y Objetivos de S&SO.
18. Protocolo: Documento que establece instrucciones sobre el manejo operativo de disposiciones de
carácter referencial
19. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia objetiva de
actividades desempeñadas.
20. Sistema de gestión: Sistema para establecer la política y los objetivos y para lograr dichos
objetivos.
21. Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia y la adecuación del documento
objeto de la revisión, para alcanzar el objetivo establecido.
22. Tabla de Retención Documental: Listado de series con sus correspondientes tipos
documentales, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de
los registros.
23. Versión: Indica mediante un número la cantidad de veces que se ha modificado el documento.
Por ejemplo: 1.0, 2.0, 3.0 y así sucesivamente, en el sistema
24. Vigencia del documento: Periodo de tiempo en el cual tiene validez el documento

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DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

1. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009

2. ISO 9001:2008 Sistemas de Gestión de Calidad – Requisitos

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CONDICIONES GENERALES:

CREACION: Para la anulación y creación de documentos nuevos, se deberán cumplir los siguientes
lineamientos :
• Proceso: deberá ser adoptado y/o anulado mediante resolución elaborada por la Oficina Asesora
de Planeación. Previo a la adopción, la solicitud debe ser aprobada mediante memorando por el Jefe de
la Oficina Asesora de Planeación.
• Procedimientos, manuales, Guías e instructivos, formatos, : deberán ser aprobados mediante
memorando, adjuntando los procedimientos, manuales o guías, donde se relacione el ajuste de las
actividades que describa el qué, cómo y quién utiliza el formato.

REVISION Y APROBACION: La responsabilidad de revisar y aprobar técnicamente los documentos

estará a cargo del líder del proceso (Secretario General, Jefes de Oficina Asesora y Jefes de Oficina).
La responsabilidad de revisar y aprobar metodológicamente los documentos estará a cargo de la Oficina
Asesora de Planeación.

DIVULGACION: Todos los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la Superintendencia Nacional
de Salud son de libre acceso para los servidores públicos, quienes pueden consultarlos o descargarlos en
la intranet, pagina web o el aplicativo que se disponga para tal fin. Si se requiere una copia física o
electrónica de algunos de estos documentos, se debe solicitar el permiso correspondiente a la Oficina
Asesora de Planeación, mediante correo electrónico o memorando (código ASFL01).

IDENTIFICACION: Los documentos del Sistema Integrado de Gestión se identificarán de acuerdo con lo
establecido en el presente procedimiento.
La estructura documental del Sistema Integrado de Gestión, estará jerarquizada en 4 niveles, los cuales
se reflejan en la siguiente pirámide documental:

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ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS

La estructura general de un documento del Sistema Integrado de Gestión, está compuesta por un encabezado,
el contenido específico y un pie de página, como se muestra a continuación:

Encabezado:

El encabezado de un documento corresponde a los datos básicos para su identificación, y deberá ir en todas las
páginas, como lo señala en la siguiente figura:

Código :
PROCESO
Versión:
LOGO
NOMBRE DEL DOCUMENTO Página 1 de

El encabezado se aplicará a los siguientes documentos:

 Manual de Calidad
 Caracterización de Proceso
 Otros manuales
 Normograma
 Procedimiento
 Guía, Manual, Instructivo, Protocolo, Planes en Gestión Ambiental y S&SO y Programa Gestión
Ambiental y S&SO
 Formato.

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Logo símbolo: El logo símbolo a usar en los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la Calidad, es el definido para aplicación
lateral nivel 1, por el manual de identidad visual de la Institución, tal como se muestra a continuación:

Nombre del Proceso: En este campo se cita el nombre del proceso al cual corresponde o pertenece el documento que se está elaborando.

Nombre del Documento: En este campo se cita el tipo de documento objeto de control (Manual de calidad, Caracterización de Proceso,
Procedimiento, Guía, Instructivo, etc.), información que relaciona el contenido del mismo y el título del documento que se va a referenciar.

Código: La codificación de los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la Calidad se realizará de manera alfanumérica:

Codificación de los documentos:

El siguiente ejemplo indica la forma como estarán codificados los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la Empresa
Confecciones S.A.

SIGLA EMPRESA SIGLA PROCESO TIPO DOCUMENTO CONSECUTIVO

CO XX XX XX

TIPO DE DOCUMENTO CÓDIGO

Caracterización de Proceso CP
Manual MN
Procedimiento PR
Formato FT
Guía GU
Instructivo IN
Protocolo PC
Indicador IND
Matriz de riesgo MR
Planes en Gestión Ambiental o PL
S&SO
Programa en Gestión PG
Ambiental o S&SO