Planificación del sistema de gestión de calidad

1. Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el

procedimiento de control de la información documentada o montar los
procedimientos operativos?

Lo primero que se tendría que hacer es diseñar el procedimiento de control

de la información, de esta forma se garantiza saber cómo se pueden mejorar
los documentos que se generen o se necesiten dentro la empresa.

Al finalizar la tarea anterior se procede a montar los procedimientos

operativos y revisar si hace falta algún control para poder modificarlo en la
marcha.

2. Defina a que proceso correspondería el procedimiento de control de

información documentada y justifique su respuesta.

El procedimiento de control de información documentada pertenece al

proceso estratégico, en él se encuentra el sistema de gestión de calidad, el
cual hace énfasis en el manejo de la información y su importancia en el
control de una empresa.

3. Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información

documentada de la empresa confecciones S.A., que cumpla con los
requisitos de la norma NTC ISO 9001 en cuanto a la identificación y
formato, y a su vez que incluya la descripción de las siguientes
actividades:
 Creación.
 Revisión y aprobación.
 Identificación.
 Divulgación
 Control de cambios.

INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

Objetivo: Establecer los parámetros generales para la elaboración y el control de
los documentos del sistema integrado de gestión de la empresa confecciones
S.A..
Alcance: Aplica para la elaboración, modificación, eliminación y distribución de
los documentos del sistema integrado de gestión de la empresa confecciones
S.A..
Definiciones:
 Aprobación: Actividad que permite determinar la convivencia y la
adecuación del documento revisado anteriormente.
 Caracterización de procesos: Documento que describe las
características generales del proceso.
 Cobertura del documento: Campo que cubre el documento.
 Difusión: Utilización de cualquier medio de comunicación para dar a
conocer el sistema de gestión de calidad.
 Documento: Información y su medio de soporte.
 Documento controlado: Todo aquel documento que cumpla con lo
registrado en este procedimiento y su anexo.
 Documento obsoleto: Documento derivado de un cambio o de su
cancelación que pierde vigencia.
 Formato: Documento empleado para registrar la información necesario
para un proceso o una actividad.
 Gestión documental: Actividades administrativas o técnicas tendientes a
la planificación, manejo y organización de la documentación producida y
recibida por la empresa.
 Guía: Documento donde se establecen las pautas de acción,
recomendaciones o sugerencias de expertos en temas determinados.
 Instructivo: Procedimientos donde se describe como se debe realizar una
tarea.
 Manual: Documento que proporciona información coherente, interna y
externa acerca del sistema de gestión de calidad.
 Manual de calidad: Documenta que especifica el sistema de gestión de
calidad.
 Proceso: Actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para
generar valor, ya que estas se transforman de elementos de entrada a
resultados.
 Procedimiento: Describe de forma clara los pasos para iniciar, desarrollar
y concluir una serie de actividades.
 Programa: Documento que establece los requisitos para prevenir y
controlar riesgos asociados al desarrollo de actividades durante el
desempeño del trabajo diario.
 Protocolo: Documento que establece instrucciones sobre el manejo de
disposiciones de carácter referencial.
 Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o evidencias
objetivas de actividades desempeñadas.
 Sistema de gestión: Sistema para establecer la política y los objetivos y
dar cumplimiento a dichos objetivos.
 Revisión: Actividad que asegura la conveniencia y la adecuación del
documento que es objeto de revisión.
 Tabla de retención documental: Listado de series con sus
correspondientes tipos de documentos, los cuales tienen un tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los registros.
  Versión: Indica la cantidad de veces que se a modificado un documento.
 Vigencia del documento: Periodo de tiempo en el cual tiene validez el
documento.
Documentos de referencia:

 Norma técnica de calidad e la gestión pública NTCGP 1000:2009.

 ISO 9001:2008 sistema de gestión de la calidad.
Condiciones generales:

Creación: Para la creación de documentos nuevos se deben cumplir los

siguientes lineamientos:
 Proceso: Deberá ser adoptado o anulado por el departamento de
planeación, la aprobación debe ser mediante un memorando por el
coordinador de planeación.
 Procedimientos, manuales, guías e instructivos y formatos: Deberá
ser aprobados mediante un memorando adjuntando los documentos
donde se relacione el ajuste de las actividades.

Revisión y aprobación: La responsabilidad de revisar y aprobar técnicamente

estará a cargo de cada líder del proceso, la responsabilidad de revisar y aprobar
los documentos estará a cargo del coordinador de planeación.

Identificación: Los documentos del sistema integrado de gestión de la calidad

se identifican mediante cuatro niveles: sistema integrado de gestión, proceso,
actividad y tarea.

Estructura de los documentos:

La estructura está compuesta por un encabezado, el contenido específico y un

pie de página.

 Encabezado: Corresponde a los datos básicos para su identificación y

deberá ir en todas las páginas.

 Logo símbolo: Logo o símbolo que se usara en los documentos del

sistema integrado d gestión de la calidad.
 Proceso: Nombre del proceso al cual corresponde o pertenece el
documento elaborado.
 Nombre del documento: Tipo del documento, objeto de control.
Información relacionada con el contenido del mismo.
 Código: Codificación según el sistema integrado de gestión de la
calidad.