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B E Y O N D B U S I N E S S P E R F O R M A N C E .

T O G E T H E R

Présentation des achats généraux

Mickaël QUESNOT

B U S I N E S S I N T E L L I G E N C E • P E R F O R M A N C E M A N A G E M E N T • D A T A W A R E H O U S E • M O B I L I T Y
C U S T O M E R I N F O R M A T I O N M A N A G E M E N Confidentiel.
T • I ©N2019
T KPC|
E G1 R A T I O N • M A S T E R D A T A M A N A G E M E N T
Quelques remarques sur la plateforme SAP

Une solution full WEB

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Adéquation SAP

Le niveau d’adéquation SAP est proche de 100%

Scénario Couvert Points à creuser

0 Référentiels 100 % Intégration avec des EAI comme Talend

1 Vendre 100 % Interfaces

Gestion de l’intégration des factures avec la solution SAP


2 Acheter 100 %
OpenText Vendor Invoice Management

3 Finance 100 % Interfaces

4 Tableaux de bord 100 % Développement dans la BI

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Structure organisationnelle possible pour les ventes

My
company

Groupe Retail RSS Immobilier

Vente Vente Vente Vente


Directe directe directe directe

Magasin Agence

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Structure organisationnelle possible pour les achats

My company

Achats Achats
Achats Groupe Achats Retail
RSS Immobilier

Siège Magasin lille Résidence Lille Bureau Paris

DSI Magasin Rouen Résidence Marseille Bureau Rennes

(…)
Comptabilité Magasin Aix (…)

(…)

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Données portées sur la fiche Client :

Données sur les clients

Unique Par Orga Co

Données Générales Ventes


• Entités pour le paiement/la facturation
• Désignation commerciale
Ou la livraison
• Adresse
• Règles d’expédition
• SIRET/SIREN
• Calendrier de facturation

Fiche
Client

Par société Unique

Données comptables Autres données


• Nature comptable
• Contacts
• Conditions de paiement
• Photos
• Classification fiscale

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Données portées sur la fiche Fournisseur :

Données sur les fournisseurs

Par Organisation
Unique
d’achat

Données Générales
• Désignation commerciale Achats
• Adresse • Délai d’approvisionnement
• SIRET/SIREN

Fiche Fournisseur

Par société Unique

Données comptables Autres données


• Nature comptable
• Contacts
• Conditions de paiement
• Photos
• Classification fiscale

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Un SI intégré

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Les achats

Négociations Contrat

Fournisseurs
Commande /
Information
Appel sur contrat

Confirmation

Réception/consomm
ation
Livraison

Adresse de livraison
Gestion des litiges
(Magasin, agence, bureau,…)

Facturation

Destinataire

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Saisie des commandes fournisseurs sur catalogue

Hors contrat (Pas d’engagement avec le fournisseur)

Commande Envoi commande Confirmation Livraison Consommati


d’achat sur fournisseur fournisseur Facturation Paiement
service/ on
catalogue bien

Données Achats : Données Articles :


• Fournisseur KPC • Formation SAP

Avec contrat (engagement sur une quantité ou un montant avec le fournisseur)

Appel sur Envoi commande Confirmation Livraison Consommati


Facturation Paiement
contrat fournisseur fournisseur service/ on / Suivi
bien
engagement

Données Achats : Données Articles :


• Fournisseur Lyreco • Toner
• Ramette
• PAQUET 2 ESSUIE-TOUT
• (…)

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Commande d’achat sur catalogue avec l’application « Gérer
commandes d’achats »

Avec cette application, vous pouvez gérer les commandes pour vous assurer d'obtenir les
articles commandés à temps, au bon endroit et dans la quantité requise. Vous pouvez
commander manuellement des articles pour la consommation directe ainsi que des
services. La liste des commandes d'achat affichée est basée sur le niveau d'en-tête de la
commande d'achat. Les informations affichées concernent donc la totalité de la
commande d'achat. Dans l'aperçu, vous pouvez voir immédiatement le nombre
d'éléments en retard pour chaque bon de commande. En fonction de l'état du bon de
commande, vous pouvez toujours apporter des modifications telles que l'ajout ou la
suppression d'articles ou la modification de la quantité de la commande. La commande
est de type standard (NB) et la catégorie de poste Standard sont pris en charge.

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Saisie des commandes (spéciales) fournisseurs

Commande cadre (Commande pour des prestations à faible valeur hors catalogue)

Commande Envoi commande Confirmation Livraison


achat fournisseur fournisseur Facturation Paiement
service/
bien

Données Achats : Données Articles :


• Fournisseur • Petits travaux ou maintenance
Autoentrepreneur

Commande avec contrat de location matériel

Location Facturation Paiement


/ Suivi
matériel
Appel sur Envoi commande Confirmation Livraison
contrat fournisseur fournisseur service/
bien

Réception Utilisation Retour


matériel
Données Achats : Données Articles :
• Fournisseur Dell • Contrat de location
• Tablettes

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Les commandes (spéciales) fournisseurs dans l’application « Créer
commande d’achat étendu »

Avec cette application, vous pouvez créer, modifier et afficher


les commandes spéciales suivantes :

● Sous-traitance
● Consignation
● Transfert physique
● Service externe

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Workflow de validation standard pour la validation des commandes

Approbation des commandes

Envoi commande
Accepter
fournisseur
Paliers prédéfinis Envoi commande
pour approbation
Commande
(8)
achat
Refuser
Paliers prédéfinis

Envoi commande
fournisseur

Palier:
• > 500 Euro

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Gérez vos paliers avec l’application « Options de catégorie de
lancement »

Avec cette application, vous pouvez


afficher et définir une stratégie de
lancement pour des objets métier tels
que des demandes d'achat, des
contrats et des commandes

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Application « Ma boîte de réception » - Approuver les commandes

Avec l'application Ma Boîte de réception, vous


pouvez prendre des décisions importantes via
des appareils mobiles ou de bureau n'importe
où et à tout moment comme l’approbation des
commandes.

En utilisant cette application, vous pouvez


traiter vos tâches de flux de travail standard et
personnalisées en fonction des options de
décision définies dans le système dorsal.

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Réception des commandes
Saisie de facture/rapprochement du bon de commande

Stock
Conforme Facturation

Réception
Non conforme
(Endommagé Facturation
Retour fournisseur
Ou panne)

Facture
OK Paiement
Facture
Ecart de prix/qté Validée Paiement
NOK
Rejetée

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Réception des commandes et calcul automatique des écritures d’inventaire sur engagements avec
l’application « Enregistrement d’entrée de marchandises pour commande d’achat »

Avec cette application, vous


pouvez enregistrer la réception
des marchandises en vous
référant au bon de commande
avec lequel vous avez
commandé les
marchandises. Si un article est
livré pour une commande
d'achat, il est important pour
tous les départements
impliqués que l'entrée d'entrée
de marchandises dans le
système fasse référence à
cette commande d'achat.

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Gérez la saisie manuelle de vos factures avec l’application « Créer facture
fournisseur »

Avec cette application, vous pouvez créer et afficher


une facture fournisseur basée sur le document
reçu. Vous pouvez spécifier les postes de commande
auxquels se rapporte votre facture fournisseur. Si
vous sélectionnez la fonction Simuler ou Contrôler, le
système compare les données de quantité et de
quantité de chaque poste de facture fournisseur avec
les données du poste de commande associé. Si la
vérification des factures basée sur les entrées de
marchandises a été définie pour un poste de
commande d'achat, le système compare les données
de facture fournisseur aux données d'entrée de
marchandises associées. Si l'écart est en dehors des
tolérances définies, la facture est enregistrée mais la
facture est automatiquement bloquée pour le
paiement. Si le système détermine la personne
responsable, un processus d'approbation est
lancé. Vous pouvez utiliser l'application Liste des
factures fournisseurs pour afficher les factures
fournisseurs.

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Automatiser totalement votre contrôle facture avec la solution SAP Invoice Management by
OpenText (SIM), également appelé Vendor Invoice Management (VIM)

Différentes options du poste de travail VIM pour vos employés :

• Accès à l’image de la facture, Rôle et Agent actuel, commentaires, historique du Workflow, détail de la ligne (1)
• Vue d’ensemble des éléments de travail en cours de traitement (2), en attente de traitement (3) et complétés (comptabilisés ou obsolètes) (4).
• Différentes vues : vue individuelle, vue d’un autre utilisateur, vue d’équipe, vue de tous les utilisateurs (5)
• Possibilité de limiter les éléments de travail présentés en vue d’améliorer la performance (6)
• Action de masse (par exemple “référer”. Possible de référer plusieurs éléments de travail en même temps (7)
• Paramètres pour les factures dans lesquelles il devrait y avoir des réductions (Discounts)

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Automatiser totalement votre contrôle facture avec la solution SAP Invoice Management by
OpenText (SIM), également appelé Vendor Invoice Management (VIM)

Avec SAP VMI, c’est :

• Accélérer les opérations de la comptabilité fournisseurs dans toute l'entreprise grâce à l'intégration avec SAP S/4 HANA.

• Augmentez votre productivité et vos revenus en automatisant les processus d’acheminement, d'approbation et de paiement.

• Améliorer les relations avec les fournisseurs avec un meilleur accès aux informations précises et à jour.

• Assurer un reporting financier précis et en temps réel avec un accès automatique aux informations de la comptabilité fournisseurs.

• Améliorer vos flux de trésorerie en rationalisant les flux, en envoyant des rappels et en raccourcissant le cycle de paiement.

• Promouvoir la conformité réglementaire avec un processus bien géré en utilisant des règles, des rôles et des actions préconfigurées.

https://www.opentext.fr/notre-savoir-
faire/produits/opentext-suite-for-
sap/opentext-vendor-invoice-
management-for-sap-solutions

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Automatiser totalement votre contrôle facture avec la solution SAP Invoice Management by
OpenText (SIM), également appelé Vendor Invoice Management (VIM)

1. Une solution de traitement complet des factures intégrée dans SAP (image facture, anomalies, approbation, automatisation)

2. Une solution mesurable (BI, Report)

3. Une solution adaptable (volumétrie, environnement unique)

4. Une solution mobile (Application)

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Application « Gérer les postes individuels des fournisseurs »

Vous pouvez utiliser cette application pour les demandes


ad-hoc ou les rapports récurrents afin de trouver
facilement les éléments de ligne fournisseur en utilisant
un large éventail de critères de recherche. Par exemple,
vous pouvez voir tous les postes d'un compte fournisseur
ou toutes les factures fournisseur en attente d'une société
qui sont en retard à une date clé.

Pour rendre votre travail plus efficace, vous pouvez


personnaliser la présentation de la table, prédéfinir les
requêtes récurrentes, etc. et enregistrez vos paramètres
sous forme de variantes.

Outre l'affichage des données, vous pouvez également


effectuer diverses actions, telles que la définition d'un
blocage de paiement ou la création d'un paiement
manuel. Vous pouvez exporter les données dans un fichier
et les envoyer à un collègue. L'application sert également
de cible de navigation à partir d'autres applications,
permettant aux utilisateurs d'accéder aux éléments de
campagne du fournisseur.

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Présentation Flux de vente

Commande en cours
Outil métier Validation
de validation

Client 1

Client 3
Commande Commande validée

Traitement
Client 2
Contrat

Facturation

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Processus d’intégration d’une commande client

Via outil métier

Commande vente Vérification commande


Besoins client Outil métier Ajustement Facturation
non validée Validation

Direct

Prise de commande Commande validée ajustement Facturation

Données articles : Données organisationnelles :


• Logement • Foncier
• Prestation • RSS
• Cotisation

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Processus de la facturation groupée

Événem.
CC = Comptabilité clients
Le client achète un service et/ou une
prestation et/ou un produit

Client
Document de
Administrateur facturation
des ventes

Commandes du client
facturation
Agent

Factures
groupées
Responsable
comptabilité

CC –
clients

Ventes :
Encaisse- Opérations
ment de clôture

− Le processus commence par la création de commandes client standard déversées depuis un outils de gestion ou saisies en direct en prenant en compte
les échéances de livraison, les adresses de livraison, les prix,…
− À intervalles réguliers, toutes les commandes sont sélectionnées pour facturation. Afin d'optimiser les coûts, toutes les commandes à facturer à un
même client sont regroupées sur un document de facturation unique. En arrière-plan, le produit est enregistré en comptabilité.

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Processus de facturation liée à un contrat (Exemple : bail avec loyer mensuel)

Événem.
Signature d’un
bail

Client
Document de
Administrateur des facturation

Création du contrat
ventes

de location et du
Suppression
calendrier de du blocage de
facturation la facturation
facturation

Facturation
Agent

mensuelle
Comptable
clients

Ventes :
Comptabilisa- Encaissement - Opérations de
tion Clients clôture

Données articles : Données organisationnelles :


• Bail avec loyers • Foncier

CC = Comptabilité clients

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Application Gérer contrats de vente

Avec cette application, vous


pouvez rechercher des
contrats en fonction de vos
critères de filtrage, en créer
et les afficher dans une liste.

Une fois la liste créée, vous


pouvez accéder aux
applications associées, par
exemple pour afficher les
détails du contrat.

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Facturation liée à un contrat dans l’application « Créer documents de facturation »

Vous pouvez créer des factures (par exemple, des


factures et des avoirs) à partir d’articles ou de services
mde l’échéancier de factures. Cela inclut les demandes
de notes de débit, les commandes clients, les contrats, les
livraisons et autres. Vous pouvez également générer et
afficher des factures temporaires dont vous pouvez
vérifier l'exactitude avant de décider de les convertir en
factures finales.

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