Manual de Procedimientos UDAF PDF

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
2.5
UNIDAD DE
ADMINISTRACIÓN
FINANCIERA
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA 0

INDICE
NO. TÍTULO PÁGINA

UNIDAD DE PRESUPUESTO 2
1.1 Elaboración de Transferencias Presupuestarias Tipo
Intra2 3
1.2 Elaboración de Transferencias Presupuestarias Tipo
Intra1 e Inter (externas) 6
1.3 Cuotas Trimestrales 9
1.4 Reprogramación de Cuotas Mensuales 13
1.5 Elaboración de Anteproyecto de Presupuesto Anual y
Multianual (en conjunto con POA) 17
UNIDAD DE CONTABILIDAD 21
1.6 Elaboración de CUR de Compromiso y Devengado 22
UNIDAD DE TESORERÍA 26
1.7 Pagos a través de Fondo Rotativo 27
1.8 Conciliación Bancaria 30
1.9 Pago de Viáticos al Interior del País 33
1.10 Pago de Viáticos al Exterior del País 40
1.11 Reposición de Fondo de Viáticos 49
1.12 Reposición de Fondo Rotativo 52
UNIDAD DE INVENTARIOS 56
1.13 Registro de Bienes Adquiridos 57
1.14 Registro de Bienes Recibidos en Donación 61
1.15 Cargo y Descargo de Bienes Fungibles y No Fungibles 64
1.16 Reposición de Bienes por Robo o Extravío 67
1.17 Emisión de Solvencia de Inventarios 71
1.18 Certificación de Bienes 73
1.19 Presentación de Informes Anuales a Contabilidad del Estado
Del Ministerio de Finanzas Públicas 75
1.20 Inventario Físico de Bienes 77
Anexos 80
Glosario 112

UNIDAD
DE
PRESUPUESTO

1.1 ELABORACIÓN DE TRANSFERENCIAS PRESUPUESTARIAS

TIPO INTRA 2
i. Definición del Procedimiento

Para hacer modificaciones presupuestarias, traslados entre renglones y
actividades, se realiza la transferencia tipo Intra 2, la cual se respalda con una
Resolución interna, firmada por la máxima autoridad de la Secretaría y se debe
notificar a la Dirección Técnica del Presupuesto del Ministerio de Finanzas
Públicas.
ii. Objetivos
Registrar adecuadamente en el SICOIN las transferencias presupuestarias
internas que sean requeridas por las Unidades de Recursos Humanos y
Adquisiciones
iii. Normas
De Ley:
 Decreto 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto
De la Institución
 Verificar disponibilidad presupuestaria

RESPONSABLE PASO DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

No.
UNIDAD DE RECURSOS 01 Traslada solicitud de transferencia, dependiendo

HUMANOS Y/O de compromisos adquiridos
ADQUISICIONES
JEFE DE UDAF 02 Revisa y presenta a Dirección General,
propuesta de traslados para aprobación
DIRECCIÓN GENERAL 03 Revisa y aprueba modificación presupuestaria
JEFE DE UDAF 04 Traslada requerimiento a Encargado de

Presupuesto para operar en el SICOIN
ENCARGADO DE 05 Elabora el comprobante correspondiente en el

PRESUPUESTO SICOIN
Elabora oficio para el Director General, para la
emisión del Dictamen de autorización
correspondiente, adjuntando los comprobantes
de transferencia
DIRECCIÓN GENERAL 06 Revisa, firma y traslada al Despacho Superior

para emisión de Resolución de autorización
correspondiente
DESPACHO SUPERIOR 07 Emite y firma Resolución de autorización

correspondiente
ENCARGADO DE 08 Elabora oficio para notificar a la Dirección

PRESUPUESTO Técnica del Presupuesto del Ministerio de
Finanzas, de las modificaciones realizadas en el
SICOIN.
FIN DEL PROCEDIMIENTO

SECRETARIA DE COMUNICACIÓN SOCIAL DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA

UNIDAD ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
1.1 Elaboración de Transferencias Presupuestarias Tipo Intra 2 Página 5
Definición: Para hacer modificaciones presupuestarias, traslados entre renglones y actividades, se realiza la transferencia tipo Intra 2, la cual se respalda con una
Resolución interna, firmada por la máxima autoridad de la Secretaría y se debe notificar a la Dirección Técnica del Presupuesto del Ministerio de Finanzas Públicas.
ENCARGADO
Solicitante JEFE UDAF DIRECCION GENERAL DESPACHO SUPERIOR
PRESUPUESTO
Revisa y presenta a traslada al

Inicio Revisa y aprueba Elabora el
Dirección General, Despacho Superior
modificación comprobante
propuesta de para emisión de
presupuestaria correspondiente en
traslados para Resolución de
el SICOIN
aprobación autorización
Solicitud de
Transferencia correspondiente
dependiendo de
compromisos Traslada Elabora oficio para
adquiridos requerimiento a Traslada a Jefe de
UDAF el Director General
Encargado de
Presupuesto para Elabora oficio para
operar en el SICOIN notificar a la
Dirección Técnica
del Presupuesto del
Ministerio de
Finanzas, de las
modificaciones
Revisa, firma realizadas en el
SICOIN.
Traslada al Despacho
Superior para emisión de
Fin
Resolución de autorización
correspondiente
Fase
5
1.2 ELABORACIÓN DE TRANSFERENCIAS PRESUPUESTARIAS

TIPO INTRA 1 E INTER (Externas)

Es el proceso para hacer modificaciones presupuestarias, traslados entre
instituciones (tipo Inter) o modificaciones a programas, subprogramas, fuentes
de financiamiento, etc., renglones y actividades (tipo Intra 1), las cuales deben
requerirse al Ministerio de Finanzas Públicas, para la elaboración del
documento de respaldo correspondiente (Acuerdo Gubernativo o Acuerdo
Ministerial).
ii. Objetivos
Registrar adecuadamente en el SICOIN las transferencias presupuestarias
resultados de ampliaciones presupuestarias o por movimientos en el grupo 000
“Servicios Personales”.
iii. Normas
De Ley:
 Decreto 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto.
De la Institución
 Verificar disponibilidad presupuestaria.


No.
JEFE DE UDAF 01 Recibe solicitud de transferencia

Traslada a Encargado de Presupuesto para
operar en el SICOIN
ENCARGADO DE 02 Elabora comprobante correspondiente en el

PRESUPUESTO SICOIN y solicita a nivel de la entidad 11130016
Notifica al Jefe de UDAF para la consolidación y
solicitud en el SICOIN
JEFE DE UDAF 03 Consolida y solicita en el SICOIN

Notifica al Encargado de Presupuesto para que
elabore el oficio correspondiente
ENCARGADO DE 04 Elabora oficio para firma de autoridades

PRESUPUESTO superiores para remitir la documentación
correspondiente a la Dirección Técnica del
Presupuesto del Ministerio de Finanzas Públicas
DIRECCION TÉCNICA DEL 05 Aprueba el comprobante correspondiente y

PRESUPUESTO DEL notifica el número de Acuerdo de aprobación a
MINISTERIO DE FINANZAS esta Secretaría

1.2 Elaboración de Transferencias Presupuestarias tipo Intra e Inter Página 8
Definición: Es el proceso para hacer modificaciones presupuestarias, traslados entre instituciones (tipo Inter) o modificaciones a programas, subprogramas, fuentes de financiamiento,
etc., renglones y actividades (tipo Intra 1), las cuales deben requerirse al Ministerio de Finanzas Públicas, para la elaboración del documento de respaldo correspondiente (Acuerdo
Gubernativo o Acuerdo Ministerial).
Jefe UDAF Encargado de Presupuesto Dirección Técnica del Presupuesto MINFIN
Elabora
Inicio Aprueba el
comprobante
comprobante
correspondiente en
correspondiente
el SICOIN
Recibe solicitud de
transferencia Notifica el número
de Acuerdo de
Solicita a nivel de la aprobación a esta
entidad 11130016 Secretaría
Traslada a Encargado
de Presupuesto para
operar en el SICOIN
Fin
Notifica al Jefe de
UDAF para la
Consolida y solicita consolidación y
en el SICOIN solicitud en el
SICOIN
Notifica al Elabora oficio para

Encargado de firma de
Presupuesto para autoridades
que elabore el oficio superiores
correspondiente
Traslada a Dirección
Técnica del
Presupuesto MINFIN
Fase
8
1.3 CUOTAS CUATRIMESTRALES

Es la gestión cuatrimestral de la aprobación de cuotas de ejecución
presupuestaria, con el MINFIN, las cuales se aprueban en las reuniones del
Comité de Programación de Ejecución Presupuestaria (Copep).
ii. Objetivos
Programar y solicitar oportunamente las cuotas cuatrimestrales para realización
de gastos.
iii. Normas
De Ley:
 Decreto de aprobación del presupuesto vigente.
 Circulares emitidas por la Dirección Técnica del Presupuesto.
De la Institución


No.
JEFE DE UDAF 01 Informa a las Unidades de Recursos Humanos y

de Adquisiciones las fechas límites para recibir
requerimiento de cuota para el siguiente
cuatrimestre.
UNIDAD DE RECURSOS 02 Remite a la UDAF el requerimiento de cuota

HUMANOS/ADQUISICIONES para el siguiente cuatrimestre.
JEFE DE UDAF 03 Revisa el requerimiento y traslada a Encargado

de Presupuesto para que se registre
adecuadamente.
ENCARGADO DE 04 Elabora comprobante C03 en el SICOIN y

PRESUPUESTO notifica a Jefe de UDAF para consolidación y
solicitud.
JEFE DE UDAF 05 Consolida y solicita en el SICOIN. Notifica a

Encargado de Presupuesto para impresión y
elaboración de documentación correspondiente.
ENCARGADO DE 06 Elabora oficio para remitir a la DTP, para

PRESUPUESTO aprobación, imprime comprobante y traslada
para firmas.
JEFE DE UDAF 07 Firma oficio y comprobantes y traslada a

Dirección General para firma en comprobantes.
DIRECCIÓN GENERAL 08 Firma comprobantes y devuelve para remitir a la

Dirección Técnica del Presupuesto.
JEFE DE UDAF 09 Traslada documentación debidamente firmada a

la Asistente Financiero.
ASISTENTE FINANCIERO 10 Coordina el envío a la Dirección Técnica del

Presupuesto.
DIRECCIÓN TÉCNICA DEL 11 Revisa documentación y preparan para

PRESUPUESTO aprobación por parte de COPEP (Comité de
MINISTERIO DE FINANZAS Programación Presupuestaria).
COPEP 12 Revisa y aprueba o deniega la solicitud de

programación de cuota de cuatrimestre.


No.
DIRECCIÓN TÉCNICA DEL 13 Si es aprobada la programación es operada en el

PRESUPUESTO SICOIN, si es denegada, notifica a esta
MINISTERIO DE FINANZAS Secretaría.
Jefe de UDAF 14 Notifica la resolución de la COPEP, para que se

procedan a realizar los pagos previstos.
Observaciones a) De no ejecutarse la totalidad de la cuota

programada, el saldo se deberá trasladar
al renglón 991 “Créditos de Reserva”, de
acuerdo con lo normado por el Ministerio
de Finanzas Públicas
b) El mismo procedimiento se realiza
mensualmente si se considera necesario
modificar la cuota programada para todo
el cuatrimestre.

1.3 Cuotas Cuatrimestrales Página 12
Definición:Es la gestión cuatrimestral de la aprobación de cuotas de ejecución presupuestaria, con el MINFIN, las cuales se aprueban en las reuniones del
Comité de Programación de Ejecución Presupuestaria (Copep).
Encargado Dirección
Jefe UDAF Unidad Involucrada Dirección General Asistente Financiero COPEP
Presupuesto Presupuesto
Remite a la UDAF el Elabora

Inicio
requerimiento de comprobante C03 Firma
cuota para el Revisa Revisa y aprueba o
en el SICOIN comprobantes y Coordina el envío a documentación y deniega la solicitud
siguiente devuelve para
Informa a Unidades cuatrimestre la Dirección Técnica preparan para de programación de
remitir a la del Presupuesto. aprobación por cuota de
Involucradas fecha
Dirección Técnica parte de COPEP cuatrimestre
límite de
Notifica a Jefe de del Presupuesto
Cuatrimestre
UDAF para
consolidación y
solicitud Notifica a esta
Revisa el Secretaría
requerimiento
Traslada a NO
Encargado de
Presupuesto
Aprobada
Consolida y SI
solicita en el
SICOIN
Es operada en el
Notifica a Elabora oficio para SICOIN
Encargado de remitir a la DTP
Presupuesto
Notifica la
resolución de la
COPEP, para que se
procedan a realizar
los pagos previstos Fin
Fase
12
1.4 REPROGRAMACIÓN DE CUOTAS MENSUALES

Es la solicitud para hacer reprogramaciones a las cuotas cuatrimestrales
aprobadas, para que las mismas sean aprobadas en las reuniones del Comité
de Programación de Ejecución Presupuestaria (Copep), según calendarización
proporcionada por la Dirección Técnica de Presupuesto del MINFIN.
ii. Objetivos
Requerir oportunamente las reprogramación de cuotas mensuales para
realización de gastos.
iii. Normas
De Ley:
De la Institución
 Verificar disponibilidad presupuestaria


No.
JEFE DE UDAF 01 Informa a las Unidades de Recursos Humanos y

de Adquisiciones las fechas límites para recibir
requerimiento de cuota para el siguiente mes, si
es necesaria alguna reprogramación
UNIDAD DE RECURSOS 02 Remite a la UDAF el requerimiento de cuota para

HUMANOS Y/O el siguiente mes
ADQUISICIONES
JEFE DE UDAF 03 Revisa requerimiento y disponibilidad

presupuestaria, para posteriormente trasladarlo
al Encargado de Presupuesto
ENCARGADO DE 04 Elabora el comprobante C03 en el SICOIN y

PRESUPUESTO notifica al Jefe de UDAF para consolidación y
solicitud en el sistema
JEFE DE UDAF 05 Consolida y solicita en el SICOIN y notifica al

Encargado de Presupuesto para impresión y
elaboración de oficio
ENCARGADO DE 06 Elabora oficio para solicitar aprobación a la DTP

PRESUPUESTO y traslada para firma de Jefe de UDAF y de
Dirección General
JEFE DE UDAF 07 Revisa y firma documentación, para trasladarla a

firma de Dirección General
DIRECCIÓN GENERAL 08 Revisa y firma documentación, para remitirla

nuevamente a la UDAF


No.
JEFE DE UDAF 09 Traslada documentación a Asistente de UDAF

para envío a la DTP del Ministerio de Finanzas
Públicas, para aprobación
DIRECCIÓN TÉCNICA DEL 10 Revisa documentación y si procede aprueba y

PRESUPUESTO registra en el SICOIN
JEFE DE UDAF 11 Notifica a las Unidades de Recursos Humanos y

de Adquisiciones lo operado en el SICOIN, para
que se empiecen a realizar pagos. Dirección
General. Jefe de UDAF. Dirección Técnica del
Presupuesto


1.4 Reprogramación de Cuotas Mensuales

Página 16
Definición: Es la solicitud para hacer reprogramaciones a las cuotas cuatrimestrales aprobadas, para que las mismas sean aprobadas en las reuniones del
Comité de Programación de Ejecución Presupuestaria (Copep), según calendarización proporcionada por la Dirección Técnica de Presupuesto del MINFIN
Dirección Técnica del
Jefe de UDAF Unidad Involucrada Encargado de Presupuesto Dirección General
Presupuesto MINFIN
Remite a la UDAF el
Inicio requerimiento de Revisa y firma
cuota para el documentación, Revisa
siguiente mes Elabora el para remitirla documentación y si
comprobante C03 nuevamente a la procede aprueba y
Informa a las en el SICOIN registra en el SICOIN
Unidades UDAF
Involucradas fechas
límite para recibir
requerimiento
Notifica al Jefe de
UDAF para
Revisa consolidación
requerimiento y
disponibilidad
presupuestaria
Consolida y solicita
en el SICOIN y
notifica al
Encargado de
Presupuesto Elabora oficio para
solicitar aprobación
a la DTP y traslada
para firma
Revisa y firma
documentación,
para trasladarla a
firma de Dirección
General
Notifica a todas las

Unidades para
ejecutar pagos
Fin
Fase
16
1.5 ELABORACIÓN DE ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO

ANUAL Y MULTIANUAL (En conjunto con Plan de Operación
Anual – POA)

Es el proceso para elaborar el presupuesto para el siguiente ejercicio fiscal, se
requiere según la Ley de Presupuesto, presentar al Ministerio de Finanzas
Públicas el anteproyecto de presupuesto anual y multianual, a más tardar el 15
de julio de cada año. Adicionalmente a SEGEPLAN en junio, se debe presentar
el Plan Operativo Anual, que respalda el anteproyecto de presupuesto, según
los lineamientos que se establezca.
ii. Objetivos
Planificar adecuadamente las actividades de la Secretaría para el siguiente
ejercicio fiscal.
iii. Normas
 Normas vigentes de formulación, dictadas por el Ministerio de Finanzas
Públicas.
 Ley Orgánica del Presupuesto y su Reglamento (Acuerdos Gubernativos Nos.
240-98 y 184-2009)
 Techo presupuestario asignado por el Ministerio de Finanzas Públicas


No.
Unidad de Planificación 01 Convoca a las unidades involucradas a reuniones

periódicas para el Plan Operativo Anual (POA)
correspondiente al siguiente ejercicio fiscal.
Reúne toda la información y presenta el POA al
Secretario de Comunicación Social, para
aprobación y firma
Remite el POA aprobado a SEGEPLAN.
Ministerio de Finanzas 2 Informa sobre el techo presupuestario asignado a

la Secretaría.
Jefe de UDAF 3 Con base a lo establecido en el POA, convoca a

reunión al área administrativa para la definición
del Anteproyecto de Presupuesto para el
siguiente ejercicio fiscal.
Jefe de UDAF y Encargado 4 De acuerdo a las normas vigentes de

de Presupuesto formulación, determinadas por el MINFIN, se
carga el anteproyecto de presupuesto en el
sistema de administración financiera
correspondiente.
Unidad de Planificación 5 Ingresa en el sistema lo correspondiente a

misión, visión, objetivos, indicadores, etc., lo
relacionado al área de planificación
Director General y Jefe de 6 Presentan al Secretario de Comunicación Social,

UDAF para aprobación y firma


No.
Jefe de UDAF 7 Envía el anteproyecto de presupuesto,

debidamente firmado al MINFIN, Dirección
Técnica del Presupuesto
Dirección Técnica del 8 Revisa y de requerirse modificaciones se

Presupuesto – MINFIN comunica con el Jefe de UDAF
Jefe de UDAF 9 Realiza las modificaciones requeridas por la

Dirección Técnica del Presupuesto, requiere las
firmas del Secretario de Comunicación Social
que sean necesarias y remite nuevamente al
Ministerio de Finanzas
Dirección Técnica del 10 Revisa nuevamente y notifica oficialmente sobre

Presupuesto – MINFIN la aprobación y el presupuesto asignado para el
siguiente ejercicio fiscal.


1.5 Elaboración de Presupuesto Anual y Multianual

Página 20
Definición: Es el proceso para elaborar el presupuesto para el siguiente ejercicio fiscal, se requiere según la Ley de Presupuesto, presentar al Ministerio de Finanzas Públicas
el anteproyecto de presupuesto anual y multianual, a más tardar el 15 de julio de cada año. Adicionalmente a SEGEPLAN en junio, se debe presentar el Plan Operativo
Anual, que respalda el anteproyecto de presupuesto, según los lineamientos que se establezca.
Encargado de Dirección Técnica

Planificación MINFIN Jefe de UDAF Directora General
Presupuesto del Presupuesto
Informa sobre el Se reúne con Área Se carga el Presentan al
Inicio techo Administrativa para anteproyecto en el Secretario de
presupuestario definir el sistema de Comunicación
asignado a la Anteproyecto de administración Social, para
Presenta el POA al Secretaría Presupuesto financiera aprobación y firma
Secretario de De necesitar
Comunicación cambios se
Social, para comunican con Jefe
aprobación y firma de UDAF
Remite el POA Envía el

aprobado a anteproyecto al
SEGEPLAN MINFIN, Dirección
Técnica del
Presupuesto
Ingresa en el Revisa NO
sistema lo
correspondiente a
Planificación Realiza las SI
modificaciones
requeridas y
requiere las firmas
del Secretario Notifica
oficialmente
aprobación y el
presupuesto
asignado
Fin
Fase
20
UNIDAD
DE
CONTABILIDAD

1.6 ELABORACIÓN DE CUR DE COMPROMISO Y DEVENGADO

Para la realización de pagos a través de los sistemas SIGES (Sistema de
Gestión) y SICOIN (Sistema de Contabilidad Integrada), es necesario elaborar
el Comprobante Único de Registro (CUR), tanto a nivel compromiso como
devengado, para posteriormente solicitar el pago a Tesorería, siempre a través
del sistema.
ii. Objetivos
Registrar adecuadamente los pagos que se realizan, por compromisos
adquiridos por esta Secretaría, (SIGES) y (SICOIN).
iii. Normas
De Ley:
De la Institución
 Verificar programación adecuada de cuotas.


No.
JEFE DE UDAF 01 Recibe y revisa la documentación

correspondiente
El expediente debe contener orden de compra
del SIGES, factura, contrato, cotizaciones y
solicitud debidamente firmados, así como el CDP
debidamente autorizado cuando corresponda
Traslada debidamente autorizado al Encargado
de Contabilidad para que se procese el pago
ENCARGADO DE 02 Elabora CUR de compromiso en el SICOIN y

CONTABILIDAD notifica al Jefe de UDAF para aprobación
correspondiente
JEFE DE UDAF 03 Aprueba CUR de compromiso en el SICOIN y

notifica al Encargado de Contabilidad
ENCARGADO DE 04 Notifica en el SIGES.

CONTABILIDAD Elabora orden de liquidación en el SIGES.
Elabora CUR de devengado en el SIGES.
Traslada expediente al Jefe de UDAF para
revisión y aprobación en el SIGES.
JEFE DE UDAF 05 Revisa lo operado en el SIGES y aprueba el CUR

de Devengado
Realiza las gestiones necesarias para que sea
solicitado el pago a Tesorería Nacional
SECRETARIO DE 06 Solicita el pago a Tesorería Nacional

COMUNICACIÓN SOCIAL


No.
JEFE DE UDAF 07 Traslada expediente a Encargado de

Contabilidad, para impresión de CURs de
compromiso y devengado.
ENCARGADO DE 08 Traslada expediente para firma de Jefe de UDAF

CONTABILIDAD
JEFE DE UDAF 09 Firma y traslada a Dirección General, para firma

por parte del Secretario de Comunicación
SECRETARIO DE 10 Firma y devuelve a la UDAF

COMUNICACIÓN SOCIAL
11 Revisa y archiva adecuadamente

ASISTENTE FINANCIERO
FIN DE PROCEDIMIENTO

1.6 Elaboración de CUR de Compromiso y Devengado
Definición: Para la realización de pagos a través de los sistemas SIGES (Sistema de Gestión) y SICOIN (Sistema de Contabilidad Integrada), es necesario elaborar el Comprobante Único de
Registro (CUR), tanto a nivel compromiso como devengado, para posteriormente solicitar el pago a Tesorería, siempre a través del sistema.
Jefe de UDAF Encargado de Contabilidad Secretario de Comunicación Asistente Financiero
Inicio
Elabora CUR de
compromiso en el
SICOIN
Recibe y revisa la
documentación
correspondiente
Notifica al Jefe de
UDAF para
aprobación
Traslada autorizado al
Encargado de
Contabilidad Notifica,
Elabora orden de
liquidación y CUR
de devengado en el
Aprueba CUR de SIGES.
compromiso en el
SICOIN
Traslada a Jefe de
Notifica al UDAF para revisión y
Encargado de aprobación en SIGES.
Contabilidad
Solicita el pago a
Revisa lo operado Tesorería Nacional
en el SIGES y
Revisa y archiva
aprueba el CUR de
Imprime CURs de adecuadamente
Devengado
compromiso y
devengado
Firma y traslada
para firma de Firma y devuelve a Fin
Secretario la UDAF
Fase
25
UNIDAD
DE
TESORERÍA

1.7 PAGOS A TRAVES DE FONDO ROTATIVO

Es la utilización de un Fondo Rotativo Interno por determinadas Unidades
Autorizadas, aprobado y aperturado anualmente, para realización de pagos
menores a Q.30, 000.00, que se realizan a través de cheques, emitido a
nombre de los proveedores o de los encargados de cajas chicas.
ii. Objetivos
Normar los procedimientos necesarios para la emisión, pago y control de
cheques con cargo al Fondo Rotativo Interno, para cubrir los diferentes
compromisos adquiridos por esta Secretaría.
iii. Normas
De la ley:
 Acuerdo Ministerial Número 06-98
 Control de disponibilidad de fondos de la Institución.
 Cuota mensual programada para reposición de fondos rotativos.


No.
JEFE DE UDAF 01 Recibe expediente para pago, revisa y traslada

debidamente aprobado
ASISTENTE FINANCIERO 02 Recibe expediente para pago y verifica que la

papelería este completa
Verifica disponibilidad financiera
Se emite y traslada el cheque y el voucher para
firma de autorización por parte del Jefe de UDAF
JEFE DE UDAF 03 Revisa cheque y voucher emitidos

No está correcta la documentación, devuelve
para corrección y posterior traslado
Si está correcta la documentación, devuelve para
traslado a Dirección General para firma
ASISTENTE FINANCIERO 04 Traslada a Dirección General y a Despacho

Superior, para firmas registradas en el banco
DIRECCIÓN GENERAL Y/O 05 Traslada al Asistente Financiero debidamente

DESPACHO SUPERIOR firmados
ASISTENTE FINANCIERO 06 Entrega al proveedor, revisando que se

completen los datos de recepción
Se sella y se completa la documentación para
archivo y posterior traslado al área contable para
reposición de fondo rotativo


1.7 Pagos a través de Fondo Rotativo
Definición: Es la utilización de un Fondo Rotativo Interno por determinadas Unidades Autorizadas, aprobado y aperturado anualmente, para realización de
pagos menores a Q.30, 000.00, que se realizan a través de cheques, emitido a nombre de los proveedores o de los encargados de cajas chicas
Jefe de UDAF Asistente Financiero Dirección General y/o Despacho Superior
Inicio Recibe expediente

para pago y verifica
que la papelería
este completa
Recibe expediente
para pago y revisa
Verifica
disponibilidad
financiera
Traslada debidamente
aprobado Emite y traslada el
cheque y el voucher
para firma de
autorización
Devuelve para
corrección y Revisa cheque y
NO
posterior traslado voucher emitidos
Traslada a Dirección General
y a Despacho Superior Firma documento
SI
Con datos Traslada a Asistente

Devuelve para completos, entrega
traslado a Dirección Financiero
a Proveedor
General para firma
Sella, completa
información y Fin
traslada a archivo
Fase
29
1.8 CONCILIACION BANCARIA

Es el control de los libros de bancos aprobados por la Contraloría General de
Cuentas, en donde debe plasmarse la conciliación bancaria mensual, de las
cuentas monetarias que tiene aperturadas la Secretaría.
ii. Objetivos
Determinar y analizar las partidas que establecen la diferencia entre el saldo en
libro de bancos según nuestros registros contables, contra el saldo que muestra
el estado de Cuenta Bancaria.
iii. Normas
Del proceso:
 Las conciliaciones deben ser elaboradas mensualmente.
De la documentación:
 Deben contener la firma de quien la elabora, revisa y autoriza.
 Debe contener anexo el estado de cuenta bancario.
 Los cargos y/o abonos en proceso (circulación) se verifican en la conciliación
de mes siguiente.


No.
ASISTENTE FINANCIERO 01 Recibe estados de cuenta de los bancos

correspondientes al mes anterior.
ENCARGADO DE 02 Imprime el auxiliar mensual de la cuenta de

TESORERÍA bancos.
Revisa los movimientos reflejados en el auxiliar,
contra los indicados en el estado de cuenta, para
detectar las diferencias.
Identifica todos los movimientos, elabora la
conciliación bancaria y la entrega al Jefe
Inmediato.
JEFE DE UDAF 03 Revisa conciliación bancaria.

No está correcta, devuelve la documentación al
Encargado de Tesorería, con comentarios, para
que sea corregida y trasladada nuevamente para
revisión.
Si está correcta, firma conciliación y devuelve al
Encargado de Tesorería.
ENCARGADO DE 04 Entrega una copia de Estado de Cuenta y

TESORERÍA Conciliación Bancaria al Encargado de
Contabilidad, para la correspondiente elaboración
de caja fiscal.
ASISTENTE FINANCIERO 05 Archiva la conciliación debidamente firmada y

conciliación.


1.8 Conciliación Bancaria Página 32
Es el control de los libros de bancos aprobados por la Contraloría General de Cuentas, en donde debe plasmarse la conciliación bancaria
Asistente Financiero Encargado de Tesorería Jefe UDAF
Inicio Imprime el auxiliar Revisa

Devuelve para
mensual de la Conciliación NO
corrección
cuenta de bancos
Recibe estados de SI
cuenta de mes
anterior Coteja movimientos
de Estado de
Cuenta y Auxiliar Firma conciliación y
mensual devuelve a
Encargado de
Tesorería
Elabora conciliación
bancaria y traslada
a revisión
Archiva
conciliación Entrega de EC y
firmada Conciliación al
Encargado de
Contabilidad para
elaboración de caja
fiscal
Fin
Fase
32
1.9 PAGO DE VIÁTICOS AL INTERIOR DEL PAÍS

Manera como se realiza el cálculo, asignación y pago de viáticos al interior de la
República de Guatemala.
ii. Objetivos
Aplicación del procedimiento adecuadamente, tal y como lo establece el
Reglamento de Gastos de Viáticos para el Organismo Ejecutivo y las Entidades
Descentralizadas y Autónomas del Estado.
iii. Normas
De la ley:
 Acuerdo Gubernativo No. 397-98.


No.
JEFE O DIRECTOR DE 01 Gestiona la emisión del Nombramiento de

UNIDAD ADMINISTRATIVA, Comisión en el que indique los datos de nombre
DIRECCIÓN GENERAL Y/O y cargo del comisionado, lugar, fecha (s) y
PRESIDENCIA DE LA descripción de la comisión a efectuar.
REPÚBLICA
AUTORIDAD SUPERIOR 02 Emite, firma y sella el Nombramiento y lo traslada
al Encargado de Tesorería.
ENCARGADO DE 03 Informa al Jefe de UDAF sobre los

TESORERÍA nombramientos recibidos y espera autorización
para proceder
JEFE DE UDAF 04 Revisa la documentación y autoriza para que el

Encargado de Tesorería efectúe el cálculo del
anticipo del gasto de viático a otorgar.
ENCARGADO DE 05 Efectúa el cálculo del anticipo de gastos de

TESORERÍA viático a entregar; con base al mismo procede a
la entrega de los formularios Orden de Trabajo
(O.T.) y Viático Anticipo (V.A.) al comisionado.
COMISIONADO 06 Recibe los formularios O.T. y V.A., los llena con

la información del nombramiento de la comisión
encargada y obtiene firma de visto bueno del
Jefe o Director de la Unidad Administrativa que le
corresponde.
JEFE O DIRECTOR DE 07 Recibe, revisa, firma y sella de Vo. Bo., los

UNIDAD ASMINISTRATIVA formularios V.A. y O.T. y los devuelve al
Comisionado.


No.
COMISIONADO 08 Recibe los formularios O.T. y V.A.. Los traslada

ENCARGADO DE 09 Recibe y revisa los formularios V.A. y O.T. Los

TESORERÍA traslada a Dirección General para firma de Vo.
Bo.
DIRECCIÓN GENERAL 10 Recibe, firma y sella de Visto Bueno. Devuelve

los formularios O.T. y V.A. al Encargado de
Tesorería.
ENCARGADO DE 11 Recibe los formularios O.T. y V.A., entrega el
TESORERÍA efectivo del anticipo autorizado y solicita firma de
recibido al comisionado.
COMISIONADO 12 Firma y recibe el valor del anticipo de gastos de

viático así como también recibe los originales de
los formularios Viático Constancia (V.C.) y Viático
Liquidación (V.L.)
Cumple con la comisión ordenada y obtiene la(s)
firma(s) y sello(s) en el formulario V.C. así como
la información del lugar de permanencia, fecha y
hora de llegada y salida.
Dentro del plazo de diez días hábiles de haberse
cumplido la comisión ordenada, entrega al
Encargado de Tesorería los formularios V.C., el
V.L., así como el Informe de Cumplimiento de la
comisión que se efectuó, todos debidamente
completados y firmados por quienes
corresponda.
Si la comisión se suspendiera, el comisionado


No.
queda obligado al reintegro inmediato del anticipo

de gastos de viático y de los formularios que
hubiere recibido.
ENCARGADO DE 13 Recibe los formularios V.C., V.L. e Informe de

TESORERÍA Cumplimiento, y verifica la liquidación de viáticos,
determinando si procede reintegro del
comisionado o complemento al mismo.
Si la liquidación presentada por el comisionado
está correcta traslada el expediente de gastos de
viático para firma de revisión en el V.L. al Jefe de
UDAF. (En caso contrario solicitará al
comisionado que presente una nueva liquidación
con los requisitos correspondientes y de proceder
según el caso al reintegro inmediato del anticipo
entregado)
JEFE DE UDAF 14 Recibe, revisa y firma el formulario V.L. y

devuelve el expediente al Encargado de
Tesorería.
ENCARGADO DE 15 Traslada formulario de V.L. a Jefe o Director de

TESORERÍA Unidad Administrativa ó Autoridad Superior para
su aprobación.
JEFE O DIRECTOR DE 16 Recibe, revisa, firma y sella el formulario V.L. de

UNIDAD ADMINISTRATIVA aprobado y devuelve el expediente al Encargado
O AUTORIDAD SUPERIOR de Tesorería.


No.
ENCARGADO DE 17 Recibe expediente. Con base al formulario V.L.

TESORERÍA debidamente aprobado procede a requerir la
devolución de los fondos o bien efectúa el pago
por complemento de gastos de viático a favor del
comisionado según corresponda.
Si procede la devolución de los fondos, la misma
deberá realizarse en el tiempo establecido en el
reglamento, en caso contrario se informará al
Jefe de UDAF, para que se proceda en conjunto
con RRHH como corresponda.
Anota en el registro del Control de Formularios, el
formulario de gastos de viático al exterior
utilizado.


DIRECCIÓN GENERAL
1.9 Pago de Viáticos al Interior del País Página 38
Definición: Manera como se realiza el cálculo, asignación y pago de viáticos al interior de la República de Guatemala
Jefe o Director Dirección

Gestor Autoridad Superior Encargado Tesorería Jefe de UDAF Comisionado
Unidad General
Informa a Jefe UDAF Llena formularios

Emite Revisa
sobre con información del Recibe, revisa, firma
Inicio nombramiento y documentación y
nombramientos y nombramiento de la y sella de Vo. Bo.,
traslada a Tesorería autoriza
espera autorización comisión, obtiene los formularios
visto bueno del Jefe
Gestiona emisión de Efectúa el cálculo

nombramiento del anticipo de Devuelve al
gastos de viático Comisionado
Entrega formularios
Orden de Trabajo y
Viático Anticipo al
comisionado
Recibe los
Recibe formularios y
formularios O.T. y
los traslada a
V.A.. Los traslada al
Dirección General
Encargado de
para Vo.Bo.
Tesorería
Recibe, firma y sella
de Visto Bueno
Entrega el efectivo
del anticipo
autorizado y solicita
firma de recibido al
comisionado
2
Fase
38
2 SECRETARIA DE COMUNICACIÓN SOCIAL DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA

DIRECCIÓN GENERAL
1.9 Pago de Viáticos al Interior del País

Página 39
Definición: Manera como se realiza el cálculo, asignación y pago de viáticos al interior de la República de Guatemala
Jefe o Director Dirección

Gestor Autoridad Superior Encargado Tesorería Jefe de UDAF Comisionado
Unidad General
Recibe documentos Firma y recibe el

y liquidación de valor del anticipo de
viáticos gastos de viático y
los originales de
los formularios
Determina si
procede reintegro o
complemento al Cumple con la
comisionado comisión ordenada
y obtiene la(s)
Devuelve para firma(s) y sello(s) en
completar el formulario V.C.
Revisa
NO
Liquidación
Dentro del plazo
SI
establecido, entrega
al EC formulario y el
Traslada documentos Informe de
para firma de revisión a Recibe, revisa y
cumplimiento de la
Jefe de UDAF firma el formulario
comisión
V.L.
Traslada formulario
de V.L. a Jefe
Administrativa ó Recibe, revisa, firma
Autoridad Superior y sella el formulario
para su aprobación V.L.
Devuelve fondos o
efectúa el pago por
Fin
complemento a
comisionado
Fase
39
1.10 PAGO DE VIÁTICOS AL EXTERIOR DEL PAÍS

Es la forma como se realiza el cálculo, asignación y pago de viáticos al exterior
de la República de Guatemala.
ii. Objetivos
Aplicación del procedimiento adecuadamente, tal y como lo establece el
Reglamento de Gastos de Viáticos para el Organismo Ejecutivo y las Entidades
Descentralizadas y Autónomas del Estado.
iii. Normas
De la ley:
 Acuerdo Gubernativo No. 397-98.


No.
JEFE O DIRECTOR DE 01 Gestiona la emisión del Nombramiento de

UNIDAD ADMINISTRATIVA, Comisión en el que indique los datos de nombre
DIRECCIÓN GENERAL Y/O y cargo del comisionado, lugar, fecha (s) y
PRESIDENCIA DE LA descripción de la comisión a efectuar
REPÚBLICA
AUTORIDAD SUPERIOR 02 Emite, firma y sella el Nombramiento y/o Acuerdo
Y/O PRESIDENCIA DE LA Gubernativo, según corresponda y lo traslada al
REPÚBLICA Encargado de Tesorería
ENCARGADO DE 03 Informa al Jefe de UDAF sobre los

TESORERÍA nombramientos recibidos y espera autorización
para proceder
JEFE DE UDAF 04 Revisa la documentación y autoriza para que el

Encargado de Tesorería efectúe el cálculo del
anticipo del gasto de viático al exterior
ENCARGADO DE 05 Elabora y firma la hoja de cálculo de gastos de

TESORERÍA viático, considerando el cargo del comisionado,
país de destino, tipo de cambio aplicable y fechas
de la comisión para la asignación de la categoría
y grupo geográfico que le corresponde de
acuerdo con el Reglamento correspondiente.
Traslada hoja de cálculo, anexo de tipo de
cambio y nombramiento a Jefe de UDAF para su
aprobación.
JEFE DE UDAF 06 Recibe y revisa toda la documentación y firma
hoja de cálculo, para que se emita el cheque
correspondiente.


No.
ASISTENTE FINANCIERO 07 Recibe y revisa documentación y procede con la

emisión del cheque correspondiente, aplicando
para ello el procedimiento de Pagos a través de
Fondo Rotativo.
Finalizado el procedimiento de elaboración y
firma de cheques, traslada los documentos al
Encargado de Tesorería para que entregue los
formularios correspondientes y cheque de
anticipo de gastos de viático al exterior, al
comisionado.
ENCARGADO DE 08 Recibe cheque, voucher y documentos de

TESORERÍA expediente de viático exterior
Entrega al comisionado los formularios Orden de
Trabajo (O.T). y Viático Anticipo (V.A.) para que
proceda a completarlos con la información
correspondiente
COMISIONADO 09 Recibe los formularios O.T. y V.A., los llena con

la información del nombramiento de la comisión
encargada y obtiene firma de visto bueno del
Jefe o Director de la Unidad Administrativa que le
corresponde.
JEFE O DIRECTOR DE 10 Recibe, revisa, firma y sella de Vo. Bo., los

UNIDAD ADMINISTRATIVA formularios V.A. y O.T. y los devuelve al
Comisionado.
COMISIONADO 11 Recibe los formularios O.T. y V.A. y los traslada



No.
ENCARGADO DE 12 Recibe y revisa los formularios V.A. y O.T.

TESORERÍA traslada a Dirección General el formulario O.T
para firma de Vo. Bo.
DIRECCIÓN GENERAL 13 Recibe, firma y sella de Visto Bueno y devuelve

el formulario O.T. al Encargado de Tesorería.
ENCARGADO DE 14 Recibe el formulario O.T.; entrega al comisionado

TESORERÍA los formularios de Viático Constancia al Exterior
(V.E.) y Viático Liquidación (V.L.) así como el
cheque de anticipo de gastos de viático al
exterior y solicita firma de recibido en voucher.
COMISIONADO 15 Firma y recibe el valor del anticipo de gastos de

viático así como también recibe los originales de
los formularios Viático Constancia al Exterior
(V.E.) y Viático Liquidación (V.L.). Cumple con la
comisión ordenada y obtiene la(s) firma(s) y
sello(s) en el formulario V.C. ó V.E. así como la
información del país de permanencia, fecha de
llegada y salida. Si la comisión se suspendiera,
el comisionado queda obligado al reintegro
inmediato del anticipo de gastos de viático al
exterior y de los formularios que hubiere recibido.
Dentro del plazo de diez días hábiles de haberse
cumplido la comisión ordenada, entrega al
Encargado de Tesorería los formularios V.E, el
V.L., fotocopia simple del pasaporte
guatemalteco, si corresponde, según el país de
destino de la comisión, el Informe de
Cumplimiento de la comisión, así como la planilla


No.
y comprobantes originales de gastos conexos si

los hubiere, todos debidamente completados y
firmados por quienes corresponda.
ENCARGADO DE 16 Recibe la documentación y verifica la liquidación

TESORERÍA de viáticos, determinando si procede reintegro
del comisionado o complemento al mismo.
Si la liquidación presentada por el comisionado
está correcta traslada el expediente completo de
gastos de viático para firma de revisión en el V.L.
al Jefe de UDAF. En caso contrario solicitará al
comisionado que presente una nueva liquidación
con los requisitos correspondientes y de proceder
-según el caso- al reintegro inmediato del anticipo
entregado.
JEFE DE UDAF 17 Recibe, revisa y firma el formulario V.L. y

devuelve el expediente completo al Encargado
de Tesorería.
ENCARGADO DE 18 Traslada formulario de V.L. a Jefe o Director de

TESORERÍA Unidad Administrativa ó Autoridad Superior para
su aprobación.
JEFE O DIRECTOR DE 19 Recibe, revisa, firma y sella el formulario V.L. de
UNIDAD ADMINISTRATIVA aprobado y devuelve el expediente al Encargado
Y/O AUTORIDAD de Tesorería.
SUPERIOR
ENCARGADO DE 20 Recibe expediente completo. Con base al
TESORERÍA formulario V.L. debidamente aprobado procede,
según corresponda


No.
Si corresponde requiere el reintegro de gastos de

viático al comisionado o la parte que corresponda
Si corresponde complemento, traslada al
Asistente de Financiero el expediente para que
emita cheque de complemento de gastos de
viático a favor del comisionado
Si no hay más trámites por completar, traslada al
Asistente Financiero el expediente para su
archivo
ASISTENTE FINANCIERO 21 Recibe expediente completo de gastos de viático

al exterior. Según sea el caso procede a la
emisión de cheque de complemento de gastos de
viático al exterior a favor del comisionado ó bien
procede al archivo y custodia del expediente si
éste no tiene trámite por completar.
ENCARGADO DE 22 Si procede la devolución de los fondos, la misma

TESORERÍA deberá realizarse en el tiempo establecido en el
reglamento, en caso contrario se informará al
Jefe de UDAF, para que se proceda en conjunto
con RRHH como corresponda
Anota en el registro del Control de Formularios, el
formulario de gastos de viático al exterior
utilizado.


DIRECCIÓN GENERAL
1.10 Pago de Viáticos al Exterior del País Página 46
Definición: Es la forma como se realiza el cálculo, asignación y pago de viáticos al exterior de la República de Guatemala.
Encargado de
Gestor Autoridad Superior Jefe de UDAF Comisionado Jefe/Director de Unidad Directora General
Tesorería
Con los
Emite, firma y sella Revisa la Llena la información
Inicio nombramientos Recibe, revisa, firma
el Nombramiento y/ documentación y con los datos del
recibidos solicita y sella de Vo. Bo.,
o Acuerdo autoriza efectuar nombramiento de la
autorización a Jefe los formularios
Gubernativo, cálculo Comisión
de UDAF
Gestiona la emisión
del Nombramiento Efectúa el cálculo Obtiene firma de
de Comisión del anticipo de Visto Bueno de Jefe
gastos de viático a o Director de
entregar Unidad
Recibe los
Entrega formularios formularios O.T. y
Orden de Trabajo V.A.. Los traslada al
(O.T.) y Viático Encargado de
Anticipo (V.A.) al Tesorería
comisionado
Recibe y revisa los Recibe, firma y sella

formularios V.A. y de Visto Bueno.
O.T. Los traslada a
Dirección General
Entrega el efectivo
del anticipo
autorizado y solicita
firma de recibido al
comisionado.
Fase
46

DIRECCIÓN GENERAL
2 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
1.10 Pago de Viáticos al Exterior del País

Página 47
Encargado de
Gestor Autoridad Superior Jefe de UDAF Comisionado Jefe/Director de Unidad Directora General
Tesorería
Firma y recibe el
Presenta nueva valor del anticipo de
liquidación gastos de viático y
los originales de
los formularios
Verifica Obtiene datos y

NO liquidación de firmas de lugar
viáticos donde efectúa
comisión
SI
Recibe, revisa y
Procede reintegro firma el formulario
del comisionado o V.L., devuelve
complemento al expediente a
mismo Encargado de
Tesorería.
Traslada formulario de
V.L. a Jefe o Director de Recibe, revisa, firma
Unidad Administrativa y sella el formulario
V.L. de aprobado
Requiere devolución
de fondos o paga
complemento
3
Fase
47

DIRECCIÓN GENERAL
3 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
1.10 Pago de Viáticos al Exterior del País

Página 48
Encargado de Tesorería Asistente Financiero
Recibe expediente
completo de gastos
de viático al
exterior.
Verifica
correspondencia de NO Traslada a Asistente
complemento Financiero para Archivo Procede a la
emisión de cheque
de complemento o
SI al archivo de
documentación
Traslada a Asistente
Financiero para cheque
de complemento
Traslada Cheque a
Encargado de Tesorería
Procede a la
devolución de
fondos en el tiempo
establecido
Anota en el registro
del Control de
Formularios, el
Fin
formulario de
gastos de viático al
exterior utilizado
Fase
48
1.11 REPOSICIÓN DE FONDO DE VIÁTICOS

Es la forma como se realiza la reposición del fondo de viáticos (caja chica de
viáticos), para contar con la disponibilidad inmediata para pago de viáticos al
interior de la República.
ii. Objetivos
Manejo adecuado de la caja chica de viáticos, para que siempre se cuente con
efectivo disponible para las comisiones que vayan surgiendo
iii. Normas
Procedimiento de manejo y reposición de cajas chicas.


No.
ENCARGADO DE 01 Reúne los expedientes formados con los

TESORERÍA formularios de gastos de viático, elabora el
listado de liquidación y solicita el reintegro al
Fondo de Viáticos, trasladando la documentación
al Jefe de UDAF.
JEFE DE UDAF 02 Recibe, revisa y firma la documentación y

traslada para emisión de cheque de reposición al
Asistente de Financiero
ASISTENTE FINANCIERO 03 Recibe y revisa documentación y procede con la

emisión del cheque correspondiente, aplicando
para ello el procedimiento de Pagos a través de
Fondo Rotativo.
Finalizado el procedimiento de elaboración y
firma de cheques, entrega el cheque al
Encargado de Tesorería para firma del voucher
correspondiente
Archiva documentación completa
ENCARGADO DE 04 Recibe cheque de reintegro para la disponibilidad

TESORERÍA de recursos en el fondo rotativo de gastos de
viático internos.

1.11 Reposición de Fondo de Viáticos

Página 51
Definición: Es la forma como se realiza la reposición del fondo de viáticos (caja chica de viáticos), para contar con la disponibilidad inmediata para pago de
viáticos al interior de la República.
Encargado de Tesorería Jefe UDAF Asistente Financiero
Revisa y firma la
Inicio Recibe y revisa
documentación
documentación
Reúne los
expedientes Traslada la
formados con los documentación al Jefe Procede con la
formularios de de UDAF. emisión del cheque
gastos de viático
Elabora el listado de
liquidación y solicita Entrega el cheque al
el reintegro al Encargado de
Fondo de Viáticos Tesorería para firma
del voucher
Traslada la
documentación al Jefe Archiva
de UDAF. documentación
completa
Recibe cheque de
reintegro para la
disponibilidad de
recursos en el fondo
rotativo
Fin
Fase
51
1.12 REPOSICIÓN DE FONDO ROTATIVO

Es la reposición mensual del fondo rotativo ó de acuerdo con la programación
de cuota correspondiente, para contar siempre con la disponibilidad necesaria
para la emisión de pagos.
ii. Objetivos
Normar los procedimientos necesarios para la reposición del Fondo Rotativo
Interno, para cubrir los diferentes compromisos adquiridos por esta Secretaría.
iii. Normas
 Acuerdo Ministerial Número 06-98.
 Control de disponibilidad de fondos diariamente.
 Cuota mensual programada para reposición de fondos rotativos.


No.
Asistente Financiero 1 Reúne y revisa los cheques emitidos, así como

su documentación de soporte y los traslada al
Encargado de Presupuesto.
Encargado de Presupuesto 2 Verifica la disponibilidad presupuestaria. Codifica

comprobantes con la partida presupuestaria
correspondiente y lo traslada al Encargado de
Tesorería.
Encargado de Tesorería 3 Crea la Rendición (FR03) en el SICOIN, registra

las facturas y/o documentos de soporte en el
mismo y elabora listado de cheques con los
renglones y grupos que se afectaron según los
documentos ingresados.
Encargado de Presupuesto 4 Revisa y verifica el ingreso de los documentos

registrados en el FR03 del SICOIN
Determina si es necesario realizar corrimiento de
cuota, según los grupos de gastos incluidos en el
FR03 y realiza las gestiones necesarias para ello.
Jefe de UDAF 5 Consolida y solicita el corrimiento de cuota para

remitirse al MINFIN, si aplica.
MINFIN – Dirección Técnica 6 Aprueba el corrimiento de cuota en el SICOIN.

del Presupuesto
Encargado de Tesorería 7 Solicita el FR03 a través del SICOIN


No.
Jefe de UDAF 8 Consolida FR03 y Solicita en el SICOIN
Encargado de Presupuesto 9 Imprime CUR de rendición y el FR03, para firma

del Jefe de UDAF y del Secretario de
Comunicación Social
Jefe de UDAF 10 Revisa y firma los documentos
Asistente de UDAF 11 Archiva documentación correspondiente.


1.12 Reposición de Fondo Rotativo Página 55
Definición: Es la reposición mensual del fondo rotativo ó de acuerdo con la programación de cuota correspondiente, para contar siempre con la
disponibilidad necesaria para la emisión de pagos.
Asistente Financiero Encargado de Presupuesto Encargado de Tesorería Jefe de UDAF Ministerio de Finanzas
Inicio Verifica la Crea la Rendición Consolida y solicita

disponibilidad (FR03) en el SICOIN Aprueba el
el corrimiento de
presupuestaria corrimiento de
cuota para remitirse
cuota en el SICOIN
al MINFIN, si aplica.
Reúne y revisa los
cheques emitidos, Codifica Registra las facturas
así como su comprobantes con y/o documentos de
documentación partida soporte en el mismo
presupuestaria y elabora listado de
cheques
Traslada al Encargado Traslada al Encargado

de Presupuesto de Tesorería
Revisa y verifica el
ingreso de los Solicita el FR03 a
documentos través del SICOIN
registrados en el
FR03 del SICOIN
Consolida FR03 y
Solicita en el SICOIN
Determina si es
necesario realizar
corrimiento de
Archiva cuota y realiza
documentación gestiones
correspondiente
Revisa y firma los
Imprime CUR de
documentos
rendición y el FR03,
para firma del Jefe
Fin de UDAF y del
Secretario
Fase
55
UNIDAD
DE
INVENTARIOS

1.13 REGISTRO DE BIENES ADQUIRIDOS
 Definición del Procedimiento

Es el ingreso al inventario de bienes no fungibles, de los bienes adquiridos por
la Secretaría, al momento de su adquisición.
 Objetivos
Registrar adecuadamente los bienes muebles propiedad de la Secretaría, y
llevar un control sobre los bienes que ingresan; con el fin de guiar y facilitar las
labores al personal
 Normas
 Acuerdo Gubernativo 217-94 Reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles
de la Administración Pública.
 Bienes inventariados, identificados claramente y asignados debidamente al
personal que los utiliza.
 Comunicación adecuada entre la Unidad de Adquisiciones y el área de
inventarios.
De los bienes
 Los bienes inventariados deber ser identificados claramente
 Deben ser asignados adecuadamente al personal que los utiliza


No.
UNIDAD DE 01 Notifica al Encargado de Inventarios, sobre la

ADQUISICIONES adquisición de bienes inventariables, trasladando
un expediente con Fotocopia de factura,
constancia de ingreso a almacén, de egreso a
almacén, nombre y ubicación de la persona
responsable de los bienes
ENCARGADO DE 02 Recibe documentación y verifica.

INVENTARIOS Opera la nueva adquisición en el Sistema de
Contabilidad Integrada SICOIN-WEB – Modulo
de Inventarios, generando un número el cual
identificará al bien dentro del sistema e informa al
Jefe de UDAF.
JEFE DE UDAF 03 Aprueba la operación en el SICOIN, para que se

pueda proceder con el pago correspondiente.
ENCARGADO DE 04 Opera la nueva adquisición en el libro general de

INVENTARIOS inventarios de activos fijos de la entidad.
Etiqueta el bien para su control respectivo.
Elabora tarjeta de responsabilidad del bien a
entregar.
Entrega del bien mediante firma en tarjeta de
responsabilidad.
PERSONA A QUIEN SE 05 Revisa y firma en señal de aceptación, en caso

CARGARÁ EL BIEN haya alguna incongruencia, se informa en ese
momento al Encargado de Inventario.


No.
ENCARGADO DE 06 Revisa los comentarios y consulta con quien

INVENTARIO
corresponda, para que se llegue al acuerdo de lo
indicado en la tarjeta de responsabilidad.
Traslada nuevamente a firma de la persona a
quien se le cargará el bien.
Recibe la tarjeta debidamente firmada y archiva
donde corresponde.
Firma el Ingreso a Almacén como responsable de
inventario, para que se pueda proceder con el
pago correspondiente.


1.13 Registro de Bienes Adquiridos

Página 60
Definición: Es el ingreso al inventario de bienes no fungibles, de los bienes adquiridos por la Secretaría, al momento de su adquisición
Unidad de Adquisiciones Encargado de Inventarios Jefe de UDAF Usuario del Bien
Aprueba la
Inicio Recibe operación en el
documentación y SICOIN, para que se
verifica pueda proceder con
el pago
Notifica al
Encargado de Opera la nueva
Inventarios, sobre la adquisición en el
adquisición de SICOIN-WEB
bienes
inventariables,
trasladando un
expediente Informa al Jefe de
UDAF.
Opera la nueva
adquisición en el
libro general de
inventarios de
activos fijos
Etiqueta el bien y
elabora tarjeta de
responsabilidad
Revisa y firma en
Entrega el bien
señal de aceptación
Recibe tarjeta
firmada, archiva y
Fin
firma ingreso a
Almacén
Fase
60
1.14 REGISTRO DE BIENES RECIBIDOS EN DONACIÓN

Es el ingreso al inventario de bienes no fungibles, de los bienes recibidos en
donación para la Secretaría, de parte de otras entidades.
ii. Objetivos
Registrar adecuadamente los bienes muebles propiedad de la Secretaría, y
llevar un control sobre los bienes que ingresan por medio de donación; con el
fin de guiar y facilitar las labores al personal
iii. Normas
De los bienes
 Los bienes inventariados deber ser identificados claramente
 Deben ser asignados adecuadamente al personal que los utiliza
Del Proceso

 Elaboración de acta administrativa que legalice la donación
 Contar con legalización del traspaso por parte de instancias correspondientes.
 Notificación a la Dirección de Bienes del Estado, del Ministerio de Finanzas
Públicas.


No.
ENCARGADO DE 01 Recibe la notificación de bienes donados para

INVENTARIOS que se realice la verificación del inventario.
ENCARGADO Y 02 Levanta información física de los bienes

ASISTENTE DE Elabora el informe detallado para proceder con el
INVENTARIOS trámite respectivo
ENCARGADO DE 03 Requiere acta de donación de bienes

INVENTARIOS Opera en el SICOIN el ingreso de bienes, de
acuerdo con el procedimiento correspondiente.
ASISTENTE DE 04 Etiqueta los bienes de acuerdo con la

INVENTARIOS información del SICOIN
ENCARGADO DE 05 Elabora tarjetas de responsabilidad a los

INVENTARIOS responsables, para que firmen de aceptado y
entrega.
ASISTENTE DE 06 Entrega bienes y obtiene la firma de las tarjetas

INVENTARIOS de responsabilidad.
FIN DE PROCEDIMIIENTO


1.14 Registro de Bienes Recibidos en Donación Página 63
Definición: Es el ingreso al inventario de bienes no fungibles, de los bienes recibidos en donación para la Secretaría, de parte de otras
entidades
Encargado de Inventarios Asistente de Inventarios
Inicio Levanta información

física de los bienes
Recibe la
notificación de
Elabora el informe
bienes donados
detallado para
proceder con el
trámite
Requiere acta de
donación de bienes
Etiqueta los bienes

Opera en el SICOIN de acuerdo con la
el ingreso de bienes información del
SICOIN
Elabora tarjetas de
responsabilidad a
los responsables,
para que firmen de
aceptado y entrega.
Entrega bienes y
obtiene la firma de
Fin
las tarjetas de
responsabilidad.
Fase
63
1.15 CARGO Y DESCARGO DE BIENES FUNGIBLES Y NO

FUNGIBLES

Es la determinación de la manera como se cargan y se descargan los bienes
fungibles y no fungibles al personal de la Secretaría.
ii. Objetivos
Registrar adecuadamente los cargos y descargos de bienes fungibles y no
fungibles, propiedad de la Secretaría, debido a la rotación y contrataciones de
personal.
iii. Normas
 Bienes inventariados, identificados claramente y asignados debidamente al
personal que los utiliza.
 Utilización del formulario de cargos/descargos de bienes, debidamente firmado.


No.
JEFE DE UNIDAD 01 Completa el formulario de cargo/descargo de

CORRESPONDIENTE bienes y lo traslada al Encargado de Inventarios
ENCARGADO DE 02 Recibe y verifica el formulario y la

INVENTARIOS documentación.
Opera descargos y cargos de bienes en la tarjeta
de responsabilidad de acuerdo al formulario de
cargos/descargos y traslada al Asistente de
Inventarios, para obtener firmas correspondientes
ASISTENTE DE 03 Entrega tarjetas y se solicita las firmas del

INVENTARIOS PERSONAL personal involucrado en el cargo y descargo.
RESPONSABLE E 04 Revisa y firma las tarjetas de responsabilidad

INVOLUCRADO EN EL
TRASLADO
ENCARGADO DE 05 Archiva las tarjetas de responsabilidad originales.

INVENTARIOS Y/O
ASISTENTE DE
INVENTARIOS


1.15Cargo y Descargo de Bienes Fungibles y no Fungibles Página 66
Definición: Es la determinación de la manera como se cargan y se descargan los bienes fungibles y no fungibles al personal de la Secretaría
Jefe de Unidad Encargado de Inventarios Asistente de Inventarios Usuario
Inicio Verifica el Revisa y firma las

Entrega tarjetas y se
formulario y la tarjetas de
solicita las firmas
documentación responsabilidad
Completa el
formulario de
Opera descargos y
cargo/descargo de Archiva las tarjetas
cargos de bienes en
bienes de responsabilidad
la tarjeta de
originales
responsabilidad
Traslada al Encargado
de Inventarios Traslada al Asistente de
Inventarios, para FIN
obtener firmas
Fase
66
1.16 REPOSICIÓN DE BIENES POR ROBO O EXTRAVÍO

Determinación de la manera como se procede para reponer los bienes de la
Secretaría que hayan sido robados a la persona encargada o los haya
extraviado.
ii. Objetivos
Mantener una administración eficiente del inventario de bienes de la Secretaría,
de tal manera que en caso de robo o extravío, se realice la reposición
correspondiente
iii. Normas
 Acuerdo Gubernativo 217-94 Reglamento de Inventarios de los Bienes
Muebles de la Administración Pública.
 Cumplimiento de requerimientos puntuales realizados por la Contraloría
General de Cuentas


No.
RESPONSABLE DEL BIEN 01 Informa mediante oficio al Jefe de UDAF,

adjuntando denuncia ante el Ministerio Público
JEFE DE UDAF 02 Revisa la documentación recibida y traslada al

Encargado de Inventarios
ENCARGADO DE 03 Revisa la documentación y realiza solicitud de

INVENTARIOS reposición ante el seguro.
Requiere la documentación que establece el
seguro para completar el expediente,
dependiendo del tipo de bien que corresponda,
incluyendo cotizaciones del bien, requeridas a la
Unidad de Adquisiciones, para efecto de
reposición del mismo.
Traslada con visto bueno del Jefe de UDAF,
oficio a la aseguradora, para que se inicie el
trámite correspondiente.
ASEGURADORA 04 Asigna a un ajustador para que analice el caso

específico.
Notifica los resultados del análisis realizado, en
caso ser positivo inicia el proceso de pago en
reposición del bien
Envía pago al Encargado de Inventarios
ENCARGADO DE 05 Recibe el pago correspondiente y firma finiquito

INVENTARIOS Deposita el pago a la cuenta de fondo rotativo,
para que se proceda con la adquisición
correspondiente.


No.
Notifica a la Unidad de Adquisición para que se

realice el proceso de compra del bien.
UNIDAD DE 06 Realiza la compra del bien y traslada al

ADQUISICIONES Encargado de Inventarios para el registro
correspondiente
ENCARGADO DE 07 Realiza el proceso de ingreso del nuevo bien

INVENTARIOS adquirido
Realiza el proceso de dar de baja al bien robado
o extraviado, ante la Contraloría General de
Cuentas


1.16 Reposición de Bienes por Robo o Extravío Página 70
Definición: Determinación de la manera como se procede para reponer los bienes de la Secretaría que hayan sido robados a la persona encargada o los haya extraviado
Responsable del Bien Jefe de UDAF Encargado de Inventarios Aseguradora Función Unidad de Adquisiciones
Revisa la Asigna a un
Inicio Revisa la documentación y ajustador para que
documentación realiza solicitud de analice el caso
recibida reposición ante el
seguro.
Informa mediante
oficio al Jefe de
UDAF, adjuntando Notifica los
denuncia ante el Requiere la resultados del
Ministerio Público Traslada al Encargado documentación que análisis realizado
de Inventarios establece el seguro
De ser positivo
Traslada oficio a la inicia el proceso de
aseguradora, para pago en reposición
que se inicie el del bien
trámite
Recibe el pago Envía pago al

correspondiente y Encargado de
firma finiquito Inventarios
Deposita el pago a
la cuenta de fondo
rotativo
Notifica a la Unidad
de Adquisición
Da ingreso a nuevo
bien y egreso a bien
Fin
robado con la
Contraloría
Fase
70
1.17 EMISIÓN DE SOLVENCIA DE INVENTARIOS

Es el documento que se emite al personal que se retira de la Secretaría, para
respaldar que todos los bienes que tenía a su cargo, han sido devueltos en
buen estado.
ii. Objetivos
 Regular la solicitud y emisión de solvencia de inventarios, principalmente, para
gestionar pago de prestaciones.
 Determinar de manera segura si el trabajador / persona contratada, entregó de
manera formal y adecuada los bienes propiedad de esta Secretaría, que se
encontraban bajo su responsabilidad
iii. Normas
 Información clara y actualizada por parte del área de inventarios para la
emisión de solvencia
 Determinar claramente si hay problemas con los bienes, para determinar si
se extiende o no la solvencia de inventarios


No.
RESPONSABLE DEL BIEN 01 Solicita mediante oficio la emisión de solvencia

de inventarios, detallando nombre completo,
cargo ocupado y período de contratación.
JEFE DE UDAF 02 Revisa la solicitud y traslada al Encargado de

Inventarios, para que se inicie el proceso
ENCARGADO DE 03 Revisa la solicitud y la tarjeta de responsabilidad,

INVENTARIOS para verificar si hay algún problema con los
bienes a cargo del Responsable del Bien
Si no hay problemas, se emite la solvencia de
inventarios
Si hay problema se notifica por escrito al
Responsable del Bien, con Vo. Bo. del Jefe de
UDAF
Entrega solvencia al Responsable del Bien
RESPONSABLE DEL BIEN 04 Recibe solvencia y firma copia en señal de

aceptación
ENCARGADO DE 05 Recibe copia de solvencia firmada, archiva y

INVENTARIOS notifica al Jefe de UDAF.
FIN DE PROCEDIMIENTO

1.18 CERTIFICACIÓN DE BIENES
i. Definición del Procedimiento:

A requerimiento del personal de la Secretaría, el área de inventarios puede
emitir una certificación de los bienes a su cargo, para determinar el estado en
que se encuentran.
ii. Objetivos:
Establecer un procedimiento adecuado para la solicitud y entrega de
certificaciones de bienes al personal que labora en esta Secretaría.
iii. Normas:
Del proceso:
 Contar con información actualizada y con el apoyo de personal técnico cuando
sea necesario.


No.
SOLICITANTE (EMPLEADO 01 Elabora oficio dirigido al Jefe de UDAF,

DE ESTA SECRETARIA) detallando los bienes que serán objeto de
certificación, así como el motivo de dicha
solicitud
JEFE DE UDAF 02 Revisa y traslada al Encargado de Inventarios
ENCARGADO DE 03 Recibe solicitud y verifica en el libro de

INVENTARIOS inventarios los bienes correspondientes
Emite la certificación correspondiente en un
período no mayor a 2 días hábiles, debidamente
firmada y sellada
Entrega certificación al solicitante, requiriendo
firma de una copia en señal de aceptación.
Archiva copia de certificación junto con la
solicitud y documentación de respaldo.

1.19 PRESENTACIÓN DE INFORMES ANUALES A

CONTABILIDAD DEL ESTADO DEL MINISTERIO DE FINANZAS
PÚBLICAS
i. Definición del Procedimiento:

Es la presentación de informes anuales a la Dirección de Contabilidad del
Estado, del Ministerio de Finanzas Públicas, sobre la totalidad de bienes
propiedad de la Secretaría.
ii. Objetivos:
Establecer claramente el procedimiento para la emisión y presentación de los
informes anuales (formularios FIN1 y FIN2 del inventario de la institución) a la
Dirección de Contabilidad del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas.
iii. Normas:
De la ley:
Acuerdo Gubernativo 217-94 Reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles


No.
ENCARGADO DE 01 En los primeros días del mes de enero de cada

INVENTARIOS año, emite informe del inventario general de la
Secretaria de Comunicación Social de la
Presidencia, y elabora oficio para entrega.
Traslada al Jefe de UDAF para su revisión.
JEFE DE UDAF 02 Recibe reporte del inventario y verifica si esta

correcto.
¿Está Correcto?
SI: Firma y sella el reporte.
NO: Devuelve al encargado de inventarios para
su corrección.
ENCARGADO DE 03 Recibe documentación y verifica si esta correcto.

INVENTARIOS ¿Está Correcto?
SI: Firma y sella el reporte y oficio.
NO: Devuelve al Jefe de UDAF para su
corrección.
Envía documentación debidamente completada a
Contabilidad del Estado
MINISTERIO DE FINANZAS 04 Recibe y firma copia en señal de aceptación

PUBLICAS (CONTABILIDAD
DEL ESTADO)
ENCARGADO DE 05 Recibe copia de oficio con sello de recibido por la
INVENTARIOS Contabilidad del Estado.
Archiva copia para consultas posteriores en el
archivo correspondiente.

1.20 INVENTARIO FÍSICO DE BIENES

Es el levantado general del inventario físico de bienes no fungibles de forma
periódica, para verificar los controles con que se cuentan y para revisiones por
parte de la Contraloría General de Cuentas.
ii. Objetivos
Realizar eficientemente inventarios periódicos y evidenciar el estado de los
bienes de esta Secretaría.
iii. Normas
De la ley:
Acuerdo Gubernativo 217-94 Reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles
de la Administración Pública)


No.
ENCARGADO DE 01 Notifica al Jefe de UDAF, sobre la fecha que

INVENTARIOS corresponde para la toma de inventario físico, así
como establece la necesidad de la realización del
mismo, en conjunto con el Asistente de Inventario
JEFE DE UDAF 02 Analiza la normativa correspondiente y autoriza

que se inicie con el proceso.
ENCARGADO Y 03 Verifican que coincidan los bienes físicamente,

ASISTENTE DE versus las tarjetas de responsabilidad
INVENTARIOS Establece faltantes o diferencias, y los
documentan.
ENCARGADO DE 04 Notifica al responsable por medio de oficio los

INVENTARIOS faltantes de bienes encontrados en su tarjeta de
responsabilidad, solicitando a la vez el
desvanecimiento del mismo.
RESPONSABLE DE 05 Recibe notificación del Encargado de Inventarios

BIENES Envía respuesta de faltante, por medio de oficio
al Encargado de Inventarios.
ENCARGADO DE 06 Recibe y analiza la respuesta del responsable de

INVENTARIOS los bienes.
Se informa al Jefe de UDAF, para proceso a
seguir en base a normativas legales.
Traslada informe final escrito al Jefe de UDAF,
para que se informe a Dirección General


No.
JEFE DE LA UDAF 07 Recibe informe escrito del Encargado de

Inventarios y traslada a Dirección General
DIRECCIÓN GENERAL 08 Recibe informe escrito del Jefe de UDAF y

dictamina proceso a seguir, por medio escrito.
JEFE DE LA UDAF 09 Recibe informe escrito del Director General, con

la aprobación del proceso a seguir
Traslada al Encargado de Inventarios para que
continúe con el proceso dictaminado
ENCARGADO DE 10 Realiza los trámites correspondientes.

INVENTARIOS

ANEXOS
































GLOSARIO
RESOLUCIÓN INTERNA: Consiste en una orden escrita dictada por el jefe de un servicio
público que tiene carácter general, obligatorio y permanente, y se refiere al ámbito de
competencia del servicio.
SICOIN: Herramienta informática diseñada para integrar los principales sistemas

financieros y administrativos, agilizar los procesos y proporcionar información oportuna y
confiable sobre las transacciones económico-financieras de la entidad.
TRANSFERENCIA PRESUPUESTARIA: Sirven para adaptar o readecuar las

asignaciones presupuestarias a los objetivos institucionales, fortalecer programas y
proyectos de beneficio social y de interés comunitario, como por ejemplo: Entorno
cambiante: Reordenamientos presupuestarios para reducir los efectos derivados de
la crisis económica mundial. Endeudamiento público (préstamos y bonos) para fines
específicos. Asignación de recursos a entidades y programas nuevos.
PROGRAMAS: Es una división de ciertos programas complejos, destinados a facilitar la

ejecución de un programa en un campo determinado. Ejemplo: El programa de
enseñanza primaria: este se subdivide en Urbana y Rural.
SUB-PROGRAMAS: Es la división más reducida de cada una de las acciones a

desarrollar para cumplir con las metas de un programa o subprograma de funcionamiento
y radica en la ejecución de trabajos mediante la utilización de los recursos humanos,
materiales y financieros con un costo global y unitario, que queda a cargo de una entidad
administrativa del nivel intermedio.
ACTIVIDAD: Es una operación detalla a efectuarse dentro de un proceso para la

obtención de un resultado, y forma un valioso auxiliar en el análisis presupuestario,
principalmente en la etapa de elaboración de proyectos porque permite llegar al detalle
descriptivo en las partes que integran las actividades.
FUENTES DE FINANCIAMIENTO: Se refiere al origen de los recursos (o ingresos) con

los cuales se espera cubrir el pago de los bienes y servicios necesarios para desarrollar
los programas y proyectos contenidos Presupuesto General de Ingresos y Egresos del
Estado correspondiente un ejercicio fiscal.
GRUPO 000 SERVICIOS PERSONALES: Comprende la retribución de los servicios

personales prestados en relación de dependencia o sin ella, y a los miembros de
comisiones, juntas, consejos, etc. Incluye aportes patronales, servicios extraordinarios,
dietas, gastos de representación, asistencia socioeconómica y otras prestaciones
relacionadas con salarios. Se incluye además, otras retribuciones por servicios
personales.
REQUERIMIENTO DE CUOTA: Solicitud de presupuesto o liquidez para poder operar

mensual o cuatrimestralmente, basados en la planificación anual.

COPEP (Comité de Programación Presupuestaria): Se encarga de evaluar el

comportamiento de la ejecución presupuestaria mensual, aprobando las cuotas de
compromiso y devengado mensuales asignadas a las Unidades Ejecutoras.
991 CREDITOS DE RESERVA: Comprende las asignaciones que se acuerdan para su

distribución, durante el transcurso del ejercicio fiscal, en los grupos, subgrupos y
renglones que se dispongan, de acuerdo con normas legales establecidas. Se abre a nivel
del renglón 991 con igual denominación.
ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO: Estimación preliminar de los gastos a efectuar

para el desarrollo de los programas sustantivos y de apoyo de las dependencias y
entidades del Sector Público Presupuestario; para su elaboración se deben observar las
normas, lineamientos y políticas de gasto que fije el Ministerio de Finanzas Públicas.
SIGES (Sistema de Gestión): Herramienta de apoyo a la ejecución del gasto a las

unidades de gestión desconcentradas, abarca cada uno de los procesos administrativos,
de gestión y de seguimiento, para el abastecimiento de bienes y servicios, integrando a
GUATECOMPRAS y al sistema de contabilidad integrada SICOIN.
CUR (Comprobante Único de Registro): Las autoridades superiores de las entidades

que conforman la administración central, son responsables de la ejecución presupuestaria
de ingresos y egresos de su entidad, y en los casos que corresponda velarán porque se
registren en el Sistema de Contabilidad Integrada (SICOIN) los Comprobantes Únicos de
Registro (CUR), para efectos presupuestarios, contables y pago.
FONDO ROTATIVO: Es una disponibilidad de efectivo que sitúa la Unidad de

Administración Financiera a través del Área de Tesorería, destinado para cubrir gastos
urgentes de funcionamiento de poca cuantía, que por su naturaleza no pueden esperar
trámite normal a través de CUR.
CDP (Constancia de Disponibilidad Presupuestaria): Es un instrumento administrativo

de carácter formal que permite certificar la disponibilidad de recursos de una asignación
presupuestaria dentro de un proyecto. Es utilizado para generar reservas presupuestarias
sobre la disponibilidad que tiene un proyecto y así dar inicio a las gestiones de toda
adquisición de bienes y/o contratación de servicio.
PARTIDA PRESUPUESTARIA: Constituye el mayor nivel de desagregación del grupo de

cuentas de “egreso”, determinadas en el clasificador presupuestario de recursos y
egresos.
CONCILIACIÓN BANCARIA: Es la tarea de cotejar las anotaciones que figuran en el

extracto bancario con el libro banco a los efectos de determinar el origen de las
diferencias. Consiste en verificar la igualdad entre las anotaciones contables y las
constancias que surgen de los resúmenes bancarios, efectuando el cotejo mediante un
básico ejercicio de control, basado en la oposición de intereses entre la institución y el
banco. La conciliación bancaria no es un registro contable, es una herramienta de control.

VIATICOS: Pagos pactados a los trabajadores como no salariales, por concepto de

transporte, viáticos y kilometraje, que tienen como finalidad el reconocimiento del gasto
que éstos deben realizar por su desplazamiento, alimentación y alojamiento, en el
desarrollo de sus funciones.
COMISIONADO: Se aplica a la persona o conjunto de personas escogidas para llevar a

cabo una comisión.
REINTEGRO: En general se aplica al pago o devolución de lo que se debe. En el contexto

de cuentas bancarias se aplica a una disposición de efectivo.
CAJA CHICA: Cantidad relativamente pequeña de dinero en efectivo que se asigna a un

empleado, en caja o en depósitos, disponible para desembolsos menores, que
generalmente se lleva bajo el sistema de fondo fijo; el monto de los gastos que se realizan
con este fondo son tan pequeños que no es conveniente pagarlos con cheques.
RENDICIÓN: Es la acción, como deber legal y ético, que tiene todo funcionario o persona
de responder e informar por la administración, el manejo y los rendimientos de fondos,
bienes o recursos públicos asignados y los resultados en el cumplimiento del mandato
que le ha sido conferido.
CORRIMIENTO DE CUOTA: Traslado de presupuesto de un renglón en el que no se

utilizarán los fondos a otro renglón presupuestario.
BIENES INVENTARIABLES: Bienes establecidos en los grupos 322 Equipo de Oficina,

324 equipo educativo, 325 Transporte, 326 Equipo para comunicaciones, 328 Equipo de
cómputo, 329 otras maquinarias y equipos, Grupo 02 Materiales y suministros, Renglón
298 Accesorios y repuestos en general (a criterio), Grupo 003 Activos fijos, equipo de
televisión y fotografía.
TARJETA DE RESPONSABILIDAD: La Tarjeta de responsabilidad de Activos Fijos sirve

para determinar la responsabilidad por los bienes que el servidor o empleado tiene
cargado o en uso, independientemente el cargo que desempeñe; se detallan los bienes
con los mismos datos del inventario de donde deviene la importancia de la Codificación
Individual pues con facilidad ubica en el inventario los bienes a cargo de una persona en
particular para que, su responsabilidad sea consignada en la Tarjeta de Responsabilidad.
Tarjeta de Responsabilidad esta elaborada de cartulina color blanca, en su margen
superior derecho cuenta con número de registro y el sello de autorización de la
Contraloría General de Cuentas.
FUNGIBLE: Los bienes fungibles se determinan por su naturaleza de consumo y su vida

útil que no excede más de un año, por esto no debe integrar en el libro de activos fijos,
esto no exime de responsabilidad en tarjeta lleva un control especial y tampoco se puede
perder el control sobre estos bienes que son los más fáciles de extravío o destrucción.
NORMATIVA LEGAL: Regla dictada por legitimo poder para determinar la conducta
humana.

LIBRO GENERAL DE INVENTARIOS: Se utiliza en la apertura o cierre del ejercicio fiscal.

Sirve para determinar el balance entre derechos y obligaciones de la organización. El
resumen de este libro, origina la partida de la contabilidad en el libro de diario.
ACTIVOS FIJOS: Bienes que una empresa utiliza de manera continua en el curso normal
de sus operaciones; representan al conjunto de servicios que se recibirán en el futuro a lo
largo de la vida útil de un bien adquirido.
BIENES MUEBLES: Son aquellos que pueden trasladarse fácilmente de un lugar a otro,
manteniendo su integridad y la del inmueble en el que se hallaran depositados.
Los bienes muebles, por oposición a los bienes inmuebles, son todos aquellos bienes
personales depositados en estancias que son transportables, pero que uno no suele llevar
consigo. Esto incluye, pero no se limita, a los elementos decorativos de una vivienda.
TRASPASO: Cesión a favor de otro del dominio de una cosa, en especial de un local o
negocio. Renunciar o ceder a favor de otro el derecho o dominio de una cosa.
FINIQUITO: Documento con el que se pone fin a la relación laboral entre el trabajador y la
empresa. Cantidad de dinero que se paga para finiquitar una cuenta o una deuda finiquito.
Remate de las cuentas, o certificación de su ajuste.
SOLVENCIA DE INVENTARIOS: El Asistente de Inventarios luego de verificar el estado

de los Bienes Asignados en Tarjeta de Responsabilidad a empleado que rescinde sus
servicios y comprobar que dichos bienes estén en buen estado, obtiene la firma del
funcionario o empleado responsable que entrega de conformidad. Si el resultado de la
verificación es satisfactorio se procede a emitir Solvencia de Inventarios.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA

UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA 0

NO. TÍTULO PÁGINA

UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA 1

UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA 2

1.1 ELABORACIÓN DE TRANSFERENCIAS PRESUPUESTARIAS

i. Definición del Procedimiento

UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA 3

RESPONSABLE PASO DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

UNIDAD DE RECURSOS 01 Traslada solicitud de transferencia, dependiendo

DIRECCIÓN GENERAL 03 Revisa y aprueba modificación presupuestaria

JEFE DE UDAF 04 Traslada requerimiento a Encargado de

ENCARGADO DE 05 Elabora el comprobante correspondiente en el

DIRECCIÓN GENERAL 06 Revisa, firma y traslada al Despacho Superior

DESPACHO SUPERIOR 07 Emite y firma Resolución de autorización

ENCARGADO DE 08 Elabora oficio para notificar a la Dirección

UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA 4

SECRETARIA DE COMUNICACIÓN SOCIAL DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA

1.1 Elaboración de Transferencias Presupuestarias Tipo Intra 2 Página 5

Revisa y presenta a traslada al

1.2 ELABORACIÓN DE TRANSFERENCIAS PRESUPUESTARIAS

i. Definición del Procedimiento

UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA 6

RESPONSABLE PASO DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

JEFE DE UDAF 01 Recibe solicitud de transferencia

ENCARGADO DE 02 Elabora comprobante correspondiente en el

JEFE DE UDAF 03 Consolida y solicita en el SICOIN

ENCARGADO DE 04 Elabora oficio para firma de autoridades

DIRECCION TÉCNICA DEL 05 Aprueba el comprobante correspondiente y

FIN DEL PROCEDIMIENTO

UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA 7

1.2 Elaboración de Transferencias Presupuestarias tipo Intra e Inter Página 8

Notifica al Elabora oficio para

1.3 CUOTAS CUATRIMESTRALES

i. Definición del Procedimiento

UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA 9

RESPONSABLE PASO DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

JEFE DE UDAF 01 Informa a las Unidades de Recursos Humanos y

UNIDAD DE RECURSOS 02 Remite a la UDAF el requerimiento de cuota

JEFE DE UDAF 03 Revisa el requerimiento y traslada a Encargado

ENCARGADO DE 04 Elabora comprobante C03 en el SICOIN y

JEFE DE UDAF 05 Consolida y solicita en el SICOIN. Notifica a

ENCARGADO DE 06 Elabora oficio para remitir a la DTP, para

JEFE DE UDAF 07 Firma oficio y comprobantes y traslada a

DIRECCIÓN GENERAL 08 Firma comprobantes y devuelve para remitir a la

JEFE DE UDAF 09 Traslada documentación debidamente firmada a

ASISTENTE FINANCIERO 10 Coordina el envío a la Dirección Técnica del

DIRECCIÓN TÉCNICA DEL 11 Revisa documentación y preparan para

COPEP 12 Revisa y aprueba o deniega la solicitud de

UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA 10

RESPONSABLE PASO DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

DIRECCIÓN TÉCNICA DEL 13 Si es aprobada la programación es operada en el

Jefe de UDAF 14 Notifica la resolución de la COPEP, para que se

Observaciones a) De no ejecutarse la totalidad de la cuota

FIN DEL PROCEDIMIENTO

UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA 11

1.3 Cuotas Cuatrimestrales Página 12

Remite a la UDAF el Elabora

1.4 REPROGRAMACIÓN DE CUOTAS MENSUALES

i. Definición del Procedimiento

UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA 13

RESPONSABLE PASO DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD