1. ¿Qué es Google Docs.?

Google Docs es la alternativa gratuita de Google que funciona como un potente procesador
de texto y hoja de cálculo todo en línea que nos permite, por ejemplo, crear nuevos tipos de
documentos, editar los que ya teníamos o compartirlos en la red con otros usuarios; Google
Docs te permite mantener tu trabajo en la nube, y lo hace accesible para ti desde cualquier
lugar y cualquier tipo de computadora con conexión a Internet.

Google Docs está innovando dado el auge de las tecnologías de Internet y el uso
del Marketing Digitalsegún indica comScore en sus últimos estudios publicados online.

Para el deleite de sus usuarios, Google Docs se actualiza con nuevas funciones inteligentes
e integración con Slack. Las nuevas características del grupo de aplicaciones están
destinadas a ayudarnos a ahorrar tiempo, puesto que aprovechan integraciones con
herramientas de terceros como Slack, y además, utilizan el aprendizaje automático para
simplificar y hacer más rápido nuestro ritmo de trabajo.
Gracias a esta actualización, ahora Docs será capaz de sugerir acciones a diferentes
elementos de forma inteligente. La nueva función de tareas sugeridas se activará si
Documentos detecta el nombre o dirección de correo de alguien con acceso al archivo y, así
mismo, los Formularios de Google pueden predecir el tipo de pregunta que estás haciendo
y a partir de esto sugerir posibles respuestas. Pero esto no es todo, ya que ahora Google ha
añadido varios comandos nuevos de voz que nos permiten añadir formato a nuestros
documentos sin tener que hacer un solo clic.

2. ¿Qué se puede hacer con Google docs?

1. La próxima vez que necesites mover texto dentro de un documento, omite cortar y pegar, y
cambia el texto de la manera más rápida: simplemente resalta el párrafo que deseas cambiar
de posición y luego haz clic y arrástralo con el ratón, o, de otra forma, coloca el cursor en
cualquier lugar dentro del párrafo, mantén presionadas Alt y Shift juntas, y luego usa las teclas
de flecha para moverlo a donde quieras.

2. ¿Necesitas que tu texto sea un poco más grande o más pequeño? Docs tiene un par de
accesos directos superfáciles que cambiarán el tamaño de la fuente sobre la marcha: Mantén
presionada la tecla Ctrl (o Cmd) y Mayús y luego presiona la tecla del punto para aumentar el
tamaño de la fuente o la tecla de coma para disminuirla.

3. Con solo unos pocos clics rápidos, los documentos pueden copiar el formato de un área de
texto y aplicarlo a otro . El truco está en el icono del rodillo de pintura en la esquina superior
izquierda de la barra de herramientas de Documentos (directamente a la derecha del icono de
impresión). Coloca el cursor sobre el texto que tiene el formato que deseas, haz clic en el rodillo
de pintura y luego en el párrafo donde deseas aplicar el formato. La fuente, el tamaño, el estilo
y el color deberían aparecer al instante.

Si deseas aplicar el formato a más de un área de texto, haz doble clic en el rodillo de pintura
al comienzo del proceso. Eso lo obligará a permanecer activo a través de numerosas
aplicaciones.
4. Ahórrate la molestia de buscar en los menús de Docs para encontrar lo que necesitas y, en
su lugar, usa el atajo Alt- / para buscar todas las funciones disponibles en un instante.

5. Puedes organizar automáticamente tus documentos para que sean más fáciles de usar: abre
el menú Ver y seleccione “Mostrar esquema del documento”, o simplemente presiona Ctrl-Alt-
H (o Cmd-Alt-H) y la aplicación crea un contorno completo en el área izquierda de la pantalla,
con cada línea de texto de encabezado representando una sección. Luego puedes hacer clic
en cualquiera de esas secciones para ir directamente a esa parte del documento. (Esto también
está disponible en las aplicaciones móviles de Documentos, solo busca la opción “Esquema
del documento” en el menú principal de las aplicaciones).

6. Dale un descanso a tus dedos y deja que Docs convierta tus palabras habladas en texto:
mientras tu ordenador tenga un micrófono, todo lo que tienes que hacer es abrir el menú
Herramientas y seleccionar “Escribiendo por voz” o presionar Ctrl-Shift-S (o Cmd-Shift-S) y
luego hablar lejos. Los documentos utilizarán el sistema de voz a texto estándar de Google
para descubrir lo que dices (o la mayoría de cosas) y ponerlo en la página.

7. La función de voz a texto de Docs también te permite decir comandos para formas comunes
de puntuación y formato de párrafo. Puedes decir cosas como “punto”, “coma” y “signo de
interrogación” o dar instrucciones como “nueva línea” o “nuevo párrafo”. Si deseas hacer un
descanso, di “dejar de escuchar” y luego “reanudar” “cando estés listo para continuar.

8. Además de eliminar el texto, el modo de escritura de voz de Docs te permite realizar

ediciones avanzadas a través del comando hablado. El sistema admite una gran variedad de
funciones: selecciona palabras, frases o párrafos específicos; aplicando diferentes tipos de
formato al texto; cortar, copiar y pegar; e incluso desplazarse por un documento o saltar a
partes específicas de la página.

9. La función de dictado de Docs es buena para algo más que la escritura y edición regular:
cada vez que tengas un audio que debas convertir en texto, desde una entrevista grabada, un
podcast o el que sea, busca una habitación silenciosa, enciende el modo de escritura de voz
de Docs y deja que el audio se reproduzca. Los documentos proporcionarán una transcripción
completa de tu audio grabado, sin servicios especiales ni tarifas requeridas.

Enriquece tus documentos

10. Docs hace posible realizar todas tus investigaciones sin tener que abandonar tu procesador
de textos, tanto en el escritorio como desde tu dispositivo móvil. Abre la herramienta Docs’s
Explore mirando en el menú Explorar (o presionando Ctrl-Alt-Shift-I o Cmd-Alt-Shift-I) en el sitio
de escritorio o encontrando la opción “Explorar” en el menú principal de las aplicaciones
móviles (mientras estás editando un documento). Los documentos mostrarán una serie de
resultados web, imágenes y documentos relacionados de tu propio trabajo anterior. También
puedes realizar nuevas búsquedas directamente dentro de esa ventana, y cuando encuentres
algo que desees incluir en tu documento actual, puedes agregarlo e incluso adjuntar una cita
a pie de página con un solo clic o toque.
11. Usuarios de Google Fotos: Docs hace que sea más fácil agregar imágenes de tu colección
de fotos directamente en tus documentos. Haz clic en el menú Insertar y selecciona “Imagen”
para encontrar la opción. También puedes agregar una imagen de tu almacenamiento de
Google Drive, por URL o buscando en la web desde esa misma área.

12. Docs tiene su propia herramienta para permitirte recortar o editar imágenes: simplemente
haz clic en una imagen dentro de tu documento, luego haz clic en el menú Formato y selecciona
“Imagen”. Allí, encontrarás el comando para recortar así como una amplia selección de
“Opciones de imagen” que contiene funciones para volver a colorear y ajustar la transparencia,
el brillo y el contraste de la imagen.

13. ¿No estás seguro del significado de una palabra? Presiona Ctrl-Shift-Y (o Cmd-Shift-Y)
mientras el cursor está en la palabra. Los documentos buscarán una definición para ti y te la
mostrarán en el lado derecho de la pantalla.

14. Si utilizas Google Keep como bloc de notas, puedes acceder a tus notas mientras trabajas
en un documento e incluso insertar una nota completa en tu página actual. Busca la opción
“Mantener bloc de notas” en el menú Herramientas para abrir la barra lateral Mantener. Una
vez que estás allí, puedes ver y editar tus notas, y si deseas volcar el contenido de una nota
en tu documento, coloca el cursor sobre la nota y luego haz clic en el icono de menú de tres
puntos que aparece.

Colabora y comparte

15. No permitas que una barrera del idioma te impida comunicarte. Docs tiene un sistema
nativo que puede traducir documentos enteros a otros idiomas: haz clic en el menú
Herramientas, luego seleccione “Traducir documento”. Luego podrás seleccionar el idioma que
desees y proporcionar un nuevo nombre para tu archivo traducido.

16. Nunca lo sabrías, pero Google Docs te permite etiquetar a otros usuarios para llamar su
atención mientras colaboras. Simplemente comienza a escribir un comentario: haz clic en el
icono circular que aparece al pasar el ratón sobre el lado derecho de un documento en el
escritorio o tocando el icono más y luego seleccionando “Comentario” en la aplicación móvil;
luego escribe @ o + seguido por las primeras letras del nombre de una persona. Los
documentos comenzarán a ofrecer opciones de tu lista de contactos de Google. Y si deseas
agregar a alguien que no está en tu lista de contactos, solo usa una dirección de correo
electrónico en lugar de un nombre. Si la persona que seleccionas ya tiene acceso al
documento, recibirá un correo electrónico notificándole la mención.

17. También puedes enviar por correo electrónico cualquier mensaje que desees a los
colaboradores, junto con un archivo adjunto de un documento, directamente desde
Documentos. Busca la opción “Colaboradores de correo electrónico” en el menú Archivo para
comenzar. (Tu mensaje vendrá de la dirección de correo electrónico principal asociada con tu
cuenta de Google).
18. Tal vez desees enviar una copia de tu documento a alguien por correo electrónico sin
agregarlo como colaborador, por ejemplo, para proporcionar el archivo a un cliente o
compartirlo con alguien externo a tu organización para su revisión. Los documentos pueden
hacer eso: solo abre el menú Archivo y selecciona “Enviar por correo electrónico como archivo
adjunto”. Podrás seleccionar entre una variedad de formatos o incluso optar por incluir el texto
en el cuerpo del correo electrónico.

19. Los documentos pueden convertir cualquier documento en una página web activa y en
funcionamiento que luego puedes compartir o insertar como desees. Ve a la opción “Publicar
en la web” en el menú Archivo para explorar la posibilidad.

20. Si deseas dirigir a las personas a una sección específica de tu documento, usa la
característica de marcadores de Documentos para crear un enlace directo a cualquier área del
texto . Coloca el cursor donde deseas que resida el enlace, luego abre el menú Insertar y
selecciona “Marcador”. Aparecerá una ventana emergente con el enlace, aunque igual deberás
asegurarse de compartir el documento de manera apropiada (ya sea con las personas a las
que deseas ver o de manera pública, si deseas que todos puedan acceder) antes de que
funcione para otra persona que no seas tú.

21. ¿Deseas enviar a alguien un enlace a una versión en PDF de tu documento ? Copia la
URL completa en la barra de dirección de tu navegador mientras editas el documento, luego
cambia “/ edit” al final a “/ export? Format = pdf” (sin las comillas). Siempre que las personas a
quienes envías tengan acceso al documento, obtendrán un PDF de tu trabajo tan pronto como
abran el enlace.

22. Puedes utilizar un truco similar para convertir tu documento en una plantilla para el uso
continuo de otras personas: una vez más, copia la URL completa en la barra de direcciones
de tu navegador mientras editas el documento, pero esta vez, cambia “/ editar” al final de “/
copy” (nuevamente, sin las comillas). Envía ese enlace a cualquier persona con la que hayas
compartido el archivo y, cuando lo abra, se le pedirá que haga una copia en su propio
almacenamiento de Documentos y luego trabaje en él desde allí.

Expande tus horizontes de procesamiento de textos

23. Google Docs puede ayudarte con el diseño a través de su galería de plantillas incorporada:
abre la galería para navegar por las opciones disponibles, desde currículums hasta propuestas
de proyectos e incluso algunos formatos avanzados de documentos comerciales y legales, y
a continuación, selecciona cualquier elemento para abrirlo en Documentos y utilizarlo como
punto de partida.

24. Comienza un documento nuevo desde cualquier lugar de tu navegador agregando

docs.google.com/create como marcador y luego colócalo en la barra de marcadores, o crea un
atajo de teclado personalizado que activará el enlace a petición.
25. No te limites a la lista de fuentes predeterminadas de Docs. Puedes agregar docenas de
fuentes a tu configuración de procesamiento de textos, y una vez que se agreguen, siempre
estarán disponibles en el menú desplegable de fuentes normales. Todo lo que tienes que hacer
es abrir ese menú desplegable y buscar la opción “Más fuentes” en la parte superior. Haz clic
en él y busca en el archivo de fuentes web de Google para encontrar el estilo que satisfaga tus
necesidades.

¿Para qué se Puede Usar Google Docs?

1. Recortar fotos

Hay varios tipos de opciones de recorte de fotos en Google Drive. Además de las típicas
opciones en forma de cuadrado o rectángulo, también podemos recortar las fotos en diferentes
formas, como corazones y caras sonrientes. Abrir una imagen y, a continuación, hacer clic
sobre ella y seleccionar el icono Recortar en la barra de herramientas para probar la función.

2. Experimentar con los complementos

Al utilizar documentos y hojas de cálculo, podemos probar alguno de los muchos

complementos disponibles. Entre ellos, EasyBib (que crea una bibliografía rápida), Twitter
Curator (un gestor de Twitter que nos permite buscar y guardar tweets en nuestros
documentos) o Translate (que traduce texto a otros idiomas). Podemos encontrar los
complementos en la barra de herramientas cuando abrimos un documento u hoja de cálculo.
3. Comprobar la actividad de nuestro Drive

Si queremos hacer un seguimiento de todos los cambios que nosotros u otro usuario ha hecho
en nuestro Drive, basta con que hagamos clic en el pequeño icono con una “i” situado en la
esquina superior derecha. Se abrirá un desplegable con toda la información de actividad.

4. Mirar el historial de revisiones

Hablando de la actividad, hay un truco oculto a plena vista. Podemos ver hasta 100 revisiones
realizadas en cualquiera de nuestros documentos haciendo clic en “Archivo” y “Ver historial de
revisiones”.
5. Utilizar hojas de cálculo sin conexión a Internet

Si somos muy fans de las hojas de cálculo, esta función cambiará nuestra vida. Google realizó
una serie de mejoras en diciembre, añadiendo nuevas funciones como AVERAGEIF (que da
el promedio de las celdas especificadas), además de fórmulas, columnas y celdas ilimitadas.
También se puede utilizar sin conexión a Internet. Cualquier hoja de cálculo que editemos sin
estar conectados a Internet simplemente se actualizará una vez que nos conectemos.

6. Acceso directo a los atajos de teclado

Si queremos conocer todos los atajos de teclado para acceder a las diversas funciones con
rapidez podemos ir a “Ayuda”, “Métodos abreviados de teclado” y Drive nos mostrará un listado
completo de todos los atajos de teclado admitidos.
7. Personalizar quién puede ver cada cosa

Si compartimos algo de Drive con otra persona, podemos personalizar la configuración para
establecer qué tipo de acceso otorgamos a cada persona. Por ejemplo, podemos permitir o
prohibir que alguien haga comentarios o pueda editar.

8. Facilitar el trabajo a nuestro correo electrónico

Gmail limita a 25MB el tamaño de los archivos que enviamos como adjunto por correo
electrónico, pero podemos superar ese tamaño enviándolos a través de Drive. Al redactar un
correo, basta con hacer clic en el pequeño icono de Drive y, ahí, escoger lo que queramos
agregar. Igualmente, cuando alguien nos envía algún archivo adjunto por correo electrónico,
podemos guardarlo directamente en Drive. Si pasamos el ratón sobre el archivo adjunto,
veremos el icono de Drive. Basta con hacer clic sobre él y elegir la ubicación en la que
queremos guardarlo.

Escriba al menos 10 ventajas de Google Docs

hace algún tiempo Google entró en la batalla del software de oficina con su nueva herramienta
Google Docs (aun en su versión Beta) para competir de manera directa contra el poderoso
Office de Microsoft y las no tan populares StarOffice de Sun Microsystems y Open Office
(Software Libre). El propio StarOffice, así como Open Office ya vienen ofreciendo algunas
ventajas sobre MS Office como el costo (gratis) y su mayor portabilidad (funcionan tanto en
Linux como Windows y Solaris) que aún no han logrado cautivar a los usuarios, sin embargo,
Google Docs cuenta con varias ventajas adicionales sobre estas dos herramientas de mayor
antiguedad, que podrían comenzar a desviar la atención de los usuarios hacia esta nueva suite
de programas de oficina.

Google Docs ofrece por ahora las 3 herramientas de oficina más comúnmente utilizadas por
los usuarios como son: el editor de documentos, la hoja de cálculo y la herramienta para
presentaciones y en este momento se encuentran ya en una etapa de gran funcionalidad al
incluir una gran parte de las funciones y características básicas de MS Office, además de otras
funcionalidades nuevas creadas por Google.

Desde mi punto de vista, las principales ventajas de Google Docs sobre MS Office son las
siguientes:

1.- No es necesario realizar una Instalación. Para utilizar Google Docs no tienes que instalar
nada en tu computadora. Únicamente tienes que suscribirte al servicio de Google Docs para
comenzar a crear tus documentos. Obviamente, es necesario el acceso a Internet para poder
utilizar Google Docs, lo cual pudiera suponer una desventaja para algunos.
2.- Precio (Gratuito). Google Docs, como muchas otras herramientas de Google es
completamente gratis, y por ahora no incluye publicidad.
3.- Mejor Disponibilidad de la Información. Cuando creas tus documentos en Google Docs
estos quedan almacenados en un servidor de Google por lo que estarán disponibles siempre
que tengas a la mano una computadora o dispositivo móvil con acceso a Internet. Una gran
ventaja de esto es que ya no necesitas copiar tus documentos en un medio de almacenamiento
portátil (memoria USB, disco duro, CD, etc) para transportarlos.
4.- Menor Uso de Recursos. Como todos tus documentos se almacenan en los servidores de
Google, no necesitas guardar nada en el disco duro de tu computadora, ahorrando con esto
una buena cantidad de espacio. La única pregunta que queda aquí es ¿Qué pasará con la
carpeta Mis Documentos de Windows?
5.- Actualizaciones Frecuentes. Algo muy notable para los usuarios de Google Docs es que
siempre nos estamos encontrando con novedades en esta herramienta. El equipo de desarrollo
de Google Docs se encuentra de manera permanente haciendo mejoras y agregando nuevas
funciones y opciones. Estas mejoras y nuevas funciones son agregadas sin que el usuario
tenga que hacer nada más que aprender a utilizarlas. En la parte superior de Google Docs se
encuentra de manera permanente un enlace con el título Nuevas Funciones.
6.- Mayor Compatibilidad. Los documentos creados con Google Docs pueden ser exportados
y descargados con los formatos más populares como son los de MS Office (doc, xls,ppt), HTML
y PDF (Acrobat) de manera natural y sencilla.
7.- Trabajo colaborativo. Google Docs te permite compartir tus documentos con otros
usuarios para que puedan trabajar en ellos de forma colaborativa, lo cual es muy útil para los
grupos de trabajo. Para ello solo deberás enviar una invitación que es recibida vía correo
electrónico.
8.- Organización de Archivos. Google Docs cuenta con un excelente organizador de archivos
que te permite administrar tus documentos de manera sencilla y eficiente. Este administrador
clasifica automáticamente tus archivos por frecuencia de uso, permite crear carpetas y
archivos, compartir y ocultar documentos, resaltar documentos importantes, examinarlos por
autor y por supuesto utilizar un excelente buscador para encontrarlos facilmente.
9.- Importación de Archivos. Google Docs permite importar de forma sencilla documentos
elaborados con MS Office y Open Office, conservando la mayor parte del formato de la
información.
10.- Notificación de cambios. Puedes configurar tu documento de Google Docs para que
automáticamente te informe cuando un colaborador realice algún cambio. Incluso puedes crear
reglas para ser notificado sobre cambios en lugares específicos del documento.

Existen varias ventajas más al utilizar Google Docs, como es la posibilidad de contribuir a su
mejora agregando tus propios artilugios (trozos de código para realizar una nueva función en
tu documento) y otras funciones específicas de cada herramienta que seguramente cautivarán
a más de uno.
Inserte un dibujo de Google Docs.