Sistemas Contables.

Los sistemas tradicionales, que en su momento fueron adecuados, hoy no funcionan debido a la
lentitud con la que procesan la información, y los libros y sumadoras dejaron su lugar a las maquinas
de contabilidad y, más recientemente, a las computadoras.
Con el paso del tiempo y las exigencias de información financiera al día de hoy las empresas
necesitan la información de una manera rápida y con la mayor exactitud posible, por tal motivo los
sistemas contables han ido evolucionando día a día, aunque todavía existen empresas pequeñas que
utilizan los registros manuales la gran mayoría está utilizando lo que es el sistema electrónico el cual
te da en forma instantánea la información financiera y de otras áreas requerida por la empresa, lo cual
es de gran utilidad para los usuarios y la empresa para la toma de decisiones.

CONTABILIDAD: es una técnica que se utiliza para el registro de las operaciones que afectan
económicamente a una entidad y que produce sistemática y estructuradamente información financiera

SISTEMA: Un conjunto de componentes que interactúan para alcanzar algún objetivo común.

Sistemas Contables: Basándonos en las definiciones vistas anteriormente, podemos decir que un
sistema contable comprende los métodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad para
recopilar, organizar, registrar e interpretar la información financiera en forma útil para la toma de
decisiones. Los sistemas de registro son:

1. Manual: Es la forma de procesamiento más simple de contabilidad, donde los registros son
efectuados en forma manuscrita, y haciendo mentalmente los cálculos respectivos.

2. Mecánico: Este sistema se apoya con el uso de calculadoras y máquinas de escribir, así como
máquinas que realizan cálculos y acumulaciones automáticas en las cuentas y/o registran los
conceptos y cantidades en varios documentos a la vez.

3. Electrónico: Se caracteriza por procesar datos mediante un sistema de cómputo. Es el sistema de

trabajo más reciente y se caracteriza por su rapidez y precisión. Emplea para su registro
computadoras, programas contables y administrativos, hojas de cálculo electrónicas, calculadoras
financieras, fiscales, etc.
En algunos trámites fiscales la información puede ser presentada en papel o medios
magnéticos, lo que da la facilidad de hacer correcciones sin tener que volver a capturar todo de nuevo
y sin desperdiciar formas fiscales y demás papelería.
En el registro electrónico, las operaciones que requieren tiempo para ejecutarse se reducen a
recibir los documentos y capturar los movimientos inicialmente, pues el resto del proceso puede ser
realizado automáticamente con las opciones incluidas en el programa de contabilidad o con algún
complemento existente, lo que reduce significativamente el tiempo requerido para el proceso contable
y la presentación de la información, así como las posibilidades de errores aritméticos o de pase de
información entre una etapa y otra.
Existen programas que facilitan el control de inventarios, que al elaborar una factura, permiten
registrar la entrada y salida de mercancías, llevar un adecuado control de los pedidos a proveedores,
ajustes de inventarios, todo lo ocurrido con cada producto.

Características

1. Facilidad de uso. Antes se tomaba nota de cualquier movimiento contable con papel, lápiz y
calculadora en mano. Sin embargo, hoy en día con un ordenador, podemos anotar todas las
transacciones de manera rápida y en cuestión de minutos.

2. Flexibilidad. Es fundamental que el programa de contabilidad se adapte al plan contable de la

empresa y, en definitiva, a todas sus necesidades, para poder gestionar de manera eficaz todas las
operaciones y tratar de emplear la menor cantidad de recursos posibles.
3. Gestión de informes. Genera informes de manera automática, en función de los datos y la
información que hayamos incluido en él.

4. Integración. permiten que los programas de contabilidad sean capaces de integrar la facturación
con la contabilidad de la empresa. Así, si en un módulo se realiza algún movimiento que sea
susceptible de ser contabilizado (tales como facturas a clientes, pedidos a proveedores, etc.), el
sistema procederá a realizar los asientos pertinentes de manera automática.

5. Seguridad. Asimismo, el llevar la contabilidad únicamente en papel acarreaba muchos problemas

de seguridad. Una de las características de los programas de contabilidad es la seguridad, dado que
se accede a través de claves privadas, permite la definición de diferentes usuarios con diferentes
permisos, etc.

Ventajas

1. Velocidad: Puede proporcionar información con mayor rapidez, por lo que puedes realizar en
forma instantánea tareas que consumen mucho tiempo cuando se hacen en forma manual.

2. Volumen de producción Se puede manejar grandes volúmenes de transacciones usando el

sistema contable computarizado, debido a su rapidez en el procesamiento de los datos.

3. Reducción de errores Se reduce mucho el número de errores, debido a que el sistema contable
hace los cálculos con mayor exactitud que un ser humano. Están diseñadas con la característica
de minimizar los errores.

4. Pases automáticos al mayor En un sistema contable computarizado, los informes se pueden

producir automáticamente, tales como: Diarios, Mayores, Estados Financieros, e Informes
Especiales que ayuden a la administración a tomar decisiones.

5. Obtención de información contable oportuna Se puede generar los informes en el momento en

que se requieren, esto siempre y cuando la contabilidad sea llevada al día y oportunamente.

6. Menores costos Se puede reducir el gasto en personal, ya que el trabajo se concentra en menos
personas, debido a que muchas actividades que se realizaban ahora son generados
directamente por el software

7. Impresión automática de documentos Un software contable proporciona mucho de los

documentos que se usan en un negocio: Facturas, Estados Mensuales de Cuentas por Cobrar a
Clientes, Cheques de Nominas, Estados de Ingresos de los Empleados, entre otros.

Desventajas

1. Disminución en la confiabilidad de la información contable Los errores de la computadora son

posibles al hacer el registro contable original en el sistema

2. Pérdida de datos Siempre que las entradas se realizan en un sistema electrónico, la posibilidad
de la pérdida de datos aumenta.

3. Fraude El cambio de conexión y funciones de seguridad pueden resolver el problema de tiempo,

pero alienta otra dificultad: la posibilidad de fraude.

4. Costos Elevados de Software y Hardware El costo inicial puede ser demasiado alto para algunas
empresas, ya que muchas veces los software y hardware con que cuentan no son
suficientemente actualizados tecnológicamente para el software contable a implementar, en todo
 caso debe hacerse el estudio de factibilidad económica para prever la rentabilidad que tendrá
dentro de la empresa.

Elementos:

1. Documentos de soporte: Son documentos que dan evidencia de la realización de transacciones u

operaciones comerciales, estos tienen carácter de legalidad delante de la empresa y terceros.
Dan constancia de operaciones realizadas, Informan las operaciones efectuadas, Sirven como
base de datos para registros contables y Facilitan tareas de fiscalización y control fiscal. Los
documentos son: facturas, recibos de caja, comprobantes de egreso, facturas de servicios
públicos y privados, consignaciones bancarias.
2. Comprobantes de Contabilidad: Previamente al registro del hecho económico en los libros de
primera entrada o resumen, debe elaborarse un comprobante de contabilidad, el cual se debe
elaborar con base en los soportes de orden interno o externo, en idioma español en forma
manual o digital.
3. Plan de cuentas: Conjunto de cuentas con un código y nombre, que describen categorías en las
que se registran las operaciones. Es una relación o listado que comprende todas las cuentas que
pueden de ser utilizadas al desarrollar la contabilidad de una determinada empresa u
organización. Se clasifican en activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos y cuentas de orden.
4. Libros de Contabilidad: El Código de Comercio establece que todo comerciante está obligado a
llevar para su contabilidad y correspondencia, en lengua castellana, el Libro Diario, el Libro
Mayor, el Libro de inventarios y todos los auxiliares que estime convenientes.
5. Estados Financieros: Son aquellos que tienen como propósito cumplir con las necesidades de
usuarios que no están en posición para requerir que una entidad prepare informes a la medida de
sus propias necesidades de información.Software.