2.

CONCEPTO DE DOCUMENTO ADMINISTRATIVO Un documento administrativo es

el soporte que contiene y en el que se registran los actos de la Administración pública, es
decir: la forma externa de dichos actos. Esta definición del Manual de documentos
administrativos, editado por el MAP, se completa con la definición que ofrece el art. 46 de
la LRJ-PAC: «Tienen la consideración de documento público administrativo los
válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones públicas». I.3. FUNCIONES
DEL DOCUMENTO ADMINISTRATIVO Dos son las funciones que cumplen los
documentos: la de constancia y la de comunicación. Constancia • Para asegurar la
pervivencia y la conservación de los actos administrativos como prueba de su existencia,
sus posibles errores o vicios y sus efectos, sean jurídicos, administrativos o meramente
informativos. • Para garantizar los deberes y derechos de los ciudadanos, tales como el de
acceso o la consulta a los registros y archivos de las Administraciones públicas. • Como
testimonio y justificación de la gestión administrativa, que garantiza el control de legalidad.
Los documentos administrativos: Concepto, funciones y características. Clasificación y
características de los documentos administrativos emitidos por la Administración. Estilo
administrativo en la redacción de documentos. 4/48 Comunicación. Aparte de servir de
constancia, el documento es el medio con el que la Administración se dirige a los
ciudadanos, a otras entidades o a los distintos órganos que la integran. En consecuencia, los
documentos también cumplen una función informativa y comunicativa. I.4.
CARACTERÍSTICAS Las características de los documentos pueden dividirse en externas e
internas, según se refieran a su estructura física o a su contenido sustantivo: Caracteres
externos: clase y soporte a) La clase: está determinada por el método empleado para
transmitir la información. Los documentos pueden ser textuales, si la información se
transmite mediante texto escrito (manuscrito, mecanografiado o impreso); también pueden
ser iconográficos (mapas, planos, dibujos, fotografías...); sonoros, o electrónicos e
informáticos (generados en el entorno de los ordenadores: disquetes, CD ROM, etc.). b) El
soporte. En la Administración ha sido predominante -y sigue siéndolo- el documento de
texto sobre el soporte de papel, hasta el punto de identificar el documento administrativo
con el documento escrito. Pero la implantación de las nuevas tecnologías requiere
alternativas modernizadas para el ejercicio del servicio público. Aunque la pervivencia de
la escritura como código de transmisión parece asegurada, los nuevos soportes requieren
codificaciones diferentes de la escritura -los códigos de barras, por ejemplo- para ser
descodificados y entendidos por el destinatario. Caracteres internos a) Emisión. Su emisor
debe ser un órgano administrativo que actúa en el ejercicio de sus competencias. Pese a la
gran trascendencia que los actos del ciudadano tienen en la actividad administrativa -sus
solicitudes, alegaciones o recursos inician e impulsan los procedimientos- no pueden
considerarse documentos administrativos, ya que carecen del elemento subjetivo que Los
documentos administrativos: Concepto, funciones y características. Clasificación y
características de los documentos administrativos emitidos por la Administración. Estilo
administrativo en la redacción de documentos. 5/48 acabamos de definir: ser emitidos por
una autoridad pública en el ejercicio de sus potestades. b) Produce efectos. El documento,
en tanto que soporte del acto administrativo que contiene, produce los mismos efectos de
éste, tanto para el ciudadano, frente a terceros y ante la propia organización administrativa.
Quedan fuera de la condición de documentos administrativos aquellos otros que, como
resúmenes, extractos, índices o anotaciones, no están destinados a producir efecto alguno.
c) Formalización. Para que su emisión sea válida, aparte de los requisitos derivados del acto
que contienen (competencia del emisor, sometimiento al ordenamiento jurídico) hay un
requisito específico para la validez del documento administrativo: se trata de la
formalización. Se entiende por formalización «la acreditación de la autenticidad de la
voluntad del órgano emisor, manifestada mediante firma manuscrita o por símbolos o
códigos que garanticen dicha autenticidad mediante la utilización de técnicas o medios
electrónicos, informáticos o telemáticos» (art. 3 del Real Decreto 1465/1999, de 17 de
septiembre, por el que se establecen criterios de imagen institucional y se regula la
producción documental y el material impreso de la Administración General del Estado, en
adelante, RD1465). La formalización garantiza la autenticidad del documento así como la
voluntad de quien lo emite: se acredita con la firma manuscrita o, si se emplean medios
electrónicos o telemáticos, con símbolos o códigos específicos (firma electrónica). La
formalización es obligatoria en todo documento que contenga actos administrativos,
incluidos los de mero trámite; en los restantes, especialmente los de contenido informativo,
es suficiente con que quede constancia del órgano autor del correspondiente documento. d)
Validez y nuevas tecnologías. La introducción de nuevas tecnologías en la Administración
ha ampliado los requisitos de validez: Autenticidad. Consiste en asegurar la vinculación
entre la identidad del órgano emisor y el acto dictado. En sustitución del soporte papel y la
firma manuscrita tradicional, se van implantando nuevos soportes documentales
electrónicos, virtuales o hipertextuales que, a su vez, requieren fórmulas de autenticidad
adaptadas a sus características, como símbolos, códigos o la Los documentos
administrativos: Concepto, funciones y características. Clasificación y características de los
documentos administrativos emitidos por la Administración. Estilo administrativo en la
redacción de documentos. 6/48 firma electrónica (regulada ésta última por la Ley 59/2003,
de 19 de diciembre). Confidencialidad. El uso de documentos con soporte en las nuevas
tecnologías obliga a adoptar medidas de seguridad con las que evitar que su contenido
pueda ser interceptado por personas ajenas a sus interesados, especialmente cuando
contiene datos personales o de materias clasificadas. Integridad. El medio utilizado no debe
permitir la manipulación o alteración del acto administrativo dictado. Disponibilidad y
compatibilidad. Los soportes, medios y aplicaciones informáticos utilizados por el emisor y
el destinatario deben ser compatibles para permitir el acceso y la comunicación entre
ambos. Conservación de la información. Los medios utilizados deben permitir, asimismo,
la conservación, recuperación y el almacenamiento de los documentos, sea cual sea la
tecnología empleada.¿Qué son documentos administrativos? La actividad administrativa se
distingue por su carácter documental, es decir, por reflejarse en documentos que
constituyen el testimonio de la mencionada actividad. Los documentos administrativos son
el soporte en el que se materializan los distintos actos de la Administración Pública, la
forma externa de dichos actos.
3. Funciones Son dos las funciones primordiales que cumplen los documentos
administrativos: Función de constancia. El documento asegura la pervivencia de las
actuaciones administrativas al constituirse en su soporte material. Función de comunicación
Los documentos administrativos sirven como medio de comunicación de los actos de la
Administración.
4. Características Se pueden apreciar una serie de características que determinan el que un
documento pueda ser calificado como documento administrativo.  Producen efectos: No
cabe calificar de documento administrativo a aquellos documentos que no están destinados
a la producción de efecto alguno como son, por ejemplo, los resúmenes, extractos...Los
documentos administrativos siempre producen efectos frente a terceros o en la propia
organización administrativa.  Son emitidos por un órgano administrativo: El emisor de un
documento administrativo - aquél que lo produce - es siempre uno de los órganos que
integran la organización de una Administración Pública.  Un documento es válido cuando
su emisión cumple con una serie de requisitos formales y sustantivos, exigidos por las
normas que regulan la actividad administrativa.
Tipos de documentos administrativos como
Carta
Circular
Hoja de vida corporativa
Sobre
Constancia
Certificados
Actas
Memorandos
La carta Una carta es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) y
enviado a un receptor (destinatario).
7. Estilos : Formal: Por carta formal se entiende todo tipo de correspondencia de ámbito
profesional, laboral, institucional...etc. Coloquial o informal: Si se dirige a familia o amigos
y se usa un lenguaje coloquial que ambos entiendan. Familiar: Que podría ser un derivado
de la anterior, con la única diferencia de que ésta es específicamente para familiares. Muy
formal: En estos casos se nota una distancia aún mayor con el receptor. Además, al
momento de colocar a quién se dirige la carta debe colocarse: Señor/Señora (su cargo. Ej.:
Directora de la institución).
8. Partes de la carta:  Encabezado: nombre, dirección a quien va dirigida, fecha del día y
lugar al que se dirige.  Saludo: personal o consolidado en fórmulas establecidas. 
Exposición: del asunto, con los temas pertinentes.  Despedida: cortesía con la que se da
término a la carta.  Firma: clara, o en sustitución también puede llevar el nombre en
extenso.  Las cartas también pueden incluir:  Membrete: nombre, dirección, teléfono y
ciudad de la empresa que la escribe (remitente).  Fecha: ciudad, entidad federativa, día,
mes y año en que se expide la carta  Domicilio: nombre, dirección, ciudad y código postal
de la persona a quien se dirige la carta (destinatario).  Vocativo: expresión de cortesía que
une al firmante con el destinatario.  Texto: exposición del asunto que motiva la carta. 
Antefirma: razón social o denominación de la causa.  Posdata (P.D.): algo que te hayas
olvidado de explicar o quieras aclarar.
9. Circular Es un documento de uso interno que dirige una autoridad superior a todos o
aparte de sus subalternos simultáneamente para darle a conocer disposiciones o asuntos
internos para que se cumplan a cabalidad.
18. Certificados Es un tipo de texto administrativo empleado para constatar un determinado
hecho. En el proceso de solicitud de un puesto de trabajo, en especial cuando se trata de una
institución oficial, los certificados son fundamentales para demostrar la formación y la
experiencia. Es un tipo de texto que se produce normalmente a instancias de quien lo
recibe, y por una persona con autoridad suficiente dentro de la institución para establecer
que se ha cumplido con lo afirmado en el documento.
19. Actas Un acta es un documento en el que se asientan los acuerdos tomados en una
reunión y, en forma resumida, las deliberaciones acontecidas en la misma. Normalmente se
escriben directamente en un libro que se llama "Libro de actas". Los requisitos que se
exigen para levantar actas están regulados por el Código de Comercio y también por los
estatutos de la empresa o asociación.
Un documento es un instrumento, es decir, una herramienta que adquiere facultades y uso
en determinados trámites. Cuando no se emplea correctamente, puede meternos en serios
problemas.
3. Tipos1.- Acta de nacimiento.2.-Credencial de elector.3.- Certificado de estudios.4.-
Pasaporte5.- Título y Cédula profesional6.- Cartilla Militar.7.- Visa8.- Licencia de
manejo.9.- Credencial del IMSS10.- Acta de defunción.11.- CURP.12.- Solicitud de
empleo
4. Acta de nacimiento• Es un documento publico probatorio que hace constar de manera
fehaciente la identidad de las persona, la personalidad jurídica del individuo ante la
sociedad, su nacionalidad y filiación.
5. Credencial de elector• Documento expedido por el Instituto Federal Electoral que nos
acredita como ciudadanos mexicanos. Además de poder ejercer nuestros derechos como el
de votar, la credencial de elector sirve como identificación oficial reconocida en todos lados
6. Certificado de estudios• Es el documento que avala la terminación de un ciclo de
estudios.
7. Pasaporte• Es el documento expedido por las autoridades que permite pasar de un país a
otro. El pasaporte supone el permiso y la autorización legal para trasladarse a nivel
internacional.
8. Título y Cédula profesional• El título se otorga al finalizar una carrera. La cédula
profesional es el documento que te acredita legalmente para ejercer tu profesión.
9. Cartilla Militar.• Durante la segunda guerra mundial, aunque México no participó
directamente, el presidente ordenó preparar a los ciudadanos al cumplir la mayoría de edad
en caso de reclutarlos para defender al país. Así nació la cartilla. Actualmente es un
documento que verifica que el ciudadano es mayor de edad.
10. Visa• Una visa o visado una norma entre países para legalizar una entrada o una
estancia de personas en un país donde éste no tenga nacionalidad o libre tránsito
11. Licencia de manejo. • es un documento que acredita una autorización administrativa a
su poseedor la conducción de vehículos por la vía pública.
12. Credencial del IMSS• Es una herramienta moderna con avanzada tecnología en
mecanismos de seguridad, que permite al personal del IMSS agilizar los servicios que se
solicitan, como son servicios médicos, consultas, medicamentos, además de la vigencia de
derechos, las pensiones y subsidios
13. Acta de defunción.• Es un documento oficial extendido por las autoridades
competentes, en las que consta el día y hora de la muerte de una persona, se requiere para
hacer gestiones para el entierro, para la pensión, gestiones legales, herencias, etc.
14. CURP.• La Clave Única de Registro de Población (CURP) es un código único de
Identidad tanto para residentes como extranjeros
15. Solicitud de empleo• Es un documento en el que se solicita un puesto de trabajo en base
a la experiencia y habilidades de un trabajador