¿QUÉ ES CIERRE O ARQUEO DE CAJA DIARIO EN EL PUNTO DE VENTA?

¿QUÉ ES ARQUEO DE CAJA O CIERRE DE CAJA?

El arqueo de caja o cierre de caja, es un método contable que se realiza al final de una jornada
de ventas, para conocer si el efectivo, más otros comprobantes de pago físicos, coinciden con
los valores reportados de ventas en caja.

ARQUEO DE CAJA O CIERRE DE CAJA

El objetivo del arqueo de caja o cierre de caja es proteger el efectivo de los puntos de venta,
considerando que el dinero está constantemente expuesto al público, con la consecuente
facilidad para su pérdida, robo, fraude o simplemente descuido en su contabilización.

El arqueo de caja generalmente se hace a diario, cuando cierra un negocio, o de manera

parcial cuando hay cambio de turnos de cajeros, con el propósito de conocer si el dinero o
medios equivalentes presentes en una caja, coinciden con los datos de ventas que se reportan
en las tirillas de pago, o en el software POS.

Generalmente una caja abre con un valor inicial en efectivo, como punto de partida de las
operaciones diarias. En el transcurso del día se realizan ventas, con o sin descuentos, que se
pagan con diferentes medios de pagos como: efectivo, tarjetas débito, crédito, bonos,
cheques, redenciones de sistemas de puntos, a plazos, o crédito interno, etc.

También puede ocurrir que se tome dinero de la caja para hacer compras a proveedores, pagar
cuentas de luz, agua, etc.; o para otros gastos del negocio como nómina, transportes, u otras
compras internas ocasionales.

CÁLCULO DEL ARQUEO O CIERRE DE CAJA

Así pues, al final del día en el arqueo de caja, se deben consolidar las ventas en sus diferentes
formas de pago, considerando entonces que la operación a realizar sería como se indica:

VD: Suma de ventas diarias

VEF: Efectivo al momento del cierre

VEI: Saldo inicial de la caja

VO: Pagos por los demás medios habilitados

OG: Salidas de dinero para otros rubros

D: Descuentos

CC: Ventas a crédito

VD = VEF + VEI + VO - OG - D - CC
DETECTAR ERRORES EN EL ARQUEO DE CAJA

Durante el proceso de arqueo o cierre de caja se pueden detectar los siguientes errores
presentes en el punto de pago:

1. Un valor de arqueo de caja menor que el reportado (faltante): Esto significa que hay menos
dinero en caja del que debería haber. Esto puede ser ocasionado por:

Errores en devoluciones de dinero,

No se están teniendo en cuenta otras salidas de dinero para compras u otros gastos del
negocio,

Se pierden comprobantes de pago,

Descuentos otorgados a los clientes que no son registrados,

Ventas a crédito o por plazos o,

En el peor caso por robo.

2. Un valor de arqueo de caja mayor que el reportado (sobrante): Aunque esto no pareciera
un problema para el negocio, puede estar indicando otro tipo de fenómenos como que:

Se está entregando menos cambio o devolución de dinero,

Algunos ingresos recibidos por el cajero no son contabilizados o,

Se está cobrando un valor de más por las compras realizadas.

Lógicamente los medios de pago por tarjetas de crédito, débito o cheques, van a tener un
manejo diferente, por lo que sus comprobantes deben ser resguardados para poder realizar las
respectivas conciliaciones bancarias, en el momento de recibir los extractos financieros.

IMPORTANCIA DE SISTEMATIZAR PARA EL ARQUEO O CIERRE DE CAJA

El arqueo de caja diario, se puede volver en un proceso engorroso y conflictivo con los
vendedores en el punto de venta, si no tenemos un control estricto de todas las entradas y
salidas que se realizan en la caja.

El proceso de cierre de caja se empieza a complicar cada vez más cuando:

No tenemos un sistema automatizado para el registro de las ventas, compras y otros costos o
gastos.

Recibimos diferentes medios de pago, que se pueden combinar entre sí para el pago de una
venta.

Movemos dinero de la caja para realizar pagos a proveedores, o para otros gastos del negocio.
Tenemos varias cajas que realizan muchas operaciones diariamente.

Es en este sentido en el que un sistema en la nube para punto de venta como Vendiendo.co,
cobra relevancia porque permite realizar este tipo de procesos de una manera automática, al
permitir:

Tener una caja maestra que se encarga de entregar y recibir efectivo a los cajeros
individualmente. La caja maestra también se relaciona con las cuentas bancarias, para facilitar
el registro de transacciones de entrada y salida hacia los bancos.

Así cada caja maneja individualmente transacciones de venta, registrando pagos en efectivo,
con tarjetas de crédito, débito, bonos, cheques, a crédito, a plazos, descuentos o redención de
puntos.

También permite registrar compras a proveedores, salidas de dinero para cubrir costos fijos o
para cualquier otro tipo de gastos del negocio, como salidas de la caja maestra o individuales,
con el fin de ser tenidas en cuenta en el arqueo de caja al cierre del día.

En consecuencia debe haber un cierre de cada caja individual, para realizar el arqueo de caja
maestra del negocio.

Con toda esta información, se tiene un reporte de cierre de caja con todas las transacciones de
entrada y salida, permitiendo validar la congruencia del efectivo y demás formas de pago, con
los registros de ventas.

Adicionalmente, en los reportes de cierre de caja, encontramos los números de comprobantes

de los pagos con tarjetas de crédito o débito, lo que nos va a permitir luego hacer la
conciliación bancaria de dichas ventas.

Haciendo uso de un software POS (para punto de venta), podemos ahorrarnos muchos dolores
de cabeza, en ambientes de trabajo donde existe mucha improvisación, mal control e
ineficiencia en los procesos internos.
 ARQUEO DE CAJA

El Arqueo de Caja consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso
determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por
tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en
Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber si los controles internos se
están llevando adecuadamente. Esta operación es realizada diariamente por el Cajero.

Los auditores o ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no
previstas por el Cajero. Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o
sobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro mayor.

Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada “Diferencias de

Caja”. Se le cargan los faltantes como pérdidas y se abonan los sobrantes como ingresos. Si no
se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta “Diferencias de Caja” se deberá
cancelar contra la de “Pérdidas y Ganancias”.

Lo normal es que la suma de los diversos comprobantes de egresos y el efectivo sea igual al
total del fondo asignado a la Caja Chica; pero puede suceder que se haya hecho un pago que
no se ha relacionado, o se cancela un comprobante por una suma mayor o menor, o el cajero a
hecho un uso indebido del mismo. Todo esto puede originar faltantes o sobrantes de dinero en
la Caja Chica.
EJEMPLO

DESCRIPCION Valor Cantidad Importe Total

Efectivo en Caja
v ¨ Moneda fraccionaria $ 0.01 xx xxx.xx
v ¨ Moneda fraccionaria 0.02 xx xxx.xx
v ¨ Moneda fraccionaria 0.05 xx xxx.xx
v ¨ Moneda fraccionaria 0.10 xx xxx.xx
v ¨ Moneda fraccionaria 0.20 xx xxx.xx
v ¨ Moneda fraccionaria 0.40 xx xxx.xx
v ¨ Moneda fraccionaria 1.00 xx xxx.xx
v ¨ Moneda fraccionaria 3.00 xx xxx.xx
 v ¨ Billetes de $ 1.00 1.00 xx xxx.xx
v ¨ Billetes de $ 3.00 3.00 xx xxx.xx
v ¨ Billetes de $ 5.00 5.00 xx xxx.xx
v ¨ Billetes de $ 10.00 10.00 xx xxx.xx
v ¨ Billetes de $ 20.00 20.00 xx xxx.xx
v ¨ Billetes de $ 50.00 50.00 xx xxx.xx xxx.xx
Comprobantes número
v ¨ xxx.xx
v ¨ xxx.xx
v ¨ xxx.xx
v ¨ xxx.xx xxx.xx
Total xxx.xx
Importe de la Caja Chica xxx.xx
Faltante o sobrante xxx.xx

En el caso de que se detecte un faltante, se tienen dos alternativas:

v ¨ Cobrarle el faltante al Cajero.

v ¨ Considerar como un gasto para la empresa.

Si por el contrario arroja como resultado un sobrante, el mismo se debe abonar a una cuenta
de otros ingresos.

v Existen algunos aspectos a tener en cuenta en un arqueo de caja:

El saldo inicial, en ocasiones la gestión se prefiere realizar en base a una misma cantidad de
dinero al iniciar el día

v La gestión de pagos, en ocasiones los pagos se realizan con una caja alternativa.

v La retirada de dinero al banco al finalizar el día.

v El control de los cobros realizados según los medios de pago permitidos por el local

Cada uno de estos aspecto puede parecer que al ser variado nos complican la gestión y por
ende el cuadre de caja, pero nada más lejos de esta idea.

Vamos a comentar el método tradicional, la operación que se realiza y en consecuencia que

problemas pueden surgir.

v MÉTODO TRADICIONAL:

Se inicia el día con una cantidad fija de dinero que normalmente se cuenta y verifica al iniciar la
actividad, o bien está ya preparada en la caja. (Suele ser el método habitual en supermercados
por los cambios de cajeros y con el fin de no parar la actividad).

En el método tradicional no hay gestión de cobros, por lo que cualquier pago por caja se
realiza con dinero externo (en ocasiones muy mal controlado).

- Al finalizar el día o el turno, simplemente se cuenta el dinero de caja, se resta el saldo inicial y
el resultado debe coincidir con lo que nuestro terminal indica que ha sido vendido.

v VENTAJAS:

- Máxima simplicidad en el proceso, apenas admitimos las operaciones de ventas.

- Cambio rápido de cajero en el mismo terminal

- Operación de cálculo simple Dinero de Caja - Saldo inicial = Ventas

- Al banco normalmente se lleva la misma cantidad de dinero

v INCONVENIENTES:

- No permite la manipulación de la caja por varias personas y si fuera así no hay control para
un posible descuadre

- Cualquier vendedor que tenga acceso a la venta de caja puede realizar un cuadre manual y es
un camino susceptible de convertirse en fuente de hurtos a caja

- El descuadre de caja se descuenta del dinero a banco, por lo que la intención de que banco =
ventas es poco menos que imposible
- Si el descuadre se realiza contra el saldo inicial puede quedarse sin dinero en caja para las
operaciones, o bien necesitar el proceso de ingreso a caja

v CONCLUSIÓN:

- Es un método solo recomendable para supermercados o líneas de caja

- Solo ayuda al posible hurto, salvo que la caja sea gestionada por una única persona

- No ayuda a conocer lo vendido por el dinero del banco.

¿QUÉ ES ARQUEO DE CAJA?

El arqueo de caja es el análisis de las transacciones del efectivo, en un momento determinado,

con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y si el saldo que
arroja esta cuenta corresponde con lo que se encuentra físicamente en caja en dinero efectivo,
cheques o vales.

Todo negocio debe hacerlo para comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y
por tanto el saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en
Caja en dinero efectivo, cheques o vales.

El arqueo de caja es el análisis de las transacciones del efectivo, en un momento determinado,

con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y si el saldo que
arroja esta cuenta corresponde con lo que se encuentra físicamente en caja en dinero efectivo,
cheques o vales.

También sirve para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente. Los
auditores o ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no
previstas por el cajero. Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o
sobrantes, con respecto a la cuenta de control del Libro Mayor.

Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada diferencias de caja.

Se le cargan los faltantes como pérdidas y se abonan los sobrantes como ingresos. Si no se
subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta diferencias de caja se deberá
cancelar contra la de pérdidas y ganancias.

Para poder comprender el arqueo de caja primero se tiene que definir lo que significa
recuento de caja, ya que se tiende a denominar a las dos operaciones por igual:

Recuento de caja: consiste en contar y anotar el dinero en metálico (billetes y monedas) que
existe en caja al finalizar el período, obteniendo la suma total, y verificar los documentos de
cobro y pago justificativos de las anotaciones de libro de caja.

Arqueo de caja: es la comprobación de que los totales del recuento de caja coinciden con los
saldos finales que figuran en el libro de caja.
En el caso de que existan tales diferencias, se deberá analizar sus causas, entre las cuales se
podrían citar las siguientes:

Errores en el registro contable

Extravío o falta de justificantes

Errores en los cobros o en los pagos.

Una vez analizado el origen de las citadas diferencias se deberá ajustar el saldo contable al
importe que arroja el arqueo. Para ello, generalmente, la empresa puede optar por las
siguientes alternativas:

1. Designar un cajero que se haga responsable de las diferencias de arqueo: En este caso, al
cajero responsable se le suele pagar una cantidad de dinero estipulada que recibe la
denominación de quebranto de moneda. normalmente incluida en su sueldo, con la finalidad
de que responda en todo momento de las diferencias de arqueo que se originen. De esta
forma, las diferencias surgidas serán cubiertas por el propio cajero y, por tanto, las existencias
finales según arqueo coincidirán siempre con el saldo contable de las cuentas representativas
de caja, no generando anotación contable alguna.

2. Asumir como propias las diferencias de arqueo: Si la empresa optase por esta alternativa,
las diferencias de arqueo deberán reasignarse contablemente cargando o abonando las
cuentas de caja con abono o cargo, respectivamente, a una cuenta diferencial cuyo saldo se
imputará finalmente al resultado del ejercicio.
¿Qué es la conciliación bancaria?

Es una comparación que se hace entre los apuntes contables que lleva una empresa de su
cuenta corriente (o cuenta de bancos) y los ajustes que el propio banco realiza sobre la misma
cuenta

Es un proceso que permite comparar los valores que la empresa tiene registrados de una
cuenta de ahorros o cuenta corriente con los valores que el banco le suministra por medio del
extracto bancario, que suele recibirse cada mes.

Proceso de conciliación

El proceso es el siguiente: la empresa va registrando todos los movimientos en un libro auxiliar

y, a su vez, el banco hace lo mismo, al mes el banco suele enviar a cada uno de sus clientes, un
estado de cuenta en el que se detallan todos los asientos realizados, un extracto bancario.

¿Y si no coinciden los datos?

El saldo final del banco casi nunca coincide con el saldo que muestran los libros contables de la
empresa debido solo al tiempo en el que se registran las partidas.

Por ejemplo, hay hechos económicos que la empresa ya ha apuntado en sus libros contables
pero que el banco aún no ha registrado porque los contabiliza la semana siguiente.

¿Qué es una conciliación bancaria y cómo se hace?

Cuando tenemos una empresa es imprescindible que las cuentas cuadren y sean un fiel reflejo
de la realidad de la empresa; por ello, cuando los saldos arrojados por nuestra cuenta bancaria
no coinciden con nuestro libro de bancos se hace necesario llevar a cabo una conciliación
bancaria. Y para ello debemos aprender cómo conciliar bancos.

Definición de conciliación bancaria

Una conciliación bancaria consiste en la comprobación, por parte de la empresa, de sus libros
contables y los extractos de sus cuentas corrientes, de la coincidencia con los apuntes
contables que el banco hace sobre las mismas cuentas.

Su finalidad es que los libros de contabilidad coincidan con los extractos del banco y que los
saldos también cuadren. Para ello, se utiliza la norma 43 de la Asociación Española de la Banca,
con el objetivo de utilizar todos los mismos patrones y métodos.
CONCILIACION BANCARIA

Será más fácil realizarlo cotejando uno a uno cada elemento y comprobándolos en cada
documento, ya que así será difícil dejarse atrás alguno. El trabajo es centrarse sobre todo en
las partidas que no coincidan.

Si todo va bien y si la conciliacion contable es exitosa, podrá afirmarse que la salud económica
de la empresa es envidiable. Por esta razón, se recomienda no dejar pasar mucho tiempo entre
una conciliación financiera y otra, así como no dejar de hacerla, pues si transcurre demasiado
tiempo será más difícil cuadrar las cuentas, comprobar facturas o contactar con proveedores o
clientes si hiciese falta. Además, tener una información financiera fiable y actualizada es
sinónimo de éxito y estabilidad.

Tipos de conciliación bancaria

Los dos tipos de conciliación bancaria más comunes son:

La conciliación aritmética o individual, que consiste en acoplar los saldos, es decir, partiendo
del saldo de los libros contables de la empresa, utilizar las diferencias que haya entre sus
cuentas para llegar al saldo que señala la entidad bancaria. Para ello se harán todos los ajustes
contables necesarios hasta actualizar el saldo del libro de bancos. Este libro será válido cuando
contenga todas las operaciones realizadas en ese mes que estén verificadas en el extracto
bancario.

La conciliación contable o conjunta es diferente porque atiende a quien le corresponde

ejecutar las correcciones. Para esto redacta un documento con toda la información sobre las
partidas no correspondidas y lo utiliza para elaborar las “pólizas de corrección”. Si los errores
son del banco, se le avisará para que sea solucionado, y si los errores los cometió la empresa,
lo harán sus responsables.

¿Cómo se realiza una conciliación bancaria?

¿Te preguntas cómo conciliar bancos? El proceso es bastante sencillo. El dueño de la empresa
debe ir registrando en sus libros todos los movimientos contables que se producen en su
cuenta bancaria. Para ello utiliza un libro auxiliar de bancos. Su banco debe ir haciendo
exactamente lo mismo: llevar un control de todo el tráfico de dicha cuenta.

Al mes, a los quince días o cada semana, dependiendo del banco y de cada cliente, la entidad
enviará al dueño de la empresa un “estado de cuenta” con todos los movimientos anotados. La
empresa procederá a confrontar su información con la proporcionada por el banco, con el fin
de determinar si los movimientos y los saldos coinciden entre sí y, en caso de que no sea así,
determinar cuál es la razón. Puede ocurrir que ambos saldos sean diferentes por distintas
razones, quizás porque la aplicación del criterio del devengo se haga de distinta manera en una
cuenta corriente y en una empresa, o porque al tiempo en que se registra cada partida en las
cuentas de una pyme o en el banco, por ejemplo un acontecimiento económico que la
empresa ya haya registrado, el banco no la refleja hasta que la contabilice.
Para solucionarlo se harán ajustes contables en algunos elementos, se realizarán pequeñas
anotaciones contables con el fin de detectar problemas, se harán aclaraciones o se
puntualizará algún detalle.

CONCILIACIÓN BANCARIA
La conciliación bancaria busca encontrar las diferencias que existen al comparar el estado de
cuenta del banco con los registros contables que aparecen en los libros de la empresa. El
propósito de la conciliación bancaria es asegurar que el banco y la empresa están de acuerdo
en las diferentes actividades y operaciones que se realizan con relación a la cuenta bancaria de
la empresa.

Elementos en una conciliación bancaria.

Dentro de una conciliación bancaria podemos encontrar distintos elementos que estaremos
definiendo y desarrollados a continuación:

El cheque: lo podemos definir como una orden escrita y firmada por personas autorizadas que
autorizan al banco a pagar una cantidad específica de dinero a una empresa o persona. Este
está compuesto por el girador (quien firma el cheque), el banco (sobre el cual está avalado el
cheque) y el portador (la persona o empresa a quien se va a pagar el cheque).

Cheque en tránsito: son cheques emitidos por la empresa y registrados en sus libros
contables, pero que al corte del estado bancario no han sido presentados al banco para su
pago, es decir, no han sido cambiados en el banco.

Depósito: corresponden el dinero que la empresa deposita diariamente en la cuenta,

correspondiente de los pagos de sus clientes.

Depósitos en tránsito: son aquellos depósitos elaborados y registrados en la empresa, pero

que han llegado al banco después de la fecha de corte del estado bancario.

Notas de Crédito: son depósitos de efectivo que el banco hace en la cuenta corriente de la
empresa por un préstamo que haya solicitado la empresa, por intereses ganados, por el cobro
de un documento o por corrección de errores.

Notas de débito: corresponden a los cargos que hace el banco por el manejo de cuentas,
impresión de chequera, por el manejo de documentos, por cheques devueltos, por abono a
préstamo, por intereses, comisiones y demás cargos.
PROCEDIMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN DE UNA CONCILIACIÓN BANCARIA.

Sumar los depósitos emitidos por la empresa, compararlos con los depósitos que aparecen en
el estado del banco y marcar los que coinciden (✔). Para determinar aquellos que se quedaron
en tránsito y verificar si se cometió algún error al registrar uno de ellos.

Sumar los cheques emitidos por la empresa, compararlos con los que aparecen el estado del
banco y marcar los que coinciden (✔). Para así poder determinar los cheques en tránsitos y
también saber si se cometió algún error al registrar alguno de ellos.

Determinar el origen de las notas de créditos, las notas de débitos y de los errores que comete
el banco y/o la empresa al registrar algunos depósitos o cheques.

Sumar al balance según banco al cierre de mes, los depósitos que quedaron en transito y algún
error que se haya cometido. A este resultado (sub-total) se le restan los cheques que quedaron
en tránsito y algún error que se haya cometido, lo cual dará como resultado el balance
conciliado según banco.

Sumar al balance según libro al inicio del mes (balance conciliado del mes anterior), los
depósitos emitidos por la empresa, las notas de créditos y algún error que se haya cometido.
Al resultado (Sub-total) se le restan los cheques emitidos por la empresa, las notas de débitos y
algún error que se haya cometido, lo que da como resultado el balance conciliado según libro.

NOTAS IMPORTANTES PARA LA CONCILIACION:

Los cheques y depósitos en tránsito del mes que se está conciliando regularmente aparecen en
el estado del banco al mes siguiente, los cuales no se deben tomar en cuenta en el mes que
llegaron. En el caso de que alguno de ellos no aparezca el mes siguiente se debe mantener en
tránsito junto a los del mes que se está conciliando según libro.

Los errores que comete el banco y que no los corrigen en el mes que esta conciliado, se deben
transferir a las conciliaciones siguientes hasta que el banco los corrija. Cuando este sucede no
se toman en cuenta para fines de conciliación ni se registran en los libros de la empresa.

Las notas de créditos aumentan el efectivo de la empresa y las notas de débitos disminuyen el
efectivo de la empresa y se registran en los libros de la empresa junto con los errores que este
haya cometido.

Acción a tomar con los errores en la conciliación.

Errores cometidos por el banco.

Un error Mayor en un depósito, se resta junto a los cheques en tránsito.

Un error menor en un depósito, se suma junto a los depósitos en tránsito.

Un error mayor en un cheque, se suma junto a los depósitos en tránsito.

Un error menor en un cheque, se resta junto a los cheques en tránsito.

Errores Cometidos por la empresa.

Un error mayor en un depósito, se resta junto con los cheques emitidos y las notas de débitos.

Un error menor en un depósito, se suma junto a los depósitos emitidos y las notas de créditos.

Un error mayor en un cheque, se suma junto a los depósitos emitidos y las notas de créditos.

Un error menor en un cheque, se resta junto a los cheques emitidos y las notas de crédito.