PENGURUSAN SELEPAS

MESYUARAT

LOGO
 SELEPAS MESYUARAT

1 Mesyuarat Post Moterm

2 Draf Minit Mesyuarat

3 Maklum Balas

4 Laporan Pelaksanaan
 MESYUARAT POST MORTEM

Post-mortem diadakan selepas selesai sesuatu majlis /

mesyuarat bagi mengukur tahap kejayaan pelaksanaan
majlis / mesyuarat berkaitan.

Post-mortem juga diadakan untuk mencari punca

kelemahan serta cara-cara mengatasinya bagi majlis /
mesyuarat yang akan datang.

Post-mortem tidak akan mendapat

kerjasama dari pihak yang terlibat
seandainya digunakan untuk
mencari kesalahan seseorang.
 MESYUARAT POST MORTEM
MASALAH
KOMEN DAN ANALISIS
• Apa perkara yang salah?
• Pengurusan Mesyuarat • Apa proses yang tidak selaras
• Perancangan dengan perancangan?
• Sumber • Apa proses khusus yang
• Skop menyebabkan masalah
• Jadual timbul?
• Komunikasi • Apa kesan kepada masalah
• Bajet yang dihadapi (bajet, jadual
• Pasukan dll) ?
• Peralatan • Masalah teknikal ?
• Amalan
• Hasil
KESELURUHAN MESYUARAT
KEJAYAAN
• Bincang matlamat dan objektif asal
• Apa perkara dibuat seperti mesyuarat.
dirancang ? • Kriteria kejayaan pelaksanaan
• Apa perkara yang berjalan lancar ? mesyuarat.
• Penemuan yang berguna.
• Pengalaman berharga.
 DRAF MINIT MESYUARAT

• Perbincangan dengan semua pencatat minit

bagi penyediaan draf minit mesyuarat diadakan
sehari selepas mesyuarat.

• Draf minit disediakan dalam tempoh tiga (3)

hari selepas mesyuarat.

• Minit mesyuarat yang diluluskan diedarkan

dalam tempoh tujuh (7) hari dari tarikh
mesyuarat.

• Setiausaha MTMD meneliti dan menyemak draf

minit mesyuarat sebelum diserahkan kepada
Pengerusi untuk kelulusan dan edaran.
 TAJUK MESYUARAT

SULIT

MINIT MESYUARAT JAWATANKUASA KABINET

MEMBANTERAS DADAH (JKMD)
BIL. 1/2017

Tarikh : 19 Mei 2017 (Rabu)

Masa : 4.00 petang

Tempat : Bilik Persidangan EPU, Bangunan

Perdana Putra, Putrajaya
 KEHADIRAN
HADIR:

1. YAB Dato’ Seri. Dr. Ahmad Zahid bin Hamidi - Pengerusi

Timbalan Perdana Menteri

2. YB Senator Tan Sri Dr. Koh Tsu Koon

Menteri di Jabatan Perdana Menteri
(Jabatan Perpaduan Negara & Integrasi Nasional)
.
.
.
20. YBhg. Dato’ Seri Alwi bin Hj Ibrahim - Setiausaha
Ketua Setiausaha
Kementerian Dalam Negeri

TURUT HADIR :

1. Dr. Saharudin bin Haji Ismail

Setiausaha Bahagian Sukan
Kementerian Pengajian Tinggi

URUSETIA :

1. YBhg. Dato’ Dr. Abd. Halim bin Mohd Hussin

Ketua Pengarah
Agensi Antidadah Kebangsaan
 PERUTUSAN PENGERUSI

1. PERUTUSAN YAB DATO’ SERI PENGERUSI

1.1 YAB Dato’ Seri Pengerusi mengucapkan terima kasih kepada

semua ahli mesyuarat yang hadir. Beliau juga merakamkan
ucapan penghargaan kepada semua pihak terutamanya Agensi
Antidadah Kebangsaan (AADK) selaku Urus Setia yang telah
berjaya menggerakkan Mesyuarat Khas JKMD ini.

1.2 Seterusnya YAB Dato’ Seri Pengerusi memaklumkan bahawa

tujuan mesyuarat ini diadakan adalah untuk membincangkan
tentang keputusan utama Mesyuarat Jawatankuasa Kabinet
Membanteras Dadah (JKMD) Bil. 1/2017 pada 18 Mac 2017
yang lalu supaya Kementerian Dalam Negeri (KDN)
menyediakan satu laporan berkaitan tanggapan Malaysia
sebagai hub / transit bagi aktiviti penyeludupan dadah.
Mesyuarat Khas JKMD diadakan ini bertujuan bagi mendengar
dan meniliti pembentangan Laporan Khas berkenaan.
 PENGESAHAN MINIT

2. PENGESAHAN MINIT MESYUARAT JAWATANKUASA

KABINET MEMBANTERAS DADAH (JKMD) BIL. 1/2017

2.1 Minit Mesyuarat Jawatankuasa Kabinet Membanteras

Dadah (JKMD) Bil. 1/2017 disahkan tanpa apa-apa pindaan.

ATAU

2.1 Minit Mesyuarat Jawatankuasa Kabinet Membanteras

Dadah (JKMD) Bil. 1/2017 disahkan dengan pindaan yang
berikut :
(i) .........................
(ii) ..........................
 PEMBENTANGAN KERTAS KERJA

4.1 LAPORAN TANGGAPAN MALAYSIA SEBAGAI HUB / TRANSIT

BAGI AKTIVITI PENYELUDUPAN DAN PENGEDARAN DADAH

4.1.1 Kertas Kerja ini disampaikan oleh Encik Suhaimi bin Abdullah,
Timbalan Ketua Pengarah (Pengurusan), AADK Malaysia.
Kertas ini bertujuan memaklumkan kepada Mesyuarat
Jawatankuasa Kabinet Membanteras Dadah (JKMD)
mengenai hasil kajian Jawatankuasa Khas mengenai:-

a. Aktiviti dan tren penyeludupan dan pengedaran dadah;

b. Menganalisis mengenai tanggapan Malaysia sebagai

negara hub / transit bagi aktiviti penyeludupan dan
pengedaran dadah; dan

c. Mengemukakan cadangan tindakan pelaksanaan secara

bersepadu bagi menangani aktiviti penyeludupan dan
pengedaran dadah di Malaysia.
Tindakan : Makluman
 PEMBENTANGAN KERTAS KERJA

4.1.7 Bagi cadangan pertambahan perjawatan, YAB Tan Sri Pengerusi

memutuskan agar perjawatan sedia ada di”mobilise” tanpa
pertambahan perjawatan.
Tindakan : PDRM dan JKDM

4.1.9 YAB Tan Sri Pengerusi tidak bersetuju dengan cadangan untuk
memendekkan tempoh pas lawatan sosial warganegara Iran dari
90 hari kepada 30 hari. Walau bagaimanapun, beliau
mencadangkan agar kawalan penguatkuasaan di pintu masuk
diperketatkan. YAB Tan Sri Pengerusi juga memutuskan
penggunaan VOA dihapuskan dan ia adalah selaras dengan
cadangan inisiatif Makmal Pengurusan Warga Asing.

Tindakan : Jabatan Imigresen

Malaysia (JIM)
 HAL-HAL LAIN DAN PENANGGUHAN MESYUARAT
6. HAL-HAL LAIN

6.1 PENILAIAN SEMULA PEKERJA ASING DI PINTU MASUK

UTAMA NEGARA

6.1.1 Mesyuarat dimaklumkan bahawa …….. Mesyuarat

memutuskan agar pihak PDRM dan Kastam ……
KLIA. Mesyuarat juga memutuskan agar ........negara.

Tindakan : PDRM dan Kastam

7. PENANGGUHAN MESYUARAT

7.1 Mesyuarat ditangguhkan pada jam 5.10 petang dengan

ucapan terima kasih daripada YAB Tan Sri Pengerusi kepada
semua ahli mesyuarat.

Agensi Antidadah Kebangsaan

Kementerian Dalam Negeri SULIT
19 Mei 2017
 MINIT PIAWAIAN AADK
BIL. PERKARA PIAWAIAN
BIL. PERKARA PIAWAIAN 10. English Italic
1. Saiz Font 14 11. Perkataan 1. Bold
Sulit 2. Arial
2. Jenis Font Arial
3. Uppercase
3. Font Color Hitam 4. Atas Kiri
4. Kehadiran 1. Hadir 5. Bawah Kanan
2. Ahli Jemputan 12. Pages 1. Bold
3. Urus Setia 2. Arial
5. Numbering 1., 2., 3., 4., 5.... 3. Centred
1.1, 2.1, 3.1, 4.1,... 13. Tindakan 1. Bold
1.1.1, 2.1.1, 3.1.1... 2. Italic
i, ii., iii., iv., v.... 3. Kanan
a., b., c., d., e... 4. Agensi / Jabatan
6. Line Spacing 1.5 line berkaitan

7. Aligment Justified
8. Tabs Once
9. Tajuk 1. Bold
2. Uppercase
 MINIT MESYUARAT BERKUALITI
Minit mesyuarat berkualiti mengamalkan prinsip 5C+1P :

 BETUL / TEPAT (CORRECT/ACCURATE)

 Data, fakta dan maklumat yang betul, tepat dan accountable,
gunakan data semasa, data terdahulu boleh digunakan
sebagai perbandingan

 PADAT (CONCISE)
 Tulis seberapa ringkas yang boleh tetapi padat, mencakupi
semua perkara yang perlu.

 LENGKAP (COMPLETE / COMPREHENSIVE)

 Mempunyai data, fakta dan maklumat yang lengkap,
lampiran yang perlu, menyatakan bahan-bahan rujukan.
 MINIT MESYUARAT BERKUALITI

 JELAS (CLEAR)
Huraian yang jelas, menggunakan bahasa yang mudah
difahami, mengikut urutan logik (logical sequence), susun
atur yang baik dan menarik (layout), ilustrasi yang menarik
dan pelbagai. Ikut tahap kepentingan, ikut hierarki
(hierachical) iaitu penyataan umum diikuti oleh butir-butir /
perincian, perbandingan (comparative) iaitu sesuatu idea
dibandingkan dengan idea lain. Digunakan bersama
dengan mana-mana dua di atas.
 MINIT MESYUARAT BERKUALITI

 MENYAKINKAN (CONVINCING)
Matlamat utama kertas – untuk mendapat sokongan /
pertimbangan, semua asas / sebab / hujah (argument) perlu
menyakinkan.

 BERSOPAN (POLITE)
Menggunakan gaya bahasa dan penulisan yang
bersesuaian, tidak keras.
 PENGGUNAAN BAHASA

 Bahasa Malaysia, bila perlu terjemahan Bahasa Inggeris

disertakan.

 Mengguna ejaan baru.

 Istilah teknikal atau perkataan yang mungkin menimbulkan

kekeliruan hendaklah dijelaskan sewajarnya
• Penjelasan dalam kurungan, atau
• Nota kaki, atau
• Lampiran penjelasan istilah, dan
• Perkataan Bahasa Inggeris dicondongkan (italic).
 CONTOH SURAT EDARAN MINIT
Ruj. Kami : ADK(S) 20/1/1/11 (69)
Tarikh : 07 Julai 2017
Kepada
Seperti Senarai Edaran

YB Menteri / YBhg. Tan Sri / Dato’ / Datuk / Tuan / Puan

MINIT MESYUARAT JAWATANKUASA BERTINDAK

RAWATAN DAN PEMULIHAN BIL. 1/2017

Dengan hormatnya saya diarah merujuk kepada Mesyuarat Jawatankuasa

Bertindak Rawatan dan Pemulihan (JRP) Bil. 1/2017 yang telah diadakan
pada 30 Jun 2017 di Kementerian Kesihatan Malaysia, Putrajaya.

2. Sukacita bersama-sama ini dikemukakan minit bagi mesyuarat tersebut

untuk perhatian pihak YB Menteri / YBhg. Tan Sri / Dato’ / Datuk / Tuan /
Puan.

3. Sehubungan itu, dapatlah kiranya pejabat YBhg. Tan Sri / Dato’ / Datuk /
Tuan / Puan mengemukakan maklumbalas / tindakan susulan berkaitan
perkara-perkara berbangkit dari mesyuarat tersebut kepada Urus Setia
MTMD AADK dalam bentuk soft copy dan hard copy atau melalui e-mel
kepada mtmd@adk.gov.my atau faks no. 03-8926 2150 selewat-lewatnya
sebelum atau pada 07 Ogos 2017.

4. Untuk sebarang pertanyaan, sila hubungi Encik Zulkiflee bin Mohamad

atau Puan Maizura Zakaria di talian 03-8911 2421/ 2564 .

Sekian, terima kasih.

 MAKLUM BALAS

Urus Setia memastikan maklumbalas pelaksanaan

keputusan mesyuarat diterima seminggu sebelum
tarikh mesyuarat yang berikutnya.

Urus Setia mengumpul dan memfailkan semua

maklumbalas pelaksanaan keputusan mesyuarat
serta menyediakan Laporan Berkala kepada
Pengarah Negeri dan Ketua Pengarah AADK Ibu
Pejabat.
 MAKLUM BALAS

• Keputusan mesyuarat memerlukan maklum balas

mengenai pelaksanaan program-program / aktiviti-
aktiviti yang melibatkan agensi-agensi yang menjadi
ahli MTMD.

• Tanggungjawab penyediaan laporan maklum balas

hendaklah diberi kepada agensi yang
bertanggungjawab menyelaras pelaksanaan
program / aktiviti.
 CONTOH MAKLUM BALAS
BIL KEPUTUSAN
3.3 Program Rawatan ARV
(Antiretroviral) di kalangan
penghuni PUSPEN yang
dijangkiti HIV
Mesyuarat mengambil maklum
bahawa sehingga Februari 2010,
seramai 16 orang penghuni
PUSPEN layak menerima
rawatan ARV .
STATUS TERKINI
Program Strategik Kebangsaan HIV/AIDS bagi tahun 2011-
2015 telah dibentangkan kepada Ketua Pengarah Kesihatan
dan secara dasarnya telah dipersetujui. Pelan Strategik ini
menggantikan bagi pelan strategik HIV/AIDS yang terdahulu
bagi tahun 2006-2010. Bagi pelan strategik kebangsaan
yang baru, Jawatankuasa kerja bagi rawatan ARV
khususnya bagi pelatih di PUSPEN serta banduan Penjara
akan dibincangkan secara bersama, (tidak lagi secara
berasingan) yang juga turut melibatkan program Harm
Reduction. Jawatankuasa ini akan bersidang pada bulan
Julai 2011.
Sehingga bulan Disember 2010, KKM telah melatih seramai
137 dari 186 (74%) Pakar Perubatan Keluarga dari seluruh
negara yang boleh memulakan (able to initiate ARV
treatment at Primary Health Care Clinics) rawatan ARV di
Klinik Kesihatan. Sehubungan itu, pihak PUSPEN adalah
digalakkan supaya menghantar pelatih ke klinik kesihatan
yang berdekatan di peringkat jagaan asas.
[KKM]
 MAKLUM BALAS

Laporan Maklum Balas Urus Setia

• Cabutan keputusan
• Ringkasan dan ulasan urusetia
• Maklumbalas dari jabatan-jabatan
• Senarai jabatan yang belum memberi
maklumbalas
Format Maklum Balas
Cabutan keputusan ●
Kedudukan terkini ●
Peringkat pelaksanaan / pencapaian ●
Masalah pelaksanaan ●
Cadangan penyelesaian masalah ●
 FORMAT MAKLUM BALAS

Jabatan / Agensi / Bahagian / Unit : ..........................................................

BIL. PERKARA MAKLUMBALAS

Tandatangan : .............................................
Nama Pegawai : .............................................
Tarikh : ..................................................
 PENGESANAN MAKLUMBALAS

• Bilangan
• Rujukan minit
• Perkara
• Tarikh hantar
• Jabatan atau Agensi
• Tarikh maklum balas patut diterima – oleh Urus Setia
• Tarikh maklum balas diterima – oleh Urus Setia
• Tarikh maklum balas dibentangkan
• Status
 FORMAT PENGESANAN MAKLUM BALAS

Bil Rujukan Perkara Tarikh Jabatan / Maklum Balas Status

Minit Hantar Agensi Tarikh Tarikh Tarikh Tamat /
Patut Terima Bentang Sambung
Terima
 FOLLOW THROUGH / FOLLOW UP

FOLLOW THROUGH

• Memastikan tindakan diambil ke atas sesuatu keputusan

yang telah dibuat dalam mesyuarat untuk disiapkan oleh
sesebuah agensi / jabatan.

FOLLOW UP

• Sesuatu aktiviti / program / keputusan mesyuarat yang telah

dilaksanakan diteruskan dengan memastikan kejayaan dan
tindakan selanjutnya.

• Meningkatkan keberkesanan dan kejayaan sesuatu aktiviti

yang telah dibuat atau berulang dengan mengambil tindakan
lanjut.
TERIMA KASIH
WE CARE, WE SERVE

LOGO